Guida alla Convezione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano

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1 Guida alla Convezione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 1 di 13

2 INDICE Premessa Oggetto destinatari importo e durata della Convenzione e dei Contratti di Fornitura Come aderire Come ordinare Come effettuare un Ordinativo di Fornitura Come effettuare una Richiesta di Consegna Servizi Consegna Servizi di Call Center, Responsabile della Fornitura e Collaboratore Scientifico Condizioni economiche Corrispettivi Fatturazione e pagamenti Indicatori di qualità del servizio e penali...12 Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 2 di 13

3 Premessa Lombardia Informatica S.p.A. Centrale Regionale Acquisti (di seguito Centrale Regionale Acquisti ), ha stipulato una Convenzione per la con SANOFI Pasteur MSD S.p.A. (di seguito Fornitore ). La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del Fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. E possibile inviare richieste di informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica info.centraleacquisti@lispa.it. 1. Oggetto destinatari importo e durata della Convenzione e dei Contratti di Fornitura Oggetto della Convenzione è la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano per l espletamento della campagna regionale di vaccinazione contro le infezioni da Papilloma Virus Umano nonché la prestazione dei servizi connessi di trasporto, consegna e call center. Il vaccino oggetto della fornitura è il Gardasil, un vaccino quadrivalente per la prevenzione delle infezioni causate da 4 tipi di Virus HPV (6, 11, 16 e 18). Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 3 di 13

4 La Convenzione in oggetto ha durata di 12 (dodici) mesi decorrenti dal 08/09/2008; tale durata è prorogabile fino ad un massimo di ulteriori 6 (sei) mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il quantitativo Massimo della Convenzione pari a (centoventiquattromilaquattrocentocinquantasei) dosi. I singoli Ordinativi di Fornitura, possono essere stipulati dagli Enti indicati all art. 1 della L.R. 30 del 27/12/2006: gli enti e le aziende, anche autonome istituiti dalla Regione, gli enti del servizio sanitario regionale e le società regionali che costituiscono, con la Regione, il sistema regionale. Gli Ordinativi di Fornitura hanno durata di 12 (dodici) mesi dalla loro data di emissione. E escluso ogni tacito rinnovo della convenzione, ovvero dei singoli Ordinativi di Fornitura. 2. Come aderire L Ente può aderire alle convenzioni e ai contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti, inviando il modulo di richiesta di adesione via fax al numero Il modulo Richiesta di adesione è reperibile nella scheda di riferimento della convenzione presente sul portale: La Centrale Regionale Acquisti, verificata la disponibilità residua del massimale della Convenzione, provvederà a darne idonea comunicazione all Amministrazione richiedente e contestualmente al Fornitore. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 4 di 13

5 Se l Ente si è registrato alla Centrale Regionale Acquisti (oppure ha adeguato la propria registrazione) dopo il 01/10/2009, non ha bisogno di inviare il modulo di Richiesta di adesione e può inviare direttamente l ordinativo di fornitura al fornitore. Per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti, sul Portale nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti, sono disponibili tutte le informazioni. 3. Come ordinare 3.1 Come effettuare un Ordinativo di Fornitura Il quantitativo di dosi di vaccino da fornire indicato nell Ordinativo di Fornitura rappresenta il fabbisogno espresso dagli Enti Sanitari. L importo totale dell Ordinativo rappresenta, altresì, l impegno di spesa che l Ente assume nei confronti del Fornitore, fermo restando che l Ente potrà ridurre il quantitativo indicato nell Ordinativo di Fornitura nei limiti di un quinto senza che a fronte delle richieste di diminuzione il Fornitore possa avanzare alcuna pretesa. In esecuzione di ciascun Ordinativo di Fornitura, le Unità richiedenti emetteranno, entro un anno dalla data di emissione dell Ordinativo di Fornitura e fino al raggiungimento del quantitativo massimo indicato nello stesso, le Richieste di Consegna indicanti la quantità di vaccino richiesta e le sedi di consegna. Ogni ordinativo da vita ad uno specifico Contratto di Fornitura e si intende concluso: - al raggiungimento del quantitativo complessivo massimo indicato nell Ordinativo di fornitura: - ad un anno dalla data di emissione dell Ordinativo di fornitura. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 5 di 13

6 Nell arco temporale di validità della Convenzione e di capienza del massimale, l Ente può soddisfare le ulteriori esigenze di acquisto attraverso l emissione di nuovi ordinativi di fornitura. Ciascun Contratto di Fornitura viene concluso con la ricezione da parte del Fornitore del modulo Ordinativo di Fornitura disponibile sul sito debitamente compilato dall Ente in tutte le sue parti. Al fine della corretta compilazione del modulo è necessario che gli Enti indichino: - la data e il numero di protocollo della comunicazione di approvazione della Richiesta di Adesione dell Ente da parte della Centrale Regionale Acquisti; - il quantitativo complessivo del vaccino anti-papilloma virus umano e il corrispondente importo totale in, IVA esclusa; - la/le persone appartenenti alle Unità Richiedenti (uffici legittimati ad emettere le successive Richieste di Consegna) legittimata/e ad emettere le Richieste di Consegna; - il piano indicativo delle consegne, ove possibile. L Ordinativo di Fornitura, debitamente compilato, comprensivo dei dati identificativi dell Ente cui intestare le future fatture, datato, protocollato e firmato, potrà essere inviato mediante fax al numero 06/ oppure tramite lettera raccomandata A\R, presso i seguenti recapiti del Fornitore: SANOFI Pasteur MSD Via degli Aldobrandeschi 15, CAP (RM), Comune Roma Tel. n. 06/ ufficiogare@spmsd.com. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 6 di 13

7 L Ordinativo di Fornitura dovrà essere contestualmente inviato anche alla Centrale Regionale Acquisti a mezzo fax al numero Per la modalità di trasmissione dell Ordinativo di Fornitura via fax non è necessario far seguire l originale dell Ordinativo per posta: è sufficiente archiviare il documento firmato e protocollato. Gli Ordinativi di Fornitura dovranno essere conformi al fac-simile presente sul portale attivi>vaccino hpv papilloma virus; nel caso in cui non sia completo in ogni sua parte, il Fornitore invierà una comunicazione all Ente al numero di fax specificato nell Ordinativo stesso. L Ente, apportate le modifiche necessarie, provvederà al rinvio dell Ordinativo correttamente compilato. L Ente ha la facoltà di annullare l Ordinativo entro 1 (uno) giorno lavorativo dall invio. Il Fornitore, entro 2 (due) giorni lavorativi dal ricevimento dell Ordinativo di Fornitura, provvede a dare conferma a mezzo fax all Ente, previa verifica della: - corretta compilazione dell Ordinativo; - legittimazione dell Ente ad aderire alla Convenzione; - disponibilità residua del quantitativo massimo della Convenzione. 3.2 Come effettuare una Richiesta di Consegna Le Richieste di Consegna dovranno essere conformi al fac-simile disponile alla pagina portale attivi>vaccino hpv papilloma virus e dovranno contenere: - i riferimenti dell Ente Contraente; Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 7 di 13

8 - il numero di protocollo e la data dell Ordinativo di Fornitura cui le richieste si riferiscono; - le quantità di vaccino anti-papilloma virus umano che devono essere consegnate; - Il luogo di consegna. Le Richieste di Consegna compilate, protocollate datate e firmate, verranno inviate dall Unità Richiedente, con le stesse modalità utilizzate per l invio dell Ordinativo di Fornitura (ovvero tramite fax al Fornitore al numero 06/ o, in alternativa, tramite lettera raccomandata A/R). Le Richieste di Consegna potranno essere revocate, sempre a mezzo fax, entro 1 (uno) giorno lavorativo successivo a quello di trasmissione. 4. Servizi 4.1. Consegna La consegna avviene, salvo diversi accordi scritti tra le parti, entro il termine massimo di 7 (sette) giorni lavorativi dal ricevimento da parte del fornitore della Richiesta di Consegna a meno del verificarsi di una indisponibilità temporanea del prodotto per rottura di stock (cfr.prg del Capitolato Tecnico). In tutti gli altri casi in cui non vengano rispettati i predetti termini di consegna, l Ente, previa comunicazione per iscritto al Fornitore, può procedere direttamente all acquisto del vaccino sul libero mercato, addebitando al Fornitore l eventuale differenza di prezzo. Non sono ammesse consegne parziali salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e l Ente. All atto della consegna il Fornitore dovrà redigere un verbale di consegna, in contraddittorio con l Unità Richiedente dell Ente Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 8 di 13

9 Contraente (cfr. prg del Capitolato Tecnico) nel quale dovrà essere dato atto dell avvenuta consegna e della quantità dei prodotti consegnati. La data di scadenza dei vaccini consegnati non deve essere inferiore ai 12 (dodici) mesi dalla data di consegna degli stessi. Il verbale di consegna può essere sostituito dal "Documento di Trasporto"; in tal caso, quest ultimo dovrà essere sottoscritto dall Ente e dal Fornitore anche per mezzo del soggetto da questi incaricato del trasporto dei prodotti. La firma posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Ente e/o Lombardia Informatica S.p.A. si riservano di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafi e 4.1 del Capitolato Tecnico). 4.2 Servizi di Call Center, Responsabile della Fornitura e Collaboratore Scientifico Alla data di attivazione della Convenzione il Fornitore mette a disposizione un Call Center che permette agli Enti di: - richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; - richiedere chiarimenti e informazioni sullo stato delle consegne; - inoltrare i reclami. In particolare, per gli Ordinativi di Fornitura, i riferimenti del Call Center sono: Telefono: 06/ /223/271 Fax: 06/ ufficiogare@spmsd.com Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 9 di 13

10 Per le Richieste di Consegna i riferimenti del Call Center sono: Telefono: /214 Fax: 06/ sclienti@spmsd.com II Call Center è disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: dalle 9.00 alle 13,00 e dalle alle Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute alle ore 9.00 del giorno lavorativo successivo. Il Responsabile della Fornitura è il referente per tutti gli Enti che emettono Ordinativi di Fornitura e Richieste di Consegna e si occupa di coordinare le attività necessarie a garantire il rispetto delle prestazioni richieste. Il Responsabile della Fornitura gestisce, inoltre, gli eventuali reclami/disservizi provenienti dagli Enti e/o da Lombardia Informatica S.p.A.. Il Fornitore mette a disposizione come responsabile della fornitura, quale referente nei confronti di Lombardia Informatica S.p.A. e di ciascun Ente Contraente Responsabile della fornitura: Dr. Paolo Fonti Telefono: 06/ Cellulare: 335/ Fax: 06/ sclienti@spmsd.com. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 10 di 13

11 Oltre al Responsabile della Fornitura, viene messo a disposizione a ciascun Ente un Collaboratore Scientifico, in grado di fornire tutte le eventuali informazioni di carattere farmacologico e clinico relative al vaccino anti-papilloma virus offerto: Collaboratore Scientifico: Dr. Vincenzo Caggio Cellulare: 334/ vcaggio@spmsd.com. 5. Condizioni economiche 5.1 Corrispettivi Il prezzo di ogni singola dose, come risultante dall Offerta Economica, è di euro 68,49 - IVA esclusa - ed è comprensivo del costo dei servizi connessi e delle attività necessarie per il corretto adempimento degli obblighi contrattuali di trasporto, consegna, call center e reportistica. 6. Fatturazione e pagamenti Il pagamento dei corrispettivi contrattuali viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal Fornitore conformemente alle modalità previste dalla normativa vigente in materia e dalla Convenzione (art.12 - Convenzione). I pagamenti sono effettuati a 90 (novanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, a mezzo di accreditamento sul conto corrente n intestato al Fornitore Sanofi Pasteur MSD S.p.A. presso Banca Credito Bergamasco filiale 222, Viale Civiltà del Lavoro 62, Roma, IBAN IT13 X Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 11 di 13

12 7. Indicatori di qualità del servizio e penali Si riporta la tabella che riassume le penali previste per inadempimenti del Fornitore agli obblighi assunti con la stipula della Convenzione. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 12 di 13

13 SERVIZIO APPLICABILITA RIFERIMENTO UNITA DI MISURA VALORE DELLA PENALE 3% (tre per cento), al Mancata consegna entro il termine di 7 (sette) giorni lavorativi a Paragrafo 3.1 del Capitolato Tecnico; Articolo 8 e articolo Giorni netto d IVA, del valore della fornitura per ogni giorno lavorativo di ritardo fino al quinto giorno. decorrere dalla data di ricezione della richiesta di consegna. 16 comma 1 punti a e b della Convenzione; Lavorativi 7% (sette per cento), al netto d IVA, del valore della fornitura per ogni giorno lavorativo di ritardo eccedente il quinto giorno. Consegna Mancata consegna entro il termine di 12 Paragrafo del (dodici) giorni Capitolato 7% (sette per cento), al lavorativi successivi Tecnico; netto d IVA, del valore alla data di comunicazione di indisponibilità temporanea del Articolo 16 comma 3 della Convenzione; Giorni Lavorativi della fornitura per ogni giorno lavorativo di ritardo rispetto al termine di 12 (dodici) giorni. vaccino per rottura di stock. Sostituzione della fornitura non conforme Mancata sostituzione della fornitura non conforme entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione di contestazione. Paragrafi 3.1.2, 4.1 del Capitolato Tecnico; Articolo 8 comma 13 e articolo 16 comma 2 della Convenzione; Giorni Lavorativi 3% (tre per cento), al netto d IVA, del corrispettivo della fornitura oggetto dell inadempimento o ritardo. Guida alla Convenzione per la fornitura del vaccino anti papilloma virus umano Pagina 13 di 13