Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO

Transcript

1 Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO

2 DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO Indice Parte Prima - Regole generali Articolo 1 - Oggetto Articolo 2 - Definizioni Articolo 3 - Principi Parte Seconda - Gestione dell autoparco aziendale Articolo 4 - Autoparco aziendale Articolo 5 - Variazioni dell autoparco Articolo 6 - Custodia delle chiavi Parte Terza - Uso dei veicoli Articolo 7 - Assegnazione dei veicoli Articolo 8 - Prenotazioni Articolo 9 - Veicolo ed autista assegnatario Articolo 10 - Salute e sicurezza nella circolazione Articolo 11 - Carburante Articolo 12 - Monitoraggio Parte quarta - Situazioni particolari Articolo 13 - Sinistri Articolo 14 - Guasti o anomalie Articolo 15 - Furto Articolo 16 - Contravvenzioni al Codice della Strada 2

3 DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO Parte Prima Regole generali Articolo 1 Oggetto Il presente disciplinare regola l assegnazione, la gestione e l uso dei veicoli in dotazione all Azienda Regionale DSU Toscana (di seguito Azienda). Ai fini del presente disciplinare si intende: Articolo 2 Definizioni a) autoparco aziendale, l insieme dei veicoli a motore in dotazione all Azienda; b) consegnatario, il Dirigente o il Coordinatore del servizio cui è assegnato in via permanente o provvisoria uno o più veicoli per lo svolgimento dei compiti di competenza dell Area o servizio di cui è titolare; c) autista assegnatario, il Collega o il Rappresentante istituzionale dell Azienda cui, di volta in volta, è assegnato un veicolo; d) carta carburante, l apposito badge munito di codice identificativo che consente il rifornimento di carburante al veicolo senza anticipo di contanti. Articolo 3 Principi La gestione dell autoparco aziendale, nel rispetto delle esigenze connesse all attività istituzionalmente svolta, è ispirata a principi di efficienza e contenimento della spesa. I criteri di accesso all autoparco perseguono l utilizzo cumulativo delle autovetture per esigenze di servizio programmate o segnalate tempestivamente, la condivisione dei medesimi itinerari da parte di più Colleghi per percorsi in tutto o in parte coincidenti, la limitazione delle emissioni ambientali. I veicoli sono assegnati ad un Servizio (solitamente quello che ne effettua un uso prevalente); non sono in uso esclusivo e possono essere utilizzati, previa richiesta, da tutto il Personale aziendale o dai soggetti che ricoprono cariche istituzionali dell Azienda. I Servizi che hanno direttamente in dotazione delle auto dovranno in via ordinaria utilizzare i mezzi ad essi assegnati, richiedendo quelli di altri servizi solo per comprovate ed oggettive ragioni. Parte Seconda Gestione dell autoparco aziendale Articolo 4 Autoparco aziendale I veicoli in dotazione, che costituiscono l autoparco aziendale, sono in parte in proprietà e in parte noleggiati a lungo termine; sono registrati in apposito elenco tenuto ed aggiornato dal Servizio Approvvigionamenti e Contratti che cura le forniture dei mezzi e la gestione, per quelle in proprietà dell Azienda, delle assicurazioni. Copia del registro è fornito ai Servizi assegnatari. 3

4 I veicoli sono riconoscibili attraverso un contrassegno adesivo rappresentato dal logo aziendale. In caso di veicolo con contratto di noleggio a lungo termine, il consegnatario e l autista di volta in volta assegnatario sono tenuti a rispettare le indicazioni contenute nel manuale operativo fornito dalle società di noleggio di cui ogni veicolo è dotato nonché a porre in essere le attività in esso previste per la denuncia di eventuali sinistri all assicurazione individuata dalla società di noleggio. Il consegnatario del veicolo avrà cura di sensibilizzare ed istruire i diversi dipendenti che utilizzeranno il veicolo sulla obbligatorietà del rispetto delle sopracitate indicazioni, quali componenti sostanziali del contratto di noleggio. I Servizi assegnatari dei mezzi effettuano: a) il monitoraggio del consumo di carburante e la comunicazione al Servizio Controllo di Gestione e al Servizio Approvvigionamenti e Contratti; b) il pagamento delle tasse di possesso, la calendarizzazione ed avvio alla revisione periodica, la richiesta degli interventi riparativi, i servizi di lavaggio secondo le regole applicabili per l individuazione delle officine e delle imprese; c) l acquisizione ed il rinnovo di eventuali permessi per l accesso a Zone a Traffico Limitato. Il Servizio assegnatario deve, inoltre, verificare ogni spesa relativa alle auto (rifornimenti benzina Autostrade per pedaggi - Telepass per Viacard o telepass ove esistenti) caricando gli esl (eseguiti lavori/prestazioni) senza ordine relativi alle singole fatture. Articolo 5 Variazioni dell autoparco Tutti i Servizi, anche quelli non direttamente assegnatari, possono con cadenza annuale richiedere una diversa assegnazione dei veicoli, rappresentando le specifiche esigenze operative. Le richieste di dismissione dei veicoli, di acquisto o noleggio a lungo termine di nuovi veicoli sono inoltrate al Direttore e al Servizio Approvvigionamenti e Contratti. Le caratteristiche tecniche dei veicoli a motore sono individuate tenendo conto delle esigenze di trasporto persone, movimentazione attrezzature, esecuzione degli interventi di assistenza, secondo le disposizioni statali e regionali in materia di contenimento dei costi e limitazione delle emissioni. Al presente disciplinare è allegato il dettaglio delle assegnazioni attuali (All. 1). Articolo 6 Custodia delle chiavi Il libretto di macchina, le chiavi di accensione e la relativa carta carburante sono disponibili presso i Servizi assegnatari, nelle sedi aziendali in cui sono parcheggiati i medesimi autoveicoli. Al termine dell orario di servizio, le chiavi di accensione e le carte carburanti sono custodite a cura dei medesimi Servizi assegnatari che devono adottare le idonee misure di sicurezza. Parte Terza Uso dei veicoli Articolo 7 Assegnazione dei veicoli I veicoli di servizio operativo sono assegnati ad un Area o a un Servizio secondo quanto indicato dall articolo 3 del presente disciplinare. 4

5 Possono comunque essere individuate, anche temporaneamente, delle autovetture in uso non esclusivo per il Presidente, il Direttore ed i Dirigenti di funzione, a fronte delle necessità di sopralluoghi e di permanenza nelle diverse sedi aziendali. La dotazione dei veicoli assegnati è effettuata ed aggiornata annualmente, a seguito di periodiche rilevazioni del fabbisogno veicolare, con ordine di servizio del Direttore. Articolo 8 Prenotazioni Il consegnatario del veicolo o un suo delegato cura le prenotazioni delle auto assegnate al Servizio. Le richieste di prenotazione, indicano sinteticamente le motivazioni e l itinerario, possono pervenire anche da Personale non assegnato al Servizio che ha in dotazione l auto. Articolo 9 Veicolo ed autista assegnatario Ogni automezzo è dotato di un libretto di macchina dove per ciascun percorso è annotato dall autista assegnatario, che lo sottoscrive, il suo nominativo, la data, il chilometraggio, la destinazione ed i tempi. Il libretto di macchina può essere sostituito anche da dispositivi di rilevamento telematici e dalla registrazione digitale dei dati, con l identificazione dell autista attraverso la Carta Nazionale dei Servizi tessera sanitaria regionale. Ogni autista assegnatario è personalmente responsabile del veicolo che conduce ed ha l obbligo di utilizzarlo, gestirlo e custodirlo con cura e diligenza. Ogni autista assegnatario verifica: a) i documenti di circolazione e di assicurazione del veicolo; b) il carburante, il lubrificante ed il refrigerante, le attrezzature di sicurezza, il livello di pressione e di usura dei pneumatici, le dotazioni per la circolazione nel periodo invernale; c) il complessivo stato di efficienza del veicolo assegnato; d) la validità della propria patente di guida anche in relazione al mezzo utilizzato. Ogni autista assegnatario al termine dell utilizzo: a) comunica le eventuali anomalie di funzionamento al consegnatario; b) effettua il rifornimento; c) segnala le esigenze di manutenzione, in modo da garantire l immediato riutilizzo in condizioni di piena efficienza e funzionalità; d) provvedere al ricovero dei veicoli, a fine servizio, presso gli spazi di sosta individuati presso ogni sede aziendale. L autista assegnatario indica le anomalie rilevate al termine dell utilizzo ovvero il mancato rifornimento nel libretto di macchina. Il consegnatario controlla mensilmente il libretto di macchina per le autovetture assegnate, rileva e contesta le eventuali irregolarità. Articolo 10 Salute e sicurezza nella circolazione L autista assegnatario è tenuto ad adottare tutti i dispositivi, previsti dal codice della strada, per garantire a sé, ai trasportati, agli altri soggetti coinvolti nella circolazione la salute, l integrità fisica e la sicurezza. In particolare dovrà astenersi dal mettersi alla guida sotto l effetto, ancorché minimale, di alcool o sostanze che possano alterare lo stato di coscienza e la capacità di reazione. 5

6 Articolo 11 Carburante Ad ogni automezzo è associata una carta carburante che è affidata al consegnatario dell automezzo stesso, che ne è responsabile e che ne autorizza l utilizzo unitamente al temporaneo utilizzo del veicolo. L autista a cui è temporaneamente affidata la carta carburante ne è responsabile fintanto che non l ha restituita al Servizio assegnatario. L autista assegnatario al momento del rifornimento deve verificare che il promemoria di spesa rilasciato dall esercente contenga il chilometraggio e l importo della fornitura. Il promemoria di spesa deve essere consegnato al consegnatario del veicolo, che verifica la conformità dello stesso. Nel caso di veicolo con più alimentazioni, l autista assegnatario privilegia il rifornimento del carburante più conveniente e a minor impatto ambientale. Nel caso di veicolo dotato di dispositivi per la riduzione dei consumi nel ciclo urbano e nel ciclo extraurbano, l autista assegnatario verifica l attivazione dei medesimi dispositivi, ai fini di elevare la percorrenza, ridurre i costi di gestione dell autoparco, contenere le emissioni nell atmosfera. Il Servizio assegnatario deve inoltre provvedere alla corretta tenuta della scheda carburante da consegnare mensilmente al Servizio Amministrazione e Contabilità con l indicazione dei KM di inizio e fine (All. 2). Articolo 12 Monitoraggio Il consegnatario, per ognuno dei veicoli, predispone il riepilogo con la registrazione di Km percorsi, carburante acquistato e media Km/litro in conformità al modello Riepilogo trimestrale (All. 3). Alla fine di ciascun anno i riepiloghi sono trasmessi in copia ai Servizi Approvvigionamenti e Contratti, al Servizio Amministrazione e Contabilità e al Servizio Controllo di Gestione. Parte quarta Situazioni particolari Articolo 13 Sinistri In caso di sinistro il conducente del veicolo dovrà, qualora ne ricorrano le condizioni, compilare e firmare il modulo di Constatazione amichevole del danno, in dotazione ad ogni vettura e darne comunicazione al Servizio assegnatario del mezzo. Qualora l evento riguardi auto di proprietà dell Azienda la documentazione sopra citata unitamente ad una nota informativa/relazione sull accaduto, dovrà essere fornita dal conducente al consegnatario del veicolo di riferimento e al Servizio Approvvigionamenti e Contratti che provvederà all apertura del sinistro e alla relativa gestione. Nel caso in cui il sinistro riguardi auto a noleggio sarà il servizio assegnatario che provvederà direttamente secondo le norme specifiche contenute nel manuale di gestione del mezzo a porre in essere gli adempimenti necessari dandone comunicazione al Servizio Approvvigionamenti e Contratti. Articolo 14 Guasti o anomalie 6

7 Il consegnatario, ricevuta notizia dall autista assegnatario, di un guasto o malfunzionamento del veicolo deve curare la sua riparazione, previa segnalazione al Servizio Approvvigionamenti e Contratti che fornirà indicazioni circa l officina a cui rivolgersi e la procedura di volta in volta da seguire. In casi di emergenza (ad esempio forature in luoghi distanti dalla sede) il conducente provvederà alla riparazione presso la più vicina officina ed al pagamento diretto, che sarà successivamente rimborsato dall Azienda. Gli interventi disposti direttamente non possono superare l importo di 500,00 (cinquecento) euro. Articolo 15 Furto In caso di furto del veicolo o di parte degli accessori dello stesso, l autista assegnatario provvede entro la data del sinistro alla denuncia all Autorità di pubblica sicurezza ed a consegnare la denuncia effettuata al consegnatario del veicolo. Il consegnatario del veicolo provvede ad inoltrarla al Servizio Approvvigionamenti e Contratti per gli adempimenti del caso, munita di un apposita relazione redatta dal consegnatario o dall autista. Anche nel caso di brevi soste il veicolo deve comunque essere chiuso e parcheggiato, nel rispetto della circolazione stradale, senza mai lasciare le chiavi inserite o vetri abbassati. Articolo 16 Contravvenzioni al Codice della Strada In caso di contravvenzione alle norme del Codice della Strada, la sanzione sarà a totale carico del conducente dell automezzo, una volta verificata la sua responsabilità. Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti richiede al consegnatario di individuare il Dipendente alla guida del veicolo sanzionato. Qualora la multa dipenda da omissioni o ritardi del Servizio assegnatario (a titolo esemplificativo e non esaustivo: omessa revisione) la sanzione sarà comminata nei confronti del Dirigente responsabile. Il soggetto a cui viene contestato il verbale o che riceve la notificazione dello stesso deve senza indugio consegnarlo al Protocollo che provvede all immediata protocollazione dell atto. Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti provvede direttamente a disporre il pagamento della sanzione amministrativa entro il termine stabilito nell avviso notificato, compilando la Richiesta ordinativo di pagamento, con la quale autorizza l estinzione del debito indicato nel verbale. L Azienda procede successivamente al recupero della somma pagata mediante trattenuta sulla busta paga del Dipendente interessato. In base alla vigente normativa il pagamento della sanzione è ammesso in forma ridotta del 30% qualora effettuato entro cinque giorni dalla notificazione o contestazione del verbale, per cui il servizio assegnatario deve con la massima celerità comunicare eventuali opposizioni che intende promuovere, altrimenti in via ordinaria e nel silenzio del servizio assegnatario il Servizio approvvigionamenti provvederà al pagamento della sanzione nel termine di 5 (cinque) giorni. Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti, individuato il soggetto responsabile (conducente o altro soggetto), trasmette al Servizio Gestione del Personale l autorizzazione all addebito dell importo della sanzione sulla busta paga del Dipendente che ha commesso l infrazione. L autista assegnatario, per assicurare il pagamento in misura ridotta, può comunicare l avvenuto pagamento in via anticipata, trasmettendo l attestazione del relativo versamento al Servizio Approvvigionamenti e Contratti, evitando di conseguenza l addebito dell importo integrale della sanzione. 7