Pianificare una riunione

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1 34 / 2010 Pianificare una riunione con Outlook XP Pianificazione di appuntamenti e riunioni, verifica della disponibilità delle persone, invio di inviti e creazione di ricorrenze In questa edizione: Chi utilizza Outlook solamente per la gestione del traffico , si priva di una funzione utilissima di questo programma la gestione impegni del calendario. Ti spiegheremo come gestire al meglio il tuo tempo con Outlook. Con Outlook puoi gestire le scadenze, risparmiare tempo nel compilare le caselle delle pianificazioni, creando scadenze direttamente dalla posta in ingresso. Pianifica riunioni o colloqui, invita i partecipanti in allegato o lasciati avvisare da Outlook per le scadenze future, in poche parole: alleggerisci i tuoi pensieri! Appuntamento, Riunione, Evento...2 Pianificare un appuntamento...2 Visualizzare le disponibilità di altri partecipanti e inviare una convocazione di riunione...3 Fissare una ricorrenza...3 Aprire l appuntamento e trasformarlo in una riunione...4 Annullare una riunione...4 Suggerire pianificazione alternativa...4 Accettare un nuovo orario per una riunione...5 Aggiornare un appuntamento ricorrente...5 Spostare orario della riunione...5

2 2 Appuntamento, Riunione, Evento L Appuntamento (Fig.1) è un attività pianificata nel tuo calendario Outlook, alla quale non verranno invitati altri partecipanti e per le quali puoi pianificare dei promemoria. Oltre a quanta già detto, c è la possibilità di rendere visibile il tuo calendario a terzi, indicando il tuo stato nell agenda come occupato, disponibile, provvisorio oppure fuori sede. La Riunione (Fig.2) è una scadenza nella quale saranno presenti altre persone. Nella creazione di un Colloquio potrai indicare le persone che vi prenderanno parte oltre all ora in cui si terrà. Le risposte alla tua notifica di Colloqui, saranno inviate alla tua casella di posta in arrivo. Un Evento (Fig.3), come per esempio un compleanno, un anniversario, una vacanza od un corso, non prevede orari precisi, verrà inserito come un Evento ed apparirà come intestazione. In presenza di un appuntamento della durata di un giorno, il tempo viene segnalato ad altri utenti come Occupato, mentre nel caso di un evento o di un evento annuale il tempo apparirà Disponibile. Pianificare un appuntamento Vai nel calendario nel menu File / Nuovo / Appuntamento oppure seleziona Azioni / Nuovo appuntamento. Compila i campi Oggetto, Luogo, Ora inizio e Ora fine. Seleziona se desiderato anche gli altri campi. Per convertire un appuntamento in una ricorrenza seleziona il comando Ricorrenza (Fig.4). Determina i criteri di ricorrenza desiderati (giornaliera, settimanale, mensile, annuale), e le altre opzioni desiderate (Fig.5). Vai su OK e poi su Salva e chiudi. Suggerimento: Nel calendario puoi anche creare un Appuntamento nel quale selezionare un blocco di tempo. Cliccando con il tasto destro del mouse, seleziona Nuovo appuntamento (Fig.6) o Nuovo appuntamento ricorrente.

3 3 Visualizzazione delle disponibilità di altri partecipanti e invio di una convocazione di riunione Prima di convocare una riunione, puoi verificare i tempi liberi o occupati dei partecipanti grazie alla Selezione automatica, quindi individuare direttamente il primo tempo libero comune ed inviare da questa finestra un invito. Seleziona il calendario sulla visualizzazione giorno (Fig.1) e seleziona la data della riunione. Vai su Calendario / Azioni / Pianifica riunione. Seleziona Aggiungi altri (Fig.2) e poi Aggiungi da Rubrica... (Fig.3). Inserisci nella rubrica nel campo Nome il nome della persona da invitare alla riunione e poi vai su OK. Se nella colonna verde-bianca-rossa (Fig.2) è giá presente un appuntamento, usa il pulsante Selez. automatica succ. (Fig.2) Grazie a questa funzione potrai individuare piú facilmente il periodo di tempo in cui sono disponibili i partecipanti. Seleziona ora Organizza riunione (Fig.2). Compila i campi Oggetto e Luogo e sotto proponi Ora della riunione. Nel campo Promemoria definisci quanti minuti prima vuoi essere avvisato. Inserisci sotto un testo oppure allega un documento con Inserisci file (Fig.4) Vai su Invia. Fissare una ricorrenza Nel caso in cui una riunione trovi luogo con cadenza giornaliera, settimanale o mensile, si potrà attivare l opzione Ricorrenza nella finestra apposita. Clicca nella finestra dell invito su Ricorrenza (Fig.4) e scegli ora il Criterio di ricorrenza (Fig.5). Seleziona tutte le opzioni che desideri. Conferma con OK e clicca su Invia.

4 4 Promemoria: Nel caso in cui il partecipante si trovi in un fuso orario diverso, i blocchi di tempo occupati verranno adeguati all ora corrente, in modo da essere visualizzati nel fuso orario corrente. Puoi impedire che i destinatari ti inviino una risposta. Disattiva Richiedi risposte (Fig.1) nel menu Azioni. Aprire l appuntamento e trasformarlo in riunione Apri l appuntamento facendo doppio clic sulla barra bianca (Fig.2). Seleziona Invita partecipanti (Fig.3). Compila tutti i campi necessari e poi vai su Invia. Annullare una riunione Apri nel calendario la riunione che hai pianificato. Vai nel menu Azioni e poi su Annulla riunione (). Suggerimento: Per cancellare una riunione puoi anche selezionarla con il tasto destro del mouse e scegliere Elimina. Suggerisci pianificazione alternativa Apri nel calendario la riunione che hai pianificato. Apri la richiesta di un appuntamento. Vai su Suggerisci pianificazione alternativa (Fig.5). Seleziona l ora in cui sono disponibili le persone che vuoi invitare. Con l aiuto della funzione Selez. Automatica succ. (Fig.6) puoi facilmente individuare il periodo di tempo in cui tutti i partecipanti saranno disponibili. Seleziona Suggerisci pianificazione(fig.6). Poi vai su Invia.

5 5 In ogni controproposta (Fig.1) viene inviata un appunto standard, con il quale richiedi un orario diverso, l appuntamento rimane comunque accettato con riserva. Nel menu Strumenti / Opzioni / Preferenze / Opzioni calendario... puó essere modificato il messaggio standard. Clicca nella lista Utilizza questa risposta per proporre nuovi orari di (Fig.2) sull opzione che desideri. Nota: Puoi modificare questa impostazione anche per singole riunioni. Nella richiesta di riunione aperta e seleziona nel menu Azioni le opzioni Accetta provvisoriamente e suggerisci pianificazione alternativa oppure Rifiuta e suggerisci pianificazione alternativa (Fig.3). Accettazione di un nuovo orario per una riunione Apri la richiesta di riunione. Vai su Accetta suggerimento (Fig.4) e poi su Invia aggiornamento. Aggiornamento di un appuntamento ricorrente Apri la riunione. Nel menu Azioni seleziona Ricorrenza (Fig.6). Inserisci l Ora inizio e l Ora fine della riunione. Scegli il criterio di ricorrenza desiderato per la riunione (Giornaliera, Settimanale, Mensile, Annuale), quindi seleziona le altre opzioni desiderate. Seleziona OK e quindi Invia aggiornamento. Spostare orario della riunione Quando sei nella finestra Giorno (Fig.6), clicca sul margine sinistro (blu) (Fig.7) per spostare la riunione trascinandola su un altro orario, oppure, se ti trovi nelle finestre Settimana o Mese, clicca su riunione e trascina quest ultima su un altra riga di tempo del calendario, oppure su di un altro giorno. Fig. 7