CITTÀ DI PESCARA PROVINCIA DI PESCARA. Medaglia d oro al merito civile AFFIDAMENTO IN GESTIONE DELL ARCHIVIO DI DEPO- SITO COMUNALE

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1 CITTÀ DI PESCARA PROVINCIA DI PESCARA Medaglia d oro al merito civile AFFIDAMENTO IN GESTIONE DELL ARCHIVIO DI DEPO- SITO COMUNALE CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO SERVIZIO NOTIFICHE ALBO PRETORIO ARCHIVIO E PROTOCOLLO

2 ART. 1 - OGGETTO DELLA GARA L oggetto della gara è rappresentato dal servizio di presa in carico, deposito, gestione e consultazione dell archivio di deposito del Comune di Pescara. ART. 2 - TEMPISTICA E DURATA DELL INCARICO il presente contratto avrà durata di anni 3 (tre) dalla sottoscrizione ed è esclusa la possibilità di tacito rinnovo dello stesso. ART. 3 - CORRISPETTIVO DELL APPALTO L importo a base d asta del presente appalto, avente durata pari a tre anni, è determinato in Euro 2,20 oltre IVA quale costo annuo unitario di gestione del singolo faldone. Considerato che allo stato attuale l archivio di deposito in argomento è pari a faldoni, l ammontare complessivo dell appalto risulta essere pari a ,00 oltre IVA al 20%. (13420 X 2,20 X 3 anni). Il corrispettivo di aggiudicazione sarà pari all importo a base d asta diminuito della quota concernente il ribasso d asta e moltiplicato per il numero di faldoni da conferire. Tale somma è da considerarsi presuntiva in quanto la liquidazione verrà rapportata al numero di faldoni effettivamente depositati nel periodo di riferimento (Il numero dei faldoni può diminuire a seguito di scarto e aumentare a seguito di ulteriori conferimenti). ART. 4 - MATERIALE DI ARCHIVIAZIONE E SUA CONSISTENZA l archivio di deposito oggetto della presente gara, è composto da circa faldoni di documenti già collazionati ed igienizzati pronti per la collocazione sulle scaffalature di l archiviazione. ART. 5 - ULTERIORI CONFERIMENTI DI DOCUMENTAZIONE L Ente si riserva la facoltà di conferire due volte all anno ulteriori faldoni già pronti per l archiviazione allo stesso costo unitario di gestione del singolo faldone, risultante dal ribasso d asta; i relativi costi di trasporto saranno a carico del soggetto aggiudicatario. ART. 6 - SPECIFICHE DEL SERVIZIO la ditta aggiudicataria dovrà garantire l espletamento del servizio attraverso le seguenti attività: ACQUISIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE La consegna della documentazione avverrà presso i locali di deposito della ditta aggiudicataria senza costi aggiuntivi a carico della medesima. Pagina 2 di 8

3 CUSTODIA La Custodia della documentazione dovrà avvenire in locali idonei e rispondenti alle specifiche normative di legge in materia di deposito di documentazione cartacea. ORDINAMENTO E CLASSIFICAZIONE La documentazione dovrà essere ordinata in unità minime di archiviazione (faldone), tale da portare all elencazione finale di unità archivistiche individuate nel loro effettivo oggetto, nella corretta classificazione di titolario, negli estremi cronologici, e contrassegnati da un numero di catena che sia progressivo all interno di ciascuna sottopartizione o classe e rispetti la sequenza cronologica secondo l anno iniziale. Dovrà riportarsi l evidenziazione dei tempi di conservazione di ciascun fascicolo (derivanti dal massimario di scarto) - l evidenziazione dei luoghi di collocazione sia fisica ( faldone, fila, piano, scaffale, locale) sia ottica. CONSEGNA IN CONSULTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Dietro specifica richiesta dell Ente, la ditta aggiudicataria effettuerà la ricerca, l individuazione e la consegna della documentazione richiesta, in originale, presso la sede indicata dall ente stesso. RITIRO DELLA DOCUMENTAZIONE AL TERMINE DELLA CONSULTAZIONE La ditta aggiudicataria, al termine della consultazione, provvederà al ritiro presso la sede segnalata dall ente, della documentazione originale fornita per la consultazione e successivo riposizionamento nei propri depositi. ART. 7 - SPECIFICHE OPERATIVE RELATIVE AL SERVIZIO DI PRELIEVO IN VISIONE E RICONSEGNA. I documenti affidati dovranno essere conservati per tipologie omogenee in contenitori o unità di conservazione, secondo l ordinamento effettuato con le modalità di cui all art. 6. Le richieste da parte dell Ente di documentazione per la consultazione dovranno essere evase entro i tempi sottoindicati: Richieste urgenti entro 24 ore dalla richiesta; Richieste programmabili non oltre i 3 giorni lavorativi; Richieste consistenti entro i 7 giorni lavorativi. La documentazione potrà essere richiesta per iscritto, tramite fax, o attraverso il sito web della ditta aggiudicataria esclusivamente dal Dirigente del Settore, dal Responsabile del Servizio interessato o da altro dipendente formalmente abilitato dall Ente nonché dal Responsabile del Servizio Notifiche Albo pretorio - Archivio e Protocollo. Il prelievo e la ricollocazione in archivio dei documenti dovrà avvenire a cura e spese dell affidatario. Il ritiro presso l Ente della documentazione data in consultazione sarà effettuato entro e 10 giorni dalla consegna; decorso tale termine la ditta appaltatrice segnalerà l eventuale mancato rispetto dei termini da parte dei richiedenti. Pagina 3 di 8

4 ART. 8 - SISTEMA INFORMATICO DI ARCHIVIAZIONE Il sistema informatico utilizzato per l erogazione del servizio dovrà essere sviluppato in ambiente non proprietario e con database standard relazionale, dovrà prevedere una interfaccia web che assicuri tutte le funzionalità di ricerca consultazione e prenotazione. In particolare dovrà implementare 1. Gestione della classificazione di titolario 2. Gestione del carico e scarico dei fascicoli e dei documenti d archivio; 3. Gestione delle ricerche, ivi compresa la tracciabilità di tutta la documentazione 4. Gestione delle stampe relative alla consistenza documentale che permetta di scegliere le chiavi di ricerca ed ordinamento, giornali movimenti, documenti in consultazione, 5. Report e statistiche sulla movimentazione dei fascicoli e dei documenti; 6. Gestione delle richieste di invio copie in formato cartaceo (fax o originale). 7. Gestione web di tutte le funzionalità suddette Dovrà, essere garantita, a cadenza semestrale, l esportazione del database relativo a tutta la documentazione archiviata in un formato (excel, txt, mysql) dettagliatamente documentato, da masterizzare e consegnare al responsabile del Servizio Notifiche Albo Pretorio Archivio e Protocollo. ART. 9 - LOCALI DI DEPOSITO La sede operativa ed i locali di deposito dovranno essere ubicati entro i confini regionali abruzzesi, dotati di tutte le attrezzature specifiche per garantire il servizio a regola d arte, rispettare le condizioni igieniche e termoigrometriche idonee alla conservazione. Detti locali dovranno essere dotati di sistemi antintrusione, antifurto ed antincendio sempre perfettamente efficienti. ART OBBLIGHI DELL AFFIDATARIO L affidatario dovrà eseguire i servizi contrattuali mediante l impiego di personale dotato dei requisiti tecnici e professionali adeguati alla complessità ed alla diversificazione disciplinare richiesta dai servizi stessi, in particolare dovrà assicurare l impiego di unità con qualifica archivistica. L affidatario dovrà assumersi i seguenti oneri nell espletamento dei servizi contrattuali: Trattamento economico, contributivo, assistenziale ed antinfortunistico per il personale impiegato, in conformità alle leggi ed ai contratti collettivi di lavoro vigenti; Spese relative alla polizza assicurativa di seguito specificata; Spese generali, imposte ed altre spese necessarie per la completa esecuzione dei servizi contrattuali; Pagina 4 di 8

5 Corretta conservazione e gestione dei documenti, nel rispetto di quanto disposto al riguardo sia dal D.Lgs 42/2004, sia dalle altre norme in materia di beni culturali. ART COPERTURA ASSICURATIVA La ditta affidataria dovrà contrarre presso primaria compagnia di assicurazione apposita polizza assicurativa per il seguente rischio relativa alla responsabilità civile per danni alle cose e/o alle persone dell Ente e/o di terzi, derivanti dall esecuzione dei servizi di cui all art. 6 del presente contratto con un massimale per sinistro non inferiore a Euro ,00. ART CAUZIONE L affidatario dovrà presentare polizza fideiussoria bancaria o assicurativa triennale per un complessivo importo pari al 5% dell intero importo contrattuale (IVA esclusa) a garanzia dell Ente committente per l esatto e tempestivo adempimento di tutte le obbligazioni dal medesimo assunte in forza del presente contratto, con l impegno a mantenerla ferma, integra ed indivisibile per l intera durata del servizio in affidamento. ART DIVIETO DI SUBAPPALTO E DI CESSIONE DEL CONTRATTO I diritti e gli obblighi del contratto non potranno, in nessun caso, essere trasferiti o ceduti a terzi, nè subappaltati. 3 ART VERIFICHE. L Ente, avrà il diritto di effettuare verifiche volte al controllo sull andamento delle attività oggetto dei servizi contrattuali; potrà recarsi presso i locali dell affidatario al fine di verificare impianti, sistemi ed attrezzature utilizzati per l erogazione dei servizi stessi. L Amministrazione comunale comunicherà alla Soprintendenza Archivistica per l Abruzzo gli e- stremi della ditta aggiudicataria del servizio. Pagina 5 di 8

6 ART MODALITA DI PAGAMENTO DEI CORRISPETTIVI Il pagamento del corrispettivo per lo svolgimento delle attività del presente contratto nelle misure previste all art. 3, avverrà in due rate semestrali di pari importo entro 90 gg dal ricevimento della relativa fattura. Alla fattura dovrà essere allegata una distinta riepilogativa sulla situazione aggiornata del materiale tenuto in custodia oltre alla distinta dei movimenti avvenuti nel semestre di riferimento ed all elenco della documentazione acquisita dai vari servizi e non riconsegnata. ART RISERVATEZZA La ditta affidataria si impegna a mantenere strettamente riservate tutte le notizie acquisite nell esecuzione dei servizi contrattuali e relative alle caratteristiche delle attività svolte per l Ente, ed inoltre a far rispettare gli obblighi di riservatezza a tutti i suoi dipendenti e collaboratori. La ditta dovrà adeguarsi alla vigente normativa sulla privacy per quanto riguarda il trattamento e la conservazione dei dati; a tal fine provvederà alla nomina di un responsabile per il corretto trattamento degli stessi. ART PENALI In caso di mancato rispetto delle prescrizioni e dei termini di cui all art. 7, l affidatario sarà tenuto a corrispondere una penale pari a 50,00 per ogni giorno di ritardo. ART RISARCIMENTO DANNI La ditta affidataria dovrà comunicare tempestivamente all Ente ogni danno subito dal materiale affidatogli mettendo a disposizione dello stesso tutti quegli elementi utili per l esecuzione di eventuali perizie. La ditta dovrà, inoltre, tutelare i diritti dell Ente nei confronti dei terzi eventualmente responsabili dei danni. ART FORZA MAGGIORE Le parti non saranno considerate responsabili di eventuali inadempimenti e/o ritardi dovuti a cause di forza maggiore. Con tale termine devono intendersi eventi e/o circostanze di carattere eccezionale o imprevedibile che, malgrado gli interventi di prevenzione e contenimento, le parti stes- Pagina 6 di 8

7 se non possono arrestare, evitare o controllare e che impediscono parzialmente o totalmente l esecuzione del contratto. Al verificarsi di una causa di forza maggiore occorre darne tempestiva comunicazione scritta all altra parte. ART RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Le parti hanno la facoltà di risolvere il presente contratto qualora gli obblighi assunti non dovessero trovare integrale e puntuale adempimento ai sensi e per gli effetti degli artt e segg. del codice civile. In ogni caso l Ente potrà risolvere automaticamente il presente contratto, fatto salvo il risarcimento del danno, con comunicazione scritta ai sensi e per gli effetti dell art del codice civile, ove: Non si dia inizio all erogazione dei servizi alla data stabilita; Non siano forniti i servizi in conformità alle condizioni contrattuali; Non sia impiegato personale e/o le attrezzature e/o i locali d archivio con i requisiti di cui ai precedenti articoli; Non sia garantita la sicurezza della documentazione conservata; L affidatario sia dichiarato fallito, sia stata presentata istanza in tal senso, o sia sottoposto ad una delle procedure concorsuali previste dalle leggi in materia. La ditta sospenda totalmente o parzialmente l erogazione del servizio, se non per causa di forza maggiore. ART RITIRO DEI DOCUMENTI IN CASO DI RISOLUZIONE In caso di risoluzione del contratto, tutte le spese di manodopera, movimentazione e trasporto dal deposito della ditta alla sede indicata dall Ente saranno a carico della parte che avrà chiesto la risoluzione. Verificatasi la risoluzione, la ditta affidataria e l Ente concorderanno il piano di ritiro definitivo dei documenti, fermo restando l obbligo a carico dell ente di pagare i canoni per i servizi goduti fino al momento dell effettivo ritiro degli archivi di deposito. La risoluzione non libera entrambe le parti da qualsivoglia responsabilità in cui siano incorse prima della cessazione del rapporto contrattuale. Pagina 7 di 8

8 ART OBBLIGAZIONI AL TERMINE O ALL INTERUZIONE DEL CONTRAT- TO Al termine naturale o anticipato del rapporto contrattuale l Ente avrà diritto alla riconsegna immediata del proprio materiale documentario presso la sede Comunale, secondo il calendario definito nel relativo piano di ritiro; L affidatario si impegna a riconsegnare tempestivamente al Comune di Pescara senza alcun o- nere a carico dell Amministrazione, il materiale custodito nei depositi. L Amministrazione Comunale può indicare anche un diverso luogo di riconsegna, purchè esso non sia situato ad una distanza superiore a quella intercorrente tra la sede comunale e la sede della ditta. In tal caso, il Comune si farà carico della maggior spesa per il chilometraggio eccedente. L Affidatario si impegna, inoltre, a consegnare il database relativo a tutta la documentazione archiviata in un formato (excel, txt, mysql) dettagliatamente documentato, da masterizzare e consegnare al responsabile del Servizio Notifiche Albo Pretorio Archivio e Protocollo, prima del pagamento dell ultimo canone semestrale. ART FORO COMPETENTE Per qualsiasi controversia tra le parti, relativa all interpretazione e/o esecuzione di un eventuale ordine, sarà competente, in via esclusiva, il Foro di Pescara. Pagina 8 di 8