Il Sistema dei Controlli: costruzione di un modello operativo di misura delle performance in una P.A.

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1 FORUM P.A Il Sistema dei Controlli: costruzione di un modello operativo di misura delle performance in una P.A. Ing. Alessandro Molinaro Servizio di Controllo Interno del Ministero delle Infrastrutture Roma, 24 maggio 2007

2 Il contesto: la normativa di riferimento Le principali linee guida di riferimento a livello normativo sono: Legge 59/97 per la riforma della Pubblica Amministrazione e semplificazione amministrativa. D.Lgs 286/99 sul riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività svolta dalle amministrazioni pubbliche. D.Lgs 165/01 e successive integrazioni e modifiche, recante norme generali sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle Amministrazioni Pubbliche. 2

3 Il contesto: la normativa di riferimento D.Lgs 286/99 Art. 1 Comma 1 Le pubbliche amministrazioni, nell'ambito della rispettiva autonomia, si dotano di strumenti adeguati a: a. garantire la legittimità, regolarità e correttezza dell'azione amministrativa (controllo di regolarità amministrativa e contabile); b. verificare l'efficacia, efficienza ed economicità dell'azione amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati (controllo di gestione); c. valutare le prestazioni del personale con qualifica dirigenziale (valutazione della dirigenza); d. valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti (valutazione e controllo strategico). 3

4 Il Sistema dei Controlli Costituisce uno strumento a supporto del processo decisionale dei vertici dell Amministrazione. Si appoggia su una piattaforma software ERP (Enterprise Resource Planning), interamente fruibile via web, ed è composto dagli applicativi: SISTRA: Sistema Informativo per il controllo STRAtegico SIGEST: Sistema Informativo per il controllo di GESTione SICONT: Sistema Informativo di CONTabilità economico analitica Il sistema di valutazione dei dirigenti apicali 4

5 Ciclo di Pianificazione e Controllo Ciclo Strategico Definizione bozza atto d'indirizzo Condivisione bozza con i CdR Emanazione atto di indirizzo Elaborazione bozza obiettivi strategici Attuazione fase ascendente Consolidamento obiettivi Stesura direttiva annuale Emanazione direttiva annuale Prima rilevazione Seconda rilevazione Terza rilezione Quarta rilevazione Relazione conclusiva Ciclo Economico Definizione budget proposto Definizione budget presentato Emanazione budget definitivo Rilevazione primo semestre Revisione budget Rilevazione secondo semestre Riconciliazione Ciclo Finanziario Definizione schede capitolo Elaborazione bozza bilancio di previsione Approvazione bilancio di previsione Definizione bilancio di assestamento Definizione bilancio consuntivo

6 Sistema di Controllo Strategico

7 Il Sistema per il Controllo strategico: SISTRA E stato attivato nel Consente il monitoraggio dello stato di attuazione della Direttiva annuale mediante la raccolta delle informazioni dei Centri di Responsabilità Amministrativa e la valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi. Attraverso un apposito cruscotto direzionale, il sistema permette di visualizzare graficamente il livello di raggiungimento delle priorità politiche, degli obiettivi strategici e degli obiettivi operativi. 7

8 Il controllo strategico: tempistica L inserimento dei dati relativi alla Direttiva annuale del Ministero avviene secondo una tempistica prestabilita: Gennaio 2005 Febbraio 2005 Marzo 2005 Aprile 2005 Caricamento obiettivi dell anno da parte del SECIN Inserimento da parte degli utenti delle informazioni relative al monitoraggio degli obiettivi i Alimentazione del cruscotto per il Ministro I Trimestre 8

9 Il Cruscotto di monitoraggio del Controllo Strategico 9

10 10 Il Cruscotto di monitoraggio

11 11 Il Cruscotto di monitoraggio

12 12 Il Cruscotto di monitoraggio

13 13 Il Cruscotto di monitoraggio

14 14 Il Cruscotto di monitoraggio

15 Sistema di Controllo di Gestione

16 Il Sistema per il Controllo di gestione: SIGEST E stato attivato nel Costituisce uno strumento di supporto allo svolgimento delle attività operative dei Centri di Responsabilità Amministrativa consentendo di verificare che le risorse disponibili siano utilizzate efficientemente per il raggiungimento degli obiettivi dell organizzazione. Pienamente aderente alle indicazioni normative in materia di controllo di gestione, è stato indicato come best practice dal Comitato Tecnico Scientifico per il Coordinamento in materia di Valutazione e Controllo Strategico nelle Amministrazioni. 16

17 Il modello di controllo Il modello di controllo utilizzato è basato sulla metodologia di activity based costing e rappresenta la realtà del Ministero al maggiore livello di dettaglio. Personale - Posizione economica -Voce di salario. Beni Consumo Servizi Ammortamenti Modello dei Costi Allocazione diretta Allocazione indiretta tramite driver DG Struttura dei Centri di Costo DIvisione Divisione Ufficio Ufficio.. Indicatori di Struttura Ministero DG DG DG Modello degli Indicatori Efficienza Mapping tramite full cost Processo Prodotto Processo Prodotto Processo Prodotto Modello delle Attività e dei Progetti MacroProcessi Macro Processi Progetti Indicatori di Processo Missioni Istituzionali Area Ottimale Area di Monitoraggio 8 Area soddisfacente Area Critica 6 Efficacia 5 Costi medi Unitari 17

18 Frequenza di utilizzo del sistema L inserimento ed il sistematico aggiornamento dei dati relativi ai dipendenti del Ministero avviene secondo una tempistica prestabilita Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio 10 gg. Rilevazione Presenze (mese Gennaio) 10 gg. Rilevazione Presenze (mese Febbraio) 10 gg. Rilevazione Presenze (mese Marzo) Report I Trimestre Rilevazione FTE/Prodotti 10 gg I Trimestre Gestione anagrafica 18

19 Il modello di controllo: il modello di reporting La reportistica operativa è disponibile per i Centri di Costo che effettuano data entry; è sempre in linea ed è continuamente aggiornata; La reportistica direzionale è disponibile per i Responsabili dei Centri di Costo, è aggiornata ogni trimestre a valle del consolidamento dei dati; La reportistica dinamica è disponibile per i Responsabili dei Dipartimenti e delle Direzioni Generali e per il SECIN. Utilizza le informazioni dei trimestri consolidati. Responsabili Dipartimenti, Direzioni Generali, SECIN REPORTISTICA DINAMICA Responsabili dei Centri di Costo Centri di Costo REPORTISTICA DIREZIONALE REPORTISTICA OPERATIVA 19

20 20 La reportistica

21 Ministero dellei nfrastruttureedei T rasporti Ministero Analisi dellei nfrastruttureedei Costi per Trasporti Natura Costo del Personale per Posizione Economica Dipartimento: xxx Anno: 2004 Dipartimento: xxx DG: yyy Trimestre: x Anno: 2004 DG: yyy Trimestre: x Costi per Natura Costi del personale Qualifica 1 Competenze fisse Componenti di retribuzione connesse al risultato Altre 3% indennità Straordinario 6% Contributi ed oneri Totale: Qualifica 1 49% Qualifica 2 Competenze fisse Componenti di retribuzione connesse al risultato Altre indennità Straordinario 42% Contributi ed oneri Totale: Qualifica 2 Qualifica 3 Competenze fisse Componenti di retribuzione connesse al risultato Altre indennità Straordinario Contributi ed oneri Totale: Qualifica 3 ( ) Qualifica n Competenze fisse Componenti di retribuzione connesse al risultato Altre indennità Straordinario Contributi ed oneri Totale: Qualifica n Totale: costi del personale Trimestre di riferimento: x Consuntivo (euro) % Incidenza sul Totale Costo del personale Qualifica 1 Qualifica 2 Qualifica 3 Qualifica n Totale DG: yyy 21

22 Sistema di Contabilità Economica SICONT

23 Il Sistema di Contabilità economico analitica: SICONT E stato attivato nel Misura i costi sostenuti dall organizzazione correlandoli alle articolazioni dell organizzazione stessa (centri di costo) e alle destinazioni (attività, funzioni, progetti). Si integra con il Sistema per il controllo di gestione SIGEST attraverso la gestione economico-analitica delle nature di costo diverse dal personale. E strutturato in modo da interfacciarsi con il SICOGE, SIstema di COntabilità GEstionale Finanziaria del Ministero dell Economia e delle Finanze. 23

24 Integrazione del SIGEST con il sistema SICONT Valorizzazione delle nature di costo diverse dal personale direttamente dal SICONT e non più a budget SIGEST Posizione economica Ufficio Prodotto Nuove dimensioni di analisi: il capitolo ed il centro di spesa SICONT Centro di Spesa Capitolo Natura 24

25 Il sistema: i centri di spesa - utenti Sicont di data entry Dip. I -DIPARTIMENTO PER IL COORDINAMENTO SVILUPPO TERRITORIO, IL PERSONALE ED I SERVIZI GENERALI Segr. Amministrativa Segr. tecnica Esempio D.G. PER IL PERSONALE, IL BILANCIO ED I SERVIZI GENERALI D.G. PER LA PROGRAMM. E PROGRAMMI EUROPEI D.G. PER LE POLITICHE SVIL. DEL TERRITORIO D.G. PER LE RETI D.G. SISTEMI INFORMATIVI UFFICIO GENERALE DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. III DIV. III DIV. III DIV. III DIV. III DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. V DIV. V DIV. V DIV. V DIV. V DIV. VI DIV. VI DIV. VI DIV. VI DIV. VII DIV. VII DIV. VII DIV. VIII DIV. VIII DIV. IX DIV. IX DIV. X 25

26 Il sistema: gli utenti Sicont di reportistica Segr. Amministrativa Dip. I -DIPARTIMENTO PER IL COORDINAMENTO Esempio SVILUPPO TERRITORIO, IL PERSONALE ED I II DIP. III DIP. IV DIP. Segr. tecnica SERVIZI GENERALI D.G. PER IL PERSONALE, IL BILANCIO ED I SERVIZI GENERALI D.G. PER LA PROGRAMM. E PROGRAMMI EUROPEI D.G. PER LE POLITICHE SVIL. DEL TERRITORIO D.G. PER LE RETI D.G. SISTEMI INFORMATIVI UFFICIO GENERALE DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. I DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. II DIV. III DIV. III DIV. III DIV. III DIV. III DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. IV DIV. V DIV. V DIV. V DIV. V DIV. V DIV. VI DIV. VI DIV. VI DIV. VI DIV. VII DIV. VII DIV. VII DIV. VIII DIV. VIII DIV. IX DIV. IX DIV. X 26

27 Il sistema: schede capitoli per Centri di Spesa ed Uffici DIPARTIMENTO PER IL COORDINAMENTO DELLO SVILUPPO DEL TERRITORIO, IL PERSONALE Codice Sigest Div.6 - Gestione servizi comuni Centro di Spesa Centro di Spesa Centro di Costo PIANO DEI CONTI Sede Centrale Sede Periferica Capitoli di Bilancio Descrizione Codice Sigest Codice Sigest I LIV. II LIV. III LIV. Div.3 - Reclutamento e formazione, politiche di sviluppo risorse umane Div.7 - Acquisizione beni e servizi - Contratti Div.1 - AA.GG. e relazioni sindacali ed esterne Div.7 - Acquisizione beni e servizi Contratti Div.7 - Acquisizione beni e servizi - Contratti Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Acquisto di servizi e utilizzo di beni di terzi Assistenza Formazione e addestramento manutenzione ordinaria Hardw Medico-sanitaria Formazione professionale generica are softw are Beni di consumo Giornali e pubblicazioni Giornali e riviste Beni di consumo Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Carta cancelleria e stampati Materiali e accessori Servizi ausiliari Utenze e canoni Carta cancelleria Accessori per uffici, alloggi, mense Trasporti, traslochi e facchinaggio Telefonia fissa Telefonia mobile Reti di trasmissione Energia elettrica Acqua Gas Altri canoni Div.1 - AA.GG. e relazioni sindacali ed esterne Beni di consumo Giornali e pubblicazioni Giornali e riviste Div.9 - Servizi Tecnici Acquisto di servizi e utilizzo di beni di terzi Manutenzione ordinaria Impianti e macchinari Div.6 - Gestione servizi comuni Altri costi Amministrativi Oneri Postali e telegrafici Div.5 - Trattamento economico del personale anche dirigenziale Personale Altri costi del personale Gettoni di presenza 27

28 Il sistema: dalla contabilità finanziaria a quella economica Il collegamento tra contabilità finanziaria e contabilità economica e la fase di liquidazione in quanto è il primo momento contabile tracciabile da un sistema informativo nel quale viene rilevata l esistenza di un documento. Contabilità finanziaria Capitolo 1 Capitolo 2 Capitolo n Fattura N.1 Fornitore ABC Sorveglianza 200 Altri servizi 50 Totale 250 Codice XYZ Contabilità economica Conto 1 Conto 2 Conto n L imputazione sia dei dati economici che dei dati finanziari permette di effettuare la riconciliazione tra la contabilità economica e quella finanziaria. 28

29 Il sistema: il Centro di Spesa ed il processo operativo Il Centro di Spesa effettua le registrazioni contabili selezionando il Capitolo, quindi le nature, infine attribuisce la spesa ai Centri di Costo ed eventualmente anche al prodotto destinatario. Liquidazio ne CAPITOLI DI SPESA NATURE DEL PIANO DEI CONTI CENTRI DI COSTO PRODOTTO CAPITOLO CAPITOLO CAPITOLO PERSONALE MiSSIONI DOTAZIONI MOBILI E ARREDI INFORMATICA IMMOBILI BENI DI CONSUMO PRESTAZIONI DI TERZI FORMAZIONE MANUTENZIONI MINT XXX WWW YYY KKK.... ALTRI COSTI Il CdS seleziona il Capitolo di spesa indicato nel decreto di liquidazione Il CdS seleziona le nature di Costo attribuite al Capitolo destinatarie della spesa Il CdS seleziona i Centri di Costo destinatari della spesa Il CdS seleziona il prodotto destinatario della spesa 29

30 Il sistema SICONT 30

31 31 Il sistema: il menu

32 32 Il sistema: l inserimento

33 33 Il sistema: l inserimento

34 34 Il sistema: l inserimento

35 35 Il sistema: stampe operative

36 36 Il sistema: stampe operative

37 37 Il sistema: analisi delle registrazioni

38 38 Il sistema: analisi delle registrazioni

39 La valutazione dei dirigenti

40 Il sistema di valutazione dei dirigenti apicali E stato avviato, in via sperimentale, a partire dal Consente di corrispondere l indennità di risultato sulla base degli obiettivi raggiunti. Prevede che ai dirigenti apicali vengano conferiti, dopo una procedura negoziata con i medesimi, appositi obiettivi, coincidenti con gli obiettivi strategici previsti nelle direttive ministeriali per l'attività amministrativa e la gestione ai quali vengono attribuiti, ai fini della valutazione stessa, degli specifici pesi. Conferisce un punteggio totale al massimo di 100 punti: 75 con riferimento al grado di realizzazione degli obiettivi strategici 25 con riferimento alle competenze organizzative valutate dal Ministro. 40

41 Ciclo di Pianificazione e Controllo Ciclo Strategico Definizione bozza atto d'indirizzo Condivisione bozza con i CdR Emanazione atto di indirizzo Elaborazione bozza obiettivi strategici Attuazione fase ascendente Consolidamento obiettivi Stesura direttiva annuale Emanazione direttiva annuale Prima rilevazione Seconda rilevazione Terza rilevazione Quarta rilevazione Relazione conclusiva Ciclo di valutazione dei dirigenti apicali Ciclo Strategico Definizione bozza atto d'indirizzo Condivisione bozza con i CdR Incontro preliminare con i dirigenti Bozza obiettivi oggetto di valutazione Proposta obiettivi Incontri di condivisione Consolidamento obiettivi Assegnazione obiettivi Prima rilevazione Seconda rilevazione Terza rilevazione Quarta rilevazione Relazione conclusiva risultati Autovalutazione competenze organizzative Valutazione finale Presentazione risultati