ALLEGATO I AL CONTRATTO DI SERVIZI N.

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1 COMMISSIONE EUROPEA CENTRO COMUNE DI RICERCA Ref. Ares(2014) /07/2014 Gestione del sito di Ispra Gestione Beni e Logistica ALLEGATO I AL CONTRATTO DI SERVIZI N. SPECIFICHE TECNICHE PRESTAZIONE DI SERVIZI DI TRASPORTO DOCUMENTI E MERCI DAL CENTRO COMUNE DI RICERCA, SITO DI ISPRA (VA) ITALIA LOTTO 1 ZONA 1

2 Specifiche tecniche Page 1 of 8 1. Introduzione 1.1 Il Centro Comune di Ricerca (JRC) della Commissione europea fornisce un supporto scientifico e tecnico indipendente alle istituzioni dell'unione europea per la formulazione e l'attuazione delle loro politiche. Il JRC è costituito da sette istituti di ricerca e un servizio amministrativo. Il sito di Ispra del Centro Comune di Ricerca (situato nel Nord d'italia e con circa 1600 dipendenti) è dotato di 3 Istituti Scientifici. La Gestione del sito di Ispra (ISM Ispra Site Management) è la direzione che si occupa della gestione amministrativa del sito del Centro comune di ricerca a Ispra (Varese). La sua missione è Rendere il Sito di Ispra un luogo protetto e sicuro, dove sia piacevole lavorare fornendo servizi che soddisfino le richieste dei clienti, al fine di aiutare lo sviluppo delle attività a carattere scientifico all'interno di ogni Istituto. Al contempo il JRC di Ispra deve continuare ad essere un buon "vicino di casa", deve cioè essere capace di interagire con la realtà socio-economica in cui è immerso. Condividere le buone pratiche per la gestione del sito con lo scopo di migliorare l'efficacia e l'efficienza dei relativi servizi forniti a livello corporate. 2. Descrizione del servizio 2.1 La presente procedura d'appalto intende fornire ai servizi del Centro Comune di Ricerca, sito di Ispra (VA), di seguito denominato JRC-Ispra, un contratto per la prestazione di servizi di trasporto delle merci e dei documenti in entrata e in uscita dal JRC - Ispra. Il servizio legato al Lotto 1 comprende destinazioni definite in Zona 1. Definizione della Zona 1: Unione Europea ed EFTA (Norvegia, Islanda, Svizzera, Liechtenstein). Principato di Andorra, Stato del Vaticano, Principato di Monaco, Gibilterra, Jersey, Baliato di Guernsey (isola del Canale della Manica), Isola di Man e Repubblica San Marino. Danimarca: isola di Bornholm nel Mar Baltico. Estonia: isole di Saaremaa e Hiiumaa nel Mar Baltico Finlandia: arcipelago delle Isole del golfo di Botnia e isola di Alando situata all'entrata del Golfo di Botnia. Francia: Corsica. Grecia: Corfù e Isole Ionie, Creta, Isole del Mar Egeo. Italia: Sardegna, Isole Eolie, Isole Egadi, Sicilia, Pantelleria, Linosa, Lampedusa. Malta: Gozo. Spagna: Baleari. Svezia: Isole di Gotland e Oland nel Mar Baltico. Regno Unito: Isola di Orkney, Isole Ebridi, isola di Shetland La composizione delle destinazioni definite in Zona 1 può cambiare durante il periodo di validità del presente contratto. Si terrà conto dell'adesione di nuovi Stati membri all'unione europea. 2.2 L'attività oggetto del contratto prevede il servizio di trasporto delle merci e dei documenti, da e per il JRC - Ispra. La merce e i documenti spediti sono di vario tipo, per esempio: materiale informatico, materiale di laboratorio e strumentazione scientifica, libri, documenti

3 Specifiche tecniche Page 2 of 8 e altro materiale che gli Istituti di ricerca del JRC Ispra necessitano di spedire, e devono essere inviati o trasportati in entrata o in uscita dal JRC - Ispra nell ambito delle attività, come per esempio: rilevamenti scientifici, vari materiali e documenti per partecipazioni a fiere o ai congressi, pezzi di ricambio per riparazioni dei macchinari in uso sul sito, etc. Sono escluse tutte le merci previste dalle norme IATA. 2.3 Occasionalmente si possono richiedere trasporti di merci deperibili e/o di materiale pericoloso secondo la classifica ADR (Accordo europeo relativo al trasporto su strada di merci pericolose), con l'esclusione del materiale radioattivo ed esplosivo. Trasporti speciali ADR (Accord Dangereuse Route) sono i trasporti eseguiti in regime ADR che seguono una regolamentazione particolare in quanto relativa a merci particolari (infiammabili, esplosivi, corrosivi, etc.). Si tratta dell'accordo europeo relativo ai trasporti internazionali di merci pericolose su strada, firmato a Ginevra il 30 settembre 1957 e ratificato in Italia con la legge n del 12 agosto Le aziende di trasporto eccezionale che effettuano questo tipo di servizi sono pertanto aziende con un elevato livello di specializzazione tecnologica ed organizzativa. Le norme riguardano: classificazione delle sostanze pericolose con riferimento al trasporto su strada; norme e prove che determinano la classificazione come pericolose singole sostanze; condizioni d'imballaggio delle merci, caratteristiche degli imballaggi e dei contenitori; modalità costruttive dei veicoli e delle cisterne; requisiti per i mezzi e per il trasporto, compresi i documenti di viaggio; esenzioni dal rispetto delle norme dell'accordo. 2.4 Per quanto riguarda le prestazioni di servizi, il Centro Comune di Ricerca di Ispra della Commissione europea è esente da diritti, imposte e tasse oltre la soglia di 300,00 EUR in applicazione delle disposizioni del D.P.R. n 633 del 26/10/1972 (articolo 72) e successive integrazioni. Essendo prevista l esenzione IVA, è presente sul Sito un ufficio dell'agenzia Delle Dogane per l'espletamento delle relative formalità doganali. 2.5 Il contraente deve disporre del personale e mezzi idonei per effettuare il servizio richiesto in modo da garantire la continuità del servizio anche di fronte ad imprevisti. 3. Esecuzione del servizio: 3.1 Le procedure di trasporto di merci e di documenti in uscita dal JRC - Ispra: L'organizzazione delle spedizioni in uscita: Il contraente deve organizzare le spedizioni della merce e/o dei documenti sulla base delle indicazioni ricevute dall'ufficio Ricevimento Merci del JRC - Ispra. Qualsiasi trasporto di merci e/o di documenti deve essere concordato anche con l Ufficio d'affari Doganali del JRC - Ispra. L'Ufficio Ricevimento Merci del JRC - Ispra provvede alla verifica del peso e del volume dichiarato sui documenti accompagnatori preparati per l'uscita della merce e/o per l'uscita dei documenti.

4 Specifiche tecniche Page 3 of 8 Il contraente, incaricato per fare le spedizioni delle merci e dei documenti in uscita dal JRC - Ispra, si deve presentare all'entrata prevista per le merci, presso l'ufficio Ricevimento Merci (Edifico 17), dove riceve i documenti accompagnatori e la merce e/o i documenti che devono essere spediti dal JRC - Ispra. I documenti accompagnatori sono rilasciati esclusivamente dall'ufficio Ricevimento Merci del JRC - Ispra. Il contraente deve fermarsi anche presso l Ufficio Affari Doganali (attualmente Edificio 62A) per compiere le formalità doganali, prima di uscire con la merce e con i documenti dal territorio del JRC Ispra. Il contraente deve gestire nel modo migliore il trasporto delle merci e documenti in spedizione, e fare attenzione ai relativi documenti accompagnatori, durante l'intero processo di spedizione, dall'inizio del trasporto fino alla consegna al destinatario Informazioni sulle spedizioni delle merci e/o documenti in uscita: Il contraente deve fornirne alla Commissione i dati dei mezzi tramite i quali è possibile seguire le spedizioni, durante il percorso della spedizione fino a ottenere informazioni riguardanti la consegna finale. Per tali mezzi possibili si intende: un codice o parola chiave che rende possibile al JRC Ispra seguire lo stato della spedizione via internet, un numero di telefono con la chiamata gratuita che rende al JRC Ispra possibile ottenere delle informazioni sulla consegna o stato spedizione, o qualsiasi altro mezzo simile Le spedizioni in uscita dal JRC Ispra, con i relativi documenti doganali, devono essere ritirate al massimo entro 1 (un) giorno lavorativo successivo a quello in cui il dichiarante (JRC- Ispra) nell Ufficio Affari Doganali ha confermato che i documenti doganali sono pronti. 3.2 Le procedure di trasporto di merci e di documenti in entrata al JRC - Ispra: Il contraente riceve, per ogni merce e documento in entrata (oggetto del contratto), una "bolla di consegna per l'entrata al JRC - Ispra", emessa dall Ufficio Affari Doganali. Il contraente deve, sulla base dei documenti ricevuti, organizzare il ricevimento delle merci e dei documenti (oggetto del contratto) in entrata al JRC Ispra Per il servizio di trasporto delle merci e dei documenti in entrata, JRC - Ispra provvede alla verifica del peso e del volume dichiarato sui documenti accompagnatori della merce e dei documenti in trasporto e, in caso di difformità, emette entro 2 (due) giorni lavorativi, un documento rettificativo che fa fede per la determinazione della tariffa del trasporto Le spedizioni in entrata al JRC - Ispra, con i relativi documenti d'importazione, devono essere consegnate al JRC - Ispra al massimo entro 3 (tre) giorni lavorativi dal giorno della richiesta di consegna, fatta dal JRC Ispra. 4 Situazioni eccezionali 4.1 Il contraente deve prendersi cura di ogni spedizione e, su richiesta di JRC - Ispra, fornire delle ricevute, firmate dal destinatario, e/o altri documenti attestanti la consegna della

5 Specifiche tecniche Page 4 of 8 merce e/o la consegna dei documenti, eseguita secondo le regole stabilite nel presente contratto e i suoi allegati. 4.2 In caso di ritardo della consegna, dovuto a una situazione eccezionale, il contraente deve informare JRC - Ispra per iscritto sui particolari del disservizio e delle spedizioni non effettuate. 4.3 Il contraente deve assicurare un periodo minimo di 2 (due) giorni di giacenza della merce e/o documenti, dopo la prima presentazione dell'avviso della voluta consegna all'indirizzo di recapito. Il contraente deve effettuare almeno due tentativi di recapito della merce e/o documenti al destinatario, prima di valutare il loro rinvio al JRC - Ispra. Il rientro della merce o documenti, per i quali la consegna non è stata possibile, deve avvenire in accordo con il JRC - Ispra. Il contraente deve, in caso di mancata consegna, adottare tutte le misure volte a salvaguardare e a proteggere la merce e/o i documenti fino al loro rientro al JRC - Ispra. 5 L'indirizzo per il ritiro e la consegna della merce e dei documenti presso il JRC - Ispra 5.1 L'indirizzo: Commissione Europea Centro Comune di Ricerca Ispra Ufficio Ricevimento Merci Via Enrico Fermi, 2749 I Ispra (Varese) Italia Tel: e/o Telefax: Mailbox: jrc-ispra-ricevimento-merci@ec.europa.eu 5.2 Il ricevimento e le spedizioni delle merci e/o documenti dal e per il JRC - Ispra è effettuato giornalmente, rispettando gli orari di apertura. L'orario di attività dell'ufficio spedizioni presso il JRC - Ispra, che coincide con il periodo di apertura della dogana, è il seguente: dal lunedì al giovedì: 8:30-11:45, 13:30-16:45 il venerdì: 8:30-11:45, 13:30-15:45 6 Modalità d'imballaggio e natura delle spedizioni 6.1 Per le spedizioni di documenti in uscita dal JRC - Ispra, il condizionamento e l imballaggio dei documenti sono a cura di JRC - Ispra, e vengono effettuati tramite l utilizzo di buste impermeabili e a prova di strappo, fornite dal contraente. 6.2 Per le spedizioni di merci in uscita dal JRC - Ispra, il condizionamento e l imballaggio della merce sono a cura del JRC- Ispra. 6.3 Per le spedizioni di merci con l'uso di sistema a "Temperatura controllata" e/o a "Catena del freddo" (vedi il punto 7), in uscita dal JRC Ispra, il condizionamento e l'imballaggio della merce sono a cura del JRC Ispra, e vengono effettuati tramite l'utilizzo di appositi contenitori acquistati direttamente dal JRC Ispra.

6 Specifiche tecniche Page 5 of 8 7 Trasporto di merci con l'uso di sistema a "Temperatura controllata" e/o a "Catena del freddo" e/o altri tipi di trasporto della merce refrigerata, congelata o deperibile. Il servizio di trasporto merci per il JRC - Ispra prevede che venga effettuato un numero di spedizioni di merci (campioni di laboratorio di tipi diversi, sostanze chimiche, prodotti farmaceutici approvati dalla FDA, sostanze biologiche, etc.) refrigerate, congelate e/o deperibili, dove si deve garantire una specifica temperatura durante tutto il processo di spedizione per salvaguardare la qualità della merce spedita. Questo tipo di spedizioni deve essere eseguito con l'utilizzo di sistemi di spedizione a temperatura controllata, e/o gestito con il metodo a catena del freddo, come per esempio: trasporti con l'uso dei container a compressore che permettono di mantenere una temperatura interna costante del compartimento della merce durante il trasporto, trasporti di merci con il ghiaccio secco, trasporti di merci con l'utilizzo della tecnologia a vapore secco, tutti i tipi di trasporti con il metodo a catena del freddo, trasporti di merci con l'uso di coperte termiche, trasporti di merci che offrono stabilizzazione della temperatura della merce per proteggerla dai cambiamenti ambientali, trasporti di merci con l'utilizzo di sistemi che offrono settaggi di temperatura standard, e/o monitoraggi della temperatura dal ritiro alla consegna della merce, altri tipi di trasporti della merce refrigerata, congelata e/o deperibile. Il contraente deve offrire la possibilità di conservazione delle merci a temperature controllate in caso di situazioni di emergenza. Il metodo di trasporto per effettuare delle spedizioni di merce a temperatura controllata e con l'utilizzo della catena a freddo è in continua evoluzione. La lista dei servizi richiesti può cambiare durante il periodo di validità del presente contratto. Durante l'esecuzione del contratto si terrà conto del progresso e delle novità che potrà offrire il contraente. 8 Prestazioni professionali per la consulenza, pareri ed esami di fattibilità 8.1 JRC - Ispra chiederà al contraente un'offerta scritta per le possibili ore di prestazioni per consulenza e pareri professionali ed esami di fattibilità legati al trasporto delle merci particolari (ADR). 9 Determinazione del peso delle merci e dei documenti in uscita dal JRC Ispra 9.1 Tutte le merci e i documenti affidati al contraente sono automaticamente quantificati e pesati dall'ufficio Ricevimento Merci del JRC - Ispra usando un sistema elettronico certificato. Le merci e i documenti sono misurati per determinare le dimensioni in volume dei colli da trasportare. Mediante tale sistema si determina se le tariffe indicate nelle tabelle Prezzo unitario in EURO, IVA esclusa (Allegato II al contratto Offerta Contraente) sono definite dal peso effettivo o dal peso volumetrico.

7 Specifiche tecniche Page 6 of Peso volumetrico JRC - Ispra considera il peso massimo definito per 1 m 3 equivale a 350 kg di peso tassabile, se non è altrimenti definito dal contraente. In tal caso, si applica per determinare il peso volumetrico il fattore di conversione definito dal contraente nell'allegato II al presente contratto Offerta Contraente. Base, Altezza e profondità sono espressi in metri. 9.3 La determinazione del peso e del volume per il trasporto delle merci e dei documenti in uscita è di competenza dell Ufficio Ricevimento merci del JRC - Ispra. 9.4 Per trasporti di merci di peso superiore a una tonnellata, inclusi i trasporti eccezionali (piattaforme, etc.) JRC Ispra e per i trasporti delle merci con i pesi non contemplati nell'allegato II al contratto (Offerta contraente) si richiede al contraente un'offerta scritta che deve indicare il costo del trasporto medesimo. JRC Ispra può ordinare tale servizio con singolo Buono d'ordine (vedi l'allegato III al contratto). 10 Termini di consegna La formula per definire il peso tassabile per un pacco voluminoso: Peso tassabile = (Base x Altezza x Profondità) x (Fattore di conversione) I termini di consegna per la Zona 1, in entrata, per il servizio di trasporto delle merci e dei documenti, sono i seguenti: Per il servizio di trasporto dei DOCUMENTI, il termine massimo di consegna è di 48 (quarantotto) ore continuative dal giorno che il contraente riceve la bolla di consegna. Per il servizio di trasporto delle MERCI il termine massimo di consegna è di 5 (cinque) giorni lavorativi dal giorno che il contraente riceve la bolla di consegna. Per il servizio di trasporto di MERCI particolari che prevede di mantenere uno specifico intervallo di temperatura durante tutto il processo di spedizione, sottoposto a temperatura controllata e/o a catena del freddo (come per esempio: le spedizioni di ghiaccio secco, coperte termiche per le spedizioni farmaceutiche, la catena del freddo per campioni biologici etc.) il termine massimo di consegna è di 48 (quarantotto) ore continuative dal giorno che il contraente riceve la bolla di consegna. I termini di consegna per la Zona 1, in uscita, per il servizio di trasporto delle merci e dei documenti, sono i seguenti: Per il servizio di trasporto dei DOCUMENTI, il termine massimo di consegna è di 48 (quarantotto) ore continuative dal momento del loro ritiro. Per il servizio di trasporto delle MERCI il termine massimo di consegna è di 5 (cinque) giorni lavorativi dal momento del loro ritiro. Per il servizio di trasporto di MERCI particolari che prevede di mantenere uno specifico intervallo di temperatura durante tutto il processo di spedizione,

8 Specifiche tecniche Page 7 of 8 sottoposto a temperatura controllata e/o a catena del freddo (come per esempio: le spedizioni di ghiaccio secco, coperte termiche per le spedizioni farmaceutiche, la catena del freddo per campioni biologici etc.) il termine massimo di consegna è di 48 (quarantotto) ore continuative dal momento del ritiro. 11 Assicurazione della merce e dei documenti Il JRC - Ispra provvede a fornire una copertura assicurativa di tutta la merce e dei documenti, sia in entrata, sia in uscita. 12 Entità del servizio 11.1 L'entità del servizio è stata stimata sulla base delle statistiche dei trasporti effettuati negli ultimi 5 anni. L'entità di servizio stimata per un anno è riportata nelle tabelle di valutazione economica (vedi Allegato 2 all'allegato amministrativo alla lettera d'invito), comunque le quantità ivi riportate sono indicative e non vincolanti per JRC Ispra. 13 Prezzi 13.1 I prezzi sono espressi in EURO e al netto dell IVA Il prezzo relativo al peso è comprensivo del costo del trasporto stesso dal mittente al destinatario e di tutte le altre spese connesse all'organizzazione ed all'effettuazione del trasporto come spese d'imballaggio, spese amministrative, spese telefoniche, spese per magazzinaggio, scaricamento e ricaricamento ecc., nonché spese relative ad eventuali imprevisti quali, ad esempio, un periodo di stoccaggio più lungo o l emissione/acquisizione di documenti extra rispetto alle normative, con l'eccezione di quelli riconducibili ad eventi di forza maggiore Per tutti i trasporti deve essere effettuata la resa franco domicilio. 14 Documento unico di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) 14.1 Per quanto attiene agli obblighi di cui al comma 3 dell'articolo 26 del D.Lgs 81/08, a seguito della valutazione dei rischi presenti nelle aree del committente e dei rischi indotti dall'appaltatore, non si ritiene necessaria l'elaborazione del Documento unico di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) e non si evidenziano costi relativi ai rischi interferenziali. A fronte di eventuali modifiche nelle previsioni contrattuali o nei rischi presenti nelle aree della committente ove le prestazioni saranno svolte, prima dell'inizio delle prestazioni dovrà essere considerata la necessità di elaborazione del DUVRI Si attira comunque l'attenzione sul documento Clausole contrattuali di sicurezza (Allegato VI al contratto).