SEMPLICITA' E CHIAREZZA

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4 IL GRUPPO EQUITALIA Il Gruppo Equitalia è la realtà istituzionale di riferimento nel panorama delle attività di riscossione nazionale dei tributi ed è presente su tutto il territorio nazionale, ad esclusione della sola regione Sicilia, con una rete capillare di sportelli gestiti dagli Agenti della riscossione che operano al servizio dei contribuenti. Il fine del Gruppo è di contribuire a realizzare una maggiore equità fiscale, dando impulso, attraverso la riduzione dei costi a carico dello Stato e il miglioramento del rapporto con il contribuente, all efficacia della riscossione, per un fisco più equo a vantaggio dell intera collettività. Equitalia Servizi SpA è la società del Gruppo deputata alla gestione delle fasi iniziali del processo di riscossione relative all elaborazione dei ruoli, alla produzione dei documenti necessari alla riscossione (cartelle e avvisi di pagamento) ed all erogazione di servizi strumentali ai processi coinvolti. In tale contesto, Equitalia Servizi svolge il ruolo di interfaccia operativa tra gli Agenti della riscossione e gli enti per assicurare il continuo interscambio dei dati e delle informazioni relativo al processo di riscossione e di fornitore di soluzioni innovative, a supporto delle società del Gruppo e degli enti, finalizzate a rendere più efficace ed efficiente alcune fasi del processo di riscossione. Questi obiettivi si inseriscono nel più ampio programma del Gruppo Equitalia di realizzare un sistema di riscossione più efficace, che favorisca un forte effetto di deterrenza all evasione e migliori il servizio al contribuente. 4

5 SEMPLICITA' E CHIAREZZA Questa guida nasce dall esigenza di semplificare e offrire informazioni chiare e precise in merito all azione avviata dal Gruppo Equitalia di diffondere strumenti di supporto alle attività svolte dagli enti creditori inerenti la riscossione mediante ruoli. Per questo motivo abbiamo provato a rispondere agli interrogativi più frequenti, come ad esempio: che cos è l informatizzazione del processo ruoli? Quali sono i servizi per l informatizzazione? Quanto costano tali servizi? Nella guida sono esposti i principali obiettivi dei servizi per l informatizzazione, la composizione dell offerta ed i vantaggi che ne derivano. Buona lettura! 5

6 L INFORMATIZZAZIONE L informatizzazione del processo ruoli ha l obiettivo di fornire servizi applicativi standardizzati a supporto delle attività degli enti creditori in merito alla formazione ed alla gestione dei ruoli ed è finalizzato ad incrementare l efficacia e l efficienza della riscossione. L offerta di servizi applicativi evoluti, fruibili attraverso il canale internet, è rivolta a migliorare la trasmissione delle informazioni tra il sistema Equitalia e gli enti creditori, standardizzare le procedure operative e incrementare la qualità e la quantità delle informazioni trasmesse. L informatizzazione del processo ruoli contribuisce a rendere sempre più efficaci le azioni di riscossione dei tributi degli enti creditori realizzando così le condizioni per migliorare il rapporto con il cittadino contribuente. 6

7 I PRINCIPALI BENEFICI L informatizzazione del processo ruoli è la risposta all esigenza degli enti creditori di assicurare l efficacia della riscossione delle proprie entrate, garantendo equità nel rapporto con il cittadino contribuente. Utilizzando i servizi per l informatizzazione, gli enti creditori conseguono una maggiore efficienza nella creazione dei ruoli e velocità nello scambio delle informazioni che si traduce in maggiori carichi iscritti a ruolo e nella riduzione dei tempi di riscossione. Tali vantaggi si riflettono anche sui cittadini in quanto il miglioramento della qualità dei processi, sia degli enti creditori, sia degli Agenti della riscossione, riduce il rischio delle cosiddette cartelle pazze. In sintesi la diffusione dei servizi Web, si traduce in una diminuzione dei costi e in una maggiore efficienza a vantaggio di tutta la collettività. 7

8 I SERVIZI OFFERTI L offerta per l'informatizzazione è costituita da un insieme di servizi integrabili con i sistemi gestionali proprietari che supportano i processi di un ente creditore, dalla fase di formazione di una minuta di ruolo fino alla sua consuntivazione finale. Tali servizi sono fruibili sia tramite il Web che tramite la rete del Sistema Pubblico di Connettività (SPC). Macro processi Offerta di servizi Riscossione a mezzo ruolo Formazione ruoli Formazione ruoli Minuta di Ruolo Invio Dati: Minute Monitoraggio Minute Frontespizio Digitale Servizi in logica Web Service (Minute) Documentale ruoli Provvedimenti Riscossione Ricezione Dati: Download Ruoli Ricezione Dati: Download Minuta con dati Contabili e Anagrafici Acquisizione ed elaborazione Provvedimenti Provvedimenti Invio dati: Provvedimenti Servizi in logica Web Service(Provvedimenti) Ricezione Dati: Download Stato della Riscossione Verifica inadempimenti (ex art.48 bis DPR 602/73) Ricezione Dati: Download Comunicazioni di Inesigibilità Rendicontazione online Rendiweb Servizi Accessori Accessori SGE Servizio gestione Enti Comunica IBAN Ricezione Dati: Download Versamenti ICI 8

9 I SERVIZI OFFERTI SERVIZIO MINUTA DI RUOLO: il servizio supporta l ente creditore nella fase di creazione di un elenco debitori finalizzato alla formazione di una minuta di ruolo o di un elenco di carico. SERVIZIO INVIO DATI: MINUTE: il servizio consente all ente creditore di utilizzare il canale Web per la trasmissione delle informazioni necessarie all attivazione del processo di formazione ruoli. Tali informazioni sono rappresentate da flussi informativi di dati generati attraverso i tracciati l. rec. 450 e, in via residuale, l. rec SERVIZIO MONITORAGGIO MINUTE: il servizio consente all ente di conoscere tempestivamente la presenza di eventuali errori contenuti nella minuta trasmessa con i servizi Minuta di Ruolo e Invio dati: Minute e seguire lo stato di lavorazione di quelle acquisite da Equitalia Servizi. SERVIZIO FRONTESPIZIO DIGITALE: il servizio consente all ente di apporre il visto di esecutorietà sui ruoli di propria competenza attraverso un processo di firma digitale che garantisce il valore legale del Frontespizio dei ruoli virtualizzato. 9

10 I SERVIZI OFFERTI SERVIZIO PROVVEDIMENTI: il servizio supporta l ente creditore nella fase di emissione di tutte le tipologie di provvedimento sui ruoli previste dalla normativa. SERVIZIO INVIO DATI: PROVVEDIMENTI: il servizio consente la trasmissione da parte dell ente ad Equitalia Servizi di un file contenente le informazioni relative ai provvedimenti da emettere. Tali informazioni contengono flussi informativi di dati nei formati standard di Equitalia Servizi. SERVIZIO RICEZIONE DATI: DOWNLOAD RUOLI: il servizio permette all ente creditore di ricevere le immagini in formato pdf dell intercalare dei ruoli, dei relativi riepiloghi contabili, delle liste specifiche contenenti le posizioni non inserite nei ruoli e quelle inserite nei ruoli con dati anagrafici differenti, delle ditte individuali identificate e degli importi minimi rilevati. SERVIZIO RICEZIONE DATI: DOWNLOAD MINUTA CON DATI CONTABILI E ANAGRAFICI: il servizio offre all ente creditore l opportunità di ricevere un flusso di dati contenente le informazioni relative alle attività generate dal processo dei ruoli. Tale flusso di dati viene generato da Equitalia Servizi solo se l ente creditore ha avviato il processo di formazione utilizzando il tracciato standard l. rec

11 I SERVIZI OFFERTI SERVIZIO RICEZIONE DATI: DOWNLOAD STATO DELLA RISCOSSIONE: il servizio fornisce all ente creditore un flusso di dati contenente le informazioni relative all andamento delle riscossioni effettuate nel mese precedente secondo le modalità stabilite dalla normativa. SERVIZIO RICEZIONE DATI: DOWNLOAD COMUNICAZIONI DI INESIGIBILITA : il servizio permette all ente creditore di ricevere le immagini in formato pdf relative alle Comunicazioni di Inesigibilità inviate mensilmente dagli Agenti della riscossione arricchite con ulteriori informazioni che consentono un individuazione puntuale del soggetto e del carico di riferimento. SERVIZIO RICEZIONE DATI: DOWNLOAD VERSAMENTI ICI: il servizio fornisce all ente creditore il flusso di dati contenente le informazioni relative alle attività di riscossione dell' ICI effettuate dagli Agenti della riscossione. 11

12 I SERVIZI OFFERTI RENDICONTAZIONE ONLINE - RENDIWEB: il servizio permette all ente di avere a disposizione le informazioni contenute nello stato della riscossione in maniera strutturata e di facile consultazione. Tali informazioni sono rese disponibili sia a livello aggregato che di dettaglio (partendo dai dati economici complessivi di un ruolo fino al livello del singolo contribuente compreso nel ruolo stesso). SERVIZIO SGE SERVIZIO GESTIONE ENTI: il servizio consente all ente di poter definire in autonomia gli utenti che intende autorizzare all utilizzo dei servizi Web precedentemente abilitati da Equitalia Servizi. SERVIZIO COMUNICA IBAN: il servizio raccoglie in un unico repository il codice IBAN (International Bank Account Number) di tutti gli enti beneficiari verso i quali gli Agenti della riscossione effettuano i riversamento tramite bonifico bancario o postale. 12

13 I SERVIZI OFFERTI SERVIZI DI ACQUISIZIONE ED ELABORAZIONE DEI RUOLI E DEI PROVVEDIMENTI EROGATI IN LOGICA WEB SERVICE Per rispondere alla necessità di realizzare l interoperabilità e la cooperazione applicativa dei flussi informativi tra i sistemi delle pubbliche amministrazioni, Equitalia Servizi ha predisposto i servizi di seguito illustrati, erogabili tramite Web Services esposti sulla rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività) attraverso le Porte di Dominio in cooperazione applicativa oppure su rete Internet mediante la Mutua Autenticazione. Tali servizi, predisposti nel rispetto delle direttive previste dal Codice dell Amministrazione Digitale (CAD), consentono dunque di: rendere interoperabili i sistemi degli enti con quelli del Gruppo Equitalia rendendo efficace, efficiente ed economico il processo della riscossione a mezzo ruolo e la gestione dei provvedimenti; ridurre i tempi di attraversamento dei processi; garantire standard di sicurezza nella trasmissione delle informazioni. 13

14 I SERVIZI OFFERTI SERVIZIO DI ACQUISIZIONE ED ELABORAZIONE RUOLI EROGATI IN LOGICA WEB SERVICE: il servizio consente all ente di trasmettere, sia tramite Web Services che su rete di Cooperazione Applicativa (SPC), il file contenente le minute di ruolo e di ricevere, attraverso lo stesso canale, tutte le informazioni prodotte a valle del processo di formazione ruoli compresi i relativi esiti di elaborazione: Minuta con dati contabili ed anagrafici, Ruoli in PDF, Riepilogo Ruoli vistati, Stato della Riscossione. SERVIZIO DI ACQUISIZIONE DEI PROVVEDIMENTI EROGATI IN LOGICA WEB SERVICE: il servizio consente all ente di trasmettere, sia tramite Web Services che su rete di Cooperazione Applicativa (SPC), il file contenente le informazioni relative a tutte le tipologie di Provvedimento previste dalla normativa vigente e di ricevere, attraverso lo stesso canale, il relativo esito di elaborazione prodotto da Equitalia Servizi e dall Agente della riscossione. 14

15 ALTRI SERVIZI Per le pubbliche amministrazioni che devono adempiere al dettame dell art. ex. Art. 48-bis D.P.R. n.602/73, il Gruppo Equitalia ha predisposto il servizio di seguito illustrato. SERVIZIO VERIFICA INADEMPIMENTI: il servizio consente la consultazione di una banca dati per verificare se il beneficiario di un pagamento, con un importo superiore a 10 mila euro, risulta inadempiente all'obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento la cui somma supera l importo del pagamento stesso. 15

16 CUSTOMER SERVICE Equitalia Servizi mette a disposizione degli enti un presidio costante per la risoluzione delle problematiche e l erogazione delle informazioni su tutta la gamma dei servizi disponibili, il tutto attraverso una gestione unificata delle richieste. La multicanalità, l efficienza operativa e la capacità di monitoraggio sono i principi ispiratori del servizio, per operare in ottica di costante miglioramento dei livelli di servizio offerti. Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore ed è accessibile attraverso i seguenti canali: assistenzaclienti@equitaliaservizi.it 16

17 ACCESSO AI SERVIZI QUANTO COSTANO E COSA SI DEVE FARE PER UTILIZZARE I SERVIZI PER L INFORMATIZZAZIONE? I servizi per l informatizzazione sono erogati a titolo gratuito e possono essere attivati contattando l Agente della riscossione territorialmente competente. I riferimenti degli Agenti che operano sul territorio sono disponibili sul sito di Equitalia nella sezione Agenti della riscossione sul territorio. Per utilizzare i servizi erogati tramite Internet è sufficiente seguire la procedura di registrazione al portale di Equitalia Servizi ( utilizzando le credenziali fornite dall Agente della riscossione. Completato il processo di registrazione, i servizi per l informatizzazione potranno essere utilizzati collegandosi al portale ed accedendo all area riservata con la UserID e password personalizzata. Per usufruire dei servizi erogati tramite rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività) è necessario disporre di una Porta di Dominio qualificata presso il SICA (Servizi Infrastrutturali di interoperabilità, Cooperazione ed Accesso) e aderire all Accordo di Servizio definito da Equitalia Servizi. Per l utilizzo dei servizi in Mutua Autenticazione è necessario possedere un Certificato firmato da una Certificate Authority (CA). 17

18 UN OFFERTA COMPLETA QUALI VANTAGGI OTTENGO NELL UTILIZZARE I SERVIZI PER L INFORMATIZZAZIONE? I servizi per l informatizzazione sono fruibili gratuitamente via Web e consentono all ente creditore di gestire le attività propedeutiche alla riscossione a mezzo ruolo utilizzando un pacchetto applicativo con elevati standard di servizio e di performance. Il Gruppo Equitalia fornisce automaticamente all ente creditore gli aggiornamenti software dei servizi per l informatizzazione che tengono conto sia dei miglioramenti funzionali ed operativi sia delle eventuali evoluzioni normative inerenti la riscossione a mezzo ruolo. Il Gruppo Equitalia assicura, attraverso gli Agenti della riscossione, un supporto formativo all utilizzo dei servizi per l informatizzazione ed un servizio di assistenza in grado di rispondere a tutte le eventuali problematiche inerenti i servizi e i prodotti erogati. Scegliendo i servizi per l informatizzazione, l ente creditore è in grado di migliorare sostanzialmente la propria operatività a costo zero. 18

19 UN SERVIZIO PER CIASCUNA ESIGENZA NELL AMBITO DELL OFFERTA PER L INFORMATIZZAZIONE, QUALI AGEVOLAZIONI PRESENTANO I SERVIZI DI SUPPORTO AL PROCESSO DI CREAZIONE DEGLI ELENCHI DEBITORI? Utilizzando il servizio Minuta di Ruolo è possibile creare un elenco debitori (minuta di ruolo) grazie ad una procedura guidata che accompagna l utente nelle fasi d inserimento delle informazioni necessarie ad attivare correttamente il processo di formazione ruoli e, nel contempo, garantire al contribuente una maggiore chiarezza e comprensibilità dei contenuti presenti nei documenti di riscossione ricevuti. Inoltre, le funzioni di Creazione di una minuta da un ruolo precedente, di Duplica una minuta già creata e di Variazione massiva dei dati contabili, consentono di ridurre i tempi necessari al completamento dell operazione d inserimento e trasmissione dell elenco debitori. Il servizio Invio Dati: Minute si presta, invece, alle necessità di quegli enti che, dotati di sistemi proprietari, non hanno interesse ad utilizzare strumenti gestionali esterni. Tale servizio consente l invio di un file contenente le minute di ruolo da elaborare e richiede, come unico vincolo, il solo rispetto dei protocolli di trasmissione predefiniti. Grazie all integrazione tra i servizi Monitoraggio Minute, Minuta di Ruolo e Invio dati: Minute, l ente può conoscere tempestivamente la presenza di eventuali errori contenuti nella minuta trasmessa, riducendo al minimo i tempi che intercorrono tra l invio e l effettiva presa in carico della lavorazione da parte di Equitalia Servizi. 19

20 VERSO LA VIRTUALIZZAZIONE PER USUFRUIRE DEL SERVIZIO FRONTESPIZIO DIGITALE E NECESSARIO DOTARSI DI UN INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA ALL AVANGUARDIA? Per usufruire del servizio Frontespizio Digitale è necessario avere una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) ed una Firma Digitale, oltre ad un PC dotato di accesso ad Internet. La casella di Posta Certificata (PEC) consente di ricevere le notifiche relative ai ruoli in attesa di visto di esecutorietà; la Firma Digitale consente al titolare di poter apporre il visto di esecutorietà tramite l utilizzo di un codice PIN personale. Per facilitare l acquisizione di tali strumenti operativi Equitalia Servizi è in grado di fornire gratuitamente all ente, durante le fasi di profilazione ed accreditamento al Servizio, sia la Casella di Posta certificata (PEC) che la firma digitale. 20

21 VISIBILITA UTILIZZANDO I SERVIZI PER L INFORMATIZZAZIONE POSSO VEDERE GLI INCASSI EFFETTUATI SUI MIEI RUOLI? Utilizzando il servizio di Rendicontazione online - Rendiweb l ente creditore ha la visibilità su tutte le attività che gli Agenti della riscossione hanno posto in essere a fronte dei ruoli che gli sono stati affidati. Le informazioni sono fruibili a vari livelli di aggregazione (partendo dai dati economici complessivi di un ruolo fino al livello del singolo contribuente compreso nel ruolo stesso) ed è inoltre possibile produrre un estratto conto completo per ciascun cittadino contribuente comprensivo delle somme dovute, di quelle incassate e delle attività che l Agente della riscossione sta eseguendo. Inoltre il servizio di Rendicontazione online - Rendiweb consente di estrarre le informazioni del riscosso e del riversato dagli Agenti della riscossione per permettere eventuali alimentazioni dei sistemi gestionali dell ente creditore. 21

22 SEMPLICITA I SERVIZI PER L INFORMATIZZAZIONE PERMETTONO LA GESTIONE DEI PROVVEDIMENTI DI SGRAVIO E DI SOSPENSIONE? Attraverso l utilizzo del servizio Provvedimenti l ente creditore, oltre ad avere la visibilità sui ruoli emessi dal 1999, può emettere i provvedimenti di sgravio o di sospensione selezionando con un semplice click le posizioni interessate. Inoltre il servizio permette di rilasciare al cittadino contribuente una comunicazione che attesta l emissione del provvedimento e, attraverso una semplice consultazione, di sapere se il provvedimento stesso è stato ricevuto e applicato dall Agente della riscossione. Infine il servizio Provvedimenti può supportare l ente creditore nell emissione delle altre tipologie di provvedimenti previste dalla normativa. 22

23 INTEGRAZIONE I SERVIZI PER L INFORMATIZZAZIONE CONSENTONO DI RICEVERE INFORMAZIONI UTILI PER AGGIORNARE I MIEI SISTEMI GESTIONALI? Il nuovo standard di trasmissione delle minute di ruolo (tracciato l. rec. 450) permette di gestire un elevato numero di informazioni relative ai soggetti debitori ed alla modalità di riversamento delle riscossioni da parte degli Agenti della riscossione. Grazie ad esso l ente creditore può, da un lato migliorare la qualità delle informazioni contenute nei documenti che invia ai cittadini contribuenti (avvisi e cartelle), dall altro definire i criteri di suddivisione dei successivi riversamenti degli Agenti della riscossione. Inoltre Equitalia Servizi, a valle del processo di formazione ruoli, fornisce un flusso informatico di dati (Ricezione Dati Download Minuta con Dati Contabili e Anagrafici) contenente, per ciascuna posizione inserita nella minuta di ruolo, le informazioni relative all avvenuta iscrizione a ruolo ed il relativo ambito di competenza, le motivazioni dell eventuale scarto (anagrafico e contabile) e le variazioni effettuate dall anagrafe tributaria. Utilizzando il tracciato l. rec. 450 ed il servizio Ricezione Dati Download Minuta con Dati Contabili e Anagrafici, l ente creditore può gestire informaticamente le posizioni scartate dal processo di formazione ruoli e definire le modalità di ricezione delle informazioni necessarie ad alimentare le voci di bilancio (ad esempio suddivisione per capo, capitolo e articolo). 23

24 INFORMAZIONI A CHI CI SI PUO RIVOLGERE PER OTTENERE ULTERIORI INFORMAZIONI E CHIARIMENTI? Ulteriori informazioni sui servizi per l informatizzazione sono disponibili sul sito di Equitalia Servizi nella sezione Servizi per gli enti. Gli Agenti della riscossione territorialmente competenti sono a disposizione per fornire informazioni di dettaglio sulle modalità di attivazione e di utilizzo dei servizi. I riferimenti degli Agenti che operano sul territorio possono essere reperiti sul sito di Equitalia nella sezione Agenti della riscossione sul territorio, all interno della quale sono disponibili le indicazioni riguardanti le sedi locali, gli indirizzi e i numeri di telefono. 24