ESPERIENZE E BUONE PRATICHE DEL 20 LUGLIO La riorganizzazione delle cancellerie penali del Tribunale di Napoli

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1 Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro ESPERIENZE E BUONE PRATICHE DEL 20 LUGLIO 2015 La riorganizzazione delle cancellerie penali del Tribunale di Napoli Tribunale di Napoli I progetti di modernizzazione e innovazione sviluppati nell ambito del progetto interregionale transnazionale di diffusione di Best Practices negli uffici giudiziari italiani (DBP), finanziato e supportato dalla Regione Campania con risorse del Fondo Sociale Europeo (FSE). Sintesi Il Tribunale di Napoli ha partecipato al progetto interregionale transnazionale diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani (DBP) finanziato dalla Regione Campania con l area penale. Tra i numerosi interventi abbiamo concentrato l attenzione alle seguenti iniziative di innovazione su cui l ufficio sta puntando: progetto Riorganizzazione delle cancellerie penali ; progetto Potenziamento del Front office penale ; progetto Esecuzione penale ; progetto Liquidazione delle spese di giustizia ; progetto Assegnazione aule. L approfondimento dei progetti è avvenuto in corso di implementazione degli stessi. Informazioni di contesto Il Tribunale di Napoli opera all interno del distretto della Corte d Appello di Napoli che comprende sette circondari: Avellino, Benevento, Napoli, Napoli Nord, Nola, Santa Maria Capua Vetere, Torre Annunziata. Con l istituzione della sede di Napoli Nord nel settembre 2013, la competenza del Tribunale di Napoli si è ridotta da 36 a 17 comuni. Più estesa è rimasta invece l area di riferimento della Direzione Distrettuale Antimafia (DDA), che ha mantenuto la competenza sull intero Distretto di Corte d Appello di Napoli. Complessivamente il personale in servizio del Tribunale di Napoli è costituito da 913 unità, di cui 304 magistrati togati e 609 unità di personale amministrativo. Il progetto Progetto Riorganizzazione delle cancellerie penali L intervento di riorganizzazione delle cancellerie penali ha come obiettivo la razionalizzazione organizzativa delle cancellerie e la conseguente allocazione del personale amministrativo in relazione ai fabbisogni rilevati e alle risorse disponibili. L intervento si rende necessario a seguito di alcuni eventi che hanno provocato la redistribuzione e la diminuzione del personale amministrativo: in primo luogo l istituzione 1

2 del Tribunale di Napoli Nord e il connesso trasferimento di personale a cui non è corrisposta l'equivalente perdita degli affari; in secondo luogo la diminuzione del personale amministrativo in servizio a seguito di pensionamenti e di trasferimenti dovuti a mobilità non rimpiazzati. In particolare l ufficio nell ambito del progetto DBP sta intervenendo sulla riorganizzazione delle cancellerie dibattimentali e dell assise, mentre le cancellerie del GIP hanno già proceduto ad una loro riorganizzazione interna e le cancellerie del Riesame hanno un assetto adeguato alla funzione. Consolidata da alcuni anni, la riorganizzazione del GIP ha da un lato mantenuto stretto il binomio giudice-cancelliere, anche se l ufficio è passato da 45 unità di affiancamento diretto ad altrettanti giudici alla costituzione di 11 unità operative di cancellerie, due per piano con un unico funzionario responsabile, che supportano una media di 4 giudici ciascuna (quindi 8 per piano); e dall altro previsto l istituzione di uffici centralizzati per tutti i servizi che sono a valle delle sentenze. La riorganizzazione del dibattimento e dell assise, sulla base del disegno istituzionale predisposto ed in via di approvazione, utilizzerà un impostazione analoga adattata alle peculiari esigenze del settore. La ratio proposta nella riorganizzazione dell intera area penale sarà l accorpamento delle due cancellerie poste su ciascun piano del palazzo, a supporto di due sezioni penali per un totale di 5 collegi e 15 magistrati, con un unico direttore amministrativo che coordina la cancelleria del piano. Si prevede che le cancellerie si occupino dell assistenza pre-in-post udienza in stretto rapporto con i giudici e che le attività post sentenza definitiva (esecuzione sentenze e liquidazione delle spese di giustizia) vengano trasferite a due costituendi uffici centralizzati insieme con parte dei funzionari che oggi se ne occupano nelle cancellerie. Dalla riorganizzazione delle cancellerie penali ci si attende un miglioramento della produttività di sistema del Tribunale, una maggiore equità nella distribuzione del personale amministrativo in relazione ai carichi funzionali ed il miglioramento del servizio all utenza, qualificata e non. Progetto Potenziamento del front office penale Il progetto di Potenziamento del front office penale è un altro importante tassello della riorganizzazione del Settore Penale: l idea è di sfrondare le cancellerie di tutto ciò che non è assistenza diretta ai magistrati e di dotare il front office di tutto quello che occorre agli avvocati. L intervento mira a potenziare le funzionalità e i servizi del front-office dell area, nato come ufficio TIAP all incirca due anni fa 1 e verso cui con il tempo sono confluite con la istituzione di sportelli aperti al pubblico - funzioni informative, di rilascio di copie di atti del dibattimento (copie sentenze e dei verbali stenotipici) e di consultazione di registri penali. Tale potenziamento ha il duplice scopo di favorire l implementazione di un assetto organizzativo stabile dell ufficio di front-office dedicato all utenza esperta e una maggiore efficienza e tempestività del lavoro in back office delle cancellerie del settore penale. Per la predisposizione del front office, in vista della riorganizzazione dell intero settore penale, l ufficio al momento: 1 La Procura presso il Tribunale di Napoli e quelle dei Tribunali Circondariali di Nola e Torre Annunziata, nell ambito di un più complessivo progetto di digitalizzazione degli atti, hanno sottoscritto un protocollo con il Tribunale di Napoli per la trasmissione digitale degli atti delle misure cautelari personali al GIP e degli atti del fascicolo al Tribunale del Riesame 2

3 - ha effettuato una rilevazione di customer satisfaction, che ha registrato il 65% di giudizi positivi da parte dell utenza professionale; - ha definito un progetto di front-office, finalizzato ad ampliare i servizi offerti implementando ad esempio i servizi informativi, con l obiettivo di espandere il progetto verso la realizzazione di un URP e di incrementare così il livello di soddisfazione dell utenza esperta; - ha identificato i servizi al pubblico che, svolti attualmente presso le cancellerie, possono essere spostati al front-office, con conseguente impatto sulla produttività e sulla qualità del lavoro di cancelleria. Dall intervento ci si attende un incremento degli accessi del pubblico al front-office, un aumento della qualità del servizio percepita dall utenza e una riduzione degli accessi dell utenza presso le cancellerie delle aree interessate, con conseguente impatto positivo sulla produttività e tempestività delle cancellerie stesse. Progetto Esecuzioni penali Il progetto esecuzioni penali si pone l obiettivo di ottimizzare le procedure e i tempi di esecuzione della sentenza emessa dal giudice e degli incidenti di esecuzione che possono intervenire a valle dell ultima sentenza emessa. L ufficio giudiziario punta attraverso la sua implementazione, che è in corso d opera, alla risoluzione di diversi problemi riscontrati e necessari a chiudere i procedimenti penali, quali: - l incompletezza dei dati e delle informazioni contenuti nei fascicoli, a causa di errori ed omissioni di imputazione avvenuti all inizio e lungo tutto il procedimento che genera difficoltà a reperire, dopo anni, dati e informazioni mancanti, in particolare per quanto riguarda i fascicoli restituiti dalla Corte di Appello e dalla Corte di Cassazione; - la dispersione di informazioni e atti rilevanti tra gli uffici giudiziari coinvolti; - la mancanza di un supporto informatico adeguato. Rispetto a quest ultimo aspetto, e per gli incidenti di esecuzione, l ufficio conta di far ricorso all applicativo ministeriale SIGE (Sistema informativo giudice dell esecuzione), che presenta caratteristiche di interoperabilità con il SIEP, il sistema informativo dell'esecuzione penale del Ministero della giustizia ed in uso presso la Procura di Napoli. Tra i risultati attesi al termine dell implementazione, l ufficio punta ad un accelerazione dei tempi di esecuzione delle sentenze. Il progetto è stato, inoltre, un occasione per il Tribunale di Napoli area penale - per valutare i diversi assetti organizzativi della funzione esecuzione, svolta presso la sezione GIP-GUP e nelle sezioni dibattimentali, da cui è originata una proposta di riorganizzazione per tutta l area penale: la centralizzazione degli uffici delle esecuzioni penali, che rappresenta una parte importante dell intero progetto di riorganizzazione delle cancellerie, e che comporterà la costituzione di un unico ufficio esecuzioni, che si occuperà dell esecuzione delle sentenze di primo, secondo, terzo grado e degli incidenti di esecuzione sia del GIP-GUP che del Dibattimento. Progetto Liquidazione spese di giustizia Si tratta di un progetto trasversale fra Procura e Tribunale, che punta alla razionalizzazione del processo di registrazione e liquidazione delle spese di giustizia, dal momento della costituzione alla chiusura del fascicolo. In Tribunale questo progetto è stato ricompreso all interno della riorganizzazione del settore penale, prevedendo la centralizzazione delle 3

4 pratiche di liquidazione, oggi in carico alle cancellerie, in capo ad unico ufficio che si occuperà di liquidazioni e pagamenti (questi sono già centralizzati) sia per il settore penale che per il settore civile, con due sotto-unità dedicate data la diversità delle procedure dei due settori. Il deposito delle istanze di liquidazione da parte degli interessati avverrà on-line tramite la piattaforma ad hoc predisposta a livello nazionale o tramite il front-office-urp, che trasmetterà il fascicolo delle spese al giudice per l emissione del decreto di liquidazione e quindi all ufficio liquidazioni per la lavorazione della pratica, i controlli e la trasmissione alla Ragioneria dello Stato (che continua a volere la documentazione cartacea a fronte dell utilizzo di applicativi ad hoc e dell introduzione della fatturazione elettronica nelle PA). L ufficio giudiziario, attraverso l implementazione di questo progetto, punta a: - ridurre i tempi di liquidazione delle spese, oggi molto lunghi dato il notevole arretrato; - specializzare alcuni addetti nell utilizzo degli applicativi (SIAMM e SICOGE), che oggi sono scarsamente utilizzati dalle cancellerie; - sgravare di un ulteriore carico funzionale le cancellerie, che così potranno dedicarsi interamente alla loro missione fondamentale di assistenza ai giudici nel processo. Progetto Assegnazione aule Definire un opportuna procedura che regolarizzi l utilizzo delle aule giudiziarie a disposizione dell ufficio in relazione alle udienze relative a procedimenti di natura penale, è l intento di questo progetto in corso di realizzazione nel tribunale napoletano. Quello dell attribuzione delle aule di udienza penale è un processo che impatta diversi soggetti, interni ed esterni all ufficio: personale amministrativo e magistrati della procura e del GIP, GUP e Dibattimento; avvocati e cittadini. Tale processo deve peraltro tener conto di una serie di elementi di complessità: - le caratteristiche delle singole aule (capienza, struttura, attrezzature disponibili) che rendono ciascuna di esse idonea ad ospitare specifiche tipologie di udienze; l agibilità delle aule e la disponibilità di attrezzature per la verbalizzazione e la videoregistrazione; - le esigenze delle diverse sezioni/uffici, le peculiarità e la compatibilità di specifiche udienze (presenza di detenuti; esigenza di sicurezza; tempi di utilizzazione); - la necessità di partecipazione di personale di supporto, la presenza dei PM alle singole udienze, la movimentazione della documentazione necessaria; - gli aspetti legati alla logistica di accesso e ai tempi di attesa da parte dell utenza esperta e non. L ufficio ha predisposto una procedura di assegnazione automatica delle aule, in base ai criteri di priorità definiti dal Coordinamento del Settore Penale, che consente di ottimizzare l uso delle 44 aule di udienze a disposizione e di massimizzare gli interessi dei diversi soggetti coinvolti. I risultati attesi dall utilizzo di questa procedura, supportata da un applicativo sviluppato su file excel, consentirà all ufficio quando entrerà in vigore di: - aumentare l efficienza dell utilizzo delle aule, e quindi di aumentare il numero di udienze realizzate e soprattutto di ridurre i disagi causati nella maggior parte dei casi da inadeguatezza delle aule; - redistribuire in maniera più equa l utilizzo delle aule tra le sezioni e i magistrati giudicanti; 4

5 - aumentare la soddisfazione dell utenza, contenendo ad esempio i tempi di attesa alle udienze e contribuendo così a migliorarne i rapporti; - procedere ad una calendarizzazione a medio termine che consentirà di rendere complessivamente più efficiente il sistema. RIFERIMENTI Referente del progetto Referente Ruolo Maura Migliaresi Dirigente Amministrativo Referente Ruolo Giovanna Ceppaluni Presidente coordinatore settore penale del Tribunale di Napoli Per saperne di più consulta i seguenti link Scheda informativa di cantiere Tribunale di Napoli Progetto OpenGiustiziaNapoli Tribunale di Napoli Banca dati RisorsePerLaGiustizia.it Contatti Staff "Miglioramento delle performance per la Giustizia" Dipartimento della Funzione Pubblica Ufficio per la Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (UMPA) Via del Sudario, Roma (RM) progettompg@funzionepubblica.it Siti web: