VERIFICA DI CERTIFICAZIONE DI SOCIETA CHE FORNISCONO SERVIZI DI EFFICIENZA ENERGETICA SECONDO LA NORMA UNI CEI 11352

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1 PAG. 1 / 11 ALLEGATO 1 - DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT 1. INTRODUZIONE Il presente allegato definisce i criteri per determinazione del tempo necessario per l effettuazione di audit di Organizzazioni di diverse dimensioni e di diversa complessità in un ampio spettro di attività. Come riferimento si considera il documento Obbligatorio IAF sulla Durata degli Audit dei Sistemi di Gestione Qualità (IAF MD 5:2013). 2. DEFINIZIONI Giorno*uomo (MD): la durata di un giorni*uuomo (MD) è normalmente di 8 ore. La verifica del primo sito operativo non è da considerarsi come tempo aggiuntivo rispetto ai tempi minimi di audit indicati in Tabella 1; Devono essere computati come aggiuntivi tutti i tempi di trasferimento superiori ad un ora. Numero effettivo di addetti: Il numero effettivo di addetti è costituito da tutto il personale diretto ed indiretto che è coinvolto nello scopo della certificazione, compresi coloro che lavorano in ciascun turno, il personale non permanente (stagionale, temporanei, provvisorio e sub-contrattisti) e il personale part-time. Si individua Il numero effettivo di addetti considerando il solo personale coinvolto nelle attività relative alla norma (compreso personale che svolge attività in subappalto). Qualora l organizzazione svolgesse altre attività o proponesse altri servizi non inerenti i requisiti della Norma, per calcolare i giorni uomo necessari occorre considerare solo il personale che svolge le attività relative ai servizi di efficienza energetica richiamati nella Norma. 3. DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT Il tempo globale, in MDs, per la valutazione di un'organizzazione comprende il tempo impiegato per la pianificazione della visita, l esame dei documenti, la verifica on-site, la rapportazione e la gestione della pratica in generale. AR deve calcolare adeguatamente i tempi da impiegare per ogni verifica, in funzione del numero effettivo di addetti (comprensivo del numero di persone si occupano di attività gestite in modo indiretto dalla E.S.Co. come subcontrattisti) per la fase di certificazione iniziale e anche con l integrazione del tempo necessario alla verifica dei contratti EPC attivi presso i clienti per tutte le verifiche successive. Il tempo speso dall esperto tecnico deve essere considerato nel riesame della domanda ai fini del valore economico della verifica ma non può essere conteggiato al fine della durata della verifica. L esperto tecnico non può condurre attività ispettive in modo autonomo. Per la definizione della durata della verifica iniziale si applica la tabella riportata di seguito (tabella 1 del IAF MD5:2013 con applicata la riduzione fissa del 30%), cui vanno aggiunti gli incrementi di cui al paragrafo 3.1 per tutte le verifiche successive.

2 PAG. 2 / 11 Tabella 1 - Durata totale dell audit iniziale. Numero effettivo di addetti Durata Audit (MDs) 1-5 1, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,4 >10700 Continuare la progressione Note alla Tabella 1: 1. Il tempo totale di audit è comprensivo anche del tempo impiegato per le attività di pianificazione dell audit stesso (programmazione audit, contatti con Organizzazione) e di reportizzazione finale. 2. Il tempo da spendere on-site non dovrà essere inferiore all 80% del tempo riportato in tabella. 3. Il tempo da spendere off-site, quindi, non potrà essere superiore al 20% dei tempi riportati in tabella. In caso l esame documentale sia effettuato off-site, tale attività non dovrà comunque comportare una riduzione del tempo da spendere on-site. 4. Il tempo dei valutatori in addestramento e degli esperti tecnici non deve essere considerato come tempo di audit. 5. Non è possibile effettuare audit inferiori a 1 giorno-uomo. 6. I criteri di cui ai punti precedenti si applicano sia agli audit iniziali che di sorveglianza e ricertificazione.

3 PAG. 3 / Per gli audit di sorveglianza, il tempo totale da spendere annualmente si calcola considerando 1/3 di quello speso per l audit iniziale cui vanno aggiunti gli incrementi di cui al paragrafo 3.1 avendo acquisito il numero di contratti EPC gestiti presso i clienti dalla ESCO, almeno 3 mesi prima della verifica di sorveglianza, come specificato nel capitolo della presente istruzione. 8. Per gli audit di ricertificazione: il tempo totale da spendere annualmente si calcola considerando 2/3 di quello speso per l audit iniziale cui vanno aggiunti gli incrementi di cui al paragrafo 3.1 avendo acquisito il numero di contratti EPC gestiti presso i clienti dalla ESCO, almeno 3 mesi prima della verifica di sorveglianza, come specificato nel capitolo della presente istruzione. 3.1 INCREMENTI NECESSARI Alla tabella di cui sopra occorre aggiungere del tempo in considerazione del numero dei contratti a garanzia di risultato (EPC come da Appendice B della :2014) attivi gestiti presso i clienti dalla E.S.Co.. Tabella 2 - Incrementi da considerare in relazione al numero di contratti a garanzia di risultato gestiti dall'organizzazione. Numero di contratti gestiti a garanzia di risultato Campionamento (contratti da campionare) Incremento MDs per ogni verifica Da 1 a Da 4 a Da 7 a 9 3 0,5 Da 10 a Da 17 a ,5 Da 26 a Da 37 a ,5 Da 50 a Continuare la progressione Continuare la progressione Continuare la progressione 4. ORGANIZZAZIONI MULTISITO Per l applicabilità di certificazioni multisito ed i relativi criteri di campionamento vale quanto riportato nel documento IAF MD01:2007, come secondo quanto descritto nell ALLEGATO 2 CERTIFICAZIONI MULTISITO della presente istruzione. 5. SISTEMI INTEGRATI Per l applicabilità di certificazioni di sistemi integrati vale quanto riportato nel documento IAF MD11:2013, rispettando sempre il minimo di almeno 1 giornata ogni anno per il presente schema di certificazione.

4 PAG. 4 / GENERALITÀ Per determinare il tempo di audit per un audit combinato che copra due o più norme sui sistemi di gestione, ad esempio A + B + C, per il calcolo dei MDs si dovrà procedere come segue: calcolare il tempo di audit richiesto separatamente per ciascuna norma (applicando tutti i fattori pertinenti previsti dalla guida all accreditamento e/o dalle regole dello schema applicabili per ciascuna norma); calcolare il punto di partenza T per la durata dell audit combinato addizionando le singole parti (es. T = A + B + C); se appropriato, apportare un aggiustamento alla cifra del punto di partenza tenendo conto dei fattori che possono far diminuire (vedi paragrafo successivo) o far aumentare il tempo richiesto per l audit combinato considerando i seguenti fattori: o la disponibilità e l impiego di auditor multi-disciplinari; o il livello di integrazione del sistema di gestione dell organizzazione; o la capacità del personale dell organizzazione di rispondere a domande riguardanti più norme; o la pianificazione dell audit tiene conto dell impiego effettivo del tempo-valutatore; o la complessità degli audit combinati rispetto ai singoli audit dei sistemi di gestione; Comunicare al cliente che, qualora le durate degli audit combinati, stabilite in base ai livelli dichiarati di integrazione del sistema, risultino successivamente non essere valide, saranno soggette ad aggiustamenti. In ogni caso la massima riduzione dei tempi per un audit combinato, considerando tutti i fattori di riduzione possibile, non potrà essere superiore al 20% rispetto alla cifra del punto di partenza T di cui sopra. La cifra del punto di partenza e le motivazioni per una riduzione devono essere documentate sul riesame del contratto. Gli audit combinati su sistemi di gestione non integrati (anche se condotti contemporaneamente) non determinano alcuna riduzione di tempo. 5.3 RIDUZIONE DI TEMPO PER AUDIT COMBINATI

5 Livello di integrazione % PAG. 5 / 11 Capacità di effettuare l audit combinato % La tabella illustra la riduzione (%) della durata dell audit combinato e il suo rapporto con: Asse verticale: il livello di integrazione del sistema di gestione di un organizzazione (v. sotto) (a tale proposito si dovrebbe prendere in considerazione la capacità di chi è sottoposto ad audit di rispondere a domande su molteplici aspetti); e Asse orizzontale: la misura in cui i singoli membri del gruppo di audit sono qualificati per più norme sui sistemi di gestione coperte dall audit combinato (cioè la misura in cui i membri del gruppo sono polivalenti), calcolata con la seguente formula: Dove: X 1,2,3 n è il numero di norme per le quali l auditor n è qualificato in relazione al campo di applicazione dell audit combinato; Y è il numero delle norme sui sistemi di gestione che devono essere coperte dall audit combinato; Z è il numero degli auditor. Esempio: Un gruppo di audit combinato formato da 3 auditor che coprono tre differenti norme sui sistemi di gestione. Un auditor è qualificato per tutte e tre le norme, un auditor è qualificato per due norme e l altro auditor è qualificato per una sola norma. La percentuale che deve essere utilizzata per l asse orizzontale è: Livello di integrazione: Si ha un sistema di gestione integrato quando un organizzazione utilizza un unico sistema di gestione per gestire più aspetti delle prestazioni dell organizzazione. Un sistema di gestione integrato è caratterizzato da: 1. riesami da parte della Direzione che prendono in considerazione il piano e la strategia globale dell azienda;

6 PAG. 6 / un approccio integrato agli audit interni; 3. un approccio integrato alla politica e agli obiettivi; 4. un approccio integrato ai processi dei sistemi; 5. una documentazione integrata che include le istruzioni di lavoro, con un adeguato livello di sviluppo; 6. un approccio integrato ai meccanismi di miglioramento (azioni correttive e preventive; misurazioni e miglioramento continuo); 7. un approccio integrato alla pianificazione, con un buon utilizzo di approcci alla gestione del rischio a livello di tutta l azienda; 8. responsabilità e supporto unificati per la gestione. Il calcolo del livello percentuale di integrazione si basa sulla misura in cui il sistema di gestione dell organizzazione soddisfa i criteri sopra indicati.

7 PAG. 7 / 11 ALLEGATO 2 CERTIFICAZIONI MULTISITO 1. GENERALITA Si definisce organizzazione multi-sito un'organizzazione che ha una funzione centrale identificata (di seguito ci si riferirà a un ufficio centrale, ma non deve necessariamente trattarsi della sede centrale) nella quale vengono pianificate, controllate o gestite determinate attività, e una rete di uffici o filiali (siti) locali in cui tali attività vengono svolte interamente o parzialmente. Le organizzazioni multi-sito non devono essere necessariamente una persona giuridica unica, ma tutti i siti devono avere un legame giuridico o contrattuale con l ufficio centrale dell organizzazione e devono essere soggetti a un sistema di gestione comune che viene stabilito, implementato e sottoposto a sorveglianza continua e ad audit interni da parte dell ufficio centrale. Ciò significa che l ufficio centrale ha il diritto di esigere che i siti mettano in atto le azioni correttive eventualmente necessarie in qualsiasi sito. Se applicabile, questo dovrebbe essere stabilito nell accordo formale tra l ufficio centrale e i siti. Di seguito sono riportati esempi di possibili organizzazioni multi-sito: Organizzazioni che operano in franchising; Aziende manifatturiere con una rete di uffici di vendita (l approccio multisito sarebbe applicabile alla rete di vendita); Società di servizi con siti multipli che offrono un servizio analogo; Società con più filiali. Le holding rientrano in questa casistica, a patto che siano registrate nel registro delle imprese e che le società appartenenti abbiano un legame giuridico o contrattuale con la holding di appartenenza. 2. APPLICABILITÀ L applicabilità ai fini della possibilità di campionamento, è basata sui presupposti riportati di seguito che fanno riferimento al documento IAF MD1:2007 Mandatory Document for the Certification of Multiple Sites Based on Sampling. Qualora gli stessi non siano soddisfatti, il singolo sito dovrà essere valutato applicando le usuali procedure dell OdC con il rilascio di singole certificazioni. I processi di tutti i siti devono essere sostanzialmente dello stesso genere e devono essere svolti con metodi e procedure simili. Se alcuni dei siti in oggetto svolgono processi simili, ma in minor numero rispetto ad altri, essi possono essere idonei per la certificazione multi-sito a condizione che il(i) sito(i) che svolge(svolgono) il maggior numero di processi, o processi critici, sia(no) sottoposto(i) ad audit completo. Le organizzazioni che svolgono la propria attività attraverso processi collegati che si svolgono in luoghi differenti sono anch esse idonee per il campionamento, a condizione che vengano rispettate tutte le altre disposizioni contenute nel presente documento. Se i processi che si svolgono in ciascun luogo non sono simili, ma sono chiaramente collegati, il piano di campionamento deve includere almeno un esempio di ciascun processo svolto dall organizzazione (es. fabbricazione di componenti elettronici in un luogo, assemblaggio degli stessi componenti svolto dalla stessa società in diversi altri luoghi). Il Sistema di Gestione dell Organizzazione deve essere unico, gestito centralmente sulla base di un piano di controllo centralizzato e deve essere dimostrato che la sede centrale ha stabilito un Sistema di

8 PAG. 8 / 11 Gestione in conformità alla norma applicabile e che l intera Organizzazione soddisfa ai requisiti della norma stessa. Le seguenti attività devono essere gestite dalla sede centrale dell Organizzazione o almeno la sede centrale deve dimostrare di essere in grado di sapere raccogliere ed esaminare i dati relativi alle attività stesse da tutti i siti e la sua autorità e capacità di introdurre cambiamenti organizzativi, se necessario: o controllo della documentazione del sistema e delle sue modifiche; o riesame del Sistema di Gestione da parte della direzione; o reclami da parti terze interessate; o valutazione dell efficacia delle azioni correttive e preventive. Prima dell audit iniziale l Organizzazione deve aver effettuato un audit interno ad ogni sito ed aver verificato, dopo la chiusura delle eventuali azioni correttive, la sua conformità alla norma di riferimento. Da sito a sito sono permesse lievi variazioni delle istruzioni operative in conseguenza a non uniformità delle attrezzature disponibili e delle dimensioni del sito e del contesto ambientale in cui l Organizzazione opera. 3. VERIFICA DEL CONTRATTO Sulla base del Questionario Informativo presentato e dei contatti preliminari con l Organizzazione, deve essere verificata la complessità, il tipo e la dislocazione delle attività coperte dal Sistema di Gestione e le differenze tra i siti, per determinare il livello di campionamento. Per i siti permanenti le modalità di applicazione del piano di campionamento dovranno far parte della documentazione fornita all Organizzazione con l invio dell offerta in quanto l Organizzazione deve essere ovviamente al corrente dei criteri usati dall OdC per l audit iniziale e di sorveglianza. Nel caso di siti non permanenti dovrà essere indicata sull offerta il previsto audit sui siti stessi. 4. MODALITÀ DI AUDIT Il processo di auditing deve essere eseguito sulla base di un campionamento. Il metodo di campionamento, utilizzato per definire ed aggiornare il programma triennale di audit e per pianificare le specifiche attività di audit, deve essere registrato nella documentazione del Piano di Audit. Tale metodo deve, comunque, prendere in considerazione tutti i processi e tutti i turni di lavoro. 4.1 ATTIVITÀ PRELIMINARI Prima di effettuare gli accertamenti presso i siti, il GVI effettuerà la valutazione dell Organizzazione per le attività espletate dalla sede centrale, con particolare riguardo alla valutazione dei risultati degli audit interni accertando l avvenuta copertura e conformità dei siti inclusi all interno dei confini definiti dall organizzazione soggetta a verifica. 4.2 SITI PERMANENTI Nei paragrafi successivi sono definite le condizioni per l elaborazione di piani di campionamento di Organizzazioni multisite con siti permanenti. Eventuali piani di campionamento con scostamenti sensibili da quello previsto in questo documento dovranno essere sottoposti da OPN al responsabile di schema per le considerazioni del caso e, nel caso di variazioni più rilevanti, potrà essere richiesto parere all Ente Accreditante.

9 PAG. 9 / Criterio di campionamento Posto che ci si trovi nelle condizioni di applicabilità dell approccio a campione secondo i presupposti illustrati ai punti precedenti, si può applicare il piano di campionamento di cui al successivo punto , in caso contrario ciascun sito sarà sottoposto ad audit Il campione dovrebbe essere in parte selettivo, sulla base dei fattori indicati di seguito, e in parte casuale, e dovrebbe tradursi nella scelta di un insieme rappresentativo di siti differenti senza escludere la componente di casualità del campionamento che dovrebbe riguardare almeno il 25% dei siti. Tenendo conto delle disposizioni riportate di seguito, la parte restante del campione dovrebbe essere selezionata in modo che vi siano le più grandi differenze possibili tra i siti scelti nel corso del periodo di validità del certificato. La scelta dei siti può includere, tra gli altri, i seguenti aspetti: Risultati di audit interni al sito e di riesami della direzione o di precedenti audit di certificazione; Registrazioni di reclami ed altri aspetti pertinenti di azioni correttive e preventive; Variazioni significative nelle dimensioni dei siti; Variazioni impiantistiche significative sia in ambito di processo che di facilities; Complessità del sistema di gestione e processi svolti nei siti; Modifiche successive all'ultimo audit di certificazione; Maturità del sistema di gestione e conoscenze dell organizzazione; Differenze di cultura, lingua e requisiti regolamentari; e Distribuzione geografica. Questa scelta non deve essere fatta all inizio del processo di audit. Essa può essere effettuata dopo che sia stato ultimato l audit nell ufficio centrale. In ogni caso l ufficio centrale deve essere informato sui siti che dovranno far parte del campione. Questo può avvenire con un preavviso relativamente breve che, tuttavia, dovrebbe consentire di avere il tempo sufficiente per la preparazione dell audit Piano di campionamento Posto che la sede centrale deve comunque sempre essere valutata ad ogni audit, il numero minimo dei siti campione da sottoporre a audit iniziali e periodiche è basato sui seguenti criteri: a) Audit iniziale: il campione di siti si ricava dalla radice quadrata del totale dei siti presentati Y X arrotondato all unità intera superiore b) Audit di sorveglianza: il campione di siti da sottoporre ad audit annuali si ricava dalla radice quadrata del totale dei siti presentati, moltiplicato per un coefficiente pari a 0,6 Y 0, 6* X arrotondato all unità intera superiore. c) Audit di ricertificazione: normalmente il campione dei siti da verificare all atto della ricertificazione dovrebbe essere pari a quello esaminato all atto dell audit iniziale, tuttavia, qualora il Sistema di Gestione abbia dimostrato nel corso dei tre anni precedenti di essere efficiente, il campione dei siti da verificare può essere ridotto del 20%, Y 0, 8* X arrotondato all unità intera superiore. Qualora l organizzazione intenda aggiungere ai siti già certificati un ulteriore lotto di siti, il nuovo lotto deve essere considerato indipendentemente da quelli precedentemente certificati e quindi per essi vale la formula Y X. Per i successivi audit di sorveglianza/ricertificazione si considera il totale dei siti. Le dimensioni del campione e la frequenza del campionamento dovrebbero essere aumentate nel caso in cui l analisi del rischio svolta dal CM al momento del riesame del contratto per l attività coperta dal sistema di gestione sottoposto a certificazione indichi delle circostanze particolari relativamente a fattori come: Le dimensioni dei siti e il numero di dipendenti (es. più di 50 dipendenti in un sito);

10 PAG. 10 / 11 La complessità impiantistica e/o dei sistemi di monitoraggio, acquisizione ed elaborazione dei dati; Variazioni nelle attività svolte; Variazioni impiantistiche sia in ambito di linee di processo che di facilities Importanza e portata degli aspetti e degli impatti associati per i sistemi di gestione; Registrazioni di reclami ed altri aspetti pertinenti di azioni correttive e preventive; Qualsiasi aspetto di carattere multinazionale; Risultati di audit interni e del riesame della direzione. Quando l'organizzazione ha un sistema gerarchico di filiali (es. sede centrale (ufficio principale), uffici nazionali, uffici regionali, filiali locali), il modello di campionamento per l audit iniziale, come definito in precedenza, si applica a ciascun livello. Esempio: 1 sede centrale: visitata ad ogni ciclo di audit (iniziale o di sorveglianza o di ricertificazione) 4 uffici nazionali: campione = 2: almeno 1 a caso 27 uffici regionali: campione = 6: almeno 2 a caso 1700 filiali locali: campione = 42: almeno 11 a caso Definizione dei tempi di audit per Organizzazioni multisite Il numero di MDs per sito, compreso l ufficio centrale, è calcolato per ciascun sito secondo i tempi di cui al precedente ALLEGATO 1 - DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT. E possibile applicare la riduzione massima del 30% del tempo totale di audit per sito tenendo conto dei punti norma che non sono pertinenti all ufficio centrale e/o ai siti locali (vedi esempio) e del fatto che il Sistema è comune. Tali riduzioni devono essere opportunamente giustificate e registrate su riesame del contratto e iter. I siti in cui si svolgono la maggior parte dei processi o i processi critici non sono soggetti a riduzioni. Il tempo complessivo impiegato per la valutazione iniziale e la sorveglianza è la somma complessiva del tempo impiegato in ciascun sito più quello impiegato presso l ufficio centrale e non deve mai essere inferiore a quello che sarebbe stato calcolato in base alle dimensioni e alla complessità dell azienda multisito, come se tutta l'attività fosse svolta in unico sito (cioè considerando tutti i dipendenti della società operanti nello stesso sito). Esempio: Organizzazione con Sede centrale nella quale non si effettua alcun processo produttivo ma solo processi direzionali e 9 siti operativi. Sede centrale => 20 addetti; 9 siti operativi => 50 addetti per sito per un totale di addetti pari a 470. Applicando il piano di campionamento e la regola sopramenzionata si ottiene per l audit di 1 a certificazione: Sede centrale (20 addetti) = 2,1 MDs; Siti operativi (50 addetti per ogni sito campionato) = 3,5 MDs x 3 siti = 10,5 MDs. Il totale dei MDs per l audit di 1 a certificazione di tutta l Organizzazione multi-sito è pari a 12,6, maggiore dei 7,7 MDs previsti se considerassimo che i 470 addetti fossero tutti localizzati in un unico sito. Le stesse considerazioni devono essere effettuate per gli audit di sorveglianza e di riesame completo (rispettivamente 1/3 e 2/3 dei giorni/uomo impiegati nell audit di 1 a certificazione) Siti aggiuntivi Nel momento in cui viene fatta richiesta di includere un nuovo gruppo di siti in una rete multi-sito già certificata, per stabilire la dimensione del campione ogni nuovo gruppo di siti dovrebbe essere considerato come un insieme indipendente. Dopo che il nuovo gruppo di siti è stato incluso nel certificato, i nuovi siti saranno aggregati a quelli precedenti per determinare le dimensioni del campione per i futuri audit di sorveglianza o di ricertificazione.

11 PAG. 11 / SITI TEMPORANEI Dopo aver applicato il campionamento dei contratti a garanzia di risultato secondo Tabella 2 del ALLEGATO 1 - DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT della presente istruzione, si applica un secondo campionamento sul numero di siti temporanei per ogni contratto attivo, che normalmente prevede la radice quadrata del numero di siti temporanei. Fanno eccezione quei contratti dove le attività svolte nei siti esterni sono molto semplici e ripetitive ma il numero dei siti esterni è molto alto; in questi casi è possibile prevedere un modello di campionamento specifico che sarà dettagliato nel rapporto di verifica interno. 5 TRATTAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ RILEVATE Nel caso venga riscontrata una non conformità presso la sede centrale o in un sito operativo, l azione correttiva dovrà essere applicata a tutti i siti coperti dal certificato. Il riscontro della positiva conclusione dell azione correttiva potrà essere effettuata dal Gruppo di audit anche presso un sito diverso da quello in cui la non conformità era stata rilevata, previa verifica della documentazione presentata dall Organizzazione.