Indicazioni pratiche per affrontare le ispezioni antitrust in Italia

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1 Indicazioni pratiche per affrontare le ispezioni antitrust in Italia Trovarsi preparati per un ispezione: checklist Gli addetti alla reception e alla sicurezza sono informati su cosa fare e chi contattare all arrivo dei funzionari? Il dirigente incaricato / avvocato interno sa cosa fare? Il soggetto designato come coordinatore e gli accompagnatori sanno cosa fare? Il personale dell IT sa cosa fare? I dipendenti sanno cosa fare? In questo documento, forniamo una breve panoramica su cosa aspettarsi e come reagire in caso di ispezioni.

2 Addetti alla reception e alla sicurezza Come reagire all arrivo dei funzionari Restare calmi, essere cortesi e discreti. Non farsi prendere dal panico. Chiedere di controllare i documenti identificativi e preparare un elenco con il nome delle persone presenti e delle autorità di appartenenza. Individuare il responsabile dell ispezione e prendere nota del suo nome. Informare i funzionari che avviserete immediatamente le persone che li assisteranno. Informare immediatamente il dirigente incaricato e un componente dell ufficio legale della società. Cosa fare dopo Accompagnare i funzionari in una sala riunioni o in una zona tranquilla della reception fino all arrivo del dirigente incaricato. Consegnare un tesserino di ingresso a ciascun funzionario. Preparare diverse copie dell elenco dei funzionari predisposto in precedenza (ad uso della società e dei legali interni ed esterni).

3 Dirigente incaricato / avvocato interno Cosa fare quando siete informati dell arrivo dei funzionari Nominare un collega con sufficiente esperienza per coordinare la gestione amministrativa dell ispezione. Incontrare immediatamente i funzionari. Controllare il mandato ispettivo e predisporne almeno tre copie Controllare i documenti identificativi di ciascun funzionario ed effettuarne copie Chiedere ai funzionari se intendono aspettare l arrivo di un legale interno o esterno. I funzionari possono anche non essere disposti ad attendere. Secondo la legge italiana, i funzionari possono condurre ispezioni anche senza attendere l arrivo di un legale, ma non possono impedirne la presenza. I funzionari dell Unione Europea, una volta ottenuto l accesso alla sede, sono di norma disponibili ad attendere fino a venti minuti, tranne quando sia presente un legale interno oppure l ispezione si svolga contemporaneamente ad altre ispezioni in Paesi diversi Contattare il vostro legale esterno e trasmettere via fax o copia del mandato ispettivo

4 Il soggetto designato come coordinatore Cosa fare se siete stati incaricati di coordinare la gestione amministrativa dell ispezione La vostra funzione è di fare in modo che l ispezione proceda regolarmente e nel rispetto degli interessi della società. Assicuratevi di: Incaricare un dirigente esperto delle attività che sono oggetto di interesse dell ispezione di fungere da punto di riferimento dei funzionari e rispondere alle loro domande. Coordinare il personale IT dell azienda incaricato di assistere i funzionari, verificando che questi ultimi ottengano l accesso al sistema e che gli addetti IT dell azienda accompagnino i funzionari e gli esperti informatici durante le loro attività. Costituire un gruppo di accompagnatori, preferibilmente legali interni o esterni, di modo che ciascun funzionario sia sempre assistito durante la presenza in sede. L accompagnatore deve prendere nota delle ricerche effettuate, delle domande rivolte e delle risposte ottenute dai funzionari, accertandosi che l ispezione si svolga nei limiti di quanto previsto dal mandato. Ove esistenti, mettere da parte le macchine tritura documenti. Informare dell ispezione l Amministratore Delegato e il Consiglio d Amministrazione. Informare dell ispezione il personale dell unità aziendale interessata e raccomandare di: non cancellare i documenti elettronici o distruggere le copie cartacee; non fare parola con nessuno, all interno o all esterno dell azienda, dell ispezione in corso; trattare con cortesia i funzionari e collaborare entro i limiti del mandato ispettivo. Incaricare un dipendente di effettuare le fotocopie richieste dai funzionari. Il dipendente dovrebbe effettuare tre copie di ogni documento, in modo da consegnarne una copia ai legali interni e un altra ai legali esterni.

5 Personale IT Qual è il vostro ruolo Il vostro compito è di assistere i funzionari nelle ricerche informatiche. I funzionari hanno il potere di effettuare ricerche in tutti i mezzi informatici della società, inclusi, ad esempio, computer e archivi e possono chiedere di utilizzare le apparecchiature della società. Hanno, inoltre, il potere di effettuare copie di file e hard disk se non sono in grado di completare le ricerche durante l ispezione. E possibile che vi venga richiesto di fornire informazioni sul funzionamento del sistema oppure di bloccare specifici accounts , di rimuovere e reinstallare memorie, fornire accessi di tipo amministratore e simili. Non cancellare o documenti, trasferire in arrivo ad altri indirizzi o server, creare nuove password o nuovi account of compiere altre attività che possano compromettere l ispezione. Il soggetto nominato come coordinatore della società per le attività IT potrebbe chiedervi di accompagnare il funzionario incaricato per l IT e prendere nota delle parole chiave utilizzate per le ricerche.

6 Accompagnatori La funzione dell accompagnatore è di: affiancare costantemente un determinato funzionario durante tutto il tempo della sua permanenza presso la sede; redigere un elenco di tutti i documenti raccolti o esaminati, indicando i luoghi in cui sono stati reperiti; assicurarsi che il funzionario fotocopi (o sequestri) solo i documenti cui ha effettivamente diritto, avuto riguardo all oggetto dell ispezione; prendere nota delle parole chiave utilizzate dai funzionari per le ricerche; provare, nei limiti del possibile, a trasmettere eventuali richieste di chiarimenti da parte del funzionario direttamente al dirigente incaricato; se non è presente un avvocato: assicurarsi che eventuali richieste di chiarimenti da parte del funzionario rientrino nell oggetto dell ispezione e non siano volte a sollecitare risposte che possano determinare ammissioni di responsabilità; assicurarsi che ciascun dipendente comprenda pienamente eventuali domande del funzionario; se il dipendente non è certo della risposta, proporre di inviare quanto prima un supplemento con una risposta scritta esaustiva; redigere un elenco dettagliato delle domande rivolte dal funzionario e delle relative risposte; se le risposte sono verbalizzate, chiedere una copia del verbale.

7 Dipendenti Cosa si richiede ai dipendenti A tutto il personale dell unità interessata dall ispezione si richiede di collaborare con i funzionari. Occorre restare calmi, essere cortesi e discreti, senza tentare in alcun modo di ostacolare l ispezione. Non distruggere o cancellare documenti cartacei o elettronici fino a diversa richiesta. La distruzione di documenti di rilievo può comportare l applicazione di sanzioni penali e responsabilità a carico della società. Non fare parola con nessuno, all interno o all esterno dell azienda, dell ispezione in corso, non inviare o creare documenti che contengano riferimenti all ispezione (anche questi, infatti, potrebbero essere analizzati dai funzionari e generare incomprensioni) Non aggirare o distruggere i sigilli eventualmente apposti dai funzionari a cassetti, armadi, scrivanie o stanze. Attenersi in ogni occasione alle istruzioni e ai consigli dell ufficio legale o dei legali esterni. Essere discreti: Parlare con i colleghi di questioni interne, in presenza dei funzionari, solo se assolutamente necessario; Evitare di parlare in modo informale con i funzionari ed assicurarsi di non fornire neanche involontariamente informazioni che non siano state richieste.

8 Richieste di chiarimenti Se i funzionari formulano richieste di chiarimenti, chiedere cortesemente di rivolgersi al dirigente incaricato. Se i funzionari insistono per ottenere una risposta immediata, assicurarsi che sia presente un legale (interno o esterno) e un accompagnatore, per prendere nota delle domande e delle risposte e intervenire se le domande vanno oltre i limiti dell ispezione. Siete tenuti a rispondere quando vi viene richiesto di fornire una spiegazione di un documento in punto di fatto o di indicare dove si trovi un certo documento. In ogni caso: non fornire risposte che possano determinare responsabilità per la società e non ammettere di aver posto in essere violazioni; non fornire spontaneamente informazioni riguardanti la società e limitarsi a rispondere alle domande; se non si è certi della risposta ad una domanda, limitarsi a dichiarare di non essere in grado di rispondere, senza fornire risposte inappropriate o dare proprie interpretazioni; se non si è in grado di fornire una risposta in breve tempo, proporre di inviare una risposta scritta prima possibile. Predisporre una relazione dettagliata delle domande ricevute e delle risposte fornite.

9 How we can help Simmons & Simmons è in grado di supportare la società a predisporre una procedura dettagliata su cosa fare in caso di ispezioni presso le sedi aziendali. Questo è solo uno dei numerosi profili di un programma di compliance esaustivo, di cui ogni azienda dovrebbe dotarsi. Se il personale sa come comportarsi per rispettare il diritto della concorrenza, il rischio di ispezioni per l azienda si riduce. Lo Studio è in grado di: Individuare le esigenze della società in materia di compliance; Identificare le aree di business dell azienda in cui il personale è maggiormente esposto al rischio di violare la normativa antitrust, indicare le conseguenze legali che ne derivano e i limiti ai contatti con altre imprese; valutare il livello di rischio cui la società è esposta; predisporre un manuale di compliance adeguato all area di attività della società; effettuare programmi di formazione e di aggiornamento in materia di compliance e di ispezioni fornire al personale una procedura dettagliata per affrontare le ispezioni; assistere la società in caso di ispezioni. Per assistenza in Italia, si prega di contattare: Filippo Fioretti T M E filippo.fioretti@simmons-simmons.com L_Live_