CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DI SERVIZI DI INFORMAZIONE, COMUNICAZIONE E RELAZIONI CON IL PUBBLICO

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1 Repertorio N. 11 CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DI SERVIZI DI INFORMAZIONE, COMUNICAZIONE E RELAZIONI CON IL PUBBLICO L anno duemilanove il giorno ventitre del mese di dicembre presso la sede del Comune di Borgo S. Lorenzo posta in Borgo S. Lorenzo, P.za Dante 2 TRA Il Comune di Borgo S. Lorenzo, rappresentato da Giovanni Bettarini, nato a Firenze il 27/08/1969, il quale interviene nel presente atto in qualità di Sindaco pro-tempore, delegato alla firma in forza della delibera consiliare n. 116 del 14/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; Il Comune di Marradi, rappresentato da Paolo Bassetti nato a Marradi (FI) il 10/03/1950 il quale interviene nel presente atto in qualità di Sindaco pro-tempore, delegato alla firma in forza della delibera consiliare n. 86 del 17/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; Il Comune di S. Piero a Sieve, rappresentato da Marco Semplici, nato a Montevarchi (AR) il 20/08/1949, il quale interviene nel presente atto in qualità di Sindaco pro-tempore, delegato alla firma in forza della delibera consiliare n. 48 del 21/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; Il Comune di Vicchio, rappresentato da Roberto Izzo, nato a Vicchio (FI) il 24/04/1946, il quale interviene nel presente atto in qualità di Sindaco pro-tempore, delegato alla firma in forza della delibera consiliare n. 134 del 18/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; La Comunità Montana del Mugello, rappresentato da Stefano Tagliaferri nato a Firenze il 23/01/1961, il quale interviene nel presente atto in qualità di presidente pro-tempore, delegato alla firma in forza della delibera n. 55 del 23/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; La Società della Salute del Mugello, rappresentato da Massimo Principe, nato a Napoli il 04/10/1952, il quale interviene nel presente atto in qualità di Direttore, delegato alla firma in forza della delibera n. 42 del 23/12/2009, esecutiva, con la quale è stata approvata la presente convenzione; VISTA la L. 150 del Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni ; VISTO il D.P.R. del n. 422 Regolamento recante norme per l individuazione dei titoli professionali del personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per le attività di informazione e di comunicazione e disciplina degli interventi formativi; VISTA la direttiva della Presidenza del Consiglio dei ministri Dipartimento della Funzione pubblica in data , sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni; VISTA la deliberazione della Giunta Regionale Toscana n. 238 del 22/03/2004 che definisce il contenuto delle gestioni associate e individua per ogni gestione i modelli organizzativi idonei per l accesso ai finanziamenti regionali sulle gestioni associate; PREMESSO Che i suddetti enti intendono gestire in forma associata attività e progetti di comunicazione e informazioni dei cittadini, ai sensi dell art. 30 del D.Lgs n. 267 e dell art. 9 della L n. 150;

2 Che fra gli enti in premessa è già stata stipulata una convenzione per la gestione associata dei servizi di informazione, comunicazione e relazioni con il pubblico in data 02/02/2006 con scadenza 30/09/2009, successivamente prorogata fino al 31/12/2009; Che i seguenti enti : Comune di Borgo S. Lorenzo, Comune di Marradi, Comune di S. Piero a Sieve, Comune di Vicchio, Comunità Montana del Mugello, Società della Salute del Mugello, hanno valutato positivamente l esperienza di gestione associata fin qui svolta e deciso di proseguire tale gestione associata ; Che la presente convenzione prevede varie modalità di partecipazione per gli enti aderenti, in base ai servizi che ogni ente ha valutato opportuno attivare in forma associata; SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE ART. 1 Oggetto della convenzione 1. La presente convenzione ha per oggetto la gestione in forma associata di servizi di informazione, comunicazione e relazioni con il pubblico. ART. 2 Enti partecipanti alla gestione associata ed ente responsabile della gestione 1. Gli enti partecipanti alla presente gestione associata sono i seguenti: Comune di Borgo S. Lorenzo, Comune di Marradi, Comune di S. Piero a Sieve, Comune di Vicchio, Comunità Montana del Mugello, Società della Salute del Mugello. 2. Tali enti individuano nel comune di Borgo San Lorenzo l ente responsabile della gestione associata. ART. 3 Finalità 1. La presente convenzione ha come scopo: - coordinare le attività di informazione realizzate dalle amministrazioni e sviluppare una coerente politica di comunicazione integrata con i cittadini e le imprese; - migliorare i flussi comunicativi con i mass media, mediante una gestione professionale e sistematica dei rapporti con tutti gli organi di informazione; - garantire una maggiore visibilità al territorio e alle iniziative attivate dalle amministrazioni coinvolte; - potenziare le attività di informazione e comunicazione a servizio dei cittadini; - garantire l uso ottimale delle risorse professionali incaricate delle attività di comunicazione e informazione e delle risorse finanziarie impiegate a tale scopo. ART. 4 Modalità di svolgimento delle funzioni associate 1.Gli enti associati convengono di gestire i servizi di cui all art. 1 della presente convenzione, con i seguenti strumenti: A- Ufficio stampa associato, incaricato di curare l attività di informazione istituzionale per tutti gli enti associati. In particolare: i rapporti con i mezzi di informazione di massa la diffusione delle informazioni sulle attività degli enti associati la realizzazione di prodotti informativi anche a supporto delle attività di comunicazione integrata. Per lo svolgimento di tali funzioni gli enti associati potranno decidere di affidare all ufficio stampa: Servizi di base: 1. raccolta di informazioni sulle attività degli enti; 2. redazione e invio di comunicati stampa e cura dei rapporti con gli organi di informazione di

3 massa, (con particolare cura al coinvolgimento delle testate giornalistiche e radio/televisive a carattere locale) assicurando trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire, nelle materie di interesse delle amministrazioni; 3. redazione e tenuta di rassegne stampa periodiche; 4. collaborazione alla organizzazione di conferenze stampa, assemblee pubbliche e dibattiti; Altri servizi: 1. redazione di periodici o newsletter e altri prodotti editoriali; 2. collaborazione per l attività di carattere istituzionale dell Amministrazione comunale e degli Uffici per le Relazioni col Pubblico nella stesura di documenti, la realizzazione di campagne promozionali, la produzione di materiale editoriale, la promozione di eventi e manifestazioni, anche supporto di attività di comunicazione integrata e con l impiego di strumenti di comunicazione multipli; 3. preparazione di trasmissioni televisive e radiofoniche, collaborando con i tecnici delle radio e televisioni incaricate; I costi di produzione e spedizione dei servizi di cui ai punti precedenti rimangono a carico delle singole amministrazioni; i costi di redazione, controllo testi, reperimento materiale, sono a carico della gestione associata. B- il coordinamento degli uffici relazioni con il pubblico (URP): Il coordinamento degli URP è un gruppo di lavoro tecnico, che opera per l armonizzazione delle attività degli URP degli enti associati, nei seguenti settori: 1. promuovere la conoscenza dei servizi offerti ai cittadini e l accesso a atti, documenti e informazioni; 2. collaborare nella realizzazione di campagne di comunicazione e di materiale editoriale divulgativo; 3. definire percorsi formativi omogenei per gli addetti, in materia di comunicazione, customer satisfaction, qualità dei servizi; 4. definire progetti che prevedano l utilizzo di personale in servizio civile volontario a supporto delle attività di informazione e comunicazione con i cittadini; 5. definire progetti, in collaborazione con università e enti pubblici, che prevedano l attivazione di stages o borse di studio presso gli uffici relazioni col pubblico e nel settore della comunicazione; 6. collaborare nel promuovere interventi di semplificazione delle procedure amministrative e del linguaggio amministrativo; 7. ogni altra attività di comunicazione che le amministrazioni decidano di gestire in forma associata. Ove non siano istituiti gli Uffici per le Relazioni con il Pubblico, gli enti sottoscrittori garantiscono comunque l erogazione dei servizi minimi di comunicazione al pubblico sul proprio territorio. Il coordinamento degli URP elabora un programma annuale di attività, da sottoporre alla approvazione della Conferenza dei Sindaci. ART. 5 Funzioni di competenza del Comune Borgo S. Lorenzo 1. Il Comune di Borgo S. Lorenzo, quale ente responsabile della gestione associata, è delegato a svolgere le seguenti funzioni: - individuare, secondo le modalità indicate dalla Conferenza dei Sindaci, i soggetti incaricati della gestione dell ufficio stampa associato e stipulare eventuali convenzioni e contratti; - provvedere alla liquidazione delle competenze spettanti al personale incaricato; - mettere a disposizione dell ufficio stampa associato e del coordinamento URP i locali e le risorse strumentali necessarie (telefono, personal computer, fax, fotocopiatrice e quant altro);

4 - monitorare l attività dell ufficio stampa associato e del coordinamento URP, rispetto agli obiettivi generali di cui all art. 3 della presente convenzione, nonché a quelli specifici approvati dalla Conferenza dei Sindaci; - presentare alla Conferenza dei Sindaci il piano finanziario della gestione associata con le previsioni di spesa, entro il 31 ottobre, aggiornando tali previsioni nel corso dell anno (e comunque non oltre il mese di ottobre) a fronte di spese non previste e/o di contributi e finanziamenti ottenuti; - trasmettere alle amministrazioni associate entro il 28 febbraio di ogni anno una relazione sull andamento della gestione associata e il consuntivo delle spese sostenute ripartendole sulla base dei criteri di seguito definiti; - presentare, a nome degli enti aderenti alla gestione associata, eventuali richieste di contributi e di finanziamenti. 2. La gestione amministrativa di tutte le funzioni sopra elencate, compreso il coordinamento fra gli Uffici Relazioni con il Pubblico, farà capo al Responsabile dell Ufficio Relazioni col Pubblico del Comune di Borgo S. Lorenzo. ART. 6 Conferenza dei Sindaci 1. E istituito un organo di indirizzo politico della gestione associata, denominato Conferenza dei Sindaci, composta dai Sindaci/Presidenti degli enti associati, o loro delegati. 2. La Conferenza dei Sindaci svolge le seguenti funzioni: - esamina le richieste di adesione di nuovi enti alla gestione associata e si pronuncia su di esse per accoglierle o respingerle; - approva il preventivo e il consuntivo annuale delle spese della gestione associata e delibera eventuali modifiche nella ripartizione delle spese fra enti; - indica criteri e modalità per la selezione e individuazione del personale incaricato della gestione dell ufficio stampa associato; - approva il programma annuale di attività del coordinamento URP; - esamina le questioni di interesse della gestione associata che le vengono sottoposte dal responsabile della gestione associata. ART. 7 Dotazione di personale 1.L ufficio stampa associato, di cui all articolo 4 comma 1, lettera A) della presente convenzione potrà essere costituito, secondo quanto previsto dalla L. 150/2000: - con affidamento di incarico a soggetti esterni alle amministrazioni in oggetto, in possesso dei requisiti previsti dalla L. 150/2000 e dall art. 3 del regolamento di attuazione DPR n. 422 del ; - con affidamento di incarico a personale interno alle amministrazioni in oggetto in possesso dei titoli culturali previsti dai rispettivi ordinamenti e dei requisiti previsti dalla L. 150/2000 e dall art. 3 del regolamento di attuazione DPR n. 422 del ; 2. La gestione associata delle altre attività di comunicazione, di cui all articolo 4 comma 1, lettera B) della presente convenzione (coordinamento URP), sarà svolta dagli operatori degli Uffici Relazioni col Pubblico, laddove costituiti, o da altro personale appositamente individuato dagli enti associati e formalmente incaricato dello svolgimento di tali funzioni. ART. 8 Ripartizione delle spese 1. Alle spese generali e di funzionamento dell ufficio stampa e del coordinamento URP, provvede il Comune di Borgo S. Lorenzo. 2. Le amministrazioni associate si impegnano a concorrere a tali spese mediante: - versamento di una quota parte delle spese generali stimate, sostenute dal Comune di Borgo S. Lorenzo. Sono comprese, a titolo esemplificativo, nelle spese generali: spese per i locali a disposizione della gestione associata (luce, pulizia, riscaldamento..); spese per il personale

5 dedicato alla gestione associata, spese per il funzionamento dell Ufficio stampa associato e del coordinamento URP (telefono, posta, fax, assistenza informatica ecc.) ; - versamento di una quota parte delle spese annuali relative alle competenze del personale incaricato dell ufficio stampa. 3. La ripartizione delle spese è stabilita sulla base delle attività e delle funzioni che ogni amministrazione attribuisce alla gestione associata. I criteri di ripartizione delle spese sono definiti nell allegato A. Le variazioni a tale allegato potranno essere disposte, dietro approvazione della Conferenza dei Sindaci, entro il 31 dicembre di ogni anno, con decorrenza dal 1 gennaio dell anno successivo. 4. Le spese derivanti da altre attività di comunicazione, che i comuni vorranno gestire in forma associata, faranno carico sui bilanci dei singoli enti associati per le rispettive quote, che saranno di volta in volta decise dalla Conferenza dei Sindaci. ART. 9 Contributi e finanziamenti 1. Eventuali contributi erogati a titolo di incentivazione della presente gestione associata, saranno utilizzati per il complesso delle attività che rientrano nelle funzioni oggetto della presente convenzione. ART. 10 Durata e decorrenza 1. La presente convenzione ha durata di cinque anni a decorrere dal 1/1/2010 e potrà essere rinnovata. ART Recesso e preavviso 1. Il recesso dalla convenzione non potrà avvenire prima di due anni dalla stipula, dovrà essere comunicato con almeno sei mesi di preavviso e avrà decorrenza dal 1 gennaio dell anno successivo. Non sarà consentito agli enti recedere nel corso dell anno. In ogni caso l ente recedente rimane obbligato al pagamento per gli impegni di spesa già assunti relativamente all anno in corso. 2. Il recesso dalla convenzione di uno o più comuni aderenti non determina lo scioglimento della gestione associata che rimane in vita finché gli enti componenti la medesima risultano in numero di 3 (compreso l ente capofila). ART.12 - Adesione di altri enti 1. La richiesta di adesione di altri enti alla presente convenzione, dovrà essere formalmente presentata al comune Borgo S. Lorenzo, in qualità di responsabile della Gestione associata. 2.Il comune di Borgo S. Lorenzo sottoporrà la richiesta di adesione all esame della Conferenza dei Sindaci che ne verificherà la fattibilità e deciderà in merito, indicando anche la decorrenza della stessa e aggiornando la ripartizione delle spese fra gli enti partecipanti. PER IL COMUNE DI BORGO SAN LORENZO PER IL COMUNE DI MARRADI PER IL COMUNE DI SAN PIERO A SIEVE

6 PER IL COMUNE DI VICCHIO PER LA COMUNITA MONTANA DEL MUGELLO PER LA SOCIETA DELLA SALUTE DEL MUGELLO

7 Allegato A Gestione Associata servizi di comunicazione anno 2010 FUNZIONI ATTIVATE ENTE ADERENTE FUNZIONI ATTIVATE Comune Borgo S. Lorenzo Servizi di base Altri Servizi (punto 1) Comune Marradi Servizi di base Comune S. Piero a Sieve Coordinamento URP Comune Vicchio Coordinamento URP Comunità Montana del Mugello Servizi di base - Altri servizi (punto 3 ) Società della Salute del Mugello Servizi di base e altri servizi (punto 3) Servizi di base: - raccolta di informazioni sulle attività degli enti, in base alle direttive impartite dal Sindaco e dal Presidente; - redazione e invio di comunicati stampa (compresi i comunicati, di norma a cadenza settimanale, sull attività istituzionale degli enti) e cura dei rapporti con gli organi di informazione di massa, (con particolare cura al coinvolgimento delle testate giornalistiche e radio/televisive a carattere locale) assicurando trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire, nelle materie di interesse delle amministrazioni; - redazione e tenuta di rassegne stampa - collaborazione alla organizzazione di conferenze stampa, assemblee pubbliche e dibattiti; - partecipazione al coordinamento degli URP Altri servizi: 1. redazione di periodici o newsletter e altri prodotti editoriali; 2. collaborazione per l attività di carattere istituzionale dell Amministrazione comunale e degli Uffici per le Relazioni col Pubblico nella stesura di documenti, la realizzazione di campagne promozionali, la produzione di materiale editoriale, la promozione di eventi e manifestazioni, anche supporto di attività di comunicazione integrata e con l impiego di strumenti di comunicazione multipli; 3. preparazione di trasmissioni televisive e radiofoniche, collaborando con i tecnici di radio e televisioni incaricate; Coordinamento URP: - partecipazione al coordinamento URP - rassegna stampa settimanale

8 N.B. La partecipazione al coordinamento URP è obbligatoria per tutti gli enti che aderiscono alla gestione associata. CRITERI DI RIPARTIZIONE DELLE SPESE Per ogni funzione svolta dalla gestione associata sono stati individuati i relativi prodotti. In fase di previsione di spesa la percentuale di ripartizione per ogni comune corrisponde alla prenotazione di un certo numero di prodotti. In sede di consuntivo si verificherà che alla prenotazione iniziale, abbia avuto seguito l effettivo utilizzo dei prodotti prenotati. In caso di scostamenti significativi rispetto alla previsione si provvederà a recuperare debiti e crediti sull anno successivo. Per gli enti che aderiscono al solo coordinamento URP sarà applicata una quota fissa di adesione.