giustizia, innovazione e best practice

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2 giustizia, innovazione e best practice Secondo il rapporto Doing Business 2013 della Banca Mondiale, l Italia è al 73 posto su 185 paesi presi in esame per la stima dell efficienza del sistema giudiziario nell ambito delle controversie commerciali. La classifica della World Bank è basata sui valori di tre indicatori: costi, tempi ed efficacia delle procedure. Le principali cause di tale criticità sono da individuarsi in diversi fattori chiave, fra cui: le difficoltà di carattere logistico e normativo e la carenza di risorse finanziarie per la gestione dei servizi; la carenza del personale e scoperture delle piante organiche sia nel ruolo della magistratura che nel personale amministrativo; le difficoltà del personale amministrativo nel sostenere l allineamento delle competenze all evoluzione del modello di servizio e delle tecnologie. Per tale motivo la programmazione comunitaria ha rappresentato una significativa opportunità di investimento per migliorare l efficacia e la qualità dei servizi e dell organizzazione giudiziaria italiana. In particolare, attraverso il finanziamento del Fondo Sociale Europeo, è stato realizzato il progetto interregionale/transnazionale di Diffusione di buone pratiche negli Uffici Giudiziari. Il progetto, scaturito da un piano nazionale a sua volta frutto di un protocollo d intesa del 30 aprile 2008 tra Ministero della Giustizia, Dipartimento per la Funzione Pubblica, Ministero del Lavoro e Regioni italiane, ha consentito di esportare la positiva esperienza di innovazione organizzativa e di miglioramento della qualità dei servizi realizzata nella Procura di Bolzano con la programmazione del FSE nel ciclo Il piano si è avvalso di una dotazione finanziaria di 45 milioni di euro circa, messi a disposizione dalle 20 Regioni italiane e dalle 2 Province Autonome di Trento e Bolzano. In seguito a tale piano sono stati attivati diversi progetti di miglioramento organizzativo relativi agli uffici di Tribunali, Procure e Corti d Appello di diverse città italiane, con esperienze già concluse realizzate come quelle della Regione Lombardia o esperienze in corso come quelle della Puglia o della Campania.

3 OpenGiustizia Napoli è il progetto di innovazione organizzativa e ottimizzazione degli Uffici Giudiziari in corso di realizzazione presso il Tribunale di Napoli e la Procura della Repubblica di Napoli e realizzato nell ambito del Piano Nazionale di diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari. Nato nel 2014 con il supporto della Regione Campania, dell Unione europea e del Fondo Sociale Europeo nell ambito del POR Campania FSE Asse VII Capacità Istituzionale Obiettivo Operativo P1. Il progetto è realizzato dal Raggruppamento Temporaneo di Imprese composto dall Università degli Studi di Napoli Federico II (coordinatore), dalla Fondazione Politecnico di Milano e dall Istituto per la Ricerca Sociale. Il progetto interviene secondo una logica di cantiere e prevede la suddivisione in 5 linee di intervento focalizzate ciascuna su ambiti e temi chiave per la diffusione delle competenze, il miglioramento organizzativo e tecnologico, l incremento della qualità dei servizi e delle relazioni con cittadini e utenti. La realizzazione del progetto vede 2 cantieri separati: uno per il Tribunale di Napoli e uno per la Procura della Repubblica di Napoli. Dopo la prima fase di analisi e rilevazione delle criticità, il sistema del cantiere ha condotto all attivazione di oltre 20 progetti operativi mediante i quali attuare il miglioramento organizzativo sia nei singoli cantieri, sia secondo una logica trasversale fra Procura e Tribunale.

4 le linee di intervento OpenGiustizia Napoli mira a migliorare l azione degli Uffici del Tribunale e della Procura della Repubblica di Napoli mediante la diffusione di buone pratiche in materia di qualità dei servizi offerti a cittadini e utenti e il potenziamento della comunicazione interna ed esterna. Principalmente il progetto intende migliorare i processi di lavoro e l organizzazione interna agli Uffici; qualificare e migliorare le tecnologie disponibili; migliorare i costi di gestione; diffondere la cultura della valutazione, della trasparenza e dell accountability; migliorare i rapporti con i cittadini e gli utenti dei servizi; supportare la costruzione di una nuova reputazione del sistema giudiziario fondata su qualità ed efficienza dei servizi. Il progetto si articola in cinque linee di intervento. Le prime due prevedono una consulenza di processo, mentre le altre tre consistono nella realizzazione di prodotti specifici connessi al progetto e alle attività di innovazione organizzativa implementate. Ciascuna linea di intervento agisce rispettivamente su ciascun cantiere. In particolare le cinque linee individuate sono: Linea 1 Analisi e riorganizzazione degli Uffici Giudiziari Linea 2 Analisi dell utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche Linea 3 Carta dei Servizi Linea 4 Bilancio Sociale Linea 5 Comunicazione

5 ANALISI E RIORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI GIUDIZIARI LINEA 1 Asse portante dell intero progetto, l attività della linea mira a migliorare l efficienza operativa e l efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni degli Uffici Giudiziari. Analisi e organizzazione dei servizi sono, infatti, azioni propedeutiche ed integrate alle altre linee di attività previste dal progetto. La linea si realizza prevalentemente mediante la consulenza organizzativa, l analisi delle relazioni informali e il supporto alla reingegnerizzazione delle unità organizzative e dei flussi di lavoro interessati, con le specificità del caso per i singoli cantieri di intervento. L intervento presso la Procura della Repubblica mira al miglioramento delle prestazioni del processo penale e dei processi di supporto, con particolare riferimento alla velocizzazione dei flussi di lavoro, soprattutto nella fase iniziale (ricezione atti e iscrizione a RE.GE. delle notizie di reato) e finale (esecuzione delle sentenze), alla riduzione dei disallineamenti fra organizzazione formale e informale, al miglioramento del rapporto con l utenza e all ottimizzazione dei carichi di lavoro L intervento presso il Tribunale mira al miglioramento delle prestazioni del processo penale e dei processi di supporto, con particolare riferimento alla velocizzazione dei flussi di lavoro (interdipendenze tra la fase delle indagini preliminari, l udienza preliminare e la fase dibattimentale) e il miglioramento della struttura organizzativa (azioni sui sui carichi di lavoro, progettazione organizzativa, standardizzazione metodologica tra cancellerie, separazione back-office e attività di front-line, liquidazione spese giudiziarie, ottimizzazione dell allocazione dei processi ai magistrati e alle udienze).

6 LINEA 2 ANALISI DELL UTILIZZO DELLE TECNOLOGIE INFORMATICHE E TELEMATICHE L attività della linea mira all ottimizzazione dei sistemi informativi e delle tecnologie disponibili, anche mediante un migliore utilizzo delle soluzioni informatiche nazionali. La linea intende così facilitare l accesso e la condivisione delle informazioni sia da parte dei pubblici interni (magistrati, cancellieri ed altri operatori), che del pubblico esterno (cittadini, professionisti, etc.), favorendo una sempre maggiore semplificazione dei flussi di lavoro e della fruibilità dei servizi. L intervento presso la Procura della Repubblica muove dall analisi dello stato dell arte delle tecnologie in dotazione agli uffici e del grado di utilizzo, da parte del personale e dell utenza, di sistemi e applicativi (es. Sistema Informativo Cognizione Penale, portale Notizie di Reato, Protocollo informatico, Trattamento Informatico Atti Processuali etc). L obiettivo è di favorire un intervento di efficace ed efficiente informatizzazione e telematizzazione delle attività, in sinergia con il percorso della linea 1, anche mediante l eliminazione di ridondanze informative e la condivisione di dati, servizi e sistemi. Anche l intervento presso il Tribunale muove dall analisi dello stato dell arte delle tecnologie in dotazione agli uffici e del grado di utilizzo, da parte del personale e dell utenza, di sistemi e applicativi (es. Sistema Informativo dell Amministrazione, portale Notizie di Reato, Sistema informativo Prefetture e Procure d Italia, Assegnazione Procedimenti Penali etc). L obiettivo è di favorire l adeguamento e il potenziamento dell infrastruttura hardware e software, nonché di un percorso di manutenzione evolutiva degli applicativi, di formazione del personale e di bonifica ed interoperabilità delle banche dati.

7 LINEA 3 CARTA DEI SERVIZI A differenza delle prime due, maggiormente incentrate sulla consulenza di processo, la linea 3 mira alla realizzazione di uno specifico prodotto finalizzato a semplificare il rapporto con gli utenti e a migliorarne gli aspetti di qualità nell erogazione del servizio. In particolare la linea mira anzitutto a realizzare un prodotto informativo (Guida ai servizi) che assuma il ruolo di strumento preliminare per la definizione di un vero e proprio percorso di impegno continuo alla Qualità dei servizi e dei processi organizzativi (Carta dei Servizi). L intervento presso la Procura della Repubblica mira alla realizzazione della Guida e della Carta dei Servizi degli Uffici giudiziari coinvolti, nonché di prodotti correlati. La mappatura, la redazione di schede informative e il percorso di qualità definito con tali strumenti intende perseguire una maggiore e più semplice accessibilità dei luoghi, dei servizi e dei linguaggi, facilitando l interazione con gli utenti e favorendo un percorso di apertura e trasparenza sempre maggiore con la cittadinanza. Così come per gli uffici della Procura, anche l intervento presso il Tribunale mira alla redazione di una Guida ai Servizi e alla realizzazione di un percorso di Carta dei Servizi che possa favorire una maggiore consapevolezza dei procedimenti (interni ed esterni), la valorizzazione di una cultura del servizio e della trasparenza, nonché la diminuzione dei conflitti comunicativi e la semplificazione del linguaggio e dell accesso fisico e informativo ai servizi erogati.

8 LINEA 4 BILANCIO SOCIALE La rendicontazione chiara e trasparente dei processi amministrativi, dell uso delle risorse e dei risultati conseguiti costituisce una delle chiavi di maggiore innovazione sociale e organizzativa. Ciò non solo per le finalità di accountability nei confronti dei cittadini, quanto di supporto al ripensamento costante dei processi di lavoro e del miglioramento continuo. In questo senso la linea di intervento, mediante la realizzazione del Bilancio di Responsabilità Sociale degli Uffici Giudiziari, mira a diffondere un metodo e una cultura della misurazione e della valutazione. L intervento presso la Procura della Repubblica mira alla costruzione dell architettura e alla redazione del Bilancio sociale, con la contestuale definizione del piano di miglioramento, l aggiornamento del sistema informativo e l integrazione del Bilancio nel sistema di pianificazione e controllo dell Ufficio. Al di là della pubblicazione del Bilancio, dunque, l obiettivo è quello di giungere alla formazione di un gruppo di lavoro interno in grado di presentare e aggiornare periodicamente l attività annuale, nonché di organizzare e valutare i progetti di miglioramento. L intervento presso il Tribunale mira alla realizzazione di un documento di rendicontazione annuale dei principali risultati conseguiti dall Ufficio giudiziario in alcuni settori specifici ed, in particolare, con riferimento agli Uffici di più diretto contatto con la Procura della Repubblica. Si tratta di un attività in grado di sviluppare un percorso funzionale a diffondere un metodo per individuare basi informative omogenee all interno dell organizzazione finalizzate a condividere gli obiettivi di miglioramento continuo e la valutare dei risultati conseguiti.

9 LINEA 5 COMUNICAZIONE Ispirata ad una logica integrata e trasversale, l attività della linea 5 mira ad affermare e valorizzare l identità del progetto e le azioni messe in campo con OpenGiustizia. Inoltre lo sviluppo e l attuazione dell intervento di comunicazione intende sostenere e sviluppare la capacità di relazione e comunicazione degli Uffici Giudiziari con i diversi stakeholders e pubblici sia interni che esterni, anche valorizzando i risultati e gli strumenti derivanti dalle altre linee di azione. Il portale web di progetto, i seminari, le pubblicazioni e tutte le attività di relazioni pubbliche e di costruzione di strumenti di comunicazione interna ed esterna sono parte integrante di questa attività. Oltre alle attività trasversali connesse alla comunicazione di progetto, l intervento presso la Procura della Repubblica mira a supportare il percorso di rafforzamento della cultura del miglioramento organizzativo, anche mediante azioni di accompagnamento e formazione su strumenti, valori e attività di comunicazione interna ed esterna. In particolare si tratta di valorizzare le azioni e gli strumenti messi in campo mediante le altre linee di azione, con particolare attenzione al percorso di semplificazione dell accesso e della fruibilità dei servizi. Così come per la Procura della Repubblica, l intervento presso il Tribunale mira a massimizzare le azioni connesse alla comunicazione di progetto, ma anche e soprattutto a facilitare un azione di condivisione degli strumenti e delle attività messe in campo con le diverse linee di intervento. Si tratta, in particolare, di valorizzare soprattutto i percorsi di semplificazione e miglioramento organizzativo, sia in una logica di comunicazione interna che di miglioramento della fruibilità dei servizi erogati verso i diversi pubblici di riferimento (cittadini, avvocati, altre Pubbliche amministrazioni etc ).

10 Pubblicazione realizzata con il cofinanziamento dell Unione Europea finalizzata alla diffusione del POR Campania FSE Autorità di Gestione del POR Campania FSE AGC 03 - Settore 02 - Asse VI - Obiettivo operativo n4 realizzazione Sviluppo Campania Spa