Progetto Mattone Internazionale. PFN - Piano di Formazione Nazionale Modulo III Corso B La gestione del progetto. Come iniziare la gestione?

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Dario Colonna
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1 Progetto Mattone Internazionale PFN - Piano di Formazione Nazionale Modulo III Corso B La gestione del progetto Come iniziare la gestione? Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti

2 Obiettivi della sessione Imparare ad approcciare la gestione di un progetto: Capire cos è un progetto e quali sono le sue principali caratteristiche Conoscere le parole chiave Saper impostare una gestione efficace di un progetto Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 2

caratteristiche Conoscere le parole chiave Saper impostare una

3 Indice 1. Introduzione: definizione di progetto e caratteristiche del progetto 2. Team: creazione del team, ruoli e competenze 3. Parole chiave: definizione dei termini più comuni nella progettazione europea 4. Documenti: contratto di sovvenzione, accordo di partenariato, delibera e linee guida Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 3

Parole chiave: definizione dei termini più comuni nella progettazione europea 4.

4 Cos è un progetto? - esercizio 1 Esercizio 1. Come definireste un progetto? Proponete una vostra definizione di massimo 50 parole. (15 minuti) 2. A partire dalla definizione che avete dato, quali sono le 3 caratteristiche principali di un progetto? Identificate 3 parole chiave. (10 minuti) Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 4

A partire dalla definizione che avete dato, quali sono le 3 caratteristiche

5 Cos è un progetto - definizione 1 A project is a series of activities aimed at bringing about clearly specified objectives within a defined time-period and with a defined budget. (European Commission, Project Cycle Management Guidelines, march 2004) TIME OBJECTIVE QUALITY BUDGET Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 5

6 Tempo-obiettivi-costi - esempi 1 Objective: andare da Genova a Roma Time: 6 ore Budget: 100 euro Esercizio Objective: andare da Genova a Roma Time: 3 ore Budget:?? Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 6

7 Tempo-obiettivi-costi - esercizi 1 Esercizio Objective: andare da Genova a Roma Time:?? Budget: euro Time: 1 ora Budget: 20 euro Objective: andare da Genova a Roma?? M. C. Escher, Ascending and Descending Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 7

000 euro Time: 1 ora Budget: 20 euro Objective: andare da Genova

8 Team - ruoli 2 Scientific coordinator Project Manager OBJECTIVE Financial officer QUALITY TIME BUDGET Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 8

9 Profili Scientific coordinator 2 Knowledge Technical Credibility Ability to Engage the Management Culture s Support Integrative Problem Solving Activity Planning Competenze specifiche sulla materia del progetto Profilo scientifico riconosciuto almeno a livello nazionale in materia (pubblicazioni, ecc). Padronanza della lingua inglese Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni Capacità di pianificare le attività e monitorarne l andamento Cooke, H. S., Tate K. - Project Management, 2011 Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 9

Padronanza della lingua inglese Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare

10 Profili Project Manager 2 Cooke, H. S., Tate K. - Project Management, 2011 Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 10

11 Profili Financial officer 2 Knowledge Administrative Credibility Ability to Engage the Management Culture s Support Integrative Problem Solving Bussiness Planning Competenze specifiche in materia finanziaria Conoscenze di gestione finanziaria europea e nazionale. Conoscenze di base della lingua inglese Capacità di dialogare con la struttura per la buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni Capacità di pianificare le spese in funzione delle attività e monitorarne l andamento Cooke, H. S., Tate K. - Project Management, 2011 Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 11

Conoscenze di base della lingua inglese Capacità di dialogare con la struttura per la buona riuscita del progetto Capacità di gestire lo stress e di

12 Parole chiave - brainstorming 3 Esercizio Elencate 15 parole chiave per la gestione di un progetto Europeo di cui conoscete il significato e possibilmente che si riferiscano a documenti, concetti, strumenti, etc. di cui avete fatto esperienza diretta. (15 minuti) Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 12

possibilmente che si riferiscano a documenti, concetti, strumenti, etc.

Parole chiave 3 Grant Agreement Negotiation Contracting Authority Project Coordinator/Main beneficiary Associated Partner/Co-beneficiary Consortium Agreement Collaborating Partner Audit Cost

13 Parole chiave 3 Grant Agreement Negotiation Contracting Authority Project Coordinator/Main beneficiary Associated Partner/Co-beneficiary Consortium Agreement Collaborating Partner Audit Cost category Eligible cost Logical Framework Matrix Work Package Milestone Deliverable Output Outcome Indicator Risk Assessment Direct Costs Indirect Costs/ Overheads Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 13

category Eligible cost Logical Framework Matrix Work Package Milestone Deliverable Output Outcome

14 Documenti 4 Il documento fondamentale di un progetto europeo è il GRANT AGREEMENT (contratto di sovvenzione). Il progetto esiste solo con la firma del Grant Agreement! inoltre il Grant Agreement contiene tutti e 3 gli elementi chiave del progetto: Obiettivo, Tempi, Costi. Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 14

Il progetto esiste solo con la firma del Grant Agreement!

15 Documenti Grant Agreement 4 Il Grant Agreement generalmente ci fornisce: Data di inizio e fine progetto Ammontare del finanziamento comunitario Descrizione tecnica del progetto (deliverable, milestones, etc.) Struttura dei costi (budget) e regole per l eleggibilità delle spese Chi lo firma? Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 15

del progetto (deliverable, milestones, etc.

16 Documenti Consortium / Partnership Agreement 4 Associated Partner Main Partner Associated Partner Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 16

17 Documenti Consortium / Partnership Agreement 4 1. Il Consortium/partnership agreement regola i rapporti fra i partners del progetto 2. Non è sempre obbligatorio ma è sempre molto consigliato 3. Pone particolare attenzione a: Meccanismi di governance della partenership e del progetto Responsabilità dei partners sia fra di loro che verso terzi Gestione dei diritti di proprietà intellettuale Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 17

Non è sempre obbligatorio ma è sempre molto consigliato 3.

18 Documenti Delibera 4 Come enti pubblici siamo chiamati a deliberare la partecipazione ai progetti. La delibera però oltre ad essere un obbligo legale può diventare uno strumento di project management se specifica: Chi è il coordinatore del progetto Quali sono i servizi coinvolti Qual è il «codice di bilancio» relativo al progetto e chi è legittimato ad autorizzare le spese su tale codice NB: la delibera è lo strumento di legittimazione del project manager Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 18

coordinatore del progetto Quali sono i servizi coinvolti Qual è il «codice di bilancio» relativo al progetto e chi è

19 Documenti Linee guida 4 Le linee guida sono strumenti che ci supportano nella gestione del progetto ma allo stesso tempo regole che vanno rispettate! Fate particolare attenzione alle linee guida finanziarie che esplicitano i criteri di eleggibilità dei costi e le modalità per la loro rendicontazione. Genova, 14 ottobre 2013 Stefano Benvenuti 19

Fate particolare attenzione alle linee guida finanziarie che esplicitano i criteri di

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