Codice etico e di condotta aziendale

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1 Codice etico e di condotta aziendale Prima versione febbraio 2010 Ingenico, Avenue Charles de Gaulle, Neuilly-sur-Seine Tel. 33(0) Fax 33 (0) ingenico@ingenico.com

2 Indice 1. Principi e applicazione del Codice Etico Articolo 1 Scopo del Codice Etico Articolo 2 Ambito di applicazione del Codice Etico UNA PRIORITÀ PER IL GRUPPO Uno strumento operativo Conformità alle leggi e ai regolamenti Articolo 3 Procedure di segnalazione Natura fondamentale del diritto di segnalazione Procedura da seguire Gestione delle segnalazioni e delle richieste di istruzioni su come procedere 8 2. Principali regole etiche e Codice di Condotta Articolo 1 Tutela dell ambiente Articolo 2 Tutela dei diritti fondamentali dei Dipendenti del Gruppo Pari opportunità in base al merito e alle competenze Divieto di discriminazione e molestie sessuali e morali Divieto di lavoro minorile Divieto di lavoro forzato Salute e sicurezza Libertà di associazione e contrattazione collettiva Articolo 3 Regole di buona governance Divieto assoluto di corruzione pubblica e privata Rapporti con partiti politici Prevenzione delle attività di riciclaggio di denaro sporco Prevenzione di attività fraudolente Divieto di pratiche anticoncorrenziali I dipendenti sono tenuti ad evitare qualsiasi conflitto tra i loro interessi in qualità di Dipendenti e i loro obblighi verso Ingenico I Dipendenti del Gruppo s impegnano ad astenersi dal divulgare qualsiasi informazione giudicata riservata dal Gruppo senza aver prima ottenuto la necessaria autorizzazione Rapporti con gli azionisti e i mercati finanziari 18 Codice etico e di condotta aziendale 2/20

3 Ingenico è una società quotata affermata, orgogliosa del proprio patrimonio storico, del suo ruolo di leadership e della sua reputazione di onestà e integrità. La capacità di Ingenico di mantenere la propria reputazione dipende dalle scelte e dalle azioni compiute quotidianamente dai dipendenti della società. Lo staff di Ingenico svolge un ruolo fondamentale. A diversi livelli, ciascun dipendente rappresenta la società nei rapporti con gli altri, siano essi clienti, fornitori, dipendenti di alte aziende, concorrenti, governi, investitori o il pubblico in generale. Ingenico si aspetta che tutti i suoi dipendenti si comportino in modo tale da consolidare la reputazione della società, indipendentemente dal loro settore di attività e livello di responsabilità. Non possiamo raggiungere i nostri obiettivi di crescita e sostenibilità senza condividere un patrimonio comune di principi e valori etici. È con questo spirito che chiediamo a tutti i dipendenti di leggere attentamente i principi contenuti nel presente Codice e porli alla base del loro operato. Tali principi costituiscono le norme di comportamento fondamentali che il Gruppo si aspetta da tutti i suoi dipendenti. Philippe Lazare Presidente e Chief Executive Officer Codice etico e di condotta aziendale 3/20

4 1. Principi e applicazione del Codice Etico 1.1. Articolo 1 Scopo del Codice Etico Ingenico è un Gruppo che opera a livello globale, gestendo molte situazioni diverse. Al fine di razionalizzare la struttura del Gruppo - un fattore fondamentale ai fini dell efficienza economica del progresso sociale e della sicurezza giuridica - il presente Codice è stato concepito per definire una serie di principi comuni a beneficio di ciascun dipendente in tutti i paesi in cui lo stesso opera, in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili al Gruppo. L obiettivo del presente documento è quello di: garantire a tutti i Dipendenti del Gruppo i diritti minimi, conformemente ai principi contenuti nelle convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro, la cui applicazione non richiede l intervento dello Stato, e ribaditi nel presente Codice; definire regole comuni allo scopo di garantire la coerenza delle attività del Gruppo in relazione ai punti ritenuti fondamentali per la sicurezza giuridica e operativa delle sue attività e la tutela dell immagine del suo marchio; garantire lo sviluppo di una cultura aziendale comune a beneficio di tutti. A tale scopo, il Codice stabilisce le regole minime comuni su cui deve basarsi il comportamento di tutti i Dipendenti del Gruppo, sia internamente sia nei confronti delle persone fisiche e giuridiche esterne che intrattengono rapporti con il Gruppo. L Articolo 3, Sezione I del presente Codice definisce inoltre i diritti e le procedure di segnalazione applicati allo scopo di garantire un efficace attuazione di tali regole a beneficio di tutti Articolo 2 Ambito di applicazione del Codice Etico UNA PRIORITÀ PER IL GRUPPO Il presente Codice rappresenta una forte affermazione delle regole ritenute di fondamentale importanza per la sicurezza del Gruppo, il benessere dei suoi Dipendenti, il consolidamento dei rapporti intrattenuti con soggetti terzi e, di conseguenza, i suoi risultati economici e il suo sviluppo sostenibile. Pertanto, la sua efficace applicazione nell ambito dello svolgimento delle attività quotidiane costituisce una delle priorità del Gruppo. A tale scopo, il Codice Etico, approvato dal Comitato di Etica e Corporate Governance di Ingenico, si applicherà a: Codice etico e di condotta aziendale 4/20

5 ciascuna società del Gruppo e a tutti i suoi Dipendenti nel mondo, ovvero: Ingenico SA e tutte le società dalla stessa controllate (il Gruppo ); tutti i Dipendenti del Gruppo, incluso il management e gli organi di vigilanza (i Dipendenti ); tutte le attività svolte dal Gruppo siano esse: interne; o svolte con i subappaltatori e i fornitori del Gruppo; il Gruppo intende collaborare con partner che condividono i suoi valori. Di conseguenza, l efficace applicazione del Codice rappresenta un fattore importante per la scelta di avviare e proseguire qualsiasi rapporto. Perché è una priorità per il Gruppo: il management del Gruppo non dovrà ritenersi responsabile per eventuali perdite di profitto riconducibili all applicazione delle regole contenute nel presente documento. Analogamente, nessun Dipendente del Gruppo subirà conseguenze per aver esercitato il proprio diritto di segnalazione di cui all Articolo 3. L eventuale violazione delle regole contenute nel presente documento potrà essere soggetta alla comminazione di una sanzione in base a quanto stabilito dalle regole del Gruppo e dalle leggi applicabili. L impegno a rispettare i principi contenuti nel Codice Etico costituirà una condizione essenziale per l avvio di qualsiasi rapporto Uno strumento operativo È opportuno sottolineare che: Il Codice può produrre vantaggi per tutti soltanto qualora le disposizioni dallo stesso previste vengano effettivamente applicate; Il mancato rispetto dei principi contenuti nel presente documento potrebbe avere gravi conseguenze per il Gruppo e per i suoi Dipendenti, dal punto di vista legale, commerciale o dell immagine del marchio del Gruppo. Di conseguenza, i Dipendenti sono tenuti a utilizzare il presente Codice come una guida e uno strumento di supporto alla loro condotta, sia internamente sia nelle circostanze in cui gli stessi agiscono in rappresentanza di Ingenico. A tale scopo: Ciascun Dipendente riceverà sistematicamente una copia del Codice all inizio del proprio rapporto di lavoro con il Gruppo; È possibile scaricare il Codice dalla rete Intranet oppure richiederne una copia all Ufficio Risorse Umane di ciascuna società appartenente al Gruppo; Il Management del Gruppo e gli organi di vigilanza sono tenuti a garantire la costante applicazione del Codice e la distribuzione dello stesso ai Dipendenti; Codice etico e di condotta aziendale 5/20

6 L attenzione dei dipendenti è fondamentale ai fini di un efficace applicazione del Codice; Ciascun Dipendente ha la possibilità di accedere agli strumenti necessari per capire come applicare il Codice per informare il Gruppo in merito ad eventuali rischi di violazione del Codice o all effettiva violazione dello stesso: In caso di dubbi sul significato o sull ambito di applicazione di una regola contenuta nel presente Codice, il Dipendente interessato è tenuto a chiedere istruzioni su come procedere seguendo la procedura descritta nell Articolo 3. Eventuali situazioni che apparentemente comportano un rischio di violazione del Codice o che costituiscono una effettiva violazione dello stesso, potranno essere segnalate conformemente alla procedura descritta nell Articolo Conformità alle leggi e ai regolamenti In ogni caso, il Codice costituisce un insieme di principi comuni. Tutti i Dipendenti del Gruppo sono obbligati ad osservare le leggi e i regolamenti nazionali al momento in vigore. Di conseguenza, qualora le norme vigenti in un determinato paese siano ancora più rigorose rispetto a una qualsiasi regola contenuta nel Codice, tali norme nazionali prevarranno. Nell ambito delle rispettive responsabilità e posizioni, i Dipendenti del Gruppo sono altresì tenuti ad informarsi regolarmente sugli aggiornamenti e sulle raccomandazioni pubblicate online sul sito Intranet del Gruppo Articolo 3 Procedure di segnalazione Natura fondamentale del diritto di segnalazione Il Gruppo intende prevedere in anticipo i problemi allo scopo di prevenirli o, ove opportuno, risolverli nel più breve tempo possibile, limitando le conseguenze. Pertanto, la segnalazione di eventuali rischi di violazione o violazioni effettive assume una valenza fondamentale per il Gruppo. Tutti i Dipendenti sono pertanto invitati a segnalare comportamenti dagli stessi ritenuti violativi del Codice Etico. Per il Gruppo, il diritto di segnalare o richiedere istruzioni su come procedere rappresenta un fattore fondamentale per il corretto e regolare svolgimento delle attività. Pertanto: Non sarà comminata alcuna sanzione, né diretta né indiretta, in caso di segnalazioni effettuate in buona fede; Codice etico e di condotta aziendale 6/20

7 Il Gruppo non tollererà alcun tipo di pressione o minaccia volta a interferire con l esercizio del diritto di segnalazione da parte di qualsiasi persona Procedura da seguire Esistono due situazioni ipotetiche distinte: Prima situazione ipotetica Nel caso in cui i fatti in questione rientrino apparentemente in ambito amministrativo o bancario, siano apparentemente attinenti alla revisione contabile o alla lotta contro la corruzione o sembrino pregiudicare gli interessi fondamentali del Gruppo, ciascun dipendente del Gruppo può segnalare o richiedere istruzioni su come procedere, a sua discrezione: al Presidente e CEO di Ingenico SA, che può essere contattato al seguente numero telefonico: +33 (0) all Internal Audit Manager: +33 (0) Seconda situazione ipotetica Nel caso in cui i fatti in questione sembrino pregiudicare la salute fisica o psichica nonché la sicurezza delle persone o degli interessi fondamentali del Gruppo, ciascun dipendente del Gruppo può segnalare o richiedere istruzioni su come procedere, a sua discrezione: al proprio diretto superiore o al responsabile di quest ultimo o alla persona nominata all interno della società in relazione alla gestione di tali segnalazioni o richieste di istruzioni su come procedere; Alle persone indicate in relazione alla prima situazione ipotetica qualora il dipendente ritenga inopportuno o inutile effettuare la segnalazione alle persone indicate nel precedente punto. In entrambe le situazioni ipotetiche: Per poter essere prese in considerazione, le eventuali segnalazioni o richieste di istruzioni su come procedere devono soddisfare le tre condizioni di seguito indicate: La persona che effettua la segnalazione deve fornire il proprio nome. Il suo nome resterà riservato e potrà essere rivelato soltanto con la sua autorizzazione. Il nome di tale persona potrà essere rivelato qualora, a seguito della segnalazione, venga avviato un procedimento civile o penale nei confronti di chi ha commesso la violazione; La segnalazione o la richiesta di istruzioni su come procedere deve descrivere l atto illecito sospettato od osservato nella maniera più precisa e dettagliata possibile. Ciò Codice etico e di condotta aziendale 7/20

8 risulta essenziale al fine di consentire una gestione efficace ed efficiente della questione e di impedire l effettuazione di segnalazioni basate su semplici voci di corridoio; La segnalazione o la richiesta di istruzioni su come procedere deve essere riferita a: Una (minacciata) violazione del Codice Etico; Una (minacciata) violazione delle leggi al momento in vigore; Un rischio per la salute, la sicurezza o l ambiente; Una frode ai danni del Gruppo Gestione delle segnalazioni e delle richieste di istruzioni su come procedere In relazione ad eventuali segnalazioni che soddisfano le condizioni precedentemente indicate, saranno adottati i seguenti provvedimenti: Verifica da parte dell ufficio competente. A tale riguardo, la persona che effettua la segnalazione provvederà a fornire un resoconto riservato all Internal Audit Manager non appena possibile subito dopo la data della segnalazione; adozione di tutti i provvedimenti necessari al fine di porre rimedio alla situazione; invio di una notifica alla persona che ha effettuato la segnalazione, in via riservata, in merito al provvedimento adottato. Sarà fornito un riscontro a tutte le richieste di istruzioni su come procedere che soddisfano tali condizioni. Le istruzioni fornite saranno eseguite dalla persona che ha effettuato la segnalazione e/o da qualsivoglia altra persona autorizzata che sarà pertanto informata sulle istruzioni impartite. I dati personali relativi alle segnalazioni o alle richieste di istruzioni su come procedere concernenti questioni non supportate da prove o che si rivelano irrilevanti saranno conservati soltanto entro i limiti strettamente necessari allo scopo di consentire al Gruppo di dimostrare che la segnalazione è stata presa in considerazione ed esaminata ed esclusivamente per il periodo minimo previsto dalla legge. Codice etico e di condotta aziendale 8/20

9 2. Principali regole etiche e Codice di Condotta In caso di dubbi in merito all applicazione di una delle seguenti regole, tutti i Dipendenti del Gruppo sono invitati a richiedere istruzioni su come procedere conformemente alla procedura descritta nell Articolo 3 della Sezione I Articolo 1 Tutela dell ambiente Ingenico e i suoi Dipendenti considerano la tutela dell ambiente un aspetto fondamentale di tutte le attività commerciali del Gruppo. Sebbene il Gruppo non abbia un sito produttivo proprio, il rispetto dell ambiente e la riduzione delle emissioni di gas serra devono stare a cuore a tutti. Di conseguenza, i Dipendenti del Gruppo sono invitati a: privilegiare i fornitori e i subappaltatori più rispettosi dell ambiente, qualora sia possibile operare una scelta in tal senso; Evitare gli sprechi di energia attraverso semplici azioni quotidiane e il buon senso: spegnere le luci uscendo da una stanza, spegnere i computer prima di andare a casa, evitare gli sprechi di acqua corrente, ecc.; Evitare gli sprechi di carta stampando i documenti elettronici soltanto nei casi in cui le informazioni contenute negli stessi debbano essere trattate professionalmente. Il Gruppo è impegnato nella tutela dell ambiente. Al fine di tenere fede a tale impegno, la politica del Gruppo prevede la piena soddisfazione o addirittura il superamento dei requisiti di legge applicabili. I Dipendenti sono tenuti a segnalare eventuali incidenti che implichino lo scarico o l emissione di sostanze tossiche nell ambiente. La violazione delle leggi ambientali, anche non intenzionale, può determinare la comminazione di gravi sanzioni e procedimenti e il Gruppo, i Dipendenti coinvolti, o entrambi, potrebbero essere ritenuti responsabili di tale violazione Articolo 2 Tutela dei diritti fondamentali dei Dipendenti del Gruppo Al fine di ottenere un efficace applicazione dei diritti derivanti dai principi contenuti nelle convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro, è necessaria la massima attenzione da parte di tutti. Le procedure di segnalazione e richiesta di istruzioni descritte nell Articolo 3 della Sezione I consentono a tutti di adempiere ai diritti descritti nel presente articolo. Codice etico e di condotta aziendale 9/20

10 I diritti fondamentali sono sei: - Pari opportunità in base al merito e alle competenze; - Divieto di discriminazione e molestie sessuali e morali; - Divieto di lavoro minorile; - Divieto di lavoro forzato; - Salute e sicurezza; - Libertà di associazione e contrattazione collettiva Pari opportunità sulla base del merito e delle competenze Il Gruppo osserva il principio delle pari opportunità di lavoro: Le decisioni relative a reclutamento, promozione, permanenza in carica, formazione, aggiornamento e retribuzione devono essere basate sulle capacità, sulle competenze e sull esperienza necessarie per svolgere il lavoro. In nessun caso la famiglia o i rapporti personali potranno essere presi in considerazione ai fini della valutazione in merito alla capacità di un individuo di assumere una determinata posizione. I candidati che hanno un rapporto familiare o personale con una persona che intrattiene o ha intrattenuto rapporti d affari con il Gruppo saranno valutati esclusivamente sulla base dei propri meriti. Qualora una qualsiasi persona coinvolta nel processo di selezione abbia un conflitto d interesse, la stessa è tenuta a richiedere l esonero da tale processo. Eventuali decisioni del management relative a un Dipendente che intrattenga rapporti familiari o personali con un dirigente tali da poter provocare un conflitto d interesse effettivo, potenziale o apparente saranno deferite ad un altro dirigente o ai diretti superiori. Tali decisioni possono essere riferite a promozioni, stipendi, attribuzione di mansioni, formazione/aggiornamento, diritto agli straordinari e valutazioni del rendimento Divieto di discriminazione e molestie sessuali e morali Il Gruppo è costantemente impegnato a creare e mantenere un ambiente di lavoro che tuteli la dignità di ciascuna persona. Nessun Dipendente del Gruppo sarà soggetto a molestie morali o sessuali o di qualsivoglia altra natura sul luogo di lavoro, né da parte di un Dipendente né da parte di soggetti terzi con cui il Gruppo intrattiene rapporti d affari. Tale comportamento non sarà tollerato a nessun livello. Non sarà tollerata alcuna forma di discriminazione basata su razza, nazionalità o etnia, colore della pelle, religione, età, genere, orientamento sessuale, stato civile, disabilità o su una condanna scontata. Le distinzioni basate sui requisiti lavorativi effettivi non dovranno considerarsi come discriminazioni. Codice etico e di condotta aziendale 10/20

11 Sono altresì vietate le discriminazioni e le molestie contro fornitori, consulenti, clienti e altre persone con le quali il Gruppo intrattiene rapporti d affari. Il rifiuto di avviare o proseguire un rapporto d affari con qualsivoglia persona allo scopo di rispettare le regole contenute nel presente documento non dovrà considerarsi come una discriminazione Divieto di lavoro minorile In nessun caso il Gruppo tollererà l impiego di lavoro minorile presso le proprie sedi o quelle dei suoi subappaltatori e fornitori. Tale divieto si riferisce al lavoro che verosimilmente pregiudica i diritti dei bambini di frequentare la scuola e di ricevere un istruzione, il loro sviluppo o la loro salute fisica e mentale e che li priva del diritto all infanzia e del rispetto. Pertanto, risulta fondamentale osservare le seguenti regole: Totale rispetto dell età minima di ammissione al lavoro applicabile in tutti i paesi in cui il Gruppo è presente. In ogni caso, tale età minima non potrà essere inferiore a quella specificata nelle convenzioni 138 e 182 dell Organizzazione Internazionale del Lavoro, vale a dire 16 anni, innalzata a 18 anni per i lavori pericolosi o particolarmente difficili; I minori di età compresa tra 16 e 18 anni possono essere assunti esclusivamente a condizione che l impegno lavorativo non impedisca loro di ricevere un istruzione; Il management di ciascuna società del Gruppo è tenuto, in particolar modo, ad accertarsi che i propri subappaltatori e fornitori osservino tali regole. L Ufficio Affari Legali del Gruppo provvederà a fornire al management delle società del Gruppo gli opportuni strumenti giuridici a tale riguardo Divieto di lavoro forzato In nessun caso il Gruppo tollererà l impiego di lavoro forzato, vale a dire l impiego di lavoratori reclutati con la costrizione, la forza o il ricatto. Il management di ciascuna società del Gruppo è tenuto, in particolar modo, ad accertarsi che i propri subappaltatori e fornitori osservino tali regole. L Ufficio Affari Legali del Gruppo provvederà a fornire al management delle società del Gruppo gli opportuni strumenti a tale riguardo Salute e sicurezza Le condizioni di lavoro all interno del Gruppo devono essere tali da garantire la sicurezza e la tutela della salute fisica e mentale dei suoi Dipendenti. A tal fine, le norme in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro si applicheranno a tutte le società del Gruppo. Codice etico e di condotta aziendale 11/20

12 Libertà di associazione e contrattazione collettiva Il Gruppo riconosce e rispetta il diritto dei suoi Dipendenti di creare un organizzazione sindacale di loro scelta o aderire a un organizzazione sindacale già esistente. Il Gruppo riconosce e rispetta il diritto dei suoi Dipendenti di essere rappresentati dal/dagli rispettivo/i sindacato/i nell ambito delle contrattazioni collettive legate al lavoro ai sensi delle leggi e dei regolamenti applicabili allo stesso Articolo 3 Regole di buona governance Gli interessi del Gruppo prevarranno in ogni caso. Nessun contratto o beneficio di natura commerciale potrà giustificare il fatto di aver messo in pericolo il Gruppo. Di conseguenza, i Dipendenti del Gruppo sono tenuti a prestare la massima attenzione in merito all applicazione delle regole di seguito illustrate. Le regole fondamentali sono otto: - Divieto assoluto di corruzione pubblica e privata; - Rapporti con partiti politici; - Prevenzione delle attività di riciclaggio di denaro sporco; - Prevenzione delle attività fraudolente; - Divieto di pratiche anticoncorrenziali; - I dipendenti sono tenuti ad evitare qualsiasi conflitto tra i loro interessi in qualità di Dipendenti e i loro obblighi verso il Gruppo; - I Dipendenti del Gruppo s impegnano ad astenersi dal divulgare qualsiasi informazione giudicata riservata dal Gruppo senza aver prima ottenuto la necessaria autorizzazione; - Rapporti con gli azionisti e i mercati finanziari. In presenza di dubbi sulla legittimità di un azione, i Dipendenti del Gruppo sono invitati a sospendere le attività in questione e ad avvalersi del proprio diritto di segnalazione e richiesta di istruzioni su come procedere conformemente a quanto descritto nell Articolo 3 della Sezione I. Codice etico e di condotta aziendale 12/20

13 Divieto assoluto di corruzione pubblica e privata È vietato compiere le seguenti azioni: offrire o pagare, direttamente o indirettamente, somme di denaro a un funzionario pubblico o a una persona fisica o giuridica con la quale si intrattengono rapporti; offrire, direttamente o indirettamente, a un funzionario pubblico o a una persona fisica o giuridica con la quale si intrattengono rapporti, per se stessi o per conto di qualsivoglia altra persona fisica o giuridica, in qualsiasi momento, qualunque tipo di beneficio materiale o in natura il cui riconoscimento non sia espressamente consentito o autorizzato dalla legge del paese di cittadinanza del funzionario pubblico; offrire o accettare di pagare a un funzionario pubblico o a una persona fisica o giuridica con la quale si intrattengono rapporti, un incentivo, vale a dire una somma di denaro corrisposta allo scopo di accelerare i le tempistiche di una formalità ordinaria; cedere ad eventuali sollecitazioni o richieste, dirette o indirette, effettuate da un funzionario pubblico o da una persona fisica o giuridica con la quale si intrattengono rapporti, volte ad ottenere o ricevere, per se stessi o per qualsivoglia altra persona o società nominata, qualsiasi beneficio di qualsivoglia natura il cui riconoscimento non sia espressamente consentito o autorizzato dalla legge del paese di cittadinanza del funzionario pubblico. IMPORTANTE: I dipendenti di un ente pubblico, indipendentemente dal loro incarico o dalla loro posizione gerarchica, devono considerarsi come funzionari pubblici È severamente vietato compiere le seguenti azioni: Assumere i comportamenti descritti nell Articolo nei confronti di un Dipendente di un azienda privata o dell azienda privata stessa; Corrispondere a un soggetto privato, una persona fisica o giuridica, conseguendo un beneficio economico o meno, una somma di denaro non strettamente giustificata da un servizio lecito, effettivo e autentico fornito al Gruppo dal beneficiario di tale pagamento e il cui importo superi i prezzi di mercato normalmente applicabili in relazione a servizi di natura analoga I divieti assoluti precedentemente descritti si applicheranno indipendentemente dal paese interessato. IMPORTANTE: Codice etico e di condotta aziendale 13/20

14 Un azione tollerata in un paese potrebbe dare luogo a un procedimento legale in un altro paese ai sensi delle leggi sulla la corruzione internazionale I dipendenti, qualora le loro mansioni lo consentano, possono offrire omaggi e regalie di modico valore a patto che siano soddisfatte tutte le seguenti condizioni: tali omaggi e regalie non siano rappresentati da denaro in contanti o altri strumenti negoziabili; e tali omaggi e regalie non possano essere ragionevolmente interpretati come tangenti, compensi o altri pagamenti illeciti; e tali omaggi e regalie vengano fatti nell ambito di pratiche commerciali normalmente accettate; e tali omaggi e regalie non violino alcuna legge e vengano fatti in conformità alle pratiche etiche generalmente accettate; e se successivamente resi noti al pubblico, tali omaggi e regalie non dovranno in alcun modo rappresentare una fonte di imbarazzo per il Gruppo o per i rispettivi beneficiari; e le spese sostenute in relazione a tali omaggi e regalie devono essere adeguatamente documentate Altre regole importanti relative ai pagamenti: Tutti i pagamenti devono essere regolarmente contabilizzati, in conformità ai principi contabili rilevanti applicati all interno del Gruppo; È severamente vietato rilevare un pagamento in un conto separato rispetto a quelli del Gruppo; Tutti i pagamenti devono essere effettuati su un conto corrente bancario opportunamente comunicato per iscritto. Eventuali richieste avanzate da soggetti terzi per l effettuazione di un pagamento a favore di una società diversa da quella contrattualmente vincolata o su un conto off-shore, saranno respinte; Non sarà possibile effettuare pagamenti tramite agenti; I pagamenti in contanti sono severamente vietati Ciascun Dipendente è tenuto a prestare la massima attenzione; eventuali violazioni delle regole precedentemente illustrate sono destinate a provocare gravissimi danni al Gruppo. Codice etico e di condotta aziendale 14/20

15 Qualora venga accertata una violazione: sarà automaticamente depositato un reclamo presso le autorità competenti; saranno adottati gli opportuni provvedimenti interni nei confronti dei Dipendenti responsabili Rapporti con partiti politici Tutti i Dipendenti del Gruppo sono naturalmente liberi di avere le proprie idee politiche e di aderire a qualsiasi partito politico. L utilizzo del denaro, dei beni o dei servizi del Gruppo per il finanziamento di partiti, campagne o candidati politici deve essere rigorosamente conforme alle leggi locali e debitamente autorizzato dal manager della società del Gruppo interessata. Per finanziamenti s intendono somme di denaro o qualsivoglia altro valore, come prestiti, servizi, feste, viaggi e l utilizzo delle strutture o degli asset del Gruppo. I Dipendenti non hanno diritto ad alcun rimborso per i finanziamenti effettuati a proprio nome Prevenzione delle attività di riciclaggio di denaro di provenienza illecita Ciascun Dipendente è tenuto a prestare la massima attenzione allo scopo di garantire che egli non accetterà e provvederà immediatamente a segnalare eventuali richieste insolite che potrebbero destare il sospetto di un tentativo di legalizzare i proventi derivanti da attività illecite. È vietato, in particolare, compiere le seguenti azioni: Ricevere pagamenti provenienti da conti correnti bancari intrattenuti in paradisi fiscali o in paesi diversi dal paese in cui la società debitrice ha sede; Ricevere pagamenti in contanti; Ricevere pagamenti provenienti da conti correnti aperti a nome di società diverse dalla società debitrice, anche qualora tali pagamenti siano presentati come operazione di compensazione di una serie di crediti; Ricevere da un soggetto terzo, individualmente o collettivamente, omaggi o regalie il cui valore potrebbe creare una situazione di dipendenza nei confronti di tale soggetto terzo. Tuttavia, è facoltà dei Dipendenti accettare omaggi o regalie di modico valore qualora gli stessi soddisfino le condizioni di cui all Articolo Codice etico e di condotta aziendale 15/20

16 Il management di ciascuna società del Gruppo, gli uffici acquisti e gli uffici commerciali, sono i più esposti a tale rischio e, di conseguenza, sono tenuti a prestare la massima attenzione Prevenzione delle frodi Al fine di tutelare gli interessi del Gruppo e quelli dei suoi Dipendenti, il Gruppo adotterà provvedimenti molto seri nei confronti di qualunque persona responsabile di attività fraudolente. Di conseguenza, tutti i Dipendenti del Gruppo sono caldamente invitati a segnalare qualsiasi comportamento o transazione sospetta in tal senso, conformemente alla procedura descritta nell Articolo 3 della Sezione I. Per attività fraudolenta s intende qualsiasi azione illecita compiuta intenzionalmente, finalizzata, a seconda dei casi, ad appropriarsi indebitamente per proprio conto, distrarre, falsificare, occultare, trascurare o distruggere denaro, beni immobili, dati e informazioni appartenenti al Gruppo. Nessun Dipendente del Gruppo potrà ottenere, direttamente o indirettamente, un beneficio economico personale, lecito o illecito, dalla propria posizione o dall appropriazione indebita di attività, prodotti o informazioni riservate o protette. Saranno automaticamente adottati provvedimenti in caso di mancato rispetto di tale requisito. Analogamente, i Dipendenti non devono cercare, né direttamente né indirettamente, di sfruttare la loro posizione all interno del Gruppo a proprio vantaggio allo scopo di influenzare in qualsiasi modo il processo di partecipazione a una gara o le trattative relative a un contratto Divieto di pratiche anticoncorrenziali Le leggi nazionali e straniere che disciplinano la concorrenza e le pratiche commerciali sono complesse. Le attività e i risultati del Gruppo devono essere guidati e basati sul principio di impresa operante sul libero mercato. Le pratiche anticoncorrenziali finalizzate ad ottenere un risultato diverso da quello che sarebbe stato altrimenti ottenuto dal normale funzionamento del mercato sono pertanto proibite. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, è severamente vietato svolgere le seguenti attività: accordi o pratiche concordate con i concorrenti volti a orientare, direttamente o indirettamente i prezzi, o finalizzati a produrre tale effetto; accordi o pratiche concordate con i concorrenti volti ad eliminare o limitare la concorrenza in uno o più mercati geografici o in relazione a uno o più prodotti, o finalizzati a produrre tale effetto; Codice etico e di condotta aziendale 16/20

17 accordi o pratiche concordate con i concorrenti finalizzati a boicottare od ottenere determinati comportamenti o condizioni da un fornitore o da un cliente, o finalizzati a produrre tale effetto; accordi o pratiche concordate con i concorrenti finalizzati all aggiudicazione di un appalto; Pagamento di tangenti o rimborsi per spese occulte I dipendenti sono tenuti ad evitare qualsiasi conflitto tra i loro interessi in qualità di Dipendenti e i loro obblighi verso Ingenico. Tutti i Dipendenti del Gruppo sono tenuti ad assumere un comportamento corretto. A tale riguardo, i Dipendenti devono adempiere ai propri obblighi nei confronti del Gruppo e contribuire agli interessi commerciali dello stesso, comportandosi con correttezza e obiettività. Di conseguenza, essi sono tenuti ad evitare situazioni di conflitto d interesse. Un conflitto d interesse viene a determinarsi nel caso in cui i rapporti personali di un Dipendente o lo svolgimento di attività esterne da parte dello stesso (ad esclusione di quanto attiene alla vita personale e privata del Dipendente) possano pregiudicare l obiettività, il giudizio o la capacità di agire nel migliore interesse del Gruppo di tale Dipendente. Di conseguenza: I Dipendenti sono tenuti ad astenersi dall acquisire partecipazioni o partecipare ad attività che potrebbero privare il Gruppo del tempo e dell attenzione necessari ai Dipendenti per adempiere correttamente ai rispettivi obblighi e/o che potrebbero influire sul loro giudizio o sulla loro capacità di agire esclusivamente nel migliore interesse del Gruppo. In alcuni casi, il fatto di essere proprietari di un azienda concorrente o di un azienda che svolge attività complementari a quelle del Gruppo, ovvero la partecipazione a tali aziende, potrebbe creare o dare l impressione di creare un conflitto d interesse. I Dipendenti sono tenuti ad informare il proprio diretto superiore in merito ad eventuali partecipazioni o attività di natura commerciale e finanziaria collegate al lavoro che potrebbero essere, per quanto a loro conoscenza, ragionevolmente percepite come realmente o potenzialmente confliggenti con i rispettivi obblighi di lavoro. I Dipendenti del Gruppo sono tenuti a garantire che le loro azioni e le loro decisioni non sono influenzate da interessi che potrebbero ragionevolmente configurarsi come interessi confliggenti con quelli del Gruppo I Dipendenti del Gruppo s impegnano ad astenersi dal divulgare qualsiasi informazione giudicata riservata dal Codice etico e di condotta aziendale 17/20

18 Gruppo senza aver prima ottenuto la necessaria autorizzazione. Tranne nel caso in cui ciò sia imposto dalla legge, il Gruppo si asterrà dal divulgare informazioni che potrebbero compromettere la sua competitività o violare il diritto alla privacy di persone fisiche o giuridiche o istituzioni. Di conseguenza, i Dipendenti sono autorizzati a divulgare o trasmettere le informazioni riservate relative al Gruppo, o di cui il Gruppo è in possesso, esclusivamente previa autorizzazione scritta della Direzione Generale o di qualsivoglia persona autorizzata. Qualunque informazione relativa all ambiente in cui il Gruppo opera deve considerarsi, per sua natura, riservata. Tale disposizione si applica non soltanto a tutte le relazioni, gli archivi, i documenti, gli strumenti, le procedure, i piani, i metodi, gli apparati e le altre tipologie di informazione, ma anche alle informazioni ricevute da terzi di cui il Gruppo è entrato in possesso. I Dipendenti sono inoltre consapevoli che l obbligo di riservatezza sarà in vigore anche al di fuori del luogo di lavoro e successivamente al termine del rapporto professionale con il Gruppo. I Dipendenti sono tenuti ad adempiere a tutti i requisiti di legge relativi alla conservazione dei documenti e, ove opportuno, alla policy interna del Gruppo sull utilizzo degli strumenti informativi e di comunicazione. Essi sono altresì tenuti ad attenersi a quanto previsto dalle licenze software e dal copyright nonché ai requisiti sul trattamento dei dati personali Rapporti con gli azionisti e i mercati finanziari Trattamento delle informazioni privilegiate Ingenico è una società quotata in borsa e come tale è soggetta a specifici regolamenti volti a tutelare gli azionisti e ad impedire possibili interferenze con il funzionamento del mercato. Tali regolamenti devono considerarsi vincolanti per ciascun Dipendente. Inoltre, è fondamentale verificare le informazioni e garantire la massima correttezza, precisione e affidabilità delle stesse al momento della loro divulgazione, allo scopo di prevenire la diffusione di voci che potrebbero danneggiare il Gruppo e, di conseguenza, tutti i suoi Dipendenti. Le seguenti regole devono essere applicate da tutti i Dipendenti del Gruppo che hanno accesso alle informazioni privilegiate nell ambito dello svolgimento del loro lavoro, della loro professione e delle loro mansioni e della loro partecipazione alla predisposizione e allo svolgimento di un operazione finanziaria. I Dipendenti si asterranno dall utilizzare tali informazioni nell ambito dell acquisto o della vendita, ovvero nell ambito del tentativo di acquisto o di vendita per proprio conto o per Codice etico e di condotta aziendale 18/20

19 conto di terzi, direttamente o indirettamente, degli strumenti finanziari cui tali informazioni si riferiscono o degli strumenti finanziari cui tali strumenti sono collegati. I Dipendenti si asterranno inoltre dal: rivelare tali informazioni ad altre persone al di fuori del normale ambito del loro lavoro, della loro professione o delle loro mansioni o per scopi diversi da quelli per i quali tali informazioni sono state rivelate loro; utilizzare le informazioni privilegiate allo scopo di raccomandare a un altra persona l acquisto o la vendita degli strumenti finanziari cui tali informazioni si riferiscono o degli strumenti finanziari cui tali strumenti sono collegati, o dal fare in modo che un altra persona acquisti o venda gli stessi. Definizione di informazione privilegiata: Per informazione privilegiata s intende un informazione specifica che non è stata resa pubblica e che, qualora lo fosse, potrebbe influenzare in maniera significativa l prezzo degli strumenti finanziari precedentemente indicati. Tale informazione è un informazione che un investitore ragionevole potrebbe utilizzare come base per le proprie decisioni d investimento. Le informazioni possono ritenersi privilegiate anche se, di per sé, non sono probabilmente destinate a determinare la decisione di un investitore. Di seguito si riportano alcuni esempi di informazioni privilegiate: risultati finanziari; previsioni finanziarie; variazione dei dividendi; emissione di titoli; possibilità di fusione, acquisizione, creazione di una società sottoposta a controllo congiunto e altre tipologie di acquisto e cessione di aziende o partecipazioni societarie; aggiudicazione o perdita di contratti importanti; scoperte importanti; sviluppi di prodotti importanti; esistenza di contenziosi e relativi sviluppi; importanti cambiamenti intervenuti nell orientamento dell azienda; gravi conflitti tra il management e i dipendenti. Si sottolinea che, in molti paesi, la divulgazione di informazioni privilegiate costituisce un reato penale. Tale divulgazione può avere conseguenze legali estremamente gravi, non soltanto per la società coinvolta, ma anche per il Dipendente che ha divulgato l informazione e per qualsiasi destinatario della stessa. I Dipendenti del Gruppo sono autorizzati a fare menzione di qualsivoglia informazione privilegiata a terzi esclusivamente qualora ciò si renda necessario nell ambito dello svolgimento delle loro mansioni I documenti contabili di Ingenico devono riportare in maniera precisa, corretta e specifica le operazioni effettuate dal Gruppo. Tutte le operazioni devono essere autorizzate ed effettuate conformemente alle istruzioni impartite dal management e devono essere registrate in maniera tale da consentire una corretta predisposizione del bilancio, nonché la sicurezza delle attività di Ingenico. Codice etico e di condotta aziendale 19/20

20 Il denaro e le attività devono essere registrati conformemente ai principi contabili adottati da Ingenico. È rigorosamente vietato utilizzare il denaro e le attività di Ingenico per scopi illeciti o ingiustificati; i responsabili amministrativi della società devono prestare la massima attenzione allo scopo di garantire il rispetto di tale divieto. I registri e i libri contabili di Ingenico devono essere tenuti conformemente alle disposizioni e alle norme vigenti a livello internazionale, allo scopo di garantire la trasparenza, legalità e affidabilità del bilancio della società. Ingenico adirà le vie legali contro chiunque violi tale disposizione. Codice etico e di condotta aziendale 20/20