Fabasoft egov Suite CH Versione GEVER cambia pelle. Le modifiche più significative

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1 Fabasoft egov Suite CH Versione 2014 GEVER cambia pelle Le modifiche più significative

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3 Indice 1 Il portale «Preferiti» Definire i «Preferiti» per tutte le classi di oggetti Nuova scheda Richieste di dossier Documenti amministrativi Oggetti usati di recente Impostazioni di visualizzazione Funzione di ricerca nel portale «Preferiti» Sistema di ordinamento Navigazione Espandi tutti Comprimi tutti Trova voce Percorso di navigazione (breadcrumb) Registrazione degli oggetti Correlazione con i dossier Finestra sovrapposta Importazione ed esportazione di oggetti Importazione Invia il file (precedentemente «Invia una copia») Esportazione di file Spazio collaborativo (precedentemente area di lavoro informale) Diritti di accesso Resoconto delle novità concernenti l area collaborativa Colonne Impostazioni delle colonne Filtra colonna Blocca le colonne Come visualizzare colonne supplementari Ordine/Processo Crea un ordine Navigazione durante la creazione di un ordine Creare un ordine per vari documenti Annulla l ordine Annulla il processo Riaprire un ordine chiuso Elenco dei lavori e controllo degli ordini Schede dinamiche dell elenco dei lavori Scheda dinamica Terminato di recente Schede «Sostituzioni/Da evadere» e «Sostituzioni/Scadenze» dell elenco dei l avori Controllo ordini Scheda «Controllo dei miei ordini» Firme Approvato/ Apponi il visto Effetti della firma «Approvato» Effetti della firma «Apponi il visto» Modifica la registrazione Modifica la registrazione tramite trascina e rilascia (drag and drop) Firma «Modifica la registrazione» Modifica la registrazione di un file (precedentemente documento) Storno Registro dinamico Le novità di Fabasoft /48

4 8 Elaborazione dei documenti Documento (precedentemente copertina) Copia un documento Inserisci/Incolla Rinomina Domande /48 Le novità di Fabasoft 2014

5 1 Il portale «Preferiti» 1.1 Definire i «Preferiti» per tutte le classi di oggetti 1.2 Nuova scheda Richieste di dossier Le novità di Fabasoft /48

6 1.2.2 Documenti amministrativi 1.3 Oggetti usati di recente Impostazioni di visualizzazione Funzione di ricerca nel portale «Preferiti» L icona «Lente di ingrandimento» permette di lanciare direttamente la funzione di ricerca e di importare nel portale «Preferiti» gli oggetti desiderati. 6/48 Le novità di Fabasoft 2014

7 Come nella versione precedente, nella maschera di ricerca è possibile scegliere il tipo di oggetti che si desidera cercare. Definire nella maschera seguente i criteri di ricerca dell oggetto e riprendere il risultato desiderato. Le novità di Fabasoft /48

8 2 Sistema di ordinamento 2.1 Navigazione Espandi tutti Comprimi tutti Posizionare il cursore sul sistema di ordinamento o sulle rubriche (BK-Ordnungssystem) e scegliere «Espandi tutti» nel menu contestuale. Tutti i vari livelli del sistema di ordinamento saranno visualizzati e questo fino al livello «Documento» (precedentemente copertina). Nota: considerate le innumerevoli ramificazioni del sistema di ordinamento della CaF, l esecuzione di questa operazione potrebbe richiedere tempo a seconda del livello gerarchico da raggiungere. Con la funzione «Comprimi tutti» tutte le posizioni del sistema di ordinamento saranno compattate fino al livello di rubrica Trova voce Con la funzione «Trova voce» è possibile cercare oggetti nel sistema di ordinamento. Nota: considerata l esaustività del sistema di ordinamento della CaF e i titoli assegnati agli oggetti non sempre ottimali, la velocità di esecuzione o il risultato della ricerca potrebbero rivelarsi poco soddisfacenti. 8/48 Le novità di Fabasoft 2014

9 2.2 Percorso di navigazione (breadcrumb) Nella nuova versione di Fabasoft è visualizzato il percorso di navigazione. Questo permette di passare più agevolmente da una posizione all altra. Le novità di Fabasoft /48

10 Se il percorso di navigazione è molto lungo, è possibile optare per la navigazione verticale. 2.3 Registrazione degli oggetti Correlazione con i dossier Il sotto-dossier e il dossier sovraordinato sono ora sempre visualizzati nelle proprietà del documento (precedentemente copertina). 10/48 Le novità di Fabasoft 2014

11 2.4 Finestra sovrapposta Le finestre dei metadati sono ora sovrapposte (overlay) alla finestra attiva. Per accedere alle informazioni sullo sfondo, sarà necessario visualizzare la finestra sovrapposta in una finestra separata facendo un clic sull icona. Le novità di Fabasoft /48

12 Schermata dopo aver scelto una visualizzazione dei metadati in una finestra separata. 2.5 Importazione ed esportazione di oggetti Importazione L importazione di oggetti in GEVER avviene direttamente trascinando gli oggetti desiderati nella parte destra della finestra. Non è più necessario trascinare l oggetto in uno specifico campo di importazione. 12/48 Le novità di Fabasoft 2014

13 Confermare il caricamento facendo un clic sul pulsante «Sì» della seguente finestra Invia il file (precedentemente «Invia una copia») Oltre alla funzione «Invia un file» (precedentemente «Invia una copia») è possibile inserire un oggetto GEVER come allegato direttamente in una di risposta. Posizionare il cursore sul file desiderato e copiarlo. Le novità di Fabasoft /48

14 Passare alla e scegliere la funzione «Incolla» e «Incolla speciale». Nella seguente finestra selezionare «Files» e confermare con OK. 14/48 Le novità di Fabasoft 2014

15 Il documento è allegato alla Esportazione di file Copiare un documento in Explorer Il modo più semplice per esportare un documento da GEVER è di copiarlo. Nel sistema di ordinamento passare alla scheda «File» e nel menu contestuale scegliere la funzione «Copia». Le novità di Fabasoft /48

16 Nella directory di Explorer scegliere il luogo dove salvare il file (Desktop, Transfer, Download ecc.) Nel menu contestuale scegliere «Incolla» 16/48 Le novità di Fabasoft 2014

17 Creare una cartella Zip Nel sistema di ordinamento passare alla scheda «File» e selezionare i file desiderati. Nel menu «Strumenti» scegliere la funzione «Download». Dopodiché sarà possibile salvare o aprire una cartella ZIP. Le novità di Fabasoft /48

18 3 Spazio collaborativo (precedentemente area di lavoro informale) 3.1 Diritti di accesso Al momento della creazione di uno spazio collaborativo è necessario specificare il gruppo pertinente. Una volta creato, sarà possibile aprire lo spazio collaborativo e attribuire i diritti di accesso selezionando «Dettagli» nel menu contestuale: 18/48 Le novità di Fabasoft 2014

19 È possibile specificare diritti di accesso per singoli utenti o per interi gruppi di utenti della CaF: Le novità di Fabasoft /48

20 Dopo l attribuzione dell autorizzazione i partecipanti all area collaborativa potranno essere informati mediante . L si presenta come segue: Le persone implicate ricevono l invito a partecipare all area collaborativa anche in GEVER sotto «Notizie» o nella schermata di benvenuto. 20/48 Le novità di Fabasoft 2014

21 Opzione «Accetta e deposita sulla scrivania»: sulla scrivania sarà salvato un link verso l area collaborativa. Opzione «Accetta solo»: l accesso all area di lavoro è abilitato ma nessun link è salvato sulla scrivania. Per inserire sulla scrivania un link verso l area collaborativa sarà necessario ricorrere alla funzione di «Ricerca». Opzione «Rifiuta»: l invito è rifiutato e nessun diritto di accesso all area di lavoro sarà attribuito. Il proprietario dell area collaborativa non riceve nessuna comunicazione del rifiuto. 3.2 Resoconto delle novità concernenti l area collaborativa Con la nuova versione i partecipanti a un area collaborativa saranno informati sulle novità relative allo spazio condiviso tramite un resoconto cronologico. Le novità di Fabasoft /48

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23 4 Colonne 4.1 Impostazioni delle colonne Come nella versione precedente, le impostazioni delle colonne possono essere modificate. Oltre a «Ordinamento crescente» e «Ordinamento decrescente» e «Raggruppa» sono ora disponibili anche le funzioni «Filtra colonna» e «Blocca» Filtra colonna Applicando un filtro non saranno visualizzati gli oggetti che non rispondono ai criteri specificati. Esempio «Elenco dei lavori»: Nella colonna desiderata, scegliere la funzione «Filtra colonna» nel menu contestuale al quale si accede facendo un clic sulla freccia o, come sempre, con il tasto destro del mouse. Le novità di Fabasoft /48

24 Nella colonna pertinente appare una «casella» nella quale è possibile specificare il criterio di selezione desiderato. Nell elenco dei lavori dell esempio di cui sopra, dopo aver specificato il criterio di selezione, saranno visualizzate solo le attività «Prima assegnazione». Il filtro funziona in modo simile anche nel sistema di ordinamento, nei preferiti, nel portale di ricerca ecc Blocca le colonne Bloccando le colonne è possibile fare scorrere allo schermo le restanti informazioni, senza perdere il riferimento al nome dell oggetto. Esempio «Elenco dei lavori»: Nel menu contestuale della colonna desiderata, al quale si accede facendo un clic sulla freccia o, come sempre, con il tasto destro del mouse, scegliere la funzione «Blocca». La colonna bloccata rimane statica mentre con la barra di scorrimento orizzontale sarà possibile visualizzare il contenuto delle altre colonne da sinistra verso destra e viceversa. 24/48 Le novità di Fabasoft 2014

25 4.1.3 Come visualizzare colonne supplementari Nel menu contestuale della colonna desiderata al quale si accede facendo un clic sulla freccia o, come sempre, con il tasto destro del mouse, è possibile aggiungere e visualizzare altre colonne. Le novità di Fabasoft /48

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27 5 Ordine/Processo 5.1 Crea un ordine Navigazione durante la creazione di un ordine Nella nuova versione di Fabasoft, durante la creazione di un ordine è possibile navigare avanti e indietro nel processo Creare un ordine per vari documenti Mentre finora era possibile lanciare un ordine solo per un documento (precedentemente copertina), la nuova versione permette di prendere in considerazione più documenti al momento della creazione di un ordine. Questa nuova possibilità è sicuramente molto utile per i mandati di traduzione. Le novità di Fabasoft /48

28 5.2 Annulla l ordine La nuova funzione «Annulla l ordine», se lanciata a livello di sotto-dossier dell ordine, permetterà di stornare il sotto-dossier pertinente, i documenti e il processo correlati (tutte le attività correlate saranno cancellate dagli elenchi dei lavori delle persone implicate). 28/48 Le novità di Fabasoft 2014

29 Attenzione al messaggio visualizzato! Il sottodossier dell ordine stornato sarà visualizzato nella scheda «Oggetti stornati» Il processo cui è assegnato lo stato «Annullato» può essere visualizzato solo attraverso le «Proprietà» del sotto-dossier dell ordine stornato. 5.3 Annulla il processo La nuova funzione «Annulla il processo», se lanciata a livello di sotto-dossier dell ordine, permetterà di stornare il processo correlato (tutte le attività correlate saranno cancellate dagli elenchi dei lavori delle persone implicate). Le novità di Fabasoft /48

30 Nella maschera seguente scegliere il processo da annullare e confermare l operazione con «Avanti». Il sotto-dossier dell ordine rimane inalterato ma il processo sarà annullato e tutte le attività correlate saranno cancellate dagli elenchi dei lavori delle persone implicate. Grazie al pulsante «Modifica» è possibile definire un nuovo processo o sceglierne uno tra quelli predefiniti. 30/48 Le novità di Fabasoft 2014

31 Facendo un clic sul segno «+» posto immediatamente sotto il processo interrotto, sarà possibile specificare un processo ad hoc o sceglierne uno tra quelli predefiniti. Le novità di Fabasoft /48

32 Il nuovo processo sarà inserito nel sotto-dossier dell ordine. È importante sapere che, quando si inserisce manualmente un nuovo processo, il sottodossier dell ordine non può più essere chiuso automaticamente nel modo abituale, cioè con «Termina l attività». In questi casi il dossier deve essere chiuso manualmente con il comando «Chiuso» sotto «Firme». 32/48 Le novità di Fabasoft 2014

33 L icona del sotto-dossier di un ordine chiuso presenta l abituale segno di spunta. 5.4 Riaprire un ordine chiuso La versione 2014 di Fabasoft permette di riaprire ordini chiusi. A questo fine è necessario lanciare un ordine amministrativo a partire dal sotto-dossier dell ordine pertinente. Le novità di Fabasoft /48

34 6 Elenco dei lavori e controllo degli ordini 6.1 Schede dinamiche dell elenco dei lavori Scheda dinamica Terminato di recente La scheda «Terminato di recente» appare solo se contiene un attività. 34/48 Le novità di Fabasoft 2014

35 6.1.2 Schede «Sostituzioni/Da evadere» e «Sostituzioni/Scadenze» dell elenco dei lavori Assumendo il ruolo di sostituto, le proprie schede nell elenco dei lavori (Da sbrigare, Sospeso/Per scadenza, Terminato di recente, Inseguimento) scompariranno dallo schermo e saranno sostituite da quelle della persona sostituita. Dopo aver accettato e ripreso le attività nel modo abituale, ritornare al proprio ruolo e trattare le attività riprese oppure, e questa è una novità, sbrigare queste attività direttamente nell elenco dei lavori della persona sostituita. Le novità di Fabasoft /48

36 6.2 Controllo ordini L ordine è associato direttamente al sotto-dossier pertinente e per questo il percorso non può più essere trovato e visualizzato facilmente come nelle versioni precedenti. Ora è necessario scegliere «Proprietà» nel menu contestuale del sotto-dossier dell ordine e poi fare un clic sulla scheda dei metadati «Processi» Scheda «Controllo dei miei ordini» In questa nuova scheda sono visualizzati tutti i processi lanciati dal ruolo attivo (mediante un mandato o la prescrizione di una nuova attività). Con un semplice doppio clic si può accedere alla rappresentazione grafica del processo e, impostando le colonne in modo adeguato, potranno essere visualizzati gli oggetti correlati. 36/48 Le novità di Fabasoft 2014

37 7 Firme 7.1 Approvato/ Apponi il visto Effetti della firma «Approvato» Con la firma «Approvato» il documento (precedentemente copertina) è protetto in scrittura. Questo cambiamento di stato è segnalato da un segno di spunta verde sull icona del documento. La protezione in scrittura può essere annullata con la firma «Annulla l approvazione» Effetti della firma «Apponi il visto» Dopo aver «apposto il visto» al documento (precedentemente copertina), sull icona correlata al documento, che non sarà protetto in scrittura, apparirà un segno di spunta giallo. Il visto apposto può essere annullato con la firma «Annulla il visto». 7.2 Modifica la registrazione Modifica la registrazione tramite trascina e rilascia (drag and drop) Spostando un oggetto con il mouse in un altro dossier, allo schermo sarà visualizzata una schermata nella quale l utente dovrà specificare se desidera modificare la registrazione, inserire un duplicato oppure inserire una copia identica. Le novità di Fabasoft /48

38 Scegliendo «Modifica la registrazione» appare una maschera che contiene l oggetto da spostare nel sistema di ordinamento. Concludere il processo facendo un clic su «Avanti». Per questa operazione in questa versione di Fabasoft non è più richiesta la parola d ordine Firma «Modifica la registrazione» La modifica della registrazione attraverso la firma omonima nel menu contestuale funziona come nella versione precedente con la sola eccezione che anche in questo caso non è più richiesta una parola d ordine Modifica la registrazione di un file (precedentemente documento) Con la nuova versione di Fabasoft anche la registrazione dei singoli file (precedentemente documenti) può essere modificata e i file possono essere spostati da un documento (precedentemente copertina) all altro. 7.3 Storno Registro dinamico Con la nuova versione gli oggetti stornati sono visualizzati in una scheda separata nella finestra di destra. La scheda è dinamica e appare solo se contiene oggetti stornati. 38/48 Le novità di Fabasoft 2014

39 Se un documento è stato erroneamente stornato, è possibile ripristinare lo stato iniziale, creando a partire dall oggetto in questione un ordine amministrativo e richiedendo l annullamento dello storno. Le novità di Fabasoft /48

40 8 Elaborazione dei documenti Documento (precedentemente copertina) Con la versione 2014 di Fabasoft la copertina è collegata così strettamente al documento che si è deciso di rinominarla documento e contemporaneamente di chiamare «file» gli oggetti che nelle versioni precedenti erano designati con «documento». A patto che a un documento corrisponda un solo file (relazione 1:1), con un doppio clic sul documento si aprirà il file correlato Copia un documento Inserisci/Incolla Copiare il documento con il comando omonimo nel menu contestuale. Nel menu «Appunti» sono disponibili le seguenti opzioni: 40/48 Le novità di Fabasoft 2014

41 Inserisci l originale Se in GEVER ci si trova ad esempio sulla scrivania, in una cartella o nei preferiti, è possibile con la funzione «Inserisci l originale» inserire un link verso l oggetto in questione. Se questa operazione è eseguita nel sistema di ordinamento, sarà visualizzata la seguente finestra: Considerato che nel sistema di ordinamento i link non sono consentiti, sarà necessario scegliere tra una delle tre opzioni proposte «Modifica la registrazione», «Inserisci duplicato», «Inserisci copia identica». Duplicato L opzione «Inserisci duplicato» permette di fare una copia del documento. I metadati del documento e del file correlato possono essere modificati prima della creazione della copia. Dopo aver scelto l opzione «Inserisci duplicato», per evitare che sia creato solo un documento (precedentemente copertina) vuoto, nella finestra seguente si dovrà fare un clic sul pulsante «Copia tutto». Le novità di Fabasoft /48

42 In seguito, se necessario, confermare con «Avanti». Nella maschera seguente sarà possibile rielaborare i metadati del documento e del file. Per continuare e creare il documento con il file, fare un clic su «Avanti». 42/48 Le novità di Fabasoft 2014

43 Copia identica Con «Inserisci copia identica» sarà creata una copia 1:1 del documento (precedentemente copertina) compreso il file correlato Rinomina Facendo un unico clic sul nome del documento visualizzato nella finestra di destra apparirà una finestra di dialogo che permetterà di rinominare l oggetto in questione: Nota: la finestra potrà essere visualizzata anche selezionando l oggetto da rinominare nella finestra di destra e premendo il tasto F2. Le novità di Fabasoft /48

44 9 Domande 44/48 Le novità di Fabasoft 2014

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