Modelli in Outlook XP

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1 32 / 2008 Modelli in Outlook XP il modo veloce per lettere standard via in collaborazione con Rag.Anton Estfeller, Ufficio Finanziamento scolastico Hai notato spesso che ti ripeti nella corrispondenza via ? Ti è successo di scrivere ripetitive per ricorrenze simili cosí si cerca in Outlook nella cartella "Posta inviata" la mail da sovrascrivere. Ma c è una soluzione piú elegante come puoi immaginare... per scrivere p.es. lettere di disdetta a partecipanti inviti a riunioni ricorrenti avvisi di pubblicazione scadenza di un termine oppure trasmissione di dati a fine mese Puoi usare la impostata e salvarla come modello allo stesso modo come i modelli in Word, per poi richiamarli al bisogno. Noi ti facciamo vedere come! In questa edizione: Comandi alternativi per aprire un nuovo messaggio...2 Creare un modello Aprire il modello tramite il comando "Scegli modulo"...3 Creare icona pulsante per aprire un modello...4 Modificare l'icona pulsante...5 Creare tasto pulsante per aprire i modelli...6 Creare una macro per aprire un modello...8 Inserire la macro in un'icona pulsante...9 Spedire direttamente il modello tramite icona pulsante...10

2 2 Comandi alternativi per aprire un nuovo messaggio Il pulsante Nuovo () appare solo, se hai scelto una tra queste cartelle: Bozze, Posta eliminata, Posta in arrivo, Posta in uscita e Posta inviata. Comandi alternativi sono: il comando di menù File / Nuovo / Nuovo messaggio di posta elettronica (); i tasti di scelta rapida Strg + N, se sono attive le cartelle suddette; i tasti di scelta rapida Strg + maiuscolo + M, da qualsiasi cartella attiva di Outlook. Creare un modello 1. Prima di tutto devi creare una cartella nuova nell' Esplora risorse, p.es. Modelli (). 2. Dopodichè apri una nuova mail in Outlook e digita i dati della lettera, che in futuro rimarranno invariati (indirizzo, oggetto, titolo, testo standard, saluto). Non è necessario inserire la firma quando apri una nuova mail, se nelle opzioni di Outlook hai già scelto di inserirla automaticamente; se questo non l'hai fatto, inserisci anche la firma oppure apri una mail già esistente. 3. Scegli File / Salva con nome e cerca la cartella Modelli (), che hai creato all'inizio del lavoro. 4. Dai un nome al modello e scegli come Tipo file: Modello Outlook (*.oft) (). 5. Clicca su Salva, chiudi la finestra Salva con nome... e chiudi anche la mail. Se questo nuovo modello è stato creato però non ancora inviato, chiudendolo appare il messaggio (), che ti chiede se vuoi salvare le modifiche. Outlook però ha già salvato il modello stesso, ti chiede u- n'altra volta, se vorresti salvarlo anche nella cartella Bozze. Decidi tu come vorresti fare. Come descritto sopra puoi creare vari modelli per tutte le mail, che devi usare frequentemente.

3 3 Aprire il modello tramite il comando "Scegli modulo " 1. Scegli nella barra del menú di Outlook File / Nuovo / Scegli modulo () 2. Seleziona nella finestra di dialogo la freccia nel campo Cerca in: e scegli Modelli utente nel file system () 3. Ora clicca sul pulsante Sfoglia 4. Sfoglia in questa finestra di dialogo Vai alla cartella (), affinché non trovi la cartella contentente i Modelli di Outlook (), conferma poi con OK. Ora saranno visualizzati i tuoi modelli salvati (). 5. Seleziona il modello su cui vuoi lavorare e conferma con Apri. Ora puoi completare o cambiare il modello e inviarlo con il comando Invia (fig.6). fig.6

4 4 Creare icona pulsante per aprire un modello Per aprire i modelli di Outlook, si possono creare delle icone pulsanti. Tramite queste icone, il modello verrà aperto con un solo clic. 1. Scegli in Outlook Strumenti / Personalizza e poi la cartella Comandi (). 2. Seleziona nel campo Comandi: il comando Messaggio, lascia premuto il tasto destro del mouse e trascina il simbolo nella barra di menù di Outlook (). 3. Nel momento, nel quale visualizzerai la barra verticale d inserimento () nella barra, rilascia il mouse. Verrà inserita l'icona del Messaggio (). 4. Clicca con il tasto destro del mouse nell'icona e scegli Assegna collegamento ipertestuale e poi Apri () 5. Nella parte Cerca in: segui il percorso, finchè trovi la cartella Modelli (). 6. Poi scegli il modello, al quale vuoi assegnare l'icona pulsante. Nella parte Indirizzo: puoi visualizzare il link che apre il modello. Conferma con OK. 7. Chiudi la finestra Personalizza... Ora, cliccando sull'icona creata, verrà aperto il modello scelto.

5 5 Modificare l'icona pulsante Adesso vogliamo modificare l'aspetto dell'icona pulsante creata, poichè esiste già nella barra standard, simbolo analogo per un altro comando. 1. Clicca nuovamente in Outlook su Strumenti / Personalizza e poi con il tasto destro del mouse nell'icona creata () per aprire il modello. 2. Nel menù di scelta rapida, che ti appare, scegli Modifica icona pulsante...() L'editor di pulsanti ti fa vedere, in forma ingrandita, l'immagine dell'icona (). 3. Clicca sul pulsante Cancella e il l'immagine esistente verrà cancellata. 4. Adesso, con un clic su un colore e poi un clic nelle caselle della parte Immagine puoi creare un'icona personalizzata (). 5. Noi abbiamo cercato di disegnare un topo per ricordarci che questa icona aprirà il modello per la pubblicazione del Landmaus. Clicca su OK e visualizzerai l'icona creata da te. 6. Se non ti senti abbastanza creativa/o puoi scegliere da una lista un'icona predefinita. Il comando Strumenti / Personalizza deve sempre essere attivato. Clicca nuovamente con il tasto destro del mouse nell'icona creata e scegli Cambia icona pulsante (). Sicuramente troverai un disegno che ti piace.

6 6 Creare tasto pulsante per aprire i modelli Se usi frequentemente modelli diversi ti consigliamo di non creare un simbolo per ogni modello, dato che troppi simboli potrebbero creare confusione. È consigliabile creare un tasto per aprire la lista di modelli. 1. Clicca con il tasto destro del mouse nella barra del menù e scegli Personalizza (). 2. Scegli la cartella Comandi e clicca sotto Categorie: Nuovo menu. Nella parte destra, sotto Comandi: clicca su Nuovo menu (), lascia premuto il tasto sinistro del mouse e tira questo comando nella barra di menù. Appena potrai visualizzare la barra verticale d inserimento, rilascia il tasto del mouse. Il pulsante Nuovo menu è stato creato (). 3. Finchè la finestra di dialogo sopra descritta Personalizza è attiva, puó essere sovrasscritto il CONSIGLIO: Se p.es. prima della lettera "o" nel nome del modello viene inserito "&" puoi richiamare il modello usando la combinazione di tasti Alt + o. Nuovo menu. Clicca con il tasto destro del mouse nel pulsante Nuovo menu e cambia le parole Nuovo menu vicino a Nome: in Modelli (). Conferma con il tasto Enter. 4. Scegli nella finestra di dialogo Personalizza sotto Categorie: File e seleziona accanto a destra sotto Comandi: Messaggio. Tira il comando Messaggio, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sul pulsante Modelli. Tenendo premuto ancora il mouse, sotto il pulsante Modelli apparirà un quadretto. Sposta ora la barra d inserimento in questo quadretto e lascia il mouse (). Il comando Messaggio è stato aggiunto al pulsante Modelli (fig.6). fig.6

7 7 5. Clicca con il tasto destro del mouse su Messaggio (fig.7). Con questo menu di scelta rapida puoi: a) digitare il nome per il modello sotto Nome: Anche qui, come descritto nel consiglio sulla pagina precedente, puoi aggiungere il simbolo "&" per aprire il modello con il tasto Alt + lettera digitata subito dopo il simbolo. Questa lettera poi apparirà sottolineata nella lista dei modelli, e b) assegnare un collegamento ipertestuale. fig.7 6. Scegli Assegna collegamento ipertestuale e poi Apri Cerca sotto Cerca in: la cartella dei Modelli e selezione il modello che vuoi aprire ciccando sul pulsante Modelli (fig.8). Conferma con OK. 7. Per tutti gli altri modelli che vuoi aprire con il pulsante Modelli, ripeti i passi dei punti 4., 5. e Chiudi la finestra Personalizza... ed ora clicca sul pulsante Modelli. Adesso ti apparirà l'elenco dei tuoi modelli, che in questo modo si lasciano aprire comodamente (fig.9). fig.8 fig.9

8 8 Creare una macro per aprire il modello Per aprire il modello puoi creare una macro e collegarla poi ad un simbolo. 1. Attiva prima di tutto l ambiente VBA (Visual Basic for Application = linguaggio di programmazione) con il tasto ALT + F Quando apparirà la finestra di dialogo delle macro, clicca su Attiva macro (). 3. Ora sei nel Visual Basic- Editor. Se la parte destra della finestra non è attiva (grigia) allora clicca sul simbolo Visualizza codice (). 4. Con il tasto destro del mouse vai su Mircrosoft Office Outlook Oggetti e seleziona Inserisci / Modulo (). 5. Nella finestra () puoi vedere come viene visualizzato un progetto. 6. Inserisci il codice seguente () nella finestra a destra del modulo. Chiaramente devi cambiare l indirizzo e mettere l indirizzo e il nome del tuo modello. Public Sub ModelloNachrichtLandmaus() Dim omail As Outlook.MailItem Set omail = Application.CreateItemFromTemplate("H:\NomeFile.oft") omail.display End Sub ATTENZIONE: Se vuoi richiamare piú modelli con un macro devi creare il macro con rispettivamente l indirizzo e il nome di ogni modello (vedi esempio nella pagina seguente (fig.6)).

9 9 fig.6 Inserire la macro in un'icona pulsante 1. Fai un clic con il tasto destro del mouse in uno spazio della barra degli strumenti e vai su Personalizza 2. In questa finestra di dialogo vai nella scheda Comandi e nel campo Categorie: vai su Macro. A destra vedrai i macro creati da te (). 3. Seleziona un macro e trascinalo con il tasto sinistro del mouse nella barra degli strumenti di Outlook. Appena si visualizza la barra di inserimento () lascia il tasto del mouse e il tuo macro verrá inserito con l icona in quel punto(). 4. Per cambiare nome clicca con il tasto destro del mouse sull icona del macro e nel menu a scelta rapida seleziona Nome e piú sotto Solo testo (sempre) (). In questo modo puoi inserire tutti gli altri macro come icone nella barra degli strumenti.

10 10 5. Chiudi ora la finestra Personalizza e anche Outlook. Rispondi con SÍ per memorizzare il Progetto VBA (). 6. Fai ripartire Outlook e prova ad aprire i tuoi nuovi modelli e a cambiarli a tuo piacimento prima di spedirli. Spedire direttamente il modello tramite icona pulsante Hai creato un modello che non deve essere cambiato ogni volta prima di essere inviato? Basta inserire il comando di invio nel codice scritto precedentemente. Segui come descritto in. Public Sub ModelloNachrichtLandmaus() Dim omail As Outlook.MailItem Set omail = Application.CreateItemFromTemplate("H:\NomeFile.oft") omail.display (sostituire con) omail.send End Sub Siccome nel modello di Outlook sono stati inseriti degli indirizzi , Outlook ti chiede ancora il consenso per motivi di sicurezza se deve spedire la mail. Nella finestra con la domanda se consenti l operazione devi selezionare Sí ().