CITTA METROPOLITANA DI NAPOLI DELIBERAZIONE del SINDACO METROPOLITANO

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1 CITTA METROPOLITANA DI NAPOLI DELIBERAZIONE del SINDACO METROPOLITANO OGGETTO: Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell'archivio rettifica del testo approvato con deliberazione n. 221 del N. 256 Data PARERI ex art. 49 D. Lgs. 267/2000 e ss. mm. ii. Il Coordinatore d Area di Supporto agli Organi Istituzionali, Renata Monda ed il Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante, per quanto di rispettiva competenza in ordine alla regolarità tecnica, esprimono parere favorevole. Napoli Il Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante f.to Antonio Lamberti Il Coordinatore dell Area Supporto agli Organi Istituzionali f.to Renata Monda Il Coordinatore Area Servizi Economico Finanziari Ragioniere Generale, Raffaele Grimaldi, in ordine alla regolarità contabile, esprime parere non dovuto. Napoli Il Coordinatore Raffaele Grimaldi L anno duemilaquindici, il giorno due del mese di dicembre alle ore 11,15, nella sede della Città Metropolitana, il Sindaco metropolitano, Luigi de Magistris, con l assistenza e partecipazione del Segretario Generale, Antonio Meola, adotta la seguente deliberazione; 1

2 Richiamato il combinato disposto dei commi 8 e 16 dell art.1 della legge n.56 del 7 aprile 2014, ad oggetto Disposizioni sulle città metropolitane, sulle province, sulle unioni e fusioni di comuni che disciplinano le funzioni attribuite al Sindaco metropolitano; Atteso che ai sensi del comma 16, art.1 della citata legge 56/2014, dal 1 gennaio 2015 la Città metropolitana di Napoli è subentrata alla Provincia di Napoli, succedendo ad essa in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi ed esercitandone le funzioni; Visto l'art. 20 del vigente Statuto della Città Metropolitana, che disciplina le funzioni del Sindaco Metropolitano Premesso che Il Coordinatore d Area di Supporto agli Organi Istituzionali Il Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante Con deliberazione n.221 del è stato approvato il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell'archivio; con nota prot.n del il Capo del Dipartimento Procedure di Evidenza Pubblica Stazione Unica Appaltante, dott. Antonio Lamberti ha segnalato l urgenza di integrare e rettificare le procedure previste nel detto Manuale per disciplinare la corretta gestione delle gare telematiche, siano esse effettuate attraverso il Portale Gare Telematico dell Ente, ovvero mediante ricorso ad altre piattaforme elettroniche quali, a titolo esemplificativo, gli strumenti elettronici di acquisto gestiti da Consip S.p.A., Mepa, Avcpass; Considerato che Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio da attuazione alle regole tecniche sul protocollo informatico dettate dal DPCM 3 dicembre 2013 e che queste ultime non sono a sé stanti, ma vanno correttamente applicate insieme alle regole tecniche approvate con DPCM 13 novembre che si occupano delle modalità di formazione, trasmissione, copia e duplicazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni - e alle regole tecniche in materia di sistemi di conservazione dei documenti informatici, approvate con altro DPCM del 3 dicembre 2013; ai sensi dell'art.14, comma 2, del DPCM 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. n.59 del ) I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto. ; questa Amministrazione, rientrando nella disposizione richiamata, è tenuta ad adeguare il proprio sistema di conservazione (già esistente alla data dell ) entro il termine dell 11 aprile 2017, completando le procedure tecniche volte ad assicurare la corretta gestione e conservazione del flusso documentale relativo a tutte le gare telematiche espletate dall Ente; Dato atto che a seguito di un incontro tenutosi il tra il dott. Lamberti, il responsabile della Direzione Sistemi Informativi, ing. Cortese, ed il Coordinatore dell Area Supporto agli Organi Istituzionali Vice Segretario Generale, dott.ssa Renata Monda veniva prospettata e condivisa una parziale rettifica della disciplina in esame, da adottare nelle more dell adeguamento del sistema di gestione informatica dei documenti dell Ente 2

3 alle regole tecniche dettate dai DPCM del 3dicembre 2013 e del 13 novembre.2014 e vincolanti a decorrere dall 11 aprile 2017; come concordato nel citato incontro, occorre provvedere alla seguente rettifica: a) la nuova formulazione dell art è la seguente: 43.5 Non possono essere oggetto di differimento documenti analogici inerenti gare di appalto."; b) inserire nel testo, aggiornando la numerazione successiva, il seguente articolo 51: 51. REGISTRAZIONE DOCUMENTI GESTITI DA STRUMENTI ELETTRONICI DI ACQUISTO 51.1 I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti da piattaforme centralizzate di e-procurement (ad esempio Consip, Mepa, Avcpass...) vengono registrati dalle stesse piattaforme. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dirigente cha ha attivato le stesse I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti dal Portale Gare Telematiche della Città Metropolitana di Napoli vengono registrati dalla stessa piattaforma. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dipartimento Procedure di Evidenza Pubblica Stazione Unica Appaltante. I documenti di cui al presente punto saranno conservati con le modalità previsti dalla normativa vigente. ; Visti: lo Statuto della Città Metropolitana di Napoli; il Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n.267, Testo unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali e smi; il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa smi; la deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004; il Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82, Codice dell Amministrazione digitale e successive integrazioni e modifiche; la deliberazione del Sindaco metropolitano n. 29 del 02 marzo 2015 avente ad oggetto: Digitalizzazione dell azione amministrativa della Città Metropolitana di Napoli. Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea. Nomina del Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici ; la deliberazione G.P. n. 661 del 24 ottobre 2012, avente ad oggetto: Ridefinizione dell assetto organizzativo della Provincia di Napoli. Approvazione graduazione del valore economico delle posizioni dirigenziali ; i DPCM del 03 dicembre 2013, recanti le Regole tecniche per il protocollo informatico e le Regole tecniche per il sistema di conservazione ; il DPCM 13 novembre 2014, recante le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione e validazione temporale dei documenti informatici ; PROPONGONO al Sindaco Metropolitano, per tutti i motivi descritti in premessa, che qui si intendono integralmente trascritti e riportati : 1. di rettificare come di seguito indicato il testo del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, allegato alla deliberazione n. 221 del : a) la nuova formulazione dell art è la seguente: 43.5 Non possono essere oggetto di differimento documenti analogici inerenti gare di appalto."; b) inserire nel testo, aggiornando la numerazione successiva, il seguente articolo 51: 51. REGISTRAZIONE DOCUMENTI GESTITI DA STRUMENTI ELETTRONICI DI ACQUISTO 3

4 51.1 I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti da piattaforme centralizzate di e- procurement (ad esempio Consip, Mepa, Avcpass...) vengono registrati dalle stesse piattaforme. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dirigente cha ha attivato le stesse I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti dal Portale Gare Telematiche della Città Metropolitana di Napoli vengono registrati dalla stessa piattaforma. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dipartimento Procedure di Evidenza Pubblica Stazione Unica Appaltante. I documenti di cui al presente punto saranno conservati con le modalità previsti dalla normativa vigente. ; 2. di approvare il testo del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, rettificato come descritto al punto precedente ed allegato al presente provvedimento; 3. di confermare per ogni altro aspetto quanto disposto nella deliberazione n.221 del , ivi compresa l individuazione del funzionario responsabile dell'ufficio Protocollo quale vicario del Responsabile della gestione documentale, per i casi di vacanza, assenza o impedimento dello stesso; 4. di dare incarico al Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante, Antonio Lamberti, ed al Dirigente della Direzione Sistemi Informativi, ing. Vincenzo Cortese, per quanto di rispettiva competenza, di attivare le procedure necessarie a completare le procedure tecniche volte ad assicurare la corretta gestione e conservazione del flusso documentale relativo a tutte le gare telematiche espletate dall Ente, in attuazione delle regole tecniche dettate dai DPCM del 3dicembre 2013 e del 13 novembre 2014 e vincolanti a decorrere dall 11 aprile 2017; 5. di dare atto che il presente provvedimento non comporta effetti diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell Ente; 6. di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibile ex art.134 del D.Lgs.n.267/00; 7. di dare incarico al Coordinatore dell Area di Supporto agli Organi Istituzionali di trasmettere il presente provvedimento a tutti i Dirigenti dell Ente. Il Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante f.to Dott. Antonio Lamberti Il Coordinatore dell Area Supporto agli Organi Istituzionali f.to Dott.ssa Renata Monda IL SINDACO METROPOLITANO ai sensi dell'art. 1 legge n. 56 del 07/04/2014 Vista la proposta di deliberazione sopra riportata, a firma dei Dirigenti; Visti i pareri favorevoli espressi, ex art. 49 del D.Lgs n. 267/00, in merito alla regolarità tecnica, dal Coordinatore dell Area di Supporto agli Organi Istituzionali, Renata Monda e dal Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante, Antonio Lamberti; Ritenuto di procedere in merito per quanto di competenza ai sensi delle leggi sopra citate DELIBERA 1. di rettificare come di seguito indicato il testo del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, allegato alla deliberazione n. 221 del : 4

5 a) la nuova formulazione dell art è la seguente: 43.5 Non possono essere oggetto di differimento documenti analogici inerenti gare di appalto."; b) inserire nel testo, aggiornando la numerazione successiva, il seguente articolo 51: 51. REGISTRAZIONE DOCUMENTI GESTITI DA STRUMENTI ELETTRONICI DI ACQUISTO 51.1 I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti da piattaforme centralizzate di e- procurement (ad esempio Consip, Mepa, Avcpass...) vengono registrati dalle stesse piattaforme. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dirigente cha ha attivato le stesse I documenti digitali attinenti a procedure di gara gestiti dal Portale Gare Telematiche della Città Metropolitana di Napoli vengono registrati dalla stessa piattaforma. A conclusione delle procedure di gara, i suddetti documenti saranno versati sul SiGID, a cura del Dipartimento Procedure di Evidenza Pubblica Stazione Unica Appaltante. I documenti di cui al presente punto saranno conservati con le modalità previsti dalla normativa vigente. ; 2. di approvare il testo del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, modificato come descritto al punto precedente ed allegato al presente provvedimento; 3. di confermare per ogni altro aspetto quanto disposto nella deliberazione n.221 del , ivi compresa l individuazione del funzionario responsabile dell'ufficio Protocollo quale vicario del Responsabile della gestione documentale, per i casi di vacanza, assenza o impedimento dello stesso; 4. di dare incarico al Capo del Dipartimento Stazione Unica Appaltante, Antonio Lamberti, ed al Dirigente della Direzione Sistemi Informativi, ing. Vincenzo Cortese, per quanto di rispettiva competenza, di attivare le procedure necessarie a completare le procedure tecniche volte ad assicurare la corretta gestione e conservazione del flusso documentale relativo a tutte le gare telematiche espletate dall Ente, in attuazione delle regole tecniche dettate dai DPCM del 3dicembre 2013 e del 13 novembre 2014 e vincolanti a decorrere dall 11 aprile 2017; 5. di dare atto che il presente provvedimento non comporta effetti diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell Ente; 6. di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibile ex art.134 del D.Lgs.n.267/00; 7. di dare incarico al Coordinatore dell Area di Supporto agli Organi Istituzionali di trasmettere il presente provvedimento a tutti i Dirigenti dell Ente. 5

6 C I T T À M E T R O P O L I T A N A D I N A P O L I MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DELL ARCHIVIO 1

7 PREMESSA I N D I C E SEZIONE I DISPOSIZIONI GENERALI 1. Ambito di applicazione 2. Definizioni 3. Area Organizzativa Omogenea. Organizzazione per la gestione documentale 4. Sistema di gestione informatica dei documenti 5. Compiti del RGD e del RC 6. Il Protocollo informatico 7. Eliminazione dei protocolli interni 8. Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 9. Casella di posta elettronica certificata istituzionale SEZIONE II I DOCUMENTI E IL SISTEMA DOCUMENTALE. PRINCIPI GENERALI 10. Il sistema documentale. Principi generali 11. Tipologia dei flussi documentali 12. Regole sulla formazione dei documenti 13. Il documento informatico 14. Documenti amministrativi informatici 15. Tutela dei dati personali 16. I procedimenti amministrativi informatici SEZIONE III RICEZIONE E INVIO DEI DOCUMENTI 17. Ricezione dei documenti 18. Documenti analogici pervenuti tramite il servizio postale 19. Documenti analogici presentati direttamente allo sportello 20. Accettazione notifiche 21. Errata ricezione dei documenti analogici 22. Ricezione dei documenti informatici 23. Ricezione dei documenti informatici tramite PEC 24. Ricezione dei documenti informatici non tramite PEC 25. Ricezione dei documenti informatici trasmessi via web 26. Errata ricezione dei documenti informatici 27. Documenti in uscita 28. Documenti interni 29. Documenti interni di carattere giuridico-probatorio 30. Documenti interni di carattere informativo SEZIONE IV REGISTRAZIONE E SEGNATURA DEI DOCUMENTI 31. Registrazione dei documenti 32. Registro di Protocollo 33. Gestione delle interruzioni del sistema - Registro di Emergenza 34. Documenti soggetti a registrazione di protocollo 35. Documenti soggetti a registrazione particolare 2

8 36. Albi ed Elenchi 37. Elementi della registrazione di protocollo 38. Segnatura di protocollo 39. Segnatura di protocollo di documenti analogici 40. Formato della segnatura di protocollo dei documenti informatici 41. Protocollazione massiva dei documenti informatici 42. Processo di scansione 43. Differimento delle operazioni di registrazione 44. Protocollazione riservata 45. Correzione di errori nella registrazione di protocollo 46. Annullamento di una registrazione 47. Registrazione documenti anonimi 48. Registrazione documenti privi di firma 49. Registrazione documenti trasmessi con telefax 50. Registrazione documenti trasmessi con Posta Elettronica 51. Registrazione documenti gestiti da strumenti elettronici di acquisto SEZIONE V ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI 52. Assegnazione dei documenti 53. Presa in carico e classificazione del documento assegnato SEZIONE VI FASCICOLAZIONE E ARCHIVIAZIONE 54. Classificazione dei documenti per la formazione e conservazione dell'archivio 55. Misure di protezione e conservazione dell'archivio 56. Titolario o Piano di classificazione 57. Formazione del fascicolo 58. Apertura di un nuovo fascicolo 59. Chiusura del fascicolo 60. Repertorio dei fascicoli SEZIONE VII ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 61. Archiviazione dei documenti informatici 62. Conservazione dei documenti informatici 63. Esibizione dei documenti informatici conservati SEZIONE VIII ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL'ARCHIVIO 64. Responsabilità delle strutture afferenti all'aoo 65. Trasferimento dei fascicoli nell'archivio di deposito 66. Movimentazione dei fascicoli 67. Selezione per la conservazione e lo scarto 68. Procedure per lo scarto dei documenti 69. Archivio storico SEZIONE IX PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 70. Premessa 3

9 71. Formazione dei documenti informatici 72. Gestione dei documenti informatici. Componente fisica della sicurezza 73. Gestione dei documenti informatici. Componente organizzativa della sicurezza 74. Gestione dei documenti informatici. Componente logica della sicurezza 75. Trasmissione e interscambio dei documenti informatici 76. Accesso interno ai documenti informatici 77. Accesso esterno ai documenti informatici 78. Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni ai documenti informatici 79. Conservazione dei documenti informatici SEZIONE X ACCESSO ALL'ARCHIVIO E PRIVACY 80. Consultazione dell'archivio SEZIONE XI 81. Entrata in vigore ALLEGATI 4

10 P R E M E S S A Il presente documento costituisce il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio della Città Metropolitana di Napoli, adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 concernente le Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 e così come ulteriormente dettagliato con i DPCM Regole tecniche per il Protocollo Informatico, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, pubblicati in G.U. Del e Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale di documenti pubblicato in G.U. Del Il Manuale descrive il sistema di gestione dei flussi documentali, dalla formazione alla conservazione dei documenti, prefiggendosi l obiettivo di realizzare la dematerializzazione dei flussi documentali, attraverso il ricorso prioritario alle tecnologie e tecniche informatiche. Il Manuale fornisce le indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti sia analogici che digitali. Tutte le strutture amministrative e di governo dell Ente devono applicarlo quale strumento di lavoro per la gestione dei documenti, in relazione agli affari ed ai procedimenti amministrativi secondo i rispettivi livelli di azione, esecuzione, responsabilità e controllo. Il Manuale è articolato in Sezioni a loro volta suddivise in punti ed è articolato in n. 9 allegati. 5

11 1. AMBITO DI APPLICAZIONE S E Z I O N E I DISPOSIZIONI GENERALI Il presente Manuale di gestione disciplina le modalità di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti. 2. DEFINIZIONI Al fine di una più agevole lettura del presente Manuale di Gestione si rinvia, per le definizioni, al Glossario allegato. 3. AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA: ORGANIZZAZIONE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE 3.1 Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti e dell uniformità dei criteri di classificazione, di archiviazione e di comunicazione interna, è individuata un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Città Metropolitana di Napoli, con specifiche competenze, comprendente tutte le strutture in cui si articola l Ente. 3.2 Tutte le strutture dell Amministrazione comprese nella AOO devono utilizzare il presente Manuale ed adeguare alle prescrizioni ivi contenute le procedure e le attività di propria competenza. 3.3 L'Amministrazione: a. individua, ai sensi della vigente normativa, il Responsabile della gestione documentale, RGD e un suo vicario, per i casi di vacanza, assenza o impedimento dello stesso, e il Responsabile della conservazione, RC; b. approva il manuale di gestione su proposta del RGD; c. definisce, su indicazione del RGD, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all eliminazione dei protocolli di settore e, in generale, dei protocolli non autorizzati diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico; d. approva il manuale di conservazione su proposta del RC. 3.4 Il RGD e il RC si avvalgono, nell'espletamento dei compiti di rispettiva competenza, del supporto della struttura competente per la gestione dei servizi informatici. 3.5 La struttura competente per la gestione dei servizi informatici cura la gestione tecnica dell infrastruttura del Sistema di gestione informatica dei documenti. 4. SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Nell'ambito dell'aoo è istituto un unico Sistema di Gestione Informatica dei Documenti, SiGID, per tutte le attività di cui al punto 1 del presente manuale. 5. COMPITI DEL RGD E DEL RC 5.1 Il RGD svolge, ai sensi della vigente normativa, i seguenti compiti: a. predispone lo schema del manuale di gestione dei documenti, provvedendo alla sua comunicazione e diffusione; b. propone i tempi, le modalità e le misure organizzative di cui al precedente punto 3.3 lett.c; c. predispone, d intesa con il RC ed il responsabile dei sistemi informativi, il piano per la sicurezza informatica di cui all art. 4, co. 1, lett. c del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ; 6

12 d. definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione e archiviazione, nonchè di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell'art. 50, comma 4 del testo unico; e. attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del SiGID, di concerto con il servizio competente in materia informatica; f. vigila sulla conformità delle operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo alle disposizioni della vigente normativa; g. garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; h. stabilisce, di concerto con la struttura competente in materia informatica, i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e controlla la regolare esecuzione delle procedure di sicurezza, la conservazione, in luoghi sicuri differenti, delle copie, delle informazioni del sistema, nonché del Registro di emergenza; i. garantisce, di concerto con le strutture interne competenti in materia informatica, il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione dell archivio; l. cura, con l ausilio del responsabile dei sistemi informativi, che le funzionalità del SiGID, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate nel più breve tempo possibile; m. autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54 del TUDA; n. autorizza l'uso del registro di emergenza; o. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente Manuale; p. cura, su richiesta di utenti interni ed esterni, le ricerche relative ai documenti protocollati; q. produce il pacchetto di versamento e ne assicura la trasmissione al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione; r. per tutto quanto concerne la conservazione dei documenti, opera d intesa con il RC. 5.2 Il RC svolge, ai sensi della vigente normativa, i seguenti compiti: a. definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia; b. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; c. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; d. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; e. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; f. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; g. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; h. al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; i. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; 7

13 l. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; m. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; n. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; o. predispone il manuale di conservazione, ai sensi dell art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, e ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. 6. IL PROTOCOLLO INFORMATICO 6.1 L Ente, avendo individuato una sola AOO, adotta un unico sistema di protocollo informatico. 6.2 La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa comincia il 1 gennaio e si chiude al 31 dicembre di ogni anno. 6.3 Tutti gli atti e i documenti prodotti o ricevuti dall AOO fanno parte del sistema documentale digitale dell'ente e sono protocollati in modalità informatica, nei versi ingresso, interno ed uscita, secondo le norme sul protocollo informatico e sono conservati secondo la normativa vigente (art. 40 bis CAD, art. 53 TUDA, DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche sul Protocollo informatico. 6.4 Tutti gli atti e i documenti analogici che entrano nel sistema documentale dell'ente sono riprodotti in documenti informatici al fine di essere protocollati e conservati in modalità digitale (artt. 22, 23 ter, 42 CAD) 6.5 I documenti di cui al punto 35 del presente Manuale sono sottoposti a registrazione particolare presso repertori autonomi. 6.6 L Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari, ad eccezione di quanto previsto dal comma precedente. 7. ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI 7.1 Con l entrata in vigore del presente Manuale cessano, di fatto e di diritto, tutti i cosiddetti protocolli interni e gli altri sistemi di registrazione di documenti diversi dal protocollo unico e dai repertori di cui al precedente articolo. 7.2 Qualsiasi registrazione eventualmente effettuata altrove è, dunque, nulla e non può produrre alcun effetto giuridico-probatorio. 8. MODELLO ORGANIZZATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI 8.1 È adottato un modello organizzativo parzialmente decentrato per i documenti in ingresso, con le modalità indicate dal presente Manuale 8.2 È adottato un modello organizzativo totalmente decentrato per i documenti in uscita, con le modalità indicate dal presente Manuale. 8.3 Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del SiGID sono indicate nella sezione IX. 9. CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ISTITUZIONALE 9.1 L'AOO dell'ente è dotata di una casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale, cittametropolitana.na@pec.it, pubblicata sull Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), per 8

14 la ricezione e l invio all esterno di documenti informatici. Tale casella costituisce l'indirizzo virtuale dell'aoo e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento. 9.2 In caso di necessità, possono essere istituite altre caselle di posta elettronica certificata. Le caselle di PEC devono essere integrate con il SiGID, per consentire l'acquisizione al Protocollo di ogni documento prodotto o ricevuto. Saranno associate al SiGID solo le PEC registrate sull'indice delle Pubbliche Amministrazioni. 9.3 In caso di attivazione di ulteriori caselle PEC dell'ente, il Dirigente richiedente è responsabile della pubblicazione della stessa sull'indice delle Pubbliche Amministrazioni e della gestione quotidiana della stessa. 9.4 La gestione della PEC istituzionale è affidata al RGD. La casella di Posta Elettronica Certificata è accessibile, per la ricezione dei documenti, solo dall'ufficio Protocollo, come specificato ai punti 17, 23 e 50, mentre per la spedizione dei documenti all'esterno essa è utilizzabile da qualunque ufficio, come specificato al punto 27. 9

15 SEZIONE II I DOCUMENTI E IL SISTEMA DOCUMENTALE. PRINCIPI GENERALI 10. IL SISTEMA DOCUMENTALE. PRINCIPI GENERALI 10.1 Il sistema documentale dell'ente è composto dagli atti e dai documenti amministrativi formati dagli organi e dai responsabili dei servizi e degli uffici come previsto dall ordinamento dell amministrazione Gli atti e i documenti amministrativi, comprensivi di formulari e modulistica, devono essere formati, gestiti, archiviati, conservati in modalità digitale, ai sensi della normativa vigente Il sistema documentale comprende anche tutti gli atti e i documenti inviati all Ente dai soggetti privati e dalle altre Pubbliche Amministrazioni Il sistema documentale informatico è finalizzato alla corretta gestione del protocollo, dei documenti, degli archivi e dei procedimenti amministrativi Nelle more della completa dematerializzazione e digitalizzazione degli atti e dei procedimenti, i documenti e gli atti ricevuti su supporti analogici sono protocollati e riprodotti in modalità digitale secondo la vigente normativa Tutti gli atti e la documentazione amministrativa sono soggetti a protocollazione informatica I documenti amministrativi dell Ente devono essere formati, gestiti, resi pubblici e conservati nel rispetto dei requisiti della disponibilità, della sicurezza, della accessibilità telematica totale, della fruibilità, della chiarezza e completezza dell informazione, della facilità di ricerca, della semplificazione dell azione amministrativa Il sistema documentale viene formato dall'ente nel rispetto dei principi della semplificazione amministrativa, della decertificazione totale, della razionalizzazione della risorsa informativa avendo cura di evitare dati ridondanti e non necessari Gli Organi di Governo ed i dirigenti si attengono alle norme generali per l uso delle tecnologie dell informazione e delle comunicazioni nell azione amministrativa ai sensi dell art.12 del CAD. 11. TIPOLOGIA DEI FLUSSI DOCUMENTALI 11.1 I documenti si distinguono in: a. documenti in ingresso: quelli che l'aoo acquisisce nell'espletamento della propria attività da altri enti pubblici e soggetti privati; b. documenti in uscita: quelli prodotti dall'aoo nell'espletamento della propria attività istituzionale ed indirizzati ad altri enti pubblici e soggetti privati; c. documenti interni: quelli scambiati tra le diverse strutture organizzative all interno dell AOO, che a loro volta si suddividono in c1. documenti con preminente carattere giuridico-probatorio, redatti per l'esercizio delle funzioni dell'ente e finalizzati a documentare i fatti inerenti l attività svolta e la regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; c2. documenti con preminente carattere informativo, quali, ad esempio, memorie informali, appunti, mere comunicazioni scambiate tra uffici. 10

16 11.2 I documenti in entrata, in uscita e quelli interni sono formati, gestiti e conservati in modalità digitale nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in merito ai documenti ed agli archivi informatici I documenti inviati o ricevuti via fax sono da considerare a tutti gli effetti dei documenti analogici, poiché solo la loro modalità di trasmissione è telematica. Per legge soddisfano il requisito della forma scritta e ai fini dell efficacia la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax tra le pubbliche amministrazioni (art. 47 CAD). 12. REGOLE SULLA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 12.1 A tutela dell immagine dell Ente, per esigenze di uniformità di stile, ciascun documento dovrà essere prodotto utilizzando esclusivamente il modello grafico da non modificare in nessuno dei suoi elementi grafici, da reperire sul sito istituzionale a seguito di apposita comunicazione I documenti dell AOO devono riportare, opportunamente evidenziate, le seguenti informazioni: a. struttura responsabile: b. indirizzo completo c. numero di telefono d. numero di telefax e. indirizzo di posta elettronica istituzionale; f. indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata; g. luogo di redazione del documento; h. data completa (giorno, mese, anno); i. numero di protocollo; j. oggetto del documento; k. codice di classificazione; l. numero ed indicazione degli allegati (se presenti); m. nome, cognome e riferimenti interni (telefono e indirizzo di posta elettronica) del RPA. n. firma del sottoscrittore. 13. IL DOCUMENTO INFORMATICO Il documento informatico è valido a tutti gli effetti di legge se viene formato, gestito, trasmesso, conservato in modalità digitale e in conformità alla normativa vigente Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione A tal fine esso è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a. redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software; b. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c. registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente; d. generazione o raggruppamento anche in via telematica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti. 11

17 13. 4 Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato nel SiGID Nel caso in cui il documento informatico è formato ai sensi del punto 13.3 lett. a) le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: a. la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma digitale elettronica qualificata; b. l'apposizione della validazione temporale; c. il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d.. la memorizzazione sul SiGID; e. il versamento al sistema di conservazione; 13.6 Nel caso di documento formato ai sensi del punto 13.3 lett. b. le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall'operazione di memorizzazione nel SiGID che ne garantisce l'inalterabilità o nel sistema di conservazione Nel caso di documento informatico formato ai sensi del punto 13.3 lettere c. e d. le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate dall'operazione di registrazione dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'integrità della basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero la produzione di una estrazione statica di dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione L idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, ha l efficacia prevista dal codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria I documenti informatici sono prodotti in un formato dei dati di tipo aperto, come previsto dalla normativa vigente, e garantiscono il rispetto dei requisiti della forma scritta Le copie di documenti informatici riprodotte da documenti analogici, le copie di documenti analogici riprodotti da documenti informatici e le copie di documenti informatici riprodotti da documenti informatici sono valide a tutti gli effetti di legge ed hanno efficacia probatoria nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa vigente La copia per immagine su supporto informatico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento così formato è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica del pubblico ufficiale a ciò autorizzato L'attestazione di conformità di cui al punto può essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento così prodotto è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 14. DOCUMENTI AMMINISTRATIVI INFORMATICI 14.1 Gli atti formati dall'ente con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dallo stesso, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile 12

18 effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo, sottoscritti con firma elettronica avanzata, hanno l efficacia prevista dall art.2702 del codice civile (art. 23ter, c. 2 CAD) I documenti amministrativi informatici assumono le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui al precedente punto 13, anche con la loro registrazione negli ulteriori registri, (diverso dal registro di protocollo), nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato mediante l utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell art. 71 del CAD; in tale caso l obbligo di conservazione dell originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico (art. 23 ter, c. 3 CAD) L'attestazione di conformità della copia informatica di un documento analogico formato dall'amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica. Il documento così formato è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da pubblico ufficiale a ciò autorizzato L'attestazione di conformità di cui al punto 14.3 può essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia. I documento informatico prodotto è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata dal funzionario a ciò autorizzato I documenti informatici del sistema documentale sono conservati nel rispetto dei principi della normativa vigente (art. 42 e seg. CAD). 15. TUTELA DEI DATI PERSONALI Il sistema documentale informatico dell'ente tratta i dati personali nel rispetto di quanto stabilito dal D.lgs. 196/2003 e s.m.i. 16. I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI INFORMATICI Il procedimento amministrativo è formato, gestito, archiviato e conservato in modalità digitale Il responsabile apre un fascicolo informatico per il procedimento oppure provvede ad inserire la documentazione protocollata in un fascicolo già aperto Le comunicazioni di avvio del procedimento e della conclusione del procedimento, in tutti i casi in cui è possibile, sono effettuate tramite PEC oppure tramite raccomandata con ricevuta di ritorno nel caso in cui l utente fosse sprovvisto di PEC Nella trasmissione di atti e documenti con soggetti pubblici e privati, obbligati ad adoperare la PEC, l'ente utilizza esclusivamente questo mezzo trasmissivo I cittadini sprovvisti di tecnologie dell informazione e della comunicazione hanno il diritto all uso di tali tecnologie per interagire con l'ente o con le altre amministrazioni; l'ente ha l obbligo di mettere a disposizione del cittadino le strutture necessarie per l esercizio di tale diritto Sul sito dell Ente è pubblicato l elenco dei procedimenti amministrativi; da questo elenco il cittadino cerca con facilità individua la tipologia del procedimento amministrativo che lo interessa per avere la più completa conoscenza sulle modalità di presentazione delle istanze e 13

19 sulla documentazione necessaria, sulla normativa di riferimento, sui termini e sulla durata del procedimento, sull iter dello stesso. 14

20 17. RICEZIONE DEI DOCUMENTI S E Z I O N E I I I RICEZIONE E INVIO DEI DOCUMENTI 17.1 Come stabilito dal presente Manuale, tutti i documenti in ingresso alla AOO devono essere registrati e assegnati alla struttura di competenza nella stessa giornata in cui sono pervenuti Tutti i soggetti obbligati all uso della firma digitale e della PEC sono tenuti ad inviare i documenti esclusivamente in modalità digitale tramite firma digitale e/o PEC. Qualora un soggetto, pur se obbligato, non corrisponda con l'ente via PEC, ma con altra modalità di trasmissione, il documento così trasmesso, se completo dei suoi elementi fondamentali, deve essere comunque acquisito al Registro di Protocollo, ma il RPA avrà cura di informare, per iscritto, il mittente di dover comunicare, per il futuro, con l'ente via PEC, indicandogli altresì l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata I documenti in ingresso alla AOO sono di regola acquisiti: 1. dall Area di Coordinamento cui afferisce la struttura ricevente. Ciascuna Area di Coordinamento acquisisce i documenti che riceve al proprio interno, compresi quelli ricevuti direttamente da ciascuna struttura ad essa afferente; i documenti sono, altresì, acquisiti e assegnati all Area di riferimento dai Centri per l Impiego, dagli Uffici UMA, e, più in generale, dagli Uffici della Città Metropolitana dislocati sul territorio al di fuori del comune capoluogo. L'operazione viene effettuata dai soggetti abilitati a norma del presente Manuale; 2. dall'ufficio Protocollo, ubicato presso la sede legale dell Ente, che effettua la protocollazione dei documenti che riceve al proprio indirizzo; 3. in ogni caso dall Ufficio Protocollo, su richiesta scritta del dirigente della struttura ricevente, se trattasi di: a. documento non di competenza dell'area ricevente; b. documento di competenza di più destinatari afferenti a diverse Aree dell AOO; c. plichi di gara; d. atti giudiziari; e. documento trasmesso a mezzo posta elettronica Nel caso di cui al precedente punto 3 la richiesta dovrà indicare, per ciascun documento da acquisire al Registro di Protocollo, espressa elencazione di eventuali allegati, l attestazione della data di arrivo e della modalità di ricezione Nel caso sub c) la richiesta scritta deve riportare anche il dato dell orario di arrivo del plico di gara Qualora un documento in ingresso menzioni allegati che non risultano acquisiti dalla struttura ricevente, tale circostanza deve essere annotata a cura del protocollista. 18. DOCUMENTI ANALOGICI RICEVUTI TRAMITE IL SERVIZIO POSTALE 18.1Tutti i documenti analogici in ingresso sono protocollati e sono conservati in modalità digitale nel rispetto delle norme tecniche vigenti, al fine di evitare la circolazione e l eventuale duplicazione del supporto cartaceo, nonché di dare avvio al relativo flusso all interno dell Ente in modalità digitale esclusiva La digitalizzazione del documento avverrà a cura dell ufficio Protocollo, qualora esso debba essere assegnato a più uffici e a cura del Coordinamento assegnatario negli altri casi Prima della fase di apertura delle buste dei documenti analogici pervenuti tramite il servizio postale all Ufficio Protocollo, vengono preliminarmente individuati i plichi riguardanti 15

21 le procedure di gara o di concorso, che non devono essere aperti, nonché le buste recanti la dicitura riservata, da trattarsi a norma del presente Manuale Oltre ai casi particolari di cui sopra, la corrispondenza non deve essere aperta quando il dirigente della struttura destinataria ne abbia dato motivata comunicazione scritta e sempre che l oggetto ed il mittente del documento siano indicati sulla busta La corrispondenza non viene aperta né protocollata nel caso in cui riporti la dicitura personale o sia indirizzata a dipendenti o amministratori dell Ente senza alcun riferimento alla funzione Le buste devono essere pinzate al documento cui si riferiscono e sono trattate unitamente al documento in esse contenuto L Ufficio Protocollo, dopo aver eventualmente individuato ed accantonato il materiale che non deve essere oggetto di protocollazione ai sensi del presente Manuale, provvede alla registrazione dei documenti soggetti a protocollazione, dando priorità a quelli urgenti, nel verso ingresso del Registro di Protocollo, e contestualmente alla segnatura ed all assegnazione per competenza e/o per conoscenza, alle strutture dell AOO, deputate a riceverli, secondo quanto stabilito dal vigente Regolamento degli Uffici e dei Servizi e con le modalità di cui alla sezione IV Ciascuna struttura assegnataria deve prendere in carico, tramite il sistema informatico in uso, i documenti così assegnati Qualora un plico, che deve essere consegnato chiuso, pervenga deteriorato e il servizio postale abbia omesso gli adempimenti di cui all art. 39 del D.P.R. del 29/05/82 n. 655 (relativa attestazione e reimbustamento), al momento della ricezione tale circostanza viene attestata sulla busta dal ricevente e dal latore ed il plico viene inserito in un altra busta trasparente, sigillata alla presenza del latore. 19. DOCUMENTI ANALOGICI PRESENTATI DIRETTAMENTE ALLO SPORTELLO 19.1 I documenti analogici, presentati direttamente allo sportello dell'ufficio Protocollo durante l orario di apertura al pubblico, sono registrati, segnati e smistati alle strutture di competenza dagli addetti alla ricezione Nel caso in cui un plico contenente atti di gara sia consegnato a mano, il ricevente, all atto dell accettazione, è tenuto a sottoscrivere sul plico stesso l orario e la data di arrivo. 20. ACCETTAZIONE NOTIFICHE 20.1 Gli atti da notificare all Ente sono ricevuti presso la sede legale dal funzionario dell Ufficio Protocollo o da altro dipendente a tal fine individuato dal dirigente responsabile Il ricevente provvede a dare atto dell ora della notifica, ne cura la protocollazione e la celere trasmissione: a. se trattasi di atti giudiziari, all Area competente alla trattazione degli affari legali, all Area competente per materia e all Ufficio del Sindaco Metropolitano. Il cartaceo pervenuto deve essere assegnato e trasmesso all Area competente alla trattazione degli affari legali; b. se trattasi di atti di pignoramento, all Area competente per i servizi economicofinanziari e all Area competente alla trattazione degli affari legali. Il cartaceo pervenuto deve essere assegnato e trasmesso all Area competente alla trattazione degli affari legali, fatta eccezione per i documenti riguardanti dipendenti dell Amministrazione della Città Metropolitana, da assegnare e trasmettere esclusivamente all Area competente alla gestione delle risorse umane; 16

22 se trattasi di ordinanze, al Sindaco Metropolitano dell Ente, al Coordinatore ed all Ufficio competente, nonché al Consigliere delegato interessato. L originale cartaceo deve essere trasmesso all Ufficio competente. 21. ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI ANALOGICI 21.1 I documenti analogici vengono trasmessi mediante gli strumenti di cui alle lettere a, b e c del precedente punto. I documenti analogici ricevuti per errore indirizzati ad altri soggetti o ad altre Amministrazioni non devono essere protocollati e sono spediti immediatamente al destinatario con la dicitura «Erroneamente pervenuto all'amministrazione Metropolitana di Napoli il...» I documenti ricevuti per errore indirizzati ad altri soggetti o ad altre Amministrazioni, erroneamente protocollati ed assegnati, sono inoltrati al destinatario a cura della struttura assegnataria, comunicando al mittente di aver provveduto all'inoltro. 22. RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 22.1 I documenti informatici in entrata sono protocollati in modalità digitale e sono conservati esclusivamente in modalità digitale, al fine di avviare l iter documentale e dei procedimenti solo in modalità digitale I documenti informatici possono arrivare all Ente: per via telematica; su supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, ecc.) consegnato direttamente allo sportello dell Ufficio Protocollo aperto al pubblico presso la sede legale dell Ente o alle strutture abilitate, o inviato tramite il servizio postale o corriere L Ente può acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione. 23. RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI TRAMITE PEC L ufficio protocollo tramite operatore abilitato provvede quotidianamente a verificare i documenti ricevuti nella casella di PEC. 24. RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI NON TRAMITE PEC Documenti informatici pervenuti ad una casella di posta elettronica dell Ente diversa dalla PEC istituzionale devono essere inoltrati all'indirizzo di PEC istituzionale dell'ente dalla struttura ricevente, comunicando al mittente l'indirizzo di PEC per eventuali invii futuri. 25. RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI TRASMESSI VIA WEB L Ente acquisisce in modo automatizzato e tratta i documenti informatici generati dai portali internet adibiti alla presentazione di istanze tipizzate e valide ai fini dei procedimenti. 26. ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici pervenuti all'ente dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente trasmessi sono rispediti al mittente con l indicazione Documento pervenuto per errore non di competenza della Città Metropolitana di Napoli. 17