Prot. n. 306 /Cas (III) Roma, 15 / 1 / 2007

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1 M i n i s t e r o d e l l a G i u s t i z i a Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Penale Piazza di Firenze, Roma Tel. 06/ fax 06/ Ufficio III Prot. n. 306 /Cas (III) Roma, 15 / 1 / 2007 AI SIGG. PRESIDENTI DELLE CORTI DI APPELLO AI SIGG. DIRIGENTI AMMINISTRATIVI DELLE CORTI DI APPELLO AI SIGG. PROCURATORI GENERALI PRESSO LE CORTI DI APPELLO AI SIGG. DIRIGENTI AMMINISTRATIVI DELLE PROCURE GENERALI e p.c. AL SIG. DIRETTORE GENERALE PER I SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI LORO SEDI AL SIG. VICECAPO DEL DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA LORO SEDI Oggetto: Avvio in esercizio del Nuovo Sistema Informativo del Casellario. Attività propedeutica alla registrazione degli uffici iscrizione e degli utenti. Come è noto, nel 2005 sono state avviate le attività dirette alla progettazione e realizzazione del Nuovo Sistema Informativo del Casellario giudiziale (NSC) che dà attuazione al D.P.R. n. 313/ 2002, contenente il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti (TU). La progettazione e realizzazione del NSC, iniziativa di notevole importanza e complessità e fortemente innovativa, è stata portata a conclusione. Nel mese di dicembre sono iniziate le attività relative al collaudo definitivo e pertanto, allo stato, l avvio in esercizio è previsto per il 12 febbraio Ai c.d. sistemi fonte (Re.Ge. relazionale, SIES), progettati e realizzati dalla Direzione Generale per i sistemi informativi automatizzati, è stato attribuito il compito di garantire in futuro l alimentazione automatica della banca dati centralizzata del NSC, soprattutto con riferimento agli articoli 6 e 12 del TU che rappresentano la base per la certificazione dei carichi pendenti a livello nazionale. Allo stato attuale, poiché i sistemi fonte non sono stati ancora distribuiti sull intero territorio nazionale, l avvio in esercizio del NSC rappresenta una fase transitoria che prevede la gestione dei soli provvedimenti indicati negli articoli 3 e 9 del TU e l attivazione dei relativi servizi certificativi (del casellario giudiziale e dell anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato). L inserimento dei dati relativi ai 1

2 provvedimenti è previsto attraverso l utilizzo di maschere di inserimento dati, realizzate in ambiente WEB con caratteristiche di massima efficienza e usabilità. In questa fase transitoria, i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 d e l T U, esclusi quelli di competenza dell ufficio del casellario centrale, dovranno essere iscritti nel sistema dall ufficio iscrizione e, in via residuale, dall ufficio locale nei casi in cui continuerà a svolgere le funzioni di ufficio iscrizione (vedi allegato 2, punto 6). Per il raggiungimento di questo obiettivo, presso ciascun ufficio giudiziario dovranno essere costituiti uno o più uffici iscrizione con provvedimento del dirigente che ne nomina il responsabile e ne disciplina il funzionamento, secondo le competenze e le responsabilità assegnate dal T.U. e dal decreto dirigenziale in corso di emanazione, anche per quanto riguarda l assegnazione dei profili di abilitazione degli utenti al sistema. Ciascun ufficio iscrizione, costituito nell ambito dell ufficio giudiziario, secondo le scelte organizzative ritenute più idonee, sarà abilitato in via esclusiva alla modifica, rettifica o eliminazione dei provvedimenti che ha iscritto per estratto nel sistema. ( 1 ). Si fa presente che l avvio in esercizio del NSC comporterà la contestuale dismissione dell attuale sistema informativo del casellario. L Ufficio del casellario centrale, mediante una procedura informatizzata denominata migrazione, provvederà a trasferire nel nuovo sistema i dati relativi agli uffici e agli utenti, mantenendo per questi ultimi gli stessi profili di autorizzazione ( 2 ). Gli uffici in tal modo migrati dovranno comunque compilare la modulistica allegata al fine di completare i dati migrati con le informazioni integrative richieste dal NSC nonché al fine di comunicare le eventuali variazioni apportate alla struttura organizzativa dell ufficio o ai profili degli utenti migrati, in vista dell avvio in esercizio del nuovo sistema. Gli uffici non ancora collegati all attuale sistema dovranno invece avviare con la massima urgenza le attività propedeutiche alla registrazione sul sistema degli uffici iscrizione ovvero degli uffici che dovranno adempiere alla certificazione di cui all articolo 21 TU. Nei paragrafi seguenti sono riportate le indicazioni che gli uffici devono osservare per richiedere il collegamento a NSC e le istruzioni per la compilazione dei moduli che ciascun ufficio dovrà trasmettere direttamente e con la massima urgenza, entro il 31 gennaio 2007, all Ufficio del casellario centrale. In particolare sono riportate le direttive: par. A) per gli uffici che non sono collegati all attuale sistema; par. B) per gli uffici che sono già collegati; par. C) per tutti gli uffici giudiziari che avranno compiti certificativi; par. D) in materia di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato. 1 Per la determinazione e la costituzione dell ufficio iscrizione si deve considerare che gli utenti autorizzati e assegnati ad un determinato ufficio iscrizione non possono gestire (iscrivere, modificare o cancellare) i provvedimenti di proprietà di un altro ufficio iscrizione. Ad esempio, se nell ambito di un Tribunale vengono costituiti due uffici iscrizione (uno per il GIP e uno per il Dibattimento) gli utenti autorizzati per il GIP non possono gestire i provvedimenti del dibattimento e viceversa. 2 Con la migrazione è trasferita automaticamente nel NSC anche l intera banca dati dei soggetti e dei provvedimenti giudiziari, ad eccezione dei dati relativi ai soggetti che hanno compiuto l ottantesimo anno di età e ai provvedimenti che risultano da eliminare ai sensi dell articolo 5 del TU. L Ufficio Centrale comunicherà i dati non migrati, ai fini del controllo della corretta eliminazione, all Ufficio locale. 2

3 A) UFFICI N ON COLLEGATI ALL ATTUALE SISTEMA Gli uffici devono provvedere alla compilazione dei moduli per comunicare: i dati dell Ufficio e quelli del Referente della gestione degli accessi al sistema ( 3 ); i dati relativi al Responsabile dell Ufficio Iscrizione; la specie dei provvedimenti giudiziari già oggetto di compilazione della scheda la specie dei provvedimenti giudiziari già oggetto di compilazione del foglio complementare; la gestione delle autorità giudiziarie competenti all emanazione; le medesime informazioni di cui ai punti precedenti in relazione all anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato; Inoltre, per ciascun utente, dovranno essere indicati il livello di autorizzazione (c.d. profilo) per le attività di iscrizione, modifica, eliminazione e validazione dei dati e quello relativo alle attività di certificazione. Per agevolare la compilazione dei moduli, nell allegato 1) sono indicati sommariamente i compiti dell ufficio iscrizione così come individuati dal decreto dirigenziale in corso di emanazione, assegnati anche, nella fase transitoria e in via residuale, agli uffici locali. Gli uffici interessati da questa rilevazione sono gli uffici giudiziari che ancora compilano a mano le schede e i fogli complementari. Ne sono invece esclusi gli uffici della magistratura di sorveglianza, gli uffici del Giudice di pace non connessi alla RUG nonché gli uffici delle autorità giudiziarie militari. Per l inserimento nel sistema dei provvedimenti di competenza di questi ultimi uffici provvederà, nella fase transitoria, l ufficio del casellario locale competente per luogo di nascita, mentre per quelli emessi dagli uffici del pubblico ministero la competenza è dell ufficio del casellario locale coincidente con la sede del pubblico ministero. B) UFFICI GIÀ COLLEGATI ALL ATTUALE SISTEMA I dati relativi agli uffici e agli utenti presenti nell attuale sistema, compresi quelli che si collegano solo per fini certificativi, saranno trasferiti nel nuovo sistema mantenendo gli stessi profili di autorizzazione. Gli uffici cc.dd. schede che già trasmettono i dati per via telematica, anche se limitatamente alle schede penali, saranno migrati come uffici iscrizione e abilitati a svolgere tutti i compiti indicati nell allegato 1). Questi uffici devono trasmettere i dati di cui al paragrafo A) solo per comunicare variazioni sui dati dell Ufficio e degli utenti migrati (ad esempio disabilitare utenti, inserire nuovi utenti o assegnare diversi livelli di autorizzazione) o per comunicare variazioni su la specie dei provvedimenti giudiziari assegnati automaticamente o per richiedere la costituzione di altri Uffici iscrizione ovvero l accorpamento, nell ipotesi di più ex-uffici schede costituiti nell ambito dello stesso ufficio ( 4 ). 3 Estratto dal decreto dirigenziale in corso di definizione: Gli uffici locali, gli uffici iscrizione, gli uffici che esercitano la giurisdizione penale e quelli del pubblico ministero ai fini dell acquisizione diretta dei certificati di cui agli articoli 21 e 30 del TU, che richiedano la registrazione per l accesso al sistema comunicano preliminarmente all ufficio centrale il nominativo di un Referente della gestione degli accessi al sistema, con riferimento a tutte le utenze assegnate all ufficio. 4 Ad esempio, se per un Tribunale è stata attivata sul SIC attuale la trasmissione delle schede solo per il Dibattimento oppure solo per i decreti penali, questi Uffici dovranno inviare i moduli per comunicare i dati relativi all altro ufficio iscrizione oppure che le attività di iscrizione dei due uffici vengono compiute da un ufficio iscrizione centralizzato. 3

4 In tutti i casi si dovrà comunicare all ufficio centrale il nominativo di un Referente della gestione degli accessi al sistema, con riferimento sia a tutte le utenze migrate assegnate all ufficio, sia alle ulteriori eventualmente richieste. C) UFFICI CON COMPITI DI CERTIFICAZIONE 1) casellario giudiziale e anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato I servizi certificativi richiesti dall interessato, dal difensore, dalle pubbliche amministrazioni, dai gestori di pubblico servizio e per uso elettorale, continueranno ad essere assicurati dai soli uffici locali. Nella fase transitoria, in attesa dell adozione del regolamento di cui all art. 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, per ufficio locale si intende l ufficio costituito nell ambito delle Procure della Repubblica presso i Tribunali ordinari, già denominato casellario locale. Con ulteriore decreto dirigenziale saranno stabilite le regole tecniche di funzionamento inerenti i servizi certificativi degli uffici territoriali del giudice di pace e la relativa data di attivazione, nel rispetto di criteri di gradualità e tenuto conto dello stato di avanzamento del progetto per la realizzazione di punti di accesso per i servizi ai cittadini presso gli uffici del giudice di pace nonché quelle relative ai servizi certificativi degli uffici locali presso i tribunali per i minorenni. 2) certificati di cui agli articoli 21 e 30 del TU Tutti gli uffici che esercitano la giurisdizione penale e quelli del pubblico ministero dovranno acquisire i certificati di cui agli articoli 21 e 30 direttamente dal NSC. Per adempiere a tale obbligo gli uffici devono comunicare all Ufficio del casellario centrale i dati dell Ufficio, del Referente, dei Responsabili e, per ciascuna persona autorizzata all accesso al NSC, il livello di autorizzazione in ordine alle attività di certificazione e di gestione dei relativi registri. Agli uffici locali potranno quindi rivolgersi i soli uffici del giudice di pace non connessi alla RUG. Nel decreto dirigenziale in corso di emanazione è previsto che il direttore generale della giustizia penale possa comunque autorizzare, su richiesta motivata del dirigente, l acquisizione dei certificati di cui agli articoli 21 e 30 del T.U. per il tramite degli uffici locali. 3) casellario dei carichi pendenti nazionale e carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato Le attività di certificazione continueranno ad essere assicurate, su base locale, dagli uffici delle Procure della Repubblica presso i Tribunali secondo le modalità finora osservate e in conformità alle disposizioni del pubblico ministero. D) ANAGRAFE DELLE SANZIONI AMMISTRATIVE DIPENDENTI DA REATO Con l avvio in esercizio del NSC sarà data attuazione alla disciplina in materia di Anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato. A tal fine è stata realizzata la nuova banca dati centralizzata, nella quale dovranno essere iscritti i provvedimenti di cui all art. 9 TU emessi nei confronti di enti ( 5 ), compresi quelli divenuti irrevocabili prima dell avvio del NSC. In via transitoria ed in attesa dell acquisizione totale dei dati pregressi, nei certificati saranno riportati solo i provvedimenti giudiziari divenuti definitivi a partire dalla data di efficacia del decreto dirigenziale in via di emanazione. 5 Per ente si intende l'ente fornito di personalità giuridica, la società e l'associazione, anche priva di personalità giuridica, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; 4

5 Al fine di adottare le iniziative necessarie e di promuovere gli interventi opportuni per garantire la completa acquisizione dei dati pregressi, gli uffici giudiziari devono comunicare all Ufficio del casellario centrale, per posta elettronica o per mezzo fax, il numero dei provvedimenti divenuti irrevocabili nei confronti degli enti, entro e non oltre il 31 gennaio ========================================= L Ufficio del casellario centrale provvederà a comunicare tempestivamente i dati necessari per l accesso al NSC (nome utente e parola chiave) nonché la data dell avvio in esercizio del NSC e della contestuale dismissione dell attuale sistema. Le indicazioni sopra riportate sono state recepite nell emanando decreto dirigenziale contenente le regole procedurali e di carattere tecnico-operativo, per il quale sono stati richiesti i pareri del Garante della protezione dei dati personali e della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l innovazione e le tecnologie. Il decreto e la data di entrata in vigore saranno oggetto di pubblicazione sulla G.U. Le SS. LL, cui la presente nota è trasmessa a mezzo fax, sono pregate di disporre che la stessa, utilizzando ogni mezzo di trasmissione, anche telematica, venga comunicata a tutti gli uffici interessati. I Capi di questi ultimi vigileranno che i moduli siano compilati e trasmessi direttamente, con la massima sollecitudine, entro il 31 gennaio 2007, all Ufficio del casellario centrale per posta elettronica all indirizzo casellario.centrale@giustizia.it o per mezzo fax ai numeri , oppure La presente nota e i moduli con le relative istruzioni sono reperibili nella pagina home del sito del NSC (indirizzo: :7001/ nsc/ ) oppure nella sezione download del sito intranet del casellario (indirizzo: ). La nota e i moduli possono essere richiesti anche per fax al n.ro o per posta elettronica all indirizzo casellario.centrale@giustizia.it. Si prega di dare assicurazione, con gli stessi mezzi, dell avvenuta ricezione della nota. Al fine di ottimizzare la comunicazione delle prossime note/ circolari si pregano gli uffici interessati di trasmettere l indirizzo di posta elettronica di riferimento. Eventuali chiarimenti, in ordine alle questioni di carattere generale, telefonicamente ai numeri telefonici: oppure possono essere richiesti Per chiarimenti circa le modalità di compilazione dei moduli, sono invece a disposizione i seguenti numeri telefonici: 06/ oppure 255, 277, 292,285,284 e 282. Tutte le richieste di chiarimento possono inoltre essere rappresentate per posta elettronica all indirizzo: casellario.centrale@giustizia.it Il Direttore Generale F.to Maria Teresa Saragnano 5

6 ALLEGATO 1 A) COMPITI D ELL UFFICIO ISCRIZION E Iscrivere nel sistema in materia di casellario giudiziale: a) le sentenze e i decreti penali di condanna definitivi ( 6 ) b) le sentenze di proscioglimento o di non luogo a procedere per difetto di imputabilità o che hanno disposto una misura di sicurezza personale ( 7 ) c) i provvedimenti giudiziari penali di condanna pronunciati da autorità giudiziarie straniere se riconosciuti ai sensi dell articolo 730 e seguenti del codice di procedura penale d) i provvedimenti pronunciati dal Tribunale per i minorenni, compresi quelli emessi in funzione di magistrato o tribunale di sorveglianza e) i provvedimenti giudiziari emessi dal giudice dell esecuzione (c.d. fogli complementari) f) in materia civile, i provvedimenti indicati nell art. 3 comma 1 lettere p) e q) del T.U. g) i provvedimenti giudiziari che hanno disposto misure di prevenzione personali e quelli concernenti la loro esecuzione h) i dati relativi all'avvenuta esecuzione della pena pecuniaria Iscrivere, in materia di Anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, i provvedimenti giudiziari di cui all articolo 9, comma 1 del T.U. Eliminare dal sistema le iscrizioni di tutti i provvedimenti, esclusi quelli di competenza dell'ufficio centrale iscritti nel sistema a partire dalla data di avvio del NSC. 6 Non si iscrivono i provvedimenti di condanna concernenti contravvenzioni per le quali la legge ammette l oblazione, limitatamente alle ipotesi di cui all articolo 162 codice penale (sono quelle punibili con la sola ammenda), sempre che per questi provvedimenti non sia stata concessa la sospensione condizionale della pena. Viceversa, si iscrivono, anche se non viene concessa la sospensione condizionale della pena, quelle contravvenzioni (che pur essendo punibili con la sola ammenda) rientrano tra quelle per le quali la legge ammette l oblazione c..d speciale prevista dall articolo 162 bis del codice penale (cfr. art. 127 della legge 21/11/1981 n. 689). 7 le sentenze di proscioglimento o di non luogo a procedere per difetto di imputabilità si iscrivono anche se non viene disposta una misura di sicurezza. Sono iscritte invece le sentenze di proscioglimento o di non luogo a procedere, con causa diversa dal difetto di imputabilità, solo se hanno disposto una misura di sicurezza personale 6

7 ALLEGATO 2 B) COMPITI D ELL UFFICIO LOCALE 1. Rilasciare i certificati previsti dal testo unico limitatamente a quelli del casellario giudiziale e dell anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato; 2. Provvedere alle variazioni anagrafiche segnalate dai comuni di nascita in relazione ai soggetti nati nel circondario di riferimento; 3. Eliminare dal sistema i soggetti nati nel circondario quando il comune ne comunichi la morte; 4. Mantenere nel tempo la titolarità sulle variazioni relative ai provvedimenti inseriti nel sistema fino alla data di avvio in esercizio di NSC; 5. Provvedere all immissione delle schede cartacee e dei c.d. fogli complementari giacenti e alla validazione delle schede già trasmesse per via telematica; 6. Inserire i provvedimenti dell esecuzione relativamente a quelli del Pubblico Ministero e della Sorveglianza (Magistrato e Tribunale) emessi fino al momento dell interconnessione con il sistema SIES e i dati dell avvenuta esecuzione delle pene (eccetto quelle pecuniarie - vedi par. A lett. h); 7. Inserire i provvedimenti del Giudice di pace non connessi alla RUG e delle autorità giudiziarie militari; 8. Gli uffici locali saranno coinvolti anche dalle attività correlate al progetto di Dematerializzazione degli archivi che prevede l eliminazione delle schede cartacee e la gestione della banca dati locale che le sostituirà. 7