PROCEDURA DI CONCESSIONE E NORME DI UTILIZZO DEI TELEFONI CELLULARI E DEGLI ALTRI STRUMENTI DI CONNETTIVITÀ IN MOBILITA'.

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1 Approvato con Deliberazione della Giunta Comunale n. 16 del PROCEDURA DI CONCESSIONE E NORME DI UTILIZZO DEI TELEFONI CELLULARI E DEGLI ALTRI STRUMENTI DI CONNETTIVITÀ IN MOBILITA'. E' un adempimento richiesto dalla legge finanziaria 2008 e per disposizione della stessa deve essere reso pubblico con le modalità di cui all'articolo 11 Decreto Lgs. 165/2001 e articolo 54 del codice dell Amministrazione digitale. Al fine di dare attuazione a quanto disposto dall'articolo 2 commi 594 e 595 della Legge 24 dicembre 2007, n.244, si elencano di seguito, previa valutazione della situazione attuale, le misure finalizzate alla razionalizzazione dell'uso dei beni strumentali relativamente a fotocopiatori, telefonia fissa e mobile ed autovetture, secondo criteri di economicità e tenendo conto dell'efficienza che i singoli uffici sono chiamati a garantire. Va premesso che gli uffici del Comune di Puos d Alpago sono dislocati su due piani del palazzo municipale, oltre alla Biblioteca comunale posta presso i locali dell edificio sede della Scuola Media. Con contratti di noleggio full service sono stati sostituiti tutti i fotocopiatori di proprietà. Attualmente sono attivi tre contratti, due che hanno avuto origine nell ambito delle convenzioni promosse da CONSIP S.p.A. e uno scaturito da una gara a ribasso sempre sul sistema delle convenzioni. Le macchine sono posizionate una presso gli uffici demografici posti al piano terra,

2 una presso gli uffici segreteria/ragioneria posti al piano primo e una presso i locali della biblioteca comunale. Tutte sono dotate di scheda di rete con opzione stampante, quelle della biblioteca e degli uffici anagrafici fungono anche da fax. La soluzione del noleggio di apparecchiature multifunzione ha comportato benefici economici legati sia alla minore spesa per l'acquisto di piccole stampanti da tavolo sia al conseguente minor consumo di toner e cartucce creando, di fatto, degli autonomi centri di stampa. Presso l ufficio tecnico comunale è stata mantenuta una stampante laser di piccole dimensioni acquistata nell ambito delle convenzioni CONSIP S.p.A. e una stampante a colori a getto d inchiostro per le piccole stampe. In alternativa l ufficio tecnico indirizza le stampe presso la stampante posta nell ufficio segreteria/ragioneria. Sempre presso l ufficio tecnico trovasi un plotter acquistato nell ambito del mercato elettronico del portale degli acquisti della Pubblica Amministrazione, necessario per particolari stampe legate all attività dell ufficio stesso. Presso gli uffici demografici funzionano due stampanti ad aghi per le stampe dello stato civile. A ciò vanno aggiunte altre leve di risparmio: eliminazione della carta intestata creando il layout della corrispondenza con intestazione e logo integrati nel documento, possibilità per tutti gli uffici comunali di stampare i documenti in risoluzione bozza, fronte/retro, in formato libretto quando trattasi di documentazione voluminosa, raggiungendo in tal modo l'obiettivo ulteriore di una diminuzione del consumo di carta. Nell ufficio segreteria/ragioneria è presente un apparecchio telefax di proprietà che non risulta economicamente vantaggioso dismettere anche in relazione ai costi dei materiali di consumo che non sono particolarmente incidenti. Alla scadenza dell attuale convenzione per l apparecchio multifunzione dell ufficio si valuterà la convenienza di adottarne uno nuovo con l opzione telefax. E presente anche un apparecchio per l affrancatura della posta. 1. Telefonia fissa e trasmissione dati sono attive presso la sede municipale due linee ISDN Telecom utilizzate per la trasmissione vocale ed una linea ISDN Telecom dedicata alle trasmissioni telefax. Le linee voce passano attraverso il centralino telefonico Tenovis mod. Integral di proprietà, acquistato nell ambito delle convenzioni CONSIP S.p.A.. In ogni postazione di lavoro è presente un apparecchio telefonico collegato al centralino con possibilità di effettuare chiamate esterne dirette. si è aderito al Sistema Pubblico di Connettività per il tramite del Consorzio dei Comuni del Bacino Imbrifero Montano del Piave appartenenti alla Provincia di Belluno attraverso un contratto flat concluso con Telecom in quanto maggiormente conveniente rispetto al SPC. Si è attivato inoltre un contratto flat wireless con ditta locale specializzata nel settore finalizzato all ottenimento di un contributo regionale denominato P3@.

3 L'operazione di contenimento dei costi continuerà cercando di migliorare la gestione delle chiamate esterne da parte dei dipendenti e continuando nel controllo dei consumi anomali, attraverso la disamina delle fatture inviate dal gestore. Tuttavia non si intravedono grandi leve di risparmio da attivare per il prossimo triennio. 2. Telefonia mobile Il Comune di Puos d Alpago nel corso del 2009 ha migrato tutte le utenze attive Wind nell ambito della vecchia convenzione CONSIP S.p.A. in utenze TIM, attuale convenzione attiva. Allo stato attuale i telefoni cellulari sono dati in dotazione al Sindaco, al Segretario Comunale, a due Assessori e ai dipendenti che svolgono mansioni tali da doverne garantire la reperibilità (personale operaio). In totale sono aperte 6 utenze di telefonia mobile. Con il presente piano/programma, anche al fine di dare attuazione alla previsione normativa contenuta nella Legge finanziaria, si intendono disciplinare in modo compiuto i presupposti per la concessione del telefono di servizio, le modalità di utilizzazione e il sistema di verifiche e controlli sui volumi di traffico effettuati dagli utilizzatori (vedi punto 2a) In tal modo sarà possibile definire un progressivo contenimento della spesa, già non elevata, a carico del bilancio comunale. 2a. Procedura di concessione e norme di utilizzo dei telefoni cellulari e degli altri strumenti di connettività Il Sindaco, il Segretario Comunale, gli Assessori e il personale comunale per motivate esigenze di servizio, possono essere dotati di telefono cellulare intestato all'amministrazione Comunale e di altri strumenti di connettività in mobilità, secondo le procedure e nel rispetto delle norme di utilizzo di seguito indicate. In nessun caso può essere concesso il telefono di servizio a soggetti esterni all'amministrazione. Esigenze di servizio L'uso del telefono cellulare e degli altri strumenti per la connettività in mobilità può essere concesso in relazione ai compiti ed alle particolari esigenze di servizio, in particolare quando la natura delle prestazioni e dell'incarico richiedano pronta e costante reperibilità in luoghi diversi dalla sede di lavoro o quando sussistano particolari ed indifferibili esigenze di comunicazione che non possono essere soddisfatti con gli strumenti di telefonia e posta elettronica da postazione permanente, ovvero in relazione a particolari attività (ad esempio: svolgimento di attività manutentive sul territorio comunale ) Utilizzo dei telefoni cellulari La concessione del telefono cellulare o di altro strumento di connettività in mobilità potrà essere disposta per periodi di tempo limitati, in relazione ad esigenze contingenti, quali a titolo esemplificativo eventi, missioni, servizi straordinari, e dovrà comunque sempre trovare idonea motivazione.

4 L'assegnatario del dispositivo di comunicazione mobile è responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della presa in consegna fino alla restituzione e dovrà porre ogni cura nella sua conservazione, per evitare danni, smarrimenti o sottrazioni. In caso di furto o smarrimento del telefono il soggetto utilizzatore dovrà darne immediata comunicazione al Sindaco per l'immediato blocco dell'utenza. Nel caso in cui un apparecchio sia concesso a più utilizzatori, l'assegnatario è individuato nel Responsabile del servizio di riferimento che dovrà tenere nota di tutti gli effettivi utilizzatori. I telefoni cellulari in concessione possono essere utilizzati soltanto per ragioni di servizio e viene fatto tassativo divieto di effettuare chiamate personali o per scopi diversi. Gli utilizzatori hanno l'obbligo di mantenere in funzione il telefono durante le ore di servizio, durante le ore di reperibilità, ove prevista, ed in tutti i casi in cui le circostanze concrete lo rendano opportuno o indispensabile affinché possano essere tempestivamente rintracciati in caso di necessità. La concessione in uso sia del terminale che della sim card relativa rimane in vigore fino ad esplicita revoca. Pertanto, al venire meno dei requisiti sopra indicati o in caso di cessazione del rapporto di lavoro, il Sindaco dovrà revocare la concessione, farsi consegnare il materiale fornito al fine di disattivare o valutare l opportunità di attribuire ad altri l'utenza. I telefoni assegnati non possono essere ceduti dai dipendenti a colleghi se non previa autorizzazione del rispettivo Responsabile. La durata delle chiamate, verificata la effettiva necessità, dovrà essere la più breve possibile in relazione alle esigenze di servizio e di mandato. Qualora il possessore di telefono cellulare si trovi negli uffici comunali, è fatto obbligo di utilizzare per le telefonate verso rete fissa, gli apparecchi in dotazione all'ufficio stesso. In ogni caso tutti coloro che sono muniti di telefono cellulare dovranno aver cura di gravare nella misura minore possibile sul bilancio dell'ente. Opzione per telefonate diverse da quelle di servizio In relazione al tipo di contratto stipulato per il servizio di telefonia mobile, laddove siano previste modalità di chiamata che prevedono la fatturazione diretta all'utilizzatore dei costi delle chiamate effettuate per ragioni diverse da quelle di servizio, è consentita la facoltà di utilizzare i telefoni in concessione per chiamate private, alle medesime tariffe stabilite dal contratto sottoscritto dall'ente, aderendo alla relativa opzione contrattuale. In caso di mancata adesione alla suddetta opzione o nell'ipotesi in cui la stessa non sia prevista dal contratto in corso o non sia possibile determinare i costi delle chiamate private, è fatto assoluto divieto utilizzare l'apparecchio per chiamate estranee a quelle di servizio. Sistema di verifiche L'Amministrazione comunale attiva, in attuazione dell'articolo 2 comma 594 della Legge finanziaria 2008, nel rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali, un sistema di verifiche sull'utilizzo corretto delle utenze di telefonia mobile, incentrato sulle seguenti opzioni:

5 1. elaborazione dei costi sulla base delle informazioni rese disponibili dal gestore telefonico inerenti il volume complessivo di traffico relativo e contenenti l'indicazione analitica delle chiamate in uscita addebitate all'ente, della loro durata e del relativo importo oltre ai dati relativi alle connessioni internet effettuate con il cellulare ove consentite, 2. valutazione della spesa media di periodo per ogni singola utenza, 3. comunicazione al Responsabile di riferimento di eventuali chiamate a numeri anomali, di durata eccessiva nonché degli eventuali scostamenti significativi di spesa che non trovino ragione in particolari esigenze che si possono essere verificate nello specifico periodo, il quale dovrà predisporre idoneo riscontro ai fini della liquidazione dell'importo, 4. a tal fine verrà inoltrata la documentazione analitica al Responsabile competente per la redazione di apposita relazione, previo esame congiunto con l'utilizzatore al fine di verificare la pertinenza della spesa con l'attività lavorativa svolta, 5. laddove non sia formulata congrua giustificazione l'importo maggiore di spesa sarà imputato al possessore dell'utenza di riferimento. Si riporta di seguito l'elenco degli autoveicoli di servizio utilizzate dal personale dipendente: Automobile Fiat Panda targata AC525DK Automobile Fiat Punto targata CB024BC Scuolabus targato AJ211HR Scuolabus targato CB390BE Motocarro Ape Piaggio targato BB17869 Autocarro elettrico PORTER PIAGGIO targato DW181WZ Autocarro MAN targato DZ502AP (attrezzato per lo sgombero neve e munito di gru) Autocarro Renault targato CN356MB (attrezzato con spargisale/spargighiaino) Entrambe le auto di servizio sono di piccola cilindrata. In particolare l autovettura FIAT Panda è destinata al personale dipendente e agli amministratori che, per la natura del lavoro/servizio svolto, si deve spostare dalla sede municipale. In tale caso è stato approntato un libretto nel quale viene indicato il nominativo dell utilizzatore, il giorno, il percorso, il chilometraggio ed il servizio da espletare. Nei soli casi di assoluta urgenza, indisponibilità dell unica autovettura o per maggiore convenienza od economicità è consentito l utilizzo di mezzi propri e/o pubblici. La FIAT Punto è ad uso esclusivo della Polizia Municipale Per quanto riguarda gli altri mezzi sono destinati all utilizzo del personale del servizio tecnico manutentivo e per il trasporto scolastico (ora in affidamento a ditta esterna). Il parco automezzi soddisfa strettamente i fabbisogni dell ente e non è possibile procedere a dismissioni senza il conseguente reintegro. Tutti i mezzi sono utilizzati solo per compiti istituzionali.

6 E in corso di ultimazione il progetto per l implementazione del servizio informatico associato dell Alpago che ha visto la fornitura di alcune dotazioni informatiche e l avvio della sperimentazione di un sistema di PC virtuali presso la Società Informatica Territoriale S.r.l. di Belluno. Su una singola risorsa hardware la virtualizzazione permette l esecuzione contemporanea di più sistemi operativi (macchine virtuali), completamente slegati tra di loro, permettendo una evidente riduzione dei costi hardware, dei consumi energetici e dei costi di manutenzione. Attualmente la dotazione conta 12 PC completi di video + 1 notebook presso gli uffici comunali, n. 3 PC completi di video presso la biblioteca comunale e n. 3 PC completi di video presso il Centro di Pubblico Accesso Puos, oltre agli apparati di rete. Compatibilmente con le esigenze e le necessità tecniche si continuerà, per quanto riguarda il software gestionale, nell utilizzo delle risorse messe a disposizione gratuitamente dalla Regione del Veneto nell ambito della L.R. 54/88 (applicativi dei servizi demografici, contabilità, protocollo, ). Per il triennio 2012/2014 è prevista la manutenzione ordinaria di tale software che, per natura del servizio, non è suscettibile di risparmi nel periodo. Per quanto riguarda il software di office automation e per il software antivirus verrà ulteriormente promosso l'uso di soluzioni Opensource nelle stazioni di lavoro degli utenti. Questa azione consentirà di abbattere i costi delle licenze in quanto il software proposto è libero e gratuito. Non sono previsti canoni di manutenzione. Nell'ambito del processo di dematerializzazione della documentazione prodotta nell ambito dell attività della Pubblica Amministrazione, una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica è costituita dall'introduzione della posta elettronica certificata (PEC). Si tratta uno strumento informatico che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie considerevole di vantaggi rispetto alla raccomandata tradizionale, in particolare l'invio dei messaggi ha costi inferiori a quello delle raccomandate. Utilizzando la PEC nella gestione dell attività amministrativa si possono ottenere enormi vantaggi in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze. Al momento è attiva e funzionante una casella di PEC.

7 !" # $$%&' & (! ) *!!+! *! & ( ) *!!+! *!! *!!!!'! ',-!$!! ( )!!!! *!!. ".'!+!!!/ 0!!!!+1' ( /!!!!$$'!',-!!! *)&&!!!!*'!!!!!&(.',-! (,-!& ( *$!! ',$!+ ( +!!! +!!!+'! ' '2! 2!,-!* (2 *+!!!/',$!!!*.(&' 3!+4 (",$!3!' I costi per la gestione degli immobili non risultano avere margini di diminuzione considerato che l eventuale eliminazione nel triennio di riferimento di alcuni cespiti risulterebbe impossibile o in contrasto con il puntuale svolgimento dei servizi e con il perseguimento degli obiettivi dell ente.