LINEE GUIDA di RENDICONTAZIONE

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1 REGIONE LOMBARDIA FONDO PER LA PROMOZIONE di ACCORDI ISTITUZIONALI (istituito con D.g.r. n del 2 Agosto 2007 e integrata con D.g.r. n del 3 dicembre 2008) BANDO DI INVITO A PRESENTARE PROPOSTE DI ACCORDI ISTITUZIONALI PER LA REALIZZAZIONE DI PROGRAMMI R&S NEI SETTORI ENERGIA, AMBIENTE, AGROALIMENTARE, SALUTE E MANIFATTURIERO AVANZATO (in attuazione in particolare dell art.11,12 e 13 del bando approvato con D.D.S. n del 14/05/2009) LINEE GUIDA di RENDICONTAZIONE Febbraio 2011 Pag. 1

2 Sommario 1. CRITERI GENERALI DI RENDICONTAZIONE Oggetto Disposizioni generali sulle spese Spese e costi ammissibili Spese non ammissibili VARIAZIONI AL PROGETTO Disposizione generale Variazioni al Partenariato Variazioni al Piano finanziario Variazioni in aumento Variazioni in diminuzione Variazioni compensative Variazione ai tempi di conclusione del progetto MODALITÀ DI EROGAZIONE Tempistica di realizzazione del progetto Dimensione finanziaria del Programma di R&S Procedura di rendicontazione Richiesta dell anticipazione Richiesta della tranche a fronte di uno stato di avanzamento Richiesta saldo Modalità per la trasmissione della documentazione Entità dell Intervento Finanziario Erogazione dell Intervento Finanziario CRITERI DI AMMISSIBILITÀ delle SINGOLE TIPOLOGIE di SPESA Spese del personale Voci di spesa Determinazione del costo Fabbricati Voci di spesa Determinazione del costo Strumenti e Attrezzature Voci di spesa Determinazione del costo Ricerca Contrattuale Pag. 2

3 4.4.1 Voci di spesa e determinazione del costo Competenze tecniche e Brevetti (acquisiti o ottenuti in licenza) Voci di spesa e determinazione del costo Consulenze Voci di spesa Determinazione del costo Spese generali Voci di spesa e determinazione del costo Altri costi di esercizio Voci di spesa Determinazione del costo Studi di fattibilità Voci di spesa Determinazione del costo Deposito di brevetti e di altri diritti di proprietà industriale Voci di spesa IVA Pag. 3

4 1. CRITERI GENERALI DI RENDICONTAZIONE 1.1 Oggetto (1). La rendicontazione può essere definita come il processo in cui il beneficiario attesta le spese sostenute per la realizzazione dell intervento ammesso a finanziamento di cui all Allegato 1, ai fini della determinazione, da parte del soggetto responsabile dell attuazione dell intervento, degli importi erogabili rispetto a quelli previsti in fase di concessione dell agevolazione. (2). La natura e la tipologia dei documenti utili a comprovare l effettivo sostenimento delle spese sono individuati attraverso il richiamo ad un documento tipico (fatture quietanzate) o il richiamo a documenti atipici (ossia, individuati in ragione della relativa equivalenza rispetto al documento tipico prioritariamente individuato). 1.2 Disposizioni generali sulle spese (1). Ai fini delle rendicontazione e dell erogazione del finanziamento, oltre alle tabelle riepilogative, devono essere trasmessi a CESTEC S.p.A. da parte del Coordinatore, idonei documenti comprovanti l effettivo sostenimento delle spese. In particolare tutte le spese devono: - essere pertinenti e connesse al Programma di R&S di cui all Allegato I approvato e sottoscritto ed ai criteri di ammissibilità delle spese di cui all articolo 8 del Bando. - essere effettuate entro i termini stabiliti all art del Bando; - essere relative a beni e servizi che risultano consegnati ovvero completamente realizzati; - essere state sostenute in data successiva alla data di stipula dell Accordo Istituzionale. E ammessa la possibilità di sostenere la voce di spesa di cui alla lettera g) Studi di fattibilità tecnica preliminari ad attività di Ricerca Industriale e Sviluppo Sperimentale del punto 8.1 del bando, per spese effettivamente sostenute nella fase di negoziazione dell Accordo Istituzionale, finalizzata alla sottoscrizione dello stesso. Tale spesa sarà dunque ritenuta ammissibile per un importo non superiore al 3% del costo del personale ammissibile e se effettivamente sostenuta a partire dalla data di presentazione della proposta di Programma di R&S; - per l eventuale rendicontazione dello stato di avanzamento, devono essere sostenute, intendendo perciò la presenza di regolare fattura d acquisto o documento contabile aventi forza probatoria equivalente, anche se non quietanzate; - per l erogazione finale, devono essere effettivamente sostenute. Per spese effettivamente sostenute si intendono le spese i cui pagamenti sono stati effettuati e liquidati dai Soggetti beneficiari comprovati da fatture quietanziate, oppure da documenti contabili aventi forza probatoria equivalenti, che indichino chiaramente l oggetto della prestazione o della fornitura, il suo importo, i termini di consegna, le modalità di pagamento; si richiede altresì copia dell estratto conto dal quale si evinca l avvenuta quietanza delle fatture in oggetto. Pag. 4

5 - essere effettivamente sostenute entro i successivi 60 (sessanta) giorni dalla scadenza del periodo di realizzazione del Progetto ed, in ogni caso, prima della trasmissione della rendicontazione finale; - essere chiaramente imputate al soggetto beneficiario richiedente; - nel caso di pagamenti in valuta estera il relativo controvalore in euro è ottenuto sulla base del cambio utilizzato per la transazione nel giorno di effettivo pagamento. Ai fini della prova del pagamento, il beneficiario deve presentare all occorrenza l estratto del conto corrente da cui risulti l addebito (con l indicazione specifica dell importo, della data del pagamento nonché della causale dello stesso); - aver dato luogo ad un effettiva uscita di cassa da parte del beneficiario, comprovata da titoli attestanti l avvenuto pagamento che permettano di ricondurre inequivocabilmente la spesa all operazione oggetto di agevolazione ovvero copia dell estratto conto dal quale si evinca l avvenuta quietanza delle fatture in oggetto; - essere in regola dal punto di vista della normativa civilistica e fiscale; - essere annullate mediante l apposizione di una timbratura originale recante la dicitura Spesa sostenuta a valere sul Fondo Accordi istituzionali - Bando di Invito di cui al Decreto n.4779 del 14/05/2009. (2). Il pagamento delle fatture deve essere effettuato esclusivamente con: - bonifici bancari - con causale contenente numero e data fattura; - RIBA; RID; tutti confermati dalle relative registrazioni di addebito sull estratto conto. Si rammenta che non sono ammessi pagamenti in contanti né con carte di credito o bancomat (3). Gli originali dei documenti di spesa, debitamente timbrati,e di quelli attestanti l avvenuto pagamento devono essere tenuti a disposizione per gli accertamenti e i controlli previsti dal bando, per un periodo di 10 (dieci) anni dalla data di erogazione del saldo dell Intervento Finanziario. Tali documenti sono resi disponibili, a richiesta, per gli accertamenti e verifiche da parte di Regione Lombardia, del Soggetto Gestore Cestec, di altri soggetti delegati, e degli organismi nazionali e comunitari preposti al controllo. 1.3 Spese e costi ammissibili (1). Ai sensi dell art. 8 del Bando, sono ammissibili le spese ritenute pertinenti al progetto proposto, strettamente connesse alla sua realizzazione, di seguito elencate: a) Spese di personale (ricercatori, tecnici ed altro personale ausiliario dedicati al programma di R&S). b) Fabbricati per la durata in cui sono utilizzati per il Programma di R&S e per una percentuale non superiore al 10% (diecipercento) dei costi totali ammissibili previsti per il Programma di R&S. Pag. 5

6 c) Costi della strumentazione e delle attrezzature necessarie per il Programma di R&S. Sono considerati ammissibili solo i costi d ammortamento corrispondenti al ciclo di vita del Programma di R&S, calcolati secondo i principi della buona prassi contabile. d) Costi della ricerca contrattuale, delle competenze tecniche e dei brevetti, acquisiti o ottenuti in licenza da fonti esterne a prezzi di mercato tramite una transazione effettuata alle normali condizioni di mercato e che non comporti elementi di collusione, così come i costi dei servizi di consulenza e di servizi equivalenti utilizzati esclusivamente ai fini dell attività di ricerca, per una percentuale non superiore al 35% (trentacinquepercento) delle spese totali ammissibili. e) Spese generali addizionali direttamente imputabili all attività di ricerca, fino ad un massimo forfetizzato del 15% (quindicipercento) del costo complessivo del personale. f) Altri costi di esercizio, incluso il costo dei materiali, direttamente imputabili all attività di ricerca. g) Studi di fattibilità tecnica preliminari ad attività di ricerca industriale o di sviluppo sperimentale. h) Spese connesse alla concessione e al riconoscimento di brevetti e di altri diritti di proprietà industriale, ovvero: i costi anteriori alla concessione del diritto nella prima giurisdizione, ivi compresi i costi di preparazione, presentazione e trattamento della domanda, nonché i costi sostenuti per il rinnovo della domanda prima della concessione del diritto; i costi di traduzione e altri costi sostenuti al fine di ottenere la concessione o il riconoscimento del diritto in altre giurisdizioni; i costi sostenuti per difendere la validità del diritto nel quadro ufficiale del trattamento della domanda e di eventuali procedimenti di opposizione, anche se detti costi siano sostenuti dopo la concessione del diritto. i) IVA, laddove sia realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale e non sia in alcun modo recuperabile dal beneficiario stesso, tenendo conto della disciplina fiscale cui è assoggettato (indipendentemente dalla sua natura pubblica o privata). 1.4 Spese non ammissibili (1). Non risultano ammissibile le seguenti voci di spesa: a) Attività orientate alla commercializzazione b) Adeguamenti ad obblighi di legge c) Manutenzione di impianti e macchinari d) Servizi continuativi o periodici comunque connessi alle normali spese di funzionamento dei soggetti partecipanti. Pag. 6

7 2. VARIAZIONI AL PROGETTO 2.1 Disposizione generale (1). Costituisce principio generale il fatto di limitare il più possibile il ricorso alle variazioni di progetto al fine di garantire la trasparenza, l efficacia e l efficienza delle spese, nonché la certezza dei costi e dei tempi di realizzazione. Qualunque variazione, anche se nei limiti ammessi, dovesse metter in dubbio la riuscita del progetto, potrà non essere ammessa. Le richieste di variazione, adeguatamente motivate, potranno riguardare il programma di lavoro, la ripartizione per attività o i preventivi di spesa previsti. 2.2 Variazioni al Partenariato (1). In aggiunta alle disposizioni di cui al precedente punto 2.1, nel caso in cui si verifichino, nel corso della realizzazione del progetto, eventi inerenti uno o più beneficiari che incidano sul compimento delle attività progettuali di sua competenza, gli altri provvederanno, per il tramite del Coordinatore, a comunicare la sostituzione con un soggetto in possesso dei requisiti di ammissibilità dettati dal bando, o il prosieguo delle attività, a condizione che venga garantito in ogni caso il raggiungimento degli obiettivi del Progetto, nonché le condizioni e i limiti fissati dall Avviso relativamente al piano finanziario. (2). Regione Lombardia autorizzerà la sostituzione o il prosieguo delle attività a seguito della valutazione delle vicende sottoposte, anche con il supporto dei soggetti ed organi preposti alle fasi di pre-selezione di merito e di valutazione finale, della conseguente eventualità di procedere alla rideterminazione dell entità dell Intervento Finanziario accordato. 2.3 Variazioni al Piano finanziario (1). Fermo restando le disposizioni di cui al paragrafo 3.2 Dimensione Finanziaria del Programma di R&S le eventuali variazioni apportate al costo complessivo del progetto presentato in fase di domanda, devono rispettare le disposizioni di seguito riportate Variazioni in aumento (1). Eventuali variazioni in aumento non determinano in alcun caso incrementi dell ammontare dell intervento finanziario concesso Variazioni in diminuzione (1). Fermo restando che, in sede di erogazione del saldo dell intervento finanziario, si potrà procedere alla rideterminazione dell intervento finanziario stesso, in relazione a diminuzioni dell ammontare delle spese Pag. 7

8 ammissibili, si precisa che in ogni caso le diminuzioni del costo totale del progetto presentato, pena la revoca dell intervento finanziario, non devono superare la percentuale del 20% del costo totale di progetto e non devono essere comunque tali da comportare la riduzione del costo del progetto per una somma eccedente ,00 (unmilione/00) Variazioni compensative (1). Sono ammesse, in fase di rendicontazione, in attuazione dell art.6 dell allegato 3 all accordo istituzionale, variazioni compensative delle voci ammesse complessive fra due o più voci a due condizioni: 1) ogni categoria di spesa non può variare (diminuire o aumentare) per più del 10%; 2) i limiti percentuali previsti dal bando sulle singole categorie di spesa devono comunque essere rispettati. Tali variazioni, nonostante non necessitino di alcuna autorizzazione, sono comunque oggetto di tempestiva comunicazione da parte del Soggetto Beneficiario, a Regione Lombardia e Cestec con indicazione delle voci di spesa coinvolte, degli importi iniziali e dell importo della variazione. 2.4 Variazione ai tempi di conclusione del progetto (1). Il periodo di realizzazione dei progetti non potrà essere superiore a 24 (ventiquattro) mesi. È fatta salva la possibilità di proroga complessiva non superiore a 6 (sei) mesi, che potrà essere autorizzata da Regione Lombardia, su richiesta dei Soggetti Beneficiari, a fronte di motivate esigenze di sviluppo e/o gestione del progetto. 3. MODALITÀ DI EROGAZIONE 3.1 Tempistica di realizzazione del progetto (1). Sono ritenute ammissibili le spese effettivamente sostenute a partire dalla data di stipula degli Accordi Istituzionali (ad eccezione della voce di spesa g) studi di fattibilità che può essere sostenuta prima della stipula). Entro 30 (trenta) giorni da tale data di stipula i soggetti beneficiari dovranno dare avvio alla realizzazione del Programma di R&S. (2). Entro 24 (ventiquattro) mesi dalla data di sottoscrizione dell Accordo istituzionale, i soggetti beneficiari dovranno concludere la realizzazione del Programma di R&S. Per conclusione si intende la data dell ultima fattura ammissibile al progetto e presentata in rendicontazione. Entro e non oltre la scadenza di cui sopra, i soggetti beneficiari avranno la possibilità di richiedere una proroga non superiore a 6 (sei) mesi. Questa potrà essere autorizzata dalla Regione Lombardia a fronte di motivate esigenze di sviluppo e/o gestione del Programma di R&S. Pag. 8

9 (3). Entro 60 (sessanta) giorni successivi alla conclusione del Programma di R&S, i soggetti beneficiari dovranno aver debitamente liquidato tutte le spese ammissibili a rendicontazione ed, in ogni caso, prima della trasmissione della rendicontazione di cui al successivo punto (4). (4). Entro 90 (novanta) giorni successivi alla conclusione del Programma di R&S, i soggetti beneficiari dovranno presentare tutta la documentazione richiesta per la rendicontazione finale delle spese. La modulistica di rendicontazione sarà resa disponibile anche sul sito di Regione Lombardia e/o del Soggetto Gestore. 3.2 Dimensione finanziaria del Programma di R&S (1). Come disposto dall art.9.1 del Bando, il programma di R&S deve prevedere investimenti, in termini di spese totali ammissibili, di importo uguale o superiore ad Euro ,00 (cinquemilioni/00), ma non eccedenti i seguenti importi massimi: - Euro ,00 (diecimilioni/00) per un Programma di R&S prevalentemente di Ricerca Industriale (compresi gli studi di fattibilità preliminari a Ricerca Industriale); un Programma di R&S consiste prevalentemente di Ricerca Industriale se più della metà dei costi totali ammissibili riguarda attività che rientrano nella categoria della Ricerca Industriale; - Euro ,00 (settemilionicinquecentomila/00) in tutti gli altri casi. 3.3 Procedura di rendicontazione Richiesta dell anticipazione (1). I beneficiari, se previsto nell Accordo istituzionale, possono richiedere l erogazione di una prima tranche in anticipo. Si segnala che in caso di organismo di ricerca che svolge attività economica e nel caso di organismo di ricerca che non svolga attività economica (solo per la quota eccedente il 30%) l erogazione dell eventuale anticipazione richiesta è subordinata alla presentazione di garanzia fideiussoria rilasciata da uno dei soggetti abilitati dalle norme a garantire i finanziamenti pubblici. In particolare la fideiussione può essere bancaria o assicurativa o rilasciata da intermediari finanziari iscritti nell elenco speciale di cui all art. 107 del decreto legislativo 1 settembre 1993 n Regione Lombardia, per il tramite di CESTEC S.p.A., si riserva di verificare l idoneità del fideiussore a prestare garanzia. Ai fini dell ottenimento dell anticipo il beneficiario per il tramite del Coordinatore, dovrà presentare la suddetta documentazione: a) Garanzia fideiussoria (se richiesta); b) solo nel caso in cui l importo dell intero contributo concesso al singolo Beneficiario sia uguale o maggiore ad euro ,07 (centocinquantaquattromilanovecentotrentasette/07) e solo in caso Pag. 9

10 di organismo di ricerca di natura economica, copia del certificato camerale integrato con l apposita dicitura antimafia, secondo quanto previsto dall art.10 del D.P.R. n.252 del 03/06/1998; c) documento di riconoscimento del Rappresentante Legale firmatario in corso di validità. (2). La fideiussione, escutibile a prima richiesta, deve garantire l intero importo dell anticipazione richiesta Richiesta della tranche a fronte di uno stato di avanzamento (1). I Beneficiari, dopo aver sostenuta una spesa ammissibile pari ad almeno la percentuale di stato di avanzamento stabilità nell Accordo Istituzionale sottoscritto, possono procedere alla richiesta di una prima tranche dell Intervento Finanziario. Ai fini dell ottenimento dell erogazione il beneficiario per il tramite del Coordinatore, dovrà presentare la suddetta documentazione: a) rendicontazione di spesa a mezzo di autocertificazione ex D.p.r. 445 del 28 dicembre 2000, da parte del Rappresentante Legale firmatario del soggetto beneficiario comprovante il sostenimento di un importo pari almeno alla percentuale definita nell Accordo Istituzionale sottoscritto ; b) solo nel caso in cui l importo dell intero contributo concesso al singolo Beneficiario sia uguale o maggiore ad euro ,07 (centocinquantaquattromilanovecentotrentasette/07) e solo in caso di organismo di ricerca che svolge attività economica, copia del certificato camerale integrato con l apposita dicitura antimafia, secondo quanto previsto dall art.10 del D.P.R. n.252 del 03/06/1998; c) documento di riconoscimento del Rappresentante Legale firmatario in corso di validità; d) una relazione intermedia sullo stato d avanzamento del Progetto di R&S. (2)Cestec S.p.A., ricevuta dal beneficiario la suddetta documentazione, ne verifica la correttezza e la conformità rispetto al Progetto di R&S ammesso. A fronte di esito positivo di tale verifica Cestec erogherà una quota pari all intensità d aiuto riconosciuta, applicata sulle spese rendicontate Richiesta saldo (1). Il beneficiario, sostenuta effettivamente una spesa ammissibile pari ad almeno l 80% (ottantapercento) dell intero importo del programma di investimento ammesso (pena la revoca totale dell Intervento Finanziario), può procedere alla rendicontazione finale. Qualora l importo delle spese finali rendicontate dovesse risultare inferiore all importo del programma di investimento ammesso, l intervento finanziario verrà proporzionalmente ridotto. Ai fini dell ottenimento del saldo finale il beneficiario per il tramite del coordinatore, entro e non oltre 90 (novanta) giorni dalla conclusione del Programma di R&S, dovrà presentare la suddetta documentazione: a) rendicontazione di spesa a mezzo di autocertificazione ex. D.p.r. 445 del 28 dicembre 2000 da parte del Rappresentante Legale firmatario del soggetto beneficiario comprovante l effettivo sostenimento di un importo non inferiore all 80% (ottantapercento) del programma di investimento ammesso e, comunque, non inferiore rispetto a quest ultimo di una cifra superiore ad Euro ,00 (unmilione/00); Pag. 10

11 b) solo nel caso in cui l importo dell intero contributo concesso al singolo Beneficiario sia uguale o maggiore ad euro ,07 (centocinquantaquattromilanovecentotrentasette/07) e solo in caso di organismo di ricerca che svolge attività economica, copia del certificato camerale integrato con l apposita dicitura antimafia, secondo quanto previsto dall art.10 del D.P.R. n.252 del 03/06/1998; c) documento di riconoscimento del Rappresentante Legale firmatario in corso di validità; d) una relazione finale sul Progetto di R&S realizzato. (2) CESTEC S.p.A., ricevuta dal beneficiario la suddetta documentazione, ne verifica la correttezza e la conformità rispetto al Progetto di R&S ammesso. A fronte di esito positivo di tale verifica Cestec erogherà il saldo in funzione delle spese totali rendicontate e ammissibili. 3.4 Modalità per la trasmissione della documentazione (1). Il Coordinatore trasmette la documentazione di cui al paragrafo 3.1 Procedura di rendicontazione alla Regione Lombardia e a Cestec S.p.A. Le richieste di erogazione devono essere presentate in originale e inoltrate a Cestec S.p.A. al seguente indirizzo: CESTEC S.p.A. Viale Restelli 5A Milano, riportando sul plico la dicitura: Bando Accordi Istituzionali. (2). In ordine al rispetto dei termini stabiliti farà fede la data apposta dall Ufficio ricevente, in caso di consegna a mani, oppure la data del timbro dell ufficio postale accettante, in caso di trasmissione a mezzo posta. In quest ultimo caso, l invio rimane a totale ed esclusivo rischio del mittente. Ove, per disguidi postali o di diversa natura o per qualsiasi altro motivo, anche di forza maggiore, la documentazione non dovesse giungere a destinazione entro i termini indicati, la stessa non sarà presa in considerazione, a nulla valendo la data di spedizione risultante dal timbro postale dell agenzia accettante. 3.5 Entità dell Intervento Finanziario (1). L art.9.2 del Bando dispone inoltre che l Intervento Finanziario di Regione Lombardia sarà determinato in funzione della tipologia di Soggetto beneficiario (di cui all articolo 7.1 lett. a) e b) del bando): a) qualora il Soggetto beneficiario rientri nella categoria di cui all articolo 7.1 lett.a), l intervento finanziario non potrà essere superiore al 50% dell investimento previsto nel Programma di R&S, fino ad una soglia massima di Euro ,00 (duemilionicinquecentomila/00); b) qualora il Soggetto beneficiario rientri nella categoria di cui all articolo 7.1 lett.b), l intervento finanziario non potrà essere superiore al 50% delle spese ammissibili, fino ad una soglia massima di Euro ,00 (duemilionicinquecentomila/00), in base - coerentemente al Regolamento (CE) n. 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili Pag. 11

12 con il mercato in applicazione degli articoli 87 e 88 del Trattato (regolamento generale di esenzione per categoria) - alle seguenti condizioni e percentuali massime: Intensità di aiuto (in %) per tipologia di attività e di spesa a) Ricerca Industriale 50% b) Sviluppo Sperimentale 25% In percentuale delle relative spese ammissibili In % alle spese ammissibili di cui all art.8.1 lettera a), b), c), d), e), f), i) del bando c) Studio di fattibilità preliminare alla Ricerca Industriale c) Studio di fattibilità preliminare allo Sviluppo Sperimentale e) Costi connessi ai diritti di proprietà intellettuale per PMI, relativi ad attività di Ricerca Industriale f) Costi connessi ai diritti di proprietà intellettuale per PMI, relativi ad attività di Sviluppo Sperimentale 65% 40% 50% 35% In % alle spese ammissibili di cui all art.8.1 lettera g), i) del bando In % alle spese ammissibili di cui all art.8.1 lettera h), i) del bando 3.6 Erogazione dell Intervento Finanziario (1). L Intervento Finanziario concesso sarà erogato dal Soggetto Gestore secondo le modalità disciplinate nell Accordo Istituzionale sottoscritto dalle parti. 4. CRITERI DI AMMISSIBILITÀ delle SINGOLE TIPOLOGIE di SPESA 4.1 Spese del personale Voci di spesa (1). La rendicontazione delle spese per il personale deve essere effettuata in base al numero degli addetti, suddivisi per qualifica professionale (es. dirigenti, quadri, impiegati, operai, ecc.), effettivamente impiegati nel Programma di R&S ammesso all agevolazione, in funzione delle rispettive ore di lavoro, valorizzate in base al costo medio orario della categoria di appartenenza. (2). Il personale è da intendersi secondo le successive specificazioni: Pag. 12

13 - personale dipendente: comprende sia il personale in organico che quello con contratto a tempo determinato, direttamente impegnato nelle attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione; - personale non dipendente: comprende contratti temporanei per collaborazioni a progetto, collaborazioni occasionali, stage, dottorati, assegni di ricerca, borse di studio per attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione Determinazione del costo (1). La determinazione del costo del personale - da effettuarsi distintamente per ciascun singolo addetto coinvolto nelle attività rendicontate - è quantificato in base alle modalità di seguito descritte. La formula generale per il calcolo del costo di ogni singolo addetto impiegato nelle attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione è la seguente: C a = c mo x n o dove: C a = costo singolo addetto (impegnato nelle attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione); n oc = numero di ore lavorative dedicate attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione; c mo = costo medio orario singolo addetto; Il costo medio orario c mo di ogni singolo addetto è dato dalla seguente formula: dove: c mo = C/N C = costo effettivo lordo; N = numero di ore lavorative in un anno dal singolo addetto 1. Per costo effettivo annuo lordo C si intende la retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata di contributi di legge o contrattuali e di oneri differiti (trattamento fine rapporto, contributi previdenziali e assistenziali). In sostanza il costo effettivo annuo lordo (di ogni addetto impiegato nelle attività inerenti l operazione ammessa all agevolazione) è dato dalla seguente formula: 1 Tale numero è dato dal CCNL di categoria (ore settimanali per settimane) ed è dunque variabile in funzione del contratto di appartenenza, nonché dell anzianità lavorativa. Pag. 13

14 C = RAL + TFR + OS dove: RAL = TFR = OS = retribuzione annua lorda; maturato nell anno; oneri sociali (oneri previdenziali INPS, INAIL ed eventuali fondi assistenziali o previdenziali integrativi); Nel caso di personale non dipendente, il costo effettivo lordo (C) è dato dal costo effettivo del contratto di collaborazione, mentre le ore lavorate totali (N) sono date dal numero di ore effettivamente lavorate nel periodo di esecuzione del contratto di collaborazione (indipendentemente dal numero di progetti svolti). Per gli assegni di ricerca il costo riconosciuto sarà quello relativo all importo dell assegno maggiorato degli oneri di legge. Non è ammessa a rendicontazione la voce IRAP. 4.2 Fabbricati Voci di spesa (1). Sono ammissibili i costi per i fabbricati ma non sono ammesse le voci di spesa per: - opere murarie a qualunque titolo - costi di manutenzione ordinaria e straordinaria - spese di mantenimento e di gestione degli spazi in generale Le voci di spesa ammissibili non possono superare la percentuale del 10% (diecipercento) dei costi totali ammissibili e rendicontati del Programma di R&S Determinazione del costo (1). Sono considerati ammissibili solo i costi di ammortamento corrispondenti alla durata in cui sono utilizzati per il Programma di R&S. La rendicontazione dei costi di ammortamento deve avvenire sulla base di un metodo di calcolo rispondente ai principi della buona prassi contabile e conformemente alla normativa fiscale vigente. (2). I costi concernenti l ammortamento vengono calcolati convenzionalmente prendendo esclusivamente in considerazione le percentuali previste dall art. 67 del D.P.R n. 917 e dalle tabelle dei coefficienti approvate con D.M GU n. 27 del 2 febbraio 1989 (si precisa pertanto che sono escluse Pag. 14

15 le forme di ammortamento accelerato ed anticipato e che non si dovrà dimezzare la quota di ammortamento per il primo anno). 4.3 Strumenti e Attrezzature Voci di spesa (1). Sono ammissibili i costi di beni strumentali (sia nuovi che usati) utilizzati per il Programma di R&S successivamente alla data di sottoscrizione dell Accordo. (2). L acquisto di software e, in generale, di programmi informatici è ammesso alle seguenti condizioni: - il software deve essere specifico e necessario esclusivamente alla realizzazione del progetto; - il software deve essere nuovo di fabbrica. (3). Sono esclusi l acquisto di arredamenti e le macchine per ufficio (personal computer, fotocopiatori, fax, ecc), tutti i mezzi di trasporto e le acquisizioni in leasing. L acquisto di beni strumentali e attrezzature è ammissibile a condizione che gli stessi siano stati consegnati e installati presso le unità operative per le quali è stato richiesto il contributo Determinazione del costo (1). Sono considerati ammissibili solo i costi di ammortamento dei beni corrispondenti al ciclo di vita del Programma di R&S. La rendicontazione dei costi di ammortamento deve avvenire sulla base di un metodo di calcolo rispondente ai principi della buona prassi contabile e conformemente alla normativa fiscale vigente. Il costo ammissibile per i beni è determinato di norma mediante piano di ammortamento ordinario e specificatamente: - è consentita la deduzione integrale, nel periodo d imposta in cui sono state sostenute, delle spese il cui costo unitario non sia superiore a euro 516,45. - i costi concernenti l ammortamento vengono calcolati conformemente alle aliquote fissate dalla normativa vigente oppure i costi concernenti l ammortamento vengono calcolati convenzionalmente prendendo esclusivamente in considerazione le percentuali di ammortamento previste dal DM del 31/12/88 GU n. 27 del 2 febbraio 1989 (si precisa pertanto che sono escluse le forme di ammortamento accelerato ed anticipato e che non si dovrà dimezzare la quota di ammortamento per il primo anno). Non sono ammissibili spese per beni che hanno esaurito fiscalmente il loro periodo di ammortamento. L imputazione in base all ammortamento dei beni sussiste anche per beneficiari per i quali non sia applicabile il procedimento tecnico contabile dell ammortamento: in tal caso le aliquote di ammortamento da esporre quali costi ammissibili dovranno essere riferite alla vita utile del bene utilizzato. Pag. 15

16 (2). La determinazione del costo di beni materiali fissi è quantificato in base alle seguenti modalità: dove: C bmf = (BMF/A f ) x D C bmf = costo bene materiale fisso imputabile all operazione BMF = costo totale singolo bene A f = periodo di ammortamento fiscale D = durata dell operazione (espressa in anni) Ne consegue inoltre che, nel caso in cui il ciclo di vita dei beni corrisponda o sia inferiore alla durata del progetto e sia utilizzato esclusivamente per il Programma di R&S finanziato, l importo rendicontabile corrisponde al costo sostenuto per l'acquisto del bene, indicato nella relativa fattura. 4.4 Ricerca Contrattuale Voci di spesa e determinazione del costo (1). Si intende la realizzazione di attività di ricerca e sviluppo da parte di un soggetto terzo pubblico o privato (Università, Enti di Ricerca, Imprese specializzate) consistente nella fornitura di una prestazione di carattere esecutivo di cui il soggetto terzo, inoltre, ne gestisce le attività (task) e ne garantisce il risultato. L organismo terzo svolge il servizio per conto e su commissione del soggetto beneficiario, sulla base di un contratto stipulato con il soggetto beneficiario stesso e dietro riconoscimento di una remunerazione. (2). Fra i costi, sono ammessi anche quelli relativi all utilizzo (es.: affitti) di laboratori e/o strumenti di Università o Enti di ricerca (pubblici o privati) che non sono disponibili presso i soggetti beneficiari. 4.5 Competenze tecniche e Brevetti (acquisiti o ottenuti in licenza) Voci di spesa e determinazione del costo (1). Con riferimento alle spese relative all acquisto di brevetti, licenze di sfruttamento, know-how e conoscenze tecniche non brevettate, sono ammessi sia il costo del diritto acquisito sia il costo della gestione legale della procedura di acquisto, come risultante da regolare fattura. Le spese sono ammissibili solo se: - sono relative a beni immateriali ammortizzabili secondo le norme contabili, civilistiche e fiscali; Pag. 16

17 - i relativi beni immateriali sono acquistati (o ottenuti in licenza) per finalità strettamente connesse al progetto; - sono acquisiti all esterno a condizioni di mercato. (2). Non è ammessa la spesa per: - brevetti e licenze, qualora il beneficiario già ne sfrutti a qualsiasi titolo i diritti; - licenze software di qualunque genere Consulenze Voci di spesa (1). I servizi di consulenza fanno riferimento a prestazioni specialistiche e/o servizi equivalenti resi da singoli professionisti (persone fisiche) e/o da soggetti (privati o pubblici) con personalità giuridica, sulla base di apposito atto d impegno giuridicamente valido che dovrà contenere, in linea generale, l indicazione dell oggetto e del corrispettivo previsto. Per prestazioni specialistiche si intendono le attività con contenuto tecnico (scientifico e non) commissionate a soggetti che, in virtù delle proprie specifiche competenze professionali, sono qualificati a prestare consulenze tecnologiche. (2). Le prestazioni ed i servizi di consulenza devono essere utilizzati esclusivamente ai fini dell attività di progetto e non devono esser continuativi o periodici, né connessi alle normali spese di funzionamento dell impresa (come le consulenze di tipo fiscale, legale, amministrativo, contabile, di marketing e simili). Diversamente, tali spese non saranno ammissibili Determinazione del costo (1). Sono rendicontabili le spese per i servizi di consulenza, esclusivamente se acquisiti all esterno delle imprese beneficiarie partecipanti al progetto e a prezzi di mercato. Il costo rendicontabile è costituito dai compensi e dai relativi oneri previdenziali (se dovuti) risultanti da regolare fattura emessa. Sono considerati validi contratti/incarichi sottoscritti dalle parti nel periodo di riferibilità temporale. Si precisa che i costi relativi a contratti/incarichi che prevedano una conclusione posteriore alla data di conclusione del progetto saranno riconosciuti proporzionalmente alle attività svolte all'interno del periodo di riferibilità temporale delle spese a meno di chiare indicazioni nel contratto riguardo i tempi, le prestazioni da effettuare ed i relativi costi. Resta inteso che, in presenza di quest ultima fattispecie, il 2 Ad eccezione dei software installati sui PLC (Programmable Logic Controller), cioè combinazioni di hardware e software configurati ad hoc per gestire e comandare i macchinari industriali. Di solito, il costo dei macchinari industriali è già comprensivo del costo del PLC. In ogni modo, se così non fosse, i software installati nei PLC dovranno essere comunque conteggiati nella categoria di spesa Costi della strumentazione e delle attrezzature di cui alla lettera c dell art. 8.1 del Bando. Pag. 17

18 pagamento della relativa fattura dovrà comunque avvenire entro i termini stabiliti dal Bando e dalle presenti Linee Guida, almeno per la quota parte imputabile al progetto. (2). La somma dei totale dei costi sostenuti per le voci di spesa di cui ai paragrafi 4.4 Ricerca Contrattuale, 4.5 Competenze tecniche e brevetti e 4.6 Consulenze è ammissibile per una percentuale non superiore al 35% (trentacinquepercento) delle spese totali ammesse e rendicontate. 4.7 Spese generali Voci di spesa e determinazione del costo (1). Le spese generali di ricerca e sviluppo si intendono riferite ai seguenti costi addizionali direttamente imputabili all attività di ricerca sul progetto presentato: - spese per trasporto, vitto, alloggio, diarie del personale in missione sul progetto; - assistenza specifica attivata per il personale impegnato nel progetto (antinfortunistica, copertura assicurativa); - spese per funzionalità ambientale (vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari) qualora esse risultino inequivocabilmente e specificatamente attivate per il progetto e non rientrino nelle spese generali aziendali; - spese per funzionalità operativa (posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti, biblioteca, assicurazioni dei cespiti di ricerca) qualora esse risultino inequivocabilmente e specificatamente attivate per il progetto e non rientrino nelle spese generali aziendali; - spese per personale indiretto (fattorini, magazzinieri, segretarie) qualora esse risultino inequivocabilmente e specificatamente attivate per il progetto e non rientrino nelle spese generali aziendali. (2). L importo riferito alle sopra elencate voci di spesa è espresso in via forfetaria e non potrà comunque essere superiore al 15% (quindici percento) del costo complessivo del personale imputato al progetto. (3). Le spese generali, proprio per la loro natura forfettaria, non dovranno essere dettagliate nelle rendicontazioni periodiche, né sarà necessario predisporre per tale voce una apposita documentazione. 4.8 Altri costi di esercizio Voci di spesa (1). In questa voce potranno essere rendicontate le spese per l acquisto di materie prime, componenti e semilavorati direttamente imputabili all attività di ricerca. Pag. 18

19 (2). Non rientrano in questa categoria di costo, in quanto riferiti alla voce spese generali, i costi dei materiali minuti (tra i quali, si precisa, rientrano tutti i materiali di consumo) necessari per la funzionalità operativa quali: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale (guanti, occhiali, ecc.), floppy disk per calcolatori e carta per stampanti, ecc Determinazione del costo (1). Il loro costo sarà determinato in base alla fattura ed in quota parte rispetto al quantitativo utilizzato per il progetto. La fattura dovrà fare chiaro riferimento al costo unitario del bene fornito, più eventuali dazi doganali, trasporto ed imballo, senza alcun ricarico per spese generali. 4.9 Studi di fattibilità Voci di spesa (1). Con riferimento agli studi di fattibilità tecnica preliminari ad attività di Ricerca Industriale e di Sviluppo Precompetitivo, sono ammissibili i costi relativi all acquisizione di detti studi, esclusivamente se acquistati all esterno delle aziende beneficiarie partecipanti al progetto e a prezzi di mercato. Tali studi dovranno dimostrare la fattibilità dell innovazione prevista e descrivere i principali rischi del progetto, indicando i fattori tecnologici e non, che potrebbero impedirne il successo. (2). Differentemente dalle altre spese, le spese per Studi di fattibilità sono ammissibili se sostenute e debitamente liquidate a partire dalla data di presentazione della Proposta di Programma di R&S. Tali spese sono inoltre ammissibili fino ad un importo massimo pari al 3% (trepercento) del costo ammissibile e rendicontato del personale Determinazione del costo (1). Si applicano le stesse disposizioni previste per le spese di consulenza (cfr. paragrafo 4.6) Deposito di brevetti e di altri diritti di proprietà industriale Voci di spesa (1). Trattasi delle spese connesse alla concessione e al riconoscimento di brevetti e di altri diritti di proprietà industriale, ovvero: Nella PRIMA giurisdizione - i costi anteriori alla concessione del diritti (ivi compresi i costi di preparazione, presentazione e trattamento della domanda), Pag. 19

20 - i costi sostenuti per il rinnovo della domanda prima della concessione del diritto. - i costi sostenuti per difendere la validità del diritto nel quadro ufficiale del trattamento della domanda e di eventuali procedimenti di opposizione, anche se detti costi siano sostenuti dopo la concessione del diritto. Nella SUCCESSIVE giurisdizioni - i costi di traduzione e altri costi sostenuti al fine di ottenere la concessione o il riconoscimento del diritto in altre giurisdizioni; - i costi sostenuti per difendere la validità del diritto nel quadro ufficiale del trattamento della domanda e di eventuali procedimenti di opposizione, anche se detti costi siano sostenuti dopo la concessione del diritto IVA (1). In linea generale, i costi afferenti le diverse tipologie di spesa dovranno considerarsi ammissibili al netto di I.V.A. (2). L'IVA dovuta può costituire spesa ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale e non sia in alcun modo recuperabile dal beneficiario stesso, tenendo conto della disciplina fiscale cui è assoggettato, indipendentemente dalla sua natura pubblica o privata. L'IVA dovuta che sia comunque rimborsabili, compensabile ovvero recuperabile fiscalmente dal beneficiario non può essere considerata ammissibile, anche ove non venga effettivamente recuperata dal beneficiario. In mancanza di dichiarazioni di sottoposizione a regimi IVA di carattere particolare, ai fini del contributo, si farà sempre riferimento all imponibile. (3). Ai fini della valutazione di ammissibilità dell IVA, è necessario presentare le dichiarazioni IVA per verificare il regime IVA di riferimento e, se l IVA è recuperata parzialmente, si deve procedere alla detrazione della quota inammissibile. Pag. 20