BANCA DATI PATRIMONIO. gestione integrata del patrimonio

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1 BANCA DATI PATRIMONIO gestione integrata del patrimonio 1

2 OBIETTIVO STRATEGICO Patrimonio Organizzazione Strategia sviluppo di strumenti di conoscenza e metodologie operative Utenti Notevole mole da gestire: Informazioni, dati, documenti tecnici amministrativi, elaborati grafici 2

3 COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO Il Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio SIGeP nasce per consentire il processo di condivisione e gestione della conoscenza e dei processi all interno dell Ente. ATC crea un Gruppo di Lavoro per progettare il sistema Analisi continua del know how e degli strumenti a supporto Know How e processi SIGeP Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio Strumenti GdL metodologia Getica sistemi informatici Il processo è continuo: razionalizzazione ed ingegnerizzazione di ogni nuova esigenza funzionale dell Ente. 3

4 ANALISI FLUSSO: ASSEGNAZIONE Patrimonio Utenti ERP Utenti NON ERP (Privati) Costruito Acquistato Gestito in Convenzione con altri Enti Commissione Assegnazione Alloggi Commissione Emergenza Abitativa Cambi/ Scambi Applicativo Gestionale Codifica Unità Dati metrici Info catastali SIGeP MAP Elaborati grafici SIGeP Documentale SIGeP Patrimonio SIGeM Gestione Manutentiva Unità Immobiliare ERP/ NON ERP SW Disponibilità contiene descr. spaziale Lettera Assegnazione Contratto (documento + allegati) Anagrafe Utenza 4

5 ANALISI FLUSSO: GESTIONE SIGeP integra all interno dei principali processi operativi dell Ente i dati e le informazioni mancanti per consentire una più agevole e corretta gestione del patrimonio e degli utenti ATC. Anagrafica Utenti Bollettazione (canone e spese) Canone Contratto (documento + allegati) Applicativo Gestionale Spese manutenzione ordinaria Spese manutenzione straordinaria Applicativo Gestionale Documenti fisici cartelle alloggio Contratti on line Federcasa 5

6 ANALISI FLUSSO: CESSAZIONE CONTRATTO Anagrafica Utenti Chiusura Contratto Sfratto Ufficio legale gestione del contenzioso Stipula Contratto enne anni di vita del contratto. Disdetta Servizio Tecnico Manutentivo Patrimonio alloggi di risulta Applicativo Gestionale Alienazione Patrimonio Valore del bene e manutenzione straordinaria Applicativo Gestionale Cartelle Alloggio Nota: in attesa dell atto non vengono attribuite le spese ne del canone ne di manutenzione straordinaria 6

7 ANALISI FLUSSO: DISPONIBILITA UNITA ABITATIVE Servizio Tecnico Manutentivo Patrimonio Gestione alloggi di risulta Patrimonio Verbale di consistenza in sopralluogo congiunto Addebito danni/ stato conservazione alloggio se è assegnabile o se richiede adeguamento Applicativo Gestionale Unità Immobiliare ERP/ NON ERP SW Disponibilità 7

8 CRITICITA EMERSE DALLE ANALISI L attività del GdL ha fatto emergere una serie di criticità circa la conoscenza, la diffusione e la gestione dei dati inerenti il patrimonio. CAUSE TECNICHE Carenze negli strumenti informatici di supporto, esempio: software che non dialogano fra loro applicativi locali che non dialogano con le basi dati centrali Mancanza di informazioni, esempio: dati gestiti su applicativi o fogli di lavoro locali (non disponibili centralmente e non condivisi) dati patrimoniali mancanti (cfr. dati rilevati censimento) CAUSE METODOLOGICHE Difficoltà alla standardizzazione delle informazioni, esempio: differenti codifiche del patrimonio (es. Barriere Arch., Ispesl CPI) utilizzo di terminologie non normalizzate (es. Barriere Arch.) Non corretto utilizzo degli strumenti informatici, esempio: implementazione artigianale di applicativi locali con moltiplicazione di dati e funzionalità, in assenza di analisi iniziale (es. Ascensori, Centrali termiche) 8

9 CRITICITA EMERSE DALLE ANALISI CAUSE ORGANIZZATIVE Difficoltà di scambio delle informazioni, esempio: processi complessi per gestire lo scambio e la condivisione dei dati presenti su applicativi locali (es. Catastini, Amianto, Millesimi, ecc.) Incoerenze nell attribuzione dei ruoli, esempio: esigenza di doppi caricamenti di dati eseguiti da uffici diversi (es. dati vendite, dati amministratore, ecc.) circolazione e duplicazione di informazioni tra i funzionari (mediante e.mail, lettere, ecc.), anziché condivisione di dati Il GdL ha coinvolto settori e uffici, ha promosso lo scambio di informazioni, il confronto sulle procedure organizzative, l attività di analisi per l individuazione delle criticità esistenti e delle possibili soluzioni. 9

10 NECESSITA DI STRUMENTI DI CONOSCENZA Le perdite d informazioni riguardanti il patrimonio e gli utenti creano difficoltà e spesso inefficienze nella gestione quotidiana delle attività. ogni direzione oggi è un isola di informazioni e di processi 10

11 STRUMENTI DI CONOSCENZA: SVILUPPO DEGLI APPLICATIVI 11

12 CONFIGURAZIONE INIZIALE Applicazioni Locali Applicazioni Aziendali Banca dati Ufficio Immobili -Sw Uf. Immobili- Banca dati Ufficio Tecnico -Autocad/Office- Integrazione Ascensori in -Access- SIGeP Centrali Termiche -Accessdegli applicativi Schede Tecniche C.T. -Access- locali Gestionale Fabbisogno Manutentivo -Access- Piano Investimenti -Access- Portale Sito Intranet PORTALE Amianto -Access / SQL- Foglio di Lavoro Vari -Excel- SIGeP ex UNI10951 Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio (Metodologie Operative e Sistemi Informatici) 12

13 RAZIONALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI POST ANALISI Ascensori Cartografia e catastini SIGeP SICEFIN INFO CESP Analisi non prevista in fase di pianificazione attività File Millesimi Barriere Architettoniche SIGeP MAP Utenze Acqua- Enel Centrali Termiche Gestionale Amianto Portale Sito Intranet PORTALE CPI - ISPESL SIGeP Documentale SIGeP Centrali Termiche SIGeP Piano Investimenti SIGeP Censimento SIGeM Gestione Manutentiva Piano Investimenti Fabbisogno Manutentivo Applicativi centrali 13

14 AVANZAMENTO SVILUPPO STRUMENTO DI CONOSCENZA 70% STATO AVANZAMENTO SVILUPPO APPLICATIVI 14

15 STRUMENTI DI CONOSCENZA: MAPPATURA DEL PATRIMONIO 15

16 PROGETTAZIONE FLUSSO ATTIVITA SUL CAMPO Schede per rilevamento dati GRUPPO DI LAVORO Ingegnerizzzazione processo e definizione linee guida Analisi dati IT Sviluppo applicativo per il rilievo SIGeP Censimento Aggregazione ed elaborazione dati Call Center Ricognizione sul campo Patrimonio Campagna di comunicazione Supporto al processo di censimento 16

17 RICOGNIZIONE SUL CAMPO PATRIMONIO OGGETTO DI RILIEVO 739 COMPLESSI oggetto del rilievo EDIFICI in amministrazione esterna non oggetto del rilievo EDIFICI oggetto del rilievo SCALE oggetto del rilievo UNITA IMMOBILIARI (U.I) oggetto del rilievo Distribuzione proprietà prevalente delle U.I. negli edifici oggetto di rilievo % % % Successo U.I Rilevate U.I non censite al secondo 661 Complessi passaggio 1521 Edifici 17

18 NUMERI GRUPPO di LAVORO IT Squadre di rilievo Call Center oltre 200 giorni uomo di analisi struttura data base, elaborazione schede e procedure di rilievo, formazione oltre di dati elaborati manualmente oltre 200 giorni uomo di sviluppo oltre righe di codice scritto 15 squadre di rilievo impegnate sul campo 6 mesi di lavoro full time festivi inclusi oltre di dati rilevati telefonate ricevute nei 4 mesi della ricognizione sulle unità immobiliari 18

19 STRUMENTI DI CONOSCENZA: IMPLEMENTAZIONE 19

20 IMPLEMENTAZIONI Censimento alberi Rilievo delle caratteristiche specifiche degli alberi e delle relative anomalie 20

21 IMPLEMENTAZIONI Archivio Documentale Classificazione e archiviazione informatizzata della documentazione tecnicoamministrativa legata alla gestione del patrimonio immobiliare cartelle alloggio 21

22 IMPLEMENTAZIONI Progetto Sicurezza Rilievo specialistico dei dati inerenti i principali aspetti di sicurezza relativi al patrimonio immobiliare PROGETTO SICUREZZA 22

23 IMPLEMENTAZIONI Manutenzione programmata SIGeP Disponibilità dati anagrafici di base (sistema di classificazione ex UNI 8290) STRATEGIA DI MANUTENZIONE Implementazione informazioni anagrafiche e gestionali di dettaglio INFORMAZIONI DI RITORNO GESTIONE E CONTROLLO Gestione operativa servizi di manutenzione Controllo della manutenzione Definizione di prestazioni richieste, priorità di intervento, tipo di manutenzione (a guasto, preventiva, ecc.) (ex UNI 10604) PIANO DI MANUTENZIONE Programmazione nel tempo degli interventi Pianificazione degli investimenti SIGeM Strutturazione Sistema Informativo per la Gestione della Manutenzione (ex UNI 10951) 23

24 IMPLEMENTAZIONI Verifica sugli elementi strutturali che compongono il sistema edilizio Struttura di elevazione verticale Struttura portante Ricognizione statica degli edifici Chiusura superiore Coperture Struttura di elevazione orizzontale Solai FASCICOLO DEL FABBRICATO Struttura di elevazione inclinata Scale Struttura di fondazione Fondazioni 24

25 ELABORAZIONE DATI: esempio 25

26 AMBITI DI RILEVAZIONE COMPLESSO EDIFICIO SCALA UNITA IMMOBILIARE 26

27 DATI RILEVATI PER AMBITO COMPLESSO pertinenze di complesso servizi/dotazioni di complesso spazi esterni aree verdi e aree grigie allestimenti esterni partizione esterna verticale (recinzioni, cancelli) partizione esterna orizzontale (passerelle) partizione esterna inclinata (scale esterne) impianti comuni del complesso centrali tecnologiche comuni barriere architettoniche sicurezza incendi impianti elettrici comuni UNITA IMMOBILIARE pertinenze di U.I. servizi/dotazioni di U.I. impianti di U.I. barriere architettoniche sicurezza incendi impianto elettrico impianto a gas inferiore inferiore a 35 kw pertinenze di edificio servizi/dotazioni di edificio partizione interna inclinata (scala) struttura di elevazione (struttura portante, solai) finiture interne orizzontali (pianerottoli, EDIFICIO chiusura superiore (coperture) gradini) chiusura verticale (pareti esterne, infissi) finiture interne verticali (pareti vani SCALA partizione esterna orizzontale (balconi) scala) impianti comuni di edificio chiusura verticale (infissi vano scala) centrali tecnologiche comuni impianti comuni vano scala barriere architettoniche barriere architettoniche sicurezza incendi impianti elettrici comuni 27

28 ELABORAZIONI EDIFICIO Sistema di scomposizione del sistema edilizio (tratto da Norma UNI :1981) Struttura di elevazione verticale Struttura portante Chiusura superiore Coperture Struttura di elevazione orizzontale Solai Chiusura verticale Pareti perimetrali, serramenti esterni Partizione esterna orizzontale Balconi 28

29 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Strutture portanti verticali I grafici evidenziano le tipologie strutturali caratterizzanti il patrimonio, i materiali ed il relativo stato conservativo. 29

30 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Serramenti esterni I grafici rappresentano le diverse tipologie di serramenti esterni, di vetri e lo stato conservativo generale dei serramenti stessi. 30

31 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Finiture esterne (facciate) I grafici rappresentano le diverse tipologie di finiture esterne (facciate) ed il relativo stato conservativo. Degrado facciate Degrado facciate 31

32 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture esterne. Pannelli prefabbricati Materiale costruttivo a vista 32

33 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture esterne. In aderenza (intonaco) Cappotto termico 33

34 ELABORAZIONI IMPIANTI DI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA IMMOBILIARE Sistema di scomposizione del sistema edilizio (tratto da Norma UNI :1981) Impianto di distribuzione gas Impianti gas per uso domestico Impianto di climatizzazione Centrali termiche, caldaie autonome Impianto idrosanitario Centrali idriche, autoclavi Impianto elettrico Impianto di messa a terra 34

35 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Centrali idriche-autoclavi Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrale idrica autoclave Complessi Percentuale di complessi con centrale idrica autoclave 12% Edifici Percentuale di edifici con centrale idrica autoclave 15% 35

36 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Centrale termica o di riscaldamento Rappresentazione del numero di edifici in possesso di centrale termica e di teleriscaldamento Centrale termica Percentuale di edifici con centrale termica: 36% Centrale di teleriscaldamento Percentuale di edifici con centrale di teleriscaldamento: 14% Totale centrali presenti: % 36

37 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Riscaldamento autonomo- centralizzato Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di riscaldamento presente Presenza Impianto di riscaldamento autonomo 31% Presenza Impianto di riscaldamento centralizzato 65% Assenza impianto di riscaldamento centralizzato ed autonomo 5% 37

38 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrali per la produzione di acqua calda sanitaria Complessi Percentuale di complessi con centrale produzione acqua calda 2,4% Edifici Percentuale di edifici con centrale produzione acqua calda 1,5% 38

39 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di produzione di acqua calda sanitaria presente Presenza Impianto di produzione acqua calda Autonomo 79% Presenza Impianto di produzione acqua calda Centralizzato Assenza di impianto di produzione acqua calda sia autonomo che centralizzato 13% 8% 39

40 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Apparecchi a gas per uso domestico o similari (<35 KW) Rappresentazione del numero di caldaiette e scaldacqua presenti nelle unità immobiliari e numero medio per edificio Caldaiette Distribuite su 594 EDIFICI Media per edificio Scaldacqua Distribuite su 870 EDIFICI Media per edificio 40

41 ELABORAZIONI: esempio VERIFICA ACCESSIBILITA E PARAPETTI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA IMMOBILIARE 41

42 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità Rappresentazione del numero di complessi,edifici,scale in cui è stata rilevata l accessibilità senza legarla all ambito spaziale di livello gerarchico superiore. Numero di Complessi con ingresso e percorsi accessibili Percentuale sul totale delle unità 85% Numero di Edifici con ingressi accessibili 65% Numero di Scale con ingressi accessibili 38% Numero di Scale con ascensore accessibile 12% 42

43 ACCESSIBILITA UNITA IMMOBILIARI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità Rappresentazione del numero di unità immobiliari in cui è stata rilevata l accessibilità o l adeguabilità Numero di Unità immobiliari con ingresso accessibile Percentuale sul totale delle unità 20% Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni e bagno accessibili 2% Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni accessibili e bagno adeguabile 10% 43

44 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità La verifica dell accessibilità su tutti i livelli è stata eseguita con procedimento a cascata partendo dall accessibilità dei complessi. Complessi TOTALI ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI 216 ACCESSIBILI Edifici NON ACCESSIBILI Scale 1676 ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI Unità immobiliari ACCESSIBILI ADEGUABILI NON ACCESSIBILI La verifica dell accessibilità a cascata esclude tutti i casi di accessibilità parziale ad esempio sono escluse u.i. immobiliari direttamente accessibili dall esterno ma collegate funzionalmente a scale non accessibili. 44

45 Ringrazia per l attenzione 45