VERSIONE 5.1/5.2 GUIDA RAPIDA PER WINDOWS A 32 BIT

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1 VERSIONE 5.1/5.2 GUIDA RAPIDA PER WINDOWS A 32 BIT TM

2 GUIDA RAPIDA DI GROUPWISE 5.2 GroupWise è un programma software progettato per soddisfare le esigenze relative alla messaggistica, alla programmazione di appuntamenti e impegni e alla gestione di documenti. Di seguito una breve panoramica dei possibili utilizzi di GroupWise. Invio di messaggi e programmazione di appuntamenti Con le funzioni di messaggistica di GroupWise è possibile evitare di scrivere un memo, copiarlo, distribuirlo e verificarne l avvenuta lettura da parte dei destinatari. GroupWise consente infatti di inviare con rapidità un messaggio a molte persone e di tenere traccia di chi lo ha aperto, cancellato e così via. Le funzioni di programmazione consentono di scoprire con facilità se le persone, la sala riunioni e le altre risorse necessarie a convocare una riunione sono disponibili. Gestione di documenti La libreria di GroupWise consente di gestire i documenti, trovando i documenti desiderati e tenendo traccia delle varie versioni. Grazie alla libreria di GroupWise l utilizzo e la condivisione di documenti sono versatili e sicuri. È possibile memorizzare versioni diverse di documenti, specificare chi è autorizzato a visualizzare e modificare i documenti e controllare le operazioni di prestito e restituzione dei documenti. Ricerca e ordinamento degli indirizzi Quando si invia un messaggio a più persone, scrivere tutti i nomi dei destinatari nella casella A può essere un operazione laboriosa. La rubrica di indirizzi consente di selezionare rapidamente più persone a cui inviare un messaggio. È possibile ordinare i dati della rubrica di indirizzi in diversi modi. La creazione di indirizzi personali eviterà inoltre di scorrere tutta la rubrica per trovare gli indirizzi. Integrazione delle conversazioni telefoniche Tavola rotonda di GroupWise gestisce il telefono dal desktop senza che sia necessario sollevare il ricevitore del telefono. È possibile rispondere alle chiamate, metterle in attesa, attuare chiamate conferenza, mantenere un log delle chiamate e cercare e comporre numeri di telefono. Ulteriori informazioni È possibile espandere il pacchetto GroupWise grazie ai seguenti componenti aggiuntivi: Sequenza di lavoro GroupWise consente l automatizzazione della distribuzione delle attività relative a decisioni e che richiedono uno scambio di commenti. È possibile indirizzare i moduli e i documenti a tutti i destinatari contemporaneamente o sequenzialmente, ottimizzando in tal modo la collaborazione e la condivisione di informazioni. È inoltre possibile controllare la procedura e raccogliere i commenti dei destinatari direttamente dalla propria scrivania. Imaging consente di ottimizzare le immagini e i documenti da scansione mediante rotazioni, modifiche di risoluzione e di scala, inserimento di annotazioni e così via. È possibile poi inviare i documenti ad altri utenti tramite GroupWise 5 per ulteriori modifiche e annotazioni.

3 La finestra principale La finestra principale è il punto di partenza di GroupWise 5. Dalla finestra principale è possibile leggere i messaggi, fissare gli appuntamenti, visualizzare il calendario, aprire documenti e così via. Nella barra del titolo vengono visualizzate le descrizioni di ogni comando di menu. Barra degli strumenti Lista delle cartelle Casella postale Fare clic con il pulsante destro per inserire un intestazione di colonna. Trascinare per rimuovere le intestazioni. QuickViewer consente di leggere i messaggi nella casella postale senza aprirli in una finestra diversa. Pulsante Mandatario Barra di stato Fare clic con il pulsante destro sull icona del filtro per applicare o rimuovere un filtro. Tipi di cartella La cartella Utente, indicata dal nome dell utente specifico, rappresenta il database di GroupWise. La cartella Utente contiene cartelle ed elementi vari. La casella postale contiene tutti i messaggi inviati e ricevuti. Utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti per visualizzare solo i messaggi inviati o solo quelli ricevuti. La cartella Calendario visualizza tutti gli appuntamenti, note e compiti in formato calendario o in una lista. La cartella Schedario è un contenitore per tutte le cartelle personali e le cartelle condivise. La cartella Lavori in corso contiene i messaggi ancora incompleti. È possibile iniziare a scrivere un messaggio e inviarlo in un secondo momento. Questa cartella contiene inoltre i riferimenti ai documenti che sono stati aperti o presi a prestito. La cartella Cestino contiene tutti i messaggi e i documenti che sono stati cancellati. È consigliabile svuotare periodicamente il cestino per risparmiare spazio sulla rete. Ulteriori informazioni sulla finestra principale Per una panoramica guidata sulle diverse parti della finestra principale: Fare clic su Aiuto>Suggerimenti>Apprendimento delle nozioni di base>nuove funzioni di GroupWise 5. I suggerimenti descrivono la funzione dei pulsanti della barra degli strumenti. Per visualizzare un suggerimento, posizionare il puntatore su uno dei pulsanti. Per trovare spiegazioni relative alle icone accanto ai messaggi utilizzando l Aiuto: Fare clic su Aiuto>Argomenti dell Aiuto>Indice>digitare messaggi>fare doppio clic su icone adiacenti. Per una guida che illustri come creare una regola per collocare automaticamente i messaggi in entrata in determinate cartelle: Fare clic su Aiuto>Guide>Automazione delle attività>creazione di una cartella ad aggiornamento automatico. Per sapere come visualizzare o nascondere i messaggi della casella postale senza spostarli o cancellarli: Sommario>fare doppio clic su Come> Gestione della propria casella postale> Filtri>Informazioni sui filtri.

4 Cenni generali sulla rubrica di indirizzi La rubrica di indirizzi può essere considerata come l elenco telefonico di GroupWise e in essa vengono memorizzati nomi, indirizzi , numeri di telefono e altro ancora. Ogni scheda corrisponde a una diversa rubrica di indirizzi. La scheda Rubrica di indirizzi Novell GroupWise contiene una voce per ogni utente del sistema GroupWise. La scheda Contatti frequenti contiene gli indirizzi più utilizzati. Ad ogni invio o ricezione di un messaggio l indirizzo corrispondente viene inserito nella scheda Contatti frequenti. Inoltre viene aggiunta una scheda per ogni rubrica personale che viene creata. Ulteriori informazioni sulla rubrica di indirizzi Per una panoramica guidata sulle diverse parti della rubrica di indirizzi, fare clic su Aiuto>Suggerimenti>Uso della rubrica di indirizzi> Panoramica della rubrica di indirizzi. Per una guida che illustri la procedura per la creazione di un gruppo di indirizzi, fare clic su Aiuto> Suggerimenti> Uso della rubrica di indirizzi> Creazione di un gruppo di indirizzi. Operazioni principali Invio di un messaggio di posta 1. Fare clic su sulla barra degli strumenti. 2. Digitare uno o più nomi nella casella A. 3. Indicare l oggetto. 4. Digitare il messaggio. 5. Fare clic su Invia. Lettura di un messaggio ricevuto 1. Fare doppio clic sul messaggio desiderato nella casella postale. oppure Fare clic su qualsiasi messaggio per visualizzarlo in QuickViewer. Visualizzazione del calendario 1. Fare clic su Finestra>Vista calendario. Se si desidera visualizzare il calendario nella casella postale anziché aprire una finestra specifica del calendario, fare clic sulla cartella Calendario. Fare clic su Mostra, Come calendario per visualizzare gli appuntamenti del giorno in formato calendario. Aggiunta della vista del calendario alla barra degli strumenti 1. Fare clic con il pulsante destro sulla barra degli strumenti. 2. Fare clic su Proprietà>Personalizzazione. 3. Nella casella di riepilogo Categorie selezionare Finestra. 4. Nella casella di gruppo Controlli fare clic sul pulsante Vista calendario. 5. Fare clic sul pulsante Aggiungi>OK. Ricerca delle ore libere per una riunione 1. Fare clic su sulla barra degli strumenti. 2. Digitare i nomi degli utenti e delle risorse nella casella A. Se non si conoscono i nomi esatti, fare clic su Indirizzi>fare doppio clic su ogni utente e risorsa che si desidera convocare>fare clic su OK. 3. Indicare la prima data disponibile per la riunione nella casella Data di inizio. 4. Indicare la durata della riunione. 5. Fare clic su Occupato. 6. Fare clic su Selezione automatica per selezionare la prima data disponibile per la riunione>fare clic su OK. 7. Completare l appuntamento>fare clic su Invia.

5 Utilizzo dell Aiuto in linea Tutta la documentazione del client GroupWise è disponibile in linea ed è possibile accedervi in numerosi modi diversi. Di seguito sono illustrati due metodi: L Indice visualizza le parole chiave per agevolare la ricerca degli argomenti, in modo analogo all indice di un libro. 1. Fare clic su Aiuto>Argomenti dell Aiuto>Indice. Le Guide comprendono una serie di procedure guidate per agevolare l apprendimento delle funzioni GroupWise. È possibile leggere le procedure di esempio oppure eseguirle. 1. Fare clic su Aiuto>Suggerimenti. Sul World Wide Web è disponibile la rivista Cool Solutions, che contiene suggerimenti e articoli sulle funzioni di GroupWise e consente di inviare domande agli esperti di GroupWise. Disponibile all indirizzo Ulteriori funzioni Funzione Condivisione di cartelle Salvataggio di un messaggio incompleto Spostamento dei messaggi nelle cartelle Agire da mandatario per un altro utente Gestione delle chiamate telefoniche con Tavola rotonda Modifica di un elemento in un elemento di un altro tipo (ad esempio di un messaggio di posta in un compito) Ulteriori informazioni Fare clic su Aiuto>Suggerimenti>Lavoro di gruppo con GroupWise>Condivisione di una cartella. Indice>digitare salvataggio>fare doppio clic su Salvataggio>Per salvare un messaggio non completo. Sommario>fare doppio clic su Come> Gestione della propria casella postale> Cartelle> Spostamento dei messaggi nelle cartelle. Fare clic su Aiuto>Suggerimenti>Lavoro di gruppo con GroupWise >Gestione della casella postale di un altro utente. Sommario>fare doppio clic su Come>Uso del proprio telefono>uso della Tavola rotonda. Indice> digitare modifica>fare doppio clic su Tipo di messaggi>per convertire un messaggio del calendario in un altro tipo di messaggio.

6 Personalizzazione del desktop di GroupWise È possibile aggiungere e rimuovere pulsanti dalla barra degli strumenti, modificare le impostazioni di default in Opzioni e altro ancora. Di seguito alcune opzioni di base per la personalizzazione. Per attivare o disattivare l integrazione della gestione documenti: 1. Fare clic su Strumenti>Opzioni>fare doppio clic su Documenti>fare clic su Abilita integrazione con altre applicazioni. Per specificare se facendo doppio clic su un messaggio si desidera leggerlo o visualizzarne le proprietà: 1. Fare clic su Strumenti>Opzioni>fare doppio clic su Ambiente>fare clic su Apri messaggio o Mostra proprietà. Per specificare se si desidera visualizzare gli allegati nel visualizzatore o in un applicazione: 1. Fare clic su Strumenti>Opzioni>fare doppio clic su Ambiente>fare clic su Mostra allegato o Apri allegato. È possibile trovare questa Guida rapida e ulteriori informazioni su GroupWise nella home page GroupWise Cool Solutions all indirizzo In attesa di brevetto Prodotto negli Stati Uniti A PDF