LA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B

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1 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B MODENA, 22 GIUGNO 2016 PUGINI F. Responsabile Corporate Treasury Solutions

2 AGENDA OVERVIEW FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B IMPATTI E BENEFICI PER LE IMPRESE IL RUOLO DELLE BANCHE 2

3 Il processo di digitalizzazione in Italia: da B2G a B2B Il processo di digitalizzazione dei flussi di fatturazione intrapreso in Italia è direttamente riconducibile agli input recepiti a livello Europeo per la creazione di un «Digital Single Market» (DSM) tra gli operatori economici e gli Stati Membri Da fatturazione elettronica B2G Fatturazione elettronica relativa agli acquisti della PA: adesione facoltativa dal 6 dicembre 2013 adesione obbligatoria per le PA centrali dal 6 giugno 2014 adesione obbligatoria per gli altri Enti dal 31 marzo 2015 obbligo per le PA di non accettare/pagare fatture cartacee Ca uffici PA abilitati alla ricezione Dati al 31 dicembre 2015 Fonte: Agid Report FatEle Ca. 25 mln di fatture inviate allo SdI Ca imprese e professionisti già attivi..a fatturazione elettronica B2B Fatturazione elettronica relativa agli acquisti tra le Imprese Private: servizio gratuito a partire dal 1 luglio 2016, fornito dall Agenzia delle Entrate, per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture Incentivata l adozione a partire dal 1 gennaio 2017 grazie a: semplificazioni degli adempimenti amministrativi e contabili per gli aderenti sistema di Interscambio (SdI) a disposizione dei soggetti passivi Iva Più di 4 mln di imprese presenti in Italia Dati al 31 dicembre 2015 Fonte: Istat / Osservatori.net Ca. 1,3 mld di fatture scambiate l anno Oltre imprese connesse a uno dei 350 Portali B2B esistenti 3

4 I primi passi della Fatturazione elettronica B2B Il sistema bancario ha già sviluppato un servizio di fatturazione elettronica volto ad incrementare l offerta di prodotti per le imprese, ma alcuni vincoli strutturali ne hanno impedito la diffusione. Requisiti di sistema già adottati per la tratta B2G Assenza di uno standard di sistema Introduzione di un formato standard e uniforme (XML) necessario per lo scambio dei flussi digitali di fatturazione definito per legge. Scarsa percezione di un vantaggio economico/fiscale Completa integrazione dei sistemi di controllo e di gestione aziendale (ERP) ai requisiti di sistema sulla fatturazione elettronica in termini di tramitazione e conservazione digitale delle fatture 4

5 Incentivi all adozione della fatturazione elettronica B2B Per favorire l adozione di sistemi per lo scambio di flussi elettronici di fatturazione tra le Imprese, nel mese di agosto 2015 è stato emanato il Decreto Legislativo n. 127/2015 che stabilisce le seguenti semplificazioni e incentivi per gli utilizzatori dei servizi di fatturazione B2B Trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri Possibilità di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all Agenzia delle Entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri per i soggetti per i quali è previsto l esonero dell emissione della fattura se non espressamente richiesta dal cliente (ad es. prestazione di trasporto di persone, prestazioni alberghiere, somministrazioni di alimenti e bevande nei pubblici esercizi o mense, etc.) Semplificazioni in caso di trasmissione telematica delle fatture e dei corrispettivi esonero dall obbligo di presentare alcune comunicazioni rilevanti ai fini IVA (es. Spesometro, Black lists, acquisti intracomunitari, contratti stipulati da società di leasing, acquisti da San Marino, ecc..) rimborsi IVA più veloci e in via prioritaria termini di accertamento ridotti di un anno Riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili programma di assistenza per le liquidazioni periodiche e per la dichiarazione annuale IVA (tutorial in via telematica gestito dall AE) esonero dall obbligo di registrazione delle fatture emesse e ricevute di cui agli articoli 23 e 25, d.p.r. n. 633/72 esonero dall apposizione del visto di conformità e dagli altri adempimenti per i rimborsi di ammontare superiore a Euro 5

6 AGENDA OVERVIEW FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B IMPATTI E BENEFICI PER LE IMPRESE IL RUOLO DELLE BANCHE 6

7 I principali impatti e benefici per le imprese Fatturazione Finanziamento Controllo Pagamento / Incasso Gestione esiti e archiviazione Funzionalità value chain Principali Impatti fatturazione elettronica Benefici imprese 1 Invio/ricezione fattura elettronica Predisposizione per l invio e ricezione fatture elettroniche ERP connessi ai servizi di fatturazione Riduzione operazioni manuali Abbattimento tempi di esecuzione 2 Richiesta anticipo fatture e certificazione crediti Processo di richiesta anticipo su fatture elettronico ERP connessi ai servizi di anticipo fatture Riduzione tempistiche di richiesta Riduzione rischi di esigibilità 3 Servizio multicanale per monitoraggio Monitoraggio ciclo di vita della fattura real-time ERP connessi ai servizi di monitoring (es. CBILL) Trasparenza flusso di fatturazione Riduzione rischi operativi 4 Pagamenti e incassi fatture e riconciliazione flussi Termini di pagamento azienda/fornitori/banca ERP connessi ai processi di pagamento e contabili bancari Miglioramento riconciliazione Miglior gestione castelletto 5 Gestione esitatura ciclo di fatturazione e archiviazione Gestione esiti ciclo di vita della fattura ERP connessi ai servizi di conservazione digitale Eliminazione costi di archiviazione Riduzione dispute e contenziosi L integrazione dell intera financial value chain con i sistemi di scambio e conservazione elettronica dei flussi documentali comporterà diversi impatti gestionali e procedurali necessari a garantire l integrità dei flussi e l interconnessione con i servizi bancari 7

8 I benefici economici per le imprese: uno studio Il beneficio economico relativamente a ogni singola fattura è stimato tra 10 e 23 euro mentre il Payback time degli investimenti correlati alla digitalizzazione dei flussi risulterebbe essere inferiore ad un anno* Costo fattura** Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato in circa 30, costo che per 2/3 è a carico dell acquirente/cliente (ciclo passivo) e per 1/3 a carico del venditore/fornitore (ciclo attivo) Potenziali benefici economici* Risparmi legati a riduzione dei tempi di gestione della fattura (riduzione impiego manodopera) Attività del ciclo di fatturazione Tempo di protocollazione Tempo di recupero documenti per riconciliazione Autorizzazione al pagamento Tempo di registrazione Conservazione Totale stima Beneficio min. atteso (in ) 1,00 4,00 1,00 1,50 0,50 8,00 Beneficio max. atteso (in ) 2,00 10,00 3,00 3,00 1,00 Risparmi legati a eliminazione dei costi di gestione e archiviazione (riduzione impiego carta e archiviazione fisica) Tempo di protocollazione Tempo di recupero documenti per riconciliazione Autorizzazione al pagamento Totale stima 0,50 0,50 1,00 2,00 19,00 1,00 1,00 2,00 4,00 Totale risparmi stimati per singola fattura 10,00 23,00 * Fonte: Osservatorio Politecnico di Milano ** Fonte: studio Arthur D.Little del 2001 e studio BVA del 2002 su campione di aziende con media fatture emesse anno 8

9 Scenari di implementazione Simulando l implementazione dei servizi di fatturazione elettronica B2B per tre contesti aziendali differenti, si può notare come i benefici derivanti dal servizio convergano verso un rapporto stabile nel medio periodo (3 anni). Di conseguenza, gli esiti positivi del nuovo sistema di fatturazione saranno apprezzabili in egual misura da diversi clienti, a prescindere dal dimensionamento aziendale. Beneficio atteso (% saving su costo medio fattura) 70% 77% ESEMPLIFICATIVO Ca. 80% Grande impresa (ca. 50k fatture anno): L impatto della fatturazione elettronica è maggiormente significativo nei primi anni dove tempi e costi di registrazione e protocollazione subiscono un notevole decremento. Tale beneficio è tuttavia marginalmente decrescente negli anni successivi. 54% 65% 53% Media impresa (ca. 10K fatture anno): Il tasso di recupero costi resta sostanzialmente costante, apportando una misura di benefici media nel corso del tempo. 40% Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Grande impresa Media impresa Piccola impresa Tempo (durata adozione FatEle) Piccola impresa (1,5K fatture anno): La gran parte dei benefici è verosimilmente contenuta nei primi anni, ma seguita da una crescita esponenziale negli anni successivi per effetto di un adeguamento di operatività, macchine e procedure. 9

10 Focus anticipo fatture elettronico (1/2) Processo attuale richiesta anticipo su fatture* Impatto Anticipo Fatture elettronico* Cliente Presentazione fatture per anticipo Scannerizzazione fatture per presentazione all anticipo Invio fatture tramite PEC o consegna in filiale del cartaceo/supporto elettronico Gestore/ Filiale Ricezione fattura e rilascio ricevuta Controlli posizione cliente Avvio procedura anticipi e gestione esiti Cliente Presa in carico e rilascio della fattura cartacea o scannerizzazione e invio ricevuta tramite PEC Verifica rating creditizio Cliente creditore Verifica informazione su debitore Verifica importo e condizioni di finanziabilità Inserimento dati fattura in procedura anticipi Stampa/scannerizzazione e invio notifica al Cliente Erogazione anticipo Erogazione anticipo, regolamento posizione c/anticipi e contabilizzazione operazione Contenuto Impatto Elevato Attività manuale potenzialmente automatizzabile Attività automatica * Esemplificativo generico: il processo effettivo può cambiare da banca a banca 10

11 Focus anticipo fatture elettronico (2/2) Processo e attività anticipo fatture elettronico * Principali benefici Cliente Gestore/ Filiale Presentazione fatture per anticipo Ricezione fattura e rilascio ricevuta Controlli posizione cliente Avvio procedura anticipi e gestione esiti Cliente Erogazione anticipo Inserimento/upload massivo fatture su canale e-banking Scambio flusso XML con i dati delle fatture Rilascio automatico ricevuta di presa in carico dell operazione Interrogazione automatica delle procedure di rating clientela, gestione castelletto e certificazione credito Esitatura automatica sullo stato dell operazione Garanzia di unicità della fattura per cui si richiede l anticipo Minor operatività legata alle procedure di richiesta anticipo Diminuzione dei rischi operativi connessi alla ricezione delle richieste di anticipo Miglioramento rating creditizio del Cliente Diminuzione rischio Banca su erogazione anticipo Miglioramento rapporto comunicativo tra Cliente/Banca Benefici Impresa Benefici Banca L utilizzo di un servizio di anticipo fatture automatizzato garantirebbe benefici anche in ottica di una futura obbligatorietà di certificazione dei crediti per le aziende * Esemplificativo generico: il processo effettivo può cambiare da banca a banca 11

12 Focus gestione integrata dei servizi di pagamento (1/2) Processo attuale ricezione pagamento fatture * Fatture standard Fatture con anticipo Impatto Gestione Pagamenti elettronica* Ricezione pagamento Ricezione del pagamento di una fattura o predisposizione pagamento Ricezione del pagamento di fatture per le quali è stato richiesto l anticipo Gestore/ Filiale Inserimento dati pagamento e riconciliazione Decurtazione castelletto e contabilizzazione Inserimento degli estremi di pagamento in procedura Riconciliazione estremi pagamento con i dati delle fatture Contabilizzazione operazione Chiusura operazione di anticipo Contabilizzazione operazione e decurtazione castelletto Gestione esiti operazione Invio esiti operazione e aggiornamento sulla posizione del Cliente Giroconto su c/ordinario Accredito somma su conto anticipi o su conto ordinario Contenuto Impatto Elevato Attività manuale potenzialmente automatizzabile Attività automatica * Esemplificativo generico: il processo effettivo può cambiare da banca a banca 12

13 Focus gestione integrata dei servizi di pagamento (2/2) Processo e attività ricezione pagamento elettronico * Principali benefici Ricezione pagamento Gestore/ Filiale Inserimento dati pagamento e riconciliazione Decurtazione castelletto e contabilizzazione Riconciliazione automatica** dei pagamenti in entrata con le posizioni anticipate Decurtazione automatica castelletto e contabilizzazione operazione Interrogazione e aggiornamento automatico posizione credito su Piattaforma Certificazione Crediti Riduzione operatività manuale di Filiale e maggior focus sui controlli Riduzione dei tempi di chiusura dell operazione di anticipo Diminuzione dei rischi operativi connessi alla riconciliazione dei pagamenti Gestione esiti operazione Invio automatico esito dell operazione di anticipo e aggiornamento posizione Maggiore presidio della Banca sulla posizione creditizia del Cliente ** Necessaria la presenza di un codice univoco della fattura nel flusso di pagamento Benefici Impresa Giroconto su c/ordinario Benefici Banca L utilizzo di un servizio di pagamento integrato al ciclo di fatturazione e anticipo fatture garantirebbe di migliorare sensibilmente la rendicontazione e la contabilizzazione dei flussi di pagamento * Esemplificativo generico: il processo effettivo può cambiare da banca a banca 13

14 AGENDA OVERVIEW FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B IMPATTI E BENEFICI PER LE IMPRESE IL RUOLO DELLE BANCHE E L OFFERTA DI BNL 14

15 Il ruolo delle Banche Le istituzioni finanziarie hanno il ruolo di facilitatori del processo di adozione dei sistemi di fatturazione elettronica B2B in quanto, assieme al Consorzio CBI, hanno già sviluppato gli strumenti necessari all integrazione della financial value chain dei propri clienti imprese Flusso documentale 1a 1 Fornitore emittente fattura Flusso finanziario 1a Emissione fattura attraverso parte terza 1 Professionista 2 1b Emissione fattura attraverso canali Banca 1b 2 Invio fattura da parte della Banca Fornitore 5 Banca Forn. 3 Cliente 3 4 Invio fattura a Cliente pagatore Disposizione di pagamento tramite Banca Banca Cliente 4 5 Ricezione pagamento per il Fornitore e accredito Lo sviluppo e la diffusione dei nuovi servizi sviluppati dal sistema bancario, associati ad un utilizzo strategico e mirato dei dati di incasso e pagamento, consentono di generare i seguenti benefici per le aziende: Maggior comprensione della clientela e della filiera commerciale collegata Miglioramento della qualità del credito e dei livelli di affidamento 15

16 L offerta di BNL per le Imprese BNL Gruppo BNP Paribas sta sviluppando una gamma completa di servizi di fatturazione e conservazione elettronica per soddisfare le diverse esigenze dei propri clienti Offerta commerciale del Gruppo BNL BNP Paribas Servizio di anticipo fatture automatico Generazione automatica delle disposizioni di incasso e pagamento Ampiezza servizio di fatturazione elettronica Automazione processi di riconciliazione workflow attivo/passivo Integrazione con ERP aziendali Gestione automatica anagrafica e profilazione clienti/fornitori Fatturazione elettronica verso la PA e le aziende Archiviazione a norma e conservazione sostitutiva Gestione del ciclo passivo di fatturazione Gestione del ciclo attivo di fatturazione 16

17 Vantaggi della Fatturazione elettronica BNL ha condotto un sondaggio tra i propri clienti fruitori del servizio, al fine di individuare gli aspetti positivi del passaggio al sistema B2G e, dunque, quali sono i benefici attesi derivanti dall attivazione della fatturazione elettronica B2B. 1 COSTI DI INVIO «La gestione di un processo dematerializzato ha comportato un abbattimento dei costi che prima sostenevamo per la gestione del cartaceo» COSTI DI GESTIONE «tra i benefici più importanti che ho riscontrato con il passaggio alla fatturazione elettroniche, ci sono i tempi di registrazione e di archiviazione delle fatture, che hanno subito una drastica diminuzione» 2 RICONCILIAZIONE TEMPI DI INCASSO 3 «Una caratteristica fondamentale della fatturazione elettronica consiste nella possibilità di tracciare univocamente qualsiasi flusso di pagamento» «Velocizzazione dei tempi medi d incasso grazie all eliminazione di alcune delle contestazioni più ricorrente da parte dei debitori» 4