Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti

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1 Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale nel canale Contratti dell Agenzia > VACCINI - Ed. 5 È possibile inviare richieste di informazioni sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto@arcalombardia.it oppure chiamando il numero verde Guida alla Convenzione per la fornitura di Vaccini Ed. 5 Pagina 1 di 9

2 Guida alla Convezione Fornitura di vaccini Ed. 5 La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Data di attivazione della convenzione Lotto 1, 2, 4 e 5 Data di scadenza della convenzione Lotto 1, 2, 4 e 5 Data di attivazione della convenzione Lotto 3 Data di scadenza della convenzione Lotto 3 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura Prezzo unitario 11/02/ /02/ /04/ /04/ mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione. tale durata è prorogabile soltanto dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura tale durata non è prorogabile dall Ente. Lotto 1 Vaccino epatitico B (DNAr) pediatrico ENGERIX B pediatrico 10 mcg - 9,13 per singola dose (IVA esclusa) Lotto 2 Vaccino epatitico B (DNAr) adulti HBVAXPRO 10 MCG - 13,02 per singola dose (IVA esclusa) Lotto 3 Vaccino anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato - HIBERIX B 0,5 ML 667 dosi - 11,39 per singola dose (IVA esclusa) Pagina 2 di 12

3 Lotto 4 Vaccino (adsorbito) difterico, tetanico, pertossico (componente acellulare), epatitico B (rdna), antipolio (inattivato) e anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato INFANRIX HEXA - 44,54 per singola dose (IVA esclusa) Lotto 5 Vaccino pneumococcico polisaccaridico coniugato 13 valente adsorbito PREVANAT 13-42,10 per singola dose (IVA esclusa) Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari Lotto 1 Vaccino epatitico B (DNAr) pediatrico ENGERIX B pediatrico 10 mcg dosi Lotto 2 Vaccino epatitico B (DNAr) adulti HBVAXPRO 10 MCG dosi Lotto 3 Vaccino anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato - HIBERIX B 0,5 ML 667 dosi 667 dosi Lotto 4 Vaccino (adsorbito) difterico, tetanico, pertossico (componente acellulare), epatitico B (rdna), antipolio (inattivato) e anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato INFANRIX HEXA dosi Lotto 5 Vaccino pneumococcico polisaccaridico coniugato 13 valente adsorbito PREVANAT dosi Lotto 1, Lotto 3 e Lotto 4 GlaxoSmithKline S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 9) Lotto 2 Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 9) Lotto 5 Pfizer Italia S.r.l. (riferimenti del fornitore a pagina 10) Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 della Convenzione) Pagina 3 di 12

4 Oggetto della Convezione è la fornitura di vaccini comprensiva dei servizi connessi, per gli Enti della Regione Lombardia. In particolare i vaccini oggetto della convenzione sono, rispettivamente per ciascun lotto: Lotto 1 Vaccino epatitico B (DNAr) pediatrico ENGERIX B pediatrico 10 mcg Lotto 2 Vaccino epatitico B (DNAr) adulti HBVAXPRO 10 MCG Lotto 3 - Lotto 3 Vaccino anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato - HIBERIX B 0,5 ML Lotto 4 Vaccino (adsorbito) difterico, tetanico, pertossico (componente acellulare), epatitico B (rdna), antipolio (inattivato) e anti-haemophilus influenzae tipo b (Hib) coniugato INFANRIX HEXA Lotto 5 Vaccino pneumococcico polisaccaridico coniugato 13 valente adsorbito PREVANAT 13 Servizi aggiuntivi (art. 3 della Convenzione e par. 3.1 del Capitolato Tecnico) I servizi connessi sono comprensivi dei servizi di consegna e assistenza per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di fornitura. Modalità di acquisto È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dall Agenzia tramite negozio elettronico NECA. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate da ARCA, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Per acquistare tramite il NECA, l Ente deve essere registrato all Agenzia oppure, se già registrato alla piattaforma di E-procurement Sintel, deve aver aggiornato i suoi dati: Pagina 4 di 12

5 Per registrarsi ad ARCA o aggiornare i propri dati, sul Portale nella pagina Registrazione sono disponibili tutte le informazioni. Una volta effettuata la registrazione, Per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione. Pagina 5 di 12

6 Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA Ordinativi di fornitura (art. 5 della Convenzione) Contratto Nel momento in cui l Ente invia l ordinativo di fornitura al fornitore, da origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Ente ed il fornitore stesso. Tale contratto può essere stipulato dagli enti del servizio sanitario regionale (art.1 della L.R. 30 del 27/12/2006). Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento del quantitativo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; dopo 12 mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione del quantitativo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Ente può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'ente ha la possibilità di ridurre il quantitativo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e ad ARCA. In tal caso tali quantitativi saranno reinseriti nel massimale di gara e Pagina 6 di 12

7 resi disponibili per gli altri Enti. Modello Al fine della corretta compilazione del modello ordinativo di fornitura è necessario che gli Enti indichino: il quantitativo totale della fornitura; il nome commerciale del prodotto; i riferimenti per la fatturazione; il CIG della procedura di gara e il CIG dedicato. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Quantitativo Il quantitativo della fornitura, che va indicato nell ordinativo di fornitura, non vincola in alcun modo l Ente all acquisto di quantitativi minimi bensì impone al Fornitore di accettare gli ordinativi di fornitura emessi dagli Enti che utilizzano la Convenzione fino a concorrenza del quantitativo massimo contrattuale. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione del quantitativo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Ente legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, gli Enti dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati. Richiesta di consegna Le richieste di consegna possono essere inviate entro 6 mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e fino a concorrenza del quantitativo totale della fornitura indicato dall ordinativo stesso. Pagina 7 di 12

8 Modelli Al fine della corretta compilazione del modello richiesta di consegna è necessario che gli Enti indichino: i riferimenti del soggetto delegato all emissione delle Richiesta di Consegna; i riferimenti dell Ordinativo di Fornitura a cui tale Richiesta di Consegna fa riferimento (in particolare: il N. di Protocollo Ordine di Fornitura / numero di protocollo); la Sede di Consegna; i riferimenti del soggetto delegato all emissione della Richiesta di Consegna; il nome commerciale del prodotto. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Invio e Revoca (art. 5 e 6 della Convenzione) L invio, la conferma di invio e la revoca dell ordinativo di fornitura e/o delle richieste di consegna avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico. Verbale (art del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà all Ente il verbale di consegna o, in sostituzione, il "Documento di Trasporto". Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: il seguente riferimento: Convenzione per la fornitura di vaccini antinfluenzali 2012/2013 ; il numero identificativo del lotto di fabbricazione; i dati relativi all Unità Richiedente dell Ente Contraente; il numero di protocollo e la data di ricezione della Richiesta di Consegna; la data dell avvenuta consegna; l elenco dettagliato dei Prodotti consegnati con l indicazione del numero di dosi di vacccino consegnato e la relativa scadenza. La firma dell addetto dell Ente posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Ente si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo resi, del Capitolato Tecnico). Pagina 8 di 12

9 Condizioni economiche (art. 9 della Convenzione) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per il bene/servizio fornito viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati a 30 (trenta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, con accredito sul conto corrente intestato al fornitore: In relazione alle forniture della GlaxoSmithKline S.p.A.: presso Deutsche Bank S.p.A. IBAN IT66E In relazione alle forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A.: presso CREDITO BERGAMASCO IBAN IT13X presso MONTE DEI PASCHI DI SIENA IBAN IT88V presso SOCIETE GENERALE IBAN IT69O EU presso POSTE ITALIANE IBAN IT52U In relazione alle forniture della Pfizer Italia S.r.l.: presso Citibank IBAN IT31C Prezzi (art. 8 della Convenzione) Gli importi dovuti per le consegne effettuate a fronte delle richieste di consegna, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati negli allegati Corrispettivi. Pagina 9 di 12

10 Riferimenti del fornitore (art. 24 della Convenzione) Forniture della GlaxoSmithKline S.p.A. Call Center: Tel: 045/ Fax: oppure Responsabile della fornitura: Dottoressa Maria Cefaly Tel: 347/ Fax: 045/ Forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A. Call Center per gli ordinativi di fornitura: Tel: 06/ Fax: 06/ Call Center per le richieste di consegna: Numero Verde: Tel: 06/ Fax: 06/ Responsabile della fornitura: Dott. Paolo Fonti Tel: 06/ Fax: 06/ Collaboratore scientifico: Dott. Vincenzo Caggio Cell: 334/ Pagina 10 di 12

11 Forniture della Pfizer Italia S.r.l. Call Center ricezione ordini: Fax: / CostumerServiceHP@pfizer.com Responsabile della fornitura: Tel: Il fornitore mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: dalle 8.30 alle Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute all inizio del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell Ordinativo di Fornitura e delle Richieste di Consegna; richiedere chiarimenti sulle modalità di consegna; richiedere chiarimenti ed informazioni relativi allo stato delle consegne; inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura è il referente per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: essere il referente per tutti gli Enti che emettono Ordinativi di Fornitura e Richieste di Consegna; implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; essere costantemente in contatto con il Collaboratore Scientifico; gestire gli eventuali reclami/segnalazioni di disservizi provenienti dagli Enti e/o da ARCA Il Collaboratore Scientifico è il referente clinico per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: fornire, anche presso le sedi di ciascun Ente, tutte le eventuali informazioni di carattere farmacologico e clinico relative ai singoli Prodotti; Pagina 11 di 12

12 fornire qualunque tipologia di informazione che supporti gli Enti nell utilizzo operativo quotidiano dei Prodotti. Pagina 12 di 12

13 Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Ente ed il fornitore originato dall invio da parte dell Ente dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Ente che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Ente può inviare l'ordinativo di Fornitura. Durata del singolo Contratto di fornitura: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione della fornitura stessa. Tale durata non è prorogabile né estendibile. Massimale della Convenzione: quantitativo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene/servizio alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente online. Sedi di consegna: il luogo o i luoghi sedi e uffici dell Ente Contraente e/o delle Unità Richiedenti indicati nella Richiesta di Consegna, presso il quale o i quali il Fornitore deve consegnare il quantitativo di Prodotto richiesto; Sito: lo spazio web all indirizzo in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: i referenti degli Enti Contraenti legittimati ad emettere le Richieste di Consegna, nonché a gestire operativamente il rapporto contrattuale derivante dall emissione dei predetti Ordinativi di Fornitura. Pagina 13 di 12