PROCEDURA. GESTIONE ATTREZZATURE e SPAZI 02 30/09/2006 SOMMARIO

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1 Pagina 1 di 7 SOMMARIO 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITÀ MOVIMENTAZIONE IMMAGAZZINAMENTO CENSIMENTO DELLE APPARECCHIATURE USO APPARECCHIATURE E SPAZI ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE...6 REVISIONI N DATA DESCRIZIONE 01 30/01/2003 EMISSIONE 02 30/09/2006 RIEMISSIONE RIFERIMENTI Pagina Capitolo Paragrafo Data 1 a emissione REDAZIONE RESPONSABILE QUALITÀ VERIFICA COLLABORATORE VICARIO APPROVAZIONE DIREZIONE 30/01/2003

2 Pagina 2 di 7 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della seguente procedura è definire quali sono le apparecchiature e gli spazi che devono essere utilizzati nell Istituto Tecnico Industriale Statale Galileo Galilei per fornire il servizio agli utenti, e descrivere quali controlli devono effettuarsi e la loro tempificazione. Gli obiettivi che l Istituto Tecnico Industriale Statale Galileo Galilei si propone di conseguire sono: regolamentare l utilizzo degli spazi a disposizione regolamentare i controlli da effettuare periodicamente su tutte le apparecchiature utilizzate, al fine di averle sempre in regolare e ottimale stato di utilizzo e definire le responsabilità di queste attività regolamentare la gestione guasti / interventi di manutenzione straordinaria assicurare una corretta movimentazione dei prodotti per prevenire danni immagazzinare i prodotti perché siano rintracciabili e non subiscano danni immagazzinare i prodotti non conformi in modo da segregarli assicurare una adeguata protezione ai prodotti Questa procedura deve essere applicata per la gestione e il controllo di tutte le apparecchiature e gli spazi adibiti al servizio e nella gestione logistica di tutti i materiali. 2 RESPONSABILITÀ È responsabilità del responsabile dell ufficio tecnico assicurarsi che siano effettuati, secondo quanto pianificato, i controlli e le verifiche, che vengono ritenuti indispensabili dalla Direzione d Istituto per garantire l efficienza di tutte le apparecchiature utilizzate; queste operazioni sono eseguite o direttamente dal personale interno o da tecnici specializzati esterni alla struttura. L ubicazione di dette apparecchiature non richiede una ambientazione, custodia, manipolazione particolari per mantenere le apparecchiature in

3 Pagina 3 di 7 regolare stato di funzionamento che permettano di garantire le specifiche richieste. a) La Direzione ha delegato ai singoli utilizzatori la responsabilità di salvaguardare tutti gli strumenti e le apparecchiature. È stato anche informato tutto il personale dell importanza che dette apparecchiature hanno nell Istituto Tecnico Industriale Statale Galileo Galilei per garantire agli allievi la qualità del servizio. b) Spetta all Assistente Tecnico la valutazione dei risultati dei controlli effettuati. In caso di mal funzionamento dell apparecchiatura spetta a chi l utilizza la segnalazione del problema sorto e all Assistente Tecnico preposto predisporre l attività di manutenzione. Responsabilità della direzione (attraverso opportune commissioni) è la definizione dei bisogni di acquisto di nuove attrezzature dovuta a obsolescenza di quelle installate, nuove necessità per i servizi erogati, miglioramento del servizio offerto. 3 MOVIMENTAZIONE Data la caratteristica dei prodotti che sono presenti nella scuola, la movimentazione di essi nelle aree destinate all immagazzinamento o di utilizzo, non necessita di particolari accorgimenti salvo quelli di carattere generale. La movimentazione di tutti i prodotti che vengono spostati nella scuola viene eseguita manualmente. Per quanto riguarda la movimentazione delle attrezzature dei laboratori, momentaneamente utilizzati in altri luoghi, viene registrata sul Registro movimentazioni attrezzature di ogni laboratorio.

4 4 IMMAGAZZINAMENTO PROCEDURA Pagina 4 di 7 Per una corretta e chiara definizione dell attività di immagazzinamento prodotti sono state identificate opportune aree costituite da locali o spazi riscontrati adatti per: consentire un agevole conservazione e reperibilità dei materiali mantenere le condizioni ambientali entro i limiti richiesti dal materiale permettere una facile rotazione delle scorte preservare il materiale conservato da danni o deterioramenti Queste tre aree sono così specificate: AREA RICEVIMENTO MERCE In questa area vengono depositati i prodotti in attesa dei controlli / collaudi. AREA DI IMMAGAZZINAMENTO AREA PRODOTTI NON CONFORMI L area prodotti non conformi è definita da strisce o catenelle colorate bianche e rosse o da opportuni cartelli. In questa area devono essere immagazzinati solamente tutti quei prodotti che sono stati considerati non conformi dopo i controlli eseguiti. Per tutti i casi in cui non sia possibile sistemare il prodotto nell area prodotti non conformi (per particolari ingombri o per impossibilità di spostamento) vengono predisposti opportuni cartelli che permettono di identificare chiaramente lo stato del prodotto. 5 CENSIMENTO DELLE APPARECCHIATURE Al fine di poter individuare le singole apparecchiature sono stati previsti dei codici di identificazione. Pertanto su tutte le apparecchiature, per le quali è previsto, viene applicata una etichetta riportante il codice d inventario. Tutte le apparecchiature sono registrate sugli appositi moduli Elenco apparecchiature, che rappresentano i documenti sul quale vengono elencate tutte le apparecchiature del reparto / laboratorio, il cui funzionamento ha

5 Pagina 5 di 7 diretta influenza sulla qualità del servizio offerto e per le quali sono stati predisposti appositi piani di controllo e manutenzione. Per ogni apparecchiatura inventariata è predisposta una Scheda apparecchiatura, il documento che riassume le informazioni essenziali che possono essere utili agli operatori che usano lo strumento e deve essere disponibile nelle strette vicinanze dell apparecchiatura. Al fine di tenere sotto controllo le operazioni di manutenzione delle attrezzature, ad ogni apparecchiatura è associata una propria Scheda registrazione controlli. Alla fine dell anno scolastico, come informazione per il riesame della direzione, il responsabile di ciascun laboratorio compilerà il Rapporto stato delle attrezzature. Ogni laboratorio è dotato di un aggiornato Elenco software utilizzato compilato a cura del responsabile del laboratorio. 6 USO APPARECCHIATURE E SPAZI Le apparecchiature presenti nell Istituto sono installate in spazi appositamente predisposti quali aule audiovisivi, laboratori, aule multimediali, biblioteca, sale insegnanti. L utilizzo di questi spazi e delle rispettive apparecchiature viene regolamentato o attraverso l orario scolastico, come nel caso della palestra, dei laboratori o tramite prenotazione. Per prenotare l utilizzo degli spazi attrezzati fuori dal normale orario scolastico l insegnante deve rivolgersi all assistente tecnico, che tiene evidenza sul documento Prenotazione aule. L assistente tecnico è il diretto responsabile del loro buon funzionamento delle apparecchiature, il docente utilizzatore è responsabile di lasciare lo spazio utilizzato e le sue attrezzature in ordine e in regolare stato di funzionamento.

6 Pagina 6 di 7 Nel caso in cui durante l utilizzo si verifichino degli inconvenienti/guasti, il docente deve compilare il documento Segnalazione guasti, presente in tutte le aule dove ci sono installate apparecchiature, che deve consegnare all assistente tecnico, il quale attiverà le azioni necessario per il ripristino del buon funzionamento della apparecchiatura. Qualora la riparazione non possa essere effettuata in tempi rapidi l assistente tecnico provvederà a segnalare l apparecchiatura Fuori Uso. 7 ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE MANUTENZIONE ORDINARIA L ufficio tecnico definisce le attività di manutenzione ordinaria da effettuare sui beni e informa i vari responsabili di laboratorio/area che dovranno poi effettuare tale attività. Per gli interventi effettuati mediante intervento esterno, si attiva la procedura gestione approvvigionamenti. Il personale incaricato dell intervento esegue la manutenzione. Al termine della quale effettua, se previsto, tutti i controlli elencati sulla Scheda Apparecchiatura e registra questa attività sulla Scheda Registrazione Controlli. L ufficio tecnico periodicamente (come minimo prima dell inizio dell anno scolastico, al rientro dalle vacanze di natale e di pasqua) effettua controlli che tali manutenzioni programmate siano state effettuate. MANUTENZIONE IN SEGUITO A GUASTO Il personale segnala malfunzionamenti o guasti alle attrezzature o alle infrastrutture dell Istituto compilando il modulo Segnalazione guasti, L Ufficio Tecnico nel caso di beni di proprietà dell Istituto attiva l intervento di manutenzione consegnando al personale incaricato dell intervento il modulo Segnalazione Guasti, altrimenti comunica l evento all Ente proprietario del bene. Il personale incaricato dell intervento esegue la manutenzione. Al termine della quale effettua, se previsto, tutti i controlli elencati sulla Scheda Apparecchiatura e registra questa attività sulla Scheda Registrazione

7 Pagina 7 di 7 Controlli. Ad intervento concluso, il personale che l ha effettuata compila il Verbale di manutenzione che consegna all ufficio tecnico assieme al modulo di segnalazione guasti. Nel caso in cui la manutenzione venga affidata ad un organizzazione esterna, è possibile utilizzare in alternativa al Verbale di manutenzione, il rapporto rilasciato dal tecnico dell organizzazione che ha effettuato l intervento.