Secure Vendor Administration Tool. Creazione del fornitore nuovo in database di HP. Come aggiungere un fornitore nuovo nella database di HP

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1 Creazione del fornitore nuovo in database di HP Come aggiungere un fornitore nuovo nella database di HP Global Procurement Ultimo aggiornamento: 2 February 2012

2 Sommario Capitolo 1 Perche HP ha bisogno delle dati di Vostra azienda?... 3 Capitolo 2 Notificazione Spedita da Secure Vendor Administration Tool... 4 Che cosa fare quando la notificazione viene a junk box (scatola)... 4 Capitolo 3: Accedere a Secure Vendor Administration Tool (SVAT)... 5 Capitolo 4 Il modo di compilare Supplier Update Form... 6 Informazioni su indirizzo di sede legale ed amministrativa... 6 Indirizzo di fatturazione... 7 Dati banchari e della contabilità di fornitore... 8 Dettagli del Fornitore Informazioni agguntive, note, commenti Allegatti Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/2/2012

3 Capitolo 1 P erch e HP ha bisogno delle dati di Vostra azienda? Hewlett-Packard (HP) ha bisogno dell informazioni per comminciare ina cooperazione con la Vostra azienda. Questi dati sono anche molto importanti per i futuri pagamenti. Le informazioni trasmessi sono assecurati con il criptaggio via Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Tutte le informazioni fornite, saranno tenute riservate e usate unicamente per la colaborazione tra HP e la Vostra societa. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/2/2012

4 Capitolo 2 E- mail Notificazione Spedita da Secure Vendor Adm inistration Tool Per aggiungere ed aggiornare delle informazioni della Vostra azienda nel database di HP, la notificazione automatica viene ricevuta dal Secure Vendor Administration Tool. La ricevete dal SupplierSetup@hp.com. Nota: Questo si usata solo per iniziare processo del registrazione del fornitore di HP. Questo mailbox non e monitorato, per quello si prega gentilamente di non risponderla. 1. Nella si spiega perche HP ha bisogno dell informazioni della Vostra azienda e come saranno usate. 2. Vi informeremo come compiliare e finire il processo del set up nel nostro database. 1 2 Che cosa fare quando la notificazione viene a junk box (s ca t ola) Nei alcuni casi l notificazione puo venire su junk box archivio. Per prevenire questa situazione,si prega di verificare se indirizzo SupplierSetup@hp.com non e bloccato dalle Vostre Spam/Junk regole. Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/2/2012

5 Capitolo 3: Accedere a Secure Vendor Administration Tool (SVAT) SVAT e un applicazione di base ai siti web che viene utilizzata per accumularele informazioni obbligatorie ed approvazioni per inserimento del fornitore nella database di fornitori di HP. Tutte le informazioni trasmesse sono assicurate con criptaggio dei dati. Nella notifica che si riceve da HP ci sono un link agli strumenti SVAT e Supplier Setup Request Key. 1. Si prega cliccare su link di SVAT qualle via avete ricevuto Inserire Supplier Setup Request Key che e riportato nella notifica . Nota: Supplier Setup Request Key si puo usare solo una volta. Per ulteriori informazioni o aggiornamenti si prega di contattare HP SupplierSetupSupport@hp.com per richiedere la codice nuova. 3. Clicca su GO>> per accedere Supplier Update Form 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/2/2012

6 Capitolo 4 Il modo di compilare Supplier Update Form Supplier Update Form e composto di sei sezioni: Informazioni su indirizzo di sede legale ed amministrativa, Indirizzo di fatturazione, Dati banchari e della contabilita di fornitore, Detagli del fornitore, Informazioni aggiuntive, Note, Commenti e Allegatti. I campi contrassegnati con l asterisco (*) sono obbligatori e non sara in grado di inviare il modulo fino a compilare le informazioni in questi campi. Inform azioni su indirizzo di sede legale ed am m inistrativa La prima sezione di Supplier Update Form contiene le informazioni su indirizzo di sede legale ed amministrativa dell azienda. 1. Nel campo Legal Vendor Name si prega di inserire il nome legale dell azienda 2. Nel campo Vendor Address si prega di riempire l indirizzo di sede legale ed amministrativa dell azienda 3. Nel campo City si prega di inserire l indirizzo di sede legale ed amministrativa dell azienda 4. Si prega di inserire nei campi Region, District, State o Province le informazioni giuste se applicabile 5. Riempire i campi Zip o Postal Code 6. Si prega di compilare PO Box number, PO Box Postal Code e PO Box City se applicabile 7. Si prega di scegliere Country dal menu 8. Nel campo Vendor Phone Number si prega di inserire numero di telefono del fornitore. Si prega di usare il formato internazionale, per esempio Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/2/2012

7 I seguenti quatro campi sono obbligatori se il rappresentante di HP dovrebbe contattare la vostra azienda via fax, telefono o Si prega di compilare il campo Vendor Fax number se applicabile 10. Si prega di fornire Vendor Contact Name, il nome della persona della vostra azienda quale dovremmo contattare nelle corrispondenze future 11. Campo: Vendor Contact Phone dovrebbe contenere il numero di telefono della persona di contatto 12. Campo: Vendor Contact dovrebbe contenere della persona di contatto Indirizzo di fatturazione La seconda sezione di Supplier Update Form contiene le informazioni su indirizzo di fatturazione. Questi sono i dettagli che verranno utilizzati quando HP arganizzerra i pagamenti per la vostra azienda. 13. Se Indirizzo di fatturazione e lo stesso che ha appena compilato nella sezione precedente si prega di segnare il campo Same. Le informazioni che ha compilato nella sezione Informazioni su indirizzo di sede legale ed amministrativa verranno compilati automaticamente. 14. Se Indirizzo di fatturazione e diverso si prega di compilare la seconda sezione con i dettagli per quanto riguardano indirizzo di fatturazione e i dati di contatto. Le infromazioni richieste sono le stesse come nella sezione precedente Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/2/2012

8 Dati banchari e della contabilità di fornitore Informazioni in questa sezione che vengono compilate sono necessarie per finire setup della Vostra azienda nel nostro database. Questi dati sono anche molto importanti per i futuri pagamenti. HP farà seguito con vuoi se sarà necessario raccogliere dati prima di completare l aggiornamento nel database fornitori HP. A tal fine è essenziale che voi fornite queste informazioni al momento della submission per accelerare i tempi di setup. La persona o funzione nella vostra organizzazione che gestisce la contabilità richiederà le informazioni sottostanti: 15. Campo: Bank Name dovrebbe contenere il nome della banca tramite si verrebbe ricevere i pagamenti futuri. 16. Campo Sucursal :si deve compilare la sede della filiale succursale se applicabile: codice BIZ, codice internale e qualsiasi informazione se sia importante per far pervenire i pagamenti in modo coretto. Per esempio numero succursale viene usato per generale il codice bancario in Messico I seguenti quattro campi trattano dei dati della banca la quelle si vuole di utilizzare. 17. Indirizzo della banca City, State/Region/Other and Country si prega di scegliere il Paese dal menu, 18. Bank Branch se applicabile 19. Bank Key, (IFSC codice per l India) il formato della chiave identificativa della banca dipende dal paese( a volte ci sono solo le cifre o una combinazione delle lettere e delle cifre) anche lunghezza del codice dipende dal paese Per esempio per i fornitori che vengono dagli Stati Uniti questo codice si chiama ABA routing number. Quando non site sicuri della chiave della Vostra banca si prega di contattarla. 20. Bank account number si prega di srivere il numero del conto corrente su qualle volete ricevere i futturi pagamenti 21. Account Holder - di solito é la Vostra azienda 22. Control Key si prega di compilare questo campo se applicabile. I fornitori dagli Stati Uniti si prega di compilare Account Type Savings 01/Checking 02 Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/2/

9 23. SWIFT Code inserire il codice SWIFT (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication). Il codice SWIFT si usa per identificare le banche per le transazioni internazionale. Il codice SWIFT dovrebbe avere il formato: dalle 8 alle 11 cifre. Le cifre numero 5 e 6 representano il codice del paese. 24. IBAN Code - International Bank Account Number. Il codice IBAN è obbligatorio per le transazioni tra i paesi, è obblig nei paesi della Banca Europea. Gli ultimi quattro raggruppamenti di campi nella sezione Dati del Fornitore e Dati Contabili sono dedicati alle informazioni fiscali dell azienda. Questi gruppi sono una combinazione di un menù a tendina da cui bisogna selezionare le codifiche specifiche per paese e un campo a testo libero dove si deve inserire il numero identificativo con cui l azienda interessata è registrata. Questi numeri sono specifichi paese per paese. Per esempio ID VAT per paesi Europei e Federal Tax ID per gli Stati Uniti. 25. TAX/VAT (IVA) #1 dal menu si prega di scegliere il numero specifico quelle viene usato nel Vostro paese. Numero specifico del Paese dalla lista TASSE/IVA #1 tra tanti numeri specifici del paese si dovrebbe scegliere quello che è dedicato per la Vostra azienda. Ci sono quattro gruppi specificati da compilare 26. Dal TAX/VAT #1/2/3/4 si deve scegliere il numero specificato per il Vostro paese - Country Specific Numbers. Per la Vostra disposizione ci sono quttro gruppi.si deve scegliere il paese in cui la Vostra azienda e stata registrata per pagare le tasse Si prega di scegliere Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type etc. ci sono i codici e le sezione da specificare. Si prega di scrivere la Vostra partita IVA.Ci sono quattro campi in qui potete scrivere l informazioni che trattano delle tasse. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/2/2012

10 Dettagli del Fornitore In questa sezione si prega di compilare qualche informazione agguntiva della Vostra azienda. 28. Si prega di scegliere Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type etc. ci sono i codici e le sezione da specificare. Per essempio se la Vostra azienda e registrata fuori dagli Stati Uniti si prega di scegliere A01 Azienda con il filiale estera 29. Nel campo seguente si prega di scrivere se la Vostra azienda e incorporata Informazioni agguntive, note, commenti 30. Nel campo Commenti si puo scrivere alcuna infotmazione che dal Vostro punto di vista sia importante e la volete di essere considerata. 30 Allegatti In questo campo si possono allegare piú file che sono necessari per integrare la Vostra richiesta.(documenti che la legge del Vostro paese Vi obbliga di presentare). 31. Clicca Browse si prega di scegliere il documento salvato sul Vostro computer 32. Nel campo Description si prega di inserire la descrizione del documento 33. Clicca su Attach file Nota: Il limite massimo consentito per ogni file é 10 MB. Il sistema segnalerà un'errore nel caso in cui il limite viene superato ed il file non sarà salvato a sistema. 34. Il documento allegato e presentato nella tabella 35. Per cancellare un documento già caricato a sistema si deve scegliere l'opzione 'cancella' sul menú sul lato sinistro dell'interfaccia 36. Dopo aver compilato tutto Clicca Submit Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/2/2012