ID14SER021 TERZA PRECISAZIONE DEL 18/7/2014

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1 ID14SER021 Gara a procedura aperta per la stipula di un contratto per la gestione in outsourcing del servizio di logistica per le Aziende del Servizio Sanitario Regionale Friuli Venezia Giulia TERZA PRECISAZIONE DEL 18/7/2014 DOMANDA 1. In relazione alla procedura di gara in oggetto con la presente siamo a richiedere il seguente chiarimento: - Nominativo della/e ditta/e che attualmente svolge/ono il servizio posto a gara. RISPOSTA 1. Il servizio è attualmente gestito dall ATI così composta: ASTER COOP Soc. Coop (UD) CNS Soc. Coop (BO) 2. Le planimetrie di dettaglio del magazzino, in formato DWG 2.Vedi allegati 3. Relativamente al requisito di capacità economica e finanziaria di cui all art. III.2.2), lettera c), del Bando di gara (Fatturato maturato in attività affini a quella oggetto della presente gara), si chiede conferma che tale requisito possa essere soddisfatto anche mediante il fatturato maturato per servizi di logistica distributiva svolti in ambito non sanitario - Planimetria Magazzino Centralizzato-Altezze e Area Opzionale.pdf - Planimetria Magazzino Centralizzato-Aree Occupate- Piazzale-Aree Limitrofe.dwg - Planimetria Magazzino Centralizzato-Scaffalature- Altezze-Area Opzionale.dwg - Planimetria Magazzino Centralizzato-Scaffalature.pdf 3.Si conferma che il requisito di capacità economica e finanziaria può essere soddisfatto anche mediante il fatturato maturato per servizi di logistica distributiva svolti in ambito non sanitario.

2 4. Chiediamo una planimetria dettagliata, comprendente il layout attuale delle scaffalature presenti, completo anche di scala e misure. 5. Nel capitolato speciale al paragrafo 6.4 (Gestione dei Buffer) è indicato che la Ditta Aggiudicataria dovrà gestire i materiali a bassa rotazione. Che cosa significa? 6. Nel capitolato speciale al paragrafo 6.5 (Gestione resi) è indicato che sono a carico della Ditta Aggiudicataria i costi di gestione dei resi a qualsiasi titolo generati. Significa che sono a carico dell Aggiudicataria i costi di reso al fornitore e di smaltimento del materiale reso? 7. Nel capitolato speciale al paragrafo 6.8 (Gestione e conservazione dei materiali) al punto k) è indicato che gli stupefacenti verranno preparati dal MC-DSC. Quindi la Ditta Aggiudicataria sarà solo addetta al loro trasporto e non alla preparazione? 8. Ai fini della predisposizione della documentazione tecnico qualitativa di cui alla Busta n. 2, si chiede di chiarire, per garantire la medesima modalità di attribuzione dei punteggi e garantire il medesimo trattamento tra i vari concorrenti, se la traccia progettuale da seguire sia quella riportata a pagina 10 delle Norme di partecipazione, dove si evincono i singoli punteggi per i vari sottocapitoli, oppure sia quella riportata a pagina 5 sempre del medesimo documento, in quanto comparandole, gli argomenti da trattare appaiono diversi. Nel caso in cui la traccia da seguire sia quella riportata a pagina 5, si chiede di chiarire come vengano valutati ai fini dell attribuzione dei singoli punteggi: - Tabella requisiti minimi - Elaborato progettuale della struttura del MC-DSC indicante il layout delle aree operative, di movimentazione e di stoccaggio con descrizione delle soluzioni 4.Vedi risposta al Punto 2 5.Significa cha a carico della Ditta Aggiudicataria vi è la gestione degli articoli in giacenza a seconda delle date di scadenza dei lotti ed a seconda del loro effettivo utilizzo per salvaguardare il DSC e l ASSR dai rischi di avere materiale scaduto od obsolescente. 6.Il paragrafo 6.5 tratta la gestione dei resi di reparto e non quelli al fornitore di materiale. Pertanto i costi di gestione dei resi a cui si fa riferimento sono quelli relativi alle attività di accettazione in magazzino del reso dal reparto, presa in carico e allocazione nelle aree definite, valutazione insieme al DSC della destinazione finale. 7.Come riportato nel Glossario MC-DSC sta per Centro Logistico Pordenone. La preparazione degli stupefacenti è a carico della Ditta Aggiudicatrice sotto la supervisione del Dirigente Farmacista del DSC, presso cui sono custodite le chiavi di accesso all area dedicata. Successivamente sempre la Ditta Aggiudicatrice è addetta al loro trasporto. 8. La ditta dovrà presentare la documentazione tecnica così come richiesto all Art. 3 BUSTA n.2. La Commissione Giudicatrice procederà alla valutazione del progetto secondo le norme definite negli atti di gara.

3 tecniche, architettoniche, impiantistiche, energetiche, tecnologiche ed informatiche previste per il MC-DSC ad integrazione dello stato esistente e descrizione dell allestimento/attrezzaggio tecnico e tecnologico della struttura logistica con relative specifiche, ad integrazione di quello esistente schede tecniche e di sicurezza, certificazioni, omologazioni, suddiviso tra: allestimento per il ricevimento; allestimento per lo stoccaggio; allestimento per la movimentazione interna al magazzino; allestimento per la preparazione delle spedizioni; infrastrutture tecnologiche; attrezzature impiegate per la consegna ai PUCO (mezzi di trasporto, roll, contenitori, ecc ); - Modello organizzativo proposto, con descrizione: Della struttura organizzativa con relativo organigramma e con il dettaglio di ruoli e profili professionali delle risorse, livelli di servizio in termini di orari e reperibilità; Processi logistici e informativi (ricevimento, stoccaggio, prelievo, inventario, gestione resi, gestione bolle, controlli di qualità, ecc ); Gestione della tracciabilità dei materiali e della documentazione tecnico/amministrativa inerente i processi logistici; Modalità dei controlli di quali/quantitativi sulla merce in uscita verso i PUCO; Il manuale delle procedure di magazzino; Modalità di igienizzazione dei contenitori e di tracciabilità dei contenitori igienizzati; Piano di avviamento e crono programma; Progetto del sistema dei trasporti e delle consegne. Il progetto dovrà riportare le soluzioni tecniche adottate per garantire l attività in caso di imprevisti (es. guasti e/o maggiori volumi di consegna, le soluzioni adottate nei casi di emergenza (es. condizioni atmosferiche avverse), le soluzioni tecniche adottate per la rilevazione della temperatura dei prodotti, orari di consegna;

4 9. Si chiede se eventuali tabelle, grafici, immagini, prospetti tecnici, inseriti all interno della relazione tecnica possano avere una formattazione differente quanto a carattere ed interlinea, purché di facile lettura. 9. Si conferma. L elaborato presentato deve però rispettare il numero massimo di 60 pagine. L unico documento che può essere inserito in allegato è il manuale delle procedure di magazzino richiesto al punto 2.b BUSTA 2 dell art. 3 (vedi risposta n. 23) 10. Si chiede se eventuali allegati tecnici alla relazione sono ammessi. 10. Vedi risposta al quesito n Si chiede se è possibile inserire nella relazione tecnica eventuali fogli in formato A3, i quali verranno conteggiati come due pagine A4, rispettando così le 60 pagine massime richieste. 12. Si chiede di specificare il CCNL applicato dall attuale fornitore del servizio per capire se sussistano vincoli occupazionali; inoltre, il monte ore annuo, il livello di inquadramento, gli scatti di anzianità ed eventuali ulteriori benfit, le mansioni del personale attualmente impiegato dalla ditta che svolge il servizio in questione, attraverso la compilazione dello schema: numero livello anzianità Monte ore annuale Tempo indeterminato si/no Super minimo Mensa Benefit Infine la presenza di eventuali disabili, assunti secondo il D. Lgs. n. 68/1999; 11. Si conferma. 12. Trasmettiamo di seguito la tabella dei dati richiesti. Livello CCNL Nr Mansioni Quadro Trasporto Merci e 1 Capo Commessa Trasporto Capo Servizio - Capo 2 Livello 2 Merci e Ufficio 3 s Livello Trasporto Merci e 4 Autisti 3 J Livello 4 s Livello Trasporto Merci e Trasporto 13 Autisti - capi squadra - Impiegati 14 Carrellisti/magazzinieri

5 5 Livello Merci e Trasporto Merci e 34 Addetti al picking - magazzinieri Si precisa inoltre che: - 3 lavoratori/lavoratrici sono part-time (2 6 ore; 1 a 4 ore); - 1 lavoratore svantaggiato; - 4/5 lavoratori/lavoratrici appartengono alle categorie in difficoltà; - l attuale gestore non è soggetto all obbligo di cui al D. Lgs. n. 68/1999. Le ulteriori informazioni richieste rientrano nelle scelte organizzative e progettuali che ogni operatore economico riterrà di proporre. 13. In relazione alle righe su base annuale in uscita, pari a , si chiede di confermare che si riferiscano tutte a beni gestiti a magazzino e non in transito e di suddividerle secondo la tabella: 13. Ai fini di corrispondere a quanto richiesto si indicano le tipologie ed i volumi che rappresentano la media del mese di Giugno Tipologia Farmaci conservazione standard Farmaci frigo Infusionali Nutrizionali Dispositivi Economale Righe in uscita Pezzi per riga. Stock/ Transito DESC_CL_MAG Nr. Righe medio Nr. Pezzi Medio STOCK FARMACI STOCK MATERIALE SANITARIO STOCK BENI ECONOMALI STOCK SOLUZIONI VOLUMINOSE STOCK DISINFETTANTI

6 E TOSSICI STOCK MATERIALI FRIGO TRANSITO TRANSITI STOCK NUTRIZIONALI STOCK STUPEFACENTI Totale complessivo In analogia a quanto sopra, relativamente al requisito di capacità tecnica di cui all art. III.2.3), lettera b) del Bando di gara (Elenco dei principali servizi analoghi a quelli della presente procedura), si chiede conferma che tale requisito possa essere soddisfatto anche mediante l elenco di servizi di logistica distributiva svolti in ambito non sanitario 14. Si conferma che il requisito di capacità tecnica può essere soddisfatto anche mediante l elenco dei servizi di logistica distributiva svolti in ambito non sanitario. 15. Al fine di poter predisporre un adeguato progetto tecnico, si richiede di indicare il numero di persone che attualmente lavora presso il magazzino con indicazione del monte ore, livelli di inquadramento e mansioni e di specificare i turni di lavoro del personale attualmente impiegato presso il magazzino 15. Vedi risposta al quesito n Chiediamo la possibilità di poter effettuare un eventuale secondo sopralluogo con un nostro tecnico per valutare meglio il progetto 16. Viene data la possibilità a tutti i partecipanti, qualora lo ritenessero opportuno, di svolgere un ulteriore sopralluogo con il referente Carlo Tassini, nei giorni seguenti: - 31/07/14 PM - 01/08/14 AM previo accordi per gli orari con la nostra segreteria al numero 0432/

7 17. Nel capitolato speciale al paragrafo 6.8 (Gestione e conservazione dei materiali) al punto n) è indicato che la Ditta Aggiudicataria dovrà adottare le procedure previste dal DSC per la gestione degli antiblastici, stupefacenti e veleni. Cos è indicato in queste procedure? E possibile averne una copia? 17. Le procedure in uso ad magazzino DSC sono l'espressione di quanto previsto dalle normative vigenti o da raccomandazioni del Ministero della Salute. In particolare, le procedure relative alla gestione dei farmaci stupefacenti rappresentano quando disposto dalla normativa di riferimento (DPR 309/90 e successivi), mentre le procedure relative alla gestione dei farmaci antiblastici fanno riferimento a quanto previsto dalla Raccomandazione n. 14 del Ministero della Salute dell'ottobre 2012 (RACCOMANDAZIONE PER LA PREVENZIONE DEGLI ERRORI IN TERAPIA CON FARMACI ANTINEOPLASTICI) 18. A pagina 83 del capitolato speciale, nel paragrafo 8.7 (Linee guida caratteristiche unità di carico e/o consegna), è indicato che i contenitori dovranno essere distinti per colore per la spedizione a temperatura ambiente, per farmaci da frigorifero, antiblastici, veleni, D.M., economali. Avete indicato un totale minimo necessario di 1000 contenitori. Quanti sono per ogni colore? Di che misura devono essere? Quanti devono essere quelli isotermici? 18. Non poniamo alcun vincolo nell utilizzo del tipo e della numerosità dei codici colore dei contenitori. Indicazioni di massima circa la loro numerosità possono essere desunte dalla tipologia di righe e di numero pezzi mediamente spediti presenti alla risposta al quesito n. 4. Non poniamo inoltre alcun vincolo alle misure dei contenitori da utilizzare. A titolo puramente indicativo riportiamo la capacità di alcuni contenitori attualmente in uso pari a 74 litri. 19. Siccome è obbligo della Ditta Aggiudicataria l opzione di riassunzione di parte o tutto il personale del precedente operatore, potete indicarci quante persone attualmente sono impiegate per il servizio, il loro monte ore e i loro livelli? Quante persone svantaggiate sono impiegate attualmente? Il Direttore Tecnico attuale è un laureato farmacista come previsto dalla normativa per il deposito dei farmaci? Anche lui dovrà essere riassunto dalla Ditta Aggiudicataria o la stessa dovrà impiegare un proprio laureato farmacista come Direttore Tecnico? 19. Vedi risposta al quesito n. 3. Il Direttore Tecnico è una figura di nuova introduzione. E richiesto da Capitolato, deve essere laureato in farmacia e iscritto all Albo professionale. La normativa per il deposito dei farmaci è soddisfatta dalla presenza del nostro Dirigente Farmacista.

8 20. Da pagina 92 del capitolato speciale, nel paragrafo 13, sono indicati gli indicatori di riferimento. Questi indicatori sono già rilevati dal sistema WMS in uso o è necessario implementarlo/sostituirlo? 20. Questi indicatori sono già rilevati dal sistema WMS in uso e non necessitano di alcuna implementazione o sostituzione con altro sistema. 21. A pagina 96 del capitolato speciale, nel paragrafo 16.2 (Variazione tariffe) è indicato che ci saranno dei coefficienti di variazione alla tariffa base indicata nell offerta economica: nell offerta economica sono indicate di righe nei 4 anni, quindi righe all anno, righe al giorno (ipotizzando 260 giorni lavorativi annui). Il coefficiente in variazione diminutiva della tariffa (6,5%) viene applicato quando si superano le righe giornaliere. Quindi verrebbe applicato regolarmente e non in via eccezionale, senza la possibilità effettiva di raggiungere l importo offerto per il servizio. E corretto o è un errore? 21. Si conferma quanto indicato nel paragrafo 16.2 e si precisa che l importo indicato nel bando di gara quale Quantitativo o entità totale dell appalto, è stato calcolato tenendo conto della gradualità dell ingresso delle aziende dell area Triestina e Giuliana secondo quanto riportato nella scala temporale pubblicata Vedi risposta al quesito n. 6

9 La ditta concorrente dovrà proporre le integrazioni che riterrà più idonei e pertinenti all assolvimento del servizio. Come previsto dal Capitolato tutta la documentazione inerente il sito e gli impianti ad esso connessi (certificati di agibilità, certificazioni impianti, schemi impiantistici, ecc.) verranno fornite all atto della cessione/subentro Il manuale delle procedure di magazzino richiesto al punto 2.b BUSTA 2 dell art. 3 potrà essere allegato alle 60 pag massime di progetto tecnico No, il servizio oggetto di gara non prevede l attività di trasloco dei beni delle aziende sanitarie di Trieste e Gorizia Sono da considerarsi a totale carico della Ditta Aggiudicataria.

10 No, i rapporti contrattuali con i Fornitori sono a carico del DSC. Unico onere a carico della ditta Aggiudicataria è la segnalazione scritta delle non conformità ai Fornitori, con contestuale informazione al DSC No, le attività descritte non sono remunerate all interno della base d asta. A titolo meramente indicativo viene comunicato che le ore medie mensili impiegate negli ultimi sei mesi sono state di 9 ore/mese Le attività di gestione dei buffer rientrano nella base d asta e vengono remunerate conteggiando le righe spedite dal magazzino centrale ai singoli buffer. A puro dato indicativo, il numero di righe medio del secondo trimestre del 2014 è stato di righe/mese Vedi risposta al quesito n Vedi risposta al quesito n. 4

11 Spiace comunicare che si confermano i termini previsti dal bando di gara.