Centrale Regionale Acquisti. Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti

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1 Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale nel canale Contratti della Centrale Acquisti > Vaccino anti papilloma virus III edizione È possibile inviare richieste di informazione sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto.centraleacquisti@lispa.it oppure chiamando il numero verde

2 Guida alla Convezione Fornitura di vaccino anti papilloma virus III edizione per gli Enti del Sistema Sanitario Regionale La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Data di attivazione della convenzione 23 gennaio 2012 Data di scadenza della convenzione 23 gennaio 2013 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura Prezzo unitario Massimale della convenzione 12 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione. tale durata è prorogabile soltanto da Lombardia Informatica S.p.A. fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura tale durata non è prorogabile dall Ente. Confezionamento monodose: 46,67 Confezionamento decadose: 466,70 I prezzi si intendono IVA esclusa dosi di Vaccino Anti Papilloma Virus Fornitori aggiudicatari GlaxoSmithKline S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 8) - 2 -

3 Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 del contratto) Oggetto della Convezione è la fornitura di Vaccino anti papilloma virus (CERVARIX 20 MCG) offerto dal fornitore GlaxoSmithKline S.p.A., comprensiva dei servizi connessi, per gli Enti Sanitari della Regione Lombardia. Servizi aggiuntivi (art. 3 del contratto) I servizi connessi, sono comprensivi dei servizi di consegna e assistenza per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di fornitura. Inoltre da parte del fornitore è assicurata l organizzazione di eventi formativi allo scopo di fornire agli Enti Contraenti informazioni a supporto per l utilizzo quotidiano dei vaccini oggetto della fornitura nonché soluzioni ai problemi o alle domande di salute più frequenti che i pazienti/genitori rivolgono al medico al momento della vaccinazione. In particolare, a seguito di espressa richiesta da parte dell Ente e dopo aver concordato la data evento con l Ente stesso, il fornitore dovrà organizzare l evento a propria cura, onere e spese. È ammessa la possibilità per il Fornitore di organizzare un unico evento anche per più Enti, sempre previo accordo con gli Enti stessi

4 Modalità di acquisto e Registrazione È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Acquisti tramite negozio elettronico NECA. Gli Enti che utilizzano per la prima volta i servizi della Centrale Regionale Acquisti dovranno procedere alla registrazione (una tantum). Le informazioni necessarie per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti sono disponibili sul Portale alla pagina Registrazione. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Una volta effettuata la registrazione, Per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale della Centrale Regionale Acquisti e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione

5 Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA Ordinativi di fornitura (art. 5 del contratto) Contratto Nel momento in cui l Ente invia l ordinativo di fornitura al fornitore, da origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Ente ed il fornitore stesso. Tale contratto può essere stipulato dagli enti del servizio sanitario regionale (art.1 della L.R. 30 del 27/12/2006). Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento del quantitativo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; ad un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione del quantitativo totale indicato nell ordinativo di fornitura, L Ente può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'ente ha la possibilità di ridurre il quantitativo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A.. In tal caso tali quantitativi saranno reinseriti nel - 5 -

6 massimale di gara e resi disponibili per gli altri Enti Modello Al fine della corretta compilazione del modello ordinativo di fornitura è necessario che gli Enti indichino: il quantitativo totale della fornitura; il nome commerciale del vaccino; i riferimenti per la fatturazione; il CIG della procedura ed il CIG dedicato. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Quantitativo Il quantitativo della fornitura, che va indicato nell ordinativo di fornitura, non vincola in alcun modo l Ente all acquisto di quantitativi minimi bensì impone al Fornitore di accettare gli ordinativi di fornitura emessi dagli Enti che utilizzano la Convenzione nel corso della sua durata. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione del quantitativo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Ente legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, gli Enti dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati. Richiesta di consegna Le richieste di consegna possono essere inviate entro un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e fino a concorrenza del quantitativo totale della fornitura indicato dall ordinativo stesso

7 Modelli Al fine della corretta compilazione del modello richiesta di consegna è necessario che gli Enti indichino: i riferimenti del soggetto delegato all emissione della Richiesta di Consegna; il numero di protocollo e la data dell ordinativo di fornitura cui le richieste si riferiscono; le quantità e le tipologie di vaccini che devono essere consegnate; il luogo di consegna. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Invio e Revoca (art. 5 e6 del contratto) L invio e la conferma di invio dell ordinativo di fornitura e/o delle richieste di consegna avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico. Verbale (Par del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà all Ente il verbale di consegna o, in sostituzione, il "Documento di Trasporto". Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: il riferimento a Convenzione per la fornitura di vaccino anti HPV III edizione ; il numero identificativo del lotto di produzione; i dati relativi all unità richiedente dell ente; il numero di prodotocollo e la data di ricezione della richiesta di consegna; la data di avvenuta consegna; l elenco dettagliato dei prodotti consegnati con l indicazione del numero di dosi di vaccino consegnaro e relative date di scadenza. La firma dell addetto dell Ente posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Ente si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo Resi, del Capitolato Tecnico)

8 Condizioni economiche (art. 9 del contratto) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per il bene fornito viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati a 60 (sessanta) giorni dalla data ricezione della fattura, con accredito sul conto corrente intestato al fornitore: GlaxoSmithKline S.p.A. presso Deutsche Bank S.p.A. IBAN IT 66 E Prezzi (art. 8 del contratto Corrispettivi ) Gli importi dovuti per le consegne effettuate a fronte delle richieste di consegna, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati nell allegato D - Corrispettivi. Riferimenti del fornitore (art. 24 del contratto) Call Center: Tel: Fax: oppure vep0170@gsk.com Responsabile della fornitura: D.sa Maria Cefaly Cel: Collaboratore scientifico: D.sa Laura Gardini Cel:

9 Il fornitore mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: - Mattina: dalle ore 8.30 alle ore Pomeriggio: dalle ore alle ore Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute alle ore 8.30 del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell Ordinativo di Fornitura e delle Richieste di Consegna; richiedere chiarimenti sulle modalità di consegna; richiedere chiarimenti ed informazioni relativi allo stato delle consegne; inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura, la Dottoressa Maria Cefaly, è il referente per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna. Il Collaboratore Scientifico, la D.sa Laura Gardini, è il referente clinico per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna

10 Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Ente ed il fornitore originato dall invio da parte dell Ente dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Ente/Amministrazione che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti/Amministrazioni. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Ente/amministrazione può aderire alla convenzione ed inviare l'ordinativo di Fornitura. Durata del singolo Contratto di fornitura: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione della fornitura stessa. Tale durata non è prorogabile né estendibile. Massimale della Convenzione: quantitativo/importo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene/servizio alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line. Sedi di consegna: luoghi indicati nell ordinativo di fornitura presso i quali il fornitore aggiudicatario deve effettuare la consegna richiesta. Sito: lo spazio web all indirizzo in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: Uffici dell Ente/amministrazione legittimati ad emettere gli Ordinativi di Fornitura