Guida alla Convezione per la fornitura di carta in risme per le Amministrazioni della Regione Lombardia

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1 Guida alla Convezione per la fornitura di carta in risme per le Amministrazioni Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 1 di 13

2 INDICE Premessa Oggetto destinatari importo e durata della Convenzione e dei Contratti di Fornitura Come aderire Come ordinare Come effettuare un Ordinativo di Fornitura Come effettuare una Richiesta di Consegna Servizi Consegna Servizi di Call Center e Responsabile della Fornitura Condizioni economiche Corrispettivi Fatturazione e pagamenti Appendice Indicatori di qualità del servizio e penali Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 2 di 13

3 Premessa Lombardia Informatica S.p.A. Centrale Regionale Acquisti (di seguito Centrale Regionale Acquisti ), ha stipulato una Convenzione per la Fornitura di carta in risme per le Amministrazioni con La Pitagora di Macelli Gian Carlo (di seguito Fornitore ). La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni nei confronti del Fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul portale nel canale Contratti della Centrale Acquisti> contratti attivi> carta in risme. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 3 di 13

4 E possibile inviare richieste di informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica 1. Oggetto destinatari importo e durata della Convenzione e dei Contratti di Fornitura Oggetto della Convenzione è la fornitura di carta per fotoriproduzione (fotocopiatori, stampanti e fax) nei formati A3 e A4 normale e riciclata, confezionata in risme da 500 fogli nonché la prestazione dei servizi connessi di consegna, call center e responsabile della fornitura. La Convenzione in oggetto ha durata di 12 (dodici) mesi decorrenti dal 6/04/2009; tale durata è prorogabile fino ad un massimo di ulteriori 12 (dodici) mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito l Importo massimo contrattuale della Convenzione pari a ,00 (tremilonisettecentoundicimilasettecento/00). I singoli Ordinativi di Fornitura, possono essere stipulati dalle Amministrazioni indicate all art. 1 della L.R. 30 del 27/12/2006: gli enti e le aziende, anche autonome, istituiti dalla Regione, gli enti del servizio sanitario regionale le società regionali che costituiscono il sistema regionale. emissione. Gli Ordinativi di Fornitura hanno durata di 12 (dodici) mesi decorrenti dalla loro data di E escluso ogni tacito rinnovo della Convenzione, ovvero dei singoli Ordinativi di Fornitura. 2. Come aderire Le Amministrazioni possono aderire alla Convenzione stipulata dalla Centrale Regionale Acquisti, inviando il modulo di richiesta di adesione via fax al numero Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 4 di 13

5 Il modulo Richiesta di adesione è reperibile nella scheda di riferimento della Convenzione presente sul portale La Centrale Regionale Acquisti, verificata la disponibilità residua del massimale della Convenzione, provvederà a darne idonea comunicazione all Amministrazione richiedente e contestualmente al Fornitore. Se l Amministrazione si è registrata alla Centrale Regionale Acquisti (oppure ha adeguato la propria registrazione) dopo il 01/10/2009, non ha bisogno di inviare il modulo di Richiesta di Adesione e può inviare direttamente l Ordinativo di Fornitura al Fornitore. Per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti, sul Portale nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti, sono disponibili tutte le informazioni. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 5 di 13

6 3. Come ordinare 3.1 Come effettuare un Ordinativo di Fornitura L importo della fornitura di carta in risme va indicato nell Ordinativo di Fornitura e rappresenta il fabbisogno espresso dalle Amministrazioni. L importo totale dell Ordinativo rappresenta, l impegno di spesa che l Amministrazione assume nei confronti del Fornitore, fermo restando che l Amministrazione potrà ridurre l importo della fornitura indicato in ciascun Ordinativo di Fornitura nei limiti di un quinto senza che a fronte delle richieste di diminuzione il Fornitore possa avanzare alcuna pretesa. Per far fronte al fabbisogno di carta, una volta inviato l ordinativo di fornitura, è necessario che le Unità richiedenti dell Ente emettano le Richieste di Consegna con l indicazione della quantità, la tipologia di carta in risme richiesta, le modalità, i tempi e le sedi di consegna. Le richieste di consegna possono essere inviate entro un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e per l importo massimo indicato dall ordinativo stesso. Ogni ordinativo da vita ad uno specifico Contratto di Fornitura e si intende concluso: - al raggiungimento dell Importo della Fornitura indicato nell Ordinativo di fornitura: - ad un anno dalla data di emissione dell Ordinativo di fornitura. Nell arco temporale di validità della Convenzione e di capienza dell Importo massimo Contrattuale, l Amministrazione può soddisfare le ulteriori esigenze di acquisto attraverso l emissione di nuovi Ordinativi di Fornitura. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 6 di 13

7 Ciascun Contratto di Fornitura viene concluso con la ricezione da parte del Fornitore del modulo Ordinativo di Fornitura disponibile sul sito debitamente compilato dall Amministrazione in tutte le sue parti. Gli Ordinativi di Fornitura dovranno essere conformi al fac-simile presente sul portale attivi>carta in risme; al fine della corretta compilazione del modulo è necessario che le Amministrazioni indichino: - la data e il numero di protocollo della comunicazione di approvazione della Richiesta di Adesione dell Amministrazione da parte della Centrale Regionale Acquisti; - l importo totale della fornitura espresso in Euro, IVA esclusa; - dati identificativi dell Amministrazione cui intestare le future fatture - la/le persone appartenenti alle Unità Richiedenti (uffici legittimati ad emettere le successive Richieste di Consegna) legittimata/e ad emettere le Richieste di Consegna; - il piano indicativo delle consegne, ove disponibile. L Ordinativo di Fornitura, potrà essere inviato mediante: fax al numero oppure lettera raccomandata A/R, presso i seguenti recapiti del Fornitore: La Pitagora di Macelli Gian Carlo Via XXV Marzo, 9, CAP Domagnano (RSM) Tel. n arealombardia@lapitagora.com. L Ordinativo di Fornitura dovrà essere contestualmente inviato anche alla Centrale Regionale Acquisti a mezzo fax al numero Per la modalità di trasmissione dell Ordinativo di Fornitura via fax non è necessario far seguire l originale dell Ordinativo per posta: è sufficiente archiviare il documento firmato e protocollato. Nel caso in cui l ordinativo di fornitura non sia completo in ogni sua parte, il Fornitore invierà una comunicazione all Amministrazione al numero di fax specificato nell Ordinativo stesso. L Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvederà al reinvio dell Ordinativo correttamente compilato. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 7 di 13

8 L Amministrazione ha la facoltà di annullare l Ordinativo entro 1 (uno) giorno lavorativo dall invio. Il Fornitore, entro 2 (due) giorni lavorativi dal ricevimento dell Ordinativo di Fornitura, provvede a dare conferma a mezzo fax all Amministrazione, previa verifica della: - corretta compilazione dell Ordinativo; - legittimazione dell Amministrazione ad aderire alla Convenzione; - disponibilità residua dell importo massimo contrattuale della Convenzione. 3.2 Come effettuare una Richiesta di Consegna Le Richieste di Consegna dovranno essere conformi al fac-simile disponile alla pagina portale >contratti attivi>carta in risme e dovranno contenere: - i riferimenti dell Amministrazione Contraente; - il numero di protocollo e la data dell Ordinativo di Fornitura cui le richieste si riferiscono; - le quantità e le tipologie di carta in risme che devono essere consegnate; - i tempi di consegna; - Il luogo di consegna. Relativamente alle consegne in scatole e in bancali, sono stati predisposti due modelli di Richiesta di Consegna presenti sul sito consegna in scatole: modello di Richiesta di Consegna E1; consegna in bancali: modello di Richiesta di Consegna E2. Le Richieste di Consegna compilate, protocollate datate e firmate, vanno inviate dall Unità Richiedente, con le stesse modalità utilizzate per l invio dell Ordinativo di Fornitura ovvero tramite fax al Fornitore al numero o, in alternativa, tramite lettera raccomandata A/R. Le Richieste di Consegna potranno essere revocate, sempre a mezzo fax, entro 1 (uno) giorno lavorativo successivo a quello di trasmissione. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 8 di 13

9 4. Servizi 4.1. Consegna Esistono due tipologie di consegna: - La consegna in scatole; - La consegna in bancali. La consegna in scatole avviene, salvo diversi accordi scritti tra le parti, entro il termine massimo di 7 (sette) giorni lavorativi dal ricevimento da parte del fornitore della Richiesta di Consegna a meno del verificarsi di una indisponibilità temporanea del prodotto per rottura di stock (cfr.prg 4.4 del Capitolato Tecnico). La consegna in bancali avviene, salvo diversi accordi scritti tra le parti, entro il termine massimo di 10 (dieci) giorni lavorativi dal ricevimento da parte del Fornitore della Richiesta di Consegna a meno di verificarsi di una indisponibilità temporanea del prodotto per rottura di stock (cfr. par. 4.4 del Capitolato Tecnico). Non sono ammesse consegne parziali salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e l Amministrazione. All atto della consegna il Fornitore dovrà redigere un verbale di consegna alla presenza di un addetto dell Amministrazione contraente (cfr. prg 4.2 del Capitolato Tecnico) nel quale dovrà essere indicata: avvenuta consegna, modalità di consegna, quantità e tipologia dei prodotti consegnati targa del veicolo utilizzato per la consegna. Il verbale di consegna può essere sostituito dal "Documento di Trasporto"; in tal caso, quest ultimo dovrà essere sottoscritto dall Amministrazione e dal Fornitore anche per mezzo del soggetto da questi incaricato del trasporto dei prodotti. La firma posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Amministrazione si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo 4.2 del Capitolato Tecnico). Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 9 di 13

10 4.2 Servizi di Call Center e Responsabile della Fornitura Alla data di attivazione della Convenzione il Fornitore mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: dalle 8.30 alle e dalle alle Telefono: Fax: arealombardia@lapitagora.com Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute alle ore 9.00 del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: - richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; - richiedere chiarimenti e informazioni sullo stato delle consegne; - inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura è il referente per tutte le Amministrazioni che emettono Ordinativi di Fornitura e Richieste di Consegna e si occupa di coordinare le attività necessarie a garantire il rispetto delle prestazioni richieste. Il Responsabile della Fornitura gestisce, inoltre, gli eventuali reclami/disservizi provenienti dalle Amministrazioni e/o da Lombardia Informatica S.p.A.. Il Fornitore mette a disposizione come responsabile della fornitura, quale referente nei confronti di Lombardia Informatica S.p.A. e di ciascuna Amministrazione Contraente Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 10 di 13

11 Responsabile della fornitura: Sig Enrico Esposito. Telefono: Cellulare: Condizioni economiche 5.1 Corrispettivi I corrispettivi dovuti in forza degli Ordinativi di Fornitura e delle Richieste di Consegna sono calcolati sulla base dei prezzi unitari di ciascuna risma di carta, in virtù dei volumi minimi di vendita e delle modalità di consegna (cfr. par 4.1 del Capitolato Tecnico). I corrispettivi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo dei servizi connessi e delle attività necessarie per il corretto adempimento degli obblighi contrattuali di trasporto, consegna, call center e reportistica. Detti corrispettivi, come risultanti dall offerta Economica, sono riportati nell allegato F Corrispettivi e saranno aggiornati sulla base degli indici di variazione calcolati con cadenza bimestrale e pubblicati sul sito I prezzi aggiornati entreranno automaticamente in vigore il primo giorno lavorativo del mese successivo al bimestre di osservazione. Esempio: Ipotizzando Gennaio Febbraio come bimestre di riferimento, i prezzi aggiornati saranno pubblicati sul sito il 15 Marzo per essere utilizzati a partire dal 1 Aprile. I nuovi Ordinativi di Fornitura emessi a partire dal 1 Aprile devono fare riferimento ai prezzi aggiornati, fermo restando che, ai fini della fatturazione, le Richieste di Consegna emesse successivamente devono fare riferimento ai prezzi aggiornati alla data di Ricezione delle stesse da parte del Fornitore. Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 11 di 13

12 6. Fatturazione e pagamenti Il pagamento dei corrispettivi contrattuali viene effettuato dall Amministrazione sulla base delle fatture emesse dal Fornitore conformemente alle modalità previste dalla normativa vigente in materia e dalla Convenzione (art.12 - Convenzione). I pagamenti sono effettuati a 90 (novanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, a mezzo di accreditamento sul conto corrente n 1279 intestato al Fornitore La Pitagora di Macelli Gian Carlo presso ISTITUTO BANCARIO SAMMARINESE, IBAN SM50B Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 12 di 13

13 7. Appendice Indicatori di qualità del servizio e penali Si riporta la tabella che riassume le penali previste per inadempimenti del Fornitore agli obblighi assunti con la stipula della Convenzione. SERVIZIO RIFERIMENTO APPLICABILITA UNITA DI MISURA VALORE DELLA PENALE Tipo di Consegna A Tipo di Consegna B Consegna Capitolato Tecnico, Par 4.1 Convenzione Art. 9 Mancata consegna entro 7 giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna. Mancata consegna entro 3 giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna, ove richiesto il servizio di Consegna urgente. Mancata consegna entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna. Mancata consegna entro 5 giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna, ove richiesto il servizio di Consegna urgente. Giorni lavorativi 3% (IVA esclusa)del valore della fornitura oggetto dell inadempimento Resi per difformità qualitativa Capitolato Tecnico Par. 4.3 Convenzione Art. 9 comma 11 Mancato ritiro e sostituzione entro 5 giorni lavorativi dalla data ricezione della comunicazione della contestazione Giorni lavorativi 5% (IVA esclusa)del valore della fornitura oggetto della contestazione Resi per difformità quantitativa in eccesso Capitolato Tecnico Par. 4.3 Convenzione Art. 9 comma 11 Mancato ritiro entro 15 giorni lavorativi dalla data ricezione della comunicazione della contestazione Giorni lavorativi 5% (IVA esclusa)del valore della fornitura oggetto della contestazione Tipo di Consegna A Tipo di Consegna B Consegna in occasione di rotture di Stock Capitolato Tecnico, Par 4.4 Convenzione Art. 6 comma 1 Mancata consegna entro 15 (quindici) giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna da parte del Fornitore. Mancata consegna entro 18 (diciotto) giorni lavorativi dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna da parte del Fornitore. Giorni lavorativi 5% (IVA esclusa)del valore della fornitura oggetto della contestazione Guida alla Convenzione per la fornitura di carta in risme Pagina 13 di 13