Guida al servizio ClickDay per le scuole secondarie del Comune di Lecce

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1 Guida al servizio ClickDay per le scuole secondarie del Comune di Lecce La presente guida fornisce indicazioni di base per la fruizione del servizio ClickDay dal portale servizi EDOC per la prenotazione dei voucher d'esame per le certificazioni AICA

2 Indice dei contenuti Premessa Processo di registrazione della scuola Richiesta della Chiave Privata Pubblicazione Chiave Pubblica Prenotazione dei Voucher Finalizzare la prenotazione dei Voucher Pagina 2 di 21

3 Premessa Sono messi a disposizione delle Scuole secondarie del Comune di Lecce un quantitativo di voucher per consentire agli studenti (e ai docenti e al personale ATA) l iscrizione ad esami di certificazioni ICT AICA: Nuova ECDL sull'utilizzo delle applicazioni Google, e-pmq (e-project Management Qualification), EUCIP ITAF (IT Administrator Fundamentals) e CEPIS e-competence Benchmark. Al fine di garantire l opportunità alle scuole di richiedere i voucher d esame, è stata predisposta una sezione del sito web per la gestione del processo di prenotazione denominato ClickDay. Pagina 3 di 21

4 1. Processo di registrazione della scuola L iniziativa in oggetto riguarderà le sole scuole secondarie del Comune di Lecce e di queste scuole state preventivamente raccolte le seguenti info al fine di poterle censire nella base dati del sistema: identificativo del codice meccanografico indirizzo istituzionale dell istituto indirizzo del DS (Dirigente Scolastico) indirizzo del DSGA (Direttore Servizi Generali Amministrativi) L accesso è consentito solamente alle scuole censite; la funzione è riservata al DS, al DSGA, o al personale di segreteria. Il servizio è consentito solo ad uno degli utenti rappresentativi dell'istituto Scolastico (il primo della scuola che accede) in quanto la richiesta dei voucher è strettamente riservata ed associata alla scuola e non alla persona. Il soggetto incaricato della scuola dovrà procedere alla registrazione al Portale EDOC (rif. Guida di registrazione al Portale EDOC) e alla selezione del servizio Clickday dal Catalogo dei servizi del Portale come descritto di seguito. Effettuato l accesso al portale l utente potrà attivare il servizio ClickDay, selezionando l opzione Gestisci Servizi. Pagina 4 di 21

5 L utente avrà accesso alla sezione Gestisci servizi che contiene l elenco di tutti i servizi associati al profilo dell utente da cui potrà attivare il servizio ClickDay cliccando sul pulsante attiva servizio. Il servizio in questione essendo attivabile direttamente sarà disponibile subito dopo l attivazione: l utente visualizzerà la relativa icona tra i servizi attivi, come mostrato nella figura seguente. Il servizio sarà disponibile, dal giorno di avvio dell iniziativa sino alla fine del periodo Clickday. Pagina 5 di 21

6 Preferibilmente in anticipo rispetto al giorno Clickday l utente dovrà: richiedere una chiave privata assegnata alla singola scuola; da conservare e da utilizzare il giorno del Clickday scaricare e compilare un file excel con i nomi dei candidati alle certificazioni e altre possibili info utili per la certificazione effettiva (sede preferita del Test Center, periodo orientativo dell esame, ecc.); ciò al fine di assicurarsi che la prenotazione corrisponda ad un fabbisogno definito e per facilitare le operazioni post-prenotazione di coordinamento dei Test Center. Pagina 6 di 21

7 2. Richiesta della Chiave Privata Dalla sezione dei Servizi Attivi del portale EDOC, cliccando sull icona del servizio ClickDay, l utente potrà accedere alla home page del servizio ClickDay. In questa pagina viene visualizzata la disponibilità dei voucher per ogni tipologia di certificazione, un riepilogo delle informazioni relative alla sua utenza che comprende ruolo, codice dell Istituto Scolastico, indirizzo di posta elettronica dell Istituto Scolastico, indirizzi di posta elettronica personali istituzionali. (ATT.NE: Il primo accesso da parte dell utente determina l abilitazione esclusiva a usufruire del servizio da parte del proprio Istituto Scolastico, definito dal codice meccanografico.) Pagina 7 di 21

8 Prima o durante il giorno del ClickDay, l utente può ottenere, attraverso il pulsante dedicato Ottieni Chiave Privata, la sua Chiave Privata utile per avere accesso garantito alla fase di prenotazione dei voucher. Pagina 8 di 21

9 Come riportato nella figura sopra la Chiave Privata viene inviata all indirizzo di posta elettronica dell Istituto Scolastico e per conoscenza agli indirizzi di posta elettronica associate al codice meccanografico, di seguito un esempio di inviata dopo la creazione della chiave privata. Pagina 9 di 21

10 Prima del ClickDay, viene mostrato all utente la possibilità di scaricare il file excel in modo da popolarlo con i potenziali utenti che vorranno conseguire una o più certificazioni. Non essendo ancora il giorno del ClickDay, un messaggio informa l utente che non è possibile effettuare altre attività e lo invita a tornare nella data prestabilita. Il giorno del ClickDay sarà annunciato sui vari canali di comunicazione tra cui la pagina Eventi del sito ufficiale Pagina 10 di 21

11 3. Pubblicazione Chiave Pubblica Nella periodo prestabilito per il Clickday verrà pubblicata la Chiave Pubblica nella sezione Eventi del Portale EDOC. Accedendo alla sezione Eventi ( nel periodo prestabilito sarà possibile identificare l evento predisposto per il Clickday. Pagina 11 di 21

12 Selezionando la voce Clicca qui per prendere nota della Chiave Pubblica... si potrà prendere visione della Chiave Pubblica e dunque procedere con la prenotazione dei voucher di esame. Pagina 12 di 21

13 4. Prenotazione dei Voucher Il giorno del Clickday ottenuta la Chiave pubblica dalla sezione Eventi del Portale Edoc, l utente accede al portale ClickDay nel giorno prestabilito. Viene suggerito all utente di scaricare il file excel necessario per completare la prenotazione dei voucher. Accede alla parte dedicata alla prenotazione esami attraverso il pulsante Prenotazione Voucher. Solo l utilizzo contemporaneo di Chiave Pubblica e Chiave Privata consentirà di procedere con la prenotazione. Una volta terminata la prenotazione, la coppia di chiavi non sarà più utilizzabile. Sulla Home Page dell iniziativa apparirà un Contatore che mostrerà il numero dei voucher ancora disponibili (e il tempo mancante alla chiusura dell iniziativa). Per procedere alla prenotazione, quindi, l utente deve inserire: - Chiave Privata (già fornita via a <codmecc@istruzione.it>, <nomedirigentescuola@istruzione.it> e <nomedsgascuola@istruzione.it>); - Chiave Pubblica (ottenuta dal Portale Edoc); - Selezionare il pulsante Verifica ; Pagina 13 di 21

14 Una volta fatto l accesso tramite la coppia di chiavi, la scuola potrà accedere alla scelta della tipologia di certificazioni (3 tipi di certificazione ECDL Google, PMQ, ITAF e 1 assessment EUCIP) ed alla indicazione della quantità richiesta per ciascuna di esse (nei limiti della disponibilità definita per pacchetto di ogni certificazione) e selezionare il pulsante Scelta Pacchetti Voucher. Pagina 14 di 21

15 Possono essere prenotabili più tipi di certificazioni contemporaneamente, ma un solo pacchetto per tipologia. Per procedere alla prenotazione l utente deve: - Selezionare la quantità in base al pacchetto disponibile per la tipologia di Certificazioni selezionata; - Selezionare il pulsante Verifica Disponibiltà ; - Un messaggio di avviso informa l utente che proseguendo non sarà possibile modificare la scelta effettuata; La funzione Verifica Disponibiltà in particolare verifica se la quantità di voucher richiesti è disponibile: - In caso negativo, l utente riceve un messaggio che la richiesta di voucher non può essere evasa e rimanda l utente a modificarne la quantità; - In caso positivo, l utente riceve un messaggio che la richiesta di voucher è stata memorizzata. Pagina 15 di 21

16 L utente a questo punto può tornare alla Home Page per finalizzare la procedura di prenotazione e dove viene presentato un riepilogo con le quantità di voucher richiesti per ogni tipologia di certificazione, come mostrato nella figura seguente: Pagina 16 di 21

17 O aggiungere nuove richieste di pacchetti voucher ( selezionando clicca qui...), di tipologia diversa da quelle già prenotate e non imputabili, come mostrato nella figura seguente: Pagina 17 di 21

18 5. Finalizzare la prenotazione dei Voucher Per finalizzare la scelta dei voucher, dovrà essere effettuato l upload del file excel precedentemente compilato. Solamente con il caricamento del file excel verrà confermata la prenotazione dei voucher. E definito un tempo massimo limite (al momento fissato in 3 giorni) tra inserimento della prenotazione e caricamento del file; se al termine del tempo limite il file non risulta caricato, le prenotazioni tornano nella disponibilità globale dei voucher da assegnare. A fine processo, dopo un controllo formale sul file caricato, viene confermata l avvenuta prenotazione dei voucher. Utente richiedente, indirizzo della scuola, DS e DSGA riceveranno e mail di conferma; notifica verrà anche inviata a HPE come gestore referente dell iniziativa. Nota: Poiché il processo prevede il download, la compilazione e l upload di un file, ne viene consigliato l utilizzo attraverso workstation PC standard. Tuttavia, per utenti esperti, è possibile l utilizzo anche via mobile device (tablet o smartphone); l applicazione è responsive al device e la gestione del file può essere effettuata attraverso un pre-caricamento in una delle APP standard (Google Drive, Dropbox, icloud, ) disponibili sul device o nei diversi APP Store. L utente per completare il processo di prenotazione, dalla pagina di riepilogo richeste voucher memorizzate, seleziona il pulsante Invia Allegato Excel. Pagina 18 di 21

19 - Utilizza il pulsante di selezione del file Excel (dimensione massima consentita 1MB); il suo utilizzo varia a seconda del dispositivo utilizzato: Da Personal Computer, si clicca sul pulsante «Sfoglia», si seleziona il file excel cliccando su Apri. Si completa l invio cliccando sul pulsante dedicato «invia (1MB)» Da dispositivo Android Google, si clicca sul pulsante «Sfoglia», si seleziona il file excel cliccando su Apri. Il dispositivo propone una applicazione per poter leggere il file come ad esempio Documenti Recenti oppure Archivio. Si completa l invio cliccando sul pulsante dedicato «invia (1MB)» Da dispositivo ios Apple, si clicca sul pulsante «Sfoglia», si seleziona la applicazione con cui è stato salvato il file precedentemente come ad esempio Drive di Google oppure icloud. Si completa l invio cliccando sul pulsante dedicato «invia (1MB)» Pagina 19 di 21

20 - Una volta inviato il file, il servizio effettua una verifica sulla corretta compilazione confrontando il numero di righe presenti con quelle richieste. In caso negativo (sia che siano superiori o inferiori), mostra un messaggio di errore per es. Il numero di righe presenti nel file Excel (x) non soddisfa le richieste di voucher richieste (y)! In caso di esito positivo, l utente può tornare alla Home Page per completare l ultima fase, in cui gli viene notificato che: Un riepilogo dei voucher prenotati è stato inviato all'indirizzo di posta elettronica dell'istituto Scolastico <codmecc@istruzione.it> e per conoscenza agli altri indirizzi di posta elettronica istituzionali personali: <nome.cognome@ .com>. Pagina 20 di 21

21 Accedendo a questo punto al portale ClickDay dopo aver completato la prenotazione, viene visualizzato a video un riepilogo dei voucher prenotati e un messaggio esplicito ringrazia l utente di aver usufruito del servizio ClickDay, pertanto può chiudere la pagina web e tornare alla Home Page del portale EDOC. Pagina 21 di 21