PG RIFERIMENTI (MANUALE QUALITÀ INTEGRATO )

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1 ESAME CE DEL TIPO DPI PG SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE PG RIFERIMENTI (MANUALE QUALITÀ INTEGRATO ) PG DEFINIZIONI PG CONTENUTO DEL CERTIFICATO PG ITER DI CERTIFICAZIONE PG Documenti e informazioni da richiedere al Cliente PG Criteri per l impostazione dell offerta PG Valutazione della conformità PG FIRMA PER APPROVAZIONE PG DISTRIBUZIONE E ARCHIVIAZIONE PG CORREZIONI POST-FORNITURA PG ESTENSIONE E RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE PG SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE PG RECLAMI AI FORNITORI PG GESTIONE DEI RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI PG Reclami PG Ricorsi o appelli PG Contenziosi PG FLOW CHART DELL ITER DI CERTIFICAZIONE DI ESAME CE DEL TIPO PG SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente Procedura descrive il procedimento adottato da IISG S.r.l. per il rilascio e la gestione dei Certificati d esame CE del Tipo emessi ai sensi della Direttiva 89/686/CEE concernente il riavvicinamento delle legislazioni degli Stati membri relative ai Dispositivi di Protezione Individuale (DPI), limitatamente ai DPI di 2 a Categoria. PG RIFERIMENTI (MANUALE QUALITÀ INTEGRATO ) MQI-04 MQI MQI-08 MQI-12 MQI-13 MQI-14 MQI-15 MQI-17.5 PG-20 PG Termini e definizioni Procedimenti di certificazione Schemi di certificazione cogente Riesame richieste, offerte, contratti Gestione dei reclami, ricorsi e contenziosi Gestione delle non conformità Miglioramento, azioni correttive e preventive Gestione delle registrazioni Attività di certificazione di prodotti Rapporti di Prova DEFINIZIONI CERTIFICATO D ESAME CE DEL TIPO Documento rilasciato da IISG che attesta la conformità del Dispositivo di Protezione Individuale valutato ai requisiti essenziali stabiliti dalla Direttiva Europea 89/686/CEE adottata dal Consiglio delle Comunità Europee. FASCICOLO TECNICO (FT) Raccolta della documentazione tecnica attestante i criteri adottati per rispondere ai requisiti di sicurezza e ridurre al minimo il rischio residuo. Viene preparato dal cliente. DATA DI EMISSIONE REDAZIONE (QA) VERIFICA (RSQ) APPROVAZIONE (RSQ) 05/09/2014 L.BRENNA pag. 1 di 8 E.GAVAZZA E.GAVAZZA

2 PG CONTENUTO DEL CERTIFICATO Il Certificato di Esame CE del Tipo emesso da IISG è un documento riportante: - identificazioni e riferimenti dell Organismo, del cliente, del campione; - valutazione finale della rispondenza del modello di Dispositivo ai requisiti essenziali di sicurezza sulla base dell esito di verifiche, esami e prove effettuate; - dichiarazione che il modello del Dispositivo soddisfa i requisiti essenziali di sicurezza di cui alla Direttiva 89/686/CEE così come recepita nella legislazione nazionale; - identificazione e descrizione dei documenti riportanti i risultati di verifiche, esami e prove e valutazioni, eventualmente allegati al certificato. Tali documenti sono Rapporti di Prova ciascuno dei quali deve essere redatto con le modalità indicate rispettivamente in PG-20 Rapporti di Prova. In dettaglio i contenuti minimi del Certificato di Esame CE del Tipo sono i seguenti: - denominazione del documento come Certificato di Esame CE del Tipo ; - riferimento alla Direttiva 89/686/CEE; - numero del Certificato CE del Tipo su ogni pagina del documento (numero di protocollo); - nome e indirizzo dell Organismo Notificato (IISG); - N di identificazione dell Organismo Notificato (IISG); - logo dell Ente di accreditamento e N di accreditamento dell Organismo; - nome e indirizzo del fabbricante e/o richiedente la certificazione; - caratteristiche del campione (Dispositivo) cui si riferisce il Certificato CE del tipo (es. denominazione, codice, descrizione, confezione); - documentazione fotografica del campione; - valutazione finale della rispondenza del modello di Dispositivo ai requisiti di sicurezza con esplicito riferimento all Allegato II della Direttiva 89/686/CEE, espressa come soddisfacimento o non soddisfacimento di tali requisiti; - identificazione del documento tecnico (Rapporto di Prova) allegato al Certificato CE del tipo; - dichiarazione in merito alla riproduzione del Certificato CE del Tipo (È vietata qualsiasi riproduzione parziale o alterazione del presente Certificato); - numerazione di tutte le pagine comprensiva del numero totale; - data di emissione del Certificato; - firma del Rappresentante del Comitato di Certificazione; - validità del certificato La data di ricevimento del campione è indicata sull allegato che accompagna il Certificato di esame CE del Tipo. PG PG ITER DI CERTIFICAZIONE Documenti e informazioni da richiedere al Cliente Comprendono: - Domanda di rilascio del Certificato di Esame CE del Tipo. pag. 2 di 8

3 - Copia della documentazione tecnica prodotta dal fabbricante comprendente: Fascicolo Tecnico di fabbricazione; Descrizione dei mezzi di controllo e di prova applicati nello stabilimento di produzione; Copia della nota informativa che il fabbricante intende allegare al DPI immesso sul mercato. - Dichiarazione attestante che la domanda di certificazione CE è presentata dal costruttore o da un suo rappresentante residente nell Unione Europea ad un solo Organismo di certificazione per ogni modello di DPI. - Numero di esemplari sufficienti (almeno 4) del modello di DPI per il quale si richiede la certificazione, comprensivi del packaging utilizzato e di tutti gli eventuali opuscoli e fogli informativi allegati. - Denominazione, ragione sociale e indirizzo del costruttore, se diverso dal richiedente. - Specificazione del luogo di produzione del DPI oggetto di certificazione. - Dichiarazione sottoscritta dal cliente (nella domanda di rilascio) con la quale questi accetta di conformarsi ai requisiti richiesti da IISG e conferma la disponibilità a fornire tutte le informazioni che lo stesso ritiene necessarie per effettuare l esame CE del tipo. Il cliente deve inoltre acconsentire all autorità preposta alla valutazione dell Organismo di certificazione (ACCREDIA) di presenziare alle attività certificative e assistere alle prove sui propri articoli, come previsto dal Regolamento ACCREDIA RG-01 punto 1.1.2, pena il mancato rilascio della certificazione da parte di IISG. PG Criteri per l impostazione dell offerta L offerta da inviare al cliente deve comprendere le seguenti informazioni e conferme: - Copia del presente Regolamento (o il riassunto definito Istruzioni per il cliente ) - Informazioni sul processo di valutazione seguito, comprendenti: richiamo ai requisiti di sicurezza applicabili e metodi di prova utilizzati (inclusi gli specifici test chimici richiesti); descrizione del procedimento in termini di verifica della conformità del fascicolo tecnico del DPI e rilascio del Certificato CE del Tipo, in caso di esito positivo della valutazione - Accettazione delle clausole vessatorie ex art e 1342 del Codice Civile, secondo cui non hanno effetto, se non per iscritto, le condizioni che stabiliscono le limitazioni di responsabilità. - Accettazione dell impegno da parte del cliente di soddisfare nel tempo i requisiti di certificazione, e in particolare: o rispettare i contenuti del presente regolamento; o procedere al pagamento delle tariffe; o dare tempestiva comunicazione di eventuali modifiche apportate al prodotto certificato o al metodo di produzione; o dare tempestiva comunicazione di modifiche riguardanti l organizzazione, lo stato giuridico, commerciale, o la proprietà, gli indirizzi di contatto e i siti di produzione, o garantire diritto di accesso a prodotti certificati per attività di sorveglianza; pag. 3 di 8

4 o attuare le opportune modifiche comunicate dall Organismo (in caso ad esempio di modifica dello schema di certificazione) Il cliente si impegna inoltre a non utilizzare la certificazione di prodotto in modo scorretto, o tale da portare discredito a IISG. PG Valutazione della conformità I test chimici e fisico-meccanici sono effettuati nei Laboratori di IISG oppure nei laboratori qualificati dal gruppo mentre gli adempimenti connessi con la verifica della conformità del fascicolo tecnico ed il rilascio del Certificato CE del Tipo sono effettuati esclusivamente da IISG. Alcune prove possono essere eseguite presso Laboratori esterni, nel rispetto dei requisiti della norma ISO/IEC e delle prescrizioni di accreditamento, previa informazione preventiva al cliente e accettazione da parte dello stesso. Ciò premesso, vale quanto specificato nel seguito. È compito del Tecnico che ha eseguito una verifica, esame o prova registrare, sul Piano di Laboratorio relativo al campione, il risultato di tali verifiche, esami e prove secondo quanto previsto dalla Norma o dal Metodo di Prova o dalla disposizione legislativa di riferimento, nonché di siglare tale registrazione. La registrazione va effettuata sulla base dei dati originali e degli eventuali calcoli ad essi correlati, registrati, in fase di esecuzione di verifiche, esami e prove, sul suddetto Piano di Laboratorio. Il Piano di Laboratorio, sul quale sono stati registrati i risultati di tutte le verifiche, esami e prove previsti per un dato campione, deve essere controllato dal Responsabile del Laboratorio di competenza o dalla Direzione in termini di correttezza e completezza dei risultati e della loro valutazione. L iter di valutazione si sviluppa quindi come segue: - Nel caso di esito positivo di tale controllo, il Responsabile Laboratorio firma il Piano di Laboratorio e lo trasmette al Customer Service. - Il Customer Service, incaricato della stesura del Rapporto di Laboratorio (Rapporto di valutazione), deve verificare: la conformità del Piano di Laboratorio al contenuto della Domanda di Esame del cliente; la completezza delle informazioni riportate sul Piano di Laboratorio relative all intestazione e all identificazione del documento. - Se la verifica è positiva il Customer Service (CS) trasmette al Comitato di Certificazione il Rapporto di valutazione per l esame di competenza. - In parallelo, viene consegnato al Responsabile Tecnico, da parte del CS, il Fascicolo tecnico e relativa documentazione tecnica inviata dal Cliente. Esso lo valuta ed emette una relazione e/o formula commenti sulla validità e completezza della documentazione tecnica. A conclusione della valutazione, il Responsabile Tecnico provvede ad inviare la documentazione al Comitato di Certificazione. - Il Comitato di Certificazione, ricevuta la documentazione inerente le valutazioni effettuate e la documentazione tecnica proveniente dal Cliente, provvede a riesaminare e valutare in sede conclusiva la conformità ed adeguatezza di suddetta documentazione. - Nel caso di esito positivo, su delibera del Comitato di Certificazione, viene emesso il Certificato di esame CE del Tipo. pag. 4 di 8

5 - Se l esito è negativo, non viene rilasciata la certificazione e, sempre su delibera del Comitato di Certificazione, l Organismo provvede ad informare il fabbricante, il Ministero di competenza e gli altri Organismi Notificati. PG FIRMA PER APPROVAZIONE Il Certificato emesso é sottoposto al Responsabile del Comitato di Certificazione per un ulteriore controllo finale e la firma per approvazione. Qualora, a seguito di tali controlli, si rendessero necessarie modifiche o correzioni, il Certificato di Esame CE del Tipo viene ri-inviato al Customer Service per la gestione delle modifiche richieste, effettuate le quali ritorna all approvazione. In ogni caso, modifiche al Certificato richiedono la ristampa del documento e la distruzione della precedente versione. In caso di assenza o impedimento del Responsabile del Comitato di Certificazione, la firma per approvazione viene apposta dalla funzione che ha ricevuto apposita delega registrata sulla relativa Scheda Profilo Dipendente. PG DISTRIBUZIONE E ARCHIVIAZIONE Il Certificato di Esame CE del Tipo, emesso ed approvato secondo le modalità precedentemente descritte, viene messo a disposizione del cliente a cura del Customer Service con le seguenti modalità: - ritiro a cura del cliente; - invio tramite posta/corriere. Periodicamente (4 volte l anno), la lista dei Certificati emessi viene inviata all Autorità Italiana di Notifica (attualmente il Ministero dello Sviluppo Economico) come elemento facente parte della relazione dell attività svolta dall Organismo. Copia del Certificato di Esame CE del Tipo viene archiviata a cura del Customer Service e conservata per un periodo di almeno 10 (dieci) anni su supporto cartaceo o informatico. Congiuntamente a tale copia, vengono archiviati tutti i documenti relativi al campione e alle prove e verifiche effettuate e quindi almeno: la Domanda di Esame da parte del cliente; l Offerta di IISG e la relativa accettazione del cliente; la comunicazione scritta, inviata da IISG al cliente, di accettazione del campione; il relativo Piano di Laboratorio e tutte le comunicazioni intercorse con il cliente. PG CORREZIONI POST-FORNITURA Qualora fosse necessario apportare modifiche o correzioni ad un Certificato CE del Tipo già inviato al cliente, si procede all emissione di un nuovo Certificato che annulla e sostituisce il precedente. Il Certificato corretto mantiene lo stesso numero del precedente e contiene la dicitura Revised, la data di nuova emissione e la motivazione alla base della revisione (es. se per causa interna o esterna). pag. 5 di 8

6 Il nuovo Certificato viene inviato al cliente che deve restituire la precedente versione annullata e distruggere tutte le eventuali copie. La stessa procedura viene utilizzata nel caso di modifiche o correzioni ai Certificati di Esame CE del Tipo già inviati all Autorità di Notifica. Qualora la riemissione di un Certificato di Esame CE del Tipo sia dovuta a Reclami o all identificazione successiva di non conformità a carico dell Organismo, si applicano le modalità di gestione previste rispettivamente in MQI-12 Gestione dei reclami, ricorsi e contenziosi, MQI-13 Gestione delle NC e MQI-14 Miglioramento, azioni correttive e preventive. PG ESTENSIONE E RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE Il Soggetto intestatario della certificazione può richiedere modifiche alla certificazione di un prodotto già certificato. In tal caso, lisg determina, in base alla rilevanza delle variazioni da introdurre, la procedura di valutazione da seguire e provvede a formalizzare la decisione tramite emissione di specifica offerta. L iter certificativo si svolge quindi come indicato al punto PG-24.5, con emissione di nuovo certificato. PG SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE Qualora vengano evidenziati usi non conformi di un Certificato di Esame CE del Tipo emesso IISG provvede a convocare preventivamente il detentore del Certificato, onde porre rimedio a tali comportamenti, se e per quanto possibile. In caso di impossibilità di risoluzione, vengono adottati i provvedimenti di sospensione o, nei casi più gravi, di revoca della certificazione in termini del tutto analoghi a quelli descritti alla Sezione 17.3 del Manuale Qualità. I provvedimenti di sospensione o revoca della certificazione vengono comunicati con lettera raccomandata contenente le motivazioni del provvedimento. Nel caso di revoca viene richiesta la restituzione del Certificato e viene intimato all ex-detentore di cessar di far uso del certificato in qualsiasi forma e sede. Viene altresì data informazione all Autorità di Notifica dell uso non conforme del certificato e, ove applicabile, dei provvedimenti adottati. Tutte le fasi del processo di cui sopra vengono opportunamente registrate in accordo alla Sezione 15 del Manuale Qualità. PG RECLAMI AI FORNITORI IISG richiede al il Cliente di provvedere a: a. mantenere una registrazione di tutti i reclami di cui è a conoscenza relativi alla conformità dei prodotti certificati rispetto ai requisiti della norma di riferimento e rendere disponibile su richiesta dell Organismo di certificazione stesso, tali registrazioni. pag. 6 di 8

7 b. adottare le opportune azioni correttive a seguito di tali reclami o di ogni carenza rilevata nei prodotti o servizi che hanno effetto sulla conformità ai requisiti della certificazione; c. documentare le azione adottate. PG PG GESTIONE DEI RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI Reclami IISG S.r.l. prende in considerazione tutti i reclami riguardanti le attività di certificazione pervenuti dai clienti o da altre parti interessate (previa verifica della loro fondatezza). I reclami vengono registrati attraverso il database Problematiche. La struttura del Registro consente di riassumere tutte le informazioni relative alla gestione del reclamo, così costituendo un utile banca dati. RSQ analizza gli andamenti dei reclami e la relativa risoluzione riportando tali dati nel Rapporto annuale sullo Stato della Qualità. PG Ricorsi o appelli I ricorsi (o appelli) nei confronti di decisioni assunte o atti compiuti da IISG in veste di Organismo di certificazione di prodotti, vengono gestiti come descritto nel seguito, ma non sospendono la vigenza di tali atti fino alla conclusione della relativa trattazione. I ricorsi devono essere presentati con lettera raccomandata A.R. entro 15 (quindici) giorni lavorativi, dalla notifica dell atto contro cui si ricorre. IISG S.r.l. conferma entro i 15 (quindici) giorni lavorativi successivi, per fax, l avvenuta ricezione e presa in carico del ricorso. Previa valutazione preliminare da parte della Direzione Generale, la gestione degli appelli viene condotta, fatte le debite distinzioni, con procedimenti analoghi a quelli adottati per la gestione dei reclami di cui al precedente punto a partire da un esame iniziale della relativa fondatezza e ammissibilità, da parte dei responsabili incaricati, con l assistenza di RSQ. Tale gestione deve garantire che tutte le fasi di attività siano correttamente registrate e che vengano definiti e proposti tutti i trattamenti e le azioni correttive applicabili. Le decisioni finali in merito al ricorso sono assunte dal Comitato di Certificazione su proposta della Direzione Generale. Entro i 3 mesi successivi alla presentazione dell appello, IISG S.r.l. provvede alla chiusura e alla notifica dell esito dello stesso al ricorrente a mezzo lettera raccomandata A.R. PG Contenziosi Per ogni contenzioso che dovesse insorgere tra le parti in ordine alla interpretazione, attuazione, esecuzione, validità ed efficacia dell attività svolta da IISG in veste di Organismo di certificazione di prodotti è competente, esclusivamente, il Foro di Como. pag. 7 di 8

8 PG FLOW CHART DELL ITER DI CERTIFICAZIONE DI ESAME CE DEL TIPO Richiesta CE di tipo dal Cliente + campioni + fascicolo tecnico Ricevimento documenti e campioni dal Cliente Modulo Richiesta CE del Tipo Fascicolo Tecnico Richiesta integrazioni Modulo incompleto Verifica Modulo, presenza campioni e fascicolo tecnico Emissione offerta Modulo completo Offerta confermata? si Avvio / codifica pratica no Archiviazione offerta Distribuzione campioni ai Laboratori Consegna fascicolo tecnico al Responsabile TECNICO Richiesta integrazioni no Campioni adeguati? Fascicolo completo? no Richiesta integrazioni si si Chimico ESECUZIONE PROVE Fisicomeccanico Microbiologico VERIFICA FASCICOLO TECNICO Ecotossicologia Elettrico Tessile Relazione tecnica Documentazione risultati delle prove Documentazione risultati della verifica Relazione tecnica Comitato di Certificazione Valutazione e Rilascio del certificato CE tipo positiva negativa Avviso al fabbricante Mancato rilascio certificato CE di tipo Notifica al Ministero Notifica altri org. notificati Rilascio Certificato CE di tipo pag. 8 di 8