Performance e Benchmarking Il progetto Good Practice

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1 Performance e Benchmarking Il progetto Good Practice 1

2 Agenda Perchè e come misurare La storia del Good Practice Alcuni risultati L uso dei dati 2

3 Perchè misurare? 1. Supportare i decisori a diversi livelli organizzativi programmazione dei risultati di una serie di azioni; misura dei risultati di queste azioni; verifica degli scostamenti introduzione di azioni correttive 2. Coordinare e motivare le risorse umane verso obiettivi comuni 3. Comunicare i risultati dell organizzazione all esterno (accountability esterna) 3

4 Come misurare? Pianificazione Performance Measurement Obiettivi Risorse Azioni Università Misura dei risultati Rischi Reporting Azioni correttive Analisi degli scostamenti 4

5 Come definire il target? Definizione standard Confronto storico Benchmarking con altre realtà 5

6 Come definire il target? Standard Poco applicabile nelle nostre realtà universitarie 6

7 Come definire il target? Confronto storico con se stessi Esempio: costo segreterie studenti ( /studente) Università A Critico in contesti dinamici, globali e competitivi 7

8 Come definire il target? Confronto storico con se stessi Esempio: costo segreterie studenti ( /studente) Università A Critico in contesti dinamici, globali e competitivi Benchmarking Università A B

9 Benchmarking e il progetto Good Practice Il progetto Good Practice nasce nel 1999 dalla volontà di confrontarsi: Focus sui servizi di supporto Confronto sulle prestazioni: Efficienza Efficacia Confronto sulle Good Practice: Comprendere fattori distintivi e innovativi Mutuare buone pratiche 9

10 GPSUD GP GP2 GP 2003 GP 2005 GP 2007 GP 2009 GP Bologna N X X X X X X X 2 Milano Politecnico N X X X X X X X 3 Pavia N X X X X X X X 4 Torino Politecnico N X X X X X X X 5 Trento N X X X X X X X 6 Padova N X X X X X X 7 Genova N X X X X X 8 Ferrara N X X X X X 9 Milano Università N X X X X X 10 Salento S X X X X X 11 Verona N X X X X 12 Roma La Sapienza C X X X X 13 TORINO N X X X 14 INSUBRIA N X X X 15 BICOCCA N X X X 16 IUAV N X X X 17 Messina S X X X 18 Bari Politecnico S X X X 19 MEDITERRANEA S X X 20 Brescia N X 21 Venezia N X X X 22 Siena C X X X 23 Palermo S X X X X 24 Foggia S X X X 25 Catania S X X X X X 26 Calabria S X X X X X X 27 Firenze C X X X X 28 Trieste N X X 29 Camerino S X X 30 Napoli Federico II S X 31 Molise S X 32 Napoli Parthenope S X 33 Salerno S X 34 Macerata C X 35 L'Aquila C X 36 BERGAMO N X 37 MODENA N X NORMALE C X

11 Il modello di riferimento MACRO ATTIVITÀ A Attività A1 Attività A2 Attività A3 Attività Ai Efficienza A2 Efficienza Complessiva A Prestazioni complessive A Attività Aj Attività An Efficacia Ai+An Efficacia Complessiva A R I S O MACRO ATTIVITÀ B Attività B1 Attività B2 Attività B3 Attività Bi Attività Bj Attività Bn Efficienza B1+B2 Efficacia Bn Efficienza Complessiva B Efficacia Complessiva B Prestazioni complessive B R S E MACRO ATTIVITÀ C Attività C1 Attività C2 Attività C3 Attività Ci Attività Cj Attività Cn Efficienza C1+Ci Efficacia Ci+Cn Efficienza Complessiva C Efficacia Complessiva C Prestazioni complessive C 11

12 IL GP 2011: le macroattività analizzate Progetti Analizzato tutto l ateneo: AC = Amministrazione Centrale DEC = Strutture Decentrate 7. Edilizia Efficienza Internazion. 14. Orient. Uscita 16. Biblioteche 6. Personale 13. Didattica itinere 9. Serv. Gen. e 2. Contabilità logistici 10. Serv. informativi 17. Trasf. Tecnologico Prodotti 4. Comunicazione 3. Affari Legali 18. Supp. Gest. Progetti 5. Serv. Soc. e Welfare 12. Diritto studio 1. Pian. controllo e statistica 8. Approvvigionamenti 20. Medicina Efficacia 19. Comunic. int. ricerca 11. Orient. Entrata

13 Il benchmarking dei Servizi di supporto alla didattica in itinere 1. Orientamento in ingresso 2. Diritto allo studio 3. Didattica in Itinere 4. Orientamento in uscita 5. Internazionalizzazione 13

14 Le attività della didattica in itinere Servizio di assistenza agli studenti diversamente abili Supporto informativo agli studenti in itinere (include l'orientamento in itinere come le consulenze psicologiche e i seminari su metodo di studio) Immatricolazioni a corsi, lauree o lauree specialistiche a libero accesso Immatricolazioni a corsi lauree o lauree specialistiche a numero chiuso o con prova di accertamento obbligatoria Iscrizioni, libretti/tessere e abilitazione ai servizi Supporto alla gestione dell'offerta didattica e formativa Supporto alla gestione di corsi, esami ed appelli di laurea Supporto alla gestione degli esami di stato Gestione carriere, piani di studio e certificazione (anche predisposizione on line) Master, corsi di perfezionamento, scuole di specializzazione (non mediche) Gestione dottorandi Gestione assegnisti di ricerca Reportistica e gestione dell'anagrafe nazionale degli studenti Supporto informativo ai docenti e ai collaboratori alla didattica Gestione convenzioni didattiche e accordi con partner nazionali Supporto alla gestione dei laboratori didattici supporto alla riorganizzazione didattica e Quality Assurance gestione del contenzioso e reclami degli studenti (quando non coinvolgono le vie legali; altrimenti rilevare al punto 3. Servizi legali e istituzionali) Cooperazione tra amministrazione centrale e uffici periferici per la didattica supporto informatico della determinazione/gestione della contribuzione studentesca (gestione degli incentivi, gestione bollettini di sollecito di pagamento, gestione degli scarti di pagamento e supporto agli OOAA nella 14 determinazione dell'importo della contribuzione annua.)

15 Didattica in Itinere: un confronto del rapporto AC e DEC (1) Rapporto tra costo didattica in itinere AC e costo totale del servizio (AC+DEC) 15

16 Didattica in Itinere: un confronto del rapporto AC e DEC (2) Rapporto tra costo didattica in itinere (AC+DEC) e numero di studenti 16 Gli atenei con * hanno solo rilevazione AC

17 Didattica in Itinere: risparmio potenziale Benchmark e scostamenti dal valore minimo 17

18 Didattica in itinere: Customer Satisfaction Scala: 1 (Assolutamente NO) 4 (Decisamente SI) 18

19 Didattica in itinere: Customer Satisfaction nel tempo 19

20 20 Didattica in itinere: CS Studenti

21 21 Didattica in itinere: CS Studenti

22 Didattica in itinere: una visione di sintesi Coerenza 1: Coerenza Info ottenute allo sportello con altre fonti informative Coerenza 22 2: Coerenza Info ottenute allo sportello con informazioni rilasciate in precedenza

23 Didattica in Itinere: Efficacia Oggettiva 23 Ateneo Ore settimanali di apertura fino alle ore 13 Ore settimanali di apertura dopo le ore 13 Ore di apertura settimanale D I P B 12,5 4 14,5 R G L 6,5 3 9,5 A 10,5 4 14,5 K J (appuntamento) 15 (25) M Q 10,5 3,5 14 E 14 3,5 17,5 O H T C 17,5 3 20,5 S 10 4,5 14,5 N F 6 2 8

24 Didattica in Itinere: spunti di riflessione per un uso integrato Sotto la media Analisi Risultato CS Sopra la media Mantenimento risultato Sotto la media Analisi Efficacia Oggettiva Sopra la media Migliorare prestazioni basse Non sono considerate le dimensioni rilevanti Considero le dimensioni strategiche rilevanti? Sono considerate le dimensioni rilevanti Focus Migliore Comunicazione 24

25 L uso dei dati GP Sono emerse quattro tipologie di usi: Uso Supporto al cambiamento Allocazione Risorse alle strutture Valutazione performance e incentivazione individuale Comunicazione 25 Approccio sistemico Bologna, Polimi, Ferrara, Verona Dipartimenti Polimi e Verona Legame non esplicito tra GP e incentivi Tutti (tranne PoliBA, Sapienza, Unimi, Me) Personale, OOGG Tutti (tranne PoliBA, Sapienza, Unimi) Approccio di accompagnamento Bicocca, Iuav, Pavia, Padova Legame esplicito tra GP e incentivi Polimi (dal 2012) Bicocca Biblioteche Studenti Polimi