PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI FUNZIONAMENTO PERIODO 2012/2014

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1 PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI FUNZIONAMENTO PERIODO 2012/2014 (art. 2, commi 594 ss., legge n. 244/ Legge Finanziaria 2008) Approvato con delibera di Giunta dell Unione n. 67 del 30/11/2010 1

2 INDICE PREMESSA... 3 I. BENI STRUMENTALI E INFORMATICI... 3 II. AUTOVETTURE... 6 III. BENI IMMOBILI... 7 IV. PUBBLICITA... 8 V. CONTROLLI

3 PREMESSA Al fine del contenimento delle spese di funzionamento delle strutture comunali, con esplicito riferimento all art. 2, commi 594, 595, 596, 597, 598 della Legge n. 244/2007, viene predisposto un piano di razionalizzazione delle dotazioni strumentali e di apparati elettronici ed informatici, di autovetture e di immobili di servizio e ad uso abitativo per il triennio 2011/2013. I. BENI STRUMENTALI E INFORMATICI I.A.1 DOTAZIONI STRUMENTALI E INFORMATICHE Le dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro degli uffici sono quasi tutte state acquistate dall Unione in sostituzione di quelle concesse in comodato d uso gratuito da parte dei Comuni aderenti all Unione stessa. Le dotazioni strumentali risultano dislocate nelle varie sedi in cui sono stati situati i servizi gestiti dall Unione: - Ufficio Ragioneria, Segreteria, Servizi Educativi e Scolastici, Servizi Sociali, Presidio di Polizia Municipale presso il Comune di Savignano sul Rubicone P.zza Borghesi 9 - Ufficio Personale e Presidio Polizia Municipale presso il Comune di Gatteo P.zza Vesi - Ufficio Polizia Municipale Comando Polizia Municipale Via Pascoli San Mauro Pascoli - Ufficio PSC associato Comune di Savignano sul Rubicone Le predette dotazioni risultano al momento adeguate per la sufficiente funzionalità degli stessi uffici e l eventuale acquisto riguarderà essenzialmente la sostituzione di apparecchiature obsolete. La dotazione standard del posto di lavoro, inteso come postazione individuale, è così composta: - un personal computer con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio; - un telefono; - una stampante e/o un collegamento alla stampante/fotocopiatrice di rete a servizio di tutte le aree di lavoro; - un fax in dotazione alle aree di lavoro dove necessita l apparecchiatura in questione. Per il collegamento internet e posta elettronica si utilizza la connessione presente all interno di ogni singolo Ente aderente all Unione dei Comuni del Rubicone. Per quanto riguarda la telefonia fissa si utilizzano: - per i servizi dell Unione le linee presenti all interno di ogni singolo Comune. I singoli Enti hanno aderito tutti alla Convenzione INTERCENT-ER con installazione sistema VOIP. - per il servizio di Polizia Municipale e le utenze delle scuole di San Mauro Pascoli e Savignano sul Rubicone si è aderito alla convenzione con Intercent-ER per la gestione della telefonia, con costi sensibilmente inferiori. - Maggiori esigenze di linee telefoniche e di trasmissione dati vengono gestite dai singoli Enti attraverso l unione stessa. - Per quanto riguarda la telefonia mobile attualmente si riportano di seguito le utenze intestate all Unione dei Comuni del Rubicone: Servizio Polizia Municipale n. 8 Servizi Sociali ed Educativi n. 2 3

4 Si utilizzano contratti in abbonamento stipulati in base alla convenzione INTERCENT-ER con Tim. I.A.2 CRITERI DI GESTIONE DI TUTTE LE DOTAZIONI STRUMENTALI L attività di assistenza tecnica viene svolta dai singoli CED dei Comuni aderenti all Unione (sino a quando non verrà realizzato un CED dell Unione) i quali curano, ove necessario, l installazione, la manutenzione e la gestione dei software di base e dei software applicativi utilizzati presso i vari uffici nonchè la manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature informatiche. In relazione all acquisto di nuove attrezzature informatiche e/o alla sostituzione, non avendo l Unione ancora un proprio CED interno, sarà il Responsabile di Settore che effettuerà anche le valutazioni in merito alle esigenze e provvederà agli acquisti. Per l uso razionale delle dotazioni strumentali gli utilizzatori dovranno attenersi alle seguenti linee di indirizzo: - applicazione dei principi di efficacia operativa e di economicità nell individuazione delle dotazioni; - costante manutenzione e razionale utilizzo, con implementazione delle funzioni; - sostituzioni nel caso di guasto, qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole, anche tenendo conto dell obsolescenza dell apparecchio che causa un rapido deprezzamento dei dispositivi elettronici ed informatici. Tale valutazione è effettuata dai tecnici del servizio CED di uno dei tre Comuni aderenti all Unione di volta in volta coinvolti, congiuntamente con il Responsabile, con le seguenti modalità: analisi dei costi sia diretti che indiretti relativi all acquisto e all uso del bene, valutazione dei benefici in merito ai vantaggi derivanti dalla dismissione, soprattutto in termini di economie di spesa realizzabili, a parità di qualità del servizio reso. Particolare attenzione va posta alla possibilità di eventuali contributi economici erogabili da Enti esterni (Provincia, Comunità Montana, Regione ecc..) che favoriscano l acquisto di apparecchiature al fine di ottimizzare i costi. In particolare gli utilizzatori dovranno attenersi alle seguenti linee di indirizzo per il razionale uso e l acquisto delle dotazioni informatiche: - in fase di aggiornamento e/o implementazione dei sistemi informativi dell ente, attenta valutazione della possibilità di acquisire soluzioni Open Source; - nel caso in cui un pc non avesse più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo verrà comunque utilizzato in ambiti dove sono richieste performances inferiori; - progressiva sostituzione dei monitor con modelli LCD o LED che permettono di ridurre il consumo di energia elettrica e di migliorare l ambiente di lavoro rendendolo più ergonomico e riducendo l emissione di radiazioni; - ogni ulteriore eventuale ampliamento delle dotazioni dovrà essere soggetto a motivazioni di opportunità volte all accertata ottimizzazione dei servizi; - per l acquisto di dotazioni strumentali di tipo informatico quali personal computer, stampanti ecc, utilizzo prioritario di convenzioni CONSIP o INTERCENT-ER; - razionalizzazione dell utilizzo di stampanti individuali e progressiva dismissione a fronte di fornitura di stampanti di rete multifunzionali o fotocopiatori di rete. In relazione alle fotocopiatrici, l Unione dei Comuni del Rubicone ha aderito alla convenzione quadro attivata dall Agenzia Intercent-ER con il fornitore Xerox per il noleggio di apparecchiature multifunzione: si tratta di fotocopiatrici con la possibilità di dispositivi opzionali per fornire le funzionalità di stampanti di rete, fax di rete, scanner di rete; tali attrezzature sono capaci di notevoli volumi di stampa e sono particolarmente convenienti nei costi per ciascuna pagina stampata. 4

5 Alcune apparecchiature sono già state attivate come stampanti di rete. La priorità, quindi, è di ridurre sempre più il numero di stampanti individuali, lasciandole solo laddove vi sono motivate esigenza di riservatezza o di accessibilità, assicurando dei punti multifunzione per stampe, fax, scansioni. Le convenzioni d acquisto su piattaforma CONSIP o Intercent-ER, inoltre hanno permesso di contenere in modo significativo i costi di acquisto e manutenzione in garanzia di nuovi strumenti, consentendo in prospettiva aggiornamenti del parco installato più competitivi rispetto al passato. Attualmente l Unione ha noleggiato n. 4 fotocopiatori. I.B.1 DOTAZIONE DI TELEFONI CELLULARI Gli strumenti utilizzati sono in comodato d uso mediante l utilizzo della convenzione Intercent-ER, con contratto per la telefonia mobile con la società TIM Italia S.p.A. ora TELECOM Italia S.p.A. che garantisce tariffe decisamente vantaggiose rispetto a contratti standard. Il tabulato delle telefonate di ogni singolo apparecchio dovrà essere richiesto a Telecom Italia e monitorato, per le opportune verifiche. I.B.2 CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFONI CELLULARI Al fine di garantire un utilizzo razionale dei telefoni cellulari è stato approvato apposito regolamento sul loro utilizzo. Ogni Responsabile deve vigilare sul corretto utilizzo e sull andamento dei costi connessi. La spesa risulta molto contenuta e una ulteriore razionalizzazione risulta difficile e applicabile solo a livello di contenimento del numero di concessioni ulteriori di apparecchi di telefonia mobile. Pertanto, come specificato anche all interno del Regolamento, ogni nuova concessione dovrà essere valutata dal responsabile e comunicata all organo esecutivo. Il tabulato delle telefonate di ogni singolo apparecchio dovrà essere richiesto a Telecom Italia e monitorato, per le opportune verifiche. I.C.1 DOTAZIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE L Unione ha attualmente in essere n. 4 contratti di noleggio per fotocopiatori (Servizi Scolastici, Servizi Sociali, Polizia Municipale) attraverso le convenzioni Consip. Allo scadere delle stesse obiettivo è utilizzare sempre le convenzioni Consip e Intercent-Er che garantiscono prezzi e condizioni molto concorrenziali. Si ritiene comunque che la soluzione a noleggio sia la più conveniente in termini di costi di manutenzione e gli oneri accessori connessi. Per quanto riguarda le stampanti l Unione dei Comuni : 1) per i servizi amministrativi (Servizio Personale e Economico-Finanziario) vengono utilizzate le strumentazioni di rete (stampati e fotoriproduttori) di proprietà del Comune di Savignano sul Rubicone e del Comune di Gatteo dove attualmente sono dislocati. 2) Le stampanti singole vengono mantenute ove esistenti, ma in caso di rottura verrà effettuata una valutazione dal Responsabile del Settore se mantenerle o meno in relazione alle linee sopra stabilite. 3) Considerata infine la dislocazione degli uffici, distribuiti su più edifici, al momento non è possibile prevedere la dismissione di stampanti e fotocopiatrici in dotazione, al di fuori dei casi di guasto irreparabile od obsolescenza. 5

6 I.C.2 CRITERI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE Linee di indirizzo cui gli utilizzatori devono attenersi per il razionale uso delle apparecchiature di fotoriproduzione: - aumento dell utilizzo plurimo delle esistenti stampanti di rete da parte di più postazioni di lavoro; - in caso di necessità di acquisto di nuove apparecchiature, preferenza per quelle dotate di funzione integrata di fotocopiatrice e stampante di rete, nonché di funzione fax e scanner; - contenimento dell uso della carta, mediante uso di: 1. carta riciclata per le stampe di prova e di documentazione interna; 2. sistema di cartelle sul server con relativi profili di accesso per ogni ufficio (solo lettura, lettura/scrittura), per evitare passaggi cartacei inutili, nonché per snellire e velocizzare la tempistica di acquisizione interna dei documenti da parte degli uffici; 3. indirizzi di posta personali per scambio di comunicazioni sia esterne che interne; 5. archiviazione documenti in formato informatico, effettuando più copie da conservare in luoghi diversi, in modo da garantire la sicurezza dei dati in caso di eventi dannosi; 6. prediligere qualsiasi forma di interscambio dati in via informatica incentivando la dematerializzazione cartacea dei documenti amministrativi. A tal proposito inserimento della firma digitale nelle procedure, ove possibile, implementazione del protocollo informatico. 7. minore stampa di relazioni e di ogni altra pubblicazione prevista da leggi e regolamenti e distribuita gratuitamente od inviata ad altre amministrazioni; 8. progressiva dismissione delle stampanti in dotazione alla singola area di lavoro e progressiva sostituzione con stampanti condivise. II. AUTOVETTURE II.A.1 DOTAZIONE DI AUTOVETTURE La dotazione di automezzi è composta da: - Automezzi concessi in comodato d uso gratuito dagli Enti aderenti COMUNE DI GATTEO FIAT FIORINO (TRASPORTO PASTI FIAT PUNTO (VV.UU) FIAT PUNTO (VV.UU) FIAT UNO (SERVIZI SOCIALI) AD 273 WN CG 037 KS AR. 938 BF AD 180 WF COMUNE SAN MAURO PASCOLI FIAT BRAVA (VV.UU) AN 235 DT FIAT PALIO (VV.UU) BK 344 YZ FIAT DOBLO (VV.UU) CJ 795 YN FIAT UNO (SERVIZI SOCIALI) FO COMUNE SAVIGNANO SUL RUBICONE FIAT PUNTO (VV.UU) CZ 475 BK FIAT DOBLO (VV.UU) CB 101 XK (ROTTAMATA A GENNAIO 2012) SCOOTER MALAGUTI(VV.UU) BV SCOOTER MALAGUTI (VV.UU) BV

7 - Automezzi di proprietà OPEL VIVARO (VV.UU) FIAT BRAVO (VV.UU) CHEVROLET (VV.UU) FIAT PANDA (SERVIZI SOCIALI) FIAT PANDA (SERVIZI SCUOLA) FIAT PANDA (AREA MINORI) DH 576 HG DH 710 HG YA 217 AB DS 447 SN DY 180 RD DY 183 ED II.A.2 CRITERI DI GESTIONE DELLE AUTOVETTURE Questa Amministrazione ha approvato con atto n. 1 del 14/01/2011 apposito Regolamento per l utilizzo degli automezzi. Allo stato attuale, in materia di razionalizzazione delle spese relative alle autovetture è da rilevare la norma introdotta dal DL 78/2010 convertito in L. 122/2010 che di seguito si riporta: - Spese per acquisto, noleggio e manutenzione di autovetture Art. 6 comma 14. A decorrere dall'anno 2011, le amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1, comma 3, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, incluse le autorità indipendenti, non possono effettuare spese di ammontare superiore all'80 per cento della spesa sostenuta nell'anno 2009 per l'acquisto, la manutenzione, il noleggio e l'esercizio di autovetture, nonché per l'acquisto di buoni taxi; il predetto limite può essere derogato, per il solo anno 2011, esclusivamente per effetto di contratti pluriennali già in essere. La predetta disposizione non si applica alle autovetture utilizzate dal Corpo nazionale dei vigili del fuoco e per i servizi istituzionali di tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica. E necessario pertanto definire la spesa complessiva sostenuta nel 2009 per acquisto, noleggio e manutenzione autovetture ed effettuare una riduzione pari al 20% a partire dal 2011.per il triennio 2011/2013. Rimangono escluse le spese inerenti i mezzi della Polizia Municipale, per i quali comunque valgono tutti i principi di razionalizzazione già contenuti nel sopra citato Regolamento degli automezzi. III. BENI IMMOBILI III.A.1 DOTAZIONE DI BENI IMMOBILI L Unione dei Comuni del Rubicone non ha in proprietà alcun bene immobile né ad uso abitativo né di servizio. Attualmente l Unione dei Comuni del Rubicone ha in affitto per lo svolgimento dei propri servizi istituzionali e di tipo sociali da soggetti esterni i seguenti immobili: TIPOLOGIA IMMOBILE INDIRIZZO UTILIZZO COSTO/PROVENTO ANNUO SERVIZI Comando Polizia Municipale Via Pascoli S. Mauro Pascoli In affitto sede corpo di polizia Alloggi Appartamento n.2 SERVIZIO DEL COMUNE DI SAVIGNANO SUL Via Mariele Ventre - Savignano sul Rubicone In affitto utilizzare situazioni da per di ,00 utenze ,00 affitto Costi annui: 7.000,00 Proventi annui: circa 7

8 RUBICONE emergenze abitative di Savignano sul Rubicone 3.000,00 IV. PUBBLICITA Il presente documento è reso pubblico con le modalità previste dall articolo 11 del d. lgs 30 marzo 2001, n. 165 e dall articolo 54 del d.lgs 7 marzo 2005, n. 82. V. CONTROLLI I Responsabili di Settore curano la redazione di una relazione circa le azioni intraprese ed i risultati ottenuti in ordine alla realizzazione dei contenuti del presente Piano, ai fini della redazione della relazione da allegare al referto del controllo di gestione, che verrà trasmessa, a consuntivo annuale, agli organi di controllo interno e alla Sezione regionale della Corte dei Conti dell Emilia- Romagna. In considerazione del fatto che l Unione dei Comuni del Rubicone non è dotato di un sistema di contabilità analitica, che consentirebbe di rilevare, analizzare e dimostrare costi e ricavi, occorrerà basarsi prevalentemente sui dati di tipo finanziario della spesa. 8