Piano di comunicazione

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1 REGIONE UMBRIA Giunta Regionale ALLEGATO 1 DOCUP OB. 2 ( ) Complemento di Programmazione Piano di comunicazione Azioni di informazione e pubblicità Giugno 2002

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3 INDICE INTRODUZIONE GLI OBIETTIVI DEL PIANO IL TARGET LE TIPOLOGIE DI AZIONI ED IL LORO CONTENUTO Azioni di promozione Azioni di informazione Azioni di supporto MODALITÀ DI ATTUAZIONE RISORSE FINANZIARIE RESPONSABILE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE...8

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5 Allegato 1 Complemento di Programmazione - Vers. 6 Piano di Comunicazione INTRODUZIONE L informazione e la pubblicità, la realizzazione di coerenti sistemi di comunicazione, da tempo costituiscono parte integrante dei programmi della Commissione e più in generale dell Unione Europea. Una buona strategia di comunicazione consente, in primo luogo, di raggiungere con azioni di informazione mirata la platea dei potenziali beneficiari finali degli interventi, quindi concorrere ad utilizzare al meglio le risorse, in secondo luogo rappresenta uno strumento di trasparenza. Più in generale, come per altro sottolineato nel Libro Verde L informazione del settore pubblico: una risorsa fondamentale per l Europa, l informazione nelle attività delle pubbliche amministrazioni svolge un ruolo decisivo per avvicinare i cittadini all Unione Europea. Le azioni in materia di informazione e pubblicità previste nel presente Piano, che costituisce parte integrante del Complemento di Programmazione del Docup Ob. 2 dell Umbria, saranno realizzate avendo a riferimento: a. gli articoli 34 e 46 del Regolamento (CE) n.1260/99; l articolo 34 precisa che l autorità di gestione incaricata dell esecuzione di un intervento strutturale comunitario è responsabile degli obblighi in materia di informazione e pubblicità, mentre all articolo 46 vengono declinati gli obblighi di informazione e pubblicità, individuando come destinatari degli interventi informativi i potenziali beneficiari finali, le organizzazioni sociali ed economiche, gli organismi per la promozione della parità tra uomo e donna, le organizzazioni non governative e l intera opinione pubblica; b. regolamento (CE) n.1159/2000, che individua nel piano di comunicazione lo strumento più idoneo a rendere efficaci le attività di informazione e pubblicità, e ne prevede il suo inserimento all interno del Complemento di Programmazione. Le azioni informative e di comunicazione contenute nel presente Piano, coerentemente con quanto prima richiamato, mirano ad aumentare la conoscenza e la trasparenza dell azione dell Unione Europea e a fornire sia ai beneficiari finali che all intera comunità regionale un quadro esauriente, coerente ed omogeneo delle possibilità offerte dall intervento che si intende realizzare nell ambito del Docup Ob.2 con il finanziamento del Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR). Al tempo stesso le azioni previste nel presente Piano, fermo restando la loro specifica caratterizzazione, si iscrivono all interno di una strategia generale perseguita dalla Regione dell Umbria indirizzata a rendere l attività di comunicazione istituzionale sistematica e coerente, a partire dal complesso degli interventi per lo sviluppo e l occupazione cofinanziati dall Unione Europea, sia con il Fondo Europeo di Sviluppo Regio- 1

6 Piano di Comunicazione Complemento di Programmazione - Vers. 6 Allegato 1 nale (FESR), sia con il Fondo Sociale Europeo (FSE), sia con il Fondo Europeo Agricolo di Orientamento e Garanzia (FEAOG). A tal fine nella fase di realizzazione del presente Piano particolare attenzione verrà posta nel realizzare momenti di raccordo ed integrazione con le attività di comunicazione previste nell ambito dell operatività di altri strumenti cofinanziati dall Unione Europea, a partire dal POR ob.3, al PSR, al Leader plus, al programma Equal, al fine di offrire a tutta la comunità regionale un immagine omogenea di tutto l insieme degli interventi regionali cofinanziati a valere su risorse dell Unione Europea. Nello specifico, in relazione agli interventi del Docup Ob. 2, la Regione Umbria provvederà in particolare: a pubblicare e diffondere il contenuto dell intervento Docup Ob2, indicando la partecipazione del Fondo strutturale; ad informare in maniera esauriente sull andamento dell intervento durante tutto il periodo di programmazione; ad attuare iniziative di informazione sulla gestione, sorveglianza e valutazione dell intervento. Al fine di presentare in maniera omogenea il materiale informativo e pubblicitario e per rendere esplicita la missione del FESR verrà utilizzato, come per altro indicato dallo stesso Regolamento 1159/2000, il seguente messaggio: contribuire a ridurre il divario tra i livelli di sviluppo delle varie regioni ed il ritardo delle regioni meno favorite; contribuire alla correzione dei principali squilibri regionali esistenti nella comunità, partecipando allo sviluppo e all adeguamento strutturale delle regioni in ritardo di sviluppo, nonché alla riconversione economica e sociale delle regioni. 1. GLI OBIETTIVI DEL PIANO Le azioni contenute nel presente Piano hanno, in primo luogo, l obiettivo di informare i potenziali beneficiari finali, le autorità pubbliche competenti, le organizzazioni economiche e sociali, gli organismi per la promozione delle pari opportunità tra uomo e donna e quelli che operano per la tutela e miglioramento dell ambiente, sulle opportunità offerte dall intervento, al fine, anche, di garantire la trasparenza. Al tempo stesso si pone l obiettivo di realizzare un adeguato ed efficace livello di partenariato con gli operatori da associare agli investimenti, favorendo, così, il concorso finanziario dei privati per la realizzazione degli interventi previsti dal Docup, e, più in generale, l aumento del livello di conoscenza e notorietà delle opere realizzate in Umbria con il concorso del FSR. 2

7 Allegato 1 Complemento di Programmazione - Vers. 6 Piano di Comunicazione Sulla base di questi obiettivi di carattere generale si individuano tre specifiche linee di intervento, ciascuna delle quali comprende più azioni di comunicazione ed informazione che possono interagire tra loro: promuovere una cultura della comunicazione tra tutti i soggetti all interno dell amministrazione regionale coinvolti nell attuazione del Docup, al fine di creare un sistema interno di scambio e condivisione delle informazioni fondato su di una precisa strategia organizzativa; fornire indicazioni chiare ed esaurienti su procedure, pratiche amministrative da e- spletare, dispositivi di gestione, criteri di selezione e valutazione e quant altro inerente l attuazione degli interventi, informazioni circa i referenti regionali e locali ai quali rivolgersi per ottenere spiegazioni sul funzionamento degli interventi, il tutto al fine di realizzare il massimo di trasparenza amministrativa; sensibilizzare tutti i soggetti coinvolti nella gestione del Docup sull importanza della comunicazione e dell informazione, della realizzazione di un efficace flusso informativo multi direzionale, garantendo una informazione diffusa su tutto il territorio regionale e ai diversi i livelli; evidenziare l impatto economico e sociale positivo degli interventi oggetto del cofinanziamento europeo; evidenziare il ruolo dell Unione Europea a tutela dell ambiente e per la promozione della parità uomo donna, sottolineando che tutti gli interventi verranno realizzati nel rispetto di questi criteri; sviluppare presso l opinione pubblica regionale il senso di appartenenza all Europa, valorizzando i risultati raggiunti a livello locale. 2. IL TARGET In base alle indicazione contenute nella normativa comunitaria in materia di informazione e sulla base della lettura degli interventi previsti dal Docup Ob.2 dell Umbria è possibile individuare le principali categorie di soggetti rispetto ai quali indirizzare l azione di comunicazione e che, di fatto, vengono a costituire il target di riferimento rispetto al quale selezionare strumenti di informazione e comunicazione diversificati. Si tratta di un target ampio ed eterogeneo che comprende: potenziali beneficiari e destinatari finali degli interventi, a partire da enti locali, imprese, professionisti, banche, intermediari finanziari; 3

8 Piano di Comunicazione Complemento di Programmazione - Vers. 6 Allegato 1 autorità locali competenti: tutti gli enti e gli organismi pubblici con una dimensione territoriale comunale, sovracomunale e provinciale che per il ruolo istituzionale ricoperto svolgono attività che concorrono alla realizzazione degli interventi previsti dal Docup; organizzazioni sociali ed economiche: tutti quei soggetti che ricoprono un ruolo di attori nella realtà economica e sociale regionale ed in quanto tali sono in grado di influenzarla ed orientarla; organizzazioni no profit, gli enti e gli organismi senza fini di lucro che svolgono un ruolo a favore della collettività, in particolare per la promozione della parità tra uomo e donna, per la tutela e miglioramento dell ambiente; il sistema dei mass media, i principali mezzi di informazione, della carta stampata e radiotelevisiva della regione; opinione pubblica, l intera popolazione dell Umbria. 3. LE TIPOLOGIE DI AZIONI ED IL LORO CONTENUTO Sulla base della specifica funzione prevalente il presente Piano individua tre tipologie di azioni: azioni di promozione, al cui interno vanno ricompresse azioni relative alla realizzazione di una linea grafica coordinata, la pubblicità sui media, la costruzione di eventi; azioni di informazione, ovvero pubblicazioni cartacee di varia natura, realizzazione di un sito internet, mailing, conferenze stampa, informazione sui media; azioni di supporto, workshop, studi e consulenze esterne. Per ciascuna tipologia di azione si prevedono i seguenti contenuti: 3.1. Azioni di promozione Linea grafica coordinata: al fine di dare organicità ed immediata visibilità agli interventi si prevede la progettazione di un logo grafico che contraddistingua la campagna di comunicazione per l intero periodo. Pubblicità sui media: utilizzo dei mezzi di comunicazione di massa per pubblicizzare sia il Docup nel suo complesso che le singole misure/azioni, ricorrendo sia a spazi pubblicitari a pagamento sia utilizzando gli spazi gratuiti previsti per l informazione istituziona- 4

9 Allegato 1 Complemento di Programmazione - Vers. 6 Piano di Comunicazione le della Regione; costituzione, in raccordo con l Ufficio Stampa della Presidenza della Giunta, di una rete di giornalisti referenti per coinvolgere quanto più efficacemente le testate giornalistiche, sia dei quotidiani/periodici che delle televisioni e delle radio nazionali e locali. Pubblicità esterna: oltre a quanto previsto al punto 6 dell allegato al Regolamento (CE) n.1159/2000 (cartelloni, targhe esplicative permanenti, ecc.) realizzazione di una campagna di affissione con manifesti informativi incisivi ed immediatamente riconoscibili finalizzati ad illustrare all opinione pubblica il ruolo e l apporto degli interventi previsti nel Docup per lo sviluppo economico e sociale della regione. Attività promo-educative: realizzazione di attività didattiche finalizzate a promuovere una maggior conoscenza dell Unione Europea, del ruolo che, nello specifico attraverso gli interventi previsti dal Docup, essa svolge per lo sviluppo della regione. Convegni regionali: allestimento di una iniziativa di livello regionale per la presentazione ed il lancio del Docup ob.2; un analoga iniziativa sarà organizzata alla fine del periodo di programmazione, mentre incontri specifici potranno essere individuati ed organizzati nel corso del periodo di programmazione sulla base di specifiche esigenze Azioni di informazione Pubblicazioni informative: si provvederà alla pubblicazione integrale del Docup e di una versione ridotta che, attraverso un linguaggio grafico e testuale semplice, illustri i principali contenuti del Docup, la sua articolazione in misure ed azioni; si prevede, inoltre, la pubblicazione di opuscoli informativi di facile lettura per singola misura, sul modello di guide alle singole misure Docup. Pagina Web: all interno del sito internet della Regione dell Umbria verrà creato uno spazio web specificamente dedicato al Docup Ob.2 nel quale verranno convogliate tutte le informazione e la documentazione disponibile (compresi i testi integrali dei documenti), con particolare riferimento alle pratiche amministrative da espletare, ai dispositivi di gestione, ai bandi, ecc. Televideo regionale: la Regione Umbria è già dotata di questo strumento di comunicazione, al cui interno verrà allestita una pagina informativa contenente notizie sugli interventi del Docup. Newsletter: al fine di garantire un informazione puntuale e costante sarà realizzata una newsletter periodica da diffondere sia attraverso lo spazio web regionale sia per corrispondenza ordinaria sulla base di una mailing list; 5

10 Piano di Comunicazione Complemento di Programmazione - Vers. 6 Allegato 1 Call center: compito di questo servizio sarà fornire un servizio informativo generale sulle misure ed azioni del Docup ed orientare l utente verso la fonte specifica di informazione più adatta in relazione alle esigenze espresse; Seminari tematici: seminari rivolti a specifiche categorie di utenti, con l obiettivo di fornire ai potenziali beneficiari strumenti operativi e pratici sull attuazione di singole misure ed azioni previste nel Docup. Conferenze stampa: conferenze stampa intese come appuntamenti periodici per informare i mass media dell iter procedurale e di realizzazione dei diversi interventi previsti dal Docup. Informazione sui media: al fine di pubblicizzare su tutto il territorio regionale le opportunità offerte dal Docup si prevede la realizzazione di inserti su quotidiani e periodici locali nonché la produzione di spot televisivi Azioni di supporto Workshop: l azione di workshop è indirizzata specificamente all informazione del personale operante nelle amministrazioni e nei punti di informazione locale al fine di assicurare un coordinamento tra addetti alla comunicazione e rete di operatori esterni, sensibilizzare tutti i soggetti coinvolti nell attuazione del Docup sull importanza della comunicazione, raccogliere suggerimenti ed indicazioni per il miglioramento delle strategie di comunicazione, costituire una rete operativa e di collaborazione tra i diversi soggetti coinvolti nelle attività di realizzazione del Docup. Studi e sondaggi: realizzazione di studi e/o sondaggi di approfondimento su particolari aspetti e tematiche o per la rilevazione sistematica dell impatto dell azione di comunicazione sui diversi target. 4. MODALITÀ DI ATTUAZIONE Il processo di attuazione del Piano prevede la costituzione presso l Area Programmazione Strategica e Socio-Economica di un nucleo di coordinamento con il compito di indirizzo, coordinamento e verifica del Piano di comunicazione. Detto Nucleo sarà composto dai responsabili di misura del Docup Ob.2, da un componente dell Ufficio stampa della presidenza della Giunta, da un rappresentante del SEU (Servizio Europa Umbria) come delineato dal paragrafo del Docup, e presieduto dal responsabile della misura Assistenza tecnica. 6

11 Allegato 1 Complemento di Programmazione - Vers. 6 Piano di Comunicazione Compiti di questo nucleo saranno: redigere il progetto esecutivo del Piano; predisporre i bandi di gara e i relativi capitolati d oneri per l affidamento della realizzazione; trasmettere alle diverse strutture interessate le indicazioni necessarie per l attuazione delle azioni di loro competenza; raccordarsi con i responsabili regionali dei Piani di comunicazione previsti da altri strumenti di intervento a finanziamento comunitario (PSR, Leader plus, POR ob.3, Equal ecc.); monitorare le diverse fasi di attuazione del Piano. Le attività di comunicazione ed informazione verranno affidate tramite procedure di evidenza pubblica secondo quanto previsto dalla normativa vigente per gli appalti pubblici di servizi. Nell ambito dei bandi, secondo quanto previsto dalla relativa scheda di misura del Complemento di Programmazione, saranno adottati i seguenti criteri di ammissibilità e priorità. Criteri di ammissibilità: coerenza della proposta progettuale, della candidatura o dell offerta tecnicoeconomica con gli obiettivi ed i contenuti della scheda tecnica di misura e delle varie iniziative attivabili; completezza della documentazione richiesta, nonché rispetto delle procedure e della tempistica previste; esperienze maturate dal soggetto proponente ai sensi del Decreto Legislativo 157/95 (capacità tecnica, capacità finanziaria); composizione, qualificazione, dimensione del gruppo di lavoro e rispondenza con le attività richieste. Criteri di priorità: offerta economicamente più vantaggiosa; qualità della proposta tecnica (approccio metodologico, organizzazione e piano del lavoro). 7

12 Piano di Comunicazione Complemento di Programmazione - Vers. 6 Allegato 1 5. RISORSE FINANZIARIE Per le risorse finanziarie il Piano di comunicazione attinge alle disponibilità della misura 4.1 Assistenza tecnica all attuazione, monitoraggio e valutazione che prevede, in particolare per la realizzazione dell azione Attività di comunicazione ed informazione del Docup. Per la realizzazione del Piano di comunicazione viene indicativamente prevista una somma pari a 1,5 Meuro. 6. RESPONSABILE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE Il responsabile della Misura 4.1 Assistenza tecnica all attuazione, monitoraggio e valutazione che fa capo al Servizio Programmazione strategica e comunitaria è responsabile del Piano di Comunicazione. Il Servizio comunicazione istituzionale e stampa curerà le procedure attuative del Piano. 8