Resta in vigore, invece, l articolo 39 della legge 23 dicembre 1998 n. 448 relativo all autocertificazione dei soggetti portatori di handicap.

Transcript

1 Genova, 9 agosto 2001 Prot. n. 588 Allegati: 4 Oggetto: Semplificazione delle certificazioni amministrative (D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445). Circolare. Ai Signori Dirigenti Generali della Giunta regionale Ai Signori Dirigenti della Giunta regionale e, p.c. Al Signor Presidente della Giunta regionale Al Signor Vice Presidente della Giunta regionale Ai Signori Assessori Al Signor Segretario Generale del Consiglio Regionale LORO SEDI 1. PREMESSA. Il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 (testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) ha riordinato in un unico provvedimento l insieme delle disposizioni che disciplinano la semplificazione della documentazione amministrativa, già regolamentate dalla legge 4 gennaio 1968 n. 15, dalla legge 15 maggio 1997 n. 127, dalla legge 16 giugno 1998 n. 191 e dal D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403, ora abrogate dall articolo 77 del D.P.R. 445 citato. Resta in vigore, invece, l articolo 39 della legge 23 dicembre 1998 n. 448 relativo all autocertificazione dei soggetti portatori di handicap. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

2 In materia rilevano inoltre la circolare del Ministero dell Interno 2 febbraio 1999 n. 2 (pubblicata in Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 36 del ) e la circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri 5 febbraio 1999 n /10888/9.84 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 33 del ). Finalità di tale normativa è quella di semplificare il rapporto utente-pubblica amministrazione dando rilevante impulso all istituto delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, che diventa, insieme a quello dell acquisizione autonoma di dati e notizie relative al cittadino già in possesso della pubblica amministrazione, elemento fondamentale di riferimento nella produzione di istanze e documenti alla pubblica amministrazione. Dagli accertamenti risultanti dai controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive negli anni 1999 e 2000, si evince in generale la regolarità delle autodichiarazioni e la rilevante semplificazione prodottasi sia per il cittadino che per la Regione. Con la presente circolare, sostitutiva della circolare del Segretario della Giunta regionale prot. 690 del 5 luglio 1999, premessa una sintesi della nuova disciplina, si intende assicurarne l applicazione omogenea con specifico riferimento a: a) le principali modifiche introdotte dal D.P.R. 445/2000 rispetto alla disciplina preesistente e applicazione nell ordinamento regionale del controllo a campione sulle dichiarazioni sostitutive; b) la valutazione dell impatto della normativa sui procedimenti e sull organizzazione degli uffici; c) la revisione della modulistica per le dichiarazioni sostitutive e per le istanze; d) l individuazione dei criteri per la verifica sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive attraverso controllo a campione; e) l individuazione degli strumenti e delle modalità per la trasmissione e l acquisizione d ufficio di dati e documenti; f) la responsabilità e le sanzioni comminate a carico del personale che non osservi gli specifici doveri d ufficio in materia; g) le dichiarazioni mendaci o non veritiere dell interessato al provvedimento e decadenza dei benefici conseguiti; h) le iniziative tese a promuovere l informazione agli utenti; REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

3 i) il monitoraggio e la verifica dell attuazione delle disposizioni in materia di autocertificazione. 2. LE PRINCIPALI MODIFICHE INTRODOTTE DAL D.P.R. 445/2000 ALLA DISCIPLINA PREESISTENTE E APPLICAZIONE NELL ORDINAMENTO REGIONALE DEL CONTROLLO A CAMPIONE SULLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE. PRINCIPALI MODIFICHE INTRODOTTE DAL D.P.R. 445/2000. Il testo unico approvato con il D.P.R. 445/2000 riunisce tutte le norme già contenute in leggi e regolamenti che riguardano la materia della documentazione amministrativa, introducendo alcune modifiche rispetto alla disciplina preesistente, che sono di seguito esposti. a) Estensione dell uso delle dichiarazioni sostitutive nei rapporti privati (articolo 2) L applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione viene estesa a tutti i soggetti privati che la vogliono accettare (articolo 2) quali ad esempio, banche e assicurazioni. E stata così riconosciuta ai privati la possibilità di accettare le autocertificazioni dei propri clienti, senza limitare la loro sfera di autonomia privata e, quindi, senza imporre l obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive. b) Ampliamento della possibilità di uso di dichiarazioni sostitutiva per i cittadini extracomunitari (articolo 3) Viene estesa la possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive degli extracomunitari con regolare permesso di soggiorno limitatamente agli stati, qualità personali e fatti certificabili o attestabili in Italia da soggetti pubblici (articolo 3). Inoltre le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate anche nell ambito di materie per cui esiste una convenzione tra l Italia e il paese di provenienza del cittadino extracomunitario e restano, in ogni caso, salvi i casi regolati dalla normativa sull immigrazione. c) Casi di impedimento (articolo 4) La dichiarazione di impedimento di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni di salute può essere sostituita dalla dichiarazione resa dal REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

4 coniuge, o in sua assenza, dai figli, o in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado. La dichiarazione deve contenere l indicazione della esistenza di un impedimento temporaneo per ragioni di salute e va resa innanzi al pubblico ufficiale che deve accertare l identità della persona che rende la dichiarazione. Per i casi di impedimento a firmare (analfabetismo e impedimento fisico) già presenti nel D.P.R. 403/1998, il testo unico elimina l indicazione delle cause dell impedimento. d) Presentazione di istanze e dichiarazioni sostitutive e autenticità della sottoscrizione (articoli 21, 38 e 39) L autenticità della firma delle istanze e di tutte le dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizio pubblico viene sempre assicurata mediante la firma di fronte al dipendente addetto oppure la presentazione (o l invio per fax) allegando copia del documento di identità della persona che l ha firmato. La fotocopia è inserita nel fascicolo. Non è soggetta ad autenticazione la sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l assunzione nelle pubbliche amministrazioni e per gli esami diretti al conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali. Rimane l autenticazione con le modalità tradizionali (davanti a notaio, segretario comunale, dipendente incaricato dal sindaco, cancelliere, dipendente addetto a ricevere la documentazione) per le domande relative alla riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc. ) da parte di un altra persona. e) Divieto di chiedere certificati (articoli 43 e 46) Le amministrazioni e i gestori pubblici non possono chiedere ai cittadini i certificati in tutti i casi in cui si può fare l autocertificazione ed i documenti che esse stesse sono tenute a certificare o che comunque sono in loro possesso. Invece di chiedere i certificati al cittadino, le amministrazioni devono accettare l autocertificazione o acquisire d ufficio le informazioni necessarie, facendosi indicare dal cittadino interessato gli elementi indispensabili al loro reperimento. La richiesta di certificati nei casi descritti costituisce violazione dei doveri d ufficio. f) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (articolo 46) REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

5 Viene integrato l elenco degli stati, fatti e qualità personali attestabili con dichiarazioni sostitutive di certificazione. Oltre ai casi già previsti in precedenza si può attestare con dichiarazione sostitutiva di certificazione: di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato. g) Documenti di riconoscimento e di identità (articolo 35) Viene chiarito che in tutti i casi in cui è richiesto un documento di identità, lo stesso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente, che sono: il passaporto; la patente di guida; la patente nautica; il libretto di pensione; il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; il porto d armi; le tessere di riconoscimento rilasciate dalle pubbliche amministrazioni dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente. h) Le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà (articoli 38 e 47) ed autentica di copie (articolo 19) Con le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà può essere attestato - oltre ai fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del diretto interessato non compresi nell elenco dei dati autocertificabili con la dichiarazione sostitutiva di certificazione - la conformità all originale di copia di un documento. Il testo unico amplia i casi in cui è ammessa la possibilità, già introdotta nel D.P.R. 403/1998 per le pubblicazioni, di sostituire l autentica di copia con la dichiarazione di conformità all originale, effettuata con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. i) Controlli e acquisizione diretta (articoli 43, 71 e 72) Il testo unico ha precisato meglio le misure organizzative da adottare per assicurare l acquisizione diretta di certificazione ed i controlli. In particolare sono individuati precisi doveri e responsabilità per le amministrazioni certificanti, sia nel mettere a disposizione le proprie banche dati sia per ciò che attiene gli adempimenti REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

6 organizzativi necessari per dare risposta alle amministrazioni che richiedono la conferma dei dati autocertificati dai cittadini. l) Doveri e responsabilità dei pubblici dipendenti (articoli 72, 73 e 74 ) Il testo unico prevede espressamente che costituisce violazione dei doveri d ufficio la richiesta di certificati o atti di notorietà nei casi in cui vi sia l obbligo del dipendente di accettare le dichiarazioni sostitutive, la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive e il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l esibizione di documenti di riconoscimento. Inoltre l articolo 73 prevede che la mancata risposta entro 30 giorni dalla richiesta di controllo costituisca violazione dei doveri d ufficio per il funzionario responsabile. CONTROLLO A CAMPIONE SULLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE. Per quanto attiene alla disciplina in materia di controllo sulle dichiarazioni sostitutive nella Regione Liguria si prevede, al successivo punto 5 della presente circolare, la generalizzazione delle verifiche a campione sul 5 per cento delle istanze presentate per ciascun procedimento curato dalle strutture regionali (con soppressione di ogni riferimento all importo degli stessi). 3. LA VALUTAZIONE DELL IMPATTO DELLA NORMATIVA SUI PROCEDIMENTI E SULL ORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI. Si richiamano, in generale, le indicazioni fornite con la richiamata circolare del Ministero dell Interno 2 febbraio 1999 n. 2 integrate con le considerazioni di seguito esposte. Gli elementi che è possibile certificare ricorrendo alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni sono quelli indicati nel comma 1 dell articolo 46 del D.P.R. 445/2000, e cioè: a) data e luogo di nascita; b) residenza; c) cittadinanza; d) godimento dei diritti civili e politici; e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; f) stato di famiglia; g) esistenza in vita; REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

7 h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell ascendente o discendente; i) iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; l) appartenenza a ordini professionali; m) titolo di studio, esami sostenuti; n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l indicazione dell ammontare corrisposto; q) possesso e numero del codice fiscale, della partita I.V.A. e di qualsiasi dato presente nell archivio dell anagrafe tributaria; r) stato di disoccupazione; s) qualità di pensionato e categoria di pensione; t) qualità di studente; u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; z) tutte le situazioni relative all adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; cc) qualità di vivenza a carico; dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell interessato contenuti nei registri dello stato civile; ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato. L articolo 39 della legge 23 dicembre 1998 n. 448 dispone poi che i soggetti portatori di handicap riconosciuti ai sensi della legge 5 febbraio 1992 n. 504, attestano mediante autocertificazione, l esistenza delle condizioni personali richieste ai fini dell adozione dei provvedimenti amministrativi o dell acquisizione di vantaggi, agevolazioni fiscali o tributarie e di ogni altra utilità, erogata da soggetti pubblici o gestori o esercenti pubblici servizi. Con la soppressione dell istituto delle dichiarazioni provvisoriamente sostitutive sono stati implicitamente abrogati gli articoli 2 e 4 del regolamento regionale n. 4/1994, che regolavano rispettivamente i casi in cui era possibile ricorrere a tali dichiarazioni e la successiva presentazione della documentazione provvisoriamente sostituita dall autocertificazione. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

8 L articolo 47 del D.P.R. 445/2000 dispone l estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà. L interessato può ricorrere ad esse per comprovare, a titolo definitivo, tutti gli stati, fatti o qualità personali, che non siano già certificabili mediante dichiarazione sostitutiva di certificazioni e salve eventuali eccezioni previste in legge. La dichiarazione resa nell interesse proprio del dichiarante, infatti, può riguardare anche stati, fatti o qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza. Inoltre la dichiarazione può riguardare anche la conformità all originale della copia di una pubblicazione (già presente nel D.P.R. 403/1998) o di un atto o di un documento rilasciato e conservato da una amministrazione pubblica, del titolo di studio o di servizio, dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati. PRESENTAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DELLE DICHIARAZIONI Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e quelle sostitutive dell atto di notorietà possono essere contestuali all istanza o presentate autonomamente. La nuova normativa ha eliminato l obbligo dell autenticazione della firma, anche nel caso in cui l istanza o il documento contenga dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà. Così è sufficiente che l istanza o la dichiarazione sia sottoscritta dall interessato alla presenza del dipendente addetto. Alternativamente è, poi, possibile che in luogo della sottoscrizione alla presenza del dipendente addetto, l interessato provveda a sottoscrivere l istanza o la dichiarazione sostitutiva e la invii o la trasmetta insieme a fotocopia informale del proprio documento di riconoscimento in corso di validità. A tal fine l articolo 35 del D.P.R. 445 citato, prevede che in tutti i casi in cui nel testo unico viene richiesto un documento di identità, la carta di identità (cartacea o elettronica) può essere sostituita da un documento di riconoscimento equipollente, i quali sono: il passaporto; la patente di guida; la patente nautica; il libretto di pensione; il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; il porto d armi; REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

9 le tessere di riconoscimento rilasciate dalle pubbliche amministrazioni dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente. La dichiarazione sostitutiva della certificazione e quella sostitutiva dell atto di notorietà, non richiedendo più l autenticazione della firma, non sono soggette a bollo qualora siano contestuali all istanza, e cioè contenute o allegate alla stessa. Alla medesima disciplina, secondo l interpretazione contenuta nella circolare n. 2/1999 citata, sono assoggettate le dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà e di certificazioni collegate funzionalmente ad un istanza amministrativa, intendendosi per tali quelle non comprese in una istanza a una pubblica amministrazione, ma comunque richiamate nell istanza medesima o ad essa collegate funzionalmente, anche se prodotte non contestualmente ma in un secondo momento. La regola è che tutte le dichiarazioni sostitutive, anche redatte separatamente dall istanza, possono essere prodotte all amministrazione senza necessità di autenticazione delle firme (e senza imposta di bollo) purché abbiano un qualsiasi collegamento funzionale con una contestuale o separata istanza amministrativa. Dette dichiarazioni possono essere presentate dall interessato direttamente al dipendente addetto e sottoscritte in sua presenza o possono essere inviate all ufficio che ha in corso l istanza principale, con allegata la fotocopia di un documento di identità (senza, perciò, necessità di una sottoscrizione alla presenza del dipendente addetto). In particolare, similmente a quanto previsto nell ordinamento statale, per la dichiarazione sostitutiva di certificazione presentata autonomamente dall istanza è sufficiente la sola firma dell interessato. I fatti da certificare con la dichiarazione sostitutiva dell atto notorio non devono risultare da registri, elenchi o albi tenuti da una pubblica amministrazione (altrimenti il cittadino può sopperirvi con una normale dichiarazione sostitutiva di certificazione). L articolo 38 del D.P.R. 445, prevede che la sottoscrizione di istanze e dichiarazioni da produrre agli organi dell amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione ove sia apposta in presenza del dipendente addetto ovvero l istanza sia presentata (o inviata via fax) unitamente a copia fotostatica, ancorché non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l uso della carta di identità elettronica. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

10 L istanza e la copia fotostatica del documento possono essere inviate per via telematica, salvo quanto previsto, nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, dal regolamento di cui all articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997 n. 59. Le disposizioni si applicano ai cittadini italiani e dell Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell Unione europea. DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI NON APPARTENENTI ALL UNIONE EUROPEA L articolo 3 del D.P.R. 445/2000 stabilisce che le norme relative alla semplificazione delle certificazioni amministrative si applica ai cittadini della Unione europea secondo le stesse modalità previste per i cittadini italiani. Per i cittadini di Stati non appartenenti all Unione regolarmente soggiornanti in Italia, il comma 2 del citato articolo 3, prevede che gli stessi possano utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell immigrazione e la condizione dello straniero. Al di fuori dei casi previsti nel comma 2 dell articolo 3 citato, i cittadini non appartenenti all Unione europea autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali tra l Italia e il Paese di provenienza del dichiarante. Nei restanti casi, e cioè al di fuori di quelli di cui ai commi 2 e 3 dell articolo 3, gli stati, le qualità personali e i fatti sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all originale. VALIDITA DELLE CERTIFICAZIONI E DELLE RELATIVE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE L articolo 41 del D.P.R. 445/2000 dispone che i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti fatti personali non soggetti a modificazione hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data del rilascio, salvo che disposizioni di legge o regolamentari prevedano una validità superiore. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

11 I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti dello stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché da gestori e esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. La validità delle dichiarazioni sostitutive è corrispondente a quella dei certificati sostituiti. Il comma 2 del citato articolo 41 prevede che il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso una volta acquisita la dichiarazione dell interessato, ferma restando la facoltà di verificare la veridicità e l autenticità delle attestazioni prodotte. LIMITI ALL USO DELL AUTOCERTIFICAZIONE L articolo 49 del D.P.R. 445/2000 contempla espressamente alcune eccezioni alla normativa in materia, disponendo che, salvo specifiche deroghe previste dalla normativa di settore, non possono essere sostituite da altro documento i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti. RISERVATEZZA DEI DATI CONTENUTI NEI DOCUMENTI TRASMESSI ALLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI Al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all articolo 22 della legge 31 dicembre 1996 n. 675, i certificati e i documenti trasmessi a pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali indicate da legge o regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite. L articolo 48 del D.P.R. 445/2000 prevede, inoltre, che nei singoli moduli per la dichiarazione sostitutiva predisposti dall amministrazione sia inserita l informativa di cui all articolo 10 della legge 31 dicembre 1996 n REGOLARIZZAZIONE DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE Se le dichiarazioni sostitutive presentano delle irregolarità o delle omissioni che non costituiscono falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all interessato di tale irregolarità. In mancanza di regolarizzazione da parte dell interessato, il procedimento per il quale è stata resa la dichiarazione non ha seguito. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

12 ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI ED ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO DA PARTE DEGLI INTERESSATI. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi, ai sensi dell articolo 43 del D.P.R. 445/2000 non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti elencati dall articolo 46 del D.P.R. 445 citato (e cioè i casi nei quali sono ammesse le dichiarazioni sostitutive di certificazione), che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti e certificati le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell interessato, dell amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall interessato. L articolo 45 del D.P.R. 445 disciplina la documentazione mediante esibizione dei documenti dell interessato. Possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza. Alle pubbliche amministrazioni ed ai gestori o esercenti di servizi pubblici, nel caso in cui all atto di presentazione dell istanza sia richiesta l esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, è vietato richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito, fatto salvo, in ogni caso, la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento. Nei casi in cui l amministrazione acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali o fatti mediante l esibizione da parte dell interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene mediante l acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso. Nell ipotesi in cui l interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso purché l interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. Si uniscono sub allegato 3 e allegato 4 modelli relativi rispettivamente all acquisizione diretta di documenti da parte delle pubbliche amministrazione ed all acquisizione di informazioni mediante esibizione del documento di identità o di ricoscimento. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

13 4. REVISIONE DELLA MODULISTICA PER LE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE E PER LE ISTANZE. Al fine di assicurare l effettiva applicazione della normativa sulle certificazioni amministrative, le strutture competenti provvedono alla revisione della modulistica relativa ad ogni istanza da presentare alla Regione, inserendo nella stessa le formule per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni o dell atto di notorietà in tutti i casi in cui le stesse sono ammissibili ai sensi della normativa generale di cui al D.P.R. 445/2000 o ai sensi delle singole normative di settore. Il modello deve contenere anche indicazioni sulle diverse possibilità di presentazione dell istanza e su ogni altra facoltà per l interessato. Nel modello vanno, inoltre, indicati gli uffici ai quali possono essere segnalati disservizi che abbiano comportato la disapplicazione della normativa in materia e le sanzioni a carico del dipendente che rifiuti illegittimamente di ricevere la documentazione. Nel modello deve essere altresì indicata la possibilità di richiedere l acquisizione d ufficio della documentazione da parte della pubblica amministrazione, la specificazione delle sanzioni penali comminate in caso di false dichiarazioni (con una formula del tipo consapevole delle sanzioni penali nel caso di dichiarazione non veritiera di formazione o uso di atti falsi, richiamati dall articolo 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n.445, dichiara ) e l informativa in materia di privacy (con una formula del tipo Dichiaro di essere informato, ai sensi e per gli effetti di cui all articolo 10 della legge 675/1996 che i dati personali raccolti saranno trattati, anche con strumenti informatici, esclusivamente nell ambito del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa ). Si uniscono, sub allegato 1 e allegato 2, gli schemi generali di modelli di dichiarazioni sostitutive che potranno essere adattati e modificati in relazione alle particolarità di ciascuna tipologia di procedimenti. In relazione alle dichiarazioni sostitutive o alle dichiarazioni di professionisti o esperti, previsti dalla normativa di settore, i Dirigenti delle strutture interessate, qualora non abbiano già provveduto ai sensi delle precedenti disposizioni, predispongono in tempi brevi i relativi modelli contenenti le modalità ed i criteri di riferimento nell elaborazione delle dichiarazioni in argomento, al fine di precostituire con certezza gli eventuali parametri di valutazione da parte degli interessati. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

14 5. INDIVIDUAZIONE DEI CRITERI PER LA VERIFICA SULLA VERIDICITA DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE ATTRAVERSO CONTROLLO A CAMPIONE. Fermo restando l obbligo del responsabile del procedimento di procedere ad idonei controlli sulle dichiarazioni sostitutive laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, si dispone che alla verifica si proceda annualmente entro il 30 aprile dell anno successivo a quello di riferimento, secondo i criteri qui seguito indicati. La verifica è effettuata sul 5 per cento delle istanze presentate per ciascun procedimento curato dalle singole strutture regionali, scegliendole mediante sorteggio fra le domande utilmente collocate in graduatoria, o, in difetto di graduatoria, fra quelle accolte. Alle procedure di sorteggio provvede un dipendente, individuato dal Dirigente della struttura. Dello svolgimento delle procedure di sorteggio è redatto verbale a cura di altro dipendente individuato con le medesime procedure. Agli accertamenti provvedono le singole strutture interessate e gli esiti degli stessi sono portati a conoscenza del Direttore generale competente. 6. L INDIVIDUAZIONE DEGLI STRUMENTI E DELLE MODALITA PER LA TRASMISSIONE E L ACQUISIZIONE D UFFICIO DI DATI E DOCUMENTI E LE MISURE ORGANIZZATIVE RELATIVE ALLA ESECUZIONE DEI CONTROLLI. Per agevolare i controlli (anche a campione e nei casi di ragionevole dubbio) sulla veridicità delle dichiarazioni rese e l acquisizione diretta di dati e documenti, che le amministrazioni sono tenute ad effettuare, il D.P.R. 445/2000 prevede che: a) i controlli e l acquisizione diretta possono essere effettuati anche per via telematica o per fax. In tali casi, essendo in presenza di scambio di atti tra uffici, i documenti sono esenti da imposte di bollo ; b) le amministrazioni certificanti (cioè le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei loro archivi i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti) sono tenuti a consentire, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi; c) la consultazione diretta degli archivi, da parte delle amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, ai fini delle attività di controllo e di acquisizione d ufficio, è compatibile con la normativa in materia di tutela dei dati personali. essendo REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

15 effettuata per finalità di rilevante interesse pubblico. Per le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non è prevista l autorizzazione al trattamento dei dati personali. E comunque vietato al personale accedere a dati diversi da quelli che si devono controllare o acquisire d ufficio. L amministrazione che detiene gli archivi deve rilasciare a quelle che effettuano i controlli un autorizzazione, nella quale sono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali; d) quando l amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l acquisizione del certificato non sono necessari e le informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza; e) per effettuare il controllo sulle dichiarazioni sostitutive può essere richiesta la conferma scritta della veridicità della dichiarazione resa. Per quanto riguarda le responsabilità delle amministrazioni il testo unico stabilisce che: a) la mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni costituisce violazione dei doveri di ufficio; b) le amministrazioni certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione; c) l amministrazione certificante è tenuta a fornire su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con i dati da essa custoditi. A questo fine vanno definiti appositi accordi tra amministrazione certificante e soggetti privati. Il D.P.R. 445 stabilisce, inoltre, le modalità per i controlli da parte dei soggetti privati ai quali è stata estesa la facoltà di accettare le autocertificazioni. I controlli sulle dichiarazioni sostitutive di certificazione relative a stati, qualità personali o fatti certificabili dalla Regione sono effettuati mediante consultazione diretta degli archivi informatici da parte delle pubbliche amministrazioni e da gestori o esercenti di pubblici servizi interessati, sulla base di apposite convenzioni nelle quali sono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente ai sensi dell articolo 43. Alternativamente, in mancanza della consultazione diretta degli archivi in discorso, si provvede entro 30 giorni dalla richiesta, anche mediante strumenti informatici o telematici. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

16 I Dirigenti delle strutture regionali che curano la tenuta di albi, elenchi e registri o di altri fatti, stati o qualità personali certificabili dalla Regione, provvedono ad individuare, anche in via generale, il responsabile del procedimento ai sensi dell articolo 7 della legge Regionale 6 giugno 1991 n. 8 (norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi). 7. RESPONSABILITA E SANZIONI COMMINATE A CARICO DEL PERSONALE CHE NON OSSERVI GLI SPECIFICI DOVERI D UFFICIO IN MATERIA. L articolo 73 del D.P.R. 445/2000 dispone che le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvo i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall interessato o da terzi. La normativa sanziona l inosservanza delle disposizioni relative all autocertificazione stabilendo che essa costituisce violazione di doveri d ufficio. In particolare l articolo 74 del D.P.R. 445 citato, infatti, prevede che costituisce violazione dei doveri d ufficio: la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà; la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui ci sia l obbligo del dipendente di accettare le dichiarazioni sostitutive ai sensi dell articolo 43 del medesimo D.P.R.; il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l esibizione del documento di riconoscimento. Ulteriore violazione dei doveri d ufficio si ha, ai sensi dell articolo 72 del D.P.R. citato, nei casi di mancata risposta alla richiesta di controllo effettuata da altri uffici o da altre pubbliche amministrazioni, effettuata a campione o nei casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni. 8. DICHIARAZIONI MENDACI O NON VERITIERE DELL INTERESSATO AL PROVVEDIMENTO E DECADENZA DAI BENEFICI CONSEGUITI REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

17 In caso di dichiarazioni risultate mendaci o non veritiere il dipendente è tenuto a presentare rapporto all autorità giudiziaria nelle forme di rito, atteso che le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l uso di atti falsi nei casi previsti nell articolo 76 del D.P.R. 445, sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia. Fermo restando quanto previsto agli effetti della responsabilità penale ai sensi dell articolo 76 del già citato D.P.R., qualora dal controllo emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguiti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (articolo 75). Qualora, invece, il provvedimento non sia stato ancora emanato, il procedimento si interrompe definitivamente e il responsabile dello stesso è tenuto a presentare all organo competente la proposta di provvedimento negativo. 9. INIZIATIVE TESE A PROMUOVERE L INFORMAZIONE AGLI UTENTI Per l effettiva applicazione della normativa in materia assumono rilievo, tanto la predisposizione dei modelli di istanze amministrative comprensivi delle indicazioni di tutte le facoltà conferite agli interessati ai fini di semplificazione delle certificazioni, quanto la loro idonea diffusione e divulgazione. A tal fine le strutture competenti in materia di comunicazione pubblica e di rapporti con il cittadino adottano le più opportune iniziative volte ad assicurare la realizzazione di tali obiettivi, ivi compresa, in particolare, la messa a disposizione del pubblico dei modelli di autocertificazione presso gli sportelli per il cittadino ed il loro inserimento nel sito internet della Regione Liguria. 10. IL MONITORAGGIO E LA VERIFICA DELL ATTUAZIONE DI DISPOSIZIONI IN MATERIA DI CERTIFICAZIONE Al monitoraggio ed alla verifica sull attuazione delle disposizioni in materia di certificazione provvede la struttura del Controllo Interno, in raccordo con le strutture Affari Giuridici dei Dipartimenti e con le strutture interessate delle Direzioni Centrali. La struttura Controllo Interno, sulla base degli esiti dei controlli a campione svolti dalle strutture regionali, presenta una relazione sull esito del monitoraggio e della verifica alla Giunta regionale entro il 30 giugno dell anno successivo a quello di riferimento. REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)

18 Il monitoraggio comprende anche la verifica che nei modelli per le istanze da presentare alla Regione, siano inserite le formule relative alle dichiarazioni sostitutive in tutti i casi in cui le stesse sono ammesse. 11. DISPOSIZIONI FINALI La regola generale di cui al punto 5 della presente circolare relativa alle verifiche sul 5 per cento delle istanze presentate per ciascun procedimento curato dalle singole strutture regionali (prescindendo, quindi, dall importo degli stessi), si applica anche alle procedure di verifica in corso relative alle dichiarazioni sostitutive prodotte nel corso del 2000, qualora dette procedure di verifica sulla veridicità delle dichiarazioni non si siano ancora concluse. IL SEGRETARIO GENERALE Dott.ssa Renata Oliveri REGIONE LIGURIA - Via Fieschi GENOVA - Tel. (010)