MIVOICE OFFICE 400 SISTEMA VOICE MAIL ISTRUZIONI PER L USO

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1 MIVOICE OFFICE 400 SISTEMA VOICE MAIL ISTRUZIONI PER L USO eud-1741_it / 1.1 R

2 AVVISO Le informazioni contenute in questo documento sono ritenute accurate sotto tutti i punti di vista, ma non sono garantite da Mitel Networks Corporation. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un impegno da parte di Mitel o delle sue filiali o consociate Mitel e le sue filiali e consociate non si assumono alcuna responsabilità per eventuali omissioni o errori contenuti nel presente documento. Per apportare tali modifiche, potrebbero essere pubblicate revisioni del documento o nuove edizioni. La riproduzione o la trasmissione di questo documento, completo o in parte, per qualunque uso, è vietata, salvo permesso scritto da parte di Mitel Networks Corporation. MARCHI DI FABBRICA I marchi commerciali, i marchi di servizio, i logo e la grafica (collettivamente definiti "Marchi") che compaiono sui siti Web di Mitel o sulle sue pubblicazioni sono marchi registrati e non registrati di Mitel Networks Corporation (MNC), delle sue società affiliate (collettivamente definite "Mitel") o di altri produttori. L'uso dei marchi è consentito solo previo consenso esplicito da parte di Mitel. Per informazioni aggiuntive, contattare il nostro Ufficio legale: legal@mitel.com. Per un elenco di marchi registrati internazionali Mitel Networks Corporation, andare sul sito Web all'indirizzo: NOTA SUL BREVETTO POWER OVER ETHERNET I prodotti Powered Device (PD) Power Over Ethernet (PoE) di Mitel sono coperti da uno o più brevetti depositati negli Stati Uniti (ed eventuali brevetti delle controparti straniere) identificati nel sito Web di Mitel: Per ulteriori informazioni sui brevetti PD concessi in licenza, fare riferimento al sito Web: Sistema Voice Mail eud-1741/ , Marchio di Mitel Networks Corporation Copyright 2017 Mitel Networks Corporation Tutti i diritti riservati 2 Sistema Voice Mail

3 Sommario Informazioni relative a questo documento Introduzione I messaggi di benvenuto personali Messaggi di benvenuto globali Guida vocale Posto operatore automatico Deviazione automatica Possibilità di configurazione Utilizzo delle funzioni Voice Mail Utilizzo guidato da menù Utilizzo con codice funzione Funzionalità Voice Mail di Hospitality Utilizzo tramite un telefono interno di terzi Utilizzo tramite un telefono esterno di terzi Guida rapida Sistema Voice Mail 3

4 Informazioni relative a questo documento Queste istruzioni per l'uso descrivono il sistema Voice Mail integrato sul server di comunicazione MiVoice Office 400. Campo di validità Queste istruzioni per l'uso sono valide per il sistema Voice Mail integrato sul server di comunicazione MiVoice Office 400. Sono valide tanto per il sistema Voice Mail di base che per il sistema Voice Mail Enterprise. Questa versione di documento è valida a partire di una versione di software precisa (vedi "Denominazione documento", pagina 5). Altre versioni di documento sono disponibili sul MiVoice Office 400 DocFinder nelle relative documentazioni per utenti finali. Note: Non tutte le funzioni elencate sono disponibili nella versione standard. Rivolgersi al gestore di sistema per ulteriori informazioni sulle funzioni e sui servizi disponibili nel sistema di comunicazione MiVoice Office 400. Per un riepilogo delle possibilità di configurazione per il gestore di sistema relative al sistema Voice Mail, vedi capitolo "Possibilità di configurazione", pagina 8. Queste istruzioni per l'uso non si riferiscono a un tipo di telefono specifico. Nei telefoni di sistema è possibile utilizzare le funzioni della segreteria telefonica utilizzando il tasto Fox/Softkey mentre su altri telefoni o telefoni esterni si utilizzano codici funzione mediante i tasti numerici. 4 Sistema Voice Mail

5 Informazioni relative a questo documento Informazioni per l'utente I prodotti MiVoice Office 400 vengono forniti con le informazioni legali e di sicurezza e i documenti per l'utente necessari. Tutti i documenti per l'utente, come le guide e i manuali di sistema, sono scaricabili dal relativo portale MiVoice Office 400 come documenti singoli o documentazione completa. Alcuni documenti per l'utente sono accessibili soltanto attraverso un partner login. Il rivenditore specializzato è responsabile di mantenersi sempre aggiornato sulle funzioni, sull impiego corretto e sui comandi della soluzione di comunicazione MiVoice Office 400 e di informare ed istruire i propri clienti in merito all utilizzo del sistema installato. Controllare di essere in possesso di tutti i documenti per l'utente per utilizzare il prodotto in modo regolare ed efficiente. Controllare che le versioni dei documenti per l'utente corrispondano alla versione software dei prodotti MiVoice Office 400 utilizzati e di essere in possesso delle edizioni più recenti. Leggere attentamente la documentazione per l'utente prima di utilizzare il vostro prodotto. Conservare le informazioni per l'utente in un luogo facilmente accessibile e utilizzarle in caso di dubbi durante l'uso del prodotto. Le relative informazioni per l utente dovranno inoltre accompagnare il vostro prodotto anche nel caso venisse ceduto a terzi. Scaricare i documenti MiVoice Office 400 dal sito: o da Denominazione documento Numero di documento: eud-1741 Numero di versione: 1.1 Basato sulla versione di software del server di comunicazione: R5.0 Valido dalla versione di software del server di comunicazione: R5.0 Fare clic nel programma di visualizzazione PDF sul collegamento ipertestuale per scaricare l ultima versione di questo documento: Copyright Mitel Networks Corporation Sistema Voice Mail 5

6 Introduzione Introduzione Nota: Anche se i sistemi Voice Mail MiVoice Office 400 offrono molte più funzioni rispetto a una segreteria telefonica, le seguenti descrizioni si limitano alle funzioni di base dei sistemi. Il chiamante riceve un testo di benvenuto generale o personale. A seconda della configurazione dei messaggi di benvenuto il chiamante viene solo informato oppure dopo il testo di benvenuto potrà lasciare un messaggio vocale. Se il chiamate non desidera ascoltare il messaggio di benvenuto fino alla fine, può saltarlo con il tasto #. I messaggi di benvenuto personali Nota: Ciascun proprietario mailbox dispone di 3 messaggi di benvenuto personali che può registrare tramite un telefono e assegnare loro un nome. Pertanto, per le diverse situazioni di assenza può sempre scegliere il messaggio di benvenuto adeguato. La selezione è effettuata manualmente o automaticamente attraverso la selezione di un profilo di presenza. Per ogni messaggio di benvenuto è possibile selezionare se il chiamante può lasciare dopo il benvenuto un messaggio vocale o meno. La registrazione di messaggi avviene tramite il microfono del ricevitore oppure tramite il microfono di viva voce. Per via della migliore qualità di registrazione, è preferibile utilizzare il microfono del ricevitore. Messaggi di benvenuto globali Se non si è registrato alcun messaggio di benvenuto personale o non sono stati attivati quelli registrati, il messaggio di benvenuto globale di sistema viene attivato automaticamente. A seconda della configurazione, i chiamanti possono lasciare o meno messaggi vocali dopo questo messaggio di benvenuto. Il messaggio di benvenuto globale di sistema è identico per tutti i proprietari Mailbox e viene registrato dall'amministratore di sistema. Se non è registrato alcun messaggio di benvenuto globale di sistema, i testi del sistema vengono riprodotti dalla guida vocale. Se si raggiunge la capacità totale della memoria vocale del sistema Voice Mail o il tempo di registrazione massimo configurabile per la sua mailbox, tutti i nuovi chiamanti che vengono deviati sul sistema Voice Mail ricevono, dopo il messaggio di benvenuto personale o globale, un messaggio unilaterale che indica che il testo di benvenuto ha superato la capacità di memo- 6 Sistema Voice Mail

7 Introduzione ria. Di conseguenza, non è possibile lasciare messaggi vocali. Il messaggio di benvenuto di superamento capacità di memoria rimane attivo fino a quando non si crea spazio libero cancellando messaggi vocali o di benvenuto. Il messaggio di benvenuto globale di superamento capacità di memoria è identico per tutti i proprietari Mailbox e viene registrato dall'amministratore di sistema. Guida vocale I sistemi Voice Mail MiVoice Office 400 contengono una guida vocale per annunciare data, ora e numero di chiamata dei messaggi vocali ricevuti e per commentare la navigazione nel menu Voice Mail. Per la navigazione nel menu Voice Mail, vedi "Guida rapida", pagina 21. Sono disponibili guide vocali aggiuntive per le strutture ricettive (vedi"guida vocale per il servizio di sveglia", pagina 18 e"guida vocale per la mailbox della reception", pagina 19). Posto operatore automatico I sistemi Voice Mail MiVoice Office 400 possono contenere un posto operatore automatico per dare al chiamante la possibilità di attivare azioni preconfigurate durante il messaggio di benvenuto con i tasti di cifra (DTMF). Ad es., ciò può verificarsi per il trasferimento ad un altro numero di chiamata o ad un'altra mailbox. Tuttavia è possibile eseguire anche procedure */# preconfigurate. Le procedure del Posto operatore automatico vengono definite dall'amministratore di sistema e possono essere diverse per ogni mailbox e per ogni messaggi di benvenuto attivato. Deviazione automatica L'amministratore di sistema può configurare per ogni utente (separatamente per chiamate interne ed esterne) una deviazione automatica al sistema Voice Mail in caso di mancata risposta alla chiamata e/o di occupato e/o in caso di rifiuto della chiamata. In tal modo le chiamate entranti possono essere deviate sul sistema Voice Mail anche quando l'utente non ha attivato deviazione. Sistema Voice Mail 7

8 Introduzione Possibilità di configurazione L'amministratore di sistema ha la possibilità di adattare il Sistema Voice Mail alle condizioni dell ambiente. A seconda della configurazione, il comportamento del vostro sistema Voice Mail può differire leggermente dalle descrizioni contenute nel presente manuale. L'elenco seguente mostra le possibilità di configurazione del sistema Voice Mail che possono essere effettuate solo da parte dell'amministratore di sistema. Configurazioni valide per il Sistema Voice Mail completo: L'amministratore di sistema può caricare un messaggio di benvenuto globale di sistema nel sistema di Voice Mail. Questo messaggio di benvenuto viene sempre riprodotto quando non è presente o non è attivato il messaggio di benvenuto personale. L'amministratore di sistema può caricare un messaggio di benvenuto globale di superamento capacità nel sistema. Questo messaggio viene sempre riprodotto quando la capacità minima di memoria vocale configurabile della mailbox personale o dell intero Sistema Voice Mail è esaurita. La durata massima dei messaggi vocali con la quale vengono memorizzati. La durata massima di conservazione separata per messaggi vocali nuovi e già ascoltati. Per ogni mailbox è possibile configurare singolarmente quanto segue: La massima capacità complessiva di registrazione della mailbox, per ogni messaggio di benvenuto e per ogni messaggio vocale. Il numero di messaggi di benvenuto personali (0..3). Per il messaggio di benvenuto globale di sistema, la possibilità per il chiamante di lasciare messaggi vocali o meno. Per riprodurre sempre il messaggio di benvenuto globale prima di riprodurre un messaggio di benvenuto personale o standard. Il numero di squilli fino all accettazione della chiamata da parte del sistema Voice Mail. Qualità vocale/utilizzo di memoria per messaggi di benvenuto e messaggi vocali. Messaggio di testo/messaggio LED in caso di nuovi messaggi vocali. Notifica aggiuntiva in caso di nuovi messaggi vocali ad un altro utente interno. Notifica aggiuntiva in caso di nuovi messaggi vocali ad uno o più indirizzi (con o senza messaggio vocale allegato). 8 Sistema Voice Mail

9 Introduzione La lingua per la guida vocale. L'annuncio di data, ora e numero di chiamata dei messaggi vocali. La configurazione del posto operatore automatico. Protezione tramite password: Se attivato, è necessario inserire il PIN utente per accedere alla mailbox. È disponibile una guida vocale aggiuntiva se la mailbox è contrassegnata come una mailbox della reception. In caso di domande o variazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema. Sistema Voice Mail 9

10 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Utilizzo delle funzioni Voice Mail Il proprietario della mailbox viene informato dei messaggi vocali arrivati, può ascoltarli, cancellarli, trasferirli oppure richiamare direttamente il chiamante. Inoltre è possibile ascoltare i messaggi vocali da un altro telefono interno o da un telefono esterno. In base al telefono, le funzioni Voice Mail vengono gestite il tramite tasto Fox, i tasti softkey o i tasti di cifra mediante determinati codici funzione. Utilizzo guidato da menù Il modo più semplice di amministrare i messaggi di benvenuto, di attivare le mailbox e di ascoltare i propri messaggi vocali, di trasferirli o di cancellarli è realizzato tramite il tasto Fox/softkey via il menù del proprio telefono. Amministrazione dei messaggi di benvenuto Con il menu (Menu Voice Mail Messaggi di benvenuto) può registrare, riascoltare, attivare e disattivare fino a 3 messaggi di benvenuto personali sul telefono. Il messaggio di benvenuto personale che è attivo viene visualizzato di conseguenza. Se non vi è alcun messaggio di saluto personale attivo o non è presente alcun messaggio, viene attivato automaticamente il messaggio di saluto globale di sistema, a condizione che sia stato registrato. Altrimenti i testi di sistema sono riprodotti dalla guida vocale. È possibile assegnare ad ogni messaggio di benvenuto personale un nome e per ogni benvenuto decidere se il chiamante può lasciare un messaggio o meno. L'impostazione corrente è visibile sul display con un simbolo di nastro (barrato o meno). Attivare una mailbox Una mailbox viene attivata effettuando una deviazione al sistema Voice Mail. Tramite il (Menu Deviazione) sono disponibili le varianti: Deviazine chiamata, Deviazione su occupato oppure Deviazione condizionata chiamata su Voice Mail. 10 Sistema Voice Mail

11 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Inoltre, è possibile trasferire la chiamata durante la fase di chiamata. A tale scopo è necessario conoscere il numero del sistema Voice Mail. Questo numero è lo stesso per tutti i proprietari di mailbox (solitamente 899). Tale numero può tuttavia essere modificato dall'amministratore di sistema. La deviazione può essere attivata anche automaticamente attraverso la selezione di un profilo di presenza. Ulteriori dettagli sono descritti nelle istruzioni per l'uso del telefono. Se non viene data risposta alla chiamata, essa viene deviata automaticamente, a condizione che l'amministratore di sistema l'abbia configurato in questo modo (vedi "Deviazione automatica", pagina 7). Dopo che una chiamata entrante sia stata deviata ad una delle modalità di sistema Voice Mail soprastanti, essa riceverà una risposta dalla Voice Mail dopo il numero di squilli configurato dall'amministratore di sistema. Segnalazione di nuovi messaggi vocali Se un chiamante viene deviato sul sistema Voice Mail ma non lascia alcun messaggio vocale (oppure la mailbox è configurata in modo tale che egli non abbia alcuna possibilità di fare ciò), la sua chiamata produce una voce normale nella lista delle chiamate senza risposta d'ora in avanti chiamato Elenco chiamate (Menu Elenchi chiamate Chiamate senza risposta). Se il chiamante lascia un messaggio vocale la sua chiamata viene registrata sia nella lista chiamate sia anche nella lista dei messaggi vocali ricevuti, denominata di seguito lista Voice Mail in arrivo, e completata con un simbolo di nastro pieno (Menù Voice Mail In arrivo). Se la mailbox è configurata conformemente dal gestore di sistema, un nuovo messaggio vocale viene segnalato anche con un messaggio di testo sul display del telefono e/o tramite accensione del LED dei messaggi. Fino a quando non sono stati ascoltati tutti i messaggi vocali, l'indicazione della presenza di nuovi messaggi vocali ricevuti rimane. L'amministratore di sistema può configurare la mailbox in modo tale che in caso di nuovi messaggi vocali venga inviata una notifica supplementare ad un altro utente interno. Lui può stabilire di informarvi per al ricevimento di un nuovo messaggio vocale (con o senza messaggio vocale allegato). Rivolgersi al proprio gestore di sistema per maggiori informazioni. Occorre anche tenere conto che: Le chiamate con o senza messaggio vocale di uno stesso utente lasciano nella lista chiamate una sola voce. Sistema Voice Mail 11

12 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Le chiamate con messaggio vocale di uno stesso utente lasciano nella lista Voice Mail in arrivo una voce per ogni chiamata. Richiamando un utente direttamente dalla lista chiamate, la sua voce scompare dalla lista chiamate solo se il messaggio vocale è stato precedentemente cancellato. Note: Ascolto di messaggi vocali È possibile ascoltare i messaggi vocali tramite il tasto Ascoltare al di sotto dell'avviso di messaggio vocale, direttamente dalla lista chiamate oppure dalla lista di messaggi in arrivo. In caso di ascolto via l'avviso di messaggio vocale, essi vengono riprodotti in ordine cronologico, cominciando dall ultimo messaggio vocale ricevuto. Successivamente il collegamento con il sistema Voice Mail viene interrotto. In caso di ascolto direttamente dalla lista chiamate, vengono riprodotti solo i messaggi vocali di tale chiamante in ordine cronologico, cominciando dell ultimo messaggio vocale ricevuto. Dopo la riproduzione dell'ultimo messaggio vocale si ascolta un segnale acustico rapido e la connessione al sistema Voice Mail viene interrotta. Ascoltando i messaggi direttamente dalla lista Voice Mail in arrivo, viene riprodotto solo il messaggio vocale selezionato. Successivamente il collegamento con il sistema Voice Mail viene interrotto. Occorre anche tenere conto che: Se la mailbox è protetta da password, è necessario inserire prima il proprio PIN. Durante la riproduzione di un messaggio vocale, è possibile saltare all inizio di questo messaggio tramite il tasto Ripeti. Premere brevemente due volte in successione il tasto Ripeti per ascoltare la riproduzione del messaggio precedente. Allo stesso modo è possibile saltare al messaggio successivo per mezzo del tasto Successivo. (non valido per ascolto diretto dalla lista Voice Mail in arrivo). Non appena ha ascoltato tutti i nuovi messaggi vocali di un chiamate, la voce riceve lo stato di Ascoltato e il simbolo di nastro si trasforma in un nastro vuoto. È anche possibile ascoltare i messaggi vocali chiamando al sistema di Voice Mail. Con la chiamata si accede al menu di Voice Mail (vedi "Guida rapida", pagina 21) e premendo il tasto 1 si riproducono tutti i messaggi vocali. La guida vocale indica se e quanti messaggi vocali sono presenti nella mailbox. Dopo ciò, tutti i messaggi vocali vengono riprodotti in modo 12 Sistema Voice Mail

13 Utilizzo delle funzioni Voice Mail cronologico, partendo dall ultimo messaggio arrivato. Prima di ogni messaggio la guida vocale informa l'utente su data, ora e numero di telefono della chiamata. È possibile saltare le informazioni della guida vocale con il tasto #. Dopo la riproduzione dell'ultimo messaggio vocale oppure qualora non sia presente alcun messaggio vocale, si ascolta un segnale acustico rapido e la connessione al sistema Voice Mail viene interrotta. Cancellazione di messaggi vocali Al momento della cancellazione di messaggi vocali è necessario distinguere fra i seguenti casi: Un messaggio vocale può essere cancellato dalla lista Voice Mail in arrivo. La voce resta nella lista delle chiamate. Se tutti i messaggi di un chiamante vengono cancellati, il simbolo di nastro scompare. La voce resta nella lista delle chiamate. Se da una lista di chiamate viene cancellata la voce di un messaggio, viene cancellato anche il messaggio vocale corrispondente. Note: Trasferimento di messaggi vocali I messaggi vocali ricevuti possono essere trasferiti dalla lista Voice Mail in arrivo o durante l'ascolto. I possibili destinatari sono utenti interni con propria mailbox. Durante il trasferimento è possibile selezionare se mantenere una copia del messaggio vocale nella propria mailbox o meno. I messaggi vocali trasmessi sono contrassegnati nella lista Voice Mail in arrivo con una freccia sulla destinazione. Il trasferimento è rifiutato nei seguenti casi: L'utente di destinazione non ha mailbox. La memoria vocale della mailbox dell'utente di destinazione è piena. Per sistemi in rete: La mailbox dell'utente di destinazione è su un altro sistema. Rivolgersi al proprio gestore di sistema per maggiori informazioni. Sistema Voice Mail 13

14 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Utilizzo con codice funzione L utilizzo delle funzioni Voice Mail per telefoni di sistema senza display o per telefoni senza tasto Fox/Softkey ha luogo tramite i codici funzione */# e i tasti di cifra. Amministrazione dei messaggi di benvenuto Lei può registrare, riascoltare, attivare, disattivare e cancellare fino a 3 messaggi di benvenuto personali sul telefono. Se non vi è alcun messaggio di saluto personale attivo o non è presente alcun messaggio, viene attivato automaticamente il messaggio di saluto globale di sistema, a condizione che sia stato registrato. Altrimenti i testi di sistema sono riprodotti dalla guida vocale. Nota: Funzione Registrazione di messaggi di benvenuto Codice funzione *913 x # x = 1, 2, 3 Riascolto di messaggi di benvenuto *#913 x # x = 1, 2, 3, 7, 8 Attivare i messaggi di benvenuto *933 x x = 1, 2, 3 Disattivare i messaggi di benvenuto #933 x x = 1, 2, 3 Cancellare i messaggi di benvenuto #913 x # x = 1, 2, 3 x = 1, 2, 3: messaggio di benvenuto personale 1, 2, 3 x = 7: Messaggio di benvenuto globale di sistema x = 8: Messaggio di benvenuto globale di superamento capacità La registrazione e la cancellazione dei messaggi di benvenuto globali necessita di una speciale autorizzazione e in generale può essere eseguita solo dall'amministratore di sistema. Attivare una mailbox Una mailbox viene attivata effettuando una deviazione del numero del sistema Voice Mail. Per fare ciò si ha la scelta fra una deviazione di chiamata (*21), una deviazione su occupato (*67) oppure una deviazione condizionata di chiamata (*61). Inoltre, è possibile trasferire la chiamata durante la fase di chiamata. A tale scopo è necessario conoscere il numero del sistema Voice Mail. Questo numero è lo stesso per tutti i proprietari di mailbox (solitamente 899). Tale numero può tuttavia essere modificato dall'amministratore di sistema. 14 Sistema Voice Mail

15 Utilizzo delle funzioni Voice Mail La deviazione può essere attivata anche automaticamente attraverso la selezione di un profilo di presenza. Ulteriori dettagli sono descritti nelle istruzioni per l'uso del telefono. Se non viene data risposta alla chiamata, essa viene deviata automaticamente, a condizione che l'amministratore di sistema l'abbia configurato in questo modo (vedi "Deviazione automatica", pagina 7). Dopo che una chiamata entrante sia stata deviata ad una delle modalità di sistema Voice Mail soprastanti, essa riceverà una risposta dalla Voice Mail dopo il numero di squilli configurato dall'amministratore di sistema. Segnalazione di nuovi messaggi vocali La presenza di nuovi messaggi vocali sul telefono viene segnalata tramite il LED dei messaggi e/o con un messaggio di testo. Fino a quando non sono stati ascoltati tutti i messaggi vocali, l'indicazione della presenza di nuovi messaggi vocali ricevuti rimane. La maggior parte dei telefoni SIP di terzi supporta anch'essa la segnalazione di nuovi messaggi vocali. L'amministratore di sistema può configurare la mailbox in modo tale che in caso di nuovi messaggi vocali venga inviata una notifica supplementare ad un altro utente interno. Lui può stabilire di informarvi per al ricevimento di un nuovo messaggio vocale (con o senza messaggio vocale allegato). Rivolgersi al proprio gestore di sistema per maggiori informazioni. Ascolto di messaggi vocali Per ascoltare i messaggi vocali ricevuti, sussistono le seguenti possibilità: Funzione Ascolto dei messaggi vocali tramite guida vocale Ascolto dei messaggi vocali tramite guida vocale Ascolto dei messaggi vocali senza guida vocale Codice funzione Chiamare il numero del sistema Voice Mail. Dopo ciò, premere il tasto di cifra 1 per consultare il messaggio vocale (vedi "Guida rapida", pagina 21). *#94 *#916 # Sistema Voice Mail 15

16 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Dopo il collegamento al sistema Voice Mail la guida vocale indica se e quanti nuovi messaggi vocali sono presenti nella mailbox. Dopo ciò, tutti i messaggi vocali vengono riprodotti in modo cronologico, partendo dall ultimo messaggio arrivato. Prima di ogni messaggio la guida vocale informa l'utente su data, ora e numero di telefono della chiamata. È possibile saltare le informazioni della guida vocale con il tasto #. Dopo la riproduzione dell'ultimo messaggio vocale oppure qualora non sia presente alcun messaggio vocale, si ascolta un segnale acustico rapido e la connessione al sistema Voice Mail viene interrotta. Occorre anche tenere conto che: Se la mailbox è protetta da password, è necessario inserire prima il proprio PIN. Durante la riproduzione di un messaggio vocale, è possibile passare all inizio di questo messaggio tramite il tasto di cifra 2. Premere brevemente due volte in successione il tasto di cifra 2 per ascoltare la riproduzione del messaggio precedente. Allo stesso modo è possibile saltare al messaggio successivo o a quello seguente il successivo tramite il tasto di cifra 1. I telefoni SIP non supportano i comandi con tasti di cifra durante la riproduzione. Per i telefoni Mitel SIP sono tuttavia disponibili softkey. Cancellazione di messaggi vocali Al momento della cancellazione di messaggi vocali è necessario distinguere fra i seguenti due casi: Messaggi vocali già ascoltati: Un messaggio vocale già ascoltato può essere cancellato prima, durante o dopo la nuova riproduzione con il tasto di cifra 8. In seguito si ascolta il tono di conferma e viene riprodotto il messaggio successivo. Messaggi vocali non ancora ascoltati: Un messaggio vocale non ancora ascoltato può essere cancellato durante o dopo la nuova riproduzione con il tasto di cifra 8. In seguito si ascolta il tono di conferma e viene riprodotto il messaggio successivo. 16 Sistema Voice Mail

17 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Note: Trasferimento di messaggi vocali I messaggi vocali ricevuti possono essere trasferiti durante l'ascolto. I possibili destinatari sono utenti interni con propria mailbox. Trasferire il messaggio vocale e mantenere una copia nella propria mailbox: 1. Durante la riproduzione del messaggio vocale premere il tasto di cifra 3. La riproduzione viene arrestata. 2. Immettere il numero utente e chiudere con il tasto #. Il messaggio vocale viene trasferito e viene ascoltato il messaggio vocale successivo. Trasferire il messaggio vocale e cancellarlo dalla propria mailbox: 1. Durante la riproduzione del messaggio vocale premere il tasto di cifra 4. La riproduzione viene arrestata. 2. Immettere il numero utente e chiudere con il tasto #. Il messaggio vocale viene trasferito e viene ascoltato il messaggio vocale successivo. Il trasferimento è rifiutato nei seguenti casi: L'utente di destinazione non ha mailbox. La memoria vocale della mailbox dell'utente di destinazione è piena. Per sistemi in rete: L'utente di destinazione è collegato ad un altro sistema. Rivolgersi al proprio gestore di sistema per maggiori informazioni. Funzionalità Voice Mail di Hospitality Se vengono assegnate voice mailbox alle camere, il sistema interno di Voice Mail presenta alcune caratteristiche speciali. Inoltre c'è una guida vocale speciale per la richiesta di sveglia e per la mailbox della reception. Mailbox delle camere Una mailbox assegnata a una camera è differente da quella assegnata a un utente: Se la camera è libera, il chiamante non viene in alcun caso instradato alla Voice Mail, bensì alla reception. Questo comportamento viene comunicato tramite un testo audio. Sistema Voice Mail 17

18 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Se la camera è occupata, il chiamante viene instradato verso la Voice Mail. Se non sono stati attivati messaggi di benvenuto personali nella mailbox, sentirà il testo della guida vocale. A seconda della configurazione del sistema, viene riprodotto o meno il numero della camera e in seguito viene richiesto al chiamante di lasciare un messaggio o richiamare più tardi. Quando l'utente effettua una chiamata verso il sistema Voice Mail, non gli viene richiesto di registrare/gestire messaggi di benvenuto. Dopo che l'utente ha ascoltato il messaggio, non gli viene richiesto di inoltrarlo a un altro utente. Guida vocale per il servizio di sveglia Una guida vocale assisterà l'utente per l'impostazione della richiesta di sveglia. L'utente può impostare un nuovo orario di sveglia o eliminare una richiesta di sveglia attivata. Per avviare la guida vocale per la richiesta di sveglia, comporre il seguente codice funzione sul telefono e seguire la guida vocale. Funzione Avvio della guida vocale per il servizio di sveglia Codice funzione *9601 Nota: Procedure: 1. Comporre *9601 (o premere un tasto funzione preconfigurato) 2. Se è già attivata una richiesta di sveglia attiva, verrà comunicato l'orario attualmente impostato e la possibilità di annullare o confermare questa richiesta di sveglia. 3. Se non è attivata una richiesta di sveglia o se l'orario di sveglia è stato cancellato, verrà richiesto di inserire un orario di sveglia. 4. L'orario di sveglia viene confermato dalla guida vocale e l'utente può decidere nuovamente se annullarlo o confermarlo. La guida vocale per il servizio di sveglia consente di impostare soltanto singole richieste di sveglia. Con Hospitality Manager, un telefono della reception o con il codice funzione *56, è possibile impostare una richiesta di sveglia giornaliera. Rivolgersi al proprio gestore di sistema per maggiori informazioni. 18 Sistema Voice Mail

19 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Guida vocale per la mailbox della reception Il gestore di sistema può configurare una o più mailbox standard per una mailbox della reception. Le mailbox della reception offrono un menu aggiuntivo per la guida vocale. Se la mailbox è una mailbox della reception ed è possibile chiamare il sistema Voice Mail, le possibilità disponibili sono le seguenti: Aiutare gli ospiti ad accedere alle loro voice mailbox (cifra 2) Accedere alla stessa mailbox della reception (cifra 3) Accedere alla mailbox di una camera (cifra 5) Le ultime 2 opzioni (cifre 3 e 5) sono evidenti e non sono necessarie ulteriori spiegazioni. Di seguito viene riportata la procedura per la prima opzione (cifra 2). Procedura di assistenza per l'accesso degli ospiti alla voice mailbox: 1. Un ospite chiama la reception e desidera ascoltare i messaggi della sua voice mailbox. 2. L'addetto mette l'ospite in attesa e chiama il numero di Voice Mail (o compone *#94). L'addetto ascolta le informazioni, indipendentemente dalla presenza o meno di nuovi messaggi nella mailbox. L'addetto ascolta il testo della guida vocale aggiuntiva, con le possibilità precedentemente menzionate (cifra 2, 3 o 5). 3. Premere 2. All'addetto viene richiesto di inserire il numero della camera dell'ospite. 4. L'addetto inserisce il numero della camera dell'ospite. All'addetto viene richiesto di premere 1 per collegare l'ospite (che è ancora in attesa) alla sua mailbox. 5. L'addetto alla reception preme 1. L'ospite viene collegato alla sua mailbox. Sistema Voice Mail 19

20 Utilizzo delle funzioni Voice Mail Utilizzo tramite un telefono interno di terzi È possibile utilizzare la propria mailbox oppure la mailbox di un altro utente tramite un telefono di terzi come segue: Funzione Richiamando il menu Voice Mail tramite un telecomando Richiamando il menu Voice Mail tramite un telefono di terzi, ma con le proprie impostazioni Tramite ascolto da remoto, chiamando il proprio telefono sul quale è stata attivata la deviazione su Voice Mail. Codice funzione *06 <N destinazione> *#94 <PIN> # *36 <N destinazione> <PIN> *#94 vedi capitolo seguente Il presupposto per tutte e tre le possibilità è che il PIN dell'utente non corrisponda al valore standard Utilizzo tramite un telefono esterno di terzi È possibile operare la propria mailbox oppure quella di un'altro utente con postselezione (DTMF) da un telefono esterno di terzi (ascolto da remoto). Le condizioni per fare ciò è che si sia stati deviati sul sistema di Voice Mail e si conosca il PIN corrispondente, che non deve essere il valore standard La guida vocale spiega le possibilità del menu principale della Voice Mail. Lei può ascoltare, inoltrare o cancellare i messaggi vocali, ma anche riascoltare, registrare, attivare, disattivare e cancellare i messaggi di benvenuto personali sul telefono. Tale procedimento e una vista generale di tutte le possibilità risulta nella guida rapida a continuazione. 20 Sistema Voice Mail

21 Guida rapida Guida rapida Nella seguente guida rapida è descritta la procedura per gestire la propria mailbox tramite un telefono interno o esterno di terzi. All occorrenza è possibile stampare questa pagina e ritagliare la guida rapida. Poi la si piegherà o la si incollerà costituendo così un pratico manualetto delle dimensioni di una carta di credito. Guida rapida MiVoice Office 400 Sistema Voice Mail Avvio dell ascolto da remoto: 1. Selezionare il proprio numero di chiamata. 2. Attivare il modo DTMF se necessario (dipende dal tipo di telefono). 3. Durante il benvenuto premere il tasto inserire il proprio PIN e concludere con il tasto #. 4. Il messaggio di benvenuto si arresta e la guida vocale Vi informa sulle possibilità del menu principale della Voice Mail. Ascoltare i messaggi 1 Benvenuti Menu Voice Mail Indietro Benvenuto pers. 1 2 Benvenuto pers. 2 3 Benvenuto pers Benvenuto Indietro del sistema Ascolto Attivare Registrazione Disattivare Cancella Indietro 1 Ascolto 3 9 Attivare Indietro Messaggio Ripetizione successivo Inoltra Inoltra e cancella Cancella Indietro Nota È possibile saltare le informazioni della guida vocale con il tasto #. Valido dalla versione di SW R4.0 In caso di domande o variazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema. Sistema Voice Mail 21

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