COMUNE DI AGAZZANO PROVINCIA DI PIACENZA

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1 PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DEI BENI E DELLE STRUTTURE COMUNALI Art. 2 commi 594 e seguenti della Legge 244/2007 ( Legge Finanziaria 2008 ) Introduzione La Legge Finanziaria 2008 Legge n. 244 del 24/12/2007 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato all art. 2, comma 594 prevede, ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture da parte delle amministrazioni pubbliche, l adozione di piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) dei mezzi di servizio; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. Il comma 595 della richiamata legge stabilisce che, nei piani relativi alle dotazioni strumentali, occorre prevedere le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Il comma 597 impone alla amministrazioni pubbliche di trasmettere, a consuntivo e con cadenza annuale, una relazione agli organi di controllo interno ed alla Sezione regionale della Corte dei Conti territorialmente competente; Il comma 598 prevede che i suddetti piani siano resi pubblici con le modalità previste dall art.11 del Dlgs 165/2001 e dell art. 54 del Dlgs 82/2005; Considerate le ridotte dimensioni dell Ente (n.2082 abitanti al ) e le esigue strutture a disposizione, già fortemente contenute in termini di spese e razionalizzazione dell utilizzo, si ritiene sufficiente adottare un piano sintetico che affronti per sommi capi quanto previsto dalla normativa in parola.

2 Di seguito, peraltro, vengono indicati i provvedimenti che si intendono assumere nel merito al fine di ottemperare alle disposizioni di legge finalizzate alla razionalizzazione delle strutture e beni in dotazione per il Comune di Agazzano con n. 9 dipendenti oltre il Segretario Comunale in Convenzione con i Comuni di Gragnano Trebbiense e Piozzano. DOTAZIONE STRUMENTALI - Art. 2 lett. A) c. 594 L. 244/07 - ATTREZZATURE D UFFICIO In ambito di forniture di mobili e attrezzature d ufficio, continua il processo di razionalizzazione, che si intende consolidare negli anni successivi. In prospettiva per gli anni non sono previste ulteriori forniture, se non in caso di esigenze dettate da giustificate motivazioni nel qual caso saranno attivate convenzioni CONSIP / INTERCENT ER sia per gli acquisti sia per il ricorso alla soluzione del noleggio. TELEFONIA FISSA E MOBILE Il Comune di Agazzano usufruisce di servizi di telefonia fissa e telefonia mobile tramite i seguenti fornitori: Telecom Spa per il canone fisso; Tim per la telefonia mobile. Tim garantisce il servizio di telefonia mobile tramite n. 16 SIM di cui: n. 15 SIM attive a contratto Per tutto il triennio continuerà l impegno volto alla razionalizzazione delle spese telefoniche, razionalizzazione che significa miglioramento dei servizi e costante monitoraggio delle esigenze e delle prospettive favorevoli che si presentano sul mercato in modo da adottare tempestivamente le necessarie misure volte all ulteriore contenimento delle spese ( a titolo esemplificativo: cessazione di linee che dovessero rendersi non più necessarie). Il Comune di Agazzano ha attivato la Convenzione INTERCENT ER per l utilizzo di VOIP, il sistema dovrebbe essere operativo da aprile 2010 e consentire una riduzione di circa il 10% dei costi relativi al traffico telefonico. Alcuni dipendenti comunali sono dotati di telefono cellulare per motivate esigenze di servizio.

3 Il Sindaco, per eventuali, motivate, esigenze nell esercizio delle proprie funzioni è dotato di apposita SIM. L uso del telefono cellulare può essere concesso quando la natura delle prestazioni e dell incarico richiedano pronta e costante reperibilità in luoghi diversi dalla sede di lavoro o quando sussistano particolari ed indifferibili esigenze di comunicazione che non possono essere soddisfatte con gli strumenti di telefonia da postazione permanente. L assegnatario del dispositivo di comunicazione mobile è responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della presa in consegna fino alla restituzione e dovrà porre ogni cura nella sua conservazione per evitare danni, smarrimenti o sottrazioni. In caso di furto o smarrimento dell apparecchio il dipendente dovrà darne immediata comunicazione al proprio responsabile ed al competente ufficio finanziario, per l immediato blocco dell utenza. Se il furto o lo smarrimento si verificano in circostanze in cui non è possibile comunicare con il competente ufficio, il dipendete dovrà provvedere personalmente al blocco del telefono, contattando il gestore di telefonia mobile. Il dipendete dovrà quindi presentare la formale denuncia di furto o smarrimento per gli adempimenti successivi. I telefoni cellulari possono essere utilizzati soltanto per ragioni di servizio e nei casi di effettiva necessità, ponendo la massima attenzione al contenimento della spesa. È esclusa la possibilità di qualsiasi utilizzo privato. I responsabili di area, ciascuno per i propri collaboratori, provvederà a impartire le necessarie istruzioni volte a garantire il corretto uso del telefono dato in dotazione. L Amministrazione deve verificare periodicamente il corretto utilizzo delle utenze, monitorate le spese telefoniche sostenute ed eventualmente consultate l elenco delle chiamate effettuate, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, con facoltà di chiedere chiarimenti all utente. CONNETTIVITA INTERNET Attualmente la connettività internet è garantita da un collegamento ADSL con Lepida Spa la società ICT delle Pubbliche Amministrazioni della Regione Emilia Romagna. La gestione delle caselle è affidata a Sti srl. Gli aggiornamenti del sito, di recente rinnovato, sono svolti da personale dipendente. POSTA ELETTRONICA La posta elettronica interna deve essere il primo strumento atto alla progressiva dematerializzazione di qualsiasi forma di comunicazione interna. Sul sito Internet della Comune di Agazzano sono pubblicate le caselle di posta elettronica di uffici e servizi al fine di dare all'utenza esterna miglior accesso.

4 PEC e COMUNICAZIONI VERSO P.A. E UTENZA ESTERNA La Posta Elettronica Certificata (PEC) consente di utilizzare un server di posta certificato con elevati standard di sicurezza tali da renderla equivalente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. Le stesse Poste Italiane consentono a qualsiasi cittadino di inviare una PEC a pagamento dal proprio sito senza necessariamente dotarsi di una casella propria. Il Comune di Agazzano è dotato della seguente PEC: - comune.agazzano@sintranet.legalmail.it DOTAZIONI INFORMATICHE Gli uffici comunali hanno in dotazione le attrezzature necessarie a svolgere i propri compiti in maniera puntuale ed efficiente; in particolar modo gli attuali strumenti informatici consentono, in adeguamento alla vigente normativa, l invio telematico di denunce di pagamento, comunicazioni a vari enti del settore pubblico oltre alla consultazione di banche dati on line attraverso i canali internet. L utilizzo di tali strumenti è consentito solo se finalizzato alle effettive necessità d ufficio. Al fine di garantire il regolare funzionamento dei sistemi telematici, si mantiene, come già in essere, la dotazione di appositi software antispam e antivirus, onde evitare problematiche a livello di hardware e software. In prospettiva per gli anni non sono previste ulteriori forniture, se non in caso di esigenze dettate da giustificate motivazioni nel qual caso saranno attivate convenzioni CONSIP / INTERCENT ER sia per gli acquisti sia per il ricorso alla soluzione del noleggio. AZIONI DA COMPIERE ED INDICATORI La tabella sotto riportata indica alcune azioni utili allo scopo di incrementare l'utilizzo degli strumenti di posta elettronica e ridurre contestualmente i costi di gestione per la comunicazione interna ed esterna. Per ogni azione sono individuati anche gli indicatori che il sistema informativo dell'ente ci fornisce, grazie all'utilizzo di sistemi open, centrali telefoniche VOIP su cui possiamo operare, ad un server di posta elettronica con successive statistiche sul traffico. Tutti i dati degli indicatori sono trattati in forma aggregata per ufficio/servizio. Azioni Impegno costante per l'incremento dell'utilizzo della posta elettronica nella comunicazione interna Ordine di servizio per ufficio posta affinché non siano più inviate lettere e raccomandate verso i comuni. Esteso a tutti gli uffici Indicatori/Controlli Misura del traffico, nell'unità di tempo prestabilita, della casella di posta elettronica all'interno del dominio comune.agazzano.pc.it Incrocio dei dati di protocollo in partenza con procedura posta in partenza. N. di missive inviate ai comuni con posta ordinaria deve tendere a zero nell arco del triennio

5 Ordine di servizio per la progressiva cessazione di invio fax verso comuni ed altri enti pubblici. Sostituzione della comunicazione attraverso PEC. Ordine di servizio per la riduzione di stampati nel limite del possibile evitando il piu possibile stampe a colori e utilizzando dispositivi che consentano il risparmio di toner Comunicazione dell'amministrazione ad aziende e cittadini per la diffusione dell'utilizzo della posta elettronica e PEC nella comunicazione con il Comune. Invito a non stampare le mail nel limite del possibile degli allegati creando, anche in questo servizio, una nuova cultura della dematerializzazione. Verifica delle chiamate in partenza da centralino verso numeri noti di fax di comuni contenuti in data base. Verifica della riduzione delle spese telefoniche. Riduzione spese d ufficio per materiale informatico di consumo (cartucce) e carta. Riduzione costi manutenzione stampanti Misura del traffico, nell'unità di tempo prestabilita, della casella di posta elettronica verso l'esterno. Misura dell'andamento delle spese postali a frequenza mensile per Servizio/Ufficio. Obiettivo dimezzarle entro la fine del 2010 Riduzione costi di carta e cartucce per stampante AUTOVETTURE DI SERVIZIO - Art. 2 lett. B) c. 594 L. 244/07- Per il triennio la dotazione risulta adeguata salvo il verificarsi di situazioni che impongano la sostituzione di veicoli. In caso di rinnovo di mezzi si valuterà, in termine di costi/benefici, la possibilità di procedere all acquisto oppure al noleggio, anche attraverso l attivazione di idonee convenzioni CONSIP / INTERCENT ER. I mezzi devono essere utilizzati esclusivamente per esigenze di servizio. I mezzi possono essere utilizzati, inoltre, in occasioni di missioni da parte dei dipendenti presso uffici pubblici e privati in territorio extracomunale, oltre che dagli amministratori a fini istituzionali e di rappresentanza, solo nei casi in cui l utilizzo dei mezzi pubblici sia diseconomico, secondo un analisi costi benefici, viste le difficoltà di comunicazione che presenta il Comune di Agazzano. Le linee ferroviarie sono esterne al territorio. Deve essere sempre verificata la possibilità di mezzi alternativi di trasporto, pubblici o a noleggio, al fine di consentire un eventuale risparmio economico, soprattutto per gli spostamenti che coinvolgono più persone. Nel contempo deve essere garantita la massima efficienza onde evitare, viceversa, carenze a livello organizzativo e tempistiche dispendiose.

6 AZIONI DA COMPIERE ED INDICATORI Azioni Ordine di servizio per attivazione procedure finalizzata ad un risparmio su Acquisiti di carburante Ordine di servizio per attivare procedure che portino al risparmio nella sostituzione pneumatici Ordine di servizio per attivare procedure che portino al risparmio nella gestione della manutenzioni varie Indicatori/Controlli Attivazione convenzioni consip/intercenter o acquisto mediante fuel card. Diminuzione del costo per acquisto di carburante Consultazione fra ditte specializzate situate in zona. Diminuzione costi per sostituzione pneumatici Consultazione fra ditte specializzate situate in zona. Diminuzione costi di manutenzione mezzi BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO O DI SERVIZIO, CON ESCLUSIONE DEI BENI INFRASTRUTTURALI Art. 2 lett. C) c. 594 L. 244/07- L Amministrazione deve valorizzare nel miglior modo il patrimonio immobiliare comunale disponibile con l intento di ottenere la migliore resa anche in termini economici o sociali. Gli immobili di cui e proprietario il Comune sono i seguenti: PALAZZO MUNICIPALE Piazza Europa, 7 Piano Terra: sala riunioni, locali adibiti a Poliambulatori, servizi igienici (tre), sede AVIS; Piano Terra: scalone di accesso, cabina ascensore, portico antistante il palazzo. 1 piano : uffici lato dx e lato sx, sala giunta, ufficio del sindaco, servizio igienico; 2 piano: sede Centro Aggregativo, sede Associazioni locali FABBRICATO SCUOLA MATERNA Via Costa Comprende i locali destinati a Scuola materna con locali adibiti a mensa e preparazione pasti. FABBRICATO ASILO NIDO Via Vignola Fabbricato che si estende su di un solo piano e che comprende i locali adibiti a mensa. FABBRICATO SCUOLA MEDIA Via Kennedy

7 Il piano terra e il primo piano ospitano i locali destinati ad aule con locali adibiti a mensa. Al piano terra è situata la palestra ad uso sia della scuola elementare che della scuola media. Il locale palestra è concesso ad associazioni sportive che ne fanno richiesta. FABBRICATO SCUOLA ELEMENTARE Il piano terra ed il primo piano ospitano i locali destinati ad aule e con locale adibito a mensa. CENTRO SPORTIVO - Campo da calcio. Comprende due fabbricati: uno destinato a spogliati e l altro, destinato a sala riunioni e biglietteria e servizi igienici. Il campo sportivo è affidato in gestione all U.S. AGAZZANESE. FABBRICATO POSTO IN FRAZ. RIVASSO - Fabbricato adibito a servizi tecnologici: è destinato a magazzino e ricovero mezzi. MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI PER ENERGIA ELETTRICA AMBIENTI A partire dal mese di marzo l energia elettrica verrà fornita da EDISON Spa. 1. Protocollo consumi elettrici uffici comunali: - Spegnere le luci quando ci si assenta per più di cinque minuti - Tenere spenta la luce in caso di luminosità normale - A fine giornata spegnere le apparecchiature elettriche (computer, stampanti, calcolatrici, fotocopiatrici) 2. Protocollo consumi elettrici altri immobili per servizi diversi - Tenere spenta la luce in caso di luminosità normale - Spegnere la luce nei bagni - Illuminare solo le parti di ambiente utilizzate - A fine giornale spegnere le apparecchiature potenziale assorbitrici di energia elettrica