Guida al Contratto Generale per la fornitura di prodotti per cancelleria ad uso ufficio

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1 Guida al Contratto Generale per la fornitura di prodotti per cancelleria ad uso ufficio Pagina 1 di 8

2 INDICE 1. Premessa Oggetto, importo e durata della contratto generale e dei contratti di fornitura Oggetto e durata del Contratto Generale e dei Contratti di Fornitura Come ordinare Come aderire Come effettuare un Ordinativo di Fornitura Come effettuare una Richiesta di Consegna Tramite il modulo Richieste di Consegna Tramite il catalogo elettronico del Fornitore Prodotti e Servizi Prodotti Servizi Consegna Servizio di Call Center e Responsabile della Fornitura Condizioni economiche Corrispettivi Penali Fatturazione e pagamenti Rimborso SIAE per supporti vergini per l archiviazione di dati, documenti digitali o registrazioni...8 Pagina 2 di 8

3 1. Premessa Lombardia Informatica S.p.A. Centrale Regionale Acquisti (di seguito Centrale Regionale Acquisti ), ha stipulato un Contratto Generale per la Fornitura di prodotti per cancelleria ad uso ufficio e servizi connessi con Errebian S.p.A. (di seguito Fornitore ). La presente guida ha l obiettivo di raccogliere in sintesi le principali caratteristiche del Contratto Generale e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni nei confronti del Fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. E possibile inviare richieste di informazione sul Contratto Generale (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione e invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica info.centraleacquisti@lispa.it. 2. Oggetto, importo e durata della contratto generale e dei contratti di fornitura 2.1 Oggetto e durata del Contratto Generale e dei Contratti di Fornitura Oggetto del Contratto Generale è la fornitura di prodotti per cancelleria ad uso ufficio e la prestazione dei servizi connessi quali il servizio di trasporto e consegna e il servizio di Call Center. Il Contratto in oggetto ha durata di 12 (dodici) mesi decorrenti dal 21 gennaio 2008; tale durata è prorogabile fino ad un massimo di ulteriori 12 (dodici) mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito l Importo Massimo del Contratto Generale pari a ,00 (quattromilionicentomila/00) IVA esclusa. I singoli Contratti di Fornitura, stipulati dalle Amministrazioni mediante Ordinativi di Fornitura, hanno durata di 12 (dodici) mesi dalla data di emissione degli Ordinativi stessi. 3. Come ordinare 3.1 Come aderire Possono aderire al Contratto Generale, le Amministrazioni\Enti (di seguito Amministrazioni ) riportate al punto f) delle premesse del Contratto Generale inviando l Ordinativo di Fornitura come meglio descritto nel successivo paragrafo 3.2. Le Amministrazioni non ricomprese in detto elenco possono comunque aderire al Contratto Generale facendone preventiva richiesta alla Centrale Regionale Acquisti. A tal fine le Amministrazioni interessate dovranno compilare il modulo Richiesta di adesione riportato sul sito ed inviarlo, firmato dal legale rappresentante dell Amministrazione alla Centrale Regionale Acquisti - tramite fax al numero 02/ La Centrale Regionale Acquisti, ove la verifica della disponibilità residua dell Importo Massimo del Contratto Generale abbia esito positivo, provvederà a darne idonea comunicazione all Amministrazione richiedente e contestualmente al Fornitore. Pagina 3 di 8

4 Se l Amministrazione si è registrata alla Centrale Regionale Acquisti (oppure ha adeguato la propria registrazione) dopo il 01/10/2009, non ha bisogno di inviare il modulo di Richiesta di adesione e può inviare direttamente l Ordinativo di Fornitura al Fornitore. Per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti, sul Portale nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti, sono disponibili tutte le informazioni. 3.2 Come effettuare un Ordinativo di Fornitura Ciascun Contratto di Fornitura viene concluso con la ricezione da parte del Fornitore del modulo Ordinativo di Fornitura disponibile sul sito debitamente compilato dall Amministrazione in tutte le sue parti. Al fine della corretta compilazione del modulo è necessario che le Amministrazioni indichino: - le persone e/o gli uffici legittimati ad emettere le successive Richieste di Consegna (Unità Richiedenti) - la data e il numero di protocollo dell Atto di Delega o della Richiesta di Adesione dell Amministrazione. L Ordinativo di Fornitura, debitamente compilato, protocollato e firmato, potrà essere inviato tramite lettera raccomandata A\R, presso i seguenti recapiti del Fornitore: - Errebian S.p.A. Divisione Grandi Clienti, Via dell Informatica n. 8, Santa Palomba (RM) telefono n ovvero - mediante fax ai numeri / L Ordinativo di Fornitura dovrà essere contestualmente inviato anche alla Centrale Regionale Acquisti a mezzo fax al numero Per la modalità di trasmissione dell Ordinativo di Fornitura via fax non è necessario far seguire l originale dell Ordinativo per posta: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato. Gli Ordinativi di Fornitura dovranno essere conformi al fac-simile presente nella pagina In caso l Ordinativo di Fornitura non sia completo in ogni sua parte necessaria, il Fornitore invierà una comunicazione all Amministrazione al numero di fax specificato nell Ordinativo stesso. L Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvederà al rinvio dell Ordinativo correttamente compilato. L Amministrazione ha la facoltà di annullare l Ordinativo entro un giorno lavorativo dall invio. Il Fornitore, entro 2 giorni lavorativi dal ricevimento dell Ordinativo di Fornitura, provvede a dare conferma a mezzo fax all Amministrazione, previa verifica della: - corretta compilazione dell Ordinativo; - legittimazione dell Amministrazione ad aderire al Contratto Generale; - disponibilità residua dell Importo Massimo del Contratto Generale. L importo complessivo massimo dell Ordinativo rappresenta l impegno di spesa che l Amministrazione assume nei confronti del Fornitore. L importo indicato nell Ordinativo di Fornitura potrà subire variazioni in diminuzione nei limiti di un quinto senza che a fronte della richieste di diminuzione il Fornitore possa avanzare pretesa alcuna. Ogni Contratto di Fornitura si intende concluso al raggiungimento dell importo economico complessivo massimo indicato nell Ordinativo di Fornitura e comunque ad un anno dalla data di Pagina 4 di 8

5 emissione dell Ordinativo stesso. Le Amministrazioni hanno comunque la possibilità di emettere nuovi Ordinativi di Fornitura, ove sia ancora vigente il Contratto Generale. 3.3 Come effettuare una Richiesta di Consegna Tramite il modulo Richieste di Consegna I prodotti da consegnare di volta in volta, le relative quantità e le sedi di consegna, saranno indicati nelle Richieste di Consegna emesse dalle Unità Richiedenti in esecuzione di ciascun Ordinativo di Fornitura. Tali Richieste di Consegna potranno essere emesse, entro un anno dalla data di emissione dell Ordinativo di Fornitura e comunque fino al raggiungimento dell importo economico massimo indicato nell Ordinativo stesso. Le Richieste di Consegna dovranno essere conformi al fac-simile disponile alla pagina A ciascun di esse dovrà essere allegata una tabella che riporti almeno: - codice identificativo del prodotto assegnato dal fornitore; - descrizione dei prodotti richiesti; - le quantità; - i prezzi unitari, al netto di IVA. Al fine di supportare l Amministrazione nella predisposizione di detta tabella, la Centrale Regionale Acquisti mette a disposizione sulla pagina il documento Tabella Prodotti e corrispettivi in formato excel. L importo minimo di ciascuna Richiesta di Consegna non può essere inferiore ad 200,00 (duecento) al netto di IVA. Il Fornitore ha, in ogni caso, la facoltà di dar seguito a Richieste di Consegna con valori inferiori a 200,00 (duecento) al netto di IVA, dandone comunicazione all Amministrazione. Le Richieste di Consegna verranno inviate dall Unità Richiedente, con le stesse modalità utilizzate per l invio dell Ordinativo di Fornitura (ovvero tramite lettera raccomandata A/R o tramite fax al Fornitore ai numeri ). Le Richieste di Consegna potranno essere revocate, sempre a mezzo fax, entro il giorno lavorativo successivo a quello di invio Tramite il catalogo elettronico del Fornitore In alternativa all emissione di Richieste di consegna tramite il modulo di cui al precedente punto 3.3.1, le Unità Richiedenti possono utilizzare il catalogo elettronico messo a disposizione dal Fornitore. Al fine di accedere al suddetto catalogo, le Unità Richiedenti dovranno richiederne l abilitazione, inviando al Fornitore un documento conforme al fac-simile Modello di richiesta di abilitazione al catalogo elettronico, disponibile sul sito Le Richieste di Abilitazione al catalogo elettronico del Fornitore verranno inviate dall Unità Richiedente, con le stesse modalità utilizzate per l invio dell Ordinativo di Fornitura (ovvero tramite lettera raccomandata A/R o tramite fax al Fornitore ai numeri ). Entro 2 (due) giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta di Abilitazione al catalogo elettronico il Fornitore dovrà inviare all Unità richiedente i dati di accesso (user id e password) al suddetto catalogo. Pagina 5 di 8

6 Una volta ricevuti i codici di accesso al catalogo elettronico del Fornitore, le Amministrazioni potranno accedervi all indirizzo ed ordinare prodotti per cancelleria oggetto del Contratto Generale. Alla pagina è riportata una guida all utilizzo del catalogo elettronico. Per qualunque ulteriore informazione sull utilizzo di tale strumento le Amministrazioni possono consultare il Call Center di cui al successivo punto Una volta completata la Richiesta di Consegna sul catalogo elettronico del fornitore, l unità richiedente dovrà stamparlo ed inviarlo via fax ai numeri Gli ordinativi effettuati tramite il catalogo elettronico del Fornitore sono soggetti alle condizioni contrattuali del Contratto Generale. 4. Prodotti e Servizi 4.1. Prodotti I prodotti oggetto del Contratto Generale sono riportati nel documento Tabella Prodotti e corrispettivi presente nel sito Servizi Consegna La consegna avviene entro il 10 (decimo) giorno lavorativo dal ricevimento della Richiesta di Consegna, salvo diversi accordi scritti tra le parti. Non sono ammesse consegne parziali salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e l Amministrazione. In caso di consegne per grandi volumi provenienti direttamente dal produttore, il Fornitore darà tempestiva comunicazione scritta all Amministrazione Contraente. All atto della consegna il Fornitore dovrà redigere un verbale di consegna, in contraddittorio con l Amministrazione, nel quale dovrà essere dato atto dell avvenuta consegna e della quantità dei prodotti consegnati. Il verbale di consegna può essere sostituito dal "Documento di Trasporto"; in tal caso, quest ultimo dovrà essere sottoscritto dall Amministrazione e dal Fornitore anche per mezzo del soggetto da questi incaricato del trasporto dei prodotti. La firma posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica la mera corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Amministrazione si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento come previsto al paragrafo 4.2 del Capitolato Tecnico Servizio di Call Center e Responsabile della Fornitura Il Fornitore mette a disposizione un Call Center che permette alle Amministrazioni di: - richiedere informazioni sui servizi compresi nel Contratto Generale; - richiedere lo stato degli ordini in corso e lo stato delle consegne; - richiedere supporto all utilizzo del catalogo elettronico del Fornitore; - inoltrare i reclami. I riferimenti del Call Center sono: Pagina 6 di 8

7 Telefono: Fax: Il Call Center è disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi ed eventuali chiusure aziendali, nei seguenti orari: dalle 8,30 alle 13,00 e dalle alle Il Fornitore mette altresì a disposizione come Responsabile della Fornitura, quale referente nei confronti i ciascuna Amministrazione Contraente, il Sig. Alessandro Montagna i cui riferimenti sono: - telefono: cellulare: a.montagna@errebian.it. 5. Condizioni economiche 5.1 Corrispettivi I corrispettivi contrattuali dovuti al Fornitore dall Amministrazione saranno calcolati sulla base dei prezzi unitari al netto dell IVA riferiti ad ogni singolo prodotto e riportati nel documento Tabella Prodotti e corrispettivi presente sulla pagina Penali La tabella di seguito riportata riassume le penali previste per inadempimenti del Fornitore agli obblighi assunti con la stipula del Contratto Generale: SERVIZIO Consegna dei prodotti Indisponibilità temporanea del/i prodotto/i offerto/i Sostituzione della fornitura di prodotti non conformi Applicabilità Mancata consegna entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi a decorrere dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna Qualora il Fornitore non provveda ad offrire prodotti sostitutivi aventi caratteristiche qualitative equivalenti o superiori, secondo quanto previsto al paragrafo 3 del Capitolato Tecnico Ritardo rispetto al termine stabilito per la sostituzione della fornitura di prodotti non conformi secondo quanto previsto ai paragrafi 4.1 e 4.2 del Capitolato Tecnico e all articolo 10 del Contratto Generale 6. Fatturazione e pagamenti UNITÀ DI MISURA Giorni lavorativi Giorni lavorativi Giorni lavorativi VALORE DELLA PENALE 2%, Iva esclusa, del valore della fornitura oggetto dell inadempimento o del ritardo 2%, Iva esclusa, del valore della fornitura oggetto dell inadempimento o del ritardo 2%, Iva esclusa, del valore della fornitura oggetto dell inadempimento o del ritardo Il pagamento dei corrispettivi contrattuali viene effettuato dall Amministrazione sulla base delle fatture emesse dal Fornitore conformemente alle modalità previste dalla normativa vigente in materia e dal Contratto Generale. I pagamenti sono effettuati a 90 (novanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, a mezzo di accreditamento sul conto corrente Banca Popolare del Lazio, filiale di PAVONA, IBAN IT37Y CC Pagina 7 di 8

8 7. Rimborso SIAE per supporti vergini per l archiviazione di dati, documenti digitali o registrazioni Per i prodotti di seguito indicati, i prezzi riportati nella Tabella prodotti e corrispettivi non includono il cd. compenso per copia privata di cui al D.Lgs.68 del 29/04/2003. Descrizione Prodotto Compenso per copia privata CD - R 700 MB 80 minuti 0,25000 CD- RW riscrivibili 700MB -80 min conf. 10 pezzi 2,50000 DVD - RW 4,7 GB min. 0,58000 DVD - RW 4,7 GB - con custodia singola 0,58000 DVD + R 8X4.7 GB 120 minuti 0,58000 DVD + R 8X4.7 GB con custodia singola 0,58000 Videocassetta VHS 120 minuti 0,58000 Videocassetta VHS 180 minuti 0,87000 L importo di tale compenso apparirà in fattura come voce separata, in modo distinto per ciascun tipo di prodotto, ed è suscettibile di rimborso secondo le condizioni e le modalità reperibili sul sito della SIAE al seguente indirizzo: ( menu=yes) Eventuali aggiornamenti dei sopraindicati importi possono essere riscontrati Tracciato di dichiarazione delle vendite disponibile al sito: al documento: PrivataNormativa.htm#doc Pagina 8 di 8