DETERMINAZIONE N DEL 10/12/2013

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1 CIG: Z220CD5440 DETERMINAZIONE N DEL 10/12/2013 OGGETTO: Approvvigionamento di forniture e servizi in economia. Affidamento a cottimo fiduciario del noleggio di nr. 16 apparecchi multifunzione in attuazione del nuovo progetto di razionalizzazione del parco stampanti - Impegno di spesa per l anno IL RESPONSABILE Visto il D.Lgs. 267 del 18/08/2000; Visto il D.P.R. 384 del 20/08/2001; Visto il regolamento comunale per la disciplina degli affidamenti di forniture e di servizi in economia, approvato con delibera consiliare del 14/05/2003, dichiarata immediatamente esecutiva ai sensi di legge; Visto che in data 28/02/2014 scade il contratto di noleggio di n. 9 fotocopiatrici multifunzione di marca XEROX installate presso diversi uffici comunali tra i quali il Centro Stampa Comunale. Considerato che il Centro Stampa Comunale attualmente è dotato della seguente apparecchiatura: n. 1 fotocopiatrice grandi formati di proprietà acquistata nel 2002; n. 1 fotocopiatrice in bianco e nero a noleggio con scadenza 28/02/2014; n. 1 fotostampatore di proprietà acquistato nel 2006; n. 1 fotocopiatrice a colori di proprietà acquistata nel 2002; Visto che la fotocopiatrice grandi formati risulta orami obsoleta in quanto non permette la scansione e l'archiviazione di progetti e cartogafrie anche nell'ottica della digitalizzazione dei documenti dell'amministrazione e che il modulo fusore della stessa risulta in esaurimento con una spesa preventivata per la sostituzione di circa 3000,00; Visto che occorre sostituire la fotocopiatrice in bianco e nero a noleggio e in scadenza il 28/02/2014 e che la fotocopiatrice a colori di proprietà risulta ormai obsoleta e necessita di continui interventi di riparazione per garantirne il funzionamento. Ritenuto pertanto di dover procedere ad una razionalizzazione del parco macchine del centro stampa sostituendo la macchina grandi formati con una apparecchiatura copia, stampa, scanner grandi formati a colori, sostituendo le due macchine fotocopiatrici bianco e nero e colori con un'unica macchina a noleggio colori che permetta di garantire maggiore affidabilità e maggiori volumi di stampa e mantenendo in esercizio il Pag Bagno a Ripoli (Fi) Piazza della Vittoria 1 tel fax urp@comune.bagno-a-ripoli.fi.it p.i

2 fotostampatore fino ad esaurimento dei relativi materiali di consumo; Visto il piano di razionalizzazione del parco stampanti comunali realizzato dall'ufficio Economato e dal Ced (allegato A) e presentato e approvato dalla conferenza dei Dirigenti Comunali in data 05/12/2013 che prevede l'eliminazione di tutte le stampanti da scrivania dei vari uffici comunali con macchine multifunzione a noleggio con manutenzione e materiale di consumo incluso ubicate nei corridoi o comunque in zone di facile accesso a tutti gli uffici. Considerato che tale piano di razionalizzazione prevede inoltre l'installazione di un Software di monitoraggio e gestione centralizzato di tutte le macchine e l'utilizzo delle stesse con codice personale da assegnare a tutti gli operatori. Considerato che per realizzare tale nuova infrastruttura si rende necessario aggiornare l'esistente parco macchine fotocopiatrici di marca Ricoh/Rex Rotary con modelli della stessa marca in modo da riuscire a controllare il sistema con un unico software di gestione e contabilizzazione; Visto che pertanto occorre sostituire le 8 macchine a noleggio Xerox con scadenza 28/02/2014 con n. 8 nuove macchine Ricoh/Rex Rotary e provvedere al noleggio di ulteriori 8 macchine Ricoh/Rex Rotary da installare presso i punti stampa previsti dal piano di razionalizzazione; Considerato che l'attuazione del nuovo piano di razionalizzazione porterà benefici sia in termini di controllo delle stampe e delle copie effettuate con conseguente riduzione dell'utilizzo di carta da fotocopie, che una riduzione dei costi necessari per il mantenimento e l'acquisto dei materiali di consumo quantificabile in circa ,00 annui, oltre che un'infrastruttura tecnologica idonea a supportare tutti i processi futuri di digitalizzazione dei documenti e degli atti previsti dalle nuove disposizioni e normative; Ritenuto pertanto di dover noleggiare 16 nuovi apparecchi multifunzione come previsto nell'allegato B con contratto di noleggio comprensivo di materiale di consumo e assistenza tecnica e manutenzione per mesi 48. Visto che sono attualmente attive due convenzioni per il noleggio full-service di macchine fotocopiatrici digitali e dei servizi connessi stipulate ai sensi dell art. 26 della Legge 488 del 23 dicembre 1999 dal Ministero dell Economia e delle Finanze tramite la Consip Direzione acquisti in rete della P.A. Considerato che però le macchine fornite non sono compatibili con l'infrastruttura già esistente e pertanto non controllabili mediante un unico software centralizzato di gestione delle stampe, guasti, controllo dei livelli di materiali di consumo; Visto inoltre che la fornitura, installazione e messa in opera di tutta l'infrastruttura hardware e software non è prevista nei servizi offerti nelle Convenzioni di cui sopra; Visto che la ditta Sistemi s.n.c. di Firenze, già fornitore del Comune per l'assistenza tecnica e la fornitura di macchine multifunzione esistenti si è resa disponibile ad un'analisi del parco macchine esistente e alla realizzazione del progetto di cui sopra mediante la Pag Bagno a Ripoli (Fi) Piazza della Vittoria 1 tel fax urp@comune.bagno-a-ripoli.fi.it p.i

3 fornitura e installazione delle nuove 16 apparecchiature richieste e la fornitura e installazione del software di gestione controllo; Visto che la stessa ditta mediante le procedure del Mepa ha proposto un'offerta per la fornitura a noleggio con contratto di manutenzione, fornitura dei materiali di consumo e fornitura e installazione del software di n. 16 apparecchiature compatibili con quelle esistenti ad un costo mensile di 1868,00 oltre iva 22%; Visto che l'offerta risulta essere congrua con i valori di mercato; Ritenuto pertanto di dover affidare alla Ditta Sistemi Snc di Firenze P.Iva la fornitura di nr. 15 apparecchi Multifunzione (copiatrice, scanner, stampante di rete) RICOH e n. 1 apparecchio Multifunzione grandi formati (copiatrice, scanner, stampante di rete grandi formati) Canon con contratto di noleggio e manutenzione per 48 mesi al costo mensile iva compresa di 2278,96 di cui da impegnare per l'anno ,64 (01/03/ /12/2014); Di riservarsi di impegnare le somme necessarie per gli anni successivi a carico dei competenti capitoli di bilancio; Dato atto che ai fini della normativa sulla tracciabilità dei pagamenti di cui alla L. 136/2010 e s.m.: - la predetta prestazione è contraddistinta dal seguente codice CIG Z220CD5440 ; - l'affidatario assume tutti gli obblighi di tracciabilità previsti dalla norma, tra cui è incluso quello di comunicare all'ente gli estremi del conto corrente dedicato sul quale ricevere i pagamenti, dati che rimarranno depositati in atti ed indicati nel provvedimento di liquidazione delle competenze, da parte dell'ufficio Responsabile della spesa; Visto il Durc regolare acquisito in data 06/12/2013 conservato in atti. Visto l' art. 34 dello Statuto Comunale; DETERMINA 1)di noleggiare nr. 16 macchine multifunzione come in premessa indicate per la realizzazione del nuovo progetto di razionalizzazione del parco stampanti affidandone la fornitura alla ditta Sistemi snc Via Tagliamento 15/17 P.Iva impegnando per il periodo 01/03/ /06/2014 la somma di 9115,84 iva compresa riservandosi di impegnare i fondi per l'intero anno con l'approvazione del bilancio 2014; 2)di dare atto che l'ordinativo di fornitura sara effettuato sul Me.Pa. di Consip dall'economo Comunale in quanto già abilitato come Punto Ordinante; 3)di imputare la spesa relativa di 9.115,84 all intervento noleggio attrezzature cap. Peg del Bilancio 2014 imp. 14/52; Pag Bagno a Ripoli (Fi) Piazza della Vittoria 1 tel fax urp@comune.bagno-a-ripoli.fi.it p.i

4 IL RESPONSABILE (DOTT.SSA ELEONORA TURRINI) SETTORE ECONOMICO FINANZIARIO Vista la regolarità contabile, si attesta la copertura finanziaria, ai sensi degli artt. 151, comma 4, e 153, comma 5, del decreto legislativo 18/08/2000n nr E esecutiva, Lì, 11/12/2013 IL DIRIGENTE (Dr. Dario Navarrini) Pag Bagno a Ripoli (Fi) Piazza della Vittoria 1 tel fax urp@comune.bagno-a-ripoli.fi.it p.i

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6 NUOVA SISTEMAZIONE MULTIFUNZIONI UFFICI COMUNALI CENTRO OPERATIVO piano terreno multifunzione colori 5000b/n nuova piano primo multifunzione b/n 2000b/n nuova prot.civile stampante in rete esistente BIBLIOTECA piano terreno multifunzione b/n piano terreno stampante in rete bancone esistente piano primo stampante in rete bancone esistente piano primo stampante in rete utente esistente piano primo multifunzione colori 5000b/n nuova VIA SINIGALLIA multifunzione colori 5000bn nuova VIA ROMA piano terreno multifunzione colori 5000bn nuova piano primo multifunzione b/n VIA ORSI assistenza multifunzione colori 5000bn nuova piano terreno multifunzione b/n 5000bn nuova piano primo multifunzione colori 5000bn nuova POLIZIA MUNICIPALE GRASSINA VIA DI RITORTOLI multifunzione b/n 2000bn nuova piano primo multifunzione colori piano terreno multifunzione grandi formati nuova piano terreno multifunzione nero (ex c/o) piano terreno multifunzione colori 20000bn nuova 5000cl

7 PALAZZO COMUNALE piano terreno multifunzione nero uff. stampa piano terreno multifunzione nero uff urp piano terreno multifunzione nero uff anagrafe piano terreno stampante carte identità esistenti piano terreno stampanti ad aghi certificati piano primo multifunzione colore urbanistica piano primo multifunzione nero 10000bn corridoio nuova piano secondo multifunzione nero tributi piano secondo stampante bollettini tributi piano secondo multifunzione colore 10000bn corridoio lato ced nuova 2000cl multifunzione nero corridoio centro piano secondo multifunzione nero 10000bn corridoio lato ragioneria nuova piano terzo multifunzione nero personale piano terzo multifunzione colori 5000bn corridoio nuova A febbraio 2013 scade il noleggio di n. 8 fotocopiatrici a noleggio che incidono per un costo annuo di circa 8000,00. Andando a sosituire tali macchine e implementando le stesse è possbile procedere ad una razionalizzazione delle spese per acquisto di toner e carta. Tale razionalizzazione sarebbe possibile andando ad eliminare tutte le stampanti laser da tavolo e sostituendole con apparecchi multifunzione ubicati prevalentemente nei corridoi con contratto di noleggio e manutenzione full service, i quali per poter stampare fotocopiare necessitano dell'inserimento di un codice pin da assegnare ad ogni dipendente/amministratore. Inoltre installando un software centralizzato per la gestione degli utenti ogni stampa sarebbe tracciata e permetterebbe di avere un controllo puntuale sui consumi e sui volumi di stampa. COSTI Noleggi per le macchine esistenti escluse n. 8 macchine scad. 02/ ,00 Noleggi n. 15 ulteriori macchine di cui 8 in sostituzione a quelle in scad 02/ , ,00 i noleggi sono comprensivi di manutenzione, materiali di consumo per le copie richieste nel contratto, software di gestione centralizzato. RISPARMI Spesa annuale attuale per acquisto toner e materiali di consumo ,00 Risparmio medio annuo del consumo di carta 2.000,00 Risparmio manutenzione stampanti e apparcchi di proprietà 3.000, ,00

8 SPESA ATTUALE GLOBALE noleggi ,00 toner ,00 carta 7.000,00 manutenzioni 3.000, ,00 SPESA FUTURA GLOBALE noleggi ,00 carta 5.000,00 toner 2.000, ,00 Risparmio annuo ,00 Benefici: controllo e gestione centralizzata delle stampe/copie rinnovo parco macchine centro stampa utilizzo delle macchine solo con Pin personale riduzione dei costi mantenimento di uno/due modelli di stampante.