CReMPE. La Gestione del progetto. La pianificazione del progetto. Coordinamento Regionale per il Management e la Progettazione Europea

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1 CReMPE Coordinamento Regionale per il Management e la Progettazione Europea La Gestione del progetto La pianificazione del progetto

2 Obiettivi a) Imparare a leggere il Grant Agreement b) Imparare ad organizzare il team di gestione del progetto c) Imparare a pianificare in funzione del tempo d) Imparare a pianificare in funzione dei partner

3 Indice 1. Grant Agreement obblighi contrattuali e risorse 2. Team di progetto un modello di gestione 3. Il diagramma di Gantt strumento di project management per la pianificazione ed il monitoraggio 4. Role&Responsabilities Matrix strumento per la negoziazione delle responsabilità ed il management

4 Il Grant Agreement Anno del Bando Tipo di azione Sottoprogramma Numero dell Azione nel sottoprogramma N.B: GA Contract N to be quoted in all communications

5 Chi prepara il GA La Contracting Authority es. La Commissione (o l Agenzia che agisce per conto della Commissione come l EAHC) Si basa sul Model Grant Agreement pubblicato assieme alla call E sull application form come modificata durante la negoziazione È conforme al diritto del paese in cui ha sede la Contracting Authority (es. EAHC Luxembourg)

6 Quali sono le «parti» La Contracting Authority tutti i Partner (Beneficiari) Ma il contratto è FIRMATO solo dalla Contracting Authority e dal Beneficiario principale (Coordinatore) Lettere di mandato firmate da tutti i partner (cobeneficiari) delegano il coordinatore a firmare il contratto in nome e per conto loro (sono allegate al contratto) Beneficiari (l insieme dei beneficiari che costituisce il consorzio)

7 Cosa c è nel contratto Special Conditions Duration, Start date, Validity of the Contract, Overall budget, Maximum financial contribution by the Commission, Reporting schedule, payment schedule, bank account details, contact addresses, applicable law) General Conditions General Provisions, Intellectual Property Rights, Subcontracting, Withdrawal, Techncial Annex (Description of Work) (cosa si fa) Financial Annex Overall Budget, Budget per partner, Breakdown of budget headings (Staff, Travel, Subcontracting etc., Letters of Mandate / Acession forms Other Annexes (e.g Reporting requirements, rules on travel and subsistence allowance etc.)

8 Durata del progetto The action shall run for [insert number] months from [the first day [of the month] following the date when the last party signs the agreement] or The action shall run for [insert number] months from [insert date] or The action shall run for [insert number] months from the latest of the following dates [insert date] / the first day [of the month] following the date when the last party signs the agreement or The duration of the project shall be [insert number] months from [the first day of the month after the entry into force of the grant agreement] [insert fixed start date3] [the effective starting date notified by the coordinator/beneficiary which must be within [insert number] months from the date the grant agreement enters into force] (hereinafter referred to as the start date ).

9 Durata VS validità NB: La VALIDITÀ del contratto non corrisponde necessariamente alla DURATA dell azione/progetto Esempio: Qual è il periodo di validità del contratto di HoNCAB? Dalla firma fino a 4 mesi dopo l approvazione del rapporto finale/l erogazione Qual è la durata dell azione? 36 mesi dal 01/09/2012 (quindi fino al 31/08/2015)

10 Da tenere a mente Non abbiate paura del GA (ma leggetelo bene!!) Il GA è «vostro amico» In caso di dubbi, non fatevi problemi a chiedere chiarimenti alla Contracting Authority, è dalla vostra parte!

11 Il Team di gestione I progetti europei devono essere gestiti da un team che collabora per raggiungere un obiettivo condiviso. Tutti i membri del team sono necessari, con le loro competenze e le loro responsabilità

12 Ruoli Un buon Management Team dovrebbe comprendere: - Project Manager - Scientific Co-ordinator - Financial Manager

13 Profili Project Manager Knowledge Technical and Administrative Credibility Sensitivity Leadership Behaviours Ability to Engage the Management Culture s Support Integrative Problem Solving Strumenti di gestione (diagramma di Gantt, WBS, ecc) Conoscenza e/o esperienza di progetti comunitari. Padronanza della lingua inglese Gestione dei conflitti interni al team e alla struttura Leadership all interno del team e riconosciuta dalla struttura (sponsor) Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni Cooke, H. S., Tate K. - Project Management, 2011

14 Profili Scientific Co-ordinator Knowledge Technical Credibility Ability to Engage the Management Culture s Support Integrative Problem Solving Activity Planning Competenze specifiche sulla materia del progetto Profilo scientifico riconosciuto almeno a livello nazionale in materia (pubblicazioni, ecc). Padronanza della lingua inglese Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni Capacità di pianificare le attività e monitorarne l andamento

15 Profili Financial Manager Knowledge Administrative Credibility Ability to Engage the Management Culture s Support Integrative Problem Solving Bussiness Planning Competenze specifiche in materia finanziaria Conoscenze di gestione finanziaria europea e nazionale. Conoscenze di base della lingua inglese Capacità di dialogare con la struttura per la buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni Capacità di pianificare le spese in funzione delle attività e monitorarne l andamento

16 Lavoro di squadra 5. Ownership 1. Competenze 4. Obiettivo condiviso 2. Ruoli e responsabilità chiari 3. Comunicazione

17 Comunicazione verso l esterno Management Team Punto unico di contatto Raccoglie ed elabora le informazioni Fa da interfaccia verso l esterno

18 Tempo Interno Mandato Continuità Punto unico di contatto Figura dedicata Priorità al progetto Dipendente CoCoCo Esplicito Riconosciuto Dall inizio alla fine del progetto

19 Pianificare per il tempo La pianificazione temporale ha 2 facce: «Interna» Procedure amministrative Procedure di acquisto Risorse umane disponibili «Esterna» Partner EAHC Altri stakeholders

20 Pianificare per il tempo (1) Il diagramma di Gantt è uno strumento utile per la pianificazione e per il monitoraggio di attività collegate in funzione del tempo Esercizio a gruppi: Ipotizzate di dover selezionare e mettere a contratto il project manager del progetto HoNCAB. La tipologia contrattuale deve essere quella del Co.Co.Co o Co.Co.Pro. Definite le attività necessarie, disegnate il diagramma di Gantt e quantificate la durata della procedura (20 min)

21 Pianificare per il tempo (2) Esempio: contratto per project manager Analisi dei bisogni (ToR) Profilo necessario Periodo di attività 7 gg Pianificazione processo di acquisizione Selezione procedura di acquisizione Stima tempistiche necessarie Preparazione avviso pubblico Requisiti Durata contratto Importo Costo aziendale 3 gg 10 gg 80 gg Avvio procedura Pubblicazione del bando Selezione Contrattualizzazione 60 gg

22 Pianificare per il tempo (3) Esercizio a gruppi: Analizzate il diagramma di gantt del WP4 del progetto HoNCAB e valutate: 1. Completezza: sono elencate tutte le attività e milestone necessarie/previste? 2. Logica: le attività sono presentate secondo la logica di realizzazione? 3. Tempi: tenuta ferma la data di partenza della raccolta dati, ci sono margini di modifica dei tempi? sbe

23 Pianificare per i partner (1) Perchè? 1. Per facilitare il lavoro e la programmazione delle risorse di ciascun partner 2. Per negoziare e chiarire sin dall inizio i ruoli e le responsabilità Chi lo deve fare? Attività 1 Cosa devo fare? Role & Responsibilities Matrix (R. J. Davis) Attività PP1 PP2 Responsabile Attività 2 Controllo Responsabile

24 Pianificare per i partner (2) Costruire la Role & Responsibilities Matrix 1. Elencare le attività 2. Identificare i partner e gli eventuali altri stakeholders coinvolti 3. Stabilire la legenda (livelli di impegno richiesti) 4. Evidenziare i WP leader (ruoli) 5. Per ogni cella attività/partner indicare il livello di impegno richiesto (responsabilità) 6. Validare la matrice con i partner Esempio: WP2 e Matrice

25 Pianificare per i partner (3) Esercizio a gruppi: costruire la R&R Matrix Partendo dall estratto del progetto HoNCAB che avete, costruite la R&R Matrix della WP4. N.B: La partenrship di HoNCAB è su 2 livelli: 1. Ospedali (raccolgono i dati) 2. Partner tecnico/scientifici (sviluppo dei protocolli e analisi dei dati) soluzione

26 Grazie Grazie dell attenzione e della pazienza! Stefano Benvenuti CReMPE