Gestione del contratto di locazione immobili

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1 DATA EMISSIONE 04/10/2006 1^ REVISIONE 18/04/2007 2^ REVISIONE 09/06/2008 3^ REVISIONE APPROVAZIONE Responsabile Servizio Rapporti Utenza AUTORIZZAZIONE Direttore Generale Visto Responsabile Operativo Qualità Pag. 1 di 1

2 0. TABELLA DELLE REVISIONI SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI RIFERIMENTI FORNITORI INPUT DEL PROCESSO OUTPUT DEL PROCESSO CLIENTI DEI SERVIZI FASI E ATTIVITA locazione Predisposizione del contratto di locazione RESPONSABILITA PARAMETRI DI CONTROLLO DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARCHIVI DI RIFERIMENTO...12 Pag. 2 di 2

3 0. TABELLA DELLE REVISIONI REVISIONE N. DATA NATURA DELLE MODIFICHE APPORTATE PARTI INTERESSATE SEZ. PAG /04/2007 Modifica della fase A4 11 di /06/2008 Introduzione nuovo modello di 13 Pag. 3 di 3

4 1. SCOPO Lo scopo del presente processo è quello di: Predisporre gli atti amministrativi necessari alla consegna dell alloggio all assegnatario individuato dal Comune territorialmente competente. Predisporre gli atti amministrativi necessari alla consegna delle unità immobiliare ad uso diverso dall abitazione a soggetto individuato da Casalp. Regolarizzare posizione giuridica di utenti già residenti negli alloggi (subentro e sanatoria). Gestire le variazioni del nucleo familiare assegnatario, avvenute dopo la consegna dell alloggio (Prosecuzione del rapporto locativo, coabitazione, ospitalità). 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica nei seguenti casi: 1. Edilizia residenziale pubblica, in locazione, della quale sono proprietari i Comuni della provincia di Livorno per competenza di territorio rispetto all ubicazione degli immobili. - In presenza di una disposizione di assegnazione emessa dal Sindaco del Comune competente (definitiva, provvisoria o tramite programmi di mobilità) per un determinato alloggio disponibile. - In presenza di una disposizione emessa da Casalp. - In presenza di una richiesta da parte dell utente interessato. 2. Immobili ad uso diverso dall abitazione, di proprietà Casalp. - In presenza della disponibilità di un immobile ad uso non abitativo. - In presenza di una richiesta scritta di persona interessata alla locazione dell immobile ad uso non abitativo. - In presenza di una decisione dell amministrazione Casalp con la quale viene individuato l avente diritto alla locazione di un determinato immobile ad uso non abitativo. Pag. 4 di 4

5 3. DEFINIZIONI Contratto di locazione: Nell ERP il contratto di locazione per gli immobili ad uso abitativo è successivo ad un decreto di assegnazione emesso dal Comune territorialmente competente. Conseguentemente il contratto potrà avere natura definitiva ovvero provvisoria. Il contratto di locazione adottato da Casalp è conforme al contratto tipo redatto dalla Regione Toscana ed è soggetto al rispetto delle specifiche normative in materia di ERP. Il contratto per gli immobili ad uso diverso dall abitazione, trattando la locazione di immobili non soggetti a normative relative all ERP, ma di esclusiva proprietà di Casalp, seguono le regole del mercato privato. Alloggio sfitto: Gli alloggi di ERP disponibili possono derivare dalle nuove costruzioni o dal patrimonio esistente allorché l assegnatario cessa il rapporto di locazione e provvede a riconsegnare l immobile. Subentro nell assegnazione: Disposizione che viene adottata, in ottemperanza all art. 18 della LRT. 96/96, quando a subentrare nel contratto di locazione non sono i componenti del nucleo familiare assegnatario, ma un parente, affine o collaterale, entro il terzo grado che è entrato in coabitazione con l assegnatario, nei modi e nelle forme previste dalla legge, e che con questo abbia convissuto almeno un anno, se figlio, almeno tre anni negli altri casi, e che sia in possesso dei requisiti previsti per il mantenimento dell assegnazione. Regolarizzazione del rapporto locativo: Disposizione che viene adottata, in ottemperanza al comma 7, art. 40 della LRT 96/96, nei confronti di un nucleo familiare occupante senza titolo di alloggio di ERP quando: a) l occupazione, da parte dello stesso nucleo, si protragga da data antecedente il 31/12/1988, b) sussistano i requisiti, accertati dalla Commissione Comunale Assegnazione Alloggi, per concorrere all assegnazione di alloggi di ERP, c) l occupazione non abbia sottratto il godimento dell alloggio ad altro assegnatario già individuato, d) non sussistano pendenze nella corresponsione delle indennità di occupazione o di altre spese a qualunque titolo richieste. Prosecuzione del rapporto locativo: Disposizione che viene adottata quando, al decesso o trasferimento dell assegnatario, subentra il coniuge o altro familiare, facente parte del nucleo familiare assegnatario, cointestatario del contratto di locazione. Coabitazione: Nota di presa d atto di una coabitazione che si è instaurata con un assegnatario, di parente, affine o collaterale, entro il terzo grado, previa comunicazione trasmessa dallo stesso, In ottemperanza all art.18 della LRT 96/96 nel quale viene previsto che, successivamente alla consegna dell alloggio, ogni variazione del nucleo familiare deve essere tempestivamente segnalata all Ente gestore il quale deve verificare che tale variazione non sia volta a conseguire indebiti benefici Ospitalità: Autorizzazione rilasciata da Casalp, su richiesta dell utente, affinché lo stesso possa ospitare, per un periodo di quattro anni, terze persone non legate da vincolo di parentela o con vincolo superiore al terzo grado, In ottemperanza all art.18 della LRT 96/96 nel quale viene previsto che, successivamente alla consegna dell alloggio, ogni variazione del nucleo familiare deve essere tempestivamente segnalata all Ente gestore il quale deve verificare che tale variazione non sia volta a conseguire indebiti benefici. Pag. 5 di 5

6 Immobili ad uso diverso dall abitazione: Unità immobiliari ad uso commerciale, ripostigli, preselle, etc., non comprese nel patrimonio di ERP, di esclusiva proprietà di Casalp S.p.A. 4. RIFERIMENTI Legge Regionale Toscana, 20 Dicembre 1996 n. 96 e successive modifiche e integrazioni. Contratto tipo approvato dalla Giunta regionale. Decreto Legislativo n. 196 del 2003 D.P.R. n. 445/2000 norme sulle dichiarazioni sostitutive di certificazione. Codice Civile Legge 27/7/1978 n. 392 Contratto di Servizio LODE / Casalp D.P.R. 917/86 Testo Unico delle imposte sui redditi Normative sull antiterrorismo Norma UNI ISO 9001:2000 Delibera C.d.A Casalp n.7 del 06/07/2004 Delibera Ater n.949 del 28/05/ FORNITORI CdA CASALP Comuni della provincia di Livorno Utente CASALP Servizio Programmazione interventi Ufficio Manutenzione ed Ufficio Nuove Costruzioni Persona o Società interessata alla locazione di immobili ad uso non abitativo (richiesta) Professionista incaricato per la redazione della perizia giurata per la determinazione del canone di locazione degli immobili ad uso diverso dall abitazione 6. INPUT DEL PROCESSO Decreto di assegnazione emesso dal Comune Comunicazione di ultimazione dei lavori per gli alloggi Dichiarazione di abitabilità Richiesta dell utente o del cittadino (regolarizzazione del rapporto di locazione, subentro o prosecuzione nello stesso, coabitazione e ospitalità) Atto di cessione dell attività ad altro conduttore Pag. 6 di 6

7 7. OUTPUT DEL PROCESSO Contratto di locazione stipulato (legittimante l immissione nell alloggio, o nel fondo, dell avente diritto, ovvero l utilizzo dell alloggio in caso di subentro nel contratto o regolarizzazione) Inserimento dati del nuovo utente o aggiornamento di quelli esistenti Emissione della fattura inerente le spese per la stipula del contratto (cauzione, quota registrazione, spese d istruttoria) Registrazione telematica contratto di locazione Comunicazione all Autorità di Pubblica Sicurezza dell avvenuta locazione 8. CLIENTI DEI SERVIZI Assegnatario/utente Agenzia delle Entrate Autorità di Pubblica Sicurezza CASALP Servizio Bilancio (Ragioneria) Autorità di Pubblica Sicurezza 9. FASI E ATTIVITA Il processo si divide nelle fasi di seguito schematizzate e descritte. Pag. 7 di 7

8 9.1. locazione Processo di locazione Fase 1 Gestione contratto di locazione art.18 L.R. 96/96 Utente Richiesta a seguito variaz.nucle o famil. A1 Accoglimento richiesta Conduttore Cess.attività richiesta subentro Richiesta registrata URP Utente Richiesta respinta A2 Istruttoria delle richieste verificate SRU contenzioso Risposta positiva Ufficio protocollo utente A3 Aggiornamento dati in archivi informatici Archivio informatico Comunicazio ne Procedura bollettazione Pag. 8 di 8

9 9.1.1 A1 ACCOGLIMENTO DELLE RICHIESTE L art. 18 della LRT 96/96 prevede che successivamente alla consegna dell alloggio, ogni variazione del nucleo familiare deve essere tempestivamente segnalata all Ente Gestore il quale deve verificare che tale variazione non sia volta a conseguire indebiti benefici, pertanto l Addetto del Servizio Rapporti Utenza deve recepire le richieste degli utenti inerenti la prosecuzione del rapporto locativo, la richiesta di subentro, la coabitazione in favore di parenti o l ospitalità di terze persone. La richiesta viene effettuata utilizzando i rispettivi modelli A2 ISTRUTTORIA DELLE RICHIESTE VERIFICATE L Addetto del Servizio Rapporti Utenza deve: Verificare il possesso dei requisiti per il mantenimento dell assegnazione Verificare il diritto alla prosecuzione del rapporto locativo per il subentrante Verificare il grado di parentela o affinità del coabitante e che l entrata nell alloggio non comporti situazioni ostative al mantenimento della locazione Verificare la motivazione per l instaurarsi dell ospitalità temporanea e che l ospite, in caso di cittadino extracomunitario, sia in regola temporanea con le normative che regolamentano l immigrazione. Verificare che la richiesta non sia finalizzata al conseguimento di indebiti benefici Respingere le richieste non accettabili Attivare eventuali contenziosi per situazioni irregolari A3 AGGIORNAMENTO DATI NEGLI ARCHIVI INFORMATICI La variazione richiesta e concessa comporta la modifica della composizione familiare e reddituale, pertanto l Addetto del Servizio Rapporti Utenza deve modificare gli archivi informatici e comunicare alla procedura bollettazione l elenco delle variazioni al fine dell aggiornamento del canone di locazione e della decorrenza dell acquisizione dei diritti riconosciuti dalla legge. Pag. 9 di 9

10 9.2. Predisposizione del contratto di locazione Processo di locazione Fase 2 Predisposizione del contratto di locazione Procedura Progr.Interventi Alloggi disponibili Servizio manutenz. straordinaria Comunivazio ne verbale Comune Decreto di di assegnazion e A4 Controllo e elaborazione dati Comunicazio ne AR SRU subentri e regolarizzazioni Disposizione interna Bollettino c/c Casalp Decisione dell amminist razione Contratto predisposto Fattura spese per contratto Archivio utenza A5 Stipula contratto e adempimenti conseguenti Assegnatario Assegnatario Contratto stipulato e firmato Ragioneria Questura Agenzia delle entrate Ufficio bollettazione Pag. 10 di 10

11 9.2.1 A4 CONTROLLO ED ELABORAZIONE DATI A fronte di decreto di assegnazione del Comune, di decisione di Casalp relativa all assegnazione di un immobile diverso dall abitazione e di disposizione interna del Servizio Rapporti Utenza per eventuali subentri o regolarizzazioni e sulla base degli alloggi disponibili comunicati dal Servizio Programmazione Interventi, l Addetto del Servizio Rapporti Utenza deve: Verificare la natura del decreto di assegnazione inviato dal Comune (provvisoria, definitiva etc.) per adeguamento tipo di contratto Controllare la completezza ed esattezza dei dati utili per la stipula del contratto, relativi al nucleo familiare assegnatario di un determinato alloggio, ovvero del conduttore per un determinato immobile ad uso diverso dall abitazione, provvedendo a: - Determinare il canone di locazione dell alloggio(art. 24,25, 26, 27 LRT 96/96) in base ai requisiti soggettivi del nucleo familiare assegnatario ed oggettivi dell alloggio; - Determinare il canone di locazione dell immobile ad uso diverso dall abitazione, anche tramite i dati oggettivi dell alloggio reperiti tramite perizia giurata da parte di geometra abilitato (delibera 7 del 6/07/2004); - Determinare il deposito cauzionale. Predisporre fattura per la corresponsione da parte dell assegnatario del deposito cauzionale, della quota spettante dell imposta di registro, delle spese di istruttoria del contratto e dell IVA dovuta. Comunicare verbalmente, ovvero tramite lettera raccomandata A/R qualora l interessato non si fosse già presentato presso il competente Ufficio, la data della stipula del contratto di locazione con contemporanea consegna del bollettino di c/c postale, per la corresponsione delle spese riportate nella fattura e richiesta della documentazione e delle marche da bollo necessarie per la redazione dell atto. Le comunicazioni verbali vengono registrate in apposito modello. Trasmettere al Servizio Bilancio (Ragioneria) la fattura A5 STIPULA DEL CONTRATTO DI LOCAZIONE ED ADEMPIMENTI CONSEGUENTI L Addetto del Servizio Rapporti Utenza provvede a far sottoscrivere il contratto di locazione all assegnatario e al rappresentante legale della Casalp, verificati gli adempimenti richiesti Provvede alla registrazione del contratto, entro 30 giorni, tramite flusso telematico con l Agenzia delle Entrate Provvede, entro 48 ore, alla denuncia alla Questura o altra istituzioni di Pubblica Sicurezza dell avvenuta locazione di immobile. Trasmette all utente copia del contratto di locazione registrato Provvede all archiviazione sia in archivi informatici che cartacei della documentazione relativa al contratto. Immette o aggiorna i dati dell utente negli archivi informatici Pag. 11 di 11

12 Trasmette la nuova locazione, ovvero la variazione avvenuta nel nucleo familiare assegnatario, o di subentro nell attività commerciale, al Servizio Rapporti con l Utenza (Ufficio bollettazione e incassi) per l emissione delle nuove bollette di canone di locazione. 10. RESPONSABILITA Le responsabilità delle attività descritte nel paragrafo precedente sono elencate nella matrice sottostante. Fasi/Attività Resp.Servizio rapporti utenza Addetto Servizio rapporti utenza. Presidente A1 Accoglimento richiesta R A2 Istruttoria delle richieste verificate R A3 Aggiornamento dati negli archivi informatici A4 Controllo ed elaborazioni dati A5 Stipula del contratto di locazione C R C R R 11. PARAMETRI DI CONTROLLO Tempo intercorrente tra l assegnazione o fine dei lavori di ripristino dell alloggio e la stipula del contratto: 7 giorni ( carta dei servizi); verifica su campione verbalizzato del 30%. Tempo intercorrente fra la presentazione della richiesta da parte dell interessato e la risposta per il subentro nell assegnazione, la prosecuzione del rapporto locativo, la coabitazione e ospitalità: 45 giorni; verifica su campione verbalizzato del 30%. Tempo intercorrente tra la verifica del diritto alla restituzione della cauzione e il rimborso della stessa: 60 giorni (carta dei servizi); verifica su campione verbalizzato del 30%. Verifica tempo intercorrente tra la variazione dell importo del canone di locazione a seguito di modifiche del nucleo familiare o dei redditi e l erogazione del rimborso stesso: 30 giorni a decorrere dal pagamento della somma non dovuta( carta dei servizi). La rilevazione dei suddetti parametri viene effettuata semestralmente. I dati sono rilevabili dall Archivio Utenza. La responsabilità di raccolta e verifica è del Responsabile Servizio Rapporti Utenza. 12. DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARCHIVI DI RIFERIMENTO MODULISTICA - Modello Prosecuzione del rapporto locativo Pag. 12 di 12

13 - Modello Richiesta di subentro nell assegnazione - Modello Richiesta di coabitazione - Modello Richiesta autorizzazione ospitalità temporanea senza inserimento nel nucleo familiare assegnatario - Modello Richiesta autorizzazione ospitalità temporanea senza inserimento nel nucleo familiare assegnatario (Minori) - ARCHIVI DI RIFERIMENTO - Informatici: - Archivio In Casa - Cartacei: - Archivio cartaceo utenti e alloggi Pag. 13 di 13