PRESENTAZIONE LA GESTIONE INFORMATICA DEGLI ARCHIVI

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1 PRESENTAZIONE LA GESTIONE INFORMATICA DEGLI ARCHIVI

2 Il cambiamento organizzativo nella P. A. efficienza, efficacia e qualità 1 - Gli interventi normativi degli anni 90 Legge 7 agosto 1990, n legge sulla disciplina del procedimento amministrativo; afferma i seguenti principi: 2

3 Il cambiamento organizzativo nella P. A. efficienza, efficacia e qualità l art. 1 della Legge 241/1990 ha tradotto in norma di legge l obbligo della P.A. di uniformare la sua attività al principio costituzionale del buon andamento e dell imparzialità rendere l azione delle PP.AA. democratica, trasparente e aperta, garantendo la partecipazione, il diritto di accesso e l autocertificazione semplificare l azione amministrativa al fine di realizzarla secondo criteri di economicità ed efficacia

4 Il cambiamento organizzativo nella P. A. efficienza, efficacia e qualità 1- Gli interventi normativi degli anni 90 D. lgs 12 febbraio 1993, n norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche; indica le seguenti finalità: miglioramento dei servizi trasparenza dell azione amministrativa potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche contenimento dei costi dell azione amministrativa 4

5 Il cambiamento organizzativo nella P. A. efficienza, efficacia e qualità 1 - Gli interventi normativi degli anni 90 Direttiva del Presidente C. M. del 27 gennaio 1994 sui principi per l erogazione dei servizi pubblici; introduce nell ordinamento italiano strumenti innovativi: l adozione di standard di qualità del servizio e la loro pubblicazione (Carta dei servizi: strumento fondamentale con il quale si attua il principio di trasparenza, attraverso la esplicita dichiarazione dei diritti e doveri sia del personale sia degli utenti) il dovere della valutazione della qualità dei servizi con verifiche sul rispetto degli standard e sul grado di soddisfazione degli utenti 5

6 Il cambiamento organizzativo nella P. A. efficienza, efficacia e qualità Perché la P. A. si è posta problemi tipici delle aziende private? ampliamento della missione istituzionale (da Amministrazione di ordine e di base, tipicamente autoritativa, a ente gestore di servizi) trasformazione dello Stato in Azienda di attività terziaria giudizio dei cittadini sulle organizzazioni pubbliche ( sono composti di inetti e di fannulloni e di cultori di formalismi ) grave situazione economica del Paese dagli anni 90 poi la necessità della riduzione del deficit pubblico e quindi il contenimento della spesa pubblica 6

7 2. Il cambiamento organizzativo nella Pubblica Amministrazione Efficienza, efficacia e qualità Comunicazione pubblica Nuove tecnologie 7

8 Il cambiamento organizzativo nella P. A. La comunicazione pubblica Comunicare = mettere in comune Elementi della comunicazione: almeno due soggetti tra i quali avviene la comunicazione oggetto della comunicazione 8

9 Il cambiamento organizzativo nella P. A. La comunicazione pubblica La legge 150/2000 definisce attività di informazione e comunicazione: l informazione ai mezzi di comunicazione di massa (a mezzo stampa, audiovisivi e strumenti telematici) attribuita prevalentemente agli Uffici stampa la comunicazione esterna rivolta ai cittadini, alle collettività e ad altri enti attraverso ogni modalità tecnica ed organizzativa la comunicazione interna realizzata nell ambito di ciascun ente 9

10 Il cambiamento organizzativo nella P. A. Ufficio per le relazioni con il pubblico sia la comunicazione esterna sia la comunicazione interna (entrambe definite comunicazione istituzionale) sono affidate agli Uffici per le relazioni con il pubblico gli U.R.P. nascono formalmente con il D. lgs 3 febbraio 1993, n. 29 art. 12 oggi contenuto nell art. 11 del T. U. approvato con D. lgs. 30 marzo 2001, n

11 2. Il cambiamento organizzativo nella Pubblica Amministrazione Efficienza, efficacia e qualità Comunicazione pubblica Nuove tecnologie 11

12 Il cambiamento organizzativo nella P. A. le nuove tecnologie Interventi degli anni 2000 D.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) D. lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica abrogato a decorrere dal 1 gennaio 2006) L. 29 luglio 2003, n. 229 art. 10 (Delega al Governo per interventi in materia di qualità della regolazione, riassetto normativo e codificazione legge di semplificazione 2001) D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Disposizioni sulla posta elettronica certificata) D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale) 12

13 Il cambiamento organizzativo nella P. A. le nuove tecnologie Linee guida governative Direttiva 21 dicembre 2001 (in materia di digitalizzazione dell Amministrazione per l anno 2002) Linee guida del 31 maggio 2002 (per lo sviluppo della società dell informazione) Direttiva 9 dicembre 2002 (in materia di trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali) Direttiva 20 dicembre 2002 (in materia di digitalizzazione dell Amministrazione per l anno 2003) Direttiva 14 ottobre 2003 (per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi) Direttiva 18 dicembre 2003 (in materia di digitalizzazione dell Amministrazione per l anno 2004) 13

14 Linee guida governative Direttiva 19 dicembre 2003 (sviluppo ed utilizzo dei programmi informatici da parte delle pubbliche amministrazioni) Direttiva 6 agosto 2004 (progetti formativi in modalità e-learning nelle pubbliche amministrazioni) Direttiva 4 gennaio 2005 (in materia di digitalizzazione dell Amministrazione) Direttiva 20 febbraio 2007 (interscambio dei dati tra le pubbliche amministrazioni e pubblicità dell attività negoziale) Linee strategiche del marzo 2007 (verso il sistema nazionale di e- government)

15 Linee guida governative Direttiva 18 dicembre 2003 (in materia di digitalizzazione dell Amministrazione per l anno 2004): alcune priorità Servizi on line ai cittadini e alle imprese: accelerare la realizzazione dei servizi non ancora on-line Accessibilità dei siti Internet della P. A. Trasparenza dell azione amministrativa (gestione del workflow delle pratiche, archiviazione elettronica e gestione documentale) Sviluppo delle competenze (il CNIPA deve provvedere a realizzare programmi di formazione, anche on-line, agli addetti e ai dirigenti degli uffici del protocollo informatico) 15

16 Linee guida in materia di digitalizzazione dell Amministrazione Direttiva del 18 dicembre 2003 Interventi organizzativi è necessario che gli interventi di innovazione tecnologica siano costantemente accompagnati da parallele e coerenti azioni di revisione organizzativa per cogliere al meglio le opportunità che le nuove tecnologie offrono l uso della documentazione elettronica rende necessario riprogettare con cura le fasi principali di gestione dei documenti, la loro archiviazione e la loro conservazione digitale dal punto di vista - di organizzazione degli uffici - delle risorse umane - delle risorse strumentali impiegate 16

17 Linee guida in materia di digitalizzazione dell Amministrazione Direttiva del 18 dicembre 2003 Interventi organizzativi è necessario valutare l impatto sulle risorse umane e quindi pianificare un corretto dimensionamento dell organico ed una equilibrata definizione dei ruoli e delle responsabilità il successo dei programmi di digitalizzazione richiede che tutta l amministrazione, e non soltanto le aree deputate ai sistemi informativi, dia a questi temi adeguata priorità e sia pienamente coinvolta necessità di cooperazione interna

18 NORMATIVA 1. Semplificazione documentale ed e-government (amministrazione elettronica) Il d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico della documentazione amministrativa Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137" 18

19 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 : obiettivi Riunire in un unico testo tutte le norme sulla documentazione amministrativa e sul documento informatico Affermare la validità a tutti gli effetti di legge del documento informatico Stabilire i principi per la definizione delle regole tecniche della formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione dei documenti informatici Orientare verso la decertificazione : soppressione totale dei certificati attraverso lo scambio dei dati per via telematica tra le amministrazioni 19

20 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 E articolato in 7 capi: Capo I Definizione e ambiti di applicazione (parzialmente abrogato) Capo II Documentazione amministrativa disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie (abrogato per quanto attiene le disposizioni in materia di tecnologie dell ICT) Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l acquisizione diretta di documenti, l esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti (abrogato solo l art. 51 sullo sviluppo dei sistemi informativi delle p.a.) Capo V Controlli Capo VI Sanzioni Capo VII Disposizioni finali 20

21 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 E articolato in sette capi: Capo I.. Capo II. Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l acquisizione diretta di documenti, l esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive (abbiamo innovazioni) Capo IV -.. Capo V.. Capo VI. Capo VII 21

22 Semplificazione della documentazione amministrativa - Capo III Quali sono le Innovazioni più significative? Acquisizione diretta (art. 43-accertamenti d ufficio): Divieto per le Amministrazioni pubbliche di richiesta di atti o certificati concernenti stati, qualità personali o fatti (elencati nell art. 46- dichiarazioni sostitutive di certificazioni) attestati in altri documenti o che esse sono tenute a certificare Accettazione delle dichiarazioni sostitutive Accertamento d ufficio Indicazione, da parte dell interessato, dell amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni 22

23 Semplificazione della documentazione amministrativa - Capo III - Innovazioni Si passa dall emanazione di certificati al controllo delle autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive Non con l acquisizione delle certificazioni ma con una conferma da parte dell amministrazione che detiene le informazioni di quanto dichiarato dall interessato 23

24 Semplificazione della documentazione amministrativa - Capo III - Innovazioni Vengono introdotti per la prima volta nel nostro ordinamento giuridico nuovi strumenti di certezza pubblici quali: Il documento informatico La firma digitale L acquisizione diretta via telematica di informazioni o via telefax 24

25 Semplificazione della documentazione amministrativa Capo III - Innovazioni I controlli (art. 71) hanno il compito principale di evitare che l uso delle autocertificazioni non veritiere possa viziare il processo decisionale delle amministrazioni, inducendole ad adottare provvedimenti diversi da quelli che avrebbero adottato se fossero state in possesso di informazioni corrette Sia a campione, sia nei confronti di quelle dichiarazioni che danno adito a fondati dubbi Necessario attivare una modulistica che contenga modalità ed effetti dei controlli sanzioni previste dagli artt. 75 (decadenza dai benefici conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera) e 76 (norme penali- l esibizione di un atto contenente dati non veritieri equivale ad uso di atto falso) 25

26 Semplificazione della documentazione amministrativa - Capo III - Innovazioni Eliminazione del requisito dell autentica della firma per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà unificandole alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni E sufficiente per entrambe la mera sottoscrizione fatta in presenza del dipendente addetto oppure fatta non in sua presenza ma allegando copia fotostatica non autenticata di un documento d identità dell interessato 26

27 Semplificazione della documentazione amministrativa - Capo III - Innovazioni Sanabilità delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d ufficio, non costituenti falsità Il funzionario competente a ricevere la documentazione deve dar notizia all interessato per consentirgli la regolarizzazione o il completamento della dichiarazione onde evitare che il procedimento si arresti 27

28 Semplificazione della documentazione amministrativa Capo III Innovazioni Semplificate le dichiarazioni di chi non sa o non può firmare Vengono raccolte dal pubblico ufficiale senza la presenza di due testimoni e dell autentica della loro sottoscrizione Semplificate le dichiarazioni di coloro che sono impediti temporaneamente per motivi di salute Vengono presentate, dinanzi al pubblico ufficiale, dal coniuge o in assenza dai figli o in mancanza da altro parente o collaterale fino al III grado 28

29 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 E articolato in sette capi: Capo I.. Capo II.. Capo III -.. Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti Capo V.. Capo VI Capo VII 29

30 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Capo IV Nel T.U. sono confluite le norme del regolamento sul protocollo informatico (D.p.r. 20 ottobre 1998, n. 428) Contiene la previsione di regole per la formazione, l organizzazione, il reperimento, l uso e la conservazione dei documenti amministrativi nonché per la loro trasmissione all interno e all esterno delle amministrazioni, mediante sistemi informativi automatizzati 30

31 Il perché di una gestione informatica dei documenti L Europa produce ogni giorno circa un miliardo di fogli Nelle grosse organizzazioni si perde un documento ogni 12 secondi Il 3% dei documenti viene archiviato in modo errato o smarrito Per ogni documento spesso vi sono fino a 20 copie 31

32 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 alcune definizioni L atto o il fatto giuridico è quell evento cui la norma ricollega determinati effetti giuridici Il documento è l entità materiale capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico Il documento amministrativo è ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (art. 1, comma 1a) Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (definizione confermata nel d.lgs. 82/2005) 32

33 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti Gestione informatica dei documenti (Sezione I artt ) Registrazione di protocollo con sistemi informatici Criteri uniformi di classificazione e archiviazione Informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione e i documenti formati nell adozione dei provvedimenti finali Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema (Sezione II artt ) Accesso degli utenti interni Accesso esterno 33

34 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti (Sezione III artt ) Gestione dei flussi documentali (Sezione IV artt ) Gestione degli archivi (Sezione V) Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati Conservazione degli archivi (archivi correnti, archivi di deposito, archivi storici) 34

35 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Capo IV Gestione informatica dei documenti art. 50 comma 3 Entro il 1 gennaio 2004 le P. A. provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi 35

36 Qualche chiarimento a proposito del Registro di Protocollo e della Registrazione Un Atto/documento pubblico è uno scritto di natura documentale redatto dal pubblico ufficiale per uno scopo inerente la sua funzione. Ha valore erga omnes, salvo querela di falso Il Registro di protocollo, nel quale l impiegato di un pubblico ufficio annota, in ordine cronologico, la corrispondenza in arrivo e in partenza costituisce atto pubblico avente rilevanza anche esterna, in quanto destinato a provare la data dell annotazione e la successione, nel tempo, delle ricezioni e delle spedizioni. Esso inoltre fa fede, fino a querela di falso, della... data e... di detta successione in quanto attesta l operazione compiuta dal pubblico ufficiale (Cassazione Civile, , n.9959) 36

37 Qualche chiarimento a proposito del Registro di Protocollo e della Registrazione Elementi che attribuiscono valenza giuridica alla registrazione di protocollo Numero progressivo Estremi cronologici che indicano il preciso momento dell ingresso nella memoria dell Ente Indicazione del mittente o destinatario Descrizione dell oggetto 37

38 Qualche chiarimento a proposito del Registro di Protocollo e della Registrazione Immodificabilità degli elementi costitutivi Il registro di protocollo è destinato a produrre effetti giuridici, con efficacia probatoria, solo se l interrelazione fra i 4 elementi risulta non modificabile. Ogni documento deve essere contrassegnato da un proprio numero di protocollo che non può confondersi con altri e che deve avere un diretto, certo e immodificabile collegamento con gli altri 3 elementi della registrazione 38

39 Qualche chiarimento a proposito del Registro di Protocollo e della Registrazione Il protocollo delle P.A. è un atto pubblico di fede privilegiata; costituisce pertanto mezzo probatorio superiore ad altri mezzi. Salvo che non si proceda in via contenziosa con querela di falso, il protocollo si presenta quale atto pubblico gerarchicamente più elevato degli altri (Consiglio di Stato, 1993, I, 838) La incompleta segnatura comporta la assoluta inidoneità dell atto ad assumere valore di prova (documento recante il timbro datario dell ufficio ma privo degli estremi di protocollazione) (Consiglio di Stato, V, ,n. 94) Svolge quindi una funzione certificatoria 39

40 La funzione certificatoria della Registrazione di Protocollo La registrazione di protocollo è l attività di identificazione dei documenti : deriva dall antica registrazione integrale del contenuto di documenti formali La finalità principale è quella, giuridica, di dare al documento un più efficace valore di prova, svolgendo una funzione di certificazione (registro=atto pubblico) 40

41 La funzione certificatoria della registrazione di Protocollo Gli obiettivi specifici sono quelli di garantire cittadini e amministrazioni dell avvenuta produzione/ricezione del documento con riferimento: alla provenienza e alla data di registrazione del documento alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative E fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione di un dato documento, identificato con numero progressivo annuale, data, mittente o destinatario, oggetto: sono necessarie l integrità e l affidabilità dei dati di registrazione Contribuisce a definire la sequenza cronologica all interno di un fascicolo 41

42 Gestione informatica dei documenti Sistemi di registrazione unici e coordinati Sezione I - art. 50 comma 4 Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) Struttura amministrativa individuata da settori che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato 42

43 Gestione informatica dei documenti Sistemi di registrazione unici e coordinati Sezione I - art. 50 comma 4 Eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all interno di una medesima A.O.O. Sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei mittenti/destinatari) Trattamento di molteplici informazioni relative al singolo documento (data, oggetto, contenuti, allegati, autore, ecc.) recuperabili in fase di ricerca anche per sostenere attività statistica e controllo di gestione 43

44 Gestione informatica dei documenti Sistemi di registrazione unici e coordinati Sezione I - art. 50 comma 4 Assicurare all interno delle A.O.O. criteri uniformi di classificazione archiviazione comunicazione 44

45 Gestione informatica dei documenti Sezione I - art. 52 Alcuni requisiti del sistema (di gestione informatica dei documenti) Garantire la sicurezza e l integrità del sistema Garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita Fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell adozione dei provvedimenti finali Consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati Consentire l accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato 45

46 Gestione informatica dei documenti Sezione II - art. 59 Accesso esterno Le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere utilizzate per l esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990) anche mediante l impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l acquisizione diretta delle informazioni da parte dell interessato Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi - art. 13 ) Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico 46

47 Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato Cosa significa classificare un documento? Attribuire al documento un codice Indice di classificazione Inserirlo in una struttura di voci Piano di classificazione Associarlo a una definita unità archivistica Fascicolo 47

48 Finalità della Classificazione Permette la conoscenza, la gestione e la ricerca efficiente e razionale dei documenti e delle informazioni associate Consente la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei Consente la conservazione qualificata 48

49 Il sistema di classificazione e i fascicoli Ciascun documento, al quale è attribuito un indice di classificazione, è associato ad una unità archivistica definita fascicolo Il fascicolo è l insieme ordinato di documenti, riferiti in modo stabile a: uno stesso affare/procedimento/processo amministrativo una stessa materia 49

50 Il sistema di classificazione e i fascicoli IL FASCICOLO Ha lo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento delle attività amministrative In un ambiente tradizionale serve a tenere insieme fisicamente documenti cartacei che abbiano comuni finalità amministrative In un ambiente digitale ha natura esclusivamente logica 50

51 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV art. 64 Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti i sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi..sono finalizzati al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi 51

52 Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV art. 64 Alcuni requisiti del sistema (di gestione informatica dei documenti) Determinare, autonomamente e in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d archivio, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo Consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento Consentire lo scambio di informazioni con i sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l iter dei procedimenti complessi 52

53 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: obiettivi Affrontare in modo organico il tema: dell utilizzo delle nuove tecnologie dell informazione e della comunicazione della disciplina di fondamentali principi giuridici applicabili al documento informatico e alla firma digitale 53

54 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale E articolato in otto capi: Capo I Definizione, finalità e ambito di applicazione Capo II Documento informatico e firme elettroniche; pagamenti, libri e scritture Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capo IV Trasmissione informatica dei documenti Capo V Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete Capo VI Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici nelle pubbliche amministrazioni Capo VII Regole tecniche Capo VIII Sistema pubblico di connettività e rete internazionale della pubblica amministrazione Capo IX Disposizioni transitorie finali e abrogazioni 54

55 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO I Art. 3 nasce il diritto all uso delle nuove tecnologie oggetto del diritto soggettivo: comunicazione con le p.a. attraverso le tecnologie le p.a. (e i gestori di pubblici servizi statali ) sono tenute a ricevere (inviare se richiesto) per via telematica: corrispondenza, documenti, atti relativi ad ogni adempimento amministrativo (obbligo definito con l , n. 80 dalla data di apposito decreto) Art. 4 la partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l uso delle tecnologie dell informazione e della comunicazione (rif. artt. 59 e 60 d.p.r. 445/2000) Art. 6 Le p. a. utilizzano la p.e.c. (posta elettronica certificata) per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo.. 55

56 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO I Art. 12 c. 1: Le p. a. nell organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell ICT (Tecnologie dell informazione e della comunicazione) per la realizzazione di obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione c.1 ter:..i dirigenti rispondono dell osservanza ed attuazione delle disposizioni del decreto.. Art riorganizzazione strutturale e gestionale delle p.a. attraverso le tecnologie in particolare: razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e presentazioni di istanze utilizzando tecnologie dell ICT.(secondo le regole tecniche previste dal codice art.71) Art. 17 Individuazione in ogni amministrazione di un Centro di competenza per garantire l attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e digitalizzazione dell amministrazione 56

57 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO II Art. 20 documento informatico (rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) validità agli effetti di legge purché conforme alle regole tecniche Art. 22 le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle p. a. sono definite di concerto con il Ministero per i beni e le attività culturali d intesa con la Conferenza Stato regioni autonomie locali. 57

58 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO III Art. 40 le p. a. che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con risorse informatiche La redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sempre su supporto cartaceo è consentita solo se risulta necessaria e comunque nel rispetto del principio dell economicità Entro 180 giorni dal 1 gennaio 2006, con apposito regolamento (Ministri funzione pubblica, innovazione e tecnologie, beni e attività culturali)..verranno definite le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica 58

59 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO III Art. 41 c 1: le p. a. gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie ICT (tecnologie dell informazione e della comunicazione) - c. 2: la p. a. titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati all atto della comunicazione dell avvio del procedimento (art. 8 legge 241/1990) comunica..le modalità per la partecipazione al procedimento (art.10 legge 241/1990) per via telematica c. 2 bis: il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento 59

60 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO III Art. 42 recupero su supporto informatico di documenti e degli atti cartacei da valutare in termini di rapporto costi/benefici nel rispetto delle regole tecniche (c.d. dematerializzazione dei documenti) Art. 43 la riproduzione e la conservazione dei documenti degli archivi, delle scritture contabili, della corrispondenza e di ogni atto di cui è prescritta la conservazione su supporto informatico è valida e rilevante a tutti gli effetti di legge nel rispetto delle regole tecniche 60

61 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO IV Art. 45 i documenti trasmessi da chiunque ad una p. a. con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertare le fonti di provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale Art le comunicazioni di documenti mediante la posta elettronica tra le p. a. sono valide se (verifica della provenienza): Trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata Sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata Dotate di protocollo informatizzato Le p.a. hanno quindi l obbligo di istituire una casella di posta elettronica istituzionale e una casella di posta elettronica certificata

62 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza CAPO V Art. 50 i dati della p.a. sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l uso delle tecnologie dell informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione da parte di altre p. a. (regole tecniche del sistema pubblico di connettività) Art. 54 I siti delle p. a. centrali contengono necessariamente (entro 24 mesi dal 1 gennaio 2006) Organigramma, l articolazione degli uffici, ecc. Elenco tipologie di procedimento, termini di conclusione, responsabile del procedimento, unità organizzativa.. 62

63 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza Art. 57 Le p.a. provvedono a definire e rendere disponibili anche per via telematica ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà: Elenco documentazione richiesta per singoli procedimenti Moduli e formulari Entro 24 mesi dal 1 gennaio 2006 moduli e formulari non pubblicati non possono essere richiesti e i relativi procedimenti possono essere conclusi in assenza di essi Art. 64 Accesso ai servizi in rete tramite carta di identità elettronica e carta nazionale dei servizi Non oltre il 31 dicembre 2007 sarà emanato un decreto che fissa la data dalla quale non sarà più consentito l accesso ai servizi con strumenti diversi 63

64 Il d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale: disposizioni di particolare rilevanza Art. 65 Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide se: Sottoscritte mediante firma digitale Uso della carta di identità elettronica o della carta nazionale dei servizi. Art. 71 Regole tecniche CAPO VII 64

65 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137" Articolo 1 Principi 1. In attuazione dell'articolo 9 della Costituzione, la Repubblica tutela e valorizza il patrimonio culturale in coerenza con le attribuzioni di cui all'articolo 117 della Costituzione e secondo le disposizioni del presente codice. 2. La tutela e la valorizzazione del patrimonio culturale concorrono a preservare la memoria della comunità nazionale e del suo territorio e a promuovere lo sviluppo della cultura. 3. Lo Stato, le regioni, le città metropolitane, le province e i comuni assicurano e sostengono la conservazione del patrimonio culturale e ne favoriscono la pubblica fruizione e la valorizzazione. 4. Gli altri soggetti pubblici, nello svolgimento della loro attività, assicurano la conservazione e la pubblica fruizione del loro patrimonio culturale.

66 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 Articolo 2 Patrimonio culturale 1. Il patrimonio culturale e' costituito dai beni culturali e dai beni paesaggistici. 2. Sono beni culturali le cose immobili e mobili che, ai sensi degli articoli 10 e 11, presentano interesse artistico, storico, archeologico, etnoantropologico, archivistico e bibliografico e le altre cose individuate dalla legge o in base alla legge quali testimonianze aventi valore di civiltà.

67 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 Articolo 10 Beni culturali 1. Sono beni culturali le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti pubblici territoriali, nonche' ad ogni altro ente ed istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di lucro, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o etnoantropologico. 2. Sono inoltre beni culturali: a) le raccolte di musei, pinacoteche, gallerie e altri luoghi espositivi dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico; b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico; c) le raccolte librarie delle biblioteche dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonche' di ogni altro ente e istituto pubblico.

68 Articolo 17 Catalogazione 1. Il Ministero, con il concorso delle regioni e degli altri enti pubblici territoriali, assicura la catalogazione dei beni culturali e coordina le relative attività. 2. Le procedure e le modalità di catalogazione sono stabilite con decreto ministeriale 3. Il Ministero e le regioni, anche con la collaborazione delle università, concorrono alla definizione di programmi concernenti studi, ricerche ed iniziative scientifiche in tema di metodologie di catalogazione e inventariazione

69 Articolo18 Vigilanza. La vigilanza sui beni culturali compete al Ministero. Articolo 19 Ispezione 1. I soprintendenti possono procedere in ogni tempo, con preavviso non inferiore a cinque giorni, fatti salvi i casi di estrema urgenza, ad ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione e di custodia dei beni culturali.

70 Articolo 20 Interventi vietati. 1. I beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere storico o artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro conservazione. 2. Gli archivi non possono essere smembrati

71 Articolo 21 Interventi soggetti ad autorizzazione 1. Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero: a) la demolizione delle cose costituenti beni culturali, anche con successiva ricostituzione; b) lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali, salvo quanto previsto ai commi 2 e 3; c) lo smembramento di collezioni, serie e raccolte; d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione (di bene culturale) ai sensi dell'articolo 13; e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonche' di archivi di soggetti giuridici privati.

72 Articolo 21 Interventi soggetti ad autorizzazione Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero 2. Lo spostamento di beni culturali, dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore, e' preventivamente denunciato al soprintendente, che, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie perche' i beni non subiscano danno dal trasporto. Art. 54 (beni inalienabili) Gli archivi sono beni inalienabili Art. 122 Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni,.e di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili Fanno eccezione: quelli dichiarati di carattere riservato (consultabili dopo 50 anni) Quelli contenenti i dati sensibili, di natura penale ( consultabili 40 dopo la loro data - il termine è di 70 anni se i dati rivelano stato di salute, vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare

73 FINE DELLA PRESENTAZIONE GRAZIE PER L ATTENZIONE E. AUGURI A TUTTI Margherita Chessa