SPLIT PAYMENT MODALITA APPLICATIVE

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1 SPLIT PAYMENT MODALITA APPLICATIVE La legge di stabilità 2015 (Legge 190/2014) ha stabilito che dal 1 gennaio 2015 tutte le operazioni di fornitura di beni e servizi effettuate nei confronti della Pubblica Amministrazione sono assoggettate al meccanismo della scissione dei pagamenti, noto anche come split payment (si veda l articolo 17-ter del DPR 633/72 sull IVA introdotto dalla L. 190/2014). In base a tale meccanismo, la Pubblica Amministrazione è tenuta a pagare direttamente all Erario l IVA addebitata in fattura dai propri fornitori. Questi ultimi pertanto incasseranno dalla Pubblica Amministrazione solo l imponibile ed eventuali spese aggiuntive che non rientrino nel campo di applicazione dell IVA. Sottolineiamo che il meccanismo dello split payment si applica : 1. solo ed esclusivamente ai fornitori italiani. I fornitori esteri sono esclusi in quanto le loro fatture non includono l IVA, che viene computata da UNITN seguendo una metodologia differente. 2. solo ed esclusivamente a fatture intestate ad UNITN. Sono pertanto esclusi ricevute e scontrini. Sottolineiamo altresì come a partire dal , le fatture emesse dai fornitori di UNITN dovranno essere nel formato elettronico previsto dalla nuova normativa sulla fatturazione elettronica. In attesa di nuove disposizioni al riguardo, si prosegue secondo le seguenti modalità operative. A. Acquisti di beni e servizi con rimborso via cassa economale In seguito all introduzione del meccanismo dello split payment, si avverte che: Si possono rimborsare per cassa solo scontrini e ricevute di modico valore. In caso di dubbio sulla definizione di modico valore si prega di contattare gli uffici amministrativi preposti. Non si possono più rimborsare per cassa fatture, né intestate ad UNITN né intestate ad altri soggetti. 1

2 Scontrini e ricevute sono documenti che hanno rilevanza fiscale per il soggetto emittente (ovvero il soggetto fornitore di beni e di servizi) tuttavia, non essendo intestati, non mostrano IVA e quindi non comportano alcuna obbligazione fiscale in capo ad UNITN. Viceversa, tale obbligazione sussiste nel momento in cui si richiede una fattura intestata ad UNITN. Nel caso in cui il richiedente l emissione della fattura abbia provveduto direttamente al saldo della stessa (IVA inclusa), è chiaro che l obbligazione fiscale sussistente in capo ad UNITN non può essere più adempiuta, avendo il richiedente erroneamente pagato l IVA indicata in fattura direttamente al fornitore anziché all Erario. Spese di rappresentanza Se si tratta di importi di modico valore e solo in questo caso, il docente/ricercatore può pagare direttamente l ammontare dovuto al termine dell evento. In questo caso deve richiedere l emissione di uno scontrino o ricevuta, che poi verrà presentato per il rimborso via cassa economale. In caso di dubbio sulla definizione di modico valore si prega di contattare gli uffici amministrativi preposti. Se si tratta di importi significativi, occorre accertarsi a priori che il ristorante in questione accetti di effettuare la prestazione del servizio a credito. Se il ristorante accetta di effettuare la prestazione a credito, al termine dell evento il docente/ricercatore deve qualificarsi come Università degli Studi di Trento (e non come persona fisica), richiedere una fattura intestata ad UNITN e non saldare il conto. La fattura deve riportare correttamente i dati fiscali di UNITN (denominazione, sede legale, numero di partita IVA e dipartimento di appartenenza); deve altresì indicare separatamente l imponibile, l IVA e la dicitura Operazione soggetta a scissione dei pagamenti ai sensi dell art. 17-ter del DPR 633/72. La fattura deve essere poi presentata con le consuete modalità agli uffici amministrativi preposti i quali si occuperanno del pagamento al fornitore. Se il ristorante non accetta di effettuare la prestazione a credito, si prega di contattare gli uffici amministrativi preposti ai fini della predisposizione di un ordine di acquisto a fronte della prestazione di servizi ancora da erogare. 2

3 Spese di sdoganamento/trasporto da pagare al corriere In caso di importazione di beni dall estero, UNITN è tenuta al pagamento di IVA e dazi doganali al momento dello sdoganamento della merce nonché di diritti amministrativi dovuti allo spedizioniere per il servizio prestato. Tutto questo comporta l emissione di una fattura da parte dello spedizioniere che deve essere intestata ad UNITN ed assoggettata al meccanismo dello split payment. E fondamentale che: l operazione di importazione sia preceduta da un ordine di acquisto, emesso dagli uffici amministrativi preposti (in questo caso l Ufficio Acquisti) sulla base di una richiesta firmata dal direttore del dipartimento, secondo le consuete modalità operative. Ciò affinché l ufficio preposto possa contattare lo spedizioniere, richiedere l emissione di una fattura correttamente intestata ad UNITN, effettuare i pagamenti dovuti e, in definitiva, adempiere all obbligo fiscale della scissione dei pagamenti. Il destinatario della merce contatti immediatamente l ufficio preposto, i.e. l Ufficio Acquisti, non appena riceve la comunicazione dalla Dogana per lo sdoganamento della merce affinché l ufficio possa attivarsi come sopra descritto. Il destinatario della merce non anticipi nulla di quanto dovuto per lo sdoganamento. Rimborsi per cassa non potranno infatti più essere effettuati a fronte di fatture, a chiunque intestate, come specificato più sopra. Può accadere che spese doganali siano dovute per lo sdoganamento e la consegna di campioni gratuiti provenienti dall estero. In questo caso non esiste un ordine di acquisto a monte, data la gratuità della consegna. Pertanto, per consentire agli uffici amministrativi preposti di adempiere alle obbligazioni sopra descritte, è fondamentale da parte del destinatario: la preventiva comunicazione ai suddetti uffici (in questo caso l Ufficio Acquisti) dell operazione di consegna, con sdoganamento, dei campioni gratuiti, l inoltro della documentazione completa a supporto dell operazione. 3

4 Si avverte che la mancata osservanza dei punti di cui sopra obbligherà gli uffici amministrativi preposti a rifiutare la merce in consegna in quanto non sarà più possibile corrispondere in contanti al corriere l ammontare da questi richiesto al momento della consegna. B. Acquisti di beni e servizi con carta di credito di dipartimento Si ricorda che l utilizzo della carta di credito di dipartimento è consentito: solo per spese il cui importo sia inferiore ai 1.000,00 nel rispetto dei limiti imposti dalla legge sulla tracciabilità e solo nei casi in cui non sia possibile o conveniente ricorrere alle procedure ordinarie di acquisto o per giustificati motivi di urgenza o di eccezionalità; - nei limiti stabiliti dalle vigenti disposizioni di legge in tema di attività contrattuale e nel rispetto delle disposizioni regolamentari (CONSIP, MEPA). L utente UNITN che effettua acquisti con la carta di credito di dipartimento, ottenute le necessarie autorizzazioni, deve: B1. Qualificarsi come Università degli Studi di Trento (e non come persona fisica) riportando correttamente i dati fiscali di UNITN (denominazione, sede legale, numero di partita IVA preceduto da IT se il fornitore è estero, dipartimento di appartenenza ed indirizzo di spedizione se, come probabile per il polo di Collina, diverso da quello della sede legale); B2. Se il fornitore è estero, richiedere l emissione di una fattura intestata ad UNITN come descritto al punto B1) avendo cura di indicare IT prima del numero di partita IVA e pagare il totale della fattura (fattura che NON riporterà l IVA del paese del fornitore estero in quanto, per il regime transitorio dell IVA, la stessa viene pagata in Italia da UNITN). Come specificato al punto iniziale 2) di pagina 1, il meccanismo della scissione dei pagamenti non si applica alle fatture estere in quanto l IVA viene computata da UNITN in modo differente. Pertanto è corretto procedere al pagamento del totale fatturato dal fornitore estero, a condizione ovviamente che la fattura sia correttamente intestata ad UNITN. B3. Se il fornitore è italiano, occorre in primo luogo accertarsi, in caso di acquisto online, che il sito web del fornitore preveda l opzione per l acquirente di qualificarsi come ente pubblico. Se lo prevede, si può procedere all acquisto e richiedere l emissione di una fattura intestata ad UNITN come descritto al punto B1). La fattura deve indicare sia l imponibile che l IVA e deve recare la seguente dicitura: Operazione soggetta a scissione dei pagamenti ai sensi dell art. 17-ter del DPR 633/72. Occorre poi procedere al pagamento del totale fattura meno IVA. 4

5 Se non lo prevede, non si può procedere all acquisto online. C. Iscrizione di personale UNITN a convegni /seminari Il docente/ricercatore di UNITN che intenda partecipare ad un convegno/seminario, deve richiedere, con congruo anticipo, agli uffici amministrativi preposti (in questo caso l Ufficio Missioni) di effettuare il pagamento della quota di partecipazione dovuta. Saranno così gli uffici amministrativi competenti a richiedere una fattura all ente organizzatore e ad applicare correttamente il meccanismo della scissione dei pagamenti. Nel caso eccezionale in cui il docente / ricercatore abbia effettuato il pagamento della quota dovuta tramite il proprio conto corrente bancario o la propria carta di credito, ai fini del rimborso del costo è imperativo che la persona abbia richiesto ed ottenuto una fattura intestata ad UNITN. Il docente / ricercatore deve pertanto: C1. Qualificarsi come Università degli Studi di Trento (e non come persona fisica) riportando correttamente i dati fiscali di UNITN (denominazione, sede legale, numero di partita IVA preceduto da IT se l ente organizzatore è estero, ed il dipartimento di appartenenza); C2. Se l ente organizzatore è estero, richiedere l emissione di una fattura/ricevuta intestata ad UNITN come descritto al punto C1) avendo cura di indicare IT prima del numero di partita IVA e pagare il totale della fattura (fattura che NON riporterà l IVA del paese del fornitore estero in quanto, per il regime transitorio dell IVA, la stessa viene pagata in Italia da UNITN). Come specificato al punto iniziale 2), il meccanismo della scissione dei pagamenti non si applica alle fatture estere in quanto l IVA viene computata da UNITN in modo differente. Pertanto è corretto procedere al pagamento del totale fatturato dal fornitore estero, a condizione ovviamente che la fattura sia correttamente intestata ad UNITN. C3. Se l ente organizzatore è italiano, richiedere l emissione di una fattura intestata ad UNITN come descritto al punto C1). La fattura deve indicare sia l imponibile che l IVA e deve recare la seguente dicitura: Operazione soggetta a scissione dei pagamenti ai sensi dell art. 17-ter del DPR 633/72. Procedere al pagamento del totale fattura meno IVA. Si sottolinea come nel caso in cui il pagamento sia stato effettuato direttamente dal docente/ricercatore UNITN con utilizzo del proprio conto corrente bancario o della propria carta di credito e che l ente organizzatore abbia emesso una fattura intestata al partecipante medesimo e non ad UNITN, il rimborso di 5

6 questa spesa potrà avvenire solo con il recupero a tassazione, a carico del partecipante, del benefit erogato da UNITN. D. Iscrizione a convegni organizzati da UNITN Nel caso sia UNITN ad organizzare un convegno, qualora la persona che intende parteciparvi necessiti di una fattura intestata al proprio ente pubblico di appartenenza, l importo da pagare ad UNITN deve essere il solo imponibile senza IVA. Occorre pertanto pubblicizzare questo fatto adeguatamente nel sito web di UNITN e nel form online di iscrizione, suddividendo il costo della quota di iscrizione tra imponibile ed IVA. Gli uffici amministrativi competenti di UNITN emetteranno poi una fattura intestata all ente pubblico di appartenenza del partecipante, fattura che verrà così correttamente assoggettata a split payment. Nel caso in cui il partecipante esterno ad UNITN paghi la quota di partecipazione al convegno per intero (ovvero comprensiva di IVA), utilizzando direttamente la propria carta di credito od il proprio conto corrente bancario, gli uffici amministrativi competenti di UNITN emetteranno una fattura intestata al partecipante esterno e non all ente pubblico di sua appartenenza. Nel caso invece in cui il partecipante esterno ad UNITN paghi la quota di partecipazione al convegno solo per la quota imponibile (ovvero senza IVA), utilizzando direttamente la propria carta di credito od il proprio conto corrente bancario, gli uffici amministrativi competenti di UNITN emetteranno una fattura intestata all ente pubblico di sua appartenenza. Le spese di vitto ed alloggio per i relatori invitati da UNITN al convegno/seminario sono pagate direttamente ed esclusivamente dagli uffici amministrativi preposti, su presentazione di fatture intestate ad UNITN come descritto ai punti C1 e C3. E. Commissari per esami finali di dottorato Nel caso in cui i commissari per gli esami di dottorato siano membri accademici di altre università italiane e/o straniere, il rimborso delle spese di vitto ed alloggio dagli stessi direttamente sostenuti nell espletamento delle loro funzioni istituzionali avviene secondo le modalità previste dal regolamento missioni. 6

7 Nel caso invece in cui i commissari per gli esami di dottorato non siano membri accademici, le spese di vitto ed alloggio relative agli stessi sono pagate direttamente ed esclusivamente dagli uffici amministrativi preposti su presentazione di fatture intestate ad UNITN come descritto ai punti C1 e C3. Chiediamo cortesemente a tutti gli uffici interessati di attenersi alle modalità operative sopra descritte in modo che gli uffici amministrativi possano adempiere correttamente all obbligazione fiscale della scissione dei pagamenti. Ufficio Contabilità Generale Polo di Collina 4 marzo