ISTRUZIONI APPLICATIVE GENERALI PER LA PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE RELATIVE AL SOSTEGNO ALL APICOLTURA

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1 ISTRUZIONI APPLICATIVE GENERALI PER LA PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE RELATIVE AL SOSTEGNO ALL APICOLTURA PREMESSA Con il regolamento (CE) n del 22 ottobre 2007, il Consiglio ha inteso stabilire le azioni dirette a migliorare la produzione e la commercializzazione dei prodotti dell apicoltura nella Comunità attraverso l elaborazione di programmi nazionali annuali, che prevedono soprattutto le azioni di lotta contro la varroasi, la formazione e l assistenza tecnica agli apicoltori, e il sostegno al ripopolamento del patrimonio apistico. Il presente documento, tiene conto di quanto previsto dalla circolare dell AGEA Area Coordinamento n. ACIU del 18 dicembre 2006, dalla deliberazione della Giunta regionale del Veneto n dell 11 agosto 2015 Apertura termini per la presentazione delle domande di contributo. Programma 2015/2016. Regolamento (CE) 22 ottobre 2007, n recante organizzazione comune dei mercati agricoli e disposizioni specifiche per taluni prodotti agricoli. Applicazione delle disposizioni di cui alla sezione VI Disposizioni speciali relative al settore dell apicoltura e del corrispondente allegato denominato Criteri per la concessione dei contributi. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI PARTECIPAZIONE AL BANDO La domanda di adesione al bando regionale deve essere compilata nell applicativo dell AVEPA, Sistema operativo pratiche (SOP) al quale si accede dalla sezione Applicativi del sito istituzionale dell Agenzia il compilatore deve richiedere il proprio ACCOUNT e correlata PASSWORD registrandosi nel GUARD; ciò consente l accesso riservato al SOP dove nell ambiente AR DELEGHE e selezionando il preposto settore AR, si può procedere alla compilazione on line della domanda di partecipazione al bando di finanziamento. La domanda, compilata e debitamente controllata dal richiedente, deve essere stampata da SOP, firmata in originale e trasmessa all AVEPA. Ai sensi e per gli effetti del decreto del Direttore dell AVEPA n. 65 del 5 giugno 2015 Definizione delle modalità per la trasmissione di comunicazioni, istanze e dichiarazioni ai fini della redazione di manuali e procedure operative la trasmissione di documentazione su supporto cartaceo può esclusivamente avvenire attraverso le seguenti modalità: - consegna a mano; - servizio postale (posta raccomandata); - corriere espresso. La trasmissione di documentazione su supporto digitale deve avvenire esclusivamente attraverso la posta elettronica certificata (PEC), con esclusione di ogni altro mezzo di trasmissione telematico all indirizzo protocollo@cert.avepa.it. La documentazione trasmessa su supporto digitale deve essere prodotta secondo modalità che ne garantiscano l'integrità, l immodificabilità e la staticità, nonché la leggibilità con i più comuni e diffusi applicativi informatici. A tal fine i documenti informatici allegati ai messaggi di PEC devono essere prodotti esclusivamente in uno dei seguenti formati di file previsti dalle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale: - PDF (o PDF/A); - TIFF; - JPG; - Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX); - Open Document Format (ODT, ODS, ODP); - XML; - TXT. 1 / 8

2 Non sono ammessi file allegati in formato compresso (.ZIP,.RAR,.7Z,.CAB,.TAR e simili), anche se contenenti file nei formati ammessi sopra indicati. Il sistema di gestione informatica dei documenti dell'agenzia scarta automaticamente i messaggi di PEC in arrivo con file allegati in formati non conformi alle vigenti regole tecniche. Non è ammessa la trasmissione tramite PEC di documentazione ottenuta mediante copia per immagine (scansione) su supporto digitale di documenti originali cartacei sottoscritti dal richiedente con firma autografa, anche se accompagnati dalla copia per immagine di un documento d identità. La trasmissione su supporto digitale di documentazione rilevante ai fini di procedimenti e/o attività amministrativi, si considera valida se effettuata dal richiedente (o suo delegato) secondo le modalità e con le caratteristiche indicate di seguito: a) la trasmissione deve avvenire esclusivamente tra due caselle PEC; b) la documentazione trasmessa deve riportare chiaramente, a cura del mittente, l indicazione delle informazioni anagrafiche necessarie ai fini della registrazione di protocollo; c) la documentazione trasmessa deve riguardare un unico procedimento o attività ed essere riferita ad un unico soggetto richiedente; d) eventuali file allegati devono essere prodotti in uno dei formati di file previsti dalle regole tecniche e sottoscritti, ove necessario, con firma digitale dell autore del documento; e) la dimensione massima di ciascun file allegato non può superare i 5 Mb e la dimensione complessiva degli allegati non deve superare i 25 Mb. Qualora la documentazione trasmessa consista nell invio di una comunicazione contenuta nel solo messaggio di posta elettronica certificata (senza allegati), la stessa si considera valida ai fini amministrativi esclusivamente se effettuata dal richiedente tramite la propria casella PEC. Qualora la documentazione sia trasmessa tramite PEC da parte di un soggetto diverso dal richiedente, la trasmissione è considerata valida ai fini amministrativi esclusivamente in presenza di apposita delega prodotta secondo le modalità previste dall'art bis del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e allegata al messaggio di posta elettronica certificata. In ogni caso, qualora la trasmissione sia effettuata da un delegato del richiedente, la documentazione deve comunque risultare sottoscritta da quest'ultimo, il quale è individuato, ai fini della registrazione di protocollo, quale mittente della documentazione. Di conseguenza gli uffici dell'agenzia indirizzano direttamente al richiedente ogni successiva comunicazione riferita alla documentazione trasmessa, interessandone eventualmente il soggetto delegato solo per conoscenza. La domanda, controllata in ogni sua parte dal dichiarante, deve essere firmata in originale dal titolare o dal legale rappresentante della ditta beneficiaria e deve essere presentata entro e non oltre il quarantacinquesimo giorno di scadenza dalla pubblicazione del bando sul Bollettino ufficiale della Regione del Veneto (BURV) della DGRV n dell 11 agosto Ai fini della verifica del rispetto del termine si considerano: - la data di registrazione a protocollo o repertorio, in caso di consegna a mano che deve pervenire all AVEPA Sede centrale entro le ore 17:00 del 45 giorno dalla pubblicazione del suddetto Bando sul BURV; - la data di spedizione, in caso di invio tramite posta raccomandata, corriere espresso e posta elettronica certificata (PEC) che deve avvenire entro le ore 24:00 del 45 giorno dalla pubblicazione del suddetto Bando sul BURV. Nel caso in cui il giorno di scadenza sia un sabato o un giorno festivo la domanda è ricevibile entro il primo giorno lavorativo successivo. Ai sensi dell art 38 del d.p.r. 445/2000, al fine di procedere all identificazione del beneficiario, per entrambe le modalità di presentazione della domanda, deve essere allegata la fotocopia di un documento di identità valido al momento della scadenza del bando; inoltre deve essere allegata la documentazione pertinente ad ogni azione reperibile nella seconda parte del presente documento la quale è conforme a quanto riportato nell allegato alla DGRV n dell 11 agosto 2015, denominato Criteri per la concessione dei contributi. 2 / 8

3 La modulistica è reperibile nel sito web istituzionale dell AVEPA nell apposita sezione dedicata all apicoltura. ELENCO DOCUMENTI DA ALLEGARE ALLA DOMANDA DI FINANZIAMENTO Di seguito sono riportati i documenti che possono essere allegati alla domanda a seconda delle sotto azioni richieste a finanziamento: relazione tecnica dettagliata sulle attività da intraprendere nel perseguimento degli obiettivi prefissati; delibera assembleare o del consiglio direttivo di approvazione del programma; dichiarazione sul rispetto delle norme vigenti in materia di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro; catastino dei soci aggiornato con denominazione, codice fiscale, indirizzo e n. arnie. Azione A scheda informativa dettagliata sottoazione A1. (allegato A1); scheda informativa dettagliata sottoazione A2 (allegato A2); scheda informativa dettagliata sottoazione A3 (allegato A3); preventivo di spesa per la realizzazione del sito internet (sottoazione A3); preventivi di spesa (sottoazione A3); scheda informativa dettagliata sottoazione A4 (allegato A4); preventivo di spesa (sottoazione A4); delibera assembleare o del consiglio direttivo concernente i criteri di individuazione del personale cui affidare le attività di assistenza tecnica (sottoazione A4). Azione B indicazioni sul criterio di assegnazione delle arnie (sottoazione B3); preventivo di spesa delle arnie (sottoazione B3); scheda informativa dettagliata sottoazione B4 (allegato A5); indicazioni sul criterio di assegnazione dei presidi sanitari e modalità di distribuzione (sottoazione B4). Azione D (sottoazione D3) preventivo di spesa; per le forme associate: scheda informativa dettagliata (allegato A6); per il CRA: progetto esecutivo per la tipologia di intervento previsto. Azione E (sottoazione E1) preventivi di spesa; indicazioni sul criterio di assegnazione dei nuclei, famiglie ed api regine. Azione F (sottoazione F1) progetto di ricerca e sperimentazione redatto su supporto cartaceo ed informatico (allegato A7); lettere di intenti con le forme associate coinvolte; atti di adesione all iniziativa sottoscritti da ciascuna delle parti coinvolte nel progetto. ISTRUTTURIA DI RICEVIBILITÀ Tutte le domande sono sottoposte alla verifica del rispetto della normativa vigente; il Settore produzioni agricole dell Area tecnica competitività imprese dell AVEPA, verifica, entro 15 giorni dal termine ultimo di presentazione, la ricevibilità accertando che la domanda: 3 / 8

4 - sia pervenuta all AVEPA entro i termini previsti; - sia provvista del CUAA; - sia firmata dal legale rappresentante; - sia provvista del documento di riconoscimento valido. Nel caso in cui anche uno degli elementi sopra citati non sia rispettato e/o presente, la domanda non è ricevibile e viene inviata al beneficiario la comunicazione di mancata ricevibilità della stessa. Nel caso in cui tutti gli elementi siano rispettati e presenti, il Settore produzioni agricole comunica l avvio del procedimento ai sensi dell art. 8 della legge n. 241/1990, con contestuale informativa dell avvenuta ricevibilità della domanda. ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITÀ Il Settore produzioni agricole, entro 60 giorni dalla data di chiusura dei termini di presentazione delle domande di finanziamento, conclude l istruttoria, sulla base della completezza della documentazione e delle condizioni di ammissibilità di quanto richiesto specificate nell allegato alla DGRV n dell 11 agosto 2015 Criteri per la concessione dei contributi. Nel corso dell istruttoria di ammissibilità può presentarsi la necessità da parte dell ufficio di richiedere la rettifica dei soli errori ed irregolarità formali, nonché precisazioni e chiarimenti ritenuti necessari per il completamento dell attività istruttoria. In questo caso, nell ambito del procedimento avviato, viene inviata al beneficiario, una richiesta di integrazione da produrre inderogabilmente entro 10 giorni solari a partire dalla data di ricevimento della comunicazione effettuata tramite PEC o raccomandata A/R. Qualora non pervengano entro tale termine le integrazioni richieste, la domanda viene valutata rispetto agli elementi presenti nel fascicolo. Nel caso in cui le risorse risultassero, a seguito di istruttoria, insufficienti a soddisfare le domande ammissibili, si procede alla ripartizione dei finanziamenti a seconda della sottoazione interessata, così come previsto dalla DGRV n dell 11 agosto 2015, in base al numero dei soci - in regola con il pagamento della quota associativa e la denuncia degli alveari alle ASL -, o in base al numero degli alveari attribuibili all'associazione o ancora in base al numero di domande afferenti alla sottoazione. L atto finale di chiusura del procedimento amministrativo si identifica con il decreto di ammissibilità emesso dal dirigente dell Area tecnica competitività imprese il cui contenuto, comunicato ad ogni beneficiario, prevede: - i dati del beneficiario; - gli esiti dell istruttoria di ammissibilità, indicando, in caso negativo, le motivazioni; - l importo di spesa richiesto; - l importo di spesa ammissibile; - l importo di spesa finanziabile. AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Risultano ammissibili le spese sostenute nel periodo , se effettuate nel rispetto di quanto previsto dal decreto MIPAF 23 gennaio 2006: Attuazione dei regolamenti comunitari sul miglioramento della produzione e commercializzazione dell apicoltura. Le spese ammissibili sono quelle che rientrano nelle tipologie descritte per ciascuna sottoazione. nell allegato DGRV n dell 11 agosto 2015 Criteri per la concessione dei contributi. Non sono ammissibili i titoli di spesa qualora i pagamenti siano stati regolati per contanti. Tutta la modulistica riportata nella seconda parte del presente documento se pertinente alle spese effettuate deve essere debitamente compilata pena il non riconoscimento della spesa. Eventuali comunicazioni relative alle spese ritenute ammissibili e finanziabili dovranno pervenire a: Agenzia veneta - Sede centrale, via Niccolò Tommaseo 67, Padova (PD), fax , posta elettronica certificata (PEC) protocollo@cert.avepa.it, 4 / 8

5 specificando nell oggetto delle stesse la fonte di finanziamento ed il programma a finanziamento: reg. (CE) 1234/2007 settore dell apicoltura programma PRESENTAZIONE DEL RENDICONTO La rendicontazione deve essere compilata nel SOP al quale si accede dalla sezione Applicativi del sito web istituzionale dell Agenzia il compilatore deve richiedere il proprio ACCOUNT e correlata PASSWORD registrandosi nel GUARD; ciò consente l accesso riservato al SOP dove nell ambiente AP DELEGHE e selezionando il preposto settore AP, si può procedere alla compilazione on line della rendicontazione. Ai sensi e per gli effetti del decreto del Direttore dell AVEPA n. 65 del 5 giugno 2015 Definizione delle modalità per la trasmissione di comunicazioni, istanze e dichiarazioni ai fini della redazione di manuali e procedure operative la trasmissione di documentazione su supporto cartaceo può esclusivamente avvenire attraverso le seguenti modalità: - consegna a mano; - servizio postale (posta raccomandata); - corriere espresso. La trasmissione di documentazione su supporto digitale deve avvenire esclusivamente attraverso la posta elettronica certificata (PEC), con esclusione di ogni altro mezzo di trasmissione telematico all indirizzo protocollo@cert.avepa.it. La documentazione trasmessa su supporto digitale deve essere prodotta secondo modalità che ne garantiscano l'integrità, l immodificabilità e la staticità, nonché la leggibilità con i più comuni e diffusi applicativi informatici. A tal fine i documenti informatici allegati ai messaggi di PEC devono essere prodotti esclusivamente in uno dei seguenti formati di file previsti dalle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale: - PDF (o PDF/A); - TIFF; - JPG; - Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX); - Open Document Format (ODT, ODS, ODP); - XML; - TXT. Non sono ammessi file allegati in formato compresso (.ZIP,.RAR,.7Z,.CAB,.TAR e simili), anche se contenenti file nei formati ammessi sopra indicati. Il sistema di gestione informatica dei documenti dell'agenzia scarta automaticamente i messaggi di PEC in arrivo con file allegati in formati non conformi alle vigenti regole tecniche. Non è ammessa la trasmissione tramite PEC di documentazione ottenuta mediante copia per immagine (scansione) su supporto digitale di documenti originali cartacei sottoscritti dal richiedente con firma autografa, anche se accompagnati dalla copia per immagine di un documento d identità. La trasmissione su supporto digitale di documentazione rilevante ai fini di procedimenti e/o attività amministrativi, si considera valida se effettuata dal richiedente (o suo delegato) secondo le modalità e con le caratteristiche indicate di seguito: a) la trasmissione deve avvenire esclusivamente tra due caselle PEC; b) la documentazione trasmessa deve riportare chiaramente, a cura del mittente, l indicazione delle informazioni anagrafiche necessarie ai fini della registrazione di protocollo; c) la documentazione trasmessa deve riguardare un unico procedimento o attività ed essere riferita ad un unico soggetto richiedente; d) eventuali file allegati devono essere prodotti in uno dei formati di file previsti dalle regole tecniche e sottoscritti, ove necessario, con firma digitale dell autore del documento; 5 / 8

6 e) la dimensione massima di ciascun file allegato non può superare i 5 Mb e la dimensione complessiva degli allegati non deve superare i 25 Mb. Qualora la documentazione trasmessa consista nell invio di una comunicazione contenuta nel solo messaggio di posta elettronica certificata (senza allegati), la stessa si considera valida ai fini amministrativi esclusivamente se effettuata dal richiedente tramite la propria casella PEC. Qualora la documentazione sia trasmessa tramite PEC da parte di un soggetto diverso dal richiedente, la trasmissione è considerata valida ai fini amministrativi esclusivamente in presenza di apposita delega prodotta secondo le modalità previste dall'art bis del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445 e allegata al messaggio di posta elettronica certificata. In ogni caso, qualora la trasmissione sia effettuata da un delegato del richiedente, la documentazione deve comunque risultare sottoscritta da quest'ultimo, il quale è individuato, ai fini della registrazione di protocollo, quale mittente della documentazione. Di conseguenza gli uffici dell'agenzia indirizzano direttamente al richiedente ogni successiva comunicazione riferita alla documentazione trasmessa, interessandone eventualmente il soggetto delegato solo per conoscenza. La domanda, controllata in ogni sua parte dal dichiarante, deve essere firmata in originale dal titolare o dal legale rappresentante della ditta beneficiaria e deve essere presentata entro il 1 settembre Ai fini della verifica del rispetto del termine si considerano: - la data di registrazione a protocollo o repertorio, in caso di consegna a mano che deve pervenire all AVEPA Sede centrale entro le ore 17:00 del 1 settembre 2016; - la data di spedizione, in caso di invio tramite posta raccomandata, corriere espresso e posta elettronica certificata (PEC) che deve avvenire entro le ore 24:00 del 1 settembre Nel caso in cui il giorno di scadenza sia un sabato o un giorno festivo la domanda è ricevibile entro il primo giorno lavorativo successivo. Qualora nel periodo intercorrente tra la presentazione della domanda di partecipazione al programma di finanziamento e la presentazione del rendiconto sia cambiato il legale rappresentante, è necessario che, ai sensi dell art 38 del d.p.r. 445/2000 al fine di procedere all identificazione del beneficiario venga allegata la fotocopia di un documento di identità valido del firmatario; inoltre deve essere allegata la documentazione pertinente ad ogni azione reperibile nella seconda parte del presente documento la quale è conforme a quanto riportato nell allegato alla DGRV n dell 11 agosto 2015, denominato Criteri per la concessione dei contributi. La modulistica da presentare a rendiconto è reperibile nel sito web istituzionale dell AVEPA nell apposita sezione dedicata all apicoltura ed è di seguito riportata: - allegato A8 - elenco documenti da allegare al rendiconto; - allegato A9 - tabella riepilogativa azioni svolte; - allegato A10 - rimborsi chilometrici per tecnico; - allegato A11 - prospetto mensile chilometri per tecnico; - allegato A12 - ricevuta di quietanza prestazione occasionale; - allegato A13 - riepilogo spesa libero professionista; - allegato A14 - riepilogo spesa prestazione occasionale; - allegato A15 - calendario sottoazioni A1 A4; - allegato A16 - registro firme intervento informativo; - allegato A17 - registro firme convegno; - allegato A18 - registro firme assistenza tecnica; - allegato A19 - dichiarazione conformità spazi utilizzati; - allegato A20 - registro firme consegna arnie ariette; - allegato A21 - registro firme consegna farmaci; - allegato A22 - registro firme consegna nuclei regine. 6 / 8

7 Qualora l applicativo non fosse disponibile al momento della rendicontazione è ammessa la presentazione cartacea della domanda nella quale va specificato l importo rendicontato e la richiesta del riconoscimento delle spese generali al 2 o al 5% (quest ultima debitamente rendicontata). ISTRUTTORIA DI RICEVIBILITÀ Tutte le rendicontazioni sono sottoposte alla verifica del rispetto della normativa vigente; il Settore produzioni agricole dell Area tecnica competitività imprese dell AVEPA, verifica, entro 5 giorni dal termine ultimo di presentazione, la ricevibilità accertando che la domanda: - sia pervenuta all AVEPA entro i termini previsti; - sia provvista del CUAA; - sia firmata dal legale rappresentante; - sia provvista del documento di riconoscimento valido. Nel caso in cui anche uno degli elementi sopra citati non sia rispettato e/o presente, la domanda non è ricevibile e viene inviata al beneficiario la comunicazione di mancata ricevibilità della stessa. Nel caso in cui tutti gli elementi siano rispettati e presenti, il Settore Produzioni Agricole comunica l avvio del procedimento ai sensi dell art 8 della legge n. 241/1990, con contestuale informativa dell avvenuta ricevibilità della rendicontazione. ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITÀ Il Settore Produzioni Agricole, entro 30 giorni dall ultima data utile di presentazione della domanda, conclude l istruttoria, sulla base della completezza della documentazione e delle condizioni di ammissibilità di quanto richiesto specificate nell allegato alla DGRV n dell 11 agosto 2015 Criteri per la concessione dei contributi. Nel corso dell istruttoria può presentarsi la necessità da parte dell ufficio di richiedere la rettifica dei soli errori ed irregolarità formali, nonché precisazioni e chiarimenti ritenuti necessari per il completamento dell attività istruttoria. In questo caso, nell ambito del procedimento avviato, viene inviata al beneficiario, una richiesta di integrazione da produrre inderogabilmente entro 10 giorni solari a partire dalla data di ricevimento della comunicazione effettuata tramite PEC o raccomandata A/R. Qualora non pervengano entro tale termine le integrazioni richieste, il contributo viene determinato sulla base degli elementi presenti nel fascicolo. Tutte le domande verranno sottoposte ai controlli amministrativi per valutare la congruità tra quanto dichiarato in domanda ed effettivamente rendicontato e sull ammissibilità delle spese poste a rendiconto. Su un campione minimo del 30% delle domande, verranno effettuati i controlli in loco con contestuale redazione del verbale di sopralluogo, al fine di verificare che gli interventi ammessi abbiano avuto esecuzione e che i materiali durevoli siano stati identificati secondo quanto definito dal d.m. del 23 gennaio Al termine dell istruttoria di ammissibilità devono essere redatti la checklist (allegato A23) e il verbale istruttorio di liquidazione (allegato A24). CONCESSIONE E LIQUIDAZIONE DEL CONTRIBUTO L atto finale di chiusura del procedimento amministrativo si identifica con il decreto di approvazione dell elenco di liquidazione del contributo emesso dal dirigente dell Area tecnica competitività imprese. Con il medesimo decreto vengono altresì individuate le domande non ammesse, indicando le motivazioni. In entrambi i casi, il Settore produzioni agricole comunica i provvedimenti 7 / 8

8 adottati mediante PEC o raccomandata A/R ai soggetti interessati, ai sensi della legge n. 241/1990. I relativi pagamenti devono essere effettuati nel corso dell'esercizio, nel rispetto di quanto disposto dall art. 2 del reg. (CE) 917/2004. RICORSI Avverso gli atti con rilevanza esterna emanati dall amministrazione è ammissibile, alternativamente: - il ricorso giurisdizionale al TAR nel termine perentorio di 60 giorni dalla data di notificazione o di comunicazione in via amministrativa dell atto o da quando l interessato ne abbia avuto piena conoscenza; - il ricorso straordinario al Presidente della Repubblica, limitatamente ai motivi di legittimità, nel termine perentorio di 120 giorni dalla data di notificazione o di comunicazione in via amministrativa dell atto o da quando l interessato ne abbia avuto piena conoscenza. 8 / 8