Tipologie di firma elettronica

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1 Firme elettroniche

2 Tipologie di firma elettronica FIRME ELETTRONICHE FIRMA ELETTRONICA (FE) Regolamento eidas, art. 3 FIRMA ELETTRONICA AVANZATA (FEA) Regolamento eidas, art. 3 FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA (FEC) Regolamento eidas, art. 3 FIRMA DIGITALE (FD) CAD, art. 1

3 Firme elettroniche - Riferimenti normativi EIDAS - REGOLAMENTO (UE) N. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno che abroga la direttiva 1999/93/CE Art. 3 Definizioni Firma elettronica Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare Efficacia probatoria valutabile dal giudice caso per caso Esempio: user name e password, per effettuare login (posta elettronica) Firma elettronica avanzata Firma elettronica che soddisfi art. 26 Requisiti di una firma elettronica avanzata : connessa unicamente al firmatario idonea a identificare il firmatario creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l identificazione di ogni successiva modifica di tali dati Soluzioni tecnologiche che non necessitano autorizzazione AgID Esempio: firma grafometrica, OTP (One Time Password) contenuta nella chiavetta utilizzata da alcune banche

4 Firme elettroniche - Riferimenti normativi EIDAS - REGOLAMENTO (UE) N. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno che abroga la direttiva 1999/93/CE Art. 3 Definizioni Firma elettronica qualificata Firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Il certificato qualificato di firma elettronica è rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato e accreditato AgID.

5 Firme elettroniche - Riferimenti normativi Codice dell Amministrazione Digitale D. Lgs. 82/2005, agg Art. 1 Definizioni Firma digitale: particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Sez. II Firme elettroniche e certificatori Art. 24 Firma digitale Deve riferirsi in maniera univoca a un solo soggetto e al documento o all insieme di documenti cui è apposta o associata. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero revocato o sospeso. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare e del certificatore, eventuali limiti d uso. Apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato.

6 Firme elettroniche

7 Strumenti tecnologici Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle normativa (Regolamento eidas, CAD). Strumenti tecnologici utilizzati: smart card, token, firma remota. Smart Card Business Key Firma Remota

8 Formati firma digitale Firma Cades, standard PKCS#7 (estensione.p7m), assicura l indipendenza dalle piattaforme tecnologiche dei vari certificatori. Altri formati: Pades (estensione.pdf) Xades (estensione. xml)

9 Formati firma digitale Documenti prodotti I certificati di firma devono essere monitorati e prontamente rinnovati alla scadenza. Preservare la validità della firma nel tempo tramite DATA CERTA (validazione temporale). Il dispositivo per la generazione della firma digitale è usato esclusivamente dal titolare. Ai sensi della normativa vigente l'utilizzo si presume comunque riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Formato di firma utilizzabili in URBI Smart 2020: cades (.p7m) Consente di gestire i processi di firma all'interno del sistema, negli applicativi ATTI AMMINISTRATIVI (per la firma di atti, pareri, certificati, visti di regolarità) e PROTOCOLLO (in fase di registrazione in partenza). Funzione di PRE-PROTOCOLLAZIONE, per gestire un flusso documentale ai fini di sottoscrizione digitale, protocollazione e invio tramite PEC.

10 Firma digitale - Atti amministrativi URBI Smart 2020

11 Firma digitale - Protocollo URBI Smart 2020

12 Firma digitale - Iter Pre Protocollazione URBI Smart 2020

13 Certificati di firma digitale Documenti ricevuti La verifica della validità del certificato di firma spetta al responsabile di procedimento. I documenti informatici firmati digitalmente con certificato di firma scaduto o revocato prima della sottoscrizione sono comunque protocollati. Il responsabile di procedimento effettuerà le necessarie valutazioni e darà opportuna comunicazione al mittente. Consente di verificare i dati del certificato di firma all'interno del sistema e di visionare il documento. NON è pertanto necessario installare su ogni pc un sw per la lettura dei file firmati digitalmente (es. Dike).

14 Firma digitale - Verifica dati in URBI Smart 2020

15 Documenti firmati digitalmente - Conservazione I documenti firmati digitalmente devono essere conservati seguendo le disposizioni normative, avendo cura di effettuare l'invio al sistema di conservazione quando il certificato di firma risulta valido: conservazione affidabile work flow definito e specifico per la messa in sicurezza le evidenze delle attività amministrative (pareri, visti, sigle, sottoscrizioni, certificati...) Le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di sistemi di conservazione a norma integrati con i sistemi di gestione e produzione di documenti Atti Amministrativi Consente di produrre, gestire e conservare documenti digitali, effettuando verifiche e controlli circa la validità delle firma digitali in ogni fase del work flow, a garanzia che il documento possa essere inviato in conservazione con piena validità giuridicoamministrativa.

16 Copia analogica di documento informatico Contrassegno elettronico Sequenza di bit codificata mediante tecnica grafica idonea. Veicola il documento informatico su supporto cartaceo. Consente di verificare la corrispondenza della copia analogica al documento informatico originale per il tempo di validità giuridica del documento. Il contrassegno è formato nel rispetto del CAD (art 23, nuovo c. 2 bis) e come descritto nelle linee guida Circolare AgID 62/2013. Il contrassegno può essere apposto su documenti e atti informatici, sia dirigenziali che degli organi istituzionali, nel caso in cui il destinatario abbia necessità di detenere o esibire a terzi la copia analogica del documento.

17 Contrassegno elettronico

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19 Contratti digitali

20 Obbligo di stipula informatica per le PA Devono essere documenti elettronici: Contratti stipulati in forma pubblica amministrativa dal 30 giugno 2014 Contratti stipulati mediante scrittura privata dal 1 gennaio 2015 A partire dalle date indicate, sono nulli tutti gli atti, gli accordi e i contratti stipulati in modalità non elettronica. È fatta salva la validità dei contratti stipulati anteriormente a tali date.

21 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi D. L. 18 ottobre 2012, n. 179 convertito dalla Legge di conversione 17 dicembre 2012, n. 221 Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese Art. 6 Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili: - comma 2, gli accordi (convenzioni, protocolli d'intesa, accordi...) devono essere sottoscritti con firma digitale, firma elettronica avanzata ovvero con altra firma elettronica qualificata, pena la nullità degli stessi - comma 3, il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata. D. L. 23 dicembre 2013 n. 145, Interventi urgenti di avvio del piano "Destinazione Italia", convertito in Legge 21 febbraio 2014 n. 9, ha sancito tempi di attuazione e obbligo.

22 Obbligo di stipula informatica per le PA

23 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi AVCP Determinazione n. 1 del 13 febbraio 2013 Indicazioni interpretative concernenti la forma dei contratti pubblici ai sensi dell art. 11, comma 13 del Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture (D. Lgs. 163/2006). - 2 Forma del contratto La modalità elettronica costituisce una modalità attuativa obbligatoria della forma pubblica amministrativa e non una forma alternativa alla stessa. - 3 Modalità elettronica Ulteriore conseguenza della novella è che ogni amministrazione, al fine della stipulazione del contratto in forma pubblica amministrativa mediante ufficiale rogante, è chiamata ad adottare le disposizioni regolamentari relative alla modalità elettronica, anche con rinvio a quelle del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale.

24 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi D. Lgs. 50/2016 Codice dei contratti pubblici (aggiornato 2017) Disciplina i contratti di appalto e di concessione aventi ad oggetto l acquisizione di servizi, forniture, lavori e opere, concorsi pubblici di progettazione Art. 32. Fasi delle procedure di affidamento - comma 14, Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata; in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a euro mediante corrispondenza secondo l uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri.

25 Produzione e gestione dei documenti informatici 1 2 Formazione dei documenti informatici L ente forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici mediante strumenti software, secondo le Regole tecniche. Utilizzo di modelli predisposti (uniformati e condivisi all'interno dell'ente) Formato I documenti informatici prodotti dall ente, indipendentemente dal sw utilizzato, prima della sottoscrizione, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa (Regole tecniche, Allegato 2 Formati), al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, l immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Formato più diffuso e con maggiori garanzie di immodificabilità, staticità, sicurezza e diffusione è PDF/A

26 Produzione e gestione dei documenti informatici 3 Sottoscrizione Si ottiene con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle normativa (Regolamento eidas, CAD). Strumenti tecnologici: smart card, token, firma remota. I certificati di firma devono essere monitorati e prontamente rinnovati alla scadenza. Il dispositivo per la generazione della firma digitale è usato esclusivamente dal titolare; ai sensi della normativa vigente l'utilizzo si presume comunque riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. 4 Metadati Al documento informatico è associato l insieme minimo dei metadati, come definito dalla normativa (Regole tecniche, Allegato 5 Metadati): L'insieme minimo dei metadati è gestito e associato al documento tramite il sistema di gestione documentale

27 Gestione informatica - Difficoltà operative Aggiudicatari dei contratti devono essere muniti di firma digitale Per tale motivo è opportuno, prevedere nel bando o lettera d invito che il contratto sarà redatto e sottoscritto in modalità elettronica e di conseguenza il rappresentante dell aggiudicatario dovrà risultare munito di firma digitale. Contratti con cittadini non obbligati dalla normativa alla firma digitale La normativa non impone ai cittadini di dotarsi di firma digitale, pertanto i contratti (es.: contratti di locazione, contratti cimiteriali) possono essere sottoscritti con firma autografa: redazione dell atto in formato cartaceo sottoscrizione autografa da parte del cittadino scansione e acquisizione della copia immagine in formato pdf/a sottoscrizione digitale da parte del funzionario dell Ente e dell ufficiale rogante se previsto predisposizione di copia conforme analogica per il cittadino

28 Gestione informatica - Difficoltà operative Convenzioni, protocolli d intesa, accordi tra pubbliche amministrazioni Le firme digitali dei soggetti aderenti devono essere apposte sul medesimo file-documento digitale, l atto perfezionato deve riportare le firme di tutti i soggetti. NO a tanti documenti-file quanti sono gli enti aderenti, ciascuno con una sola firma! Ognuno dei soggetti firma l atto digitale e trasmette quindi il file al successivo soggetto, fino al completamento della raccolta delle firme. Nella lettera di trasmissione dell atto l ente capofila è opportuno fornisca le istruzioni per procedere alla raccolta delle firme. L ente capofila invia l atto perfezionato a tutti i soggetti aderenti (registrazione di un solo protocollo e spedizione via PEC integrata). In alternativa è possibile riunire i soggetti firmatari e apporre le firme in modo congiunto (ad esempio in occasione di conferenza di servizi).

29 Conservazione a norma dei documenti informatici Contratti, convenzioni, accordi tra PA e scritture private, in quanto documenti amministrativi informatici, devono essere conservati secondo le disposizioni normative definite dalle Regole tecniche per la conservazione, D.P.C.M. 3 dicembre Produzione e gestione dei documenti tramite sistemi e modalità informatiche come definite dalla normativa vigente garantisco buon esito del processo di conservazione.

30 Amministrazione Trasparente D. Lgs. 33/2013 agg Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni Art. 37 Obblighi di pubblicazione concernenti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture 1. Le pubbliche amministrazioni e le stazioni appaltanti pubblicano: a) i dati previsti dall'art. 1, c. 32, della Legge 190/2012 (Prevenzione e repressione della corruzione e dell'illegalità nella PA); b) gli atti e le informazioni oggetto di pubblicazione ai sensi del D. Lgs. 50/2016 (Codice dei contratti pubblici).

31 Agenzia delle Entrate - Registrazione on line I contratti in forma di atto pubblico devono essere registrati all'agenzia delle Entrate dal 1 gennaio 2013 in modalità on line Provvedimento Interdirigenziale Agenzia delle Entrate Agenzia del Territorio - Ministero della Giustizia, del 17/11/2009 La registrazione avviene mediante una piattaforma web gestita dall'agenzia delle Entrate (in quanto Agenzia da cui dipendono le Conservatorie dei registri immobiliari, oggi SPI Servizio di pubblicità immobiliare), utilizzando la procedura Adempimento Unico disponibile sulla piattaforma Sister, per predisporre e trasmettere il plico contenente dati relativi al contratto, in formato.xml e firmato digitalmente (estensione.xml.p7m). La modalità informatica di stipula comporta anche che per l'apposizione dei bolli, se l'atto è soggetto a registrazione, il pagamento dovrebbe farsi in modalità telematica contestualmente alla registrazione.

32 Gare e contratti La soluzione applicativa Gare e Contratti URBI Smart 2020 consente di: trattare contratti, convenzioni, scritture private ecc. perfezionati gestire i dati e le informazioni ricercare e consultare i documenti inseriti apporre sottoscrizioni digitali repertoriare gli atti sfruttare l'integrazione con il protocollo di URBI Smart 2020 collegare provvedimenti e dati finanziari-contabili produrre in modo automatico i metadati obbligatori per normativa pubblicare in modo automatico nella Sezione Trasparenza del sito istituzionale inviare in modo automatico in conservazione a norma elaborare in modo automatico il file xml da trasmettere all'agenzia delle Entrate tramite il sistema Sister SENZA EFFETTUARE OPERAZIONI FUORI SISTEMA

33 Gare e contratti ATTIVITÀ Predisporre attività (passi) specifiche da effettuare da parte dei soggetti individuati (utenti e relativi ruoli) Definire un «percorso» controllato e finalizzato alla produzione e gestione di vari tipi di contratti, con evidenza dei tempi di svolgimento delle attività previste PERCORSO Esplicitare graficamente lo stato di lavorazione del contratto, aggiornato passo per passo dal sistema stesso. PASSI STATO

34 Gare e contratti - TO DO LIST Svolgimento delle attività tramite work flow (ITER) e scrivania virtuale (TO DO LIST)

35 Gare e contratti - REPERTORIO e FILE.XML

36 Gare e contratti - CONSERVAZIONE

37 Gare e contratti - ITER Svolgimento delle attività tramite work flow (ITER) e scrivania virtuale (TO DO LIST) ESEMPIO DI ITER Passi: Inserimento contratto Gestione dati e documenti Repertoriazione Generazione file XML Agenzia Entrate P ubblicazione in Amministrazione trasparente (art. 37 D. Lgs. 33/2013 agg. 2016) Conservazione Conclusione delle attività

38 Strategia & Marketing Tel L'elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze (redazione chiusa in data 22/05/2018) VIETATA LA PUBBLICAZIONE CON QUALSIASI MEZZO E/O RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE Tutti i diritti di sfruttamento economico dell'opera appartengono a PA Digitale S.p.A.