LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione teaching Staff da Impresa (STA) Anno Accademico 2012/2013 VADEMECUM

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1 LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione teaching Staff da Impresa (STA) Anno Accademico 2012/2013 VADEMECUM Si riportano i seguenti adempimenti necessari ai fini della mobilità docenti per attività didattica da impresa nell ambito del Programma LLP-Erasmus. Trattasi di un contributo spese variabile per il rimborso di viaggio e soggiorno messo a disposizione della commissione europea per personale di impresa straniera invitato a Padova da un docente locale a svolgere un breve periodo di insegnamento (di solito cinque ore in una settimana). Trattandosi di imprese che vengono scelte con criteri diversi dai docenti interessati non è esiste la sottoscrizione dell EUC European University Charter da parte dell azienda di appartenenza del docente straniero; un accordo interistituzionale bilateral agreement viene invece sottoscritto tra l Università e l impresa, se non nella forma contrattuale prevista nei rapporti tra Atenei, come lettera d intenti. Questa attività fa venir meno il principio di reciprocità trattandosi di un flusso di mobilità gestito con fondi comunitari disponibili presso l Ateneo che va in direzione incoming : l obiettivo è quello di portare nei corsi di studio di un ateneo un insegnamento inteso come valore aggiunto proveniente dal mondo dell impresa o comunque reale rispetto ad un determinato settore di studi. CRITERI DI AMMISSIBILITA I docenti devono prestare servizio presso l Impresa di appartenenza che deve essere in possesso delle caratteristiche indicate nella Decisione n. 170/2006/CE che istituisce il programma LLP. Le borse sono assegnate unicamente a docenti che rientrano in una delle seguenti categorie: cittadini di uno stato membro dell Unione Europea o di un altro paese partecipante al programma; oppure cittadini di altri Paesi, regolarmente impiegati in uno dei Paesi partecipanti al programma LLP. La mobilità del personale proveniente da un impresa eleggibile sarà basata su una lettera di invito da parte della Struttura (Dipartimento/Facoltà) dell Università degli Studi di Padova che ospiterà la mobilità. Il contributo per il rimborso spese sarà gestito dal Servizio Relazioni Internazionali. Periodo trascorso all estero: La mobilità non può avere una durata superiore a 6 settimane (42 giorni compresi sabati, domeniche e giorni festivi). Ai fini della ammissibilità della mobilità è obbligo impartire almeno 5 ore di docenza (ovvero almeno 1 giorno). Tuttavia è fortemente raccomandata una mobilità di almeno 5 giorni lavorativi,

2 affinché il contributo accademico offerto risulti efficace per l Istituto ospitante; periodi più brevi dovrebbero essere delle eccezioni. Le borse sono assegnate per: per ospitare personale proveniente da un impresa di uno dei Paesi partecipanti al Programma per svolgere attività didattica. La selezione delle candidature alla mobilità per attività didattica sarà effettuata sulla base di draft (concordato con l impresa di appartenenza) del programma di docenza ( Teaching Programme ) contenente gli obiettivi, il valore aggiunto della mobilità, il contenuto della docenza e i risultati attesi; prima della partenza il Teaching Programme dovrà essere formalmente approvato e sottoscritto dall impresa di appartenenza e dall istituto ospitante tramite lettera o . L Istituto ospitante in Italia e l impresa di appartenenza saranno responsabili della qualità del periodo di mobilità. Al termine della mobilità il docente presenterà una breve relazione sui risultati ottenuti più rilevanti. Criteri di priorità nella selezione previsti dall Handbook: - attività nelle quali il periodo di insegnamento del docente ERASMUS sarà parte integrante del programma di studio dell Istituto ospitante in Italia; - alle attività di mobilità che conducono alla produzione di nuovo materiale didattico; - alle attività di mobilità che saranno utilizzate per consolidare ed ampliare i Università ed impresa e per preparare futuri progetti di cooperazione; - precedenza a favore del personale che per la prima volta viene invitato per attività didattica. ASPETTI AMMINISTRATIVI Si riportano i seguenti adempimenti necessari per invitare personale d impresa dall estero a svolgere attività di docenza nell ambito del Programma LLP-Erasmus I) PRIMA DELLA SELEZIONE A) Accordo interistituzionale tra l Università degli Studi di Padova e l impresa o istituto di appartenenza del soggetto straniero che sarà invitato svolgere attività di docenza. Non è necessaria la stipula di un accordo Interistituzionale tra la struttura dell Università degli Studi di Padova e l istituto/impresa di appartenenza, ma la presenza di un accordo è in ogni modo auspicabile, ad esempio sotto forma di lettera di intenti B) Lettera di invito per il personale proveniente da un istituto/impresa straniera. Il documento, scaricabile in fac simile dall elenco della modulistica on-line, deve essere spedito dal docente di Padova alla persona dell istituto/impresa straniera invitata per svolgere attività di docenza. C) Compilazione del Teaching Programme dell attività di docenza. 2

3 Il documento, scaricabile dall elenco della modulistica on-line, deve essere compilato previo accordo con il docente straniero circa gli obiettivi, il valore aggiunto della mobilità, il contenuto della docenza e i risultati attesi. Per ridurre le tempistiche di accettazione ovvero di sottoscrizione e timbratura del Teaching Programme da parte dell istituto/impresa del docente invitato, si consiglia di spedire all estero la modulistica compilata a mezzo posta elettronica. Il Teaching Programme firmato e timbrato dall impresa ospitante può essere anticipato dall estero via fax. La presentazione di documentazione incompleta (come ad esempio la mancanza sul Teaching Programme di timbro e/o sottoscrizione dell impresa straniera e/o assenza della firma del dipendente invitato a tenere docenza eccetera) potrà comportare l esclusione della domanda. II) PRIMA DELL ARRIVO A PADOVA Almeno 15 giorni prima della partenza per Padova il docente straniero deve aver spedito al Servizio Relazioni Internazionali via Roma, Padova: D) L accordo finanziario istituzione/docente richiesto dall Agenzia Nazionale LLP all Ateneo ai fini dell erogazione del contributo comunitario; il modulo è scaricabile on-line dall elenco della modulistica. Tuttavia trattandosi di un contratto in lingua italiana sarebbe opportuno che il docente di Padova che formalizza l invito: proceda alla compilazione del modulo e anticipi lo stesso al docente straniero a mezzo posta elettronica. Qualora ciò sia comunque difficoltoso in via del tutto eccezionale sarà consentita la compilazione e la sottoscrizione in sede all arrivo. III) IN TRASFERTA: Durante il viaggio l interessato deve conservare o procurarsi e possibilmente già consegnare i seguenti documenti: 1) Biglietto del viaggio originale: nel caso di volo aereo i talloncini d imbarco nel caso di viaggio in auto le ricevute dei pedaggi autostradali. Quando il docente straniero si trova a Padova il viaggio non è ancora stato completato: ciò significa che può consegnare solo una parte dei documenti di viaggio originali e che appena rientrato dovrà provvedere all invio degli originali per posta al Servizio Relazioni Internazionali via Roma Padova 2) E) Dichiarazione dell Istituzione ospitante su carta intestata firmata e timbrata indicante il periodo di permanenza del docente presso la stessa (dal / al) il numero delle ore di lezione svolte e il titolo delle lezioni; trattandosi di una dichiarazione di una struttura dell Università di Padova, il docente che invita può produrre due originali il primo dei quali per il docente straniero il secondo da anticipare a mezzo posta interna al Servizio Relazioni Internazionali 3) Le pezze giustificative in originale (pernottamento, pasti, trasporti urbani etc.); in questo caso può essere consegnato tutto o quasi tutto al Servizio Relazioni Internazionali prima del ritorno anche tramite il docente di Padova che ha effettuato l invito. IV) AL RIENTRO DALLA TRASFERTA DI PADOVA: 3

4 Oltre a quanto indicato al precedente punto IN TRASFERTA entro circa 15 giorni* dal rientro va consegnata al Servizio Relazioni Internazionali la seguente documentazione: F) relazione sulla missione Teaching Staff, la cui traccia si può scaricare dalla pagina Web Modalità di invio della relazione una copia cartacea firmata in originale e consegnata unitamente agli altri documenti; un altra copia su file, trasmessa per posta elettronica al Servizio Relazioni Internazionali; Tutti gli altri documenti di cui al paragrafo III in trasferta qualora non siano già stati consegnati con le modalità nello stesso previste; in particolare andrà sicuramente consegnata la documentazione originale relativa al viaggio del ritorno (ad esempio carta d imbarco vedi nr. 1 del paragrafo II). * per consentire la liquidazione del contributo la pratica deve essere completa di tutti i documenti; tenendo presente che si tratta di spedizioni provenienti dall estero il termine di 15 giorni va considerato come indicativo e non perentorio. Nell interesse del beneficiari sarebbe opportuno procedere con l invio della documentazione il prima possibile a: Servizio Relazioni Internazionali Erasmus - Teaching Staff da impresa LLP Via Roma, Padova N.B. Tutta la documentazione indicata è richiesta per adempiere a quanto previsto dal contratto istituzionale sottoscritto tra l Università degli Studi di Padova e l Agenzia Nazionale LLP Italia ed indispensabile per la realizzazione della mobilità. ASPETTI FINANZIARI Ai fini della mobilità per attività didattica da Impresa sono ammissibili i seguenti costi: V) i costi di viaggio VI) i costi di soggiorno (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione, assicurazione del viaggio) V) VIAGGIO ( e visto se del caso) 4

5 Per i costi di viaggio si fa riferimento alle spese effettivamente sostenute; pertanto dovranno essere conservati agli atti gli originali dei documenti di spesa (biglietto viaggio a/r; carte di imbarco etc.). Dovrà essere utilizzata la tariffa più conveniente, ad esempio in caso di viaggio aereo dovranno essere utilizzate le tariffe Apex e optare per tariffe ridotte. Le spese di viaggio comprendono tutti i costi sostenuti per raggiungere il luogo di destinazione (in alcuni casi il viaggio richiede l utilizzo di più mezzi di trasporto: ad esempio aereo e treno). Sono altresì spese di viaggio quelle relative a mezzi di trasporto sussidiari utilizzati in Italia per raggiungere l aeroporto o la stazione ferroviaria dalla sede di servizio (sia nel viaggio di andata che in quello di ritorno) e nel Paese ospitante come il tragitto dall aeroporto all istituzione (sia all andata che al ritorno). I costi per gli spostamenti locali (per esempio dall albergo o al luogo di riunione) fanno parte dei costi di soggiorno; tuttavia come prevede il Regolamento di Ateneo se documentati possono essere fatti gravare su eventuali cofinanziamenti di Ateneo in virtù di quanto descritto al prossimo paragrafo VI) Soggiorno. a) Mezzi di trasporto Per distanze non superiori a 400 km sono ammessi esclusivamente i viaggi in treno (in prima classe se il beneficiario lo desidera), salvo in caso di urgenza o per tragitti che prevedono l attraversamento di un tratto di mare. Per le distanze superiori a 400 chilometri è possibile ricorrere al viaggio aereo, ma limitatamente alle tariffe della classe economica (Apex o altre tariffe scontate). I costi di viaggio effettuato con autovettura privata (personale o aziendale) sono ammissibili se il viaggio può essere dimostrato (ad esempio con i pedaggi autostradali o le ricevute del carburante) e se il costo non è eccessivo, il rimborso delle spese avverrà scegliendo l opzione più economica tra: a) una tariffa chilometrica conformemente alle norme interne dell Istituto fino ad un massimo di euro 0,22 per Km; b) il prezzo del biglietto ferroviario (I^ classe), aereo o dell autobus per la tratta percorsa, se disponibile. Verrà rimborsato soltanto un biglietto, indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Il costo dovrà risultare da una dichiarazione di una agenzia di viaggio e delle ferrovie o della società di trasporti pertinente; dalla dichiarazione dovrà risultare la tratta per la quale si chiede il rimborso dei costi. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante dalla quale risulti che l opzione scelta è la più economica. Per il taxi: sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso avverrà indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Tranne che per giustificati motivi, tempo, bagagli eccessivi, orari, il rimborso del taxi nei tragitti di collegamento durante il viaggio (ad esempio casa/aeroporto o aeroporto/istituzione ospitante oppure hotel) è rimborsabile sui fondi comunitari su presentazione della ricevuta di pagamento per un importo equivalente al prezzo del biglietto del treno in prima classe o del mezzo pubblico 5

6 esistente nel tragitto in questione (bus, metropolitana). Il costo dovrà essere documentabile o risultare da una dichiarazione di una agenzia di viaggio e delle ferrovie o della società di trasporti pertinente; dalla dichiarazione dovrà risultare la tratta per la quale si chiede il rimborso dei costi. Eventuali eccedenze non saranno rimborsate o rimborsate in presenza di un cofinanziamento di Ateneo. L'esempio classico è il taxi collettivo che collega Padova all'aeroporto "Marco Polo": il costo rimborsabile è quello del biglietto dell autobus diretto da Padova all aeroporto di gran lunga inferiore effettivo. Nei tragitti urbani durante il soggiorno il costo del taxi non è rimborsabile; tuttavia trattandosi di un compenso (vedere di seguito), la disponibilità di un eventuale cofinanziamento di Ateneo, consentirà di rimborsare a parte il costo per i trasporti locali, incluso il taxi (vedi sotto paragrafo VI). Per le auto noleggiate (categoria massima B o equivalente): sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso avverrà indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante con la quale si motiva l uso dell auto noleggiata o del taxi. b) documentazione delle spese di viaggio Viaggio in treno su presentazione del biglietto originale; Viaggio in aereo: presentazione del biglietto originale e dei talloncini d imbarco; Mezzo proprio o Taxi: alla ricevuta del taxi si dovrà allegare il certificato dell ente di trasporto pubblico locale e/o ferroviario attestante il costo del biglietto per la stessa tratta; nel caso dell'auto propria il viaggio dovrà essere giustificato fornendo la prova della sua effettiva realizzazione (ad esempio i pedaggi autostradali). Autovettura privata a noleggio: presentazione della fattura della società di autonoleggio; c) altri costi connessi al viaggio I costi di assicurazione per il viaggio vanno inclusi nell ambito dei costi di soggiorno. Per spese di assicurazione, si intendono costi come l assicurazione dell auto a nolo, in quanto il contratto di assicurazione si sottoscrive obbligatoriamente con quello di noleggio. Altre coperture assicurative, come quella per il furto del bagaglio, non sono rimborsabili in quanto il bagaglio è già assicurato dalla compagnia aerea con l acquisto del biglietto. Saranno inoltre a carico del Beneficiario le spese per l assicurazione sanitaria. Nei costi di viaggio può essere rimborsato quello relativo al visto. d) giorni di viaggio ammissibili I giorni di viaggio ammissibili riconosciuti sono 2: l andata ed il ritorno. L Agenzia Nazionale si riserva di non rimborsare i costi del viaggio se il partecipante si trattiene per motivi personali oltre il periodo ammissibile (prima o dopo l attività). Quindi la cosa va opportunamente autocertificata dallo stesso. VI) SOGGIORNO (vitto, alloggio, comunicazione, trasporti urbani, assicurazione del viaggio) 6

7 In base a quanto stabilito dalle "Regole per la rendicontazione della mobilità dei docenti ERASMUS" dell'handbook Erasmus, il rimborso delle SPESE DI SOGGIORNO nell ambito dell attività di didattica del personale proveniente da impresa è solo forfetario in base al numero di giorni. Il rimborso di spese di trasferta a favore di personale non dipendente non può essere fatto ricadere nel regime delle missioni. Il rimborso sarà un compenso onnicomprensivo. Il calcolo del costo di soggiorno potrà essere forfetario, moltiplicando il nr. di giorni per il valore forfetario giornaliero, oppure analitico. Nel primo caso si prende a prestito quanto stabilito dal comma 4 articolo 4 del Regolamento di Ateneo per le Missioni (attualmente euro 77,47 al giorno ovvero la cosidetta quota esente). Il costo per i trasporti locali, incluso il taxi per la difficoltà di imputarlo sui fondi comunitari, in linea con quanto previsto dal Regolamento interno saranno rimborsati a parte sul cofinanziamento (vedi sopra paragrafo V mezzi di trasporto taxi ). Nel secondo caso, per far fronte alla problematica relativa a rimborsi nei quali il costo effettivo del soggiorno sia maggiore del valore forfetario preso a prestito dal regolamento di ateneo per le missioni (77,47 euro/giorno), con delibera 06/02 del 18 febbraio 2008, il C.d.A ha approvato la copertura finanziaria dell eccedenza a valere dei fondi di ateneo, cofinanziamento messo a disposizione delle attività STA all inizio di ogni anno solare. La quantificazione dei costi in eccedenza, rispetto al valore di 77,47 euro/giorno avviene con la consegna di tutta la documentazione di spesa relativa al soggiorno (fattura hotel, ricevute pasti e trasporti locali). Il presente rimborso è analitico e in base all Handbook non ammissibile a livello comunitario. Tuttavia l imputazione sui fondi comunitari esclusivamente di costi giornalieri fino a 77,47 euro parifica la procedura analitica a quella forfetaria ovvero l unica riconosciuta dalla normativa comunitaria. In conclusione, sui fondi comunitari il costo del soggiorno graverà sempre in maniera forfetaria moltiplicando il numero di giorni di missione per il valore di 77,47 euro/giorno sia quando viene esplicitamente richiesto il rimborso forfetario che quando viene richiesto quello analitico essendo il costo effettivo del soggiorno superiore al forfait. Questa modalità ovvero la copertura dei costi aggiuntivi presuppone la presenza di un cofinanziamento di ateneo: i limiti di spesa giornaliera sono quelli per Paese stabiliti dalla tabella comunitaria in vigore. L Agenzia Nazionale ogni anno fissa il limite minimo e massimo del contributo comunitario (attualmente il valore è compreso tra un minimo di 450 euro ed un massimo di 900). Spetta all Ateneo determinare il valore del contributo in base al numero di flussi che si programma di realizzare e al cofinanziamento disponibile. Una volta deciso tale importo deve essere uguale per tutte le STA di un dato anno a prescindere dalla durata del soggiorno (max 6 settimane). Nel bando l Ateneo ogni anno di fatto formalizza l ammontare del contributo comunitario e il conseguente numero di flussi nonché l importo del contributo aggiunto a titolo di cofinanziamento. E il cofinanziamento che consente la copertura di costi non eleggibili per il regolamento comunitario nel rimborso forfetario e di quelli aggiuntivi nel caso di rimborso analitico. Insieme il contributo comunitario più quello di ateneo stabiliti nel bando costituiscono il limite massimo di rimborso per l attività didattica del personale proveniente da impresa. Considerati gli importi in questione, nel caso di soggiorni lunghi (indicativamente superiori ai 15 giorni), il numero di giorni rimborsati (in maniera forfetaria o analitica) potrà essere inferiore al numero effettivo di giorni di durata del soggiorno. 7