PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI FUNZIONAMENTO PERIODO 2008/2010

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1 PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI FUNZIONAMENTO PERIODO 2008/2010 (art. 2, commi 594 ss., legge n. 244/ Legge Finanziaria 2008) Approvato con delibera di Giunta dell Unione n. 66 del 30/12/2008 1

2 INDICE PREMESSA... 3 I. BENI STRUMENTALI E INFORMATICI... 3 II. AUTOVETTURE... 6 III. BENI IMMOBILI... 8 IV. PUBBLICITA... 8 V. CONTROLLI

3 PREMESSA Al fine del contenimento delle spese di funzionamento delle strutture comunali, con esplicito riferimento all art. 2, commi 594, 595, 596, 597, 598 della Legge n. 244/2007, viene predisposto un piano di razionalizzazione delle dotazioni strumentali e di apparati elettronici ed informatici, di autovetture e di immobili di servizio e ad uso abitativo per il triennio 2008/2010. I. BENI STRUMENTALI E INFORMATICI I.A.1 DOTAZIONI STRUMENTALI E INFORMATICHE Le dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro degli uffici sono in parte state acquistate dall Unione e in parte concesse in comodato d uso dai Comuni aderenti all Unione. Le dotazioni strumentali risultano dislocate nelle varie sedi in cui sono stati situati i servizi gestiti dall Unione: - Ufficio Ragioneria, Segreteria, Servizi Educativi e Scolastici, Servizi Sociali, Presidio di Polizia Municipale presso il Comune di Savignano sul Rubicone P.zza Borghesi 9 - Ufficio Personale e Presidio Polizia Municipale presso il Comune di Gatteo P.zza Vesi - Ufficio Polizia Municipale Comando Polizia Municipale Via Pascoli San Mauro Pascoli Le predette dotazioni risultano al momento adeguate per la sufficiente funzionalità degli stessi uffici, anche se, progressivamente l Amministrazione intende dotarsi di strutture informatiche proprie, procedendo quindi alla sostituzione delle strumentazioni concesse in comodato d uso gratuito con nuovi acquisti in relazione alle disponibilità economiche. La dotazione standard del posto di lavoro, inteso come postazione individuale, è così composta: - un personal computer con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio; - un telefono; - una stampante e/o un collegamento alla stampante/fotocopiatrice di rete a servizio di tutte le aree di lavoro; - un fax in dotazione alle aree di lavoro dove necessita l apparecchiatura in questione. Per il collegamento internet e posta elettronica si utilizza la connessione presente all interno di ogni singolo Ente aderente all Unione dei Comuni del Rubicone. Per quanto riguarda la telefonia fissa si utilizzano: - per i servizi dell Unione le linee presenti all interno di ogni singolo Comune; - per il servizio di Polizia Municipale e le utenze delle scuole di San Mauro Pascoli e Savignano sul Rubicone si è aderito alla convenzione con Intercent-ER per la gestione della telefonia, utilizzando eventualmente anche con tecnologia Voip, con costi sensibilmente inferiori. Per quanto riguarda la telefonia mobile attualmente si riportano di seguito le utenze intestate all Unione dei Comuni del Rubicone: Comandante Polizia Municipale n. 1 Vice-Comandante n. 1 Uso Comune n. 1 Connessione Internet n. 3 Per il momento è dotato di cellulare solo il personale della Polizia Municipale, in qualità del servizio svolto, in linea con quanto affermato dalla normativa vigente. 3

4 I contratti utilizzati sono di due tipi: - abbonamento stipulato in base alla convenzione INTERCENT-ER con Tim per n. 3 utenze utilizzate per connessione Internet; - ricaricabile aziendale con la compagnia VODAFONE per n. 3 utenze utilizzate dal Comandante, Vice-Comandante e dal personale della Polizia Municipale. I.A.2 CRITERI DI GESTIONE DI TUTTE LE DOTAZIONI STRUMENTALI L attività di assistenza tecnica viene svolta dai singoli CED dei Comuni aderenti all Unione, i quali curano, ove necessario, l installazione, la manutenzione e la gestione dei software di base e dei software applicativi utilizzati presso i vari uffici nonchè la manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature informatiche. In relazione all acquisto di nuove attrezzature informatiche e/o alla sostituzione, l Unione non avendo ancora un proprio CED interno, il servizio sarà curato di volta in volta dal Responsabile di Settore che effettuerà anche le valutazioni in merito alle esigenze e provvederà agli acquisti. Per l uso razionale delle dotazioni strumentali gli utilizzatori dovranno attenersi alle seguenti linee di indirizzo: - applicazione dei principi di efficacia operativa e di economicità nell individuazione delle dotazioni; - costante manutenzione e razionale utilizzo, con implementazione delle funzioni; - sostituzione prioritaria della strumentazione concessa in comodato d uso gratuito dagli Enti in modo da procedere ala loro restituzione e avere strumentazioni informatiche di proprietà; - sostituzioni nel caso di guasto, qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole, anche tenendo conto dell obsolescenza dell apparecchio che causa un rapido deprezzamento dei dispositivi elettronici ed informatici. Tale valutazione è effettuata dai tecnici del servizio CED di uno dei tre Comuni aderenti all Unione di volta in volta coinvolti, congiuntamente con il Responsabile, con le seguenti modalità: analisi dei costi sia diretti che indiretti relativi all acquisto e all uso del bene, valutazione dei benefici in merito ai vantaggi derivanti dalla dismissione, soprattutto in termini di economie di spesa realizzabili, a parità di qualità del servizio reso. Particolare attenzione va posta alla possibilità di eventuali contributi economici erogabili da Enti esterni (Provincia, Comunità Montana, Regione ecc..) che favoriscano l acquisto di apparecchiature al fine di ottimizzare i costi. In particolare gli utilizzatori dovranno attenersi alle seguenti linee di indirizzo per il razionale uso e l acquisto delle dotazioni informatiche: - in fase di aggiornamento e/o implementazione dei sistemi informativi dell ente, attenta valutazione della possibilità di acquisire soluzioni Open Source; - nel caso in cui un pc non avesse più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo verrà comunque utilizzato in ambiti dove sono richieste performances inferiori; - progressiva sostituzione dei monitor con modelli LCD che permettono di ridurre il consumo di energia elettrica e di migliorare l ambiente di lavoro rendendolo più ergonomico e riducendo l emissione di radiazioni; - ogni ulteriore eventuale ampliamento delle dotazioni dovrà essere soggetto a motivazioni di opportunità volte all accertata ottimizzazione dei servizi; - per l acquisto di dotazioni strumentali di tipo informatico quali personal computer, stampanti ecc, utilizzo prioritario di convenzioni CONSIP o INTERCENT-ER; - razionalizzazione dell utilizzo di stampanti individuali e progressiva dismissione a fronte di fornitura di stampanti di rete multifunzionali o fotocopiatori di rete. 4

5 In relazione alle fotocopiatrici, l Unione dei Comuni del Rubicone ha aderito alla convenzione quadro attivata dall Agenzia Intercent-ER con il fornitore Xerox per il noleggio di apparecchiature multifunzione: si tratta di fotocopiatrici con la possibilità di dispositivi opzionali per fornire le funzionalità di stampanti di rete, fax di rete, scanner di rete; tali attrezzature sono capaci di notevoli volumi di stampa e sono particolarmente convenienti nei costi per ciascuna pagina stampata. Alcune apparecchiature sono già state attivate come stampanti di rete. La prospettiva quindi è di ridurre sempre più il numero di stampanti individuali, lasciandole solo laddove vi sono motivate esigenza di riservatezza o di accessibilità, assicurando dei punti multifunzione per stampe, fax, scansioni. Le convenzioni d acquisto su piattaforma CONSIP o Intercent-ER, inoltre hanno permesso di contenere in modo significativo i costi di acquisto e manutenzione in garanzia di nuovi strumenti, consentendo in prospettiva aggiornamenti del parco installato più competitivi rispetto al passato. Attualmente l Unione ha noleggiato n. 3 fotocopiatori. I.B.1 DOTAZIONE DI TELEFONI CELLULARI Gli strumenti utilizzati sono in comodato d uso mediante l utilizzo della convenzione Intercent-ER, con contratto per la telefonia mobile con la società TIM Italia S.p.A. ora TELECOM Italia S.p.A. che garantisce tariffe decisamente vantaggiose rispetto a contratti standard. Il tabulato delle telefonate di ogni singolo apparecchio dovrà essere richiesto a Telecom Italia e monitorato, per le opportune verifiche. Il costo complessivo sostenuto nel corso dell anno 2007 per le utenze relative alla telefonia mobile è stato di complessivi Euro 1.180,00. I.B.2 CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFONI CELLULARI Al fine di una corretta regolamentazione della concessione dei telefoni cellulari e della loro gestione è necessario prevedere per il prossimo anno 2009 l approvazione di un apposito regolamento. Le linee di indirizzo cui gli utilizzatori devono comunque attenersi per il razionale uso dei telefoni cellulari, in attesa di una precisa regolamentazione sono le seguenti: - assegnazione al personale dell Unione, che, per la natura delle prestazioni e dell incarico rivestito, sia tenuto ad assicurare pronta e costante reperibilità in luoghi diversi dalla sede di lavoro o quando sussistano particolari ed indifferibili esigenze di comunicazione che non possono essere soddisfatte con gli strumenti di telefonia da postazione permanente; - uso temporaneamente limitato alla durata del predetto servizio ed in casi di effettiva necessità, ponendo la massima attenzione al contenimento della spesa. E vietato l utilizzo per fini privati, le chiamate personali sono ammesse solo avvalendosi dell opzione di fatturazione separata a proprio carico delle telefonate private; - responsabilità del corretto utilizzo dal momento della presa in consegna fino alla restituzione e cura nella conservazione, per evitare danni, smarrimenti o sottrazioni; - in caso di malfunzionamento, di guasto, di furto o smarrimento dell apparecchio o della Sim, comunicazione immediata al Responsabile di Settore, ai fini dell immediato blocco dell utenza. Se il furto o lo smarrimento si verificano in circostanze in cui non è possibile comunicare con il Responsabile, attivazione diretta per il blocco della Sim contattando il gestore di telefonia mobile. L utilizzatore dovrà, quindi, presentare la formale denuncia di furto o smarrimento e farne pervenire copia al Responsabile per gli adempimenti successivi; - individuazione dell assegnatario nel Responsabile di Settore di appartenenza, anche nel caso in cui un apparecchio sia concesso a più utilizzatori. In ogni caso, la struttura dovrà tenere nota degli effettivi utilizzatori per tutta la durata della concessione; 5

6 - monitoraggio della media dei consumi, per verificare l economicità dell iniziativa, e controllo sulla documentazione delle chiamate effettuate, anche a campione. I.C.1 DOTAZIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE L Unione ha provveduto al noleggio di n. 3 fotocopiatori (Servizi Scolastici, Servizi Sociali, Polizia Municipale attraverso le convenzioni Consip. Per quanto riguarda le stampanti l Unione dei Comuni attualmente utilizza quelle concesse in comodato d uso gratuito dagli Enti aderenti. Per i servizi amministrativi (Servizio Personale e Economico-Finanziario) vengono utilizzate le strumentazioni di rete (stampati e fotoriproduttori) di proprietà del Comune di Savignano sul Rubicone e del Comune di Gatteo dove attualmente sono dislocati. Considerata la dislocazione degli uffici, distribuiti su più edifici, al momento non è possibile prevedere la dismissione di stampanti e fotocopiatrici in dotazione, al di fuori dei casi di guasto irreparabile od obsolescenza. Le apparecchiature sono a noleggio, al fine di ridurre i costi di manutenzione e gli oneri accessori connessi. I.C.2 CRITERI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE Linee di indirizzo cui gli utilizzatori devono attenersi per il razionale uso delle apparecchiature di fotoriproduzione: - aumento dell utilizzo plurimo delle esistenti stampanti di rete da parte di più postazioni di lavoro; - in caso di necessità di acquisto di nuove apparecchiature, preferenza per quelle dotate di funzione integrata di fotocopiatrice e stampante di rete, nonché di funzione fax e scanner; - contenimento dell uso della carta, mediante uso di: 1. carta riciclata per le stampe di prova e di documentazione interna; 2. sistema di cartelle sul server con relativi profili di accesso per ogni ufficio (solo lettura, lettura/scrittura), per evitare passaggi cartacei inutili, nonché per snellire e velocizzare la tempistica di acquisizione interna dei documenti da parte degli uffici; 3. indirizzi di posta personali per scambio di comunicazioni sia esterne che interne; 4. minore stampa di relazioni e di ogni altra pubblicazione prevista da leggi e regolamenti e distribuita gratuitamente od inviata ad altre amministrazioni; - progressiva dismissione delle stampanti in dotazione alla singola area di lavoro e progressiva sostituzione con stampanti condivise. II. AUTOVETTURE II.A.1 DOTAZIONE DI AUTOVETTURE La dotazione di automezzi è composta da: - Automezzi concessi in comodato d uso gratuito dagli Enti aderenti COMUNE DI GATTEO FIAT FIORINO (TRASPORTO PASTI FIAT PUNTO (VV.UU) FIAT PUNTO (VV.UU) FIAT UNO (SERVIZI SOCIALI) AD 273 WN CG 037 KS AR. 938 BF AD 180 WF COMUNE SAN MAURO PASCOLI 6

7 FIAT BRAVA (VV.UU) AN 235 DT FIAT PALIO (VV.UU) BK 344 YZ FIAT DOBLO (VV.UU) CJ 795 YN SCOOTER YAMAHA (VV.UU) BB SCOOTER YAMAHA (VV.UU) BB SCOOTER YAMAHA (VV.UU) BK FIAT UNO (SERVIZI SOCIALI) FO COMUNE SAVIGNANO SUL RUBICONE FIAT TIPO (VV.UU) AD 919 WG FIAT PUNTO (VV.UU) CZ 475 BK FIAT DOBLO (VV.UU) CB101 XK SCOOTER MALAGUTI(VV.UU) BV SCOOTER MALAGUTI (VV.UU) BV Automezzi di proprietà OPEL VIVARO (VV.UU) FIAT BRAVO (VV.UU) FIAT PANDA (SERVIZI SOCIALI) DH 576 HG DH 710 HG DS 447 SN II.A.2 CRITERI DI GESTIONE DELLE AUTOVETTURE Anche in questo caso obiettivo dell Amministrazione è approvazione di un regolamento per l ulizzo degli automezzi. Linee di indirizzo cui gli utilizzatori devono attenersi per il razionale uso delle autovetture: - utilizzo esclusivo per l espletamento delle funzioni proprie dell Amministrazione; - approntamento di idonei strumenti anche informativi, nei quali siano registrati giornalmente per ogni automezzo: 1. il giorno e l ora di utilizzo; 2. il nominativo del dipendente che utilizza l automezzo; 3. la destinazione e/o il servizio da espletare; 4. il giorno e l ora di rientro dell automezzo; 5. i chilometri percorsi. - verifica della possibilità di utilizzo di mezzi alternativi di trasporto, pubblici o a noleggio, al fine di consentire un eventuale risparmio economico, soprattutto per gli spostamenti che coinvolgono più persone. Nel contempo deve essere garantita la massima efficienza onde evitare, viceversa, carenze a livello organizzativo e tempistiche dispendiose. Si tiene conto del fatto che, nella maggior parte dei casi, non è agevolmente possibile effettuare trasporti alternativi a mezzo autolinee pubbliche per il poco servizio, gli orari fissi e per le destinazioni limitate; - prima dell acquisizione di un nuovo automezzo, effettuazione di una valutazione comparativa, in relazione alla tipologia di automezzo e all uso cui esso sarà destinato, sull opportunità di procedere all acquisto oppure al noleggio a lungo termine tutto compreso e acquisizione di mezzi a minor impatto ambientale ed a minor consumo. 7

8 III. BENI IMMOBILI III.A.1 DOTAZIONE DI BENI IMMOBILI L Unione dei Comuni del Rubicone non ha in proprietà alcun bene immobile né ad uso abitativo né di servizio. Attualmente l Unione dei Comuni del Rubicone ha in affitto per lo svolgimento dei propri servizi istituzionali e di tipo sociale i seguenti immobili: TIPOLOGIA IMMOBILE INDIRIZZO UTILIZZO COSTO/PROVENTO ANNUO SERVIZI Comando Polizia Municipale Via Pascoli S. Mauro Pascoli In affitto sede corpo di polizia Casa Matassoni SERVIZIO DEL COMUNE DI SAVIGNANO SUL RUBICONE Alloggi Appartamento n.2 SERVIZIO DEL COMUNE DI SAVIGNANO SUL RUBICONE Piazza Giovanni XXIII Savignano sul Rubicone Via Mariele Ventre - Savignano sul Rubicone In affitto sede associazioni di Savignano sul Rubicone In affitto da utilizzare per situazioni di emergenze abitative di Savignano sul Rubicone 6.700,00 utenze ,00 affitto ,00 + utenze? Costi annui: 9.000,00 Proventi annui: circa 3.600,00 IV. PUBBLICITA Il presente documento è reso pubblico con le modalità previste dall articolo 11 del d. lgs 30 marzo 2001, n. 165 e dall articolo 54 del d.lgs 7 marzo 2005, n. 82. V. CONTROLLI I Responsabili di Settore curano la redazione di una relazione circa le azioni intraprese ed i risultati ottenuti in ordine alla realizzazione dei contenuti del presente Piano, ai fini della redazione della relazione da allegare al referto del controllo di gestione, che verrà trasmessa, a consuntivo annuale, agli organi di controllo interno e alla Sezione regionale della Corte dei Conti dell Emilia- Romagna. In considerazione del fatto che l Unione dei Comuni del Rubicone non è dotato di un sistema di contabilità analitica, che consentirebbe di rilevare, analizzare e dimostrare costi e ricavi, occorrerà basarsi prevalentemente sui dati di tipo finanziario della spesa. 8