Lotto n. 9. Guida alla Convenzione

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1 Guida alla Convenzione Servizi di supporto specialistico e assistenza tecnica alle Autorità di Gestione e di Certificazione per l attuazione dei Programmi Operativi Lotto n. 9 Pag. 1 di 21

2 INDICE 1. Premessa 2. Oggetto della Convenzione 2.1. Durata della Convenzione e dei Contratti attuativi 2.2. Servizi Servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Gestione Servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Gestione 2.3. Suddivisione in lotti 3. Modalità di erogazione dei servizi 3.1. Richiesta Preliminare di Fornitura 3.2. Piano Dettagliato delle Attività 3.3. Ordinativo di Fornitura 3.4. Verbale di Consegna 3.5. Atto Aggiuntivo all Ordinativo di Fornitura 4. Condizioni economiche 4.1. Corrispettivi 4.2. Procedura di applicazione delle penali 5. Fatturazione e pagamenti 6. Come ordinare 6.1. Registrazione 6.2. Ordinativo di fornitura 7. Riferimenti del Fornitore 7.1. Call Center 7.2. Referenti del Fornitore 7.3. Responsabile generale del servizio 8. Allegati 8.1. Standard di lettera contestazione penali 8.2. Standard di lettera applicazione penali Pag. 2 di 21

3 1. Premessa La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto, le informazioni in essa contenute non possono costituire motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip né possono ritenersi prevalenti rispetto alla documentazione contrattuale. La presente guida ha l obiettivo di illustrare le modalità operative per la gestione della fase esecutiva della Convenzione per la fornitura dei servizi di supporto specialistico e assistenza tecnica alle Autorità di Gestione e di Certificazione per l attuazione dei Programmi Operativi Lotto n. 9 (di seguito, per brevità, anche Convenzione), stipulata, ai sensi dell art. 26 l. 23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dell art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, del D.M. 24 febbraio 2000 e del D.M. 2 maggio 2001, dalla Consip S.p.A., per conto del Ministero dell Economia e delle Finanze, con il RTI PricewaterhouseCoopers Advisory S.p.A. Ecoter S.r.l. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario della procedura di gara per il suddetto lotto. La presente guida, unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione, è disponibile sul sito internet nella sezione Sei una Amministrazione? > Che strumento vuoi usare? > Servizi di assistenza tecnica per le Autorità di Gestione e di Certificazione PO Le Amministrazioni contraenti provvederanno, al momento dell emissione del singolo Ordinativo di Fornitura, alla nomina del Responsabile del Procedimento, e all indicazione sul medesimo Ordinativo di Fornitura del CIG (Codice Identificativo Gara) derivato rispetto a quello della Convenzione. Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, etc.) e per il supporto alla navigazione del sito è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde Pag. 3 di 21

4 2. Oggetto della Convenzione 2.1 Durata della Convenzione e dei Contratti attuativi La Convenzione ha durata contrattuale di 24 (ventiquattro) mesi, decorrenti dalla data di attivazione della stessa che, per il Lotto n. 9, è il 28/07/2017. Pertanto le Amministrazioni contraenti avranno a disposizione 24 (ventiquattro) mesi per emettere Ordinativi di Fornitura e sottoscrivere i relativi Contratti Attuativi, e per emettere eventuali Atti Aggiuntivi all Ordinativo di Fornitura. La Convenzione si intende comunque conclusa, anche prima del suindicato termine di scadenza, qualora siano stati complessivamente emessi Ordinativi di Fornitura e/o Atti Aggiuntivi tali da esaurire il relativo massimale (eventualmente incrementato fino a concorrenza del limite di cui all art. 27, comma 3, D.M. 28 ottobre 1985). I singoli Contratti attuativi, stipulati mediante emissione di Ordinativi di Fornitura, hanno una durata di 48 (quarantotto) mesi dalla data di inizio di erogazione dei servizi, indicata nel Piano Dettagliato delle Attività (PDA), e non possono essere prorogati. Gli Atti Aggiuntivi all Ordinativo di Fornitura possono essere emessi solo durante il periodo di efficacia della Convenzione, dunque entro 24 (ventiquattro) mesi dalla data di attivazione della stessa. L emissione di uno o più Atti Aggiuntivi non comporta variazioni della scadenza del Contratto attuativo, che rimane fissata al termine di 48 (quarantotto) mesi dall attivazione del servizio, disposta tramite l emissione dell Ordinativo di Fornitura. Pertanto eventuali Atti Aggiuntivi all Ordinativo di Fornitura attiveranno servizi che avranno la medesima data di scadenza dei servizi attivati mediante l emissione dell Ordinativo di Fornitura (ODF). Una volta scaduta/esaurita la Convenzione, non possono essere emessi Atti Aggiuntivi all Ordinativo di Fornitura che comportino un incremento del valore economico dell Ordinativo di Fornitura. Pertanto, a Convenzione scaduta e/o esaurita, possono essere emessi solamente Atti Aggiuntivi che determinino un decremento del valore economico dell Ordinativo di Fornitura. Per durata della Convenzione si intende il termine di adesione delle Amministrazioni alla Convenzione medesima; la Convenzione, tuttavia, resta valida, efficace e vincolante per la regolamentazione dei Contratti attuativi per tutta la durata degli stessi. Pag. 4 di 21

5 2.2 Servizi Servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Gestione I servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Gestione vertono sui seguenti ambiti: - Programmazione e attuazione - Monitoraggio - Sorveglianza - Controllo - Comunicazione Servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Certificazione I servizi di supporto alle Amministrazioni che svolgono funzione di Autorità di Certificazione vertono sui seguenti ambiti: - Procedure, manualistica e strumenti - Controlli di competenza delle AdC - Gestione e recuperi - Presentazione annuale dei conti Per una descrizione più dettagliata dei servizi oggetto della presente Convenzione si rimanda ai par. 7.1 e 7.2 del Capitolato Tecnico. 2.3 Suddivisione in lotti La gara è suddivisa in 10 (dieci) Lotti geografici e l aggiudicatario di ciascun lotto deve assicurare l esecuzione dei servizi oggetto dell appalto descritti nel Capitolato Tecnico fino al raggiungimento degli importi massimi di seguito indicati: - Lotto 1: POR Liguria FSE, POR Liguria FESR, POR Lombardia FSE, POR Lombardia FESR, POR Piemonte FSE, POR Piemonte FESR, POR Umbria FSE, POR Umbria FESR, POR Valle d Aosta FSE, POR Valle d Aosta FESR (Regione Liguria, Regione Lombardia, Regione Piemonte, Regione Umbria, Regione Valle d Aosta ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 2: POR Friuli Venezia Giulia FSE, POR Friuli Venezia Giulia FESR, POR P.A. Bolzano FSE, POR P.A. Bolzano FESR, POR P.A. Trento FSE, POR P.A. Trento FESR (Regione Friuli Venezia Giulia, P.A. Bolzano, P.A. Trento ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 3: POR Emilia Romagna FSE, POR Emilia Romagna FESR, POR Toscana FSE, POR Toscana FESR, POR Veneto FSE, POR Veneto FESR (Regione Emilia Romagna, Regione Toscana, Regione Veneto ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 4: POR Lazio FSE, POR Lazio FESR, POR Sardegna FSE, POR Sardegna FESR (Regione Lazio, Regione Sardegna ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; Pag. 5 di 21

6 - Lotto 5: POR Abruzzo FSE, POR Abruzzo FESR, POR Basilicata FSE, POR Basilicata FESR, POR Marche FSE, POR Marche FESR, POR Molise FSE FESR (Regione Abruzzo, Regione Basilicata, Regione Marche, Regione Molise ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 6: POR Campania FSE, POR Campania FESR, POR Puglia FSE FESR (Regione Campania, Regione Puglia ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 7: POR Calabria FSE FESR, POR Sicilia FSE, POR Sicilia FESR (Regione Calabria, Regione Sicilia ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 8: PON Governance e Capacità Istituzionale, PON Città Metropolitane, PON per la Scuola - Competenze e ambienti per l'apprendimento (Agenzia per la Coesione Territoriale, Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 9: PON Inclusione, PON Sistemi di politiche attive per l'occupazione, PON Cultura e Sviluppo, PON Legalità (Ministero del Lavoro, Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, Ministero dell Interno ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00; - Lotto 10: PON Ricerca e Innovazione, PON Infrastrutture e Reti, PON Imprese e competitività (Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca, Ministero dello Sviluppo Economico, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti ed ulteriori Organismi Intermedi nominati), fino al raggiungimento dell'importo massimo di Euro ,00. Nel caso in cui prima del decorso del termine di durata della Convenzione sia esaurito il predetto quantitativo massimo, la Consip S.p.A. si riserva di incrementare tale quantitativo, alle stesse condizioni, fino alla concorrenza di due quinti ai sensi dell art. 27, comma 3, del D.M Modalità di erogazione dei servizi 3.1 Richiesta Preliminare di Fornitura La Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF) è l atto con cui l Amministrazione contraente formalizza il proprio interesse alla fruizione dei servizi previsti in Convenzione, convocando il Fornitore presso la propria sede per effettuare la Consultazione preliminare. La Richiesta Preliminare di Fornitura deve essere formalizzata online, mediante l emissione di un Ordine di Acquisto (OdA). Entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla data di ricevimento della Richiesta Preliminare di Fornitura, il Fornitore ha l obbligo di accettare la RPF o comunicare (a mezzo telefax, posta elettronica o nell area comunicazione del Portale) all Amministrazione il diniego della RPF, eventualmente provvedendo ad indicare una data diversa per la Consultazione preliminare, da effettuarsi comunque entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di comunicazione di validità della RPF, salvo diversi accordi tra le parti. Ai fini della effettuazione della Consultazione preliminare, l Amministrazione contraente deve: Pag. 6 di 21

7 - individuare il Supervisore o una persona ad interim che supporti il Fornitore in sede di Consultazione preliminare; - esprimere i propri fabbisogni rispetto ai servizi in Convenzione per un orizzonte temporale di 4 (quattro) anni; - fornire eventuale documentazione utile per l elaborazione del Piano Dettagliato delle Attività e per la successiva emissione dell Ordinativo di Fornitura. In sede di Consultazione preliminare il Fornitore deve procedere a: - censire le esigenze ed i fabbisogni dell Amministrazione che usufruirà del servizio; - redigere un Verbale di consultazione, da far controfirmare all Amministrazione, in cui dovranno essere riportate le principali informazioni necessarie per la redazione del PDA; la trasmissione del Verbale di consultazione e la sottoscrizione dello stesso da parte dell Amministrazione può avvenire a mezzo telefax, posta elettronica o nell area comunicazione del Portale; - quanto altro necessario al corretto svolgimento dei servizi. Il mancato rispetto dei termini sopra indicati, relativamente alla notifica di validità della RPF e allo svolgimento della Consultazione preliminare, determina l applicazione da parte di Consip S.p.A. delle relative penali previste nell art. 12 della Convenzione. 3.2 Piano Dettagliato delle Attività Perfezionata la Consultazione preliminare e sottoscritto il Verbale di consultazione, sulla base delle valutazioni condivise con l Amministrazione il Fornitore procede ad elaborare il Piano Dettagliato delle Attività, che formalizza la configurazione dei servizi in termini di composizione del gruppo di lavoro e di effort richiesto, sulla base delle specifiche esigenze dell Amministrazione contraente. Il Piano Dettagliato delle Attività deve essere presentato dal Fornitore all Amministrazione contraente (a mezzo telefax, posta elettronica o nell area comunicazione del Portale) obbligatoriamente entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data della Consultazione preliminare. La mancata consegna del Piano Dettagliato delle Attività entro i termini sopra definiti determina l applicazione da parte di Consip S.p.A. della relativa penale di cui all art. 12 della convenzione. L Amministrazione, una volta ricevuto il PDA, può, a mezzo telefax, posta elettronica o nell area comunicazione del Portale, entro il termine di 3 (tre) giorni lavorativi dalla data di ricezione del PDA: - approvarlo, senza richiedere modifiche; - ovvero far pervenire, a cura del Supervisore, le proprie osservazioni al Fornitore, il quale in tal caso deve redigere e consegnare all Amministrazione una nuova versione del PDA che tenga conto delle predette osservazioni entro 3 (tre) giorni lavorativi; eventuali ritardi nella presentazione della nuova versione all Amministrazione richiedente determinano l applicazione della relativa penale di cui all art. 12 della Convenzione. Pag. 7 di 21

8 Qualora l Amministrazione contraente non comunichi l accettazione della nuova versione del PDA oppure ulteriori proprie osservazioni entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla data di trasmissione da parte del Fornitore, il PDA e la relativa RPF perdono la propria validità e tale circostanza viene interpretata come formale rinuncia da parte dell Amministrazione contraente all acquisizione dei servizi di cui alla stessa RPF. L approvazione del PDA, da perfezionarsi mediante la sottoscrizione dello stesso da parte dell Amministrazione, può avvenire a mezzo telefax, posta elettronica o nell area comunicazione del Portale. Il PDA deve contenere il dettaglio di attività, tempi e stime d impegno delle risorse del gruppo di lavoro; coerentemente con le caratteristiche dei singoli servizi, si devono riportare, a titolo indicativo e non esaustivo, le seguenti informazioni: - denominazione dell Amministrazione contraente; - indicazione della funzione svolta dalla stessa (AdG/AdC/Organismo Intermedio); - denominazione del/i Programma/i Operativo/i gestito/i; - nominativo del Supervisore del Contratto di Fornitura (per l Amministrazione); - nominativo del Gestore del Servizio (per il Fornitore); - composizione del paniere di servizi richiesti (tra quelli indicati nei precedenti par e 2.2.2); - composizione del mix di figure professionali richieste, con indicazione dell effort annuo richiesto per profilo professionale in termini di giornate/uomo; - date previste di inizio e fine attività. Il Fornitore deve pertanto concordare la data di inizio della erogazione dei servizi con l Amministrazione contraente e ne deve dare indicazione nel Piano Dettagliato delle Attività. 3.3 Ordinativo di Fornitura Dopo aver valutato ed approvato il PDA, l Amministrazione contraente può procedere ad emettere l Ordinativo di Fornitura: questo deve essere formalizzato online, mediante l emissione di un OdA contenente l ODF di durata complessiva pari a 48 (quarantotto) mesi, con il quale l Amministrazione ordina i servizi già indicati nel PDA. L Ordinativo di Fornitura richiede pertanto l inserimento nella piattaforma dei dati già indicati nel PDA, ed in particolare: - il QUANTITATIVO DI GIORNATE UOMO ANNUALE relativo a ciascuna figura professionale richiesta, che la piattaforma provvede poi AUTOMATICAMENTE A MOLTIPLICARE PER 4 (quattro) anni, pari alla durata del contratto attuativo; - il/i SERVIZIO/I per i quali si richiede il supporto (tra quelli indicati nei precedenti par e 2.2.2). L Amministrazione può allegare all OdA contenente l ODF il PDA, sottoscritto dalle parti. L inizio dell erogazione dei servizi deve avvenire entro 10 (dieci) giorni lavorativi (salvo diverse esigenze dell Amministrazione) dall emissione dell ODF e comunque Pag. 8 di 21

9 contestualmente alla sottoscrizione del Verbale di Consegna di cui al successivo paragrafo Verbale di Consegna Il Verbale di Consegna rappresenta il documento con il quale il Fornitore prende formalmente in carico l'esecuzione dei servizi richiesti per la durata del Contratto Attuativo. Il Verbale deve essere redatto in contraddittorio tra il Fornitore e l Amministrazione contraente e deve essere sottoscritto dal Fornitore e dall Amministrazione contraente entro 10 (dieci) giorni lavorativi dalla data di emissione dell ODF. La data di sottoscrizione del Verbale costituisce la data di inizio di erogazione dei servizi e dovrebbe pertanto corrispondere alla data di inizio dell erogazione dei servizi indicata nel PDA sottoscritto dalle parti. Il Verbale di Consegna deve prevedere le seguenti sezioni: - Sezione 1: Attestazione della presa in carico delle attività; - Sezione 2: Organizzazione del Fornitore; - Sezione 3: Subappalto. Pag. 9 di 21

10 3.5 Atto Aggiuntivo all Ordinativo di Fornitura L ODF può essere modificato/integrato tramite OdA contenenti un Atto Aggiuntivo all Ordinativo di Fornitura, per variazioni che conseguentemente all emissione di quest ultimo comportino modifiche/integrazioni al Contratto attuativo, qualora l Amministrazione contraente intenda: - incrementare il quantitativo di giornate uomo relativo a una o più delle figure professionali richieste nell ODF (AAA), ed attivare eventualmente uno o più servizi inizialmente non richiesti nell ODF; - decrementare il quantitativo di giornate uomo rispetto a una o più delle figure professionali richieste nell ODF; tali atti aggiuntivi potranno essere emessi anche dopo la scadenza del termine di adesione della Convenzione (AAD); - variare il mix delle figure professionali richieste nell Ordinativo di Fornitura, incrementando il quantitativo di giornate uomo relativo a una o più delle figure professionali richieste nell ODF (AAA) e decrementando il quantitativo di giornate uomo rispetto a una o più delle figure professionali richieste nell ODF (AAD). L Atto Aggiuntivo all ODF implica pertanto la necessità di aggiornare il PDA, che sarà nuovamente redatto dal Fornitore e allegato allo stesso ad integrazione o Pag. 10 di 21

11 sostituzione degli altri precedentemente sottoscritti, secondo le modalità già descritte nel par Condizioni economiche 4.1 Corrispettivi Di seguito si riportano le tariffe giornaliere, espresse in euro, relative ai profili professionali oggetto dei servizi in Convenzione. Figura professionale Capo Progetto Euro 605,00 Manager Euro 470,00 Consulente Senior Euro 368,00 Consulente Junior Euro 252,00 Specialista Euro 397,00 Prezzo unitario (tariffa giornaliera, IVA esclusa) 4.2 Procedura di applicazione delle penali Le fasi operative del procedimento relativo all applicazione delle penali sono: 1. Rilevamento del presunto inadempimento compiuto dal Fornitore L Amministrazione Contraente individua e verifica eventuali inadempimenti da parte del Fornitore rispetto agli obblighi contrattualmente assunti con la sottoscrizione della Convenzione, anche con l ausilio dello Schema Penali PP.AA. riportato nel Capitolato Tecnico al par. 9.7 ( Indicatori di qualità e l applicazione delle penali ) e meglio descritte nell art. 12 della Convenzione. Lo schema riporta tutti gli elementi necessari per il corretto accertamento dell inadempimento e la determinazione del conseguente importo delle penali ovverosia: - l elenco dei livelli di servizio, atti a garantire una corretta esecuzione del contratto e sanzionabili con penale in caso di inadempimento; - gli adempimenti relativi all esecuzione della fornitura del bene/servizio; - i riferimenti alla documentazione contrattuale (Convenzione); - i criteri di accertamento dell inadempimento (modalità e documenti di riscontro, frequenza del controllo del livello di servizio); - i criteri di calcolo dell importo della penale; - il soggetto preposto all applicazione della penale. A titolo esemplificativo e non esaustivo si consulti la tabella di seguito riportata: Pag. 11 di 21

12 Let t. IQ0 1 IQ0 8 Ipotesi di inadempime nto sanzionato con penale Sostituzione del personale su richiesta dell Amministr azione Disponibilità di risorse aggiuntive Termini per l adempiment o previsto in Capitolato Numero di risorse sostituite, poiché ritenute non adeguate dall Amministra zione: IQ01 > 1 Numero di risorse aggiuntive allocate entro cinque giorni lavorativi dalla richiesta dell Amministra zione per far fronte a picchi di lavoro IQ08 > 10 Riferime nti Capitolat o e/o Convenzi one Par. 9.7 del capitolato e art. 12 della Convenzi one Par. 9.7 del capitolato e art. 12 della Convenzi one Modalità di riscontro IQ01= 3 * Nris_inCAP O PROG + 2 * Nris_inMAN AGER + Nris_inC.SE NIOR + Nris_inC.JU NIOR IQ8= Nrisorse_ric h - Nrisorse_all Docume nti di riscontr o irregola rità Rapporto degli indicator i di qualità Rapporto degli indicator i di qualità Freque nza di verifica Semestr ale Semestr ale Valore della penale 1,0 (unperm ille) del valore dell ODF 1,0 (unperm ille) del valore dell ODF Applicazi one della penale Si Si 2. Contestazione al Fornitore La contestazione dell inadempimento al Fornitore deve avvenire in forma scritta e riportare i riferimenti contrattuali con la descrizione dell inadempimento (inclusi i documenti richiamati al punto 1 - Rilevamento del presunto inadempimento compiuto dal fornitore). La contestazione contiene anche il calcolo economico della penale. La comunicazione di contestazione dell inadempimento da parte dell Amministrazione Contraente deve essere indirizzata in copia conoscenza a Consip S.p.A., in base a quanto prescritto nelle Condizioni Generali. Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, uno standard di lettera di contestazione dell inadempimento utilizzabile dall Amministrazione Contraente (cfr. 8.1 Allegato 1 - Standard di lettera contestazione penali). 3. Controdeduzioni del Fornitore Il Fornitore dovrà comunicare, in ogni caso, per iscritto, le proprie deduzioni, supportate se del caso - da una chiara ed esauriente documentazione, all Amministrazione medesima nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della contestazione stessa. 4. Accertamento della sussistenza/insussistenza delle condizioni di applicazione delle penali e quantificazione delle stesse Qualora le controdeduzioni non pervengano all Amministrazione Contraente nel termine indicato, ovvero, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano ritenute idonee dall Amministrazione a giustificare l inadempienza contestata, l Amministrazione stessa dovrà comunicare per iscritto al Fornitore la ritenuta infondatezza delle suddette deduzioni e la conseguente Pag. 12 di 21

13 applicazione delle penali stabilite nella Convenzione, a decorrere dall inizio dell inadempimento. Le stesse saranno quantificate utilizzando i parametri indicati nella Convenzione/Capitolato tecnico e procedendo con la puntuale applicazione dei criteri per il calcolo appositamente richiamati nello Schema Penali PP.AA., riportato nel Capitolato Tecnico al par. 9.7 ( Indicatori di qualità e l applicazione delle penali ) e meglio descritte all art. 12 della Convenzione. Qualora, invece, le controdeduzioni del Fornitore siano ritenute idonee, l Amministrazione dovrà provvedere a comunicare per iscritto al Fornitore medesimo la non applicazione delle penali. L applicazione delle penali può avvenire in base alle seguenti modalità: a. compensazione del credito: è data facoltà all Amministrazione Contraente di compensare i crediti derivanti dall applicazione delle penali di cui alla Convenzione con quanto dovuto al Fornitore a qualsiasi titolo, quindi anche con i corrispettivi maturati; b. escussione della cauzione definitiva per un importo pari a quello delle penali: è data facoltà all Amministrazione Contraente di rivalersi sulla cauzione prodotta dal Fornitore all atto della stipula della Convenzione. Ai fini dell escussione della cauzione, dovrà essere presentata apposita richiesta scritta a Consip S.p.A. includendo una copia di tutta la documentazione relativa alla procedura di contestazione. Resta ferma la possibilità per il Fornitore di comunicare tempestivamente all Amministrazione la propria volontà di rimettere direttamente l importo delle penali tramite Bonifico Bancario su conto corrente (o postale) intestato all Amministrazione e da questa indicato. In fase di applicazione delle penali occorre tener presente il limite legale previsto per l ammontare complessivo delle stesse (la somma di tutte le penali da applicare). Le Condizioni Generali individuano il limite complessivo massimo pari al 10% (dieci per cento) dell ammontare del contratto/dell ordinativo di fornitura. In ogni caso, l applicazione della penale non esonera il Fornitore dall adempimento contrattuale. Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, uno standard di lettera di applicazione penali utilizzabile dall Amministrazione Contraente (cfr. 8.2 Allegato 2 - Standard di lettera applicazione penali). Ulteriori tutele Risarcimento del maggior danno L applicazione delle penali previste nella Convenzione non preclude il diritto delle singole Amministrazioni Contraenti di richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori danni subiti. Risoluzione del contratto Pag. 13 di 21

14 Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, potranno risolvere di diritto il contratto anche nel caso in cui il Fornitore avesse accumulato penali per un importo pari o superiore alla misura massima del 10% (dieci per cento) del valore del proprio contratto di fornitura (Condizioni Generali). Recesso dal contratto Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, hanno diritto nei casi di: giusta causa reiterati inadempimenti del Fornitore, anche se non gravi di recedere unilateralmente da ciascun singolo contratto di fornitura, in tutto o in parte, in qualsiasi momento, senza preavviso (Condizioni Generali). Azioni in caso di risoluzione della Convenzione per inadempimento del Fornitore La risoluzione della Convenzione da parte della Consip S.p.A. per inadempimento del Fornitore legittima la risoluzione dei singoli ordinativi di fornitura da parte delle Amministrazioni Contraenti a partire dalla data in cui si verifica la risoluzione della Convenzione. In tal caso, il Fornitore si impegna a porre in essere ogni attività necessaria per assicurare la continuità del servizio e/o della fornitura in favore delle Amministrazioni Contraenti. Le condizioni e modalità di risoluzione sono stabilite nella Convenzione e nelle Condizioni Generali allegate alla Convenzione. 5. Fatturazione e pagamenti I corrispettivi saranno fatturati con cadenza mensile e saranno corrisposti dalle Amministrazioni Contraenti secondo la normativa vigente in materia di Contabilità delle Amministrazioni Contraenti e previo accertamento delle prestazioni effettuate. Ciascuna fattura, corredata della documentazione di cui all articolo 9 delle Condizioni Generali, dovrà essere inviata in forma elettronica in osservanza delle modalità previste dal D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52, dal D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e dai successivi decreti attuativi. I termini di pagamento delle predette fatture saranno definiti secondo le modalità di cui alla normativa vigente, D.Lgs. n. 231/2002 s.m.i. I corrispettivi saranno accreditati, a spese dell Amministrazione Contraente o del Fornitore ove sia previsto da norme di legge o regolamentari, sul conto corrente intestato al Fornitore descritto all art. 11 della Convenzione. In caso di ritardo, da parte dell Amministrazione Contraente, nel pagamento dei corrispettivi dovuti oltre il termine stabilito al precedente comma 3, spettano al Fornitore gli interessi legali e moratori, questi ultimi nella misura prevista dall art. 9, comma 8, delle Condizioni Generali. Pag. 14 di 21

15 6. Come Ordinare 6.1 Registrazione Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione sul portale Il processo di registrazione è composto da due fasi distinte e successive: 1. registrazione Base (chi sei) 2. abilitazione (che fai) Per acquistare sul sistema è necessario completare entrambe le suddette fasi. L abilitazione come Punto Ordinante, consente - ai soggetti autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni - di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della abilitazione, una volta effettuata l autenticazione sul portale inserendo utente e password, è possibile effettuare acquisti. Si ricorda che l abilitazione può avvenire esclusivamente con firma digitale: l utente potrà effettuare acquisti attraverso tutti gli strumenti messi a disposizione sulla piattaforma (MEPA, Accordi Quadro, Convenzioni, etc.) e nel caso delle Convenzioni potrà acquistare tramite tutte le iniziative di convenzione disponibili. 6.2 Ordinativo di Fornitura La Convenzione consente l emissione dell ordinativo di fornitura esclusivamente on line con firma digitale. L invio on line dell ordinativo di fornitura avviene attraverso la modalità di ordine diretto prevista sulla piattaforma di e- procurement Una volta effettuato il login sul portale inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di abilitazione, l utente: ricerca il prodotto/servizio di interesse, sfruttando le diverse modalità di ricerca e navigazione disponibili; dopo aver preso visione della documentazione relativa, aggiunge al carrello il prodotto/servizio selezionato; dal carrello, procede con la creazione dell ordine diretto; compila l ordine in ogni sua parte e procede alla generazione del formato elettronico dello stesso e al suo salvataggio sul proprio PC; dopo aver ricaricato a sistema il documento firmato digitalmente, effettua l invio dell ordine al Fornitore tramite il sistema. Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell ordine attraverso le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale. Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell Ordinativo, utilizzando la funzione del Multi-indirizzo. Pag. 15 di 21

16 Dal momento dell invio dell ordinativo l Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, revocarlo; scaduto tale termine, l ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione. 7. Riferimenti del Fornitore 7.1 Call Center Telefono: Fax: ConsipATAdG@it.pwc.com 7.2 Referenti del Fornitore Referente per l Amministrazione Agenzia Nazionale Politiche Attive del Lavoro (ANPAL) PON Sistemi di politiche attive per l'occupazione Nominativo: ANDREA MANGANO Telefono: Fax: Indirizzo: andrea.mangano@it.pwc.com Largo Fochetti Roma Referente per l Amministrazione Ministero del Lavoro - Direzione Generale per l'inclusione e le politiche sociali PON Inclusione Nominativo: SILVIA MORERA Telefono: Fax: Indirizzo: silvia.morera@it.pwc.com Largo Fochetti Roma Referente per l Amministrazione Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo PON Cultura e sviluppo Nominativo: PERNILLA CENTO Telefono: Pag. 16 di 21

17 Fax: Indirizzo: Largo Fochetti Roma Referente per l Amministrazione Ministero dell Interno PON Legalità Nominativo: SILVIA MORERA Telefono: Fax: Indirizzo: silvia.morera@it.pwc.com Largo Fochetti Roma 7.3 Responsabile generale del servizio Nominativo: SILVIA MORERA Telefono: Fax: Indirizzo: silvia.morera@it.pwc.com Largo Fochetti Roma Pag. 17 di 21

18 8. Allegati 8.1 Allegato 1 Standard di lettera contestazione penali Luogo, gg/mm/aaaa Prot. n. Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax al n. nnnnnnnnnnn Spett.le RTI PricewaterhouseCoopers Advisory S.p.A., Ecoter S.r.l. Largo Fochetti, Roma c.a. Silvia Morera / Andrea Mangano / Pernilla Cento [Inserire nominativo del Referente della specifica Amministrazione] e p.c. Spett.le Ecoter S.r.l. Viale XXI Aprile, Roma Oggetto: Convenzione per la fornitura dei servizi di supporto specialistico e Programmi Operativi , stipulata in data 27/07/2017, Lotto n. 9, ordinativo di fornitura n. [Inserire l ordinativo di riferimento] - contestazione addebito ai sensi dell art. nn delle Condizioni Generali della Convenzione Con riferimento alla Convenzione e all ordinativo di fornitura in oggetto, la scrivente Amministrazione formula la presente per contestare formalmente a Codesto RTI quanto segue. [Inserire la descrizione circostanziata dell inadempimento totale o parziale o del ritardo nell adempimento oggetto di contestazione. Ad es.: i beni oggetto della fornitura avrebbero dovuto essere consegnati, ai sensi dell art. nn della Convenzione entro e non oltre il gg/mm/aaaa, mentre a tutt oggi non sono stati consegnati, oppure sono stati consegnati in parte (indicare il numero dei beni oggetto di mancata consegna), oppure sono stati consegnati in data gg/mm/aaaa. Pag. 18 di 21

19 N.B. : fare riferimento a qualsiasi documentazione idonea e comprovante la circostanza contestata.] In relazione alle summenzionate contestazioni si rammenta che l art. nn delle Condizioni Generali della Convenzione, prevede quanto segue: [Riportare testualmente il contenuto dell articolo delle Condizioni Generali della Convenzione nel quale è prescritta l obbligazione specifica che il Fornitore non ha eseguito o non ha eseguito in modo conforme alla Convenzione e che è oggetto di contestazione]. A mente dell art. nn della Convenzione, in ragione del contestato inadempimento la scrivente Amministrazione, ha maturato il diritto al pagamento a titolo di penali del seguente importo complessivo di Euro nnnnnnn,nn (testo) [Indicare l importo in cifre e, tra parentesi, in lettere], quantificato secondo il seguente calcolo analitico: [Specificare il tipo di calcolo adottato: ad es. gg. ritardo x importo penale giornaliera]. Alla stregua di quanto sopra dedotto e contestato, ai sensi e per gli effetti dell art. nn delle Condizioni Generali si invita il RTI in indirizzo a trasmettere alla scrivente Amministrazione, entro le ore nn del giorno gg/mm/aaaa [Nell individuazione del giorno si ricorda che il termine massimo è di 5 giorni lavorativi dalla ricezione della contestazione stessa] ogni eventuale deduzione in merito a quanto sopra contestato. A mente dell articolo testé richiamato, si rammenta che qualora Codesto RTI non provveda a fornire entro il termine sopra stabilito le proprie deduzioni in ordine al contestato inadempimento o qualora le deduzioni inviate da Codesto RTI, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano ritenute idonee dalla scrivente Amministrazione a giustificare l inadempienza contestata, si procederà, previa opportuna comunicazione, all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali, secondo le modalità stabilite nella Convenzione ivi compresa la compensazione del credito/l escussione della cauzione definitiva prestata all'atto di emissione dell Ordinativo di Fornitura. Distinti saluti Pag. 19 di 21

20 8.2 Allegato 2 Standard di lettera applicazione penali Luogo, gg/mm/aaaa Prot. n. Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax al n. nnnnnnnnnnn Spett.le RTI PricewaterhouseCoopers Advisory S.p.A., Ecoter S.r.l. Largo Fochetti, Roma c.a. Silvia Morera / Andrea Mangano / Pernilla Cento [Inserire nominativo del Referente della specifica Amministrazione] e p.c. Spett.le Ecoter S.r.l. Viale XXI Aprile, Roma Oggetto: Convenzione per la fornitura dei servizi di supporto specialistico e Programmi Operativi , stipulata in data 27/07/2017, Lotto n. 9, ordinativo di fornitura n. [Inserire l ordinativo di riferimento] - applicazione penali per inadempimento/non applicazione delle penali oggetto di contestazione In riferimento alla nostra comunicazione del gg/mm/aaaa prot. n. nnnnnn, relativa alla Convenzione e all ordinativo di fornitura in oggetto, comunichiamo quanto segue. [In base alla casistica, inserire il testo relativo] [1 caso] Preso atto che Codesto RTI non ha provveduto a fornire entro il termine ivi stabilito le proprie deduzioni in ordine al contestato inadempimento, [2 caso] Considerato che le deduzioni inviate da Codesto RTI, con nota in data gg/mm/aaaa, pur essendo pervenute tempestivamente, non sono state ritenute idonee dalla scrivente a giustificare l inadempienza contestata, con la presente Vi comunichiamo formalmente che Codesta Amministrazione procederà all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali, mediante compensazione tra quanto dovuto a titolo di corrispettivo e la corrispondente somma Pag. 20 di 21

21 dovuta a titolo di penale/escussione della cauzione definitiva prestata all'atto di emissione dell Ordinativo di Fornitura. Specificamente, in base a quanto stabilito dall art. nn della Convenzione provvederemo all escussione/alla compensazione della somma di Euro nnnnnnn,nn (testo). [Indicare l importo in cifre e, tra parentesi, in lettere; inserire la quantificazione delle penali prevista dalla Convenzione] [Nell ipotesi di escussione della cauzione, inserire il seguente testo] Codesto RTI sarà tenuta a provvedere al reintegro della cauzione entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi [Se diverso il termine, inserire i giorni in cifre e, tra parentesi, in lettere] dal ricevimento della relativa richiesta effettuata da Codesta Amministrazione, secondo quanto previsto all articolo nn comma nn, della Convenzione/delle Condizioni Generali. Vi rammentiamo altresì che la richiesta e/o il pagamento delle penali indicate nella Convenzione non esonera in nessun caso Codesto RTI dall assolvimento dell obbligazione la cui inadempienza ha comportato l obbligo di pagamento della penale in oggetto. [3 caso] Considerato che le deduzioni inviate da Codesto RTI sono state ritenute idonee dalla scrivente a giustificare l inadempienza contestata, con la presente Vi comunichiamo formalmente che Codesta Amministrazione non procederà all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali. Vi rammentiamo tuttavia, che la ritenuta inapplicabilità delle penali indicate nella Convenzione, non esonera in nessun caso Codesto RTI dall assolvimento dell obbligazione la cui inadempienza ha comportato motivo di contestazione. Distinti saluti Pag. 21 di 21