Deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 66/2015 APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PER IL LANCIO DI FINES MODULISTICA ONLINE

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1 Deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 66/2015 Oggetto: APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PER IL LANCIO DI FINES MODULISTICA ONLINE In Aosta, l anno 2015, il giorno tre (03) del mese di novembre, alle ore 9.30, presso la sede del Consorzio degli enti locali della Valle d Aosta (CELVA), sita in piazza Narbonne n. 16, si sono riuniti i membri del Consiglio di Amministrazione, convocati dal Presidente Franco Manes con comunicazione scritta del 30 ottobre 2015, prot. n ai sensi dell articolo 29 dello Statuto. Risultano presenti i signori consiglieri: Manes Franco Grosjacques Giulio Borbey Ronny Anglesio Vittorio Stefano Barocco Giovanni Bonel Pierre Bieller Piero Riccardo Centoz Fulvio Dujany Edi Emilio Girod Speranza Linty Christian Tillier Rudy Presidente Vicepresidente Vicepresidente Assume la presidenza della seduta il Presidente del CELVA, signor Franco Manes. Assiste alla riunione il Direttore del CELVA, dott. Patrick Thérisod. Svolge le funzioni di segretario verbalizzante la signora Elena Chatrian, dell ufficio segreteria organi CELVA e CPEL. Verificata la regolarità della convocazione e constatato il numero legale degli intervenuti, si procede alla trattazione della deliberazione in oggetto.

2 Il Presidente illustra la deliberazione di cui all oggetto e ricorda che: la legge regionale 5 agosto 2014, n. 6 (Nuova disciplina dell esercizio associato di funzioni e servizi comunali e soppressione delle Comunità montane) dispone che tutti i Comuni esercitino in forma associata, per il tramite del CELVA, le funzioni e i servizi comunali relativi ai seguenti ambiti di attività: la formazione degli amministratori e del personale degli enti locali; la consulenza e assistenza tecnica e giuridico-legale, nonché predisposizione di regolamenti tipo e della relativa modulistica; la gestione del servizio di trattamento economico del personale degli enti locali e attività di assistenza previdenziale e giuridica, mediante l'istituzione di un servizio unico in ambito regionale; l attività di riscossione coattiva delle entrate patrimoniali e tributarie degli enti locali e supporto al servizio di accertamento e riscossione volontaria delle entrate; lo Statuto dispone che il CELVA, quale società cooperativa, costituisca l organismo a carattere strumentale del Consiglio permanente degli enti locali (CPEL), con funzioni di supporto nello svolgimento delle attività degli enti locali nell ambito del Sistema delle autonomie in Valle d Aosta; lo Statuto dispone che la società cooperativa sia retta e disciplinata secondo il principio della mutualità senza fini di speculazione privata e che essa svolga la propria attività mutualistica finalizzata all erogazione di servizi a favore degli enti soci; lo Statuto prevede, nello specifico, che nell ambito del proprio oggetto sociale, il CELVA presti, a favore degli enti soci, ogni forma di assistenza, anche attraverso servizi, con particolare riguardo al settore contrattuale, amministrativo, contabile, legale, sindacale, organizzativo, economico e tecnico; in data 21 aprile 2015, il Consiglio di Amministrazione con propria deliberazione n. 41/2015 ha approvato il Piano delle attività del prodotto FINES modulistica per l anno 2015; il suddetto piano prevede, alla linea guida 2.c Lancio di FINES la progettazione e la realizzazione della campagna di comunicazione volta al lancio del servizio a favore dei cittadini valdostani. Il Presidente Franco Manes, CONSIDERATO CHE risulta opportuno, al fine di garantire una corretta pianificazione delle attività, definire in uno specifico piano le attività di comunicazione che il CELVA intende promuovere nell ambito del prodotto FINES ; CONSIDERATO CHE le iniziative previste nel piano di comunicazione per il lancio di FINES hanno l obiettivo di promuovere l utilizzo dei servizi online da parte dei cittadini

3 valdostani, attraverso una campagna di comunicazione ad ampio raggio, che prevede anche la diffusione dell alfabetizzazione digitale attraverso appositi incontri sul territorio; CONSIDERATO CHE le iniziative previste nel piano di comunicazione per il lancio di FINES mirano a favorire la massima adesione da parte degli enti locali ai servizi online, attraverso l adozione degli stessi e attraverso la loro promozione presso gli utenti; CONSIDERATO CHE le iniziative previste nel piano di comunicazione per il lancio di FINES coinvolgono anche gli altri enti istituzionali che collaborano e interagiscono con il CELVA; CONSIDERATO CHE il piano delle attività del prodotto FINES modulistica per l anno 2015 prevede, con la linea guida linea guida 2.c Lancio di FINES, che il CELVA si faccia carico della progettazione e della realizzazione della campagna di comunicazione del servizio, in accordo con l Amministrazione regionale; TENUTO CONTO CHE, ai sensi dello Statuto del CELVA, l adozione della presente deliberazione è di competenza del Consiglio di Amministrazione; alla luce dei richiami legislativi e normativi di cui sopra e delle motivazioni espresse, propone al Consiglio di Amministrazione l approvazione della presente deliberazione. IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE VISTO lo Statuto del CELVA, approvato dall Assemblea in data 2 febbraio 2010; RICHIAMATA la deliberazione dell Assemblea del CELVA del 12 febbraio 2015 n. 2/2015 Approvazione del budget previsionale del Consorzio degli enti locali della Valle d Aosta per l anno 2015 ; RICHIAMATA la deliberazione dell Assemblea del 21 aprile 2015 n. 41/2015 Approvazione del piano delle attività del prodotto FINES modulistica per l anno 2015 ; VISTA la convenzione di assistenza, collaborazione e supporto tra il CPEL e il CELVA, sottoscritta in data 24 febbraio 2010; proceduto alla votazione nelle forme previste dalla Statuto, con voti favorevoli n. 12, contrari n. 0, astenuti n. 0; DELIBERA 1. di approvare il piano di comunicazione per il lancio di FINES che, allegato alla presente deliberazione, ne costituisce parte integrante e sostanziale, per le motivazioni indicate in premessa alle quali espressamente si rinvia; 2. di impegnare la spesa di 5.838,00 sul centro di costo denominato Servizio associato consulenza, voce di spesa denominata Aggiornamento e innovazione FINES del budget previsionale del CELVA per l anno 2015, che presenta le necessaria disponibilità economica;

4 3. di incaricare la dott.ssa Donatella Vuillermoz di attuare le attività previste dal piano, curando, in particolare, le relazioni con i diversi soggetti coinvolti e il rispetto dei tempi definiti; 4. di incaricare il Direttore, nel rispetto delle proprie competenze, dell attuazione della presente deliberazione; 5. di dare mandato al Presidente di comunicare quanto approvato dalla presente deliberazione durante la prossima Assemblea del CELVA. Il segretario verbalizzante Elena Chatrian Il Presidente Franco Manes

5 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES Approvato dal Consiglio di amministrazione con deliberazione n. 66/2015 del 03 novembre 2015

6 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES Il progetto FINES Nel corso del 2014, il CELVA ha collaborato con l Amministrazione regionale e INVA per l informatizzazione dei modelli tipo di FINES modulistica. L Amministrazione regionale, infatti, per rilanciare il progetto e favorire l adesione alla piattaforma dei servizi online da parte di tutti gli enti locali, ha richiesto la collaborazione del CELVA e l integrazione del prodotto FINES con il progetto RIVA people. Obiettivi del progetto Con l informatizzazione dei modelli tipo FINES e la conseguente trasposizione dei modelli in servizi online, gli enti locali avranno a disposizione una nuova piattaforma e potranno offrire ai propri utenti la possibilità di trasmettere telematicamente le proprie istanze. Inoltre, le credenziali rilasciate per l accesso ai servizi online saranno valide per tutti i servizi regionali, permettendo ai cittadini di accedere a tutti i servizi online della Valle d Aosta, fascicolo sanitario dell Azienda USL compreso, con la stessa chiave. I costi del progetto L intero costo della realizzazione dei servizi online è in capo all Amministrazione regionale, pertanto, in sede di approvazione del piano delle attività FINES modulistica 2015, il CELVA si è fatto carico della pianificazione e della realizzazione della campagna di comunicazione per favorire la più ampia adesione dei cittadini ai servizi online. Lo stato di attuazione Ad oggi, i servizi online rivolti agli uffici tecnici e tributi sono in fase di condivisione con il personale degli enti locali, mentre i servizi online per l ufficio commercio (per le attività ancora in capo ai Comuni) sono in fase di produzione. Il piano di comunicazione per il lancio di FINES Il piano di comunicazione è articolato per destinatari e individua, per ognuno, le iniziative necessarie per un efficace diffusione dei servizi online e per la loro promozione, al fine di favorirne l utilizzo. I destinatari sono suddivisi per fascia d età, al fine di individuare le attività più opportune, ma anche per favorire l alfabetizzazione digitale dei cittadini meno preparati in materia. 2

7 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES Le attività previste hanno carattere informativo e divulgativo per i cittadini e formativo per gli enti locali. Gli output individuati e la relativa calendarizzazione favoriscono la copertura di un periodo ampio, al fine di dare maggiore continuità ed efficacia al messaggio comunicativo. Al fine di contenere i costi, le attività divulgative sono state pensate per essere svolte con il coinvolgimento dei Comuni, attraverso le loro biblioteche, e con il supporto dell Amministrazione regionale e di INVA. 3

8 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES DESTINATARI OBIETTIVI OUTPUT ATTIVITÁ Cittadini - Presentare il nuovo servizio FINES 1. Conferenza stampa congiunta con l Amministrazione regionale 1. Conferenza stampa con Presidente del CELVA, Presidente della Regione e direttore di INVA PERIODO DI REALIZZAZIONE DELLE Metà novembre ATTIVITÁ PREVISIONE DI SPESA 2. Creazione dei messaggi comunicativi per il lancio del 1. Progettazione di applicativi grafici utili per la diffusione delle informazioni agli Metà novembre 750,00 grafica servizio utenti dei Comuni 3. Produzione degli applicativi 1. Progettazione di locandine per i Comuni Metà novembre 250,00 stampa grafici per la promozione del con tutte le informazioni relative a servizio FINES per il supporto agli enti nella promozione del servizio Cittadini fascia età Presentare il nuovo servizio FINES 1. Campagna di comunicazione sul web 1. Campagna di comunicazione sui principali giornali online della Valle A seguito della conferenza stampa, da metà novembre: - Incentivare il cittadino a visitare il d Aosta (Aostaoggi, Aostasera, 12vda, sito di FINES Aosta cronaca, Aosta news 24) - Aostaoggi:2 settimane di permanenza del - 244,00 Aostaoggi - Incentivare il cittadino a presentare le pratiche utilizzando i modelli di FINES banner, 3 e 4 settimana di novembre - Aostasera:2 settimane di permanenza del banner, 4 settimana di novembre e 1 settimana dicembre - 366,00 Aostasera - - Aosta Cronaca:2 settimane di permanenza - 244,00 Aosta del banner, 1 e 2 settimana dicembre Cronaca - Aosta news 24: 2 settimane di permanenza del banner, 2 e 3 settimana - 244,00 Aosta news 24 dicembre - 12vda: 2 settimane di permanenza del - 366,00 12vda banner, 3 e 4 settimana dicembre 2. Promozione di FINES 1. Pubblicazione delle news sul sui siti A seguito della conferenza stampa, da metà sui principali siti CELVA e FINES, e sui social network novembre istituzionali 2. Pubblicazione delle news sui siti istituzionali della Regione e dell Azienda USL Pagina 4 di 7

9 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES DESTINATARI OBIETTIVI OUTPUT ATTIVITÁ Cittadini fascia età Videotutorial 1. Definizione di 1 video tutorial per favorire l accesso e l utilizzo dei servizi online (progettazione e realizzazione del videotutorial, pubblicazione sul sito di FINES e sul sito CELVA e sul portale dei servizi online). PERIODO DI REALIZZAZIONE DELLE ATTIVITÁ A seguito della conferenza stampa, da metà novembre PREVISIONE DI SPESA 400,00 Visamultimedia Cittadini fascia età over - Presentare il nuovo servizio FINES 1. Campagna di comunicazione su carta stampata 1. Campagna di comunicazione sui giornali cartacei (La Stampa, La Vallée, Gazzetta A seguito della conferenza stampa, da metà novembre: 50 Incentivare il cittadino a visitare il Matin) sito di FINES - La Stampa:2 uscite, 3 e 4 settimana 1.000,00 La Stampa Incentivare il cittadino a presentare le pratiche utilizzando i modelli di di novembre - La Vallée: 2 uscite 4 settimana di 500,00 La Vallée FINES novembre e 1 settimana di dicembre - Gazzetta Matin: 2 uscite, 1 e ,00 Gazzetta Matin settimana di dicembre 2. 8 incontri sul territorio presso 1. Pianificazione e organizzazione degli 8 le biblioteche comunali incontri sul territorio con i cittadini per la diffusione dei servizi online (uno per ogni Unités) 8 incontri a partire dalla 2 settimana di 2. Coinvolgimento dei digital champions ( i gennaio 2016 campioni digitali dei Comuni della Valle d Aosta che si assumono gratuitamente il ruolo di divulgatori del digitale) nella presentazione di FINES modulistica online Pagina 5 di 7

10 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES DESTINATARI OBIETTIVI OUTPUT ATTIVITÁ PERIODO PREVENTIVO Segretari degli enti locali della Valle d Aosta 3. Presentare il nuovo servizio FINES 4. Illustrare dei vantaggi del nuovo servizio FINES 5. Sensibilizzare i Segretari affinché diventino promotori dell iniziativa 1. 8 incontri informativi sul servizio e sugli adempimenti amministrativi (1 per Unités) - Pianificazione e organizzazione degli incontri sul territorio con i Segretari gli enti locali, finalizzati alla promozione del servizio, alla promozione delle cooperazione applicativa e all adozione dei documenti amministrativi necessari per l adozione dei servizi online - Comunicazione via robos ai segretari degli enti locali coinvolti dai servizi online 1. Unités Mont-Rose, Walser e Evançon: IV settimana di ottobre 2. Unités Mont-Emilius e Mont-Cervin: 1 settimana di novembre 3. Unités Grand-Combin, Valdigne-Mont-Blanc e Grand-Paradis: 2 settimana di novembre SOGGETTI COINVOLTI Segretari degli enti locali della Valle d Aosta INVA Personale degli 6. Presentare il nuovo servizio FINES 1. 4 incontri formativi rivolti alle 4 - Pianificazione e organizzazione di 1. Uffici tributi e - 480,00 per l affitto Personale degli enti enti locali della famiglie professionali dei momenti formativi con il personale degli patrimonio e uffici delle sale locali della Valle d Aosta Valle d Aosta 7. Illustrare dei vantaggi del nuovo servizio FINES 8. Sensibilizzare il personale degli enti dipendenti comunali enti locali per la presentazione e la diffusione di FINES, destinati alle seguenti famiglie commercio e attività produttive: dicembre 2015 Amministrazione regionale INVA locali affinché diventi promotore professionali: 2. Uffici tecnici: gennaio dell iniziativa verso il cittadino - uffici tributi e patrimonio; - uffici commercio e attività Uffici demografici: produttive; marzo uffici tecnici; - uffici demografici. - Comunicazione via robos al personale degli enti locali Ordini e collegi 9. Presentare il nuovo servizio FINES 1. 2 momenti di informazione - Pianificazione e organizzazione di due Da concordare con i Amministrazione professionali rivolti a: momenti di informazione soggetti coinvolti (dicembre regionale della Valle d Aosta, 10. Incentivare le varie categorie ad utilizzare i servizi online per la a) iscritti agli ordini e collegi (Ordini degli Agronomi e Forestali, 2015/ gennaio 2016) INVA Iscritti iscritti agli ordini Associazioni di presentazione delle pratiche degli Architetti; dei Geologi e degli e collegi e Associazioni categoria e dei Ingegneri; Collegi dei Geometri e di categoria e dei consumatori dei Periti industriali) b) Associazioni di categoria e consumatori dei consumatori (CAF, Confartigianato, Cna Valle d'aosta, Associazione Artigiani VdA, Confcommercio e Confesercenti VdA) Pagina 6 di 7

11 Proposta di piano di comunicazione per il lancio di FINES DESTINATARI OBIETTIVI OUTPUT ATTIVITÁ PERIODO PREVENTIVO Digital Champions Altri enti istituzionali 11. Presentare il nuovo servizio FINES 12. Incentivare i digital champions a farsi promotori verso i cittadini del servizio FINES 13. Presentare il nuovo servizio FINES 14. Incentivare la promozione del nuovo servizio FINES modulistica online all interno dei propri siti istituzionali 1. 1 incontro di informazione e confronto - Pianificazione e organizzazione di 1 incontro informativo 1. Comunicazioni istituzionali - 1 mail ai coordinatori delle strutture dell Amministrazione regionale - 1 mail alle ANCI - 1 nota ad altri enti coinvolti es: USL, COA energia, Finaosta, CVA, Poste italiane SOGGETTI COINVOLTI - Dicembre 2015 Digital champions INVA - A seguito della conferenza stampa Pagina 7 di 7