Versione personale di Studente Ebook01

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2 Versione personale di Studente Ebook01 Powered by AULA01 Copyright Talento s.r.l. Viale Sarca 336/F Edificio Sedici Milano Edizione realizzata per SkillOnLine s.r.l. ad uso esclusivo nell ambito del progetto Aula 01. Tutti i diritti sono riservati. È vietata qualsiasi forma di riproduzione, anche parziale, di questo libro. Fermo restando l esonero di ogni responsabilità, Talento s.r.l. opera in modo da garantire la massima accuratezza nella produzione di questo libro. Si prega di notificare immediatamente a Talento s.r.l. qualsiasi errore o imprecisione rilevata all interno del testo. Microsoft, Windows, Windows XP e Windows Vista sono marchi registrati da Microsoft Corporation. Altri nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.

3 POWERED BY AULA01 Sommario SOMMARIO Sommario... III Guida all uso... VII Destinatari del libro... VII Convenzioni di testo usate nel libro... VII LEZIONE 1 - INTRODUZIONE A EXCEL Per iniziare... 1 La finestra di Excel... 2 La barra multifunzione... 3 Il pulsante Microsoft Office... 5 La barra di accesso rapido... 7 I menu contestuali e la barra di formattazione rapida... 8 Le finestre di dialogo... 9 I riquadri Attività Utilizzo dei tasti di scelta rapida Ulteriori informazioni sui tasti di scelta Utilizzo della barra multifunzione con la tastiera La Guida di Excel Il Sommario La Ricerca libera Info sulla rimozione dell Assistente di Office La chiusura di Excel LEZIONE 2 - FUNZIONALITÀ DI BASE Cartelle e fogli di lavoro Aprire una o più cartelle di lavoro Passare da una cartella di lavoro all altra Nuove cartelle di lavoro Aprire un file creato da una versione precedente di Excel Convertire una cartella di lavoro alla versione corrente Salvare & Chiudere Informazioni sul nuovo formato del file Informazioni sui formati XPS e PDF I modelli Creare nuovi modelli Eliminare un modello Utilizzare lo zoom Visualizzare dati a schermo intero Suddividere la finestra in riquadri Bloccare i riquadri Modificare il nome utente Modificare la cartella di lavoro predefinita LEZIONE 3 - OPERARE CON LE CELLE Utilizzare tastiera e mouse Inserire testo e valori numerici Inserire data e ora Inserire simboli e caratteri speciali Il completamento automatico Intervalli di celle nel foglio di lavoro Selezionare celle, righe o colonne adiacenti Selezionare celle, righe o colonne non adiacenti Aggiornare o cancellare il contenuto delle celle Copyright di Talento s.r.l. III

4 Sommario VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Inserire dati in modo efficiente Inserire dati in modo automatico Utilizzare i comandi Annulla e Ripristina Inserire nuove colonne e nuove righe Eliminare colonne e righe Inserire ed eliminare celle selezionate La larghezza delle colonne L altezza delle righe Dimensionare automaticamente colonne e righe Nascondere e scoprire righe e colonne Copiare, tagliare e incollare Incollare dagli Appunti di Office Spostare e copiare con il mouse Ricercare dati specifici Sostituire dati Ordinare i dati Ordinamento crescente e decrescente LEZIONE 4 - OPERARE CON FOGLI E CARTELLE Fogli multipli in una cartella Raggruppare fogli di lavoro Aggiungere ed eliminare fogli Copiare e spostare fogli di lavoro Copiare e spostare fogli tra cartelle di lavoro attive LEZIONE 5 - FORMULE E FUNZIONI Utilizzare le formule Usare Somma automatica Altre funzioni disponibili in Somma automatica Scrivere una funzione manualmente Gestire i più comuni errori di digitazione delle formule Il controllo degli errori Riconoscere i messaggi d errore di Excel Usare Inserisci funzione Visualizzare calcoli sulla barra di stato Individua intervallo Riferimenti assoluti Usare il quadratino di riempimento con le formule Spostare e copiare formule con il mouse Copiare e Incollare formule Inserire colonne e righe in presenza di formule Eliminare colonne e righe in presenza di formule Riferimenti 3D Funzioni con riferimenti 3D LEZIONE 6 - CATEGORIE DI FUNZIONI Gli argomenti delle funzioni Le funzioni finanziarie Le funzioni logiche Le funzioni data Il formato data Modificare una formula o una funzione LEZIONE 7 - FORMATTARE NUMERI E TESTO Formattare un numero Il formato valuta Il formato percentuale Il separatore delle migliaia Le posizioni decimali IV Copyright di Talento s.r.l.

5 POWERED BY AULA01 Sommario Il formato data/ora Formattare il testo Il tipo di carattere La dimensione del carattere Grassetto & corsivo La sottolineatura Il colore carattere Il colore di riempimento La copia del formato Ulteriori elementi sull eliminazione dei formati Cambiare il tema corrente allineare il testo Centrare un titolo su più colonne Testo ruotato Testo a capo Ridurre e adattare Il rientro del testo I bordi delle celle Disegnare i bordi Altri metodi per formattare i dati Utilizzare gli stili di cella LEZIONE 8 - I GRAFICI I grafici in Excel Creare un grafico di base Le schede contestuali Strumenti grafico Spostare, duplicare e ridimensionare Componenti di un grafico Tipi di grafico La legenda I titoli del grafico Le etichette dati La tabella dati La visualizzazione 3D La formattazione del grafico La collocazione del grafico Intervallo dati Eliminare un grafico LEZIONE 9 - PREPARAZIONE DEL FOGLIO DI LAVORO E STAMPA Preparare un foglio di lavoro per la stampa Layout di pagina I margini L orientamento della pagina Le dimensioni della pagina di stampa Foglio e pagina di stampa Intestazione e piè di pagina Anteprima di stampa Anteprima interruzioni di pagina La griglia e le intestazioni di riga e colonna Etichette di riga e di colonna L area di stampa La stampa del foglio di lavoro La stampa di un grafico La stampa di un foglio grafico INDICE ANALITICO Copyright di Talento s.r.l. V

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7 POWERED BY AULA01 GUIDA ALL USO Il manuale è organizzato in una serie di LEZIONI, aventi tutte la medesima struttura, descritta nel seguito. In apertura di ciascuna lezione sono elencati gli OBIETTIVI, che identificano con semplicità e chiarezza gli argomenti trattati. Per ogni argomento troviamo: Una parte introduttiva che descrive la funzione svolta dal comando o dalla procedura trattati, spiegandone la terminologia associata e indicando in quali situazioni e con che obiettivi utilizzarli. La sezione, introdotta dal simbolo, che descrive in forma generale l operazione da svolgere. Il simbolo accompagna le indicazioni di Attenzione, necessarie per poter svolgere ogni operazione senza incorrere in spiacevoli inconvenienti o ottenere risultati inattesi Un Esercitazione, evidenziata dalla presenza nel titolo del simbolo, conclude la lezione. L Esercitazione, introdotta da una descrizione delle attività da eseguire, propone una serie di passi strettamente correlati agli argomenti trattati nel corso della lezione Sebbene Excel 2007 possa essere installato su diversi sistemi operativi, in questo manuale, si farà riferimento esplicito a Windows Vista. DESTINATARI DEL LIBRO L autore ha progettato questo manuale sia per utenti che si accostano a Microsoft Office Word 2007 per la prima volta, sia per utenti che già conoscono a livello di base una delle versioni precedenti del prodotto. Per questi ultimi, nel testo sono riportati riferimenti a tecniche precedenti in rapporto a quelle correnti. CONVENZIONI DI TESTO USATE NEL LIBRO Convenzioni Significato [Ctrl+G] Indica una combinazione di tasti. La presenza del segno + indica che i tasti devono essere premuti insieme (ovvero che quando si preme il secondo il primo deve risultare già premuto) [Alt-H-1] Indica una combinazione di tasti. La presenza del segno - indica che i tasti devono essere premuti in sequenza. Opzioni di Excel-Impostazioni La presenza del trattino indica il percorso gerarchico da avanzate-opzioni di modifica seguire. L esempio indica di aprire le Opzioni di Excel, quindi selezionare le Impostazioni avanzate ed infine portarsi sulle Opzioni di modifica. A volte il percorso può anche essere descritto per esteso in questo caso la gerarchia è normalmente indicata dal basso. Nell esempio si potrebbe dire: Si veda il gruppo Opzioni di modifica presenti nella sezione Impostazioni avanzate delle Opzioni di Excel. Copyright di Talento s.r.l. VII

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9 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 LEZIONE 1 - INTRODUZIONE A EXCEL 2007 In questa lezione imparerete a: Avviare Excel, Riconoscere gli elementi della finestra di Excel, Utilizzare la barra multifunzione con il mouse, Stabilire le funzionalità del pulsante MS Office, Utilizzare la barra di accesso rapido, Utilizzare i menu contestuali e la barra di formattazione rapida, Richiamare le finestre di dialogo legate alla barra multifunzione, Visualizzare o nascondere i Riquadri attività, Utilizzare i tasti di scelta rapida, Visualizzare o nascondere i righelli, Utilizzare la guida in linea, Uscire da Excel. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , PER INIZIARE Microsoft Excel 2007 è un'applicazione software che può essere usata come foglio elettronico, data base, o generatore di grafici. Il foglio elettronico dell'applicazione Excel consente di eseguire calcoli complessi attraverso formule capaci di fornirne automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare le formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio di lavoro i risultati vengono ricalcolati automaticamente. Questa funzionalità è di notevole aiuto nello sviluppo dei budget, nella stesura dei modelli previsionali, nella creazione dei piani di vendita, nelle proiezioni finanziarie, negli inventari, nei calcoli bancari e in tutte le attività che coinvolgono numeri. Inoltre per Somma, Media, Conteggio (Numeri o Valori), Minimo e Massimo la funzione Calcolo automatico fornisce in tempo reale il risultato aggiornato. La flessibilità di Excel nella gestione dei dati consente anche di gestire liste di informazioni come nomi, indirizzi, codici di parti di ricambio, prezzi, eccetera. Excel può anche eseguire l'ordinamento e selezionare porzioni di informazioni in funzione di specifiche condizioni. Le informazioni contenute in un foglio elettronico di Excel o in un database possono essere utilizzate per generare un grafico. Si possono realizzare i seguenti tipi di grafici: istogramma, barre, linee, torta, dispersione, area, radar, superficie, bolle, anello e azionario. Tutti i grafici possono essere personalizzati utilizzando gli stili forniti da Excel. In caso di necessità è possibile visualizzare rapidamente l aiuto richiesto attivando la finestra della Guida di Excel, digitando una domanda nella casella di ricerca e selezionando i risultati desiderati tra i disponibili del risultato della ricerca. Se si è connessi a Internet, la Guida si connette automaticamente a Office Online visualizzando dati aggiuntivi rispetto alla guida locale. Excel 2007, come tutti i programmi può essere attivato dal menu Start di Windows Xp o di Windows Vista oppure da un collegamento sul desktop o sulla barra di Avvio veloce. All'attivazione si presenta inizialmente la schermata del copyright, seguita dalla finestra dell'applicazione. LA FINESTRA DI COPYRIGHT DI EXCEL 2007 Copyright di Talento s.r.l. 1

10 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Il file prodotti da Excel si chiamano Cartelle di lavoro (da non confondere con le cartelle del file system) e possono contenere da uno a infiniti Fogli di lavoro (il numero è deciso solo dalle risorse del computer). I fogli di lavoro possono contenere diversi tipi di informazione e possono essere tra loro interconnessi (le formule di un foglio possono fare riferimento ai dati di un altro foglio). La flessibilità di Excel consente di tenere aperte una o più cartelle di lavoro contemporaneamente o di aprire più finestre sulla stessa cartella di lavoro. È anche possibile scrivere delle formule che fanno riferimento ai dati di cartelle di lavoro esterne a quella corrente, anche se chiuse. Attenzione Excel 2007 non può essere installato su sistemi operativi obsoleti come Windows ME, Windows NT o Windows Per Windows XP è necessario l aggiornamento al Service Pack 2 e per Windows Server 2003 al Service Pack 1. Il sito: fornisce ogni ulteriore dettaglio sulla configurazione minima richiesta in base alla specifica versione di Office 2007 acquistata. 1. Fare clic sul pulsante Start sulla barra delle applicazioni. 2. Posizionare il puntatore del mouse su Tutti i programmi. 3. Fare clic su Microsoft Office 4. Fare clic su Microsoft Office Excel LA FINESTRA DI EXCEL All'avvio di Excel si apre la finestra dell'applicazione. La barra titolo, collocata nella parte superiore di tale finestra, visualizza il nome del documento corrente e dell'applicazione (ad esempio Cartel1 - Microsoft Excel). A sinistra della barra titolo si trova la barra di accesso rapido, che visualizza gli strumenti con i comandi usati con maggior frequenza come Salva, Annulla e Ripristina. All estrema sinistra di questa barra è presente il pulsante Microsoft Office che contiene i comandi per lavorare con il documento nel suo complesso come Apri, Salva con nome o Stampa. Sotto la barra titolo è posizionato un gruppo di schede che nel loro complesso costituiscono la barra multifunzione detta anche nastro. Ogni scheda contiene un set di strumenti coerenti con l attività indicata dal nome della scheda e un semplice posizionamento del puntatore del mouse ne visualizza la descrizione. Sotto la barra multifunzione è possibile visualizzare la barra della formula (visualizza dati e formule della cella attiva). Da ultimo, nella parte inferiore della finestra di Excel è collocata la barra di stato che fornisce varie informazioni sull attività corrente. La barra di stato contiene anche i pulsanti di Visualizzazione, che consentono di modificare la modalità di visualizzazione della cartella di lavoro e lo strumento di Zoom che consente di variare l ingrandimento del documento. All interno della finestra di Excel è collocata l area di lavoro principale riservata alla visualizzazione e modifica della/e cartella/e di lavoro e comprende i fogli di lavoro con i relativi pulsanti di scorrimento e le barre di scorrimento verticale ed orizzontale. L'area di lavoro è costituita da milioni di celle nelle quali è possibile digitare testo, numeri, formule o espressioni. Excel consente di aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente visualizzate nella stessa finestra dell applicazione (quando non sono massimizzate) anche se ciascuna mantiene separate le proprie impostazioni, per esempio un diverso fattore di zoom. In Excel 2007 ogni singolo strumento della barra multifunzione è dotato di un sistema d aiuto contestuale attivato per default al semplice posizionamento del puntatore del mouse, ma se ciò non 2 Copyright di Talento s.r.l.

11 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 bastasse, è spesso possibile premere il tasto [F1] (mentre è visualizzato il suggerimento) per attivare automaticamente la funzione d aiuto della Guida che ne dettaglia l uso. Per altre necessità, ad esempio di tipo procedurale è sempre possibile utilizzare la casella di ricerca della Guida digitando una breve descrizione dell informazione desiderata. Barra di accesso rapido Schede Barra multifunzione (Nastro) Pulsanti della finestra di Excel Pulsante Office Pulsante della Guida Casella Nome Cella attiva Barra della formula Descrizione comando Pulsanti della finestra della cartella di lavoro Fogli di lavoro e relativi pulsanti di scorrimento Barra di stato personalizzabile LA FINESTRA DI EXCEL Pulsanti di visualizzazione e zoom LA BARRA MULTIFUNZIONE La barra multifunzione o nastro è la grande novità introdotta da Microsoft per Word, Excel, Access, PowerPoint e Outlook. Questa funzionalità va a sostituire l insieme dei menu e delle barre degli strumenti che caratterizzavano gli applicativi citati nelle precedenti versioni. Lo scopo dichiarato è quello di rendere maggiormente visibili e più facilmente individuabili gli strumenti che servono nel momento in cui si rendono necessari. Un secondo, ma non meno importante motivo è quello di permettere agli utenti di visualizzare più facilmente i risultati delle azioni che eseguono. La barra multifunzione è costituita da una serie di schede che contengono comandi, pulsanti e raccolte (più avanti verranno forniti maggiori dettagli). Selezionando una scheda i comandi della barra multifunzione cambiano in accordo con l area funzionale indicata dal nome della scheda. UN PARTICOLARE DELLA SCHEDA INSERISCI Copyright di Talento s.r.l. 3

12 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 UN PARTICOLARE DELLA SCHEDA LAYOUT DI PAGINA Sulla barra multifunzione i comandi appaiono raggruppati per funzionalità, ad esempio il gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina racchiude i comandi: Margini, Orientamento, Dimensioni, Area di stampa, Interruzioni, Sfondo e Stampa titoli. I comandi di maggior utilizzo sono visualizzati in pulsanti di dimensioni maggiori, ad esempio il pulsante Margini è più grande di Effetti. Una piacevole caratteristica attivata per default è la visualizzazione automatica delle descrizioni dei comandi che appaiono quando si posiziona e si mantiene il puntatore del mouse su uno strumento. Il fumetto che appare mostra non solo il nome dello strumento ma anche una breve descrizione della funzione corrispondente; inoltre, se indicato, è possibile premere il tasto funzione [F1] per ottenere maggiori informazioni da parte della guida di Excel. LA DESCRIZIONE DELLO STRUMENTO INDIVIDUA DIPENDENTI (SCHEDA FORMULE) Oltre alle schede standard dell applicazione, la barra multifunzione può visualizzare una serie di schede contestuali sulla base dell oggetto attivo in un particolare momento. Ad esempio, se è attivo un grafico, la barra multifunzione si arricchisce del set di schede contestuali Strumenti grafico che a sua volta contiene le schede Progettazione, Layout e Formato. Si noti il diverso posizionamento del set contestuale che appare sulla barra del titolo. UN PARTICOLARE DEL SET DI SCHEDE CONTESTUALI STRUMENTI GRAFICO Un ulteriore elemento di novità introdotto dalla barra multifunzione è rappresentato dalla presenza delle raccolte: un insieme di miniature che riproducono una serie di opzioni di formattazione. Ad esempio l immagine precedente mostra una riga della ricca raccolta degli Stili grafici. Con l introduzione della barra multifunzione gli sviluppatori di Microsoft hanno voluto progettare un interfaccia secondo un approccio orientato ai risultati. Tale approccio risulta evidente non solo con le schede contestuali e le raccolte già illustrate in precedenza, ma soprattutto con la funzionalità più appariscente: l Anteprima in tempo reale. È infatti sufficiente posizionare il puntatore del mouse su un elemento di certe raccolte (ndr: non tutte le raccolte supportano l anteprima in tempo reale, ad esempio gli Stili grafici necessitano di un clic per vedere il risultato) per vedere l elemento selezionato assumerne le caratteristiche. Una volta determinata la formattazione desiderata sarà sufficiente fare clic sull elemento della raccolta che la genera, per applicare definitivamente la formattazione voluta. 4 Copyright di Talento s.r.l.

13 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 Se necessario, la barra multifunzione può essere nascosta per aumentare lo spazio disponibile alla visualizzazione del documento. Premendo il tasto destro del mouse con il cursore collocato su una delle schede si può selezionare il comando Riduci a icona la barra multifunzione che nasconde gli strumenti ma lascia visibili i nomi delle schede. LA BARRA MULTIFUNZIONE NASCOSTA In questa situazione la barra multifunzione è ancora utilizzabile. Facendo clic sul nome di una scheda si determina la visualizzazione temporanea della barra stessa che viene nuovamente nascosta quando si fa clic sul documento. Per ripristinare la visualizzazione permanente della barra è necessario ripetere la procedura usata per nasconderla. Attenzione Anche se la barra multifunzione è in grado di adattarsi a molte risoluzioni, è stata pensata per funzionare al meglio con una risoluzione dello schermo non inferiore a 1024x768 (con applicazione ingrandita). Quando l'interfaccia utente non è visualizzata a tutto schermo, le icone possono non essere disposte nell'ordine originale. Inoltre, al diminuire delle dimensioni della barra multifunzione, i gruppi nella scheda aperta si riducono orizzontalmente e visualizzano una sola icona. Quando la finestra dell'applicazione ha dimensioni ridotte, vengono lasciati aperti i comandi o le caratteristiche di uso più comune. La barra multifunzione può essere nascosta rapidamente facendo doppio clic sul nome della scheda attiva. Ripetendo l operazione la barra viene nuovamente visualizzata. È anche possibile utilizzare la combinazione di tasti [Ctrl+F1] sia per nascondere che per visualizzare la barra. 1. Fare clic sul nome di ciascuna scheda ed osservare gli strumenti disponibili poi selezionare la scheda Home. 2. Posizionare il puntatore del mouse su uno strumento e attendere la comparsa del fumetto con la sua descrizione. 3. Digitare sul documento il testo desiderato premendo [Invio] per concludere l inserimento del contenuto di ogni cella. 4. Selezionare i dati inseriti. 5. Portare il puntatore del mouse nel gruppo Stili e fare clic su Stili cella. Scorrere il puntatore sulla galleria degli stili ed osservare l effetto dell anteprima in tempo reale. Fare clic sullo stile desiderato per applicare la formattazione visualizzata o spostare nuovamente il puntatore sul documento per visualizzare la formattazione originale. IL PULSANTE MICROSOFT OFFICE Excel 2007, assieme a tutte le altre applicazioni che utilizzano il nastro, non posseggono una barra dei menu; tuttavia, queste applicazioni richiedono ancora i tipici comandi del precedente menu File Copyright di Talento s.r.l. 5

14 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 come Nuovo, Apri, Salva con nome, Stampa, ecc. Questi comandi sono stati posizionati all interno della finestra visualizzata alla premuta del pulsante Microsoft Office. IL MENU DEL PULSANTE MICROSOFT OFFICE Oltre ai comandi di base quali Apri, Salva e Stampa, in questo menu trovano posto comandi del tutto nuovi come Prepara e Pubblica. Il comando Prepara fornisce numerose funzioni che risultano nuove per Excel come Controlla documento o Aggiungi firma digitale. Il comando Pubblica offre opzioni per condividere il documento su un server di Document management o un area di lavoro documenti che appartiene ad un sito Windows SharePoint Services che consente di coordinare lo sviluppo di uno o più documenti correlati con altri utenti o di accedere ai servizi offerti da un server che esegue Microsoft Office SharePoint Server 2007 in modo tale che gli utenti possano accedere per intero o in parte ai dati della cartella tramite un browser (che utilizza Microsoft Office Excel Web Access). Tutte le opzioni citate sono utilizzate in un contesto più avanzato rispetto agli obiettivi di questo manuale e pertanto non saranno approfondite. Da ultimo, la finestra visualizzata dal pulsante Microsoft Office contiene il comando Chiudi per chiudere il documento attivo mantenendo aperta l applicazione o il comando Esci da Excel per chiudere entrambi. La parte di destra della finestra è dedicata alla visualizzazione dei Documenti recenti utilizzati da Excel. Il numero di documenti rappresenta un parametro modificabile e per impostazione predefinita è impostata a 17. Ad ogni documento è associata l icona di una puntina da disegno che se attivata permette di bloccare il documento nell elenco dei Documenti recenti. Il pulsante Microsoft Office è anche il nuovo punto d accesso alla finestra di dialogo Opzioni che permette di selezionare le impostazioni del programma e le proprie preferenze d uso. L immagine che segue mostra le impostazioni generali di Excel. LA FINESTRA DI DIALOGO OPZIONI DI EXCEL 6 Copyright di Talento s.r.l.

15 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul comando Salva con nome e leggere tutte le modalità di salvataggio del documento previste. 3. Posizionare il puntatore del mouse anche sul comando Stampa ed osservare il suo sottomenu. 4. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel. 5. Prendere visione delle impostazioni generali, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra. LA BARRA DI ACCESSO RAPIDO Nonostante la presenza della barra multifunzione, Excel 2007 non ha completamente abbandonato le barre degli strumenti. L applicazione dispone infatti della barra di accesso rapido. Questa barra non può essere nascosta ma può essere spostata dalla sua posizione originale (accanto al pulsante MS Office) sotto la barra multifunzione. Spostare la barra di accesso rapido permette di avvicinare la barra all area di lavoro e ne aumenta la capienza avendo a disposizione un intera riga. Di contro viene sacrificata una piccola porzione di spazio dell area di lavoro. BARRA DI ACCESSO RAPIDO PERSONALIZZATA Dopo l installazione, la barra di accesso rapido contiene solo gli strumenti Salva, Annulla e Ripristina ma in qualsiasi momento è possibile personalizzarla per contenere gli strumenti più utili all attività svolta. È possibile inserire sulla barra qualsiasi comando, sia che faccia parte di un gruppo della barra multifunzione standard, sia un comando di una scheda contestuale o anche una propria macro scritta o registrata. PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DI ACCESSO RAPIDO Copyright di Talento s.r.l. 7

16 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Aggiungere strumenti predefiniti 1. Fare clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido. 2. Selezionare dall'elenco lo strumento da visualizzare o nascondere. 3. Ripetere il passo 2 per ogni altro strumento desiderato. Aggiungere strumenti dalla barra multifunzione 1. Fare clic sulla scheda desiderata. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul comando desiderato e fare clic con il tasto destro. 3. Selezionare il comando Aggiungi alla barra di accesso rapido. Aggiungere strumenti dalla finetra di personalizzazione 1. Fare clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul comando Altri comandi. 3. Dall'elenco Scegli comandi da selezionare la categoria di comandi desiderata. 4. Nell elenco dei comandi della categoria scelta selezionare il comando da aggiungere. 5. Premere il pulsante Aggiungi>>. 6. Utilizzare i comandi Sposta Su o Sposta giù per modificare la posizione del comando nell ambito della barra, se desiderato. 7. Ripetere i passi da 3 a 6 per ogni ulteriore comando da aggiungere. 8. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo della personalizzazione. Spostare la barra di accesso rapido 1. Fare clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido. 2. Fare clic sul comando Mostra sotto la barra multifunzione. Dopo lo spostamento il comando diventa Mostra sopra la barra multifunzione. I MENU CONTESTUALI E LA BARRA DI FORMATTAZIONE RAPIDA Oltre alla barra multifunzione e alla barra di accesso rapido, un metodo, caro a molti utenti, per applicare un comando all elemento corrente, è quello del menu contestuale (detto anche di scelta rapida). Si tratta del menu che appare quando si fa clic con il tasto destro del mouse su un oggetto o su una cella. Tale menu contiene un set di comandi che si applicano all elemento selezionato o all area della finestra in cui si sta lavorando. Talvolta però i menu di scelta rapida risultano inefficienti. Ad esempio, quando si deve applicare un comando in modo ripetitivo o quando serve l utilizzo contemporaneo di più di un opzione. Per superare questa limitazione, Excel 2007 ha introdotto la barra di formattazione rapida. Questa barra, a differenza del menu contestuale, rimane visibile anche dopo l utilizzo di uno dei suoi comandi e scompare premendo un tasto o facendo clic sul documento. La barra di formattazione rapida appare non solo facendo clic con il tasto destro del mouse (in tal caso appare sopra (o sotto) il menu contestuale), ma anche selezionando del testo (in questo caso appare sfumata senza il menu contestuale). In quest ultimo caso, spostando il puntatore del mouse su di essa se ne determina la visualizzazione completa. 8 Copyright di Talento s.r.l.

17 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 Puntatore su testo Puntatore sulla barra Visualizzazione semi trasparente Visualizzazione completa MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DELLA BARRA DI FORMATTAZIONE RAPIDA Attenzione Desiderando inibire la comparsa della barra di formattazione rapida quando si seleziona il testo fare clic sul pulsante MS Office e quindi sul pulsante Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali deselezionare l opzione Mostra barra di formattazione rapida quando si seleziona testo. La barra sarà comunque visualizzata insieme ai menu di scelta rapida. In funzione dell oggetto selezionato la barra di formattazione rapida può apparire anche in forma più limitata rispetto alla figura precedente. 1. Fare doppio clic all interno di una cella che contiene testo per attivarne la modifica e selezionare il testo da formattare. 2. Spostare il puntatore del mouse sulla barra di formattazione rapida. 3. Utilizzare tutti i comandi desiderati. 4. Premere un tasto, fare clic o girare la rotellina del mouse per disattivarla. LE FINESTRE DI DIALOGO Sebbene l introduzione della barra multifunzione abbia semplificato l utilizzo di molti comandi di Excel 2007, per regolare alcune opzioni avanzate è ancora necessario ricorrere alle finestre di dialogo. Questi oggetti si dimostrano preziosi anche perché riuniscono in un unica finestra molte opzioni correlate. La finestra di dialogo Formato celle ne è un esempio: si può richiamare da diversi gruppi anche se ogni gruppo presenta in primo piano la scheda correlata (ad esempio il gruppo Carattere mostra la finestra con in primo piano la scheda omonima). IL RICHIAMO DELLA FINESTRA DI DIALOGO FORMATO CELLE Copyright di Talento s.r.l. 9

18 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 I gruppi di comandi nelle schede della barra multifunzione che richiamano una finestra di dialogo comprendono un piccolo pulsante nell angolo inferiore destro che rappresenta una freccia. Questo pulsante consente di aprire la finestra di dialogo (e la scheda) del gruppo cui appartiene. Attenzione Le finestre di dialogo adatte all elemento selezionato si possono aprire anche dal relativo menu contestuale. Ad esempio, il menu contestuale di una cella offre la scelta Formato celle che apre l omonima finestra di dialogo. 1. Selezionare la scheda che contiene il gruppo desiderato. 2. Fare clic sul pulsante freccia che apre la finestra di dialogo. 3. Applicare le opzioni necessarie 4. Fare clic su OK. I RIQUADRI ATTIVITÀ Le attività più comuni in Microsoft Excel 2007 si effettuano con la barra multifunzione e la barra di accesso rapido. Altre attività sono rese possibili dalle finestre di dialogo e dai menu contestuali. Un ulteriore contributo viene offerto dai riquadri attività. I riquadri sono finestre mobili che possono essere posizionate a piacere sulla finestra dell applicazione compreso il loro ancoraggio al lato destro o sinistro della finestra. I riquadri attività sono generalmente opzionali e la loro visualizzazione è sempre legata ad una precisa richiesta dell utilizzatore (clic su un pulsante o premuta di una sequenza di tastiera) con la sola eccezione del riquadro Ripristino documenti che appare automaticamente in presenza di un file chiuso male senza salvataggio esplicito. Excel 2007 mette a disposizione alcuni riquadri attività che aggiungono funzionalità o contenuti. Ad esempio il riquadro attività ClipArt permette di cercare ed inserire nel documento un immagine o un disegno presenti nell omonima galleria del prodotto, mentre il riquadro attività Appunti visualizza i contenuti degli elementi tagliati o copiati in una qualsiasi applicazione Office. Quando è visibile, il riquadro attività può essere nascosto premendo il pulsante Chiudi ( ) oppure premendo il pulsante Opzioni riquadro attività ( ) e selezionando Chiudi sulla barra titolo della propria finestra. Non esiste un metodo comune per aprire i riquadri attività, la tabella che segue mostra come aprire i riquadri attività mostrati nella figura di questo paragrafo. Riquadro attività Appunti Ricerche Selezione e visibilità ClipArt Richiamo Scheda Home pulsante finestra di dialogo del gruppo Appunti Scheda Revisione strumento Ricerche Scheda Layout di pagina strumento Riquadro di selezione Scheda Inserisci strumento ClipArt Attenzione A differenza delle precedenti versioni di Excel è possibile aprire più di un riquadro attività contemporaneamente e posizionarlo nella finestra a proprio piacimento. 10 Copyright di Talento s.r.l.

19 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 I RIQUADRI ATTIVITÀ DI EXCEL Fare clic sulla scheda Home, se necessario, quindi fare clic sul pulsante Finestra di dialogo del gruppo Appunti per aprire l omonimo riquadro attività. 2. Posizionare il puntatore del mouse sulla barra titolo del riquadro Appunti fino all apparizione della freccia a quattro punte. Trascinare il riquadro fino al bordo opposto (anche apparentemente oltre lo schermo) e notare che ad un certo punto questo si aggancia al bordo. 3. Riportare il riquadro a sinistra. 4. Selezionare la scheda Revisione e fare clic sullo strumento Ricerche ed osservare che la finestra di Excel visualizza entrambi i riquadri attività. 5 Fare clic sul pulsante Chiudi di entrambi i riquadri per eliminarli dalla visualizzazione. UTILIZZO DEI TASTI DI SCELTA RAPIDA Per eseguire un qualsiasi comando, oltre ad utilizzare il mouse è anche possibile utilizzare la tastiera digitando specifiche sequenze di tasti: i tasti di scelta rapida. Ci sono molte ragioni per utilizzare i tasti di scelta rapida: risparmio di tempo, semplicità di applicazione del comando, impedimento o difficoltà ad usare il mouse. In tutti questi casi poter eseguire i comandi tramite tastiera diventa essenziale. Sono disponibili due diversi modi d utilizzo della tastiera. Ad esempio, per applicare il formato grassetto al testo selezionato è possibile utilizzare: I tasti di scelta per accedere alle schede e ai comandi sullo schermo Una combinazione di tasti diretta non correlata alla barra multifunzione I tasti di scelta consentono l'accesso alla barra multifunzione e sono direttamente correlati alle schede, ai comandi e ad altri elementi visualizzati sullo schermo. Per utilizzare i tasti di scelta è possibile premere [Alt], seguito da un altro tasto o da una sequenza di tasti. Le combinazioni di tasti consentono di eseguire comandi specifici, senza diretta correlazione alla barra multifunzione o ad altri elementi visualizzati sullo schermo. Per avviare l'azione è necessario premere i tasti contemporaneamente e in genere, ma non sempre, è prevista la pressione del tasto [Ctrl] insieme ad altri tasti (Sono note a tutti le combinazioni: [Ctrl+C] per copiare, [Ctrl+X] per tagliare e [Ctrl+V] per incollare). Copyright di Talento s.r.l. 11

20 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 [Alt-H-1] A A MODALITÀ DI APPLICAZIONE DEL GRASSETTO [Ctrl+G] Nota: nella figura precedente è stata alterata la visualizzazione dei suggerimenti per rendere più esplicito il concetto. Per ogni singolo comando della barra multifunzione, del menu del pulsante Microsoft Office e della barra di accesso rapido è disponibile un tasto di accesso visualizzato da un suggerimento che appare premendo [Alt] oppure [F10]. Se si ha familiarità con il precedente sistema di lettere sottolineate delle voci di menu, è possibile considerare il suggerimento tasto di scelta come a una nuova versione di quel sistema. La figura che segue mostra i tasti di scelta di primo livello della barra multifunzione. Attenzione VISUALIZZAZIONE DEI TASTI DI SCELTA RAPIDA Nei tasti di scelta, in base al comando selezionato, è possibile eseguire un comando diretto oppure aprire una raccolta o un menu. In quest'ultimo caso sarà possibile selezionare un altro suggerimento del tasto di scelta. Subito dopo aver premuto [Alt], verranno visualizzate delle piccole etichette o quadratini pop-up con i suggerimenti dei tasti di scelta per tutte le schede. Dopo aver premuto un tasto per attivare una determinata scheda, verranno visualizzati i quadratini che indicano i suggerimenti dei tasti di scelta per i comandi della scheda. In altre parole, viene visualizzato solo un livello di quadratini dei suggerimenti dei tasti di scelta alla volta, ed è necessario selezionare un'opzione prima di poterne visualizzare altre. Per annullare l'azione che si sta eseguendo e nascondere i suggerimenti, premere nuovamente [Alt]. Per annullare solo un livello premere [Esc]. In Excel 2007 è possibile utilizzare i tasti di scelta della versione precedente di Office, ad esempio, se si preme [Alt-M-E-F] si esegue il comando Cancella Formati del vecchio menu Modifica; tuttavia la sola premuta dei tasti [Alt-M], non potendo aprire il menu Modifica, causa la visualizzazione di un messaggio in cui è indicato che si sta utilizzando un tasto di scelta di Office Nel messaggio viene chiesto di premere [Esc] per annullare o di continuare a digitare la vecchia sequenza per avviare il comando. Questa informazione è stata aggiunta per spiegare l eventuale messaggio che potrebbe visualizzare per errore l utilizzatore e non certo per indicare un metodo di lavoro riservato agli irriducibili utilizzatori di Excel A differenza dei tasti di scelta, per utilizzare una combinazione di tasti è necessario conoscerla e memorizzarla. Per conoscere la combinazione relativa ad un comando della barra multifunzione posizionare il puntatore del mouse sul comando desiderato e leggere il fumetto descrittivo. Per ogni altro comando fare riferimento alla guida in linea. 12 Copyright di Talento s.r.l.

21 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 Eseguire un comando della barra multifunzione 1. Premere il tasto [Alt] per visualizzare i suggerimenti dei tasti di scelta. 2. Premere il tasto relativo alla scheda desiderata per visualizzare il suggerimento del tasto di scelta corrispondente a ogni comando di quella scheda. 3. Premere il tasto o i tasti corrispondenti al comando della scheda desiderato. Eseguire un comando della barra di accesso rapido 1. Premere il tasto [Alt] per visualizzare i suggerimenti dei tasti di scelta. 2. Premere il tasto relativo al comando della barra di accesso rapido desiderato. ULTERIORI INFORMAZIONI SUI TASTI DI SCELTA I suggerimenti dei tasti di scelta sono un modo ideale per utilizzare i tasti di scelta rapida, poiché consentono di disporre di un promemoria su schermo dei tasti da premere, senza la necessità di memorizzarli. Nel paragrafo precedente si è già detto che dopo aver premuto un tasto per attivare una determinata scheda, verranno visualizzati solo i quadratini che indicano i suggerimenti dei tasti di scelta per i comandi di quella scheda e cioè un solo livello di suggerimenti alla volta. L'approccio per livelli ai suggerimenti dei tasti di scelta significa che ogni comando di un programma dispone di una sequenza univoca di questi suggerimenti, ma anche che sono presenti numerosi duplicati se si confrontano i suggerimenti dei tasti di scelta delle diverse schede. Una lettera consente di eseguire una determinata azione in una scheda e un'altra azione in una scheda diversa. In Excel, ad esempio, N è il suggerimento del tasto di scelta per la creazione di un Grafico a linee nella scheda Inserisci, ma anche per Nuova Finestra nella scheda Visualizza. LOGICA DI UTILIZZO DEI TASTI DI SCELTA Logica conseguenza degli elementi esposti sopra è che per visualizzare i suggerimenti dei tasti di scelta di una scheda diversa dalla corrente, è necessario spostarsi prima in quella scheda. Se si visualizzano i suggerimenti dei tasti di scelta per una scheda errata, è sufficiente premere [Esc] per visualizzare di nuovo i quadratini dei suggerimenti dei tasti di scelta del livello precedente. UTILIZZO DELLA BARRA MULTIFUNZIONE CON LA TASTIERA Oltre ai suggerimenti dei tasti di scelta, è disponibile un altro modo per spostarsi all'interno della barra multifunzione. Dopo aver premuto [Alt], per portare lo stato attivo dal documento alla barra multifunzione è possibile spostarsi mediante i tasti di direzione oppure il tasto [Tab]. Attenzione Dopo aver selezionato l ultima scheda il tasto [ ] seleziona il pulsante Microsoft Office. Il tasto [ ] fa le selezioni nel verso opposto. e quindi il pulsante Copyright di Talento s.r.l. 13

22 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Dopo aver completato il passaggio attraverso l'ultimo gruppo di comandi dell ultima scheda, il tasto [Tab] consente di spostarsi al pulsante, al pulsante Microsoft Office e alla barra di accesso rapido, quindi di tornare al primo gruppo della scheda. La combinazione [Maiusc+Tab] si comporta allo stesso modo ma nel verso opposto. Per altre modalità di spostamento consultare la Guida in linea del prodotto. Spostarsi sulla barra multifunzione utilizzando i tasti di direzione 1. Premere il tasto [Alt] per spostare lo stato attivo sulla barra multifunzione, ignorare i suggerimenti dei tasti di scelta. 2. Premere il tasto [ ] o [ ] per sfogliare le altre schede. 3. Premere il tasto [ ] o[ ] per spostarsi all interno dei comandi della scheda o sulla barra di accesso rapido. 4. Premere il tasto [ ] o [ ] per spostarsi tra i comandi della scheda nella direzione della freccia. 5. Dopo aver spostato lo stato attivo sul comando desiderato, premere [Invio] per selezionarlo. Spostarsi sulla barra multifunzione utilizzando il tasto [Tab] 1. Premere il tasto [Alt] per spostare lo stato attivo sulla barra multifunzione, ignorare i suggerimenti dei tasti di scelta. 2. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare la scheda desiderata. 3. Premere ripetutamente il tasto [Tab] per spostarsi attraverso tutti i comandi della scheda attiva, gruppo per gruppo. 4. Dopo aver spostato lo stato attivo sul comando desiderato, premere [Invio] per selezionarlo. LA GUIDA DI EXCEL 2007 La guida di ogni software è da sempre considerata un elemento importante dell interfaccia di un programma, soprattutto in rapporto alle modalità con cui si presenta e interagisce con l utente. La guida di Excel 2007 si presenta con due possibili interfacce: in linea (connessa a Office Online) o non in linea (solo locale). Se è attiva una connessione a Internet, la modalità in linea consente di esplorare o cercare argomenti della guida aggiornati, ma anche modelli, contenuti didattici, download e altro contenuto in linea disponibile nel sito di Office Online. Per passare da una modalità all altra è necessario utilizzare il menu del pulsante Stato connessione situato in basso a destra della finestra della guida e selezionare l opzione desiderata. In funzione del tipo di guida, il menu associato al pulsante Cerca, illustrato in figura, determina l ambito di ricerca. SCELTA DEL TIPO DI GUIDA MODALITÀ DI RICERCA 14 Copyright di Talento s.r.l.

23 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 La Guida di Microsoft Office Word può essere richiamata in due modi: dal pulsante presente sul lato destro della barra multifunzione oppure premendo semplicemente il tasto funzione [F1]. Apparirà la finestra Guida di Excel sul quale si potrà digitare una domanda nella casella Cerca o accedere al Sommario della guida. Gli altri controlli nella parte superiore della finestra della guida sono simili a quelli presenti in un browser web con i pulsanti: Indietro, Avanti, Stop, Aggiorna e Home. La finestra della guida può essere ridimensionata o spostata a piacimento e mediante il pulsante Mantieni in primo piano (la puntina verde) può essere mantenuta sempre visibile in modo che risulti accessibile mentre si lavora con l applicazione. 1. Avviare Excel. LA FINESTRA DELLA GUIDA DI EXCEL Fare clic sul pulsante Guida di Microsoft Office Excel o premere [F1] 3. Fare clic sul pulsante Stato della connessione e selezionare l opzione desiderata, se necessario. 4. Fare clic sul pulsante freccia associato al pulsante Cerca per aprire il menu con le scelte dell ambito di ricerca desiderato, se necessario. 5. Digitare nella casella di ricerca l elemento desiderato. 6. Fare clic su Cerca per avviare la ricerca nell ambito e nella modalità impostata. Copyright di Talento s.r.l. 15

24 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 IL SOMMARIO Il Sommario elenca i capitoli della Guida. Ogni capitolo è preceduto da un'icona raffigurante un libro chiuso. Facendo clic sull'icona o sulla descrizione, l'icona diventa un libro aperto e si presentano gli argomenti collegati. Un argomento accompagnato da un'icona raffigurante un libro chiuso indica che a sua volta possiede sottoargomenti addizionali. L'argomento finale è accompagnato da un'icona raffigurante un punto interrogativo e il suo contenuto è visualizzato facendo clic sull'icona che lo rappresenta o sul testo associato. La finestra del Sommario è separata dalla finestra di visualizzazione dei contenuti e pertanto può essere chiusa agendo sia sul suo pulsante di chiusura sia dal pulsante Sommario che funziona in modo bistabile (come un interruttore). Attenzione IL SOMMARIO DELLA GUIDA DI EXCEL La finestra della Guida può essere ridimensionata trascinando un suo bordo o un suo spigolo e il testo contenuto si adatta automaticamente alla nuova dimensione. 1. Avviare Excel. 2. Fare clic sul pulsante Guida di Microsoft Office Excel o premere [F1]. 3. Fare clic sul pulsante Sommario. 4. Continuare a fare clic su argomenti o sottoargomenti fino a visualizzare l argomento desiderato. 5. Fare clic sull argomento per visualizzarne il contenuto. 16 Copyright di Talento s.r.l.

25 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel 2007 LA RICERCA LIBERA La Ricerca libera della Guida permette di cercare aiuto digitando il termine o l argomento desiderato direttamente nella casella Digitare le parole da ricercare e premendo [Invio] o il pulsante Cerca. Attenzione Lo strumento Ricerca libera che nelle precedenti versioni era posizionato in alto a destra della finestra dell applicazione è stato rimosso. Per ricercare aiuto in questa versione è necessario quindi aprire la finestra della guida. 1. Fare clic all interno della casella. 2. Digitare i termini desiderati e premere Cerca. 3. Selezionare una delle risposte 4. Chiudere la Guida. INFO SULLA RIMOZIONE DELL ASSISTENTE DI OFFICE Gli utilizzatori delle versioni precedenti del prodotto si potrebbero domandare che fine hanno fatto quei simpatici (o antipatici) fumetti animati (gli assistenti di MS Office come Clippy, Arturo, F1, ecc.) che fornivano suggerimenti procedurali ai neofiti quando necessario. La risposta è molto semplice e sintetica: la Guida in linea di Microsoft Office System 2007 è stata completamente riprogettata e la nuova versione non include più l'assistente di Microsoft Office presente nelle versioni precedenti. LA CHIUSURA DI EXCEL Quando si è conclusa l'attività da eseguire con Excel, è importante chiudere correttamente l'applicazione per garantirne un corretto riavvio. All'uscita, Excel controlla che l'utente abbia salvato il proprio lavoro, altrimenti lo segnala con un apposita finestra di dialogo. Attenzione Per chiudere Excel è possibile utilizzare il pulsante Chiudi disponibile nella barra titolo della finestra dell'applicazione. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul comando Esci da Excel. Copyright di Talento s.r.l. 17

26 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ESERCITAZIONE Avviare Excel, imparare a conoscere la barra multifunzione, la barra di accesso rapido e la barra di formattazione rapida. Aprire le finestre di dialogo e i riquadri attività. Utilizzare i tasti rapidi. Utilizzare la guida di Excel. Chiudere l applicazione. 1. Avviare Excel ed ingrandire a tutto schermo la finestra dell applicazione, se necessario. 2. Analizzare la barra multifunzione facendo clic su ciascuna scheda. 3. Selezionare la scheda Home e puntare lo strumento Unisci e centra per osservarne la descrizione estesa nel relativo fumetto. 4. Con il fumetto ancora visualizzato premere il tasto funzione [F1] e notare l apertura della guida contestuale del comando (Unire celle o dividere celle unite). 5. Chiudere la guida. Puntare lo strumento Aumenta rientro attendere l apertura del fumetto poi premere [F1]. Notare l apertura della guida sulla pagina introduttiva e non contestuale. 6. Chiudere la guida. Fare clic sulla scheda Inserisci e quindi sullo strumento SmartArt. Selezionare un disegno a piacere e concludere con OK. Notare la comparsa sulla barra multifunzione di due nuove schede contestuali colorate relative agli Strumenti SmartArt. 7. Fare clic su una qualsiasi cella del foglio all esterno del disegno e notare la scomparsa delle schede contestuali. 8. Fare doppio clic sulla scheda Home e notare che la barra multifunzione viene nascosta ma le linguette delle schede restano visibili. 9. Fare clic su una scheda a piacere e notare che la barra multifunzione torna visibile ma si sovrappone leggermente al foglio di lavoro. Fare clic su una cella e notare che la barra viene nuovamente nascosta. Fare doppio clic su una scheda per rendere la barra multifunzione nuovamente visibile senza sovrapposizioni con il foglio di lavoro. 10. Fare clic sullo strumento Ripristino in basso in alto a destra della finestra di Excel per ridimensionare la finestra dell applicazione. Se necessario trascinare uno spigolo della finestra per portarla a circa 2/3 delle dimensioni dello schermo. Notare che al variare delle dimensioni la barra multifunzione si adatta variando la dimensione degli strumenti o nascondendo quelli secondari secondo necessità. Fare clic sullo strumento Ingrandisci per riportare la finestra a schermo intero. 11. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. Spostare il puntatore del mouse sui vari comandi di menu ed attendere l apertura dei sottomenu quando applicabile. Osservare i comandi disponibili senza fare alcuna selezione. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel e quindi sulla voce Risorse. Osservare i pulsanti della finestra di dialogo tra cui è presente il pulsante di attivazione del prodotto. Fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo. 12. Fare clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido in coda alla barra omonima e selezionare il comando Mostra sotto la barra multifunzione. Premere nuovamente il pulsante e selezionare il comando Anteprima di stampa per renderlo visibile, se desiderato. 13. Fare clic su una cella a piacere e scrivere Questa è la prima esercitazione del corso di Excel 2007 e concludere con [Invio]. Fare doppio clic sulla cella appena scritta per attivare lo stato di modifica e selezionare la parola Notare la comparsa della barra di formattazione rapida. Spostare il puntatore del mouse leggermente verso destra per visualizzare pienamente la barra e fare clic sullo strumento grassetto. Fare clic su una cella diversa per nascondere la barra. 18 Copyright di Talento s.r.l.

27 POWERED BY AULA01 Lezione 1 Introduzione a Excel Fare clic sulla scheda Home, se necessario. Selezionare la cella con la scritta poi fare clic sulla freccia di apertura della finestra di dialogo Formato celle del gruppo Carattere. Applicare una sottolineatura doppia e confermare su OK. 15. Fare clic sulla freccia di apertura del riquadro attività Appunti. Fare clic nuovamente sulla freccia per nasconderlo oppure usare il suo pulsante di chiusura. 16. Selezionare la cella con la scritta. Premere la combinazione di tasti [Ctrl+G] e notare la comparsa del grassetto. 17. Con la selezione ancora attiva premere in sequenza (uno dopo l altro non contemporaneamente) i caratteri indicati [Alt-H-FC] poi usare la freccia [ ] per cambiare colore e quindi premere [Invio] per applicarlo. Premere [Esc], se necessario. 18. Fare clic sullo strumento Guida di Microsoft Excel e visualizzare il Sommario. Impostare la guida solo locale (non in linea). Selezionare sul sommario il collegamento Attivazione di Excel e quindi il collegamento Attivazione delle applicazioni Microsoft Office. Leggere l articolo poi chiudere la guida. 19. Chiudere Excel senza salvare la cartella di lavoro creata. Copyright di Talento s.r.l. 19

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29 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base LEZIONE 2 - FUNZIONALITÀ DI BASE In questa lezione imparerete a: Definire le caratteristiche primarie di Excel, Aprire una o più cartelle di lavoro, Passare da una cartella di lavoro all altra, Aprire una nuova cartella di lavoro basata sul modello predefinito, Aprire un file creato in una versione precedente, Convertire una cartella di lavoro alla versione corrente, Salvare e chiudere una nuova cartella di lavoro, Definire le caratteristiche dei nuovi formati di file usati da Excel 2007, Utilizzare lo zoom, Visualizzare dati a schermo intero, Suddividere la finestra in riquadri, Bloccare i riquadri, Modificare alcune opzioni di base come il nome utente o la cartella di salvataggio predefinita. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , , , CARTELLE E FOGLI DI LAVORO Le informazioni in Excel sono memorizzate in Cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta nella sessione assume il nome Cartel1. Una cartella di lavoro è una collezione di singoli Fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile sulle linguette in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono Foglio1, Foglio2, Foglio3, ma possono essere modificati come necessario. La lunghezza massima non deve eccedere i 31 caratteri. In una cartella i fogli di lavoro sono di norma collegati gli uni agli altri. Per esempio, il budget di una società può essere costituito da 13 fogli di lavoro, uno per ogni mese dell'anno e uno che rappresenta il totale annuale. Non esiste limite al numero di fogli inseribili in una cartella di lavoro se non le risorse disponibili nel computer. Excel 2007 ha ingrandito enormemente le dimensioni del foglio di lavoro. La precedente versione era limitata ad una griglia costituita da 256 colonne e da righe mentre le dimensioni attuali sono colonne per righe: un aumento impressionante!. Le prime colonne sono etichettate da A fino a Z, seguono colonne etichettate da AA a AZ, poi colonne etichettate a partire da BA, fino all'ultima colonna, etichettata XFD. Le righe sono numerate sequenzialmente, dall'alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 e terminando al numero L'intersezione di una riga con una colonna è chiamata Cella e costituisce l'unità di base del foglio di lavoro. Le celle sono utilizzate per memorizzare i dati. Ogni cella è referenziata dal proprio indirizzo. L'indirizzo della cella è formato dalla/e lettera/e della colonna e dal numero della riga. Per esempio, l'indirizzo della cella posizionata nella prima colonna della prima riga del foglio di lavoro è A1. La Cella attiva o corrente è la cella dove si digita e si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella Casella Nome posizionata all'estrema sinistra sulla Barra della formula. Inoltre, Excel pone in evidenza l'intestazione di colonna e l'intestazione di riga in alto e a sinistra del foglio di lavoro. La cella attiva è unica. A volte è necessario selezionare un insieme di celle (per esempio dalla cella A1 alla cella A10) per modificare globalmente il formato dei dati contenuti. APRIRE UNA O PIÙ CARTELLE DI LAVORO All avvio Excel fornisce automaticamente una cartella di lavoro vuota. Desiderando invece visualizzare o aggiornare una cartella di lavoro esistente è necessario aprirla. Ricordarsi il nome del Copyright di Talento s.r.l. 21

30 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Pulsanti Indietro Avanti file non è strettamente necessario in quanto la finestra di dialogo Apri mostra l'elenco delle cartelle e dei file memorizzati nel percorso corrente (unità disco e cartella correnti). A questo punto si può selezionare dall'elenco il file desiderato oppure iniziare a digitare, nella casella Nome file, il nome del file che si vuole aprire. Excel tenterà di completare il nome del file automaticamente visualizzando il primo nome file la cui parte iniziale coincida con la porzione digitata. In associazione con Windows Vista, la finestra Apri di Excel 2007 ricalca la normale finestra del file system usata dal sistema operativo. Dovendo aprire una cartella di lavoro in una posizione diversa dalla corrente si può utilizzare uno dei collegamenti presenti sul riquadro di spostamento, utilizzare la barra degli indirizzi o visualizzare la struttura delle cartelle e sfogliare il file system fino a trovare quella desiderata. I file e le cartelle residenti nella posizione selezionata vengono mostrati nell'elenco interno alla finestra di dialogo. Oltre alle tecniche citate, la finestra di dialogo Apri contiene una casella di ricerca che rende possibile effettuare la ricerca del file desiderato nel percorso corrente o in una sua sottocartella. Desiderando proteggere la versione originale di un documento, preservandola da eventuali modifiche accidentali o indesiderate, si può utilizzare l'elenco associato al pulsante Apri per aprire il documento in sola lettura o come copia. L elenco comprende ulteriori comandi relativi a funzionalità più avanzate. Selezionando più di un file si possono aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente. L'esigenza di mantenere aperti più file può dipendere da svariate ragioni, quali copiare o incollare testo o confrontare contenuti. Barra degli indirizzi Casella di ricerca Barra degli strumenti Riquadro di spostamento Contenuto del percorso selezionato Elenco cartelle LA FINESTRA DI DIALOGO APRI La barra degli indirizzi richiede un approfondimento. Il percorso corrente è visualizzato sotto forma di collegamenti separati da frecce. È quindi possibile fare clic su una di queste frecce e selezionare un nuovo percorso. In alternativa, è possibile fare clic in coda all indirizzo per far apparire il percorso in formato normale (separato da barre rovesciate) per modificarlo a piacere. USARE LA BARRA INDIRIZZI 22 Copyright di Talento s.r.l.

31 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base Attenzione I nomi dei documenti aperti più recentemente sono collocati nel riquadro di destra del menu associato al pulsante Microsoft Office. Facendo clic su uno di questi nomi, si apre il documento corrispondente. Si può aprire una cartella di lavoro per mezzo del comando Apri del menu Microsoft Office oppure premendo la combinazione di tasti a scelta rapida [Ctrl+F12]. Si può utilizzare la finestra di dialogo Apri per aprire un file creato con un'altra applicazione selezionandola tra le disponibili dall'elenco Tipo file. Per l utilizzo della casella di ricerca e per le altre funzionalità del riquadro di spostamento fare riferimento alla documentazione d aiuto di Windows Vista. Aprire una cartella di lavoro 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office quindi sul comando Apri. 2. Selezionare il disco in cui risiede il documento desiderato. 3. Selezionare la cartella in cui risiede il documento desiderato. 4. Selezionare il nome della cartella di lavoro. 5. Fare clic sul pulsante Apri. Aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office quindi sul comando Apri. 2. Selezionare il disco in cui risiedono i documenti desiderati. 3. Selezionare la cartella che contiene i documenti desiderati. 4. Tenere premuto il tasto [Ctrl] e selezionare i documenti in qualsiasi ordine (è anche possibile cambiare cartella). In alternativa, per selezionare documenti contigui selezionare il primo, tenere premuto il tasto [Maiusc] e selezionare l ultimo desiderato. 5. Fare clic sul pulsante Apri. PASSARE DA UNA CARTELLA DI LAVORO ALL ALTRA In presenza di più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente è possibile passare facilmente da una all altra utilizzando lo strumento Cambia Finestra presente nel gruppo Finestra della scheda Visualizza. Tale gruppo contiene anche un insieme correlato di strumenti per gestire in vario modo la visualizzazione del singolo o dei vari documenti aperti. In alternativa è possibile utilizzare la barra delle applicazioni di Windows facendo clic sul pulsante relativo alla cartella di lavoro da visualizzare se è attiva l opzione Mostra tutte le finestre sulla barra delle applicazioni (attiva per default, questa opzione, disponibile in Opzioni di Excel Impostazioni avanzate Visualizzazione, consente di vedere sulla barra delle applicazioni tanti pulsanti quante sono le cartelle di lavoro aperte). Disabilitando l opzione verrà mostrato un solo pulsante per Excel a prescindere dal numero di cartelle di lavoro aperte. Le immagini che seguono mostrano due ulteriori metodi per passare da una finestra all altra offerti dal sistema operativo utilizzando alcune combinazioni di tasti. Copyright di Talento s.r.l. 23

32 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 LA SPETTACOLARE VISUALIZZAZIONE TRIDIMENSIONALE DI WINDOWS VISTA Attenzione LA VISUALIZZAZIONE IN FORMATO TABELLARE La combinazione di tasti [Alt+Tab] permette di visualizzare le applicazioni (o documenti) presenti come pulsanti sulla barra delle applicazioni in un formato tabellare che riporta le miniature delle rispettive videate. La successiva premuta del tasto [Tab] (mantenendo premuto [Alt]) permette di scorrere le varie applicazioni (o documenti). In combinazione con Windows Vista (con l interfaccia Aero attiva), la combinazione di tasti [ +Tab] permette di visualizzare il desktop e le applicazioni presenti come pulsanti sulla barra delle applicazioni in un formato tridimensionale che riporta in grande formato le rispettive videate. La successiva premuta del tasto [Tab] (mantenendo premuto [ ]) permette di scorrere le varie applicazioni (o documenti). Per passare da un foglio di lavoro all altro è invece sufficiente fare clic sul nome del foglio a cui si vuole passare o usare la sequenza di tasti [Ctrl+Pag ] o [Ctrl+Pag ]. 1. Fare clic sulla scheda Visualizza. 2. Fare clic sullo strumento Cambia finestra. 3. Nella lista che appare, fare clic sul nome della cartella di lavoro a cui passare. 24 Copyright di Talento s.r.l.

33 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base NUOVE CARTELLE DI LAVORO Oltre che all apertura di Excel in qualsiasi momento della sessione ci potrebbe essere la necessità di aprire una nuova cartella di lavoro. Ad esempio, si sono aperte le cartelle delle vendite delle proprie aree territoriali e si desidera consolidare in una nuova cartella i risultati di queste vendite per presentare un rapporto al management. All'apertura di una nuova cartella di lavoro la veste grafica è di tipo standard. Infatti i margini, i font di caratteri e l'allineamento del testo assumono valori predefiniti. Queste impostazioni sono salvate in un modello. Tutte le cartelle di lavoro sono basate su un modello. Le impostazioni contenute nei modelli possono essere personalizzati e possono a loro volta diventare standard per tutte le nuove cartelle di lavoro. Una nuova cartella di lavoro viene basata sul modello predefinito Cartella di lavoro vuota che costituisce la base per generare nuove cartelle di lavoro e altri modelli. Attenzione La barra titolo dell'applicazione visualizza il nome della cartella di lavoro corrente. Alla creazione di una nuova cartella di lavoro il nome della nuova cartella (esempio Cartel2) compare nella stessa barra titolo. Questi nomi impliciti possono essere modificati al momento del salvataggio del file. Una nuova cartella di lavoro vuota può essere creata rapidamente con la sequenza di tasti [Ctrl+N] oppure aggiungendo il comando Nuovo alla barra di accesso rapido. Il comando Nuovo del pulsante Microsoft Office permette anche la creazione di un documento basato su un modello locale o del sito Microsoft Office Online. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul comando Nuovo. 3. Accertarsi che sia selezionato Cartella di lavoro vuota e premere il pulsante Crea. APRIRE UN FILE CREATO DA UNA VERSIONE PRECEDENTE DI EXCEL Aprendo in Excel 2007 una cartella di lavoro creata con una versione precedente del prodotto viene attivata automaticamente la modalità di compatibilità. Questa situazione è resa visibile dalla scritta Modalità di compatibilità nella barra del titolo della finestra dell applicazione. Questa modalità garantisce che le caratteristiche nuove o migliorate di Excel 2007 non siano disponibili quando si utilizza la cartella di lavoro, in modo che gli utenti delle versioni precedenti di Excel possano apportare tutte le modifiche necessarie. UN DOCUMENTO APERTO IN MODALITÀ DI COMPATIBILITÀ Copyright di Talento s.r.l. 25

34 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 CONVERTIRE UNA CARTELLA DI LAVORO ALLA VERSIONE CORRENTE In alternativa alla modalità di compatibilità è possibile aggiornare il documento al formato di file di Excel La conversione del documento consente di accedere alle caratteristiche nuove e migliorate del prodotto ma rende impossibile o problematico l uso delle nuove caratteristiche da parte di utilizzatori delle versioni precedenti di Excel anche se usano l apposito convertitore. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul comando Converti. 3. Fare clic sul pulsante Salva. 4. Fare clic su Sì per chiudere e riaprire la cartella di lavoro nel nuovo formato. SALVARE & CHIUDERE Dopo aver creato o modificato una cartella di lavoro, si raccomanda di salvarla su disco per disporre in qualsiasi momento dei suoi contenuti aggiornati. Al primo salvataggio della cartella di lavoro Excel attiva il comando Salva con nome aprendo la relativa finestra di dialogo in modo da poter assegnare il nome desiderato e la relativa posizione. Il nome del file, ovvero della cartella di lavoro, (comprensivo di estensione) può raggiungere i 255 caratteri ma è conveniente assegnare nomi descrittivi piuttosto brevi. Alla conferma del salvataggio Excel accoda automaticamente al file l'estensione.xlsx. Desiderando salvare i dati in altro formato (testo, html, modello, ecc) o anche nella versione precedente del prodotto è sufficiente aprire l elenco della casella Salva come (vedi immagine più avanti) e selezionare il formato desiderato. In associazione con Windows Vista, la finestra Salva con nome di Excel 2007 ricalca la normale finestra del file system usata dal sistema operativo e presenta le medesime caratteristiche e funzionalità della finestra Apri vista precedentemente. LA FINESTRA SALVA CON NOME 26 Copyright di Talento s.r.l.

35 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base Dovendo salvare la cartella di lavoro in una posizione diversa dalla corrente si può utilizzare uno dei collegamenti presenti sul riquadro di spostamento, utilizzare la barra degli indirizzi o la casella di ricerca, o ancora, visualizzare la struttura delle cartelle e sfogliare il file system fino a trovare quella desiderata. I file e le cartelle residenti nella posizione selezionata vengono mostrati nell'elenco interno alla finestra di dialogo. Una volta che il documento è stato salvato, il nome del file appare nella barra titolo del documento. Qualora si apportino ulteriori aggiornamenti, i successivi salvataggi non apriranno più la finestra di dialogo Salva con nome e le modifiche verranno salvate nel file avente il medesimo nome e la medesima posizione su disco. È comunque possibile utilizzare il comando Salva con nome per salvare i contenuti aggiornati in un nuovo file in una nuova posizione. Questo è utile quando si vuole conservare la nuova e la vecchia versione. Conclusa l'attività sulla cartella di lavoro si può chiuderla con lo scopo di rimuoverla dalla finestra dell applicazione. Alla chiusura della cartella di lavoro e in assenza dell'operazione di salvataggio, Excel chiederà se si desiderano salvare le eventuali modifiche. Si può scegliere di aggiornare il documento oppure conservarlo allo stato del precedente aggiornamento. Attenzione I seguenti caratteri non possono essere usati per formare il nome del file: barra (/), barra rovesciata (\), maggiore (>), minore (<), asterisco (*), virgolette (" "), pipe ( ), due punti (:), punto e virgola (;). Per creare una nuova cartella nel file system senza uscire da Excel si può utilizzare lo strumento Nuova cartella disponibile nella finestra di dialogo Salva con nome. Per salvare la cartella di lavoro si possono utilizzare i comandi Salva o Salva con nome del menu associato al pulsante Microsoft Office oppure lo strumento Salva della barra di accesso rapido. Si può chiudere una cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Chiudi finestra della finestra della cartella di lavoro. Salvare un nuovo file 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul comando Salva con nome. 3. Aprire l elenco delle cartelle, se necessario. 4. Selezionare il disco desiderato. 5. Selezionare la cartella desiderata. 6. Nella casella Nome file digitare il nome da attribuire al file. 7. Nella casella Salva come selezionare il formato di salvataggio desiderato, se necessario. 8 Selezionare il pulsante Salva. Chiudere un file 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul comando Chiudi. INFORMAZIONI SUL NUOVO FORMATO DEL FILE Nel paragrafo precedente si è appreso come salvare una cartella di lavoro prescindendo dal suo formato. Le versioni precedenti del prodotto utilizzavano un formato binario proprietario identificato Copyright di Talento s.r.l. 27

36 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 dal suffisso.xls. In Microsoft Office Excel (ma anche in Word e PowerPoint) 2007 è stato introdotto un nuovo formato di file basato su XML (Office Open XML). Questo formato fornisce i seguenti vantaggi: Compressione dei file Attraverso la tecnologia di compressione zip si possono ridurre le dimensioni dei file fino ad un valore prossimo al 75%. Ripristino migliorato dei file danneggiati - I file sono caratterizzati da una struttura modulare che mantiene separati tra loro componenti di dati diversi. In tal modo è possibile aprire i file anche se un componente all'interno del file, ad esempio un grafico o una tabella, risulta danneggiato. Rilevazione più agevole di documenti contenenti macro - I file salvati con il suffisso predefinito "x", ad esempio con estensione xlsx, non possono contenere macro VBA o controlli ActiveX e pertanto non implicano i rischi di protezione associati a tali tipi di codice incorporato. Solo i file la cui estensione termina con una "m", ad esempio xlsm, possono contenere macro VBA e controlli ActiveX, che vengono archiviati in una sezione distinta all'interno del file. Maggiori garanzie di riservatezza e maggior controllo sulle informazioni Un apposita funzionalità permette di rimuovere dati personali nascosti nel documento (nome utente, autori, percorsi dei file, ecc). La tabella che segue mostra i suffissi, vecchi e nuovi, relativi ai documenti e ai modelli di Excel. Tipo di file Excel Excel 2007 Cartella di lavoro xls xlsx Cartella di lavoro con attivazione macro xls xlsm Modello xlt xltx Modello con attivazione macro xlt xltm Cartella di lavoro binaria non XML (BIFF12) n/a xlsb Componente aggiuntivo con attivazione macro xla xlam Oltre ai formati nativi, Excel 2007 consente di salvare i file nel formato di file binario delle versioni precedenti di Office, e in molti altri formati ancora, come si evince dalla figura seguente che mostra l elenco della casella Salva come citata in precedenza. FORMATI DI SALVATAGGIO FILE SUPPORTATI DA EXCEL 28 Copyright di Talento s.r.l.

37 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base Attenzione Desiderando condividere il documento appena creato con altri utilizzatori non dotati di Excel 2007 è necessario salvare il documento nel formato di compatibilità Questa modalità assicura che nessuna funzione nuova o avanzata di Excel 2007 sarà disponibile durante l'utilizzo di quel documento, fornendo agli utenti di versioni precedenti di Excel funzionalità di modifica complete. Per l elenco particolareggiato delle caratteristiche perse o variate dal formato compatibilità consultare la guida di Excel. La voce di menu Prepara associata al pulsante Microsoft Office contiene il comando Verifica compatibilità che consente di stabilire se il documento corrente contiene caratteristiche non supportate dalle precedenti versioni di Excel. Microsoft ha rilasciato anche appositi convertitori (Microsoft Office Compatibility Pack) per consentire agli utilizzatori delle versioni precedenti di aprire documenti Office 2007 rinunciando alla capacità di modifica di alcuni elementi creati utilizzando funzioni nuove o avanzate. INFORMAZIONI SUI FORMATI XPS E PDF Vi sono molte situazioni dove è utile salvare un file in un formato dal layout fisso, facile da condividere e stampare e difficile da modificare. Tali situazioni riguardano ad esempio i curriculum, i documenti legali, e qualsiasi altro file destinato principalmente a essere letto e stampato. Microsoft Office System 2007 offre il componente aggiuntivo gratuito Salvataggio in formato PDF o XPS per salvare o esportare questo tipo di file, ma è necessario installare il componente prima di poterne utilizzare le funzioni. Di seguito è data una breve descrizione dei due formati. PDF (Portable Document Format) - Il formato PDF creato da Adobe offre numerosi vantaggi: è indipendente dal programma utilizzato per creare il documento PDF, genera un documento di dimensioni più piccole dell'originale, mantiene all interno tutto il necessario per visualizzare correttamente il documento, come ad esempio le immagini, i font e gli stili del testo. Inoltre, un PDF è apribile praticamente da tutte le piattaforme di computer, ma anche da molti cellulari di ultima generazione, sia tramite i reader messi a disposizione da Adobe stessa, sia da pacchetti di terze parti. Questo dovrebbe bastare a far capire quanto sia importante questo formato. XPS (XML Paper Specification) - XPS è il formato che Microsoft ha creato durante lo sviluppo di Windows Vista e del.net Framework 3.0. XPS è un contenitore basato sullo standard di compressione ZIP, con all'interno alcuni file xml e binari già alla base dei nuovi formati di Office XPS è al tempo stesso una tecnologia, un formato per i documenti, un formato per lo spooling di stampa e un linguaggio per la descrizione dei contenuti e dell'aspetto di un documento paginato. XPS consente agli utenti di leggere, stampare e scambiarsi documenti in modo indipendente dal software utilizzato per generarli: un documento in tale formato potrà, ad esempio, essere aperto con Internet Explorer e stampato mediante un driver compatibile. XPS appare destinato a rivaleggiare con il formato PDF, con cui condivide il supporto agli hyperlink, agli effetti di trasparenza, alle funzionalità avanzate di ricerca e, non per ultimo, alle tecnologie di document rights management. Per quanto riguarda queste ultime, XPS si integrerà con i Windows Rights Management Services già introdotti da Microsoft con le ultime versioni di Office. E la più grande differenza tra PDF e XPS sta proprio qui: mentre il formato di Adobe è indipendente dalla piattaforma, quello di Microsoft trae la propria linfa vitale dalle tecnologie di Windows. Copyright di Talento s.r.l. 29

38 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione Usando Windows Vista e Office 2007 dopo aver installato il componente aggiuntivo Salvataggio in formato PDF o XPS la procedura per generare un file XPS è identica a quella già vista per i documenti xlsx. Per generare documenti XPS da altri programmi, è necessario utilizzare il driver di stampa Microsoft XPS Document Writer (stampante virtuale installata con il componente aggiuntivo citato sopra). Per generare un file XPS, gli utenti di Windows XP dovranno prima installare Microsoft.NET Framework 3.0 e Microsoft XPS Essentials Pack in quanto non compresi nel sistema operativo. I MODELLI Un modello è una particolare cartella di lavoro creata per essere utilizzata come base per altre cartelle di lavoro simili. Se ad esempio si deve creare con cadenza settimanale una cartella di lavoro che contiene un riepilogo con testo e formule consolidate, si può creare un modello di questo documento per creare velocemente il riepilogo settimanale. Ogni cartella di lavoro, compreso la cartella di lavoro vuota è basata su un modello. Va però aggiunto che aprendo un modello si apre un nuovo documento 1 basato su quel modello. In altre parole, ciò significa che si apre una copia del modello, non il modello stesso. Questa è la funzione speciale di un modello: aprire una copia di se stesso, trasferendo tutto ciò che contiene in un nuovo documento. È in questo nuovo documento che si lavora, aggiungendo, rimuovendo o modificando le parti necessarie. Poiché il nuovo documento non è il modello vero e proprio, le modifiche vengono salvate nel documento e il modello mantiene il suo stato originale. Un modello può quindi essere la base per un numero illimitato di documenti. LA FINESTRA DI DIALOGO NUOVA CARTELLA DI LAVORO Excel 2007 dispone di un limitato numero di modelli pre-installati ma la sezione Microsoft Office Online della finestra di dialogo Nuova cartella di lavoro consente l accesso diretto ai modelli disponibili sul sito Microsoft Office. Individuato il modello desiderato, l utente potrà scaricarlo ed utilizzarlo proprio come se fosse stato installato sul proprio computer, inoltre, copia del modello viene 1 Il termine documento è usato in questo contesto con il suo significato più generico. 30 Copyright di Talento s.r.l.

39 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base aggiunta ai modelli di Excel. Grazie ai modelli di Microsoft Office Online è possibile creare documenti professionali di grande impatto in pochissimo tempo. Attenzione Alcuni modelli disponibili in Office Online sono stati creati con versioni precedenti di Excel. La loro apertura avviene pertanto in Modalità di compatibilità. Quando si salva il documento, il formato del file verrà convertito in quello di un documento di Excel Utilizzare un modello installato 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare il comando Nuovo per aprire la finestra di dialogo Nuova cartella di lavoro. 3. Selezionare Modelli installati. 4. Fare clic su una delle anteprime per visualizzarla nell'area a destra. 5. Fare clic sul pulsante Crea. 6. Completare il modello secondo le indicazioni del caso. Utilizzare un modello dal sito Microsoft Office Online 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare il comando Nuovo. 3. Selezionare una delle categorie subordinate a Microsoft Office Online. 4. Se necessario, fare clic su una delle sottocategorie. 5. Fare clic su una delle anteprime per visualizzarla nell'area a destra. 6. Fare clic sul pulsante Download. 7. Quando viene visualizzato il messaggio dal titolo Microsoft Office Genuine Advantage, scegliere Continua. Sul sito Microsoft Office Online viene eseguito un controllo per verificare che la copia di Microsoft Office installata sia autentica. 8. Quando viene visualizzato il documento basato sul modello selezionato salvare il documento. Utilizzare un modello creato dall utente 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare il comando Nuovo. 3. Selezionare la voce Modelli. 4. Nella scheda Modelli o in qualsiasi altra scheda presente nella finestra di dialogo Nuovo selezionare il modello desiderato. 5. Fare clic su OK. CREARE NUOVI MODELLI Una cartella di lavoro di uso frequente può essere utilizzata come base per creare un modello. Ad esempio, disponendo della cartella di lavoro Previsioni settimanali si desidera creare un modello per facilitarne l'impiego nei diversi processi aziendali. Copyright di Talento s.r.l. 31

40 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 SALVARE UNA CARTELLA DI LAVORO COME MODELLO UTILIZZARE UN MODELLO Attenzione Un modello può essere creato partendo da un documento o da un modello esistenti, apportando le necessarie modifiche e salvandolo con un nuovo nome. Per salvare un modello in una scheda diversa dalla predefinita Modelli, creare una sottocartella della cartella Templates e salvare il modello in questa cartella. La nuova cartella darà origine ad una nuova scheda della finestra di dialogo Nuovo avente per nome quello della cartella. È possibile salvare un modello utilizzando altri tipi di file. Se il file contiene macro, è possibile salvarlo nel formato Modello con attivazione macro di Excel (*.xltm), mentre per renderlo compatibile con le versioni precedenti di Excel, è possibile salvarlo nel formato Modello di Excel (*.xlt). In presenza di un sistema operativo diverso da Windows Vista la cartella Templates è chiamata Modelli attendibili. Ovviamente per Excel hanno la stessa funzionalità. 1. Aprire il documento che si desidera salvare come modello. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 3. Fare clic sul comando Salva con nome. 4. Nella finestra di dialogo Salva con nome fare clic sulla freccia a discesa della casella Salva come e selezionare Modello di Excel (*.xltx), oppure Modello con attivazione macro di Excel (*.xltm) o Modello di Excel (*.xlt). 5. Nella casella di testo Nome file digitare il nome del nuovo modello. 5. Mantenere la selezione sulla cartella Templates per memorizzare il modello tra i modelli attendibili in modo da ritrovarlo facilmente sulla scheda Modelli della finestra di dialogo Nuovo. Selezionare una cartella utente subordinata a Templates per visualizzare il modello in una differente scheda della finestra di dialogo Nuovo. Selezionare qualsiasi altra cartella (in questo caso non apparirà tra i modelli della finestra di dialogo Nuovo). 6. Selezionare l opzione Salva Anteprima per visualizzare l anteprima del modello prima di aprirlo, se desiderato (Questa opzione è presente solo in alcuni formati). 7. Fare clic sul pulsante Salva. 32 Copyright di Talento s.r.l.

41 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base ELIMINARE UN MODELLO Quando un modello diventa obsoleto o non più necessario, può essere eliminato. È consigliato eliminare i modelli non più necessari per mantenere la finestra di dialogo Nuovo facile da consultare. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare il comando Nuovo. 3. Selezionare la voce Modelli Selezionare la scheda che contiene il modello da eliminare, se necessario. 5. Fare clic con il tasto destro del mouse sul modello che si desidera eliminare. 6. Selezionare il comando Elimina. 7. Selezionare Sì. 8. Selezionare il pulsante Annulla. UTILIZZARE LO ZOOM È possibile adeguare la visualizzazione delle celle, adattandola alle esigenze correnti. Questo comporta la possibilità d'ingrandire, ridurre ed ottimizzare la visualizzazione di un intervallo selezionato o porzione del foglio di lavoro, adattandola alla dimensione della finestra disponibile. L'ingrandimento è utile quando è necessario visualizzare una piccola parte di un foglio di lavoro, evidenziandone il dettaglio, mentre la riduzione è comoda per visualizzarne ampie porzioni. La modifica della visualizzazione non ha alcun effetto sulla stampa del documento. Il valore implicito di ingrandimento è il 100%. La dimensione della visualizzazione è direttamente proporzionale alla percentuale che la rappresenta. Per esempio, un coefficiente d'ingrandimento del 200% visualizza le celle con dimensioni doppie rispetto al 100%, mentre un coefficiente di ingrandimento del 50% visualizza le celle con la metà delle dimensioni rispetto al 100%. Ingrandimenti e riduzioni della visualizzazione si effettuano mediante la funzionalità conosciuta con il nome di zoom. Per rendere l operazione più semplice possibile Excel 2007 dispone di un dispositivo di scorrimento zoom situato all estrema destra della barra di stato. L immagine che segue mostra le tre possibili tecniche offerte da Excel per modificare la percentuale di zoom. Dispositivo di scorrimento Barra multifunzione TECNICHE DI ZOOM Finestra di dialogo Copyright di Talento s.r.l. 33

42 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione Per far apparire la finestra di dialogo è possibile fare clic sul valore percentuale del dispositivo di scorrimento zoom. Utilizzare il dispositivo di scorrimento UNA VISUALIZZAZIONE ADATTATA ALLA LARGHEZZA DEI DATI 1. Fare clic sul dispositivo e trascinarlo per ottenere la percentuale desiderata oppure fare clic sui simboli + e -. Utilizzare la barra multifunzione 1. Fare clic sulla scheda Visualizza. 2. Selezionare un gruppo di celle quindi fare clic sullo strumento Zoom selezione per adattare la visualizzazione delle celle in modo da utilizzare l intera larghezza della finestra oppure fare clic su Zoom per far apparire l omonima finestra di dialogo e impostare un valore a piacere. 3. Nel gruppo Zoom selezionare 100% per ripristinare la visualizzazione del documento alle dimensioni normali, se necessario. Utilizzare la finestra di dialogo 1. Fare clic sulla scheda Visualizza. 2. Nel gruppo Zoom fare clic sullo strumento Zoom. 3. Sulla finestra di dialogo selezionare l opzione desiderata. 4. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e confermare. 34 Copyright di Talento s.r.l.

43 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base VISUALIZZARE DATI A SCHERMO INTERO È possibile visualizzare un foglio di lavoro senza la presenza di elementi marginali a contorno quali barra multifunzione, barra di accesso rapido, barra della formula e barra di stato utilizzando il comando Schermo intero disponibile nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro della scheda Visualizza. Questo consente di rendere visibile un'ampia porzione di informazioni nell'ambito del foglio di lavoro. Attivare schermo intero 1. Selezionare la scheda Visualizza. 2. Fare clic sullo strumento Schermo intero. Disattivare schermo intero 1. Fare clic con il tasto destro del mouse su una cella qualsiasi e selezionare il comando Chiudi schermo intero oppure ridurre a icona e ripristinare la finestra. SUDDIVIDERE LA FINESTRA IN RIQUADRI In alcune situazioni si rende necessario visualizzare contemporaneamente due o più aree di un foglio di lavoro. A tal scopo è disponibile una funzionalità che consente di suddividere la finestra della cartella di lavoro in riquadri. I riquadri consentono di visualizzare differenti aree dello stesso foglio di lavoro che normalmente non sono visibili contemporaneamente. Per esempio, in un grande foglio di lavoro contenente le vendite per diverse aree è possibile visualizzare il totale della prima e dell ultima area in un diverso riquadro. È possibile suddividere la finestra della cartella di lavoro in due o quattro riquadri. Con due riquadri si ha la possibilità di scegliere la divisione orizzontale o verticale (con le due aree totalmente indipendenti). Con quattro riquadri lo schermo è suddiviso in quattro aree (parzialmente interdipendenti). Barra di divisione orizzontale estratta Casella di divisione orizzontale Casella di divisione verticale FINESTRA SUDDIVISA IN DUE RIQUADRI Per suddividere la finestra si utilizzano le caselle di divisione orizzontale e verticale. La casella di divisione orizzontale è posizionata sopra la barra di scorrimento verticale. La casella di divisione verticale è posizionata alla destra della barra di scorrimento orizzontale. Quando la finestra è suddivisa Copyright di Talento s.r.l. 35

44 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 in riquadri è possibile utilizzare le barre di scorrimento per visualizzare i contenuti delle diverse aree dello stesso foglio di lavoro. Ogni riquadro orizzontale dispone di una barra di scorrimento verticale ma, condivide la stessa barra di scorrimento orizzontale. Ne risulta che i contenuti dei riquadri orizzontali possono scorrere verticalmente e indipendentemente mentre lo scorrimento orizzontale è sincrono e comune. Viceversa, ogni riquadro verticale dispone di una barra di scorrimento orizzontale ma, condivide la stessa barra di scorrimento verticale. Ne risulta che i contenuti dei riquadri verticali possono scorrere orizzontalmente e indipendentemente mentre lo scorrimento verticale è sincrono e comune. La suddivisione può essere eliminata quando non è più necessaria. Attenzione Facendo doppio clic sulla casella di divisione orizzontale la finestra viene suddivisa sopra la cella attiva, mentre facendo doppio clic sulla casella di divisione verticale la finestra viene suddivisa alla sinistra della cella attiva. In presenza di quattro riquadri è possibile eliminarli contemporaneamente facendo doppio clic alla loro intersezione. Suddividere la finestra in riquadri 1. Suddividere la finestra della cartella di lavoro in riquadri orizzontali, trascinando la casella di divisione orizzontale sulla riga desiderata. Durante il trascinamento tenere premuto il pulsante sinistro del mouse. 2. Visualizzare il contenuto delle diverse aree orizzontali del foglio di lavoro facendo clic sulla barra di scorrimento verticale. 3. Suddividere la finestra della cartella di lavoro in riquadri verticali, trascinando la casella di divisione verticale sulla colonna desiderata. Durante il trascinamento tenere premuto il pulsante sinistro del mouse. 4. Visualizzare il contenuto delle diverse aree verticali del foglio di lavoro facendo clic sulla barra di scorrimento orizzontale. Eliminare la suddivisione 1. Eliminare la suddivisione orizzontale mediante doppio clic sulla linea di suddivisione orizzontale. 2. Eliminare la suddivisione verticale mediante doppio clic sulla linea di suddivisione verticale. BLOCCARE I RIQUADRI Molto spesso le dimensioni dei dati contenute in un foglio di lavoro eccedono le dimensioni della finestra anche con un valore di zoom molto piccolo. In questo caso, utilizzando le barre di scorrimento per vedere altri dati si vanno a nascondere le intestazioni di riga e o di colonna in quanto escono dalla visualizzazione. Per esempio, in un foglio di lavoro contenente il fatturato per diverse centinaia di funzionari commerciali è impossibile vedere contemporaneamente l'intestazione di colonna e le informazioni in fondo alla lista. Per risolvere questo problema è possibile bloccare i riquadri a livello dell'intestazione del foglio di lavoro. Il blocco dei riquadri impedisce alle righe e alle colonne interessate di uscire dalla visualizzazione durante lo scorrimento del foglio di lavoro. Il blocco dei riquadri è evidenziato da una linea sotto la riga e alla destra della colonna interessate. A riquadri bloccati è possibile tornare alla situazione normale eliminando il blocco. Il comando Sblocca riquadri elimina i riquadri ripristinando lo scorrimento normale del foglio (le intestazioni di riga e di colonna non saranno più permanenti scorrendo sul video con le restanti informazioni). 36 Copyright di Talento s.r.l.

45 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base Questa linea indica il riquadro bloccato RIQUADRI BLOCCATI Attenzione Selezionando il comando Blocca riquadri a riquadri attivi si ottiene il blocco nella posizione delle barre di divisione. Al successivo utilizzo del comando Sblocca riquadri non si ha però la rimozione degli stessi. È necessario quindi rimuoverli manualmente come indicato al paragrafo precedente. Bloccare i riquadri utilizzando la cella attiva 1. Fare clic nella cella immediatamente sotto all'intestazione della colonna e alla destra della riga che si desidera bloccare. 2. Selezionare la scheda Visualizza, se necessario. 3. Selezionare lo strumento Blocca riquadri e nel suo menu fare clic su Blocca riquadri. Bloccare i riquadri su prima riga o prima colonna 1. Selezionare la scheda Visualizza, se necessario. 3. Selezionare lo strumento Blocca riquadri e nel suo menu fare clic su Blocca riga superiore o Blocca prima colonna. Sbloccare i riquadri 1. Selezionare la scheda Visualizza, se necessario. 2. Selezionare lo strumento Blocca riquadri e nel suo menu fare clic su Sblocca riquadri. MODIFICARE IL NOME UTENTE Ogni volta che si crea una nuova cartella di lavoro, Excel imposta la proprietà Autore in base all'impostazione Nome utente visualizzata nella finestra di dialogo Opzioni di Excel. L'impostazione Nome utente è utilizzata anche per identificare la persona che inserisce un commento o modifica dei dati in un processo di revisione. La modifica di queste proprietà è necessaria quando il loro valore non è più coerente con i dati dell utilizzatore del programma. Ad esempio il PC è stato assegnato ad una persona diversa e l utilizzatore desidera che i nuovi documenti prodotti rispecchino la nuova realtà. La sezione Impostazioni generali delle Opzioni di Excel contiene l opzione necessaria a cambiare il nome utente assieme ad altri importanti elementi di personalizzazione quali il numero di fogli da inserire in ogni nuova cartella, tipo e dimensione del carattere predefinito, l utilizzo della funzionalità di anteprima in tempo reale o la visualizzazione della scheda Sviluppo sulla barra multifunzione. Copyright di Talento s.r.l. 37

46 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Opzioni di Excel Finestra Salva con nome CAMBIARE IL NOME UTENTE 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel. 3. Selezionare la voce Impostazioni generali, se necessario. 4. Nella casella Nome utente digitare il nome desiderato. 5. Premere OK per confermare. MODIFICARE LA CARTELLA DI LAVORO PREDEFINITA Quando si usa il comando Apri o Salva con nome la relativa finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per questa funzione che normalmente è la cartella Documenti. Desiderando salvare i propri file in una cartella differente, si potrebbe cambiare il percorso della cartella predefinita evitando di sfogliare il file system tutte le volte. La sezione Salvataggio delle Opzioni di Excel contiene l opzione necessaria a cambiare la cartella predefinita assieme ad altre per gestire tutti gli aspetti del salvataggio. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel. 3. Selezionare la voce Salvataggio. 4. Fare clic in coda alla casella Percorso predefinito cancellare la porzione di percorso non applicabile e digitare il percorso desiderato. 5. Fare clic su OK per chiudere le opzioni di Excel. 38 Copyright di Talento s.r.l.

47 POWERED BY AULA01 Lezione 2 Funzionalità di base MODIFICA DEL PERCORSO DI SALVATAGGIO PREDEFINITO Copyright di Talento s.r.l. 39

48 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ESERCITAZIONE Creare una nuova cartella di lavoro basata su un modello. Salvare la nuova cartella di lavoro con un nome differente in una cartella diversa dalla predefinita. Aprire una seconda cartella di lavoro avente un diverso formato. Salvare la cartella di lavoro nel formato corrente. Impostare e bloccare i riquadri. Utilizzare lo zoom per ingrandire la visualizzazione. Passare ad altra cartella di lavoro e visualizzarla a schermo intero. 1. Avviare Excel 2007, se necessario, e visualizzare i modelli installati. 2. Creare una nuova cartella di lavoro basata sul modello RapportoVendite. 3. Salvare la cartella di lavoro con il nome Analisi Vendite nella cartella Anno2007 da creare subordinata alla cartella Documenti (Sugg: Usare lo strumento Nuova cartella della finestra di dialogo Salva con nome). 4. Aprire la cartella di lavoro MovimentiPerOrdineEx. 5. Salvare la cartella di lavoro nel formato corrente (*.xlsx). (Attenzione a non usare il comando Converti altrimenti nella stessa cartella si sovrascrive l originale invece di creare una copia nel nuovo formato). 6. Bloccare la visualizzazione della prima riga del foglio di lavoro in modo che lo scorrimento verso il basso mantenga visibili i titoli di colonna. 7. Portare lo zoom al 120% utilizzando l apposito strumento sulla barra di stato. 8. Ripristinare lo zoom al 100% utilizzando la barra multifunzione. 9. Sbloccare ed eliminare i riquadri. 10. Passare alla prima cartella di lavoro. 11. Attivare la visualizzazione a schermo intero. 12. Disattivare lo schermo intero. 13. Chiudere entrambe le cartelle di lavoro. 40 Copyright di Talento s.r.l.

49 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle LEZIONE 3 - OPERARE CON LE CELLE In questa lezione imparerete a: Scorrere il foglio di lavoro, Inserire testo, numeri, date e simboli in una cella, Usare il completamento automatico, Selezionare celle, righe/colonne adiacenti e non, Aggiornare e cancellare il contenuto delle celle, Inserire dati in modo efficiente, Utilizzare il riempimento automatico, Annullare e ripristinare azioni, Inserire o eliminare righe e colonne, Dimensionare righe e colonne, Nascondere/ scoprire righe e colonne, Copiare, tagliare e incollare dati, Ricercare e sostituire dati, Ordinare i dati. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , , , , , , , , , , , , , UTILIZZARE TASTIERA E MOUSE Con l avvio di Excel, nella finestra dell'applicazione si apre una cartella di lavoro vuota. La posizione della cella attiva è evidenziata dal suo contorno in grassetto e in questo caso è posizionata nell'angolo alto di sinistra del primo foglio di lavoro. Introducendo delle informazioni queste verranno inserite in questa cella, ovvero nella cella attiva. Utilizzando la tastiera è possibile selezionare una qualsiasi cella rendendola quindi attiva. Premendo i tasti con le frecce, oppure una opportuna combinazione di tasti, il puntatore di cella attiva si sposta verso la nuova cella. La stessa operazione è fattibile anche con il mouse semplicemente facendo clic sulla cella da rendere attiva. Anche se l uso del mouse appare semplice e intuitivo è importante definire e conoscere alcuni termini legati al suo utilizzo con le barre di scorrimento. La figura che segue mostra gli elementi della barra di scorrimento verticale. Freccia di scorrimento. Fare clic qui per scorrere di una riga verso l alto. Fare clic qui per scorrere di una videata verso l alto. Casella di scorrimento e suggerimento prima riga. Trascinare questa casella per scorrere di una quantità di righe variabili. Fare clic qui per scorrere di una videata verso il basso. Freccia di scorrimento. Fare clic qui per scorrere di una riga verso il basso. BARRA DI SCORRIMENTO VERTICALE Si noti che la cella sulla quale si desidera posizionarsi potrebbe non essere visualizzata sullo schermo. Per grandi fogli di lavoro non è possibile visualizzare completamente tutte le informazioni. Le barre di scorrimento verticale e orizzontale consentono di prendere visione dell'intero contenuto del foglio di lavoro senza modificare la posizione della cella attiva. L'esecuzione di qualsiasi comando ha effetto solo sulla cella attiva e non sulle celle che sono visualizzate sullo schermo. Per esempio, facendo clic sulla cella A1 seguito da uno scorrimento fino a Copyright di Talento s.r.l. 41

50 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 visualizzare la cella A50 e premendo il tasto [Canc] sarà cancellato il contenuto della cella A1 e non il contenuto della cella A50. Attenzione All'apertura di una nuova cartella di lavoro la cella attiva è sempre la cella A1. È possibile posizionarsi su una cella specifica utilizzando la finestra di dialogo Vai a. Per accedere a questa finestra selezionare lo strumento Trova e seleziona della scheda Home e quindi il comando Vai..., oppure premere il tasto [F5]. A questo punto inserire nella casella Riferimento l'indirizzo della cella che si desidera rendere attiva. È anche possibile scrivere l indirizzo della cella direttamente nella casella Nome (a lato della barra formula) seguito dalla premuta di [Invio]. Excel accetta molti altri comandi di spostamento della cella attiva rispetto all elenco fornito in procedura. Consultare la Guida del prodotto per ulteriori approfondimenti. Utilizzo della tastiera 1. Creare una nuova cartella di lavoro, se necessario. 2. Premere [ ] per spostarsi in basso di una cella. 3. Premere [ ] per spostarsi a destra di una cella. 4. Premere [ ] per spostarsi a sinistra di una cella. 5. Premere [ ] per spostarsi in alto di una cella. 6. Premere [Ctrl+ ] per spostarsi sulla prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro. 7. Premere [Pag ] per spostarsi in basso di una videata. 8. Premere [Pag ] per spostarsi in alto di una videata. 9. Premere [Alt+Pag ] per spostarsi a destra di una videata. 10. Premere [Alt+Pag ] per spostarsi a sinistra di una videata. 11. Premere [Ctrl+Fine] per spostarsi sull ultima cella dell ultima colonna dell area attiva. Utilizzo del mouse 1. Creare una nuova cartella di lavoro, se necessario. 2. Fare clic sulla cella che si vuole rendere attiva. 3. Fare clic sulla barra di scorrimento orizzontale (a destra della casella di scorrimento) per visualizzare il contenuto di una videata a destra. 4. Fare clic sulla freccia destra disponibile nella barra di scorrimento orizzontale per spostare la visualizzazione di una colonna verso destra. 5. Trascinare la casella di scorrimento orizzontale verso sinistra fino alla fine della barra per visualizzare l'estrema sinistra del foglio di lavoro. 6. Fare clic nella barra di scorrimento verticale (sotto la casella di scorrimento) per visualizzare il contenuto della videata successiva. 7. Fare clic sulla freccia in basso della barra di scorrimento verticale per visualizzare la riga successiva. 8. Trascinare la casella di scorrimento verticale fino all'apice della barra per visualizzare il contenuto della parte superiore del foglio di lavoro. 42 Copyright di Talento s.r.l.

51 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle INSERIRE TESTO E VALORI NUMERICI In Excel, il termine testo identifica una qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri. Per esempio, Costoso, 2 Trim, e BN9847 saranno trattati tutti come testo. In una cella il testo è automaticamente allineato a sinistra. Se il testo eccede le dimensioni di visualizzazione della cella apparirà sopra la cella accanto. Se poi nella cella adiacente scriveremo altro testo, questo andrà a sovrapporsi al testo precedente che pertanto apparirà troncato. Per far riapparire il testo precedentemente introdotto sarà necessario aumentare la dimensione orizzontale della cella. TESTO E NUMERI NELLE CELLE Il testo è sempre introdotto nella cella corrente o attiva, quindi, prima di iniziare la digitazione, è bene assicurarsi che la cella attiva sia la cella desiderata. Alla fine della digitazione, premendo il tasto [Invio], il puntatore di cella si posizionerà automaticamente sulla cella sottostante. Introducendo dati in una cella, Excel si posiziona in modalità "introduzione" e la parola Invio compare nella barra di stato visibile in basso a sinistra nella finestra dell'applicazione. Per essere definita numerica una cella deve contenere solo numeri come 75, 197 o 206. Per esempio l'indirizzo 17 Maple Avenue è considerato testo, anche se di fatto inizia con un numero. Si può anche digitare il segno meno davanti al numero o racchiuderlo tra parentesi per indicare un valore negativo o l utilizzo della virgola per indicare i decimali. Se la parte decimale termina con uno zero (0) come ad esempio 345,50 questo verrà omesso e il numero visualizzato sarà 345,5. Per visualizzare gli zeri non significativi è necessario formattare le celle con l'opzione che consente la visualizzazione delle posizioni decimali desiderate, anche se nulle. I numeri possono essere valori indipendenti o utilizzati nelle formule per calcolare altri valori. In un foglio di lavoro è possibile inserire date. Excel considera le date come numeri a tutti gli effetti così da poterle utilizzare nell esecuzione di calcoli e per determinare le scadenze. Inserendo una data in un foglio di lavoro Excel la formatta come tale e memorizza il numero seriale che la rappresenta. Attenzione L uso del carattere spazio con i numeri determina il riconoscimento della stringa come testo impedendone l uso nei calcoli. Excel può essere forzato a trattare i numeri come testo digitando l'apostrofo (') come primo carattere nella cella. L'apostrofo non verrà stampato. Introdurre testo in una cella 1. Creare un nuovo foglio di lavoro, se necessario. 2. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre il testo. 3. Digitare il testo. Copyright di Talento s.r.l. 43

52 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 4. Premere [Invio] per uscire dal modo introduzione. 5. Ripetere i passi da 2 a 4 per introdurre altro testo. Introdurre valori numerici in una cella 1. Selezionare la cella che si vuole rendere attiva per introdurre i numeri. 2. Digitare il numero. 3. Premere [Invio] per uscire dal modo introduzione. 4. Ripetere il punto precedente per inserire altri numeri. INSERIRE DATA E ORA In Excel, l unità di tempo è rappresentata dal giorno. Ogni giorno viene descritto da un valore data seriale, la cui numerazione inizia da 1, che costituisce la data 1 gennaio Ogniqualvolta si inserisce una data in una cella, Excel la registra come un valore seriale che rappresenta il numero di giorni trascorsi dal 1 gennaio Per esempio, la data 15 aprile 2007 è rappresentata dal valore seriale , poiché questo è il numero di giorni intercorsi tra la data di base, 1 gennaio 1900 e la data 15 aprile L ora viene espressa in valori decimali, che costituiscono la parte di giorno intercorsa tra il suo inizio, le ore 0.00, e il momento specificato. Per esempio, le ore sono rappresentate dal numero 0,5, poiché la differenza tra le ore 0.00, la mezzanotte, e le ore 12.00, mezzogiorno, consiste nella metà di un giorno. Nonostante Excel registri data e ora come valori seriali, non devono necessariamente essere inseriti in questo modo. Sarà sufficiente, una volta selezionata la cella, digitare la data utilizzando come separatori i simboli / o -, mentre si userà il. nella digitazione dell ora. DATE NELLE CELLE 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la data o l ora. 2. Digitare la data. 3. Premere [Invio] per uscire dal modo introduzione. INSERIRE SIMBOLI E CARATTERI SPECIALI Excel consente di utilizzare la finestra di dialogo Simbolo, a cui si accede per mezzo dell omonimo strumento sulla scheda Home, per inserire i simboli e i caratteri speciali non presenti sulla tastiera. Se si utilizza un tipo di carattere espanso, quale ad esempio Arial o Times New Roman, viene visualizzato 44 Copyright di Talento s.r.l.

53 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle l elenco Sottoinsieme, che consente di scegliere i simboli in un elenco esteso di lingue, comprendenti il latino, il greco il cirillico e molti altri. Attenzione SIMBOLI E CARATTERI SPECIALI E possibile inserire velocemente un simbolo usato di recente facendo doppio clic su uno dei simboli della casella Simboli usati di recente e facendo clic su Chiudi. 1. Attivare la cella nella quale si desidera inserire il simbolo. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Fare clic su Simbolo. 4. Selezionare il tipo di carattere desiderato nella casella Tipo di carattere. 5. Fare clic sul simbolo da inserire. 6. Fare clic sul pulsante Inserisci. 7. Fare clic sul pulsante Chiudi. IL COMPLETAMENTO AUTOMATICO Excel dispone di funzionalità che aiutano l'utente nell'esecuzione di alcune attività particolari. Le funzionalità Completamento automatico e Seleziona da elenco a discesa servono a velocizzare l'introduzione di informazioni in una colonna di testo. Durante l'introduzione di liste può essere normale avere delle ripetizioni. Per esempio in una colonna il cui nome è Regioni le possibilità geografiche includono Lombardia, Piemonte, Liguria, Toscana eccetera e queste voci possono essere ripetute molte volte. Durante la digitazione delle informazioni nella colonna, Excel compila automaticamente una lista di voci. Digitando le prime lettere, Excel confronta queste lettere con le voci da lui già conosciute e, se trova corrispondenza, completa la parola. Per non utilizzare il completamento proposto da Excel è sufficiente proseguire con la digitazione. La funzionalità Seleziona da elenco a discesa è un modo veloce di introdurre del testo in una colonna poiché consente di selezionare una voce da un elenco. Durante la digitazione delle informazioni nella colonna, Excel compila automaticamente una lista di voci. Quando attivata, la funzionalità Seleziona da elenco a discesa visualizza le voci disponibili in un elenco ordinato in forma alfabetica e pertanto consente di selezionare una voce dall'elenco piuttosto che digitarla nuovamente. Copyright di Talento s.r.l. 45

54 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione DUE METODI PER INSERIRE TESTO AUTOMATICAMENTE Le opzioni Completamento automatico e Seleziona da elenco a discesa sono attive solo in elenchi verticali e senza celle vuote. In presenza di celle vuote all'interno dell elenco le opzioni Completamento automatico e Seleziona da elenco a discesa ripartono con la compilazione della lista ex novo. Usare il completamento automatico 1. Attivare la cella nella quale si desidera utilizzare l'opzione Completamento automatico. 2. Digitare la/e prima/e lettere del contenuto della cella che si vuole duplicare. 3. Premere [Invio]. Usare la funzionalità Seleziona da elenco a discesa 1. Fare clic col tasto destro del mouse nella cella nella quale si desidera utilizzare l'opzione Seleziona da elenco a discesa. 2. Selezionare il comando Seleziona da elenco a discesa. 3. Selezionare la voce che si desidera inserire nella cella. INTERVALLI DI CELLE NEL FOGLIO DI LAVORO Nei paragrafi precedenti si è fatto uso della selezione di una singola cella per introdurre i dati. In molti casi però è necessario selezionare un insieme di celle per applicare un comando a tutte le celle di quell insieme. Un gruppo di celle selezionate è definito intervallo (a volte viene utilizzato il termine inglese range). Un intervallo di celle può essere formato da celle adiacenti o non adiacenti. Un intervallo di celle non adiacenti consiste in due o più blocchi separati che possono essere uniti, restare separati o essere sovrapposti. Un intervallo di celle adiacenti viene identificato dagli indirizzi delle due celle situate l una nell'angolo in alto a sinistra e l altra nell'angolo in basso a destra del blocco selezionato. I due indirizzi sono separati dal simbolo due punti. Per esempio l intervallo A4:C10 ha la cella A4 in alto a sinistra e la cella C10 in basso a destra. Per identificare un intervallo di celle non adiacenti è sufficiente separare gli indirizzi con il punto e virgola. Per esempio A4:A10;C4:C10 fa riferimento alla selezione dell insieme A4:A10 e dell insieme C4:C10. Un intervallo selezionato è evidenziato da un bordo in grassetto con tutte le celle ombreggiate ad eccezione della cella attiva. 46 Copyright di Talento s.r.l.

55 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle SELEZIONARE CELLE, RIGHE O COLONNE ADIACENTI In un foglio di lavoro si possono selezionare da una a miliardi di celle. La selezione può interessare un piccolo intervallo di celle o coinvolgere righe o colonne intere. Selezionare una riga significa selezionare le celle che la compongono dalla colonna A alla colonna XFD. Selezionare una colonna significa selezionare le celle di quella colonna dalla riga 1 alla riga L'insieme di righe e colonne può essere selezionato per eseguire comandi di formattazione, per cambiare la larghezza di una o più colonne oppure l'altezza di una o più righe, per nascondere colonne o righe, per inserire ed eliminare colonne o righe. Quando una colonna o una riga è selezionata, ogni cella della colonna o della riga è evidenziata, eccezion fatta per la prima cella, o la cella corrente. È anche possibile selezionare tutte le celle del foglio di lavoro ( !) con un semplice clic. La selezione può essere eseguita sia con il mouse sia con la tastiera anche se generalmente la selezione con il mouse appare più semplice. L uso dell una o dell altra tecnica può dipendere dal contesto. Trascinare da qui verso il basso SELEZIONE DI UN INTERVALLO SELEZIONE DI TRE RIGHE Trascinare da qui verso destra Fare clic qui SELEZIONE DI TRE COLONNE SELEZIONE DELL INTERO FOGLIO Attenzione È possibile selezionare colonne e righe adiacenti facendo clic sulla prima colonna o riga e poi sull'ultima colonna o riga, tenendo premuto il tasto [Maiusc] durante la seconda selezione. Sono possibili molti altri tipi di selezione. Per l elenco completo consultare la guida del prodotto. Selezionare con il mouse 1. Per selezionare un piccolo intervallo, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dalla prima all'ultima cella; a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 2. Per selezionare una riga intera fare clic sull intestazione della riga. Per selezionare più righe trascinare la selezione sui numeri di riga; a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 3. Per selezionare una colonna intera fare clic sull intestazione della colonna. Per selezionare più colonne trascinare la selezione sulle lettere delle colonne; a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. Copyright di Talento s.r.l. 47

56 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 4. Per selezionare tutte le celle del foglio di lavoro fare clic sul pulsante Seleziona tutto, rappresentato dal rettangolo che si trova nel punto di intersezione tra le intestazioni di riga e di colonna del foglio. Selezionare con la tastiera 1. Per selezionare un piccolo intervallo, fare clic sulla prima cella dell'intervallo, premere i tasti di direzione tenendo premuto [Maiusc] per estendere la selezione. 2. Per selezionare una riga intera spostare il puntatore di cella attiva sulla prima cella della riga quindi premere [Ctrl+Maiusc+ ]. Per selezionare più righe, dopo la selezione precedente premere i tasti [Maiusc+ ] o [Maiusc+ ]. 3. Per selezionare una colonna intera spostare il puntatore di cella attiva sulla prima cella della colonna quindi premere [Ctrl+Maiusc+ ]. Per selezionare più colonne, dopo la selezione precedente premere i tasti [Maiusc+ ] o [Maiusc+ ]. 4. Per selezionare tutte le celle del foglio di lavoro premere [Ctrl+5(Tn)] dove Tn indica il Tastierino numerico. SELEZIONARE CELLE, RIGHE O COLONNE NON ADIACENTI È possibile selezionare un intervallo di celle non adiacenti utilizzando il mouse in combinazione col tasto [Ctrl]. Questo metodo è particolarmente utile per selezionare diversi insiemi di celle, cui applicare i medesimi comandi. Per esempio, si deve agire sul titolo situato in riga 1 e sul paragrafo in riga 10 per modificarne il formato. È possibile selezionare i due insiemi non adiacenti ed applicare il grassetto su entrambi. La selezione di insiemi non adiacenti comporta l uso congiunto di mouse e tastiera. L uso della sola tastiera comporta l uso della combinazione [Maiusc+F8] che attiva la funzionalità Aggiungi a selezione (visibile sulla barra di stato). L uso dell una o dell altra tecnica può dipendere dal contesto. SELEZIONE DI UN INTERVALLO SELEZIONE DI DUE RIGHE SELEZIONE DI DUE COLONNE SELEZIONE DI DUE RIGHE E DUE COLONNE 48 Copyright di Talento s.r.l.

57 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle Selezionare con il mouse 1. Per selezionare piccoli intervalli, selezionare il primo intervallo come già visto precedentemente, quindi tenendo premuto il tasto [Ctrl] selezionare ogni altro intervallo desiderato. A selezione avvenuta rilasciare il tasto [Ctrl] e il pulsante del mouse. 2. Per selezionare righe intere, fare clic sull intestazione della prima riga desiderata quindi tenendo premuto il tasto [Ctrl] selezionare ogni altra riga da includere. A selezione avvenuta rilasciare il tasto [Ctrl] e il pulsante del mouse. 3. Per selezionare colonne intere, fare clic sull intestazione della prima colonna desiderata quindi tenendo premuto il tasto [Ctrl] selezionare ogni altra colonna da includere. A selezione avvenuta rilasciare il tasto [Ctrl] e il pulsante del mouse. 4. Per selezionare un mix di righe e colonne, fare clic sull intestazione della prima riga o colonna desiderata quindi tenendo premuto il tasto [Ctrl] selezionare ogni altra riga o colonna da includere. A selezione avvenuta rilasciare il tasto [Ctrl] e il pulsante del mouse. Selezionare con la tastiera 1. Per selezionare piccoli intervalli, selezionare il primo intervallo come già visto precedentemente, premere [Maiusc+F8] per aggiungere una nuova selezione, quindi spostare il puntatore di cella attiva all inizio del nuovo intervallo e procedere con la selezione del nuovo intervallo. 2. Per selezionare righe intere selezionare la prima riga come già visto precedentemente, premere [Maiusc+F8] per aggiungere una nuova selezione, quindi spostare il puntatore di cella attiva all inizio della riga da aggiungere e selezionare tale riga. 3. Per selezionare colonne intere selezionare la prima colonna come già visto precedentemente, premere [Maiusc+F8] per aggiungere una nuova selezione, quindi spostare il puntatore di cella attiva all inizio della colonna da aggiungere e selezionare tale colonna. 4. Per selezionare un mix di righe e colonne adottare le tecniche combinate del punto 2 e 3. AGGIORNARE O CANCELLARE IL CONTENUTO DELLE CELLE In un foglio di lavoro può capitare di dover utilizzare alcune celle che contengono una gran quantità di caratteri. Dovendo aggiornare o correggere solo una piccola parte del loro contenuto, è molto comodo accedere alla cella e sostituire solo i caratteri oggetto di aggiornamento piuttosto che digitare nuovamente tutto il contenuto. Facendo doppio clic sulla cella, questa passa in modalità Modifica (questo stato è evidenziato sulla barra di stato) e il suo contenuto compare nella Barra della formula. A questo punto è possibile aggiornare il contenuto nella Barra della formula o nella cella stessa usando la tastiera. I tasti da utilizzare sono elencati nella seguente tabella: Tasti [ ] [Fine] [ ] [ ] [Backspace] [Canc] Azione Sposta il punto d'inserimento sul primo carattere della cella. Sposta il punto d'inserimento sull'ultimo carattere della cella. Sposta il punto d'inserimento di un carattere a destra rispetto alla posizione del cursore. Sposta il punto d'inserimento di un carattere a sinistra rispetto alla posizione del cursore. Cancella il carattere a sinistra rispetto alla posizione del cursore. Cancella il carattere a destra rispetto alla posizione del cursore. Copyright di Talento s.r.l. 49

58 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Il mouse può essere utilizzato per posizionare il punto d'inserimento e per selezionare il testo. L'inserimento di nuovi dati in una cella cancella il contenuto precedente, (eccezion fatta per la modalità Modifica). Si può usare questo metodo quando è più semplice sostituire l'intero contenuto piuttosto che aggiornarne una parte. Per cancellare il contenuto di una cella è sufficiente selezionare la cella desiderata e premere il tasto [Canc]. È possibile anche selezionare un insieme di celle ed utilizzare il tasto [Canc] per cancellare contemporaneamente il loro contenuto. Attenzione La modalità modifica può essere attivata anche con il tasto funzione [F2]. 1. Fare doppio clic sulla cella da aggiornare. 2. Posizionare il cursore, nel punto desiderato, sulla barra delle formule o nella cella. 3. Aggiornare il contenuto come desiderato. 4. Proseguire l'aggiornamento secondo necessità. 5. Premere [Invio] per uscire dalla modalità Modifica. 6. Selezionare la cella contenente il valore da cancellare. 7. Premere [Canc] per eliminare l'intero contenuto della cella. INSERIRE DATI IN MODO EFFICIENTE Per impostazione predefinita, quando si preme [Invio] la cella attiva diventa quella al di sotto della cella in cui si sono inseriti o modificati i dati. Sebbene sia possibile cambiare questa impostazione variando la direzione di spostamento della cella attraverso le Opzioni di Excel questo non risolve il problema dello spostamento intelligente della cella attiva in modo da seguire un particolare insieme di celle. È possibile introdurre dati in un insieme di celle selezionato utilizzando un metodo che velocizzi l'operazione. Dopo aver introdotto il valore nella cella e aver premuto [Invio], il puntatore di cella attiva si muoverà automaticamente nella cella successiva all'interno dell'insieme selezionato, anche se l'insieme è costituito da diverse colonne. Raggiungendo l'ultima cella selezionata nella colonna corrente, si posizionerà automaticamente sulla prima cella della colonna successiva. In un insieme di celle non adiacenti, quando il puntatore di cella raggiunge l'ultima cella, in basso a destra del primo insieme, passerà automaticamente sulla prima cella, in alto a sinistra, del secondo insieme e proseguirà il suo percorso fino all'ultima cella in basso a destra di questo secondo blocco. Attenzione Come per l'inserimento verticale veloce è disponibile il metodo per l'inserimento orizzontale veloce. Si parte sempre dalla selezione dell insieme. Dopo aver inserito il dato nella cella premere il tasto [Tab] per posizionarsi sulla cella successiva alla destra della cella di provenienza, sulla stessa riga. Dopo aver inserito il dato nell'ultima cella della riga premere il tasto [Tab] e la cella della prima colonna della riga successiva diventa automaticamente la cella attiva. Il tasto [Maiusc] usato in associazione con [Invio] o [Tab] inverte il movimento della cella attiva. In altre parole, [Maiusc+Invio] permette di scorrere l insieme dal basso verso l alto, mentre [Maiusc+Tab] permette di scorrere l insieme da destra a sinistra. 50 Copyright di Talento s.r.l.

59 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle Inserire dati per colonne 1. Selezionare l'insieme delle celle nelle quali si desiderano introdurre i dati. 3. Digitare il dato nella cella. 4. Premere [Invio]. 5. Ripetere i punti 3 e 4 per completare l'inserimento nell'insieme selezionato. Inserire dati per righe 1. Selezionare l'insieme delle celle nelle quali si desiderano introdurre i dati. 3. Digitare il dato nella cella. 4. Premere [Tab]. 5. Ripetere i punti 3 e 4 per completare l'inserimento nell'insieme selezionato. INSERIRE DATI IN MODO AUTOMATICO In Excel è possibile utilizzare l'opzione Riempimento automatico per generare una serie standard di etichette in un foglio di lavoro. Tra gli esempi di serie standard possiamo includere i mesi dell'anno, i giorni della settimana e i trimestri. Alla selezione di una o più celle, nell'angolo in basso a destra, compare un piccolo quadrato chiamato quadratino di riempimento. Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento il cursore cambia aspetto e diventa un segno più (+) nero. In questa condizione tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando la selezione fino all'ultima cella desiderata si otterrà il riempimento automatico della selezione sulla base delle informazioni contenute nella/e celle iniziali. In pratica, se la/e cella/e di partenza contengono una serie standard, le restanti celle dell'insieme selezionato saranno riempite con i rimanenti valori di quella serie, diversamente saranno duplicati i valori iniziali. Al termine dell'operazione, accanto al quadratino di riempimento comparirà un nuovo pulsante, lo Smart tag Opzioni riempimento automatico. Selezionando il pulsante, viene visualizzato un elenco di opzioni, relative alle modalità di inserimento dati nell'intervallo di celle selezionato. Alla prima digitazione oppure trascorso un certo tempo il pulsante scompare. Opzioni riempimento automatico Quadratino di riempimento Attenzione USARE IL RIEMPIMENTO AUTOMATICO Lo Smart tag non appare se si trascina il quadratino di riempimento con il tasto destro del mouse in quanto appare già il menu contestuale con gli stessi comandi disponibili sullo Smart tag. Se si trascina il quadratino di riempimento in alto o a sinistra di una selezione senza oltrepassare la prima colonna o la prima riga della selezione, i dati contenuti nell'area selezionata verranno eliminati. Copyright di Talento s.r.l. 51

60 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Il quadratino di riempimento è visualizzato nella selezione per impostazione predefinita. Desiderando rimuoverne le funzionalità selezionare Opzioni di Excel - Impostazioni avanzate - Opzioni di modifica, e quindi deselezionare la casella di controllo Attiva quadratino di riempimento e trascinamento celle. Le funzionalità di riempimento automatico si possono effettuare anche con la barra multifunzione utilizzando nel gruppo Modifica della scheda Home lo strumento 1. Selezionare la cella contenente l'etichetta di inizio serie. Riempimento. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento nell'angolo in basso a destra della cella attiva. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'insieme da riempire. UTILIZZARE I COMANDI ANNULLA E RIPRISTINA Lo strumento Annulla consente di annullare l'effetto di un comando o di un'azione e ritornare allo stato precedente di quel comando o di quell'azione. Dopo l'utilizzo dello strumento Annulla diventa disponibile lo strumento Ripristina che consente di ritornare allo stato precedente l'utilizzo dello strumento Annulla. Entrambi gli strumenti sono disponibili sulla barra di accesso rapido. Per gli strumenti Annulla e Ripristina, l'azione da annullare o ripristinare viene visualizzata come estensione del comando, come fosse un "Suggerimento a schermo". Per esempio, se si è cancellato del testo, lo strumento Annulla dettaglierà il comando Annulla Cancella. È possibile annullare o ripristinare più azioni contemporaneamente utilizzando la freccia a discesa affiancata agli strumenti Annulla e Ripristina che apre l'elenco delle ultime operazioni eseguite. Questa funzionalità è utilizzata quando sono state eseguite un certo numero di operazioni e si desidera ripristinare lo stato originale, oppure si desidera semplicemente ripristinare lo stato precedente di una specifica operazione. Quando si seleziona un azione specifica, lo saranno anche tutte le azioni precedenti. In assenza di annullamenti lo strumento Ripristina muta in Ripeti e consente di ripetere più volte l'ultimo comando eseguito. Attenzione In alternativa all utilizzo degli strumenti Annulla e Ripristina sono disponibili i seguenti tasti rapidi: [Ctrl+Z] per la funzione Annulla e [Ctrl+Y] per la funzione Ripristina/Ripeti. La ripetizione dell ultimo comando può essere fatta anche con il tasto funzione [F4]. 2. Per annullare l ultima azione o comando, fare clic sullo strumento Annulla della barra di accesso rapido. 3. Per ripristinare l ultima azione o comando annullato, fare clic sullo strumento Ripristina della barra di accesso rapido. 1. Per ripetere l ultima azione o comando, fare clic sullo strumento Ripeti della barra di accesso rapido. 52 Copyright di Talento s.r.l.

61 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle INSERIRE NUOVE COLONNE E NUOVE RIGHE In un foglio di lavoro è possibile inserire nuove colonne o nuove righe per aggiungere informazioni o per creare divisioni logiche tra i dati del foglio di lavoro stesso. Poiché l'inserimento delle colonne o delle righe interessa l intera ampiezza del foglio di lavoro, è bene verificare che l'inserimento della nuova colonna o della nuova riga non crei un effetto indesiderato. Per esempio, si potrebbero avere dei dati nell'intervallo A1:G5 e A10:G14. Inserendo una colonna tra le colonne E ed F, una colonna vuota sarà inserita non solo tra l'intervallo A1:G10, ma anche tra l'intervallo A10:G14. Allo stesso modo, si potrebbero avere dei dati nell'intervallo A1:G10 e P1:T10. Inserendo una riga tra le righe 5 e 6, una riga vuota sarà inserita non solo tra l'intervallo A1:G10, ma anche tra l'intervallo P1:T10. L INSERIMENTO DI UNA COLONNA Le colonne sono inserite alla sinistra della colonna selezionata. Prima di inserire una nuova colonna, Excel sposta automaticamente a destra la colonna selezionata, inserendo al suo posto una colonna vuota. Selezionando più colonne Excel inserirà lo stesso numero di nuove colonne nel foglio di lavoro. Le righe sono inserite sopra alla riga selezionata. Prima di inserire una nuova riga Excel sposta automaticamente in basso la riga selezionata, inserendo al suo posto una riga vuota. Selezionando più righe Excel inserirà lo stesso numero di righe nuove nel foglio di lavoro. Attenzione Le colonne inserite avranno lo stesso formato delle celle contenute nella colonna immediatamente a sinistra. Le righe inserite avranno lo stesso formato delle celle contenute nella riga sovrastante, salvo che, al termine dell operazione, si utilizzi lo Smart tag una formattazione differente. Opzioni inserisci per impostare Dovendo aggiungere più righe o colonne è anche possibile utilizzare la funzionalità Ripeti di Excel per eseguire rapidamente l ultimo comando eseguito. Tale funzionalità si realizza con la premuta del tasto funzione [F4] o con la combinazione [Ctrl+Y]. Utilizzare il menu contestuale 1. Fare clic col tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna a sinistra della quale inserire la nuova colonna o sull'intestazione della riga sopra la quale inserire la nuova riga. 2. Selezionare il comando Inserisci. Utilizzare la barra multifunzione 1. Selezionare la colonna a sinistra della quale inserire la nuova colonna o la riga sopra la quale inserire la nuova riga. In alternativa posizionare la cella attiva in modo da inserire una colonna a sinistra o una riga sopra. Copyright di Talento s.r.l. 53

62 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 2. Selezionare la parte inferiore dello strumento Inserisci disponibile sulla scheda Home. 3. Fare clic sul comando Inserisci colonne foglio o Inserisci righe foglio. ELIMINARE COLONNE E RIGHE È possibile eliminare da un foglio di lavoro le colonne o le righe che non sono più necessarie. L eliminazione causerà la cancellazione di tutti i dati contenuti visibili o no. È quindi buona norma, prima di eliminare una colonna o una riga, essere sicuri che non contenga dati nascosti che non devono essere eliminati. Se inavvertitamente si elimina una colonna o una riga si può usare lo strumento Annulla per ripristinare la situazione originale. Attenzione A seconda del metodo utilizzato per eliminare una colonna o una riga potrebbe essere necessario selezionare a priori la colonna o la riga; in caso contrario, una finestra di dialogo verrà aperta per chiarire il tipo di eliminazione da eseguire. Utilizzare il menu contestuale 1. Fare clic col tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna o della riga da eliminare. 2. Selezionare il comando Elimina. Utilizzare la barra multifunzione 1. Selezionare la colonna o la riga da eliminare o posizionare la cella attiva su qualsiasi cella della colonna o della riga da eliminare. 2. Selezionare la parte inferiore dello strumento Elimina disponibile sulla scheda Home. 3. Fare clic sul comando Elimina colonne foglio o Elimina righe foglio. INSERIRE ED ELIMINARE CELLE SELEZIONATE È possibile inserire celle vuote in un'area selezionata del foglio di lavoro. Questa funzionalità è utilizzata quando in un foglio di lavoro sono presenti aree contenenti dati differenti e si desidera inserire delle righe o delle colonne vuote in una sezione (ad esempio in un elenco) senza interessare il resto del foglio di lavoro. Allo stesso modo è possibile eliminare celle selezionate da un'area del foglio di lavoro. Inserendo o eliminando una riga completa o una colonna completa, al contrario, tutte le colonne o tutte le righe del foglio di lavoro saranno interessate dall operazione. Inserendo celle, si chiede di scegliere se l'inserimento delle nuove celle deve spostare verso il basso o verso destra le celle esistenti. Spostando le celle verso destra si interessano le colonne nelle quali i dati sono contenuti, mentre spostando le celle verso il basso si interessano le righe nelle quali i dati sono contenuti. Sono disponibili diverse possibilità di spostamento ed Excel si comporterà di conseguenza sulla base della scelta effettuata. Eliminando delle celle, si chiede di scegliere se l'eliminazione delle celle deve spostare le celle esistenti verso l'alto o verso sinistra. Spostando le celle verso sinistra s interessano le colonne nelle quali i dati sono contenuti, mentre spostando le celle verso l'alto s interessano le righe in cui sono 54 Copyright di Talento s.r.l.

63 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle contenuti i dati. Sono disponibili diverse possibilità di spostamento ed Excel si comporterà di conseguenza sulla base della scelta effettuata. Lo strumento Annulla aiuta in caso d'errore. Inserire celle INSERIRE ED ELIMINARE CELLE 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo in corrispondenza del quale si desiderano inserire nuove celle. 2. Selezionare la parte inferiore dello strumento Inserisci disponibile sulla scheda Home. 3. Selezionare il comando Inserisci Celle. 4. Selezionare l'opzione desiderata. 5. Selezionare OK. Eliminare celle 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo che si desidera eliminare. 2. Selezionare la parte inferiore dello strumento Elimina disponibile sulla scheda Home. 3. Selezionare il comando Elimina celle. 4. Selezionare l'opzione desiderata. 5. Selezionare OK. LA LARGHEZZA DELLE COLONNE Alla creazione di un nuovo foglio di lavoro la larghezza delle colonne è dimensionata al valore implicito che è approssimativamente di otto caratteri. Potrebbe essere necessario dover intervenire sulla dimensione delle colonne, incrementandola o decrementandola, come conseguenza del ridimensionamento dei caratteri, o per ridurre le dimensioni dell area stampabile. Cambiando il tipo di carattere o la categoria di rappresentazione numerica, il testo o il numero potrebbe diventare troppo lungo per essere contenuto in una colonna. In questo contesto, il testo deborderà nella cella immediatamente a destra, se vuota, altrimenti apparirà troncato; un numero verrà invece nascosto da una serie di cancelletti (#) che riempiono l intera cella. In questo caso, per vedere il contenuto reale della cella è sufficiente portare il puntatore del mouse sopra ai cancelletti: si avrà così il Suggerimento a schermo del contenuto della cella. Nelle situazioni ipotizzate per vedere (e stampare) correttamente il contenuto delle celle è necessario agire sulla larghezza della colonna. Durante l'operazione di incremento o di decremento della larghezza della colonna, la dimensione corrente è visualizzata in un Suggerimento a schermo a destra della colonna oggetto del ridimensionamento. Copyright di Talento s.r.l. 55

64 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 I DIVERSI COMPORTAMENTI DI TESTO E NUMERI Attenzione È possibile visualizzare la larghezza di una colonna nel Suggerimento a schermo tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sulla linea destra dell'intestazione di colonna. Per ridimensionare la larghezza della colonna non è necessario selezionarla. Selezionando più colonne, la variazione di larghezza di una comporta l applicazione della stessa variazione sulle altre selezionate. Utilizzare il mouse 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima colonna e trascinare la selezione fino all'ultima dell insieme di colonne delle quali si desidera cambiare dimensione. 2. Posizionare il puntatore del mouse sulla linea destra dell'intestazione di colonna desiderata. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la linea di separazione di colonna verso destra per aumentare o verso sinistra per diminuire la larghezza delle colonne selezionate. Utilizzare la barra multifunzione 1. Selezionare la colonna o le colonne di cui si desidera modificare la larghezza. 2. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sullo strumento Formato. 3. Selezionare il comando Larghezza colonne e quindi digitare il valore desiderato nell omonima finestra di dialogo. L ALTEZZA DELLE RIGHE In un foglio di lavoro l'altezza delle righe assume automaticamente l'altezza del carattere più grande contenuto nella riga. L'altezza standard di una riga è 15 punti, ma può essere aumentata o diminuita. Durante l'operazione di incremento o decremento dell'altezza di una riga, il nuovo valore viene visualizzato nel Suggerimento a schermo al di sopra della riga oggetto di ridimensionamento. Attenzione È possibile visualizzare l'altezza di una riga nel Suggerimento a schermo facendo clic sulla linea inferiore dell'intestazione di riga. Per ridimensionare l'altezza di una riga non è necessario selezionarla. Selezionando più righe, la variazione di altezza di una comporta l applicazione della stessa variazione sulle altre selezionate. 56 Copyright di Talento s.r.l.

65 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle Utilizzare il mouse 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima riga e trascinare la selezione fino all'ultima dell insieme di righe delle quali si desidera cambiare dimensione. 2. Posizionare il puntatore del mouse sulla linea inferiore dell'intestazione di riga della riga desiderata. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la linea di separazione di riga verso l'alto per diminuire o verso il basso per aumentare l'altezza delle righe selezionate. Utilizzare la barra multifunzione 1. Selezionare la riga o le righe di cui si desidera modificare l altezza. 2. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sullo strumento Formato. 3. Selezionare il comando Altezza righe e quindi digitare il valore desiderato nell omonima finestra di dialogo. DIMENSIONARE AUTOMATICAMENTE COLONNE E RIGHE È possibile ridimensionare automaticamente la larghezza della colonna, sulla base del contenuto della cella con maggior larghezza (o ridimensionare l altezza della riga se questa è stata variata manualmente), utilizzando la funzionalità di adattamento automatico. Questa opzione è utilizzata quando si desidera comprimere o espandere perfettamente righe e colonne in un foglio di lavoro di notevoli dimensioni. Il risparmio di tempo è assicurato in quanto non si deve ridimensionare ogni riga o ogni colonna individualmente. Attenzione Quando si adatta automaticamente una colonna nella quale è presente una cella con un contenuto di notevoli dimensioni, come ad esempio il titolo del foglio di lavoro, l adattamento automatico la utilizzerà come dimensione di riferimento esagerando la larghezza della colonna dei dati sottostanti. Utlizzare il mouse 1. Selezionare la/e colonna/e o la/e riga/righe che si desidera/no ridimensionare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sulla linea destra dell'intestazione di colonna o sulla linea inferiore della riga desiderata. 3. Fare doppio clic sulla linea di separazione. Utilizzare la barra multifunzione 1. Selezionare la/e colonna/e o la/e riga/righe che si desidera/no ridimensionare. 2. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sullo strumento Formato. 3. Selezionare Adatta larghezza colonne per adattare la/le colonna/e al contenuto di maggior larghezza di ogni colonna selezionata o Adatta altezza righe per adattare la/le riga/righe al contenuto di ogni riga selezionata. Copyright di Talento s.r.l. 57

66 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 NASCONDERE E SCOPRIRE RIGHE E COLONNE È possibile nascondere righe e colonne per riservatezza o per non appesantire la visualizzazione del foglio di lavoro con dettagli non fondamentali. Per esempio, si desidera nascondere righe o colonne che contengono informazioni riservate, come lo stipendio o gli incentivi. Le righe o le colonne nascoste non sono e non possono essere stampate. Qualsiasi numero posizionato in una riga o in una colonna nascosta, se parte di una formula, sarà comunque considerato nelle formule o nelle funzioni. UN ESEMPIO DI COLONNE NASCOSTE Righe e colonne nascoste possono essere visualizzate in qualsiasi momento (se la protezione del foglio di lavoro lo consente); per esempio, dopo aver fatto la presentazione per la quale era necessario nascondere informazioni riservate, è possibile scoprire le colonne o le righe per continuare ad utilizzarle. Scoprire le colonne o le righe significa visualizzarle di nuovo nello stesso stato in cui erano prima di essere nascoste. Attenzione Per selezionare le colonne o le righe da nascondere il puntatore del mouse deve avere la forma di una freccia nera ( ) e non quella assunta nel ridimensionamento dell altezza o della larghezza. Per nascondere una colonna o una riga si può trascinare la linea destra dell'intestazione di colonna o la linea inferiore dell'intestazione di riga fino alla dimensione 0,00. Avendo nascosto molteplici insiemi non adiacenti di righe o di colonne si può selezionare il pulsante Seleziona tutto per selezionare velocemente l'intero foglio di lavoro. A questo punto si seleziona il comando Scopri disponibile nel menu a scelta rapida per visualizzare nuovamente tutte le righe o tutte le colonne. Utlizzare il mouse 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima colonna/riga e trascinare la selezione fino all'ultima colonna/ riga che si desidera nascondere. 2. Fare clic con il tasto destro del mouse nell'area delle colonne/ righe selezionate. 3. Selezionare il comando Nascondi. 4. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla colonna a fianco o dalla riga soprastante e trascinare la selezione fino alla colonna sull'altro fianco o sulla riga sottostante dell'intervallo che si desidera scoprire. 58 Copyright di Talento s.r.l.

67 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle 5. Fare clic col tasto destro del mouse nell'area delle colonne/ righe selezionate. 6. Selezionare il comando Scopri. Utilizzare la barra multifunzione 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima colonna/riga e trascinare la selezione fino all'ultima colonna/ riga che si desidera nascondere (è sufficiente anche una sola cella per ogni colonna o riga). 2. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sullo strumento Formato. 3. Selezionare la voce Nascondi e scopri e quindi il comando appropriato. COPIARE, TAGLIARE E INCOLLARE Durante la composizione di un foglio di lavoro, può essere necessario duplicare delle informazioni già presenti in alcune celle. Allo scopo di velocizzare l'operazione, è possibile copiare il contenuto di alcune celle da una posizione ad un'altra. Lo strumento Copia, copia il contenuto delle celle selezionate sia negli Appunti di sistema (area di memorizzazione di Windows) sia negli Appunti di Office (area di memorizzazione disponibile solo tra le applicazioni Office). Lo strumento Incolla, copia il contenuto dei soli Appunti di sistema nella selezione corrente. Excel assume che l'operazione Incolla coincida esattamente per quanto concerne l'intervallo selezionato. Per esempio, se l'intervallo selezionato è di tre celle, Excel assume che lo spazio di destinazione per l'operazione Incolla sia di tre celle, quindi è sufficiente posizionare la cella attiva sulla prima cella in alto a sinistra dell area di destinazione per designare correttamente l'intervallo da incollare. Se l'intervallo da copiare è una sola cella e si seleziona un intervallo per incollare con un numero multiplo di celle, il contenuto della cella sarà duplicato in tutte le celle dell'intervallo selezionato. È possibile inoltre spostare il contenuto di una o più celle, da una zona all'altra del foglio di lavoro utilizzando gli strumenti Taglia e Incolla. Lo strumento Taglia, taglia il contenuto delle celle per l'intervallo selezionato e lo posiziona sia negli Appunti di sistema che negli Appunti di Office. Lo strumento Incolla prende il contenuto dai soli Appunti di sistema e lo incolla sul foglio di lavoro. Il contenuto delle celle per l'intervallo definito dall'operazione Taglia sarà cancellato dal foglio di lavoro. Si è fatto cenno alla presenza di due aree Appunti: di sistema e di office. Gli Appunti di sistema hanno un interfaccia singola rispetto ai comandi Copia o Taglia il che significa che ogni nuovo comando Copia o Taglia cancella il contenuto copiato o tagliato precedentemente. L'operazione Incolla non rimuove l'elemento dagli Appunti, rendendo così possibile incollare nuovamente in posizioni diverse. Il riquadro attività Appunti viene visualizzato automaticamente quando due elementi sono tagliati o copiati e in esso vengono visualizzati gli Appunti di Office. Il riquadro attività Appunti può contenere fino a 24 elementi visualizzati in chiaro (testo o grafica) con associata l icona del programma da cui provengono. Per l uso degli Appunti di office si faccia riferimento al successivo argomento Incollare dagli Appunti di Office. In ogni operazione di Incolla, Excel visualizza lo Smart tag Opzioni incolla, che permette di selezionare opzioni relative all operazione appena effettuata. Le operazioni di Copia e Incolla possono servire anche per importare informazioni da altri prodotti di Office. Per esempio, informazioni contenute in un documento Word o in una presentazione PowerPoint possono essere copiate in una cartella di lavoro di Excel, così come informazioni contenute in Excel possono essere esportate allo stesso modo (copiate e incollate) in altri prodotti Office. Copyright di Talento s.r.l. 59

68 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione Le funzionalità Taglia, Copia e Incolla sono disponibili sia come strumenti della barra multifunzione (con i relativi tasti rapidi) sia nei menu contestuali. Incollando dati in un'area, eventuali informazioni presenti verranno sovrascritte. Le funzionalità Taglia, Copia e Incolla si utilizzano allo stesso modo anche per tagliare/copiare e incollare qualunque tipo di oggetto: disegni, grafici, immagini ecc. sia all'interno della stessa cartella di lavoro, sia fra documenti diversi. È comunque importante prestare attenzione in fase di selezione, al fine di selezionare, in modo corretto l'oggetto che si vuole tagliare o copiare. Il comando Incolla Speciale presente nell elenco associato allo strumento Incolla consente di incollare in vari formati informazioni copiate da altre applicazioni. La sua finestra di dialogo contiene inoltre le opzioni necessarie per creare il collegamento tra le informazioni copiate e il file sorgente originale. Non è possibile utilizzare [Backspace] e [Canc] per spostare il testo in quanto non hanno alcuna interfaccia con gli Appunti. Un evidenziatore lampeggiante rimane intorno all'intervallo copiato, anche ad operazione Incolla avvenuta. Questo consente di sapere quali celle sono state incollate. Premere il tasto [Esc] per togliere l'evidenziatore lampeggiante. Copiare o spostare nella stessa cartella di lavoro 1. Selezionare la cella o l intervallo che si desidera copiare. 2. Fare clic sullo strumento Copia disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Fare clic sulla linguetta del foglio di lavoro di destinazione, se necessario, quindi fare clic nella cella di destinazione (o nella cella in alto a sinistra dell intervallo di destinazione se si deve incollare un area). 4. Fare clic sullo strumento Incolla disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 5. Selezionare la cella o l intervallo che si desidera tagliare. 6. Fare clic sullo strumento Taglia disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 7. Fare clic sulla linguetta del foglio di lavoro di destinazione, se necessario, quindi fare clic nella cella di destinazione (o nella cella in alto a sinistra dell intervallo di destinazione se si deve incollare un area). 8. Fare clic sullo strumento Incolla disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. Copiare o spostare tra documenti 1. Selezionare la cella o l intervallo che si desidera copiare o spostare. 2. Fare clic sullo strumento Copia per duplicare gli elementi selezionati o Taglia per spostarli. 3. Fare clic sul pulsante della barra delle applicazioni relativo al documento, non necessariamente Excel, in cui si desidera duplicare o spostare gli elementi selezionati al passo 1. Se il documento non fosse ancora aperto è necessario aprirlo. 60 Copyright di Talento s.r.l.

69 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle 4. Posizionare il punto d inserimento nella posizione in cui si desidera incollare gli elementi selezionati. Per una cartella di lavoro selezionare il foglio e la cella di destinazione. 5. Fare clic sullo strumento Incolla dell applicazione di destinazione. INCOLLARE DAGLI APPUNTI DI OFFICE Il riquadro attività Appunti consente di copiare più elementi da diversi fogli di lavoro o da altre applicazioni Microsoft Office. Successivamente è possibile incollare gli elementi sullo stesso, su altri fogli di lavoro o in file di altre applicazioni Microsoft Office. Gli elementi tagliati o copiati vengono raccolti nel riquadro attività Appunti che viene visualizzato automaticamente (se tale opzione è attivata) quando due elementi vengono copiati o tagliati. Dopo la sua visualizzazione è possibile aggiungere elementi con gli strumenti Copia o Taglia. Il riquadro attività Appunti visualizza un'icona per ogni elemento tagliato o copiato. Posizionando il puntatore del mouse su un elemento del riquadro viene visualizzato un pulsante che attiva un menu di scelta contenente i comandi Incolla o Elimina. Scegliere Incolla equivale a fare clic direttamente sull'icona. L'elemento viene incollato sulla cella attiva e immediatamente sotto viene visualizzato lo Smart tag Opzioni Incolla. Si può incollare un elemento per volta o utilizzare lo strumento Incolla tutto per incollare tutti gli elementi contemporaneamente. Gli elementi contenuti nel riquadro attività Appunti possono essere rimossi al termine di una particolare sequenza di Taglia, Copia e Incolla utilizzando lo strumento Cancella tutto. Il contenuto del riquadro attività Appunti viene automaticamente eliminato alla chiusura dell'ultima applicazione di Office attiva. Attenzione IL RIQUADRO ATTIVITÀ APPUNTI CON OGGETTI DA INCOLLARE Il riquadro attività Appunti può essere visualizzato selezionando il pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo nel gruppo Appunti della scheda Home sulla barra multifunzione. L uso degli appunti e la loro visualizzazione è regolato dalle impostazioni dell elenco associato al pulsante Opzioni presente in basso al riquadro attività. Il riquadro attività Appunti non sarà più visualizzato automaticamente se all'interno del riquadro stesso viene deselezionata la voce "Mostra automaticamente Appunti di Office" nel menu Opzioni. Il riquadro potrà essere visualizzato nuovamente premendo due volte [Ctrl+C] per lo stesso elemento, a meno che si disattivi anche la voce "Mostra Appunti di Office quando si preme Ctrl-C 2 volte " Copyright di Talento s.r.l. 61

70 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 1. Fare clic sul pulsante presente in basso a destra del gruppo Appunti per visualizzare l omonimo riquadro attività. 2. Eliminare tutti gli elementi contenuti negli appunti selezionando il pulsante Cancella tutto disponibile sul riquadro stesso, se desiderato. 3. Tagliare o copiare gli elementi che si vogliono incollare in altra posizione. 4. Posizionare il punto d'inserimento dove si desidera inserire il testo, la grafica o l oggetto presente negli Appunti. 5. Posizionare il puntatore del mouse sull'elemento desiderato disponibile nel riquadro attività Appunti e fare clic per incollarlo. 6. Posizionare il punto d'inserimento dove si desidera incollare tutto il contenuto degli Appunti. 7. Incollare contemporaneamente tutti gli elementi contenuti negli Appunti utilizzando lo strumento Incolla tutto. SPOSTARE E COPIARE CON IL MOUSE È possibile utilizzare il mouse per spostare o per copiare i dati nel foglio di lavoro. Questa tecnica differisce dall uso dei comandi classici per il solo fatto che i dati non sono salvati negli Appunti e che le celle da spostare o copiare devono essere vicine. Spostare 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l'intervallo che si vuole spostare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato fino a quando il mouse non assume la forma. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare l'insieme fino alla posizione desiderata. Copiare 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l'intervallo che si vuole copiare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato. Tenere premuto il tasto [Ctrl] facendo attenzione che il puntatore del mouse assuma la forma. 3. Trascinare l'intervallo selezionato nella posizione desiderata e rilasciare il pulsante sinistro del mouse prima del tasto [Ctrl]. RICERCARE DATI SPECIFICI In un intervallo di celle selezionate o in un foglio di lavoro è possibile effettuare una ricerca per contenuti di cella specifici quali caratteri o numeri. Questa funzionalità è utilizzata quando si cercano nomi o numeri in un ampio foglio di lavoro. Per esempio, sul foglio di lavoro Dipendenti si può utilizzare la funzionalità Trova per posizionarsi sulla riga di un certo dipendente o su tutti i dipendenti di un reparto. La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci contiene le seguenti opzioni: In, Cerca, Cerca in, Maiuscole/minuscole e Confronta intero contenuto della cella. L'opzione In consente di 62 Copyright di Talento s.r.l.

71 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle scegliere se effettuare la ricerca sul foglio attivo o nell intera Cartella di lavoro. L'opzione Cerca determina la direzione della ricerca attraverso le righe o dall'alto in basso nelle colonne. L'opzione Cerca in consente di eseguire la ricerca nelle formule, nei valori o nei commenti. L'opzione Maiuscole/minuscole seleziona i caratteri maiuscoli e/o minuscoli come specificato dalla stringa di testo nella casella Trova. Per finire, l'opzione Confronta intero contenuto della cella si assicura che la ricerca andrà a buon fine solo se la stringa specificata nella casella Trova coincide con l intero contenuto della cella e non con una sua parte. Se questa opzione non è selezionata l'azione di Trova considererà la stringa come parte parziale di ricerca, esempio digitando Mag verranno trovati Mag, maggio e maggiore. È possibile altresì specificare un formato da cercare, scegliendo il pulsante Formato e selezionando le specifiche opzioni nella finestra di dialogo Trova formato. Il pulsante Trova tutti consente di generare l elenco completo delle occorrenze sotto forma di collegamenti ipertestuali in modo che un semplice clic selezioni la cella con quella specifica occorrenza. Attenzione RICERCARE DATI Excel effettuerà la ricerca sull'intero foglio di lavoro, se non è selezionato alcun intervallo. Per posizionarsi sull'uguaglianza precedente identificata da una stringa tenere premuto il tasto [Maiusc] mentre si preme il pulsante Trova successivo. Potrebbe essere necessario spostare la finestra di dialogo Trova in un'altra zona dello schermo per poter meglio visualizzare le ricorrenze incontrate sul foglio di lavoro. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo contenente le informazioni da cercare. Saltare questo passo per cercare nell intero foglio di lavoro. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Selezionare il comando Trova e seleziona quindi fare clic sul comando Trova. 4. Digitare nella casella Trova il testo o il numero che si desidera cercare. Copyright di Talento s.r.l. 63

72 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 5. Fare clic sul pulsante Opzioni >> per espandere la finestra di dialogo e visualizzare le opzioni di ricerca. 6. Impostare le opzioni di ricerca come necessario. 7. Selezionare Trova successivo per incontrare la prima uguaglianza. 8. Selezionare Trova successivo per incontrare la/e successiva/e uguaglianza/e, come necessario. 9. Selezionare Trova tutti per ottenere l intero elenco delle uguaglianze. 10. Selezionare Chiudi. SOSTITUIRE DATI In un foglio di lavoro, dovendo sostituire molte occorrenze di una stringa con un diverso valore è più conveniente utilizzare il comando Sostituisci piuttosto che digitare individualmente tutte le modifiche. Tale funzionalità combina la capacità di ricercare informazioni, come già visto al paragrafo precedente, con la possibilità di sostituire il contenuto trovato con uno specifico. Per esempio, nel foglio di lavoro Dipendenti si può presentare la necessità di sostituire il nome di un reparto con un nuovo nome oppure il nome di un responsabile col nome del suo sostituto. Durante la sostituzione del contenuto delle celle un'opzione consente di vedere ogni singola uguaglianza e convalidare la sostituzione agendo sul pulsante Sostituisci, oppure sostituire tutte le uguaglianze in modo automatico utilizzando il pulsante Sostituisci tutto. Decidendo per la sostituzione globale automatica assicurarsi che non ci siano uguaglianze parziali che coincidono con la stringa da sostituire. Per esempio, si deve sostituire Maggio con Giugno e si decide di sostituire automaticamente tutte le uguaglianze, pertanto alla fine della sostituzione otteniamo che Maggiore è stato sostituito con Giugnore. Se la funzionalità Sostituisci tutto sostituisce per errore il contenuto di una cella si può utilizzare lo strumento Annulla per annullare l'effetto dell'intera sostituzione. SOSTITUIRE DATI 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo contenente le informazioni da sostituire. Saltare questo passo per utilizzare l intero foglio di lavoro. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Selezionare il comando Trova e seleziona quindi fare clic sul comando Sostituisci Digitare nella casella Trova il testo o il numero che si desidera cercare. 5. Digitare nella casella Sostituisci con il testo di sostituzione. 64 Copyright di Talento s.r.l.

73 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle 6. Fare clic sul pulsante Opzioni >> per espandere la finestra di dialogo e visualizzare le opzioni di ricerca, se necessario. 7. Impostare le opzioni di ricerca come necessario. 8. Impostare le opzioni di formato, se desiderato. 9. Selezionare Sostituisci per effettuare la sostituzione dell'occorrenza corrente, selezionare Sostituisci tutto per sostituire tutte le occorrenze oppure selezionare Trova successivo per posizionarsi sulla prossima occorrenza e ignorare la corrente. 10. Continuare a sostituire o ad ignorare le occorrenze come necessario. ORDINARE I DATI È possibile raggruppare i dati di una lista secondo il contenuto di una particolare colonna. Per esempio, immaginiamo di avere una lista che contiene l'anagrafica dei dipendenti con le informazioni contenute nelle colonne cognome, nome, reparto, matricola, stipendio e data di nascita. È possibile ordinare questa lista in ordine alfabetico prendendo come chiave di ordinamento il cognome, oppure numericamente usando come chiave lo stipendio. Excel usa i seguenti criteri per ordinare i dati: 1. Le righe con informazioni duplicate nella colonna di ordinamento sono trattate, ma nel loro sottoinsieme conservano l'ordine originale. 2. Le righe con informazioni vuote nella colonna di ordinamento sono poste alla fine. 3. Le righe nascoste non sono sottoposte all'operazione di ordinamento. Attenzione L operazione di ordinamento può essere annullata finché lo strumento Annulla lo consente. Volendo ripristinare incondizionatamente la lista nell'ordine originale è necessario prima dell'ordinamento aggiungere una colonna con la numerazione sequenziale delle righe e successivamente eseguire l'ordinamento su questa colonna. ORDINAMENTO CRESCENTE E DECRESCENTE L'ordine delle liste può essere crescente o decrescente. Per ordine crescente s intende l'ordinamento di una lista dal valore più piccolo al valore più grande usando come riferimento, o chiave di ordinamento, la colonna contenete la cella attiva. I criteri dell'ordinamento crescente sono elencati di seguito: 1. I numeri sono ordinati dal più piccolo negativo al più grande positivo. 2. Date e ore sono ordinate in base al loro numero seriale. 3. Stringhe alfabetiche o alfanumeriche sono ordinate nella seguente successione: (spazio)! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 4. Tutti i valori logici Falso sono ordinati prima dei valori logici Vero. 5. Tutti gli errori valore (#VALORE) sono uguali e non vengono ordinati. 6. Le celle vuote vengono sempre poste alla fine. In una colonna contenente diverse tipologie di dati quali numeri, date, testo, valori logici, errori valore e celle vuote, l'ordinamento viene applicato in ordine crescente in funzione della natura dei dati. Copyright di Talento s.r.l. 65

74 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 L'ordine decrescente è inverso all'ordine crescente eccezion fatta per le celle vuote che sono sempre posizionate in coda alla lista. UNA COLONNA ORDINATA IN MODO CRESCENTE Per ordinare un elenco non è necessario selezionarlo, Excel lo farà automaticamente individuando i confini dell elenco sulla base delle righe o delle colonne vuote. È quindi sufficiente posizionare la cella attiva nella colonna che guiderà l ordinamento (prima chiave di ordinamento). Selezionando una sola colonna Excel visualizza un messaggio di avviso che offre la possibilità di espandere la selezione per comprendere l intero elenco o continuare con la selezione corrente e ordinare solo la colonna selezionata (creando potenzialmente risultati indesiderati). Una interessante novità introdotta da Excel 2007 consente di ordinare un elenco anche sulla base dei colori di sfondo delle celle o del colore dei caratteri. Entrambi sono disponibili attraverso il comando Ordinamento personalizzato dello strumento Ordina e filtra. Attenzione È possibile ordinare su più di una chiave di ordinamento utilizzando il comando Ordinamento personalizzato. Selezionando una porzione di dati comprendente due o più colonne l ordinamento avverrà normalmente ma l elenco risulterà alterato. Le prime due voci del menu associato allo strumento Ordina e filtra variano in accordo con la natura dei dati della colonna di ordinamento, ad esempio se la colonna è numerica invece che alfanumerica, le voci saranno:ordina dal più piccolo al più grande e Ordina dal più grande al più piccolo. Nel caso di date si avrà invece: Ordina dal meno recente al più recente e Ordina dal più recente al meno recente. 1. Selezionare una cella nella colonna contenente le informazioni che si desiderano ordinare. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Nel gruppo Modifica, selezionare lo strumento Ordina e filtra. 4. Selezionare il comando di ordinamento desiderato. 66 Copyright di Talento s.r.l.

75 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle ESERCITAZIONE Prima parte Creare una nuova cartella di lavoro, spostare la cella attiva all'interno del foglio di lavoro, scorrere il foglio di lavoro, introdurre testo e numeri e, cancellare il contenuto delle celle. Salvare, aprire e chiudere una cartella di lavoro. Usare le opzioni Completamento automatico e Seleziona da elenco a discesa per introdurre i dati nelle celle. Usare diversi metodi per aggiornare il contenuto delle celle. 1. Usare lo strumento Nuovo per creare una nuova cartella di lavoro. 2. Usare la tastiera per spostare il puntatore di cella all'interno del foglio di lavoro. 3. Usare il mouse per muovere il puntatore di cella all'interno del foglio di lavoro e per scorrerlo verticalmente e orizzontalmente. 4. Introdurre il testo e i numeri come da esempio di tabella sottostante: 5. Cancellare il contenuto della cella A6. A B 1 2 Nord Sud Centrale Ovest CentroOvest 6. Salvare la cartella di lavoro nella cartella delle esercitazioni col nome ConsuntivoRegionale. 7. Chiudere la cartella di lavoro. 8. Aprire RegvenditeEx memorizzato nella cartella delle esercitazioni. 9. Usare l'opzione Completamento automatico per introdurre Jones P. nella cella A Usare l'opzione Seleziona da elenco a discesa per introdurre il nome Banes M. nella cella A Fare doppio clic nella cella C6 per mettere la cella in modalità aggiornamento e sostituire il valore 3952,68 con 3932, Inserire il numero 43567,50 nella cella C9. Nota: lo zero finale non viene visualizzato. 13. Inserire il numero 33500,7 nella cella C Salvare la cartella di lavoro nella cartella delle esercitazioni assegnandole il nome Regvendite1. Seconda parte Selezionare un insieme di celle utilizzando la tastiera ed il mouse. Selezionare insiemi di celle non adiacenti. Introdurre dati in un insieme di celle utilizzando il metodo veloce. Utilizzare l'opzione Riempimento automatico per generare delle serie standard. 1. Aprire il file VenditeRegioni2Ex. 2. Usare la tastiera per selezionare l'intervallo di cella B5:B8. 3. Usare il mouse per selezionare l'intervallo di cella A5:C8. 4. Selezionare gli insiemi di celle non adiacenti, A5:A8 e C5:C8. Copyright di Talento s.r.l. 67

76 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 5. Selezionare l'insieme delle celle D5:E8 e utilizzare il metodo veloce per inserire i dati numerici in accordo con la tabella sottostante: 6. Digitare il testo Trim. 1 nella cella B4. D E Utilizzare il quadratino di riempimento per generare la serie nell'insieme delle celle B4:E4. 8. Fare clic in un punto qualsiasi della cartella di lavoro per deselezionare le celle. 9. Salvare e chiudere la cartella di lavoro. Terza parte Cambiare la larghezza della colonna e l'altezza della riga. Utilizzare il comando di adattamento automatico per dimensionare la larghezza della colonna. Nascondere e scoprire le colonne. Inserire ed eliminare colonne e righe. Utilizzare gli appunti per incollare in ordine diverso dalla raccolta. Utilizzare il mouse per duplicare il contenuto di una cella quindi annullare l operazione. 1. Aprire Regioni8Ex. 2. Selezionare le colonne da B ad E. Dimensionare la larghezza a 10, Selezionare le righe da 2 a 7. Dimensionare l'altezza a Selezionare la colonna E. Utilizzare l'opzione Adatta per dimensionarla sufficientemente per visualizzare il contenuto della cella E7. 5. Selezionare la colonna J. Utilizzare l'opzione Adatta per dimensionarla sufficientemente per visualizzare il testo contenuto nella cella J1. 6. Selezionare le colonne da B ad E e nasconderle. 7. Scoprire le colonne da B a E. 8. Inserire una nuova colonna prima della colonna I. 9. Inserire tre nuove righe in testa al foglio di lavoro. Selezionare la cella A1 e digitare Worldwide Sporting Goods. Selezionare la cella A2 e digitare Riepilogo vendite per zona. 10. Inserire una riga prima della riga Eliminare la riga vuota Eliminare la colonna vuota I. 13. Copiare gli intervalli A5:A9 e B4:E4. Il riquadro attività Appunti dovrebbe essere visibile. 14. Utilizzare il riquadro attività Appunti per incollare l'elemento Nord-Est... nella cella A15. Utilizzare il riquadro attività Appunti per incollare l'elemento Trim nella cella B Eliminare il contenuto degli Appunti e chiudere il riquadro. 16. Duplicare il contenuto della cella A2 nella cella A13 utilizzando il mouse. 17. Utilizzare lo strumento Annulla per annullare l azione precedente. 18. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. 68 Copyright di Talento s.r.l.

77 POWERED BY AULA01 Lezione 3 Operare con le celle Quarta parte Ordinare una lista in un foglio di lavoro in ordine crescente e decrescente. Trovare e sostituire dei dati. 1. Aprire InfoDipendenti_1Ex. 2. Ordinare la lista del foglio di lavoro Dipendenti dal più recente al meno recente rispetto alla data di assunzione. 3. Ordinare la lista del foglio di lavoro Amministrazione in ordine crescente sul cognome. 4. Visualizzare il foglio di lavoro Dipendenti. 5. Trovare tutti i dipendenti con lo stato di servizio uguale a 2. Notare che Excel identifica in successione le celle del foglio di lavoro contenenti il numero Selezionare l'opzione Confronta intero contenuto della cella nella finestra di dialogo Trova. Trovare tutti i dipendenti con lo stato di servizio uguale a 2. Notare che Excel identifica in successione le celle del foglio di lavoro contenenti il numero 2 (solo nella colonna Stato di servizio). 7. Trovare e sostituire tutte le uguaglianze dello stato di servizio 7 con 5. Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Confronta intero contenuto della cella. 8. Chiudere la finestra di dialogo Trova e Sostituisci. 9. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. Copyright di Talento s.r.l. 69

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79 POWERED BY AULA01 Lezione 4 Operare con fogli e cartelle LEZIONE 4 - OPERARE CON FOGLI E CARTELLE In questa lezione imparerete a: Utilizzare fogli di lavoro multipli in una cartella, Inserire ed eliminare fogli di lavoro in una cartella, Copiare e spostare interi fogli di lavoro, Raggruppare fogli di lavoro. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , FOGLI MULTIPLI IN UNA CARTELLA Le cartelle di lavoro possono contenere diversi fogli di lavoro. L'utilizzo di fogli di lavoro multipli può essere un modo conveniente per gestire le informazioni correlate nella stessa cartella di lavoro. Per esempio, è possibile introdurre i dati relativi alle vendite per singolo mese, per ogni trimestre o per ogni regione in fogli di lavoro diversi. È inoltre possibile creare fogli di lavoro di riepilogo che attingano le informazioni necessarie dai diversi fogli costituenti la cartella di lavoro. È anche possibile raggruppare diversi fogli di lavoro, dando a tutti la stessa formattazione e stamparli come gruppo in unica soluzione. Implicitamente una nuova cartella di lavoro viene creata con tre fogli di lavoro (tale numero costituisce elemento di personalizzazione nelle Opzioni di Excel). Il nome di ogni foglio di lavoro compare sopra la barra di stato nell apposita linguetta (chiamata anche scheda). Il nome implicito è Foglio, seguito da un numero. È possibile cambiare questo nome per indicare il tipo di informazioni contenute nel foglio (per esempio Vendite) e/o colorare la linguetta per distinguere un tipo di foglio dall altro (ad esempio, un foglio di riepilogo da un foglio di dettaglio). Una cartella di lavoro può contenere tutti i fogli di cui abbiamo bisogno (il limite è solo la memoria disponibile). I fogli di lavoro possono essere spostati e copiati all'interno della cartella di lavoro corrente o di altra cartella aperta. Per variare la dimensione della barra di scorrimento e quindi visualizzare più o meno fogli, trascinare qui. UNA CARTELLA DI LAVORO CON PIÙ FOGLI Il foglio di lavoro attivo è il foglio di lavoro visualizzato. È possibile visualizzare un foglio di lavoro facendo clic sulla sua linguetta. Implicitamente solo un limitato numero di linguette (ovvero nomi di fogli di lavoro) sarà visibile nella finestra della cartella di lavoro. Il numero delle linguette visibili Copyright di Talento s.r.l. 71

80 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 dipende essenzialmente dalla lunghezza del nome del foglio di lavoro e dalla lunghezza della barra di scorrimento orizzontale (vedi nota sull immagine). Per rendere visibile una linguetta di un foglio di lavoro è possibile utilizzare i pulsanti di scorrimento per visualizzare le linguette dei fogli nascosti. L uso dei pulsanti di scorrimento e mostrato nella seguente tabella. Pulsante Funzione Visualizza la linguetta del successivo foglio di lavoro. Visualizza la linguetta del precedente foglio di lavoro. Visualizza la linguetta dell'ultimo foglio di lavoro della cartella di lavoro. Visualizza la linguetta del primo foglio di lavoro della cartella di lavoro. È possibile inoltre selezionare un foglio di lavoro facendo clic con il tasto destro del mouse su uno qualsiasi dei pulsanti di scorrimento e selezionando dall elenco che appare il nome del foglio desiderato. Il nome implicito assegnato ad un foglio si sostituisce in generale con un nome più descrittivo la cui lunghezza non può eccedere 31 caratteri. Il nome può contenere qualsiasi carattere alfa-numerico ad eccezione di: due punti (:), slash (/), backslash (\), punto di domanda (?) e asterisco (*). Inoltre il nome del foglio di lavoro non può essere racchiuso tra parentesi quadre ([ ]). All'interno della cartella di lavoro i nomi dei fogli di lavoro devono essere univoci. Attenzione Il foglio di lavoro corrente può essere rinominato anche con la barra multifunzione. Sulla scheda Home selezionare lo strumento Formato e quindi il comando Rinomina foglio. Analogamente è possibile colorare la linguetta del foglio. Spostarsi tra fogli di lavoro 1. Visualizzare la linguetta immediatamente a destra facendo clic sul pulsante Successivo. 2. Visualizzare la linguetta immediatamente a sinistra facendo clic sul pulsante Precedente. 3. Visualizzare la linguetta dell'ultimo foglio di lavoro facendo clic sul pulsante Ultimo. 4. Visualizzare la linguetta del primo foglio di lavoro facendo clic sul pulsante Primo. 5. Visualizzare il contenuto di un foglio di lavoro facendo clic sulla linguetta desiderata. Selezionare un foglio di lavoro 1. Fare clic col tasto destro del mouse su un qualsiasi pulsante di scorrimento delle linguette. 2. Selezionare il foglio di lavoro desiderato. Rinominare fogli di lavoro 1. Fare doppio clic sulla linguetta del foglio di lavoro che si desidera rinominare. 2. Digitare il nome che si desidera assegnare al foglio di lavoro. 3. Premere [Invio]. Colorare la linguetta del foglio di lavoro 1. Fare clic col tasto destro del mouse sulla linguetta del foglio di lavoro che si desidera colorare. 2. Selezionare il comando Colore linguetta scheda. 3. Selezionare il colore desiderato. 4. Selezionare [OK]. 72 Copyright di Talento s.r.l.

81 POWERED BY AULA01 Lezione 4 Operare con fogli e cartelle RAGGRUPPARE FOGLI DI LAVORO Prima di applicare un qualsiasi comando ad un foglio di lavoro è necessario selezionarlo. Selezionare più fogli di lavoro ha come effetto il raggruppamento degli stessi. Applicare una modifica, una formula o un formato ad una cella su un foglio di lavoro appartenente a un gruppo, significa applicare quel comando alla stessa cella su tutti i fogli di lavoro costituenti il gruppo. Il raggruppamento è sovente utilizzato quando si desidera dare la stessa struttura e la stessa veste grafica a tutti o a una parte dei fogli di lavoro appartenenti ad una cartella di lavoro. Per esempio, creando fogli di lavoro mensili in una cartella di lavoro può essere utile raggrupparli in modo da dare contemporaneamente a tutti i fogli la stessa formattazione per le intestazioni di riga, di colonna e le stesse formule. Inoltre, inserendo nuovi fogli, il numero di fogli selezionati determina il numero di fogli inseriti. Attenzione Per deselezionare un foglio di lavoro senza deselezionare il gruppo tenere premuto il tasto [Ctrl], fare clic sulla linguetta del foglio di lavoro e successivamente rilasciare il tasto [Ctrl]. La selezione multipla di fogli di lavoro è evidenziata dall'apparire della parola [Gruppo] a fianco del nome della cartella di lavoro. Per deselezionare un gruppo è sufficiente fare clic su una linguetta non selezionata o utilizzare il comando Separa fogli del menu contestuale. I dati copiati o tagliati in fogli raggruppati non possono essere incollati in un altro foglio, in quanto la dimensione dell'aria di copia include tutti i layer dei fogli selezionati ed è pertanto diversa dall'area di incollamento di un solo foglio. Prima di copiare o spostare i dati in un altro foglio di lavoro verificare che sia selezionato un solo foglio. In presenza di fogli raggruppati, i dati immessi o modificati nel foglio attivo vengono riportati in tutti i fogli selezionati (scrittura tridimensionale) e quindi possono sostituire accidentalmente dati negli altri fogli selezionati. Selezionare più fogli contigui 1. Fare clic sulla linguetta del primo foglio di lavoro che si desidera selezionare. 2. Tenere premuto il tasto [Maiusc], fare clic sull'ultimo foglio adiacente che si desidera selezionare e rilasciare il tasto [Maiusc]. Selezionare più fogli non contigui 1. Selezionare il primo foglio di lavoro che si desidera raggruppare. 2. Tenere premuto il tasto [Ctrl], fare clic sulla linguetta di ogni foglio di lavoro che si desidera raggruppare e rilasciare il tasto [Ctrl]. Selezionare tutti i fogli 1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla scheda di un foglio, quindi scegliere Seleziona tutti i fogli dal menu di scelta rapida. AGGIUNGERE ED ELIMINARE FOGLI In una cartella di lavoro è possibile inserire nuovi fogli di lavoro o eliminare gli obsoleti. Per esempio, disponendo di un foglio di lavoro per ogni mese dell'anno, è possibile aggiungere dei fogli di riepilogo trimestrale e uno annuale. I nuovi fogli vengono inseriti alla sinistra del foglio di lavoro corrente con il nome implicito Foglion ma, se necessario, possono essere rinominati. Copyright di Talento s.r.l. 73

82 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Eliminando un foglio di lavoro si deve tenere presente che i dati ad esso associati saranno irrimediabilmente persi (non esiste la possibilità di utilizzare lo strumento Annulla se non rinunciando a salvare la cartella di lavoro alla chiusura del file). LA RICHIESTA DI CONFERMA DELL ELIMINAZIONE DI UN FOGLIO DI LAVORO Attenzione Selezionando più fogli adiacenti si possono inserire fogli multipli. Per contro non è possibile inserire contemporaneamente fogli di lavoro non adiacenti. Selezionando più fogli è possibile eliminarli contemporaneamente. I comandi Inserisci ed Elimina sono disponibili anche nel menu contestuale delle linguette dei fogli di lavoro. Inserire nuovi fogli di lavoro 1. Selezionare il foglio di lavoro alla sinistra del quale si desidera inserire un nuovo foglio. 2. Sulla scheda Home fare clic sulla freccia dello strumento Inserisci. 3. Selezionare il comando Inserisci foglio. Inserire nuovi fogli di lavoro in coda agli esistenti 1. Fare clic sullo strumento Inserisci foglio di lavoro sull ultima linguetta a destra. Eliminare fogli di lavoro 1. Selezionare il foglio di lavoro da eliminare. 2. Sulla scheda Home fare clic sulla freccia dello strumento Elimina. 3. Selezionare il comando Elimina foglio. COPIARE E SPOSTARE FOGLI DI LAVORO È possibile copiare o spostare un foglio di lavoro (con il relativo contenuto) in una nuova posizione. Queste funzionalità consentono di riproporre la medesima struttura di un foglio su altri o trovare un'adeguata distribuzione delle informazioni nella cartella. Il nome di un foglio di lavoro copiato è il nome del foglio di lavoro originale seguito da un numero sequenziale. È anche possibile copiare o spostare contemporaneamente un gruppo di fogli di lavoro. Dopo l'operazione i fogli di lavoro saranno automaticamente separati. UN NUOVO FOGLIO, COPIA DI UNO GIÀ PRESENTE NELLA CARTELLA 74 Copyright di Talento s.r.l.

83 POWERED BY AULA01 Lezione 4 Operare con fogli e cartelle Attenzione I fogli di lavoro possono essere copiati o spostati anche con la barra multifunzione. Sulla scheda Home selezionare lo strumento Formato e quindi il comando Sposta o copia foglio che apre la finestra di dialogo Sposta o copia. La stessa finestra di dialogo può essere aperta selezionando il comando Sposta o copia del menu contestuale della linguetta del foglio. Copiare fogli di lavoro 1. Selezionare la linguetta di ogni foglio di lavoro che si desidera copiare. 2. Tenere premuto il tasto [Ctrl] e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare il/i foglio/i di lavoro selezionato/i nella posizione desiderata. Spostare fogli di lavoro 1. Selezionare la linguetta di ogni foglio di lavoro che si desidera spostare. 2. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il/i foglio/i di lavoro selezionato/i nella posizione desiderata. COPIARE E SPOSTARE FOGLI TRA CARTELLE DI LAVORO ATTIVE È possibile copiare o spostare un foglio di lavoro (con il relativo contenuto) anche in altre cartelle di lavoro (compreso la possibilità di crearne una nuova) purché attive. Il nome di un foglio di lavoro copiato o spostato in altra cartella rimane lo stesso del foglio di lavoro originale. È possibile anche copiare o spostare gruppi di fogli di lavoro. COPIARE UN FOGLIO IN UNA NUOVA CARTELLA DI LAVORO Copiare fogli di lavoro tra cartelle di lavoro 1. Selezionare la linguetta di ogni foglio di lavoro che si desidera copiare. 2. Sulla scheda Home fare clic sulla freccia dello strumento Formato e selezionare il comando Sposta o copia foglio. 3. Sulla finestra di dialogo Sposta o copia scegliere la cartella di destinazione e la posizione all interno della stessa. Copyright di Talento s.r.l. 75

84 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 4. Attivare l opzione Crea una copia. 5. Fare clic su OK. Spostare fogli di lavoro tra cartelle di lavoro 1. Selezionare la linguetta di ogni foglio di lavoro che si desidera spostare. 2. Sulla scheda Home fare clic sulla freccia dello strumento Formato e selezionare il comando Sposta o copia foglio. 3. Sulla finestra di dialogo Sposta o copia scegliere la cartella di destinazione e la posizione all interno della stessa. 4. Selezionare OK. 76 Copyright di Talento s.r.l.

85 POWERED BY AULA01 Lezione 4 Operare con fogli e cartelle ESERCITAZIONE Inserire e rinominare i nuovi fogli di lavoro per due regioni. Spostare un foglio nella stessa cartella di lavoro per cambiarne l ordine di visualizzazione. Copiare un foglio in una diversa cartella di lavoro. Eliminare un foglio di lavoro. 1. Aprire Regioni12Ex. 2. Visualizzare il foglio di lavoro Totali. 3. Selezionare i fogli di lavoro Totali e Settimanali. 4. Tenendo selezionati i fogli, inserire due nuovi fogli di lavoro alla sinistra del foglio Totali. 5. Rinominare il primo foglio di lavoro inserito con NordOvest. 6. Rinominare il secondo foglio di lavoro inserito con SudOvest. 7. Spostare il foglio di lavoro Totali dopo il foglio Settimanali. 8. Copiare il foglio di lavoro Settimanali in una nuova cartella di lavoro. 9. Tornare alla cartella di lavoro Regioni12Ex. 10. Eliminare il foglio di lavoro Settimanali. 11. Chiudere entrambe le cartelle di lavoro senza salvarle. Copyright di Talento s.r.l. 77

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87 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni LEZIONE 5 - FORMULE E FUNZIONI In questa lezione imparerete a: Inserire una formula nel foglio di lavoro, Utilizzare lo strumento Somma automatica, Impostare correttamente una funzione, Correggere automaticamente le formule, Immettere una funzione utilizzando Inserisci funzione, Utilizzare Calcolo automatico e Individua intervallo, Utilizzare un riferimento assoluto, Estendere una formula mediante il quadratino di riempimento, Spostare e copiare celle contenenti una formula, Usare riferimenti 3D nelle formule e nelle funzioni. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , UTILIZZARE LE FORMULE Le formule sono espressioni che eseguono calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule si basano normalmente sugli indirizzi (riferimenti) delle celle che contengono i valori e su un appropriato operatore matematico, ma possono contenere anche altri elementi quali funzioni e costanti. La tabella che segue spiega i termini introdotti. Termine Riferimento Operatore Costante Funzione Definizione Coordinata o coppia di coordinate che identifica la posizione di una o più celle nel foglio di lavoro. Ad esempio, il riferimento alla cella situata all'intersezione della colonna C con la riga 3 è C3. La scrittura di due coordinate separate dal simbolo (:) due punti definisce l intervallo compreso tra le due celle citate, ad esempio A1:B4 identifica otto celle. Segno o simbolo che specifica il tipo di calcolo da eseguire in un'espressione. Esistono operatori matematici (+, -, *, /, ^), di confronto (=, >, <, <>), di concatenazione (&) e di riferimento ( :, ;, spazio ). Valore non calcolato e che pertanto non varia. Ad esempio, il numero 210 e il testo ''Entrate trimestrali'' sono costanti. Ad esempio la formula =2+3*4 usa solo costanti. Formula predefinita che accetta uno o più valori, esegue un'operazione e restituisce uno o più valori. Le funzioni semplificano e abbreviano le formule in un foglio di lavoro, in particolare se si eseguono calcoli lunghi e complessi. Ad esempio, =MEDIA(B2:H2) calcola la media dei valori compresi nell intervallo di celle da B2 ad H2. Un formula inizia sempre col segno uguale (=) per evitare che Excel la interpreti come testo dato che l'indirizzo delle celle inizia sempre con una lettera. Per esempio per sommare i valori nelle celle A1 e A2, la formula da usare è =A1+A2. Le formule vanno scritte, ovviamente, nelle celle che devono contenere il risultato e poiché utilizzano l'indirizzo delle celle, ricalcoleranno automaticamente il risultato al variare del valore di una delle celle referenziate. Copyright di Talento s.r.l. 79

88 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 La tavola sottostante mostra gli operatori matematici utilizzati nelle formule: Operatore Funzione svolta + (segno più) Somma (Addizione) - (segno meno) Sottrazione * (asterisco) Moltiplicazione / (barra o slash) Divisione ( ) (parentesi) Priorità sull'ordine delle operazioni. Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime. % (percentuale) Converte il numero in percentuale. Per esempio digitando 10%, Excel lo interpreta come valore 0,10. ^ (circonflesso) Esponenziale. Per esempio digitando 2^3, Excel lo interpreta come 2*2*2 (ovvero 2 alla terza). Se in una formula compaiono più operatori, il calcolo sarà eseguito rispettando le regole standard matematiche sull'ordine di precedenza. Questo ordine determina quale sarà il primo operatore ad essere preso in considerazione per effettuare il calcolo. L'ordine delle precedenze è il seguente: parentesi, esponenziale, moltiplicazione e divisione, addizione e sottrazione. Per esempio, il risultato di 2+7*8 è 58 e il risultato di (2+7)*8 è 72. Attenzione Nelle formule che presentino moltiplicazioni e divisioni oppure somme e sottrazioni, gli operatori saranno presi in considerazione da sinistra verso destra secondo l'ordine in cui sono esplicitati nella formula stessa. Nel foglio di lavoro, al fine di ricercare un eventuale errore in una formula, è possibile visualizzare l'effettivo contenuto di una cella, così come si presenta nella Barra della formula, indipendentemente dal fatto che il contenuto della cella stessa sia un numero, un'etichetta o una formula. Per ottenere questo risultato attivare l'opzione Visualizza formule nelle celle anziché i risultati calcolati nel gruppo Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro presente nella sezione Impostazioni avanzate delle Opzioni di Excel o usare la combinazione di tasti [Ctrl+Maiusc+(]. 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la formula. 2. Digitare il segno (=). 3. Introdurre la parte restante della formula. 4. Premere [Invio]. USARE SOMMA AUTOMATICA Excel possiede centinaia di funzioni che consentono di velocizzare la stesura delle formule. Una di queste è la funzione Somma, pensata per calcolare il totale dei valori contenuti in un insieme di celle. Questa funzione facilita la definizione degli operandi quando si deve sommare il contenuto di un insieme di celle in quanto richiede la sola definizione della cella iniziale e finale dell insieme. Per esempio, dovendo sommare i valori contenuti nelle celle da A1 fino ad A7, basta scrivere =SOMMA(A1:A7) invece di digitare la formula convenzionale =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7. La funzione Somma è sicuramente una delle funzioni più utilizzate, perciò Excel ne agevola l utilizzo per mezzo dello strumento Somma automatica presente nella scheda Formule della barra multifunzione. 80 Copyright di Talento s.r.l.

89 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni Tale strumento inserisce automaticamente nella cella attiva del foglio di lavoro tale funzione senza doverla neppure scrivere. Con Somma automatica quindi si dispone di una facile utilità per sommare valori contenuti in righe o in colonne del foglio di lavoro. Facendo clic sullo strumento Somma automatica viene proposta la selezione di un insieme di celle. Questa proposta non è vincolante e può essere modificata dall utente semplicemente selezionando manualmente le celle desiderate. Attivando la cella di fine riga e facendo clic su Somma automatica saranno selezionati i valori delle celle di quella riga, a sinistra della cella attiva fino alla prima etichetta incontrata. Attivando invece la cella di fine colonna e facendo clic su Somma automatica saranno selezionati i valori delle celle soprastanti la cella attiva di quella colonna fino alla prima etichetta incontrata. In presenza di valori sia sopra la cella attiva (colonna) sia a sinistra della cella attiva (riga) saranno selezionati i valori di colonna. Etichette Attenzione UTILIZZO DI SOMMA AUTOMATICA SULLE RIGHE E SULLE COLONNE Un doppio clic sullo strumento Somma automatica validerà il risultato della formula nella cella senza dover premere il tasto [Invio]. 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la formula. 2. Selezionare lo strumento Somma automatica. 3. Se l intervallo evidenziato è quello desiderato premere [Invio], altrimenti selezionare prima l intervallo corretto. ALTRE FUNZIONI DISPONIBILI IN SOMMA AUTOMATICA Lo strumento Somma automatica costituisce un valido esempio di funzionalità che velocizza la stesura di operazioni con molti operandi. Oltre alla Somma, l elenco a discesa accanto al pulsante, consente l utilizzo di altre funzioni quali Media, Max, Min e Conta numeri. Tutte queste funzioni sono introdotte con la stessa tecnica di Somma automatica. Queste funzioni sono elencate nella tabella sottostante: Funzione Sintassi Descrizione Somma =Somma(A1:A20) Somma i valori contenuti nell'insieme di celle selezionato. Copyright di Talento s.r.l. 81

90 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Funzione Sintassi Descrizione Media =Media(A1:A20) Calcola il valore medio di un insieme di celle. Se una cella dell'insieme selezionato è vuota questo valore non sarà incluso nel calcolo della media mentre lo sarà se contiene il valore zero. Max =Max(A1:A20) Fornisce il valore maggiore dell'insieme. Min =Min(A1:A20) Fornisce il valore minore dell'insieme. Conta numeri =Conta.numeri(A1:A20) Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri. 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la formula. 2. Fare clic sulla freccia associata allo strumento Somma automatica. 3. Selezionare la funzione desiderata. 4. Se l intervallo evidenziato è quello desiderato premere [Invio], altrimenti selezionare prima l intervallo corretto. SCRIVERE UNA FUNZIONE MANUALMENTE A volte è più veloce scrivere una funzione piuttosto che selezionare il giusto strumento della scheda Formule. In questo caso basta digitare il segno di uguale (=), il nome della funzione e tutti gli operandi racchiusi tra parentesi. I riferimenti della funzione possono essere scritti manualmente o in modo automatico con la selezione dell intervallo richiesto. Una novità introdotta da Excel 2007 è rappresentata dalla funzionalità di completamento automatico delle formule che visualizza sotto la cella d inserimento un elenco a discesa con le funzioni che hanno in comune i caratteri che si stanno digitando. In questo modo si può selezionare la funzione senza doverla scrivere oppure si può vedere la sintassi del nome per non sbagliarlo. IL COMPLETAMENTO AUTOMATICO DELLE FORMULE 82 Copyright di Talento s.r.l.

91 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni LA SCRITTURA MANUALE DELLA FUNZIONE MEDIA (DA COMPLETARE) Dopo aver scritto o selezionato il nome della funzione scompare l elenco di completamento automatico e compare invece un suggerimento con la sintassi dei suoi argomenti. Attenzione In una cella durante l'introduzione di una formula o di una funzione è possibile digitare il punto (.) al posto dei due punti (:). A formula conclusa, premendo il tasto [Invio] Excel sostituirà automaticamente il punto (.) con i due punti (:). Il nome della funzione non è sensibile alle lettere maiuscole o minuscole. Per esempio, in una cella si può digitare Media, MEDIA o media. È possibile concludere una funzione senza chiudere la relativa parentesi. Excel provvederà a chiuderla automaticamente. Si consiglia tuttavia di chiudere sempre le parentesi manualmente soprattutto in presenza di formule con funzioni nidificate. La funzionalità di completamento automatico può essere disattivata togliendo il simbolo di spunta dall'opzione Completamento automatico formule nel gruppo Utilizzo delle formule presente nella sezione Formule delle Opzioni di Excel o usare la combinazione di tasti [Alt+ ]. 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Digitare il simbolo di uguale (=) 3. Iniziare a digitare la funzione. 4. Utilizzare la freccia verso il basso ( ) per scorrere l elenco di completamento automatico e posizionare la selezione sulla funzione desiderata, se necessario. 5. Premere [Tab] per scrivere la funzione nella formula e chiudere il completamento automatico. Osservare che la parentesi aperta viene inserita automaticamente. 6. Selezionare l intervallo della funzione, se richiesto. Osservare che coerentemente con la selezione viene inserito il riferimento dell intervallo nella formula. 7. Chiudere la parentesi per terminare la formula. 8. Premere [Invio]. GESTIRE I PIÙ COMUNI ERRORI DI DIGITAZIONE DELLE FORMULE Excel 2007, come i suoi predecessori, è in grado di identificare e correggere i più comuni errori di digitazione delle formule. In presenza di un errore che può essere corretto, Excel visualizza un messaggio informativo che contiene la soluzione proposta. Per esempio, se una formula viene digitata come =A1+B1+, Excel proporrà la formula =A1+B1 come si evince dalla figure che segue. Copyright di Talento s.r.l. 83

92 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Nella individuazione di un errore nella formula si deve accettare la correzione proposta o correggere da soli l'errore. La tavola sottostante elenca le proposte di correzione fatte da Excel: Formula digitata Errore riscontrato Correzione =4 7 uno spazio in più =47 =1A inversione nel riferimento di cella =A1 =3+*4 due operatori matematici in sequenza =3+4 =4//2 due operatori matematici in sequenza =4/2 =4=>3 inversione degli operatori =4>=3 =4X7 come simbolo di moltiplicazione viene usato X anziché * =4*7 =777,55,44 doppio segno decimale =777,5544 =4.567 punto non necessario =4567 =A1+A2+ operatore matematico in eccesso =A1+A2 =A1+7(B7/50) operatore matematico mancante =A1+7*(B7/50) =Se(A1>10;"Sì";"no) doppio apice mancante =Se(A1>10;"Sì";"no") =Somma(A:1:A7) carattere : in eccesso =Somma(A1:A7) =Somma(A 1:A7) spazio in eccesso =Somma(A1:A7) IL CONTROLLO DEGLI ERRORI Dopo anni di assistenza a clienti che hanno utilizzato varie versioni di Excel, Microsoft ha identificato le situazioni più comuni che di solito generano frustrazione negli utenti e ha inserito in Excel 2007 un insieme di regole (già parzialmente presenti anche nella versione precedente) per controllare i problemi delle formule. Tali regole non garantiscono che il foglio di calcolo sia privo di errori ma consentono di individuare gli errori più comuni. Le regole possono essere attivate o disattivate singolarmente. I problemi possono essere esaminati in due modi: uno alla volta come con un correttore ortografico o immediatamente sul foglio di lavoro mentre si creano le formule. Entrambi i metodi presentano le stesse opzioni. Qualora sia rilevato un problema, nell'angolo in alto a sinistra della cella verrà visualizzato un triangolino verde (colore predefinito che può essere variato). 84 Copyright di Talento s.r.l.

93 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni ESEMPIO DI UN ERRORE RILEVATO DA EXCEL ESEMPIO DI CONTROLLO ERRORI UNO ALLA VOLTA Le situazioni d errore individuate da Excel sono elencate nel gruppo Regole Controllo Errori della sezione Formule delle Opzioni di Excel. In aggiunta, il gruppo Controllo errori (nella stessa sezione) permette di personalizzare il metodo di rilevazione degli errori e di riconsiderare eventuali errori ignorati. L immagine che segue mostra la porzione della sezione Formule descritta. Correzione diretta LE OPZIONI DI CONTROLLO PER LA RILEVAZIONE DI ERRORI 1. Selezionare una cella che contiene un triangolino verde in alto a sinistra. 2. Fare clic sullo Smart tag Controllo errori. 3. Selezionare la correzione proposta o ignorare l errore. Se si fa clic su Ignora errore, l'errore viene contrassegnato per essere ignorato ai controlli successivi. 4. Ripetere i passi da 1 a 3 per ogni altro errore da gestire. Correzione uno alla volta 1. Selezionare il foglio di lavoro da controllare. 2. Selezionare la scheda Formule, se necessario. 3. Nel gruppo Verifica formule fare clic sullo strumento Controllo errori. 4. Nella finestra di dialogo Controllo errori selezionare la correzione proposta o ignorare l errore. Se si fa clic su Ignora errore, l'errore viene contrassegnato per essere ignorato ai controlli successivi. 5. Fare clic su Successivo per procedere sul prossimo errore. 6. Ripetere i passi 4 e 5 per ogni errore da gestire. 7. Fare clic su OK sul messaggio di fine correzione. Copyright di Talento s.r.l. 85

94 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 RICONOSCERE I MESSAGGI D ERRORE DI EXCEL Può accadere che una formula o una funzione riportino nella cella un messaggio d errore al posto del risultato atteso. Ad esempio, una funzione che calcola la media di un intervallo può dare un messaggio di errore #DIV/0! se l'intervallo non contiene dati. I messaggi d errore di Excel sono descritti nella tabella seguente con una breve descrizione del loro significato. Per maggiori dettagli consultare la guida di Excel. Tipo #N/D #VALORE #RIF Descrizione Viene visualizzato quando il valore per una funzione o per una formula non è disponibile. Viene visualizzato quando si usa il tipo errato di argomento o operando. Viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido, ad esempio si sono eliminate celle a cui fanno riferimento altre formule. #DIV/0! Viene visualizzato quando si divide un numero per zero (0). #NUM #NOME? #NULLO Viene visualizzato quando una formula o una funzione contengono valori numerici non validi, ad esempio anche se il valore che si desidera immettere è 100, occorre digitare solo 100 nella formula. Viene visualizzato quando non viene riconosciuto il testo in una formula. Viene visualizzato quando si specifica un'intersezione di due aree che non si intersecano. USARE INSERISCI FUNZIONE Potendo scegliere tra centinaia di funzioni si è restii a sperimentare in proprio funzioni poco familiari. Excel rende questo passaggio più semplice fornendo il comando Inserisci funzione che consente di cercare o selezionare il nome della funzione e gli argomenti correlati. In caso di dubbi sulla sintassi di una funzione o nel caso necessiti un aiuto per la sua corretta digitazione, il comando Inserisci funzione è in grado di fornire tutta l'assistenza necessaria. Al fine di restringere la selezione, la finestra di dialogo Inserisci funzione raggruppa le funzioni per categoria. Selezionando una categoria verranno visualizzate solo le funzioni appartenenti a quella categoria. Non conoscendo la categoria di appartenenza di una funzione si può scegliere Tutte per visualizzare tutte le disponibili in ordine alfabetico. Selezionando il nome di una funzione Excel mostra la sua sintassi ed una breve descrizione della stessa. Per avere maggiori dettagli sulla funzione e per vedere alcuni esempi d utilizzo, selezionare il collegamento ipertestuale Guida relativa a questa funzione" che apre la Guida di Excel direttamente sulla funzione selezionata. 86 Copyright di Talento s.r.l.

95 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni UTILIZZARE INSERISCI FUNZIONE 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Fare clic sullo strumento Inserisci funzione presente sulla barra della formula o sull omonimo strumento della scheda Formule sulla barra multifunzione, se più conveniente. 3. Cercare la funzione digitandone una breve descrizione o selezionare la Categoria dall'apposito elenco. 4. Selezionare una funzione dall'elenco delle funzioni. 5. Selezionare OK. 6. Selezionare il pulsante di compressione del primo argomento della finestra di dialogo Argomenti funzione. 7. Selezionare l'insieme delle celle alle quali applicare la formula, posizionando il puntatore del mouse sulla prima cella e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione fino all'ultima cella; a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 8. Selezionare il pulsante di espansione della finestra di dialogo. 9. Ripetere i passi da 6 a 8 per ogni altro argomento necessario. 10. Selezionare OK. VISUALIZZARE CALCOLI SULLA BARRA DI STATO Excel 2007 ha introdotto notevoli migliorie alle funzionalità della barra di stato, ma soprattutto ha consentito di personalizzare questo elemento della finestra in maniera estensiva. Nella precedente versione l unico elemento personalizzabile riguardava l'opzione Calcolo automatico : un metodo per visualizzare il risultato di una funzione (su sei disponibili) sull insieme selezionato in quel momento senza dover digitare la formula. Excel 2007 con la nuova barra di stato permette di visualizzare il risultato delle sei funzioni della versione precedente anche tutte insieme. Questo meccanismo è di valido aiuto quando si vogliono eseguire controlli di campionatura sul foglio di lavoro. La personalizzazione della barra di stato si attiva mediante clic con il tasto destro del mouse sulla barra stessa. La figura che segue mostra gli elementi attivabili sulla barra di stato e la visualizzazione dei calcoli sulla stessa (alcuni elementi appaiono nascosti a causa delle ridotte dimensioni della finestra). Copyright di Talento s.r.l. 87

96 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 LA PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DI STATO 1. Fare clic col tasto destro del mouse sulla barra di stato. 2. Selezionare o deselezionare gli elementi di interesse. La personalizzazione varrà da questo momento in poi per tutte le cartelle di lavoro utilizzate fino alla prossima variazione. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella per definire l'intervallo da utilizzare nel calcolo; a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. INDIVIDUA INTERVALLO Excel dispone della funzionalità Individua intervallo per identificare l'insieme delle celle utilizzate in una formula. Per esempio, desiderando modificare l'intervallo in una formula è possibile utilizzare la funzionalità Individua intervallo per evidenziare mediante bordi colorati gli insiemi delle celle appartenenti a quell'intervallo. Successivamente è possibile posizionare il puntatore del mouse su uno dei quadratini posti nei quattro angoli dell'intervallo di selezione e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinare la selezione per includere un altro gruppo di celle. Durante la modifica del bordo di selezione dell'intervallo, le rispettive coordinate nella formula si modificano in accordo col movimento del mouse. LA FUNZIONALITÀ INDIVIDUA INTERVALLO 88 Copyright di Talento s.r.l.

97 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni 1. Fare doppio clic sulla cella contenente la formula che si desidera modificare. 2. Posizionare il puntatore del mouse su uno dei quadratini situati negli angoli del bordo di selezione. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione includendo nuove celle o escludendo le celle già presenti nell'intervallo. 4. Premere [Invio]. RIFERIMENTI ASSOLUTI In Excel per indirizzare le celle esistono due tipi di riferimenti: relativo e assoluto. La differenza di indirizzo delle celle tra relativo e assoluto diventa evidente quando si copia una formula da una cella a un'altra cella. Copiando una formula contenente riferimenti relativi, questi riferimenti saranno adattati alle coordinate della nuova posizione. I riferimenti assoluti invece referenzieranno sempre la stessa cella indipendentemente dall'area in cui sarà copiata. L indirizzo relativo è il valore implicito. Per esempio, si introduce una formula in basso alla colonna A per calcolare il totale dei valori presenti in questa colonna. Poi si copia la formula nelle colonne B e C. I riferimenti delle celle saranno di conseguenza aggiornati per calcolare i valori delle colonne appropriate. Questi riferimenti alle celle sono di tipo relativo. I riferimenti assoluti sono usati quando si desidera non aggiornare i riferimenti di cella in occasione dell'operazione di copia della formula. Per esempio, si introduce una formula che calcola le provvigioni per i funzionari commerciali. La percentuale 10% di questa provvigione è inserita nella cella C1. Si desidera che la formula calcoli la provvigione facendo sempre riferimento alla cella C1, anche se sarà copiata in un'altra cella. Se fosse necessario aggiornare il valore della provvigione al 12% è sufficiente modificare il contenuto della cella C1 in 12% e le provvigioni di tutti i funzionari commerciali saranno di conseguenza aggiornate automaticamente. Il riferimento assoluto è ottenuto facendo precedere la lettera della colonna e il numero della riga dal segno dollaro ($). È possibile digitare il simbolo dollaro ($) durante l'introduzione della formula oppure premere il tasto [F4] al momento della digitazione dei riferimenti di cella ed Excel aggiungerà il segno ($). Premendo in successione il tasto [F4] si ottengono le seguenti quattro possibilità di riferimento: Cella Riferimento Risultato C1 Relativo Sia la riga come la colonna saranno aggiornate se copiate in un'altra posizione. $C$1 Assoluto Sia la riga che la colonna non saranno aggiornate se copiate in un'altra posizione. $C1 Misto Se copiate in un'altra posizione la colonna non sarà aggiornata mentre la riga sì. C$1 Misto Se copiate in un'altra posizione la riga non sarà aggiornata mentre la colonna sì. Copyright di Talento s.r.l. 89

98 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 UTILIZZO DI UN RIFERIMENTO ASSOLUTO Attenzione Desiderando cambiare in assoluto il riferimento di una cella è sufficiente posizionarsi in modo aggiornamento col punto d'inserimento prima o sul riferimento stesso e premere il tasto [F4]. 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Digitare la formula. 3. Posizionare il punto d'inserimento sul riferimento di cella che deve diventare assoluto. 4. Premere [F4] come necessario fino al comparire del riferimento di cella desiderato. 5. Premere [Invio]. USARE IL QUADRATINO DI RIEMPIMENTO CON LE FORMULE Nelle lezioni precedenti si è appreso l uso della funzionalità Copia Incolla e l uso del quadratino di riempimento (che ne rappresenta la combinazione) applicati al testo. Si è altresì visto che in funzione della natura del dato di origine l uso del quadratino di riempimento portava a risultati differenti: generazione di una serie o duplicazione del dato. E se la cella d origine contiene una formula? In questo caso, trascinando il quadratino di riempimento si ottiene la duplicazione della formula con l aggiornamento automatico dei riferimenti di cella originali sulla base della posizione della cella di destinazione. In altri termini si potrebbe dire che la copiatura della formula copia la regola utilizzata dalla formula. Ad esempio se la formula nella cella B9 somma le quattro celle superiori, copiandola in C9, per mantenere la regola dovrà trasformare i riferimenti B5:B8 in C5:C8. Usare il quadratino di riempimento con le formule velocizza le operazioni di preparazione di un foglio di lavoro in quanto limita la scrittura delle formule ai soli elementi iniziali di colonna e/o di riga. 90 Copyright di Talento s.r.l.

99 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni ESTENSIONE DI UNA FORMULA (ATTIMO PRIMA DEL RILASCIO DEL MOUSE) ESTENSIONE DI UNA FORMULA (DOPO IL RILASCIO DEL MOUSE) 1. Selezionare la cella che contiene la formula da duplicare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento situato nell'angolo in basso a destra della cella selezionata verificando che il cursore assuma la forma di una croce nera (+) sottile e non la classica croce bianca della selezione ( ) o quella a quattro punte dello spostamento ( ). 3. Trascinare, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, la selezione fino all'ultima cella che si vuole riempire e conclusa l'operazione rilasciare il pulsante del mouse. SPOSTARE E COPIARE FORMULE CON IL MOUSE È possibile utilizzare il mouse per spostare o per copiare celle contenenti formule nel foglio di lavoro. Il processo di copia porta allo stesso risultato d uso del quadratino di riempimento (aggiornamento dei riferimenti), salvo il fatto che non è richiesta la consequenzialità delle celle ma solo la loro vicinanza. Lo spostamento invece ha un comportamento totalmente diverso in quanto i riferimenti originali della formula resteranno invariati puntando ai dati originali. Spostare 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l'intervallo che si vuole spostare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato fino a quando il mouse non assume la forma. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare l'insieme fino alla posizione desiderata. Copyright di Talento s.r.l. 91

100 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Copiare 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l'intervallo che si vuole copiare. 2. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato. Tenere premuto il tasto [Ctrl] facendo attenzione che il puntatore del mouse assuma la forma. 3. Trascinare l'intervallo selezionato nella posizione desiderata e rilasciare il pulsante sinistro del mouse prima del tasto [Ctrl]. COPIARE E INCOLLARE FORMULE Le operazioni di copia e incolla delle formule fatte con gli omonimi strumenti della scheda Home, o con gli equivalenti comandi del menu contestuale delle celle, conservano il medesimo comportamento visto per l uso del mouse. Per esempio, se la formula =B1+B2+B3 calcola il totale delle celle nella colonna B e si copia questa formula nella colonna adiacente C, la formula risultante sarà =C1+C2+C3 e calcolerà il totale delle celle corrispondenti nella colonna C. È possibile continuare a incollare una formula utilizzando il comando Incolla fino a quando il rettangolo lampeggiante è attivo. Anche per le operazioni di taglia e incolla valgono le stesse regole già viste per l uso del mouse. Per esempio, se la formula =B1+B2+B3 calcola il totale delle celle nella colonna B e si sposta questa formula nella colonna adiacente C, la formula risultante resterà = B1+B2+B3 e calcolerà sempre il totale della colonna B anche se è stata spostata nella colonna C. Attenzione Spostando insieme una formula e le celle referenziate, i riferimenti nella formula verranno aggiornati per puntare correttamente alla nuova posizione dei dati. Non è possibile utilizzare il riquadro Appunti per incollare le formule. Copiando una formula e incollandola con gli Appunti si incolla solamente il valore consolidato della formula. INSERIRE COLONNE E RIGHE IN PRESENZA DI FORMULE Inserendo una colonna, qualsiasi formula, il cui intervallo includa le celle ai lati della colonna inserita, sarà automaticamente aggiornata, per includere la nuova colonna. Per esempio, inserendo una nuova colonna tra le colonne B e C, la formula =Somma(B2:F2) sarà aggiornata in =Somma(B2:G2). Allo stesso modo, qualsiasi formula, il cui intervallo includa le celle sopra e sotto alla riga inserita, sarà automaticamente aggiornata per includere la nuova riga. Per esempio, inserendo una nuova riga tra le righe 4 e 5 la formula =Somma(C3:C8) sarà aggiornata in =Somma(C3:C9). ELIMINARE COLONNE E RIGHE IN PRESENZA DI FORMULE Eliminando una colonna, qualsiasi formula il cui intervallo includa le celle della colonna eliminata sarà aggiornata automaticamente. Per esempio, eliminando la colonna C la formula =Somma(B2:G2) sarà aggiornata in =Somma(B2:F2). Eliminando una riga, qualsiasi formula che includa le celle della riga eliminata verrà aggiornata. Per esempio, eliminando la riga 5 la formula =Somma(C2:C9) sarà aggiornata in =Somma(C2:C8). 92 Copyright di Talento s.r.l.

101 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni Attenzione Le formule contenenti un riferimento a una cella specifica di una colonna o di una riga eliminata visualizzeranno il messaggio d errore #RIF!. La formula deve essere aggiornata per togliere il riferimento alla cella della colonna o della riga eliminata. RIFERIMENTI 3D È possibile creare formule su un foglio di lavoro che referenziano valori di altri fogli appartenenti alla stessa cartella o a cartelle di lavoro diverse. In questi casi si parla di riferimenti 3D (tridimensionali). Per esempio, in una cartella di lavoro annuale ci sono quattro fogli di lavoro trimestrali che collezionano i dati mensili. Come avviene in tutte le formule, anche nelle formule con riferimenti 3D il risultato della formula sarà aggiornato al variare dei dati, indipendentemente dalla loro posizione. UN ESEMPIO DI FORMULA CON RIFERIMENTO TRIDIMENSIONALE Nelle formule con riferimenti 3D, il nome del foglio di lavoro è separato dall'indirizzo di cella da un punto esclamativo (!). Per esempio, la formula che segue somma il contenuto della cella E3 di ogni foglio di lavoro trimestrale: =Trim1!E3+Trim2!E3+Trim3!E3+Trim4!E3 1. Selezionare il foglio di lavoro nel quale si desidera inserire la formula. 2. Selezionare la cella in cui digitare la formula. 3. Digitare =. 4. Selezionare il foglio di lavoro contenente le informazioni che si desiderano utilizzare nella formula. 5. Selezionare la cella contenente le informazioni che si desiderano inserire nella formula. 6. Digitare l'operatore matematico desiderato. 7. Selezionare il foglio di lavoro contenente l'altra parte delle informazioni da utilizzare nella formula. 8. Selezionare la cella contenente le informazioni che si desiderano utilizzare nella formula. 9. Proseguire aggiungendo gli operatori matematici e l'indirizzo delle celle secondo necessità per completare la formula. 10. Premere [Invio]. FUNZIONI CON RIFERIMENTI 3D È possibile eseguire calcoli su celle appartenenti a fogli di lavoro multipli e adiacenti utilizzando riferimenti 3D per definire l'intervallo di calcolo. Per esempio, è possibile utilizzare il riferimento 3D Copyright di Talento s.r.l. 93

102 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 per sommare i totali mensili presenti nello stesso indirizzo di cella su fogli di lavoro multipli adiacenti. Poiché la funzione fa riferimento allo stesso indirizzo di cella in fogli di lavoro adiacenti, per creare la funzione è necessario raggruppare i fogli di lavoro. Questa tecnica può far risparmiare del tempo durante la creazione delle funzioni quali SOMMA e MEDIA ma si presta alla generazioni di errori logici di calcolo se inavvertitamente viene spostato un foglio all esterno del gruppo originario. In una formula con riferimenti 3D, il nome del foglio di lavoro è separato dall'indirizzo di cella da un punto esclamativo (!). Per esempio, nella seguente formula la funzione SOMMA addiziona i numeri contenuti nelle celle F3 dei primi tre mesi dell anno: =SOMMA(Gennaio:Marzo!F3) UN ESEMPIO DI FUNZIONE CON UN RIFERIMENTO TRIDIMENSIONALE 1. Selezionare il foglio di lavoro nel quale si desidera digitare la funzione. 2. Selezionare la cella nella quale si desidera digitare la formula. 3. Digitare =, seguito dal nome della funzione e da una parentesi tonda aperta ( ( ) o usare il completamento automatico dopo alcuni caratteri. 4. Selezionare il primo foglio di lavoro contenente le informazioni che si vogliono utilizzare nella funzione. 5. Selezionare la cella che contiene le informazioni che si desiderano utilizzare nella funzione. 6. Tenere premuto il tasto [Maiusc], selezionare l'ultimo foglio di lavoro che si desidera includere nell'intervallo con riferimenti 3D e rilasciare il tasto [Maiusc]. 7. Digitare la parentesi tonda di chiusura ( ) ). 8. Premere [Invio]. 94 Copyright di Talento s.r.l.

103 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni ESERCITAZIONE Prima parte Generare manualmente una formula. Utilizzare lo strumento Somma automatica per eseguire somme in righe e colonne. Utilizzare lo strumento Inserisci funzione per introdurre una formula. Utilizzare la funzionalità Calcolo automatico per calcolare i valori di un intervallo selezionato. Utilizzare la funzionalità Individua intervallo per modificare l'intervallo in una formula. 1. Aprire il file VenditeRegioni3Ex. 2. Nella cella B9, utilizzare lo strumento Somma automatica per calcolare il Totale Trim Nella cella F5, utilizzare lo strumento Somma automatica per calcolare il Tot.vendite per Regioni Nord. 4. Selezionare le celle vuote nell'intervallo F6:F8 e utilizzare lo strumento Somma automatica per calcolare contemporaneamente il totale delle vendite delle tre regioni. Controllare ogni formula nella Barra della formula per assicurarsi che il calcolo consideri le celle corrette. 5. Nella cella H5, digitare la formula per sottrarre i Costi delle Regioni Nord contenuti nella cella G5 dal Tot.vendite della cella F5. 6. Nella cella I5, digitare la funzione Media per le vendite delle Regioni Nord effettuate nei quattro trimestri e dettagliate nell'intervallo B5:E5. 7. Nella cella I6, utilizzare lo strumento Somma automatica per introdurre la funzione Media che visualizza il valore medio delle vendite per le Regioni Sud effettuate nei quattro trimestri e dettagliate nell'intervallo B6:E6. 8. Nella cella I7, utilizzare lo strumento Inserisci funzione per ottenere la media delle vendite per le Regioni Centrali effettuate nei quattro trimestri e dettagliate nell'intervallo B7:E7. 9. Nella cella I8, utilizzare un qualsiasi metodo per ottenere la media delle vendite per le Regioni Ovest effettuate nei quattro trimestri e dettagliate nell'intervallo B8:E Nella cella H1, utilizzare lo strumento Inserisci funzione per ottenere la vendita migliore delle vendite di tutte le regioni per tutto l anno e dettagliate nell'intervallo B5:E Controllare il risultato della cella H1, utilizzando la funzionalità Calcolo automatico per visualizzare il valore più alto tra tutte le vendite sulla barra di stato. Copyright di Talento s.r.l. 95

104 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK Nella cella C14, introdurre una formula che incrementi del 15% il totale delle vendite della cella B9. (Suggerimento: provare a moltiplicare il contenuto della cella B9 per 1,15. Se necessario prendere come esempio la formula della cella C13). 13. Nella cella C15, introdurre una formula che incrementi del 20% il totale delle vendite della cella B9. (Suggerimento: provare a moltiplicare il contenuto della cella B9 per 1,2). 14. Utilizzare la funzionalità Individua intervallo per modificare la formula della cella B9. Trascinare il bordo di delimitazione dell'intervallo per includere le vendite del primo e del secondo trimestre per tutte le regioni. Ripristinare la formula originale per includere l'intervallo B5:B Chiudere la cartella di lavoro senza salvare le modifiche apportate. Seconda parte Utilizzare la tecnica Copia-Incolla e il quadratino di riempimento per copiare delle formule. Utilizzare indirizzi assoluti di cella in una formula e copiarla in altre celle. Riconoscere un messaggio d errore. 1. Aprire VenditeRegioni4Ex. 2. Utilizzare gli strumenti Copia e Incolla per copiare la formula della cella H5 nell'intervallo H6:H8. 3. Utilizzare il quadratino di riempimento per copiare la formula della cella I5 nell'intervallo I6:I8. 4. Utilizzare il quadratino di riempimento per copiare la formula della cella B9 nell'intervallo C9:I9. 5. Introdurre nella cella B15, la formula che moltiplica il contenuto della cella B5 per il tasso di provvigione contenuto nella cella D12. Rendere assoluto il riferimento della cella D12 6. Utilizzare il quadratino di riempimento per copiare il contenuto della cella B15 in C15:E Selezionare l'intervallo B15:E15 e utilizzare il quadratino di riempimento per copiare il contenuto nelle righe sottostanti 16, 17 e Modificare il tasso di provvigione nella cella D12 da 1,08 a 1,12. Notare che tutti i valori di provvigione saranno aggiornati automaticamente all'inserimento del nuovo valore nella cella D12. Nella cella A12 cambiare il testo da 8% in 12%. 9. Nella cella D12 scrivere a e dare [Invio]. Notare la comparsa dell errore #VALORE! In tutte le formule che usano la cella D Annullare la digitazione per riportare il contenuto precedente della cella D Spostare il contenuto della cella D12 in C12 e notare che non vengono generati errori ma che tutte le formule dell intervallo B15:E18 utilizzano il nuovo riferimento. 12. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. 96 Copyright di Talento s.r.l.

105 POWERED BY AULA01 Lezione 5 Formule e Funzioni Terza parte Completare una cartella di lavoro copiando e spostando i dati. Successivamente, raggruppare i fogli di lavoro per consentire la formattazione in unica soluzione. Copiare e spostare un foglio di lavoro. Creare una formula con riferimenti 3D per sommare i totali settimanali in un foglio riepilogativo. 1. Aprire Regioni13Ex. 2. Selezionare il foglio di lavoro NordEst. Spostare i dati dell'intervallo A12:E20 a partire dalla cella A1 del foglio di lavoro SudEst. 3. Copiare il titolo della cella A1 del foglio di lavoro NordEst nella cella A1 del foglio di lavoro Centrale. 4. Raggruppare i fogli di lavoro da NordEst a Settimanale. 5. Visualizzare il foglio di lavoro NordEst. Selezionare l'intervallo A1:E9. Cambiare il tipo carattere in Calibri. Portare la larghezza delle colonne dell intervallo da B a E al valore Separare i fogli di lavoro e verificare le modifiche. 7. Copiare il foglio di lavoro NordEst e posizionarlo dopo il foglio di lavoro Totali. Rinominare la copia con Costi. 8. Visualizzare il foglio di lavoro Settimanali. 9. Nella cella B5, creare una formula che sommi i totali delle vendite delle cinque regioni per il mese Gen e la settimana Sett. 1. I valori sono posizionati nella cella B5 per ognuno dei cinque fogli di lavoro regionali. (La somma dovrebbe risultare ). Copiare la formula nell'intervallo B6:B Nella cella C5, utilizzare i riferimenti 3D per la funzione =SOMMA() che addiziona i valori delle celle C5 di ognuno dei cinque fogli di lavoro regionali. (La somma dovrebbe risultare ). Copiare la funzione nell'intervallo C6:C8 e D5:D Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. Copyright di Talento s.r.l. 97

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107 POWERED BY AULA01 Lezione 6 - Categorie di funzioni LEZIONE 6 - CATEGORIE DI FUNZIONI In questa lezione imparerete a: Utilizzare correttamente gli argomenti di una funzione, Utilizzare le funzioni finanziarie, Utilizzare le funzioni logiche, Utilizzare le funzioni data, Cambiare il formato della data, Modificare le formule. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , GLI ARGOMENTI DELLE FUNZIONI Le funzioni di Excel consentono di velocizzare l'esecuzione dei calcoli nel foglio di lavoro. La funzione è una formula predefinita che accetta uno o più valori in ingresso e restituisce un risultato. Le funzioni semplificano e riducono la stesura delle formule eseguendo calcoli lunghi o complessi con un solo comando. I valori utilizzati dalle funzioni per eseguire i calcoli sono chiamati argomenti. Gli argomenti possono essere indirizzi di celle, valori, testo, nomi di celle o combinazioni di questi elementi. Altre funzioni possono essere utilizzate come argomenti e sono identificate come funzioni nidificate. Gli argomenti delle funzioni sono racchiusi tra una coppia di parentesi al cui interno possono trovarsi altre coppie di parentesi. La sintassi di una funzione di fatto è la procedura necessaria per sviluppare il calcolo. La sintassi include il nome della funzione e gli argomenti necessari nell'ordine appropriato. La finestra di dialogo Inserisci funzione fornisce diversi metodi per creare una funzione contenente molti argomenti. Questa finestra di dialogo consente di "sfogliare" le funzioni e visualizzare le spiegazioni correlate ad ogni singola funzione. Selezionando la funzione desiderata viene aperta la finestra di dialogo Argomenti funzione, che guida l'utente nel procedimento di stesura della funzione, inserendo gli argomenti necessari nella sequenza corretta. Attenzione Alcune funzioni prevedono di utilizzare del testo come argomento; in questo caso il testo deve essere racchiuso tra virgolette. LE FUNZIONI FINANZIARIE Excel organizza le funzioni in categorie. La categoria Finanziarie include numerose funzioni che possono essere utilizzate per eseguire calcoli quali l ammortamento fisso o variabile, gli interessi, il valore futuro dell'investimento, il tasso ed altre ancora. Le funzioni finanziarie includono argomenti che devono essere inseriti nell'ordine appropriato. Molte funzioni contemplano argomenti obbligatori e argomenti opzionali. La definizione di alcuni argomenti comuni presenti nelle funzioni finanziarie e la sintassi relativa sono elencate nella tabella seguente: Funzione RATA - Calcola il pagamento per un prestito in base a pagamenti costanti e ad un tasso d interesse costante. Sintassi =RATA(tasso_int;periodi;pv; val_futuro;tipo) Copyright di Talento s.r.l. 99

108 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Funzione VAL.FUT (Valore Futuro) - Restituisce il valore futuro di un investimento dati pagamenti periodici costanti e un tasso d interesse costante. VA (Valore Attuale) - Restituisce il valore attuale di un investimento. Il valore attuale è la cifra totale che rappresenta il valore attuale di una serie di pagamenti futuri. Nel caso di un prestito, ad esempio, l'importo corrispondente rappresenta il valore attuale per il creditore. TASSO - Restituisce il tasso di interesse per periodo relativo a un prestito o a un investimento. La funzione TASSO viene calcolata per iterazione e può avere zero o più soluzioni. Se i risultati successivi di TASSO non convergono a 0, dopo 20 iterazioni, verrà restituito il valore di errore #NUM!. Sintassi =VAL.FUT(tasso_int;periodi; pagam; val_attuale; tipo) =VA(tasso_int;periodi;pagam; val_futuro;tipo) =TASSO(periodi;pagam; val_attuale;val_futuro;tipo; ipotesi) Gli argomenti obbligatori sono in grassetto e sono descritti nella tabella sottostante: Argomenti tasso_int periodi val_attuale o pv val_futuro pagam Definizione È il tasso di interesse per il prestito. L'interesse può essere inserito come numero decimale o come percentuale. Per esempio, 10% può essere inserito come 0,1 o 10%. È il numero totale dei pagamenti per il prestito (senza decimali). È il valore attuale o la somma forfetaria che rappresenta il valore attuale di una serie di pagamenti futuri, detto anche capitale. In caso di prestito potrebbe essere l'ammontare del prestito stesso. È il valore futuro o il saldo in contanti che si desidera raggiungere dopo aver effettuato l'ultimo pagamento. Se val_futuro è omesso, verrà considerato uguale a 0. Il valore futuro di un prestito, ad esempio, sarà uguale a 0. È il pagamento effettuato in ciascun periodo e non può variare nel corso dell'annualità. In genere, pagam include il capitale e gli interessi, ma non altre imposte o spese. Quando si calcola la rata per un prestito di al 7% di interesse annuo da restituire in 30 anni il risultato della funzione =RATA(7%;30;170000) fornisce il valore della rata annuale di circa Per calcolare la rata mensile dividere il tasso di interesse per 12 e moltiplicare il numero dei periodi di pagamento (o numero di rate annuali) per 12. Il risultato della funzione =RATA(7%/12;30*12;170000) fornisce il valore della rata mensile di circa Selezionare la cella nella quale si desidera inserire la formula. 2. Selezionare lo strumento Inserisci funzione presente sulla barra della formula. 3. Digitare una breve descrizione della funzione che si desidera utilizzare e selezionare il pulsante Vai. 4. Selezionare in alternativa la categoria che contiene la funzione ricercata, nell elenco delle categorie disponibili. 5. Selezionare il nome della funzione desiderata dall'elenco delle funzioni disponibili. 6. Selezionare OK. 100 Copyright di Talento s.r.l.

109 POWERED BY AULA01 Lezione 6 - Categorie di funzioni 7. Spostare la finestra di dialogo Argomenti funzione, se necessario. 8. Selezionare la/le celle o inserire il valore che si desidera utilizzare come primo argomento. 9. Continuare a inserire gli argomenti come necessario. 10. Selezionare OK. LE FUNZIONI LOGICHE Le funzioni logiche consentono di eseguire operazioni in funzione di un criterio. Se il criterio è falso, verrà eseguita una data operazione, mentre se il criterio è vero, ne verrà eseguita un altra. Tale capacità decisionale amplia le possibilità d applicazione di queste funzioni tra quelle disponibili in Excel. Le funzioni logiche possono essere applicate in molte situazioni. Per esempio, si vuole assegnare un bonus a un funzionario commerciale che raggiunge il suo obiettivo. È possibile utilizzare le funzioni logiche per controllare se l'evento si è verificato e quindi stabilire se attribuire o no il bonus. La funzione SE valuta una condizione e consente di eseguire operazioni diverse in funzione del fatto che la condizione sia vera o falsa. Per esempio, si può confrontare il valore della merce consegnata ad un cliente. Se il valore della merce è superiore ad un certo importo, nella fatturazione verrà applicato uno sconto, in caso contrario non vi sarà alcuno sconto. La funzione SE può essere utilizzata per visualizzare un messaggio come risultato di una verifica logica; in questo caso il messaggio deve essere inserito nella formula e racchiuso tra virgolette. La sintassi della funzione logica SE è la seguente: =SE(test;se_vero;se_falso). I componenti della formula sono descritti nella tabella seguente: Componente test se_vero se_falso Descrizione È un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO. Può contenere riferimenti di celle, testo racchiuso tra virgolette, nomi di celle e numeri. Gli elementi vengono confrontati utilizzando i seguenti operatori di confronto: = uguale a <> diverso > maggiore di >= maggiore di o uguale a < minore di <= minore di o uguale a È il valore che viene restituito se il test è VERO. Qualora il test fosse VERO e l argomento se_vero fosse omesso, verrebbe restituito il valore VERO. L argomento se_vero può anche essere un'altra formula. È il valore che viene restituito se test è FALSO. Qualora il test fosse FALSO e l argomento se_falso fosse omesso, verrebbe restituito il valore FALSO. L argomento se_falso può anche essere un'altra formula. Alcuni esempi della funzione SE sono riportati nella tabella seguente: Funzione SE =SE(B7>10;C7*0,1;0) Risultato La funzione verifica se il numero nella cella B7 è maggiore di 10. Se vero, il numero nella cella C7 verrà moltiplicato per 0,1. Se falso, il valore zero verrà inserito nella cella. = SE(B7<>10;"OK";"NO OK") La funzione verifica se il numero nella cella B7 è diverso da 10. Se vero, il messaggio OK verrà inserito nella cella corrente. Se falso, ovvero il numero nella cella B7 è uguale a 10, il messaggio NO OK verrà inserito nella cella corrente. Copyright di Talento s.r.l. 101

110 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 LA FUNZIONE LOGICA SE Attenzione Qualora sia necessario che la funzione visualizzi una cella vuota nel caso di condizione vera o nel caso di condizione falsa, digitare una coppia di virgolette senza testo al suo interno (""). Pertanto la funzione =SE(B6>10;"Good";""), non visualizzerà alcun messaggio se il contenuto della cella B6 è minore o uguale a Selezionare la cella nella quale si desidera ottenere il risultato della funzione SE. 2. Digitare =SE. 3. Digitare una parentesi aperta ( ( ). 4. Digitare il test logico. 5. Digitare il punto e virgola ( ; ) per separare gli argomenti. 6. Digitare l'azione che deve essere intrapresa se il risultato del test è vero. 7. Digitare il punto e virgola ( ; ) per separare gli argomenti. 8. Digitare l'azione che deve essere intrapresa se il risultato del test è falso. 9. Digitare una parentesi chiusa ( ) ). 10. Premere [Invio]. LE FUNZIONI DATA Inserendo in una cella un valore corrispondente ad una data, Excel la formatta e memorizza il numero seriale che la rappresenta sul calendario. Excel considera le date come numeri, in modo da poterle utilizzare nei calcoli, ad esempio, per determinare i giorni di ritardo nei pagamenti. Per inserire la data specifica nel foglio di lavoro si può digitarla direttamente oppure utilizzare la funzione Data. Pertanto si può definire la stessa data digitando 20/2/99 o inserendo la funzione =DATA(1999;2;20). La funzione ovviamente viene utilizzata quando le informazioni anno, mese e giorno sono già presenti in celle separate del foglio di lavoro. Excel fornisce una funzione per inserire la data corrente e per aggiornarla automaticamente all'apertura della cartella di lavoro. Alcuni calcoli infatti richiedono la disponibilità della data corrente. Per 102 Copyright di Talento s.r.l.

111 POWERED BY AULA01 Lezione 6 - Categorie di funzioni esempio, dovendo calcolare l'età di una persona, sono necessarie due date: la data di nascita e la data odierna. La data di nascita è una data assoluta in quanto non evolve, mentre la data odierna evolve al passare di ogni giorno, quindi indispensabile per calcolare il risultato corretto. Per calcolare, invece, i giorni di ritardo nei pagamenti, sono necessarie altre due date: la data di scadenza e la data odierna. La data di scadenza è una data assoluta in quanto non cambia, mentre la data odierna deve aggiornarsi ogni giorno per calcolare il risultato corretto. Funzione =DATA(anno;mese;giorno) =OGGI() =ADESSO() Descrizione La funzione DATA è utilizzata per inserire in una cella una data specifica. Gli argomenti anno, mese e giorno possono anche contenere dei calcoli o essere memorizzati nelle celle del foglio di lavoro. Esempio: =DATA(2007;1+4;29+5) restituisce 03/06/2007. La funzione OGGI visualizza la data corrente in un formato data. Questa funzione non dispone di argomenti. Il numero seriale per questa funzione è un numero intero. La funzione ADESSO visualizza la data corrente in un formato data. Questa funzione non dispone di argomenti. Il numero seriale per questa funzione è un numero decimale (la parte intera rappresenta la data, i decimali indicano l'ora). Attenzione Utilizzando due cifre per identificare l'anno tra il 1900 ed il 1929 Excel assume che la data sia nel 21 secolo. Pertanto digitando 13/02/25 verrà restituito il numero seriale per la data 13/02/2025. Per inserire correttamente la data tra il 1900 e il 1929 è necessario digitare le quattro cifre dell anno. Per approfondire il trattamento delle date in base al sistema operativo posseduto consultare la guida di Excel digitando in Ricerca libera il seguente testo: Sistemi data. In un foglio di lavoro è anche possibile inserire e calcolare l'orario. L'ora può essere formattata utilizzando la categoria Ora nella scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle. 1. Selezionare la cella nella quale si desidera inserire la formula. 2. Selezionare lo strumento Inserisci funzione. 3. Selezionare la categoria Data e ora dall'elenco delle categorie disponibili. 4. Selezionare il nome della funzione desiderata dall'elenco delle funzioni disponibili. 5. Selezionare OK. 6. Selezionare la cella o inserire il valore che si desidera utilizzare come primo argomento. 7. Continuare a inserire gli argomenti come necessario. 8. Selezionare OK. IL FORMATO DATA È possibile modificare la rappresentazione della data per visualizzarla in altro formato predefinito. Anche se è possibile inserire la data in diversi formati, il formato predefinito di rappresentazione della data è gg/mm/aa o gg/mm/aaaa in funzione delle opzioni internazionali del Pannello di controllo in Windows. Se necessario, per visualizzare tutte le cifre dell'anno formattare la data in modo appropriato. Copyright di Talento s.r.l. 103

112 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella che si desidera formattare. 2. Selezionare il comando Formato celle. 3. Selezionare la scheda Numero. 4. Selezionare la categoria Data e il formato desiderato nella casella Tipo. 5. Selezionare OK. MODIFICARE UNA FORMULA O UNA FUNZIONE È possibile modificare una formula o una funzione nello stesso modo in cui si modifica il contenuto di una cella. Si può modificare l'indirizzo di cella, gli argomenti, gli operatori o il nome della funzione utilizzata. Sovente le formule sono modificate per definire il riferimento di cella misto o assoluto per uno o più indirizzi di cella. Normalmente la modifica di una formula è più veloce della sua creazione ex novo. 1. Fare doppio clic nella cella contenente la formula che si desidera modificare. 2. Selezionare il testo della formula che si desidera modificare. 3. Modificare il testo come desiderato. 4. Terminare la modifica della formula premendo il tasto [Invio]. 104 Copyright di Talento s.r.l.

113 POWERED BY AULA01 Lezione 6 - Categorie di funzioni ESERCITAZIONE Consolidare le conoscenze acquisite utilizzando le funzioni finanziarie, logiche e data. 1. Aprire FunzioniEx. 2. Visualizzare il foglio di lavoro Finanziario. Nella cella D16 creare una funzione NUM.RATE per calcolare il numero di anni necessari per ottenere il capitale indicato. (Suggerimento: Utilizzare lo strumento Inserisci funzione per la corretta sequenza degli argomenti.) Il risultato è 12, Scorrere verso il basso per visualizzare le righe da 24 a Utilizzare la funzione RATA per determinare le rate di restituzione del prestito. (Suggerimento: È necessario dividere il tasso di interesse per 12 e moltiplicare il numero di anni, per 12.) Il risultato è 1153, Visualizzare il foglio di lavoro Logico. Nella cella H6 creare una funzione SE per calcolare il bonus se le vendite di Trim2 sono maggiori delle vendite di Trim1. I funzionari commerciali riceveranno un bonus pari a 8% del valore delle vendite di Trim2 se queste sono superiori alle vendite di Trim1; diversamente nessun bonus verrà erogato. 6. Copiare la formula nelle celle sottostanti fino alla cella H Visualizzare il foglio di lavoro Date. Inserire nella cella B4 la data 20 giugno Immettere la funzione OGGI nella cella B6 corrispondente a Data odierna. 9. Selezionare la cella B10 e utilizzare la funzione DATA per inserire la data di ieri. 10. Copiare B10 in B11 e modificare l'argomento mese per visualizzare il mese scorso. 11. Selezionare la cella C10 e calcolare il numero di giorni lavorati per le calzature sottraendo alla data corrente la data di inizio attività. (Suggerimento: La data nella cella B6 deve essere referenziata in modo assoluto per poterla copiare.) 12. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. Copyright di Talento s.r.l. 105

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115 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo LEZIONE 7 - FORMATTARE NUMERI E TESTO In questa lezione imparerete a: Descrivere la formattazione numerica e usare i suoi formati, Descrivere e utilizzare la formattazione del testo, Copiare e incollare la formattazione, Cambiare il tema corrente, Allineare il testo, Centrare un titolo tra le colonne, Ruotare il testo in una cella, Far andare a capo il testo in una cella, Ridurre e adattare il testo in una cella, Unire celle del foglio di lavoro, Modificare il rientro del testo in una cella, Applicare bordi alle celle, Usare gli stili di cella per velocizzare la formattazione. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , , , , , , , FORMATTARE UN NUMERO Formattare un numero significa applicare al numero un formato di visualizzazione che ne permetta una più facile lettura o comprensione senza per altro alterare la formattazione di base sottostante. La formattazione sottostante è quella che viene utilizzata nei calcoli e appare nella Barra della formula quando la cella è selezionata. La formattazione consente di aggiungere dettagli come il simbolo valutario ( ), il simbolo percentuale (%), il separatore delle migliaia (.) e definire il numero delle posizioni decimali con il relativo separatore (,). Il formato alla cella può essere applicato prima o dopo aver digitato i dati nella cella stessa. Una volta applicato il formato alla cella qualsiasi numero introdotto in questa cella risponderà alle caratteristiche del formato scelto. Il formato può essere applicato a una cella, a un intervallo di celle, a una colonna, a una riga o all intero foglio di lavoro. Il formato implicito delle celle contenenti valori numerici è il formato appartenente alla categoria Generale. Questa categoria visualizza il numero con la più alta precisione possibile senza dettagli addizionali quali Euro ( ) o percentuale (%). Qualora i numeri formattati con la categoria Generale siano troppo estesi per essere contenuti nella cella saranno arrotondati in modo da adattarli alle dimensioni della cella stessa. Nei calcoli sarà comunque sempre utilizzato il numero intero originale, visibile nella Barra della formula. I numeri formattati con altri stili che sono troppo estesi per essere contenuti nella cella verranno visualizzati con una serie di simboli cancelletto (#). Per visualizzare interamente un numero si può ampliare la larghezza della colonna o cambiare la formattazione della cella. Un numero può essere formattato utilizzando gli strumenti del gruppo Numeri sulla scheda Home della barra multifunzione per applicare la formattazione predefinita, oppure utilizzando la scheda Numero disponibile nella finestra di dialogo Formato celle per una più ampia personalizzazione. In tale scheda sono disponibili altre categorie quali: Frazione, Scientifico, Data o Ora. Alcune categorie includono opzioni aggiuntive per selezionare il simbolo valutario, il numero di posizioni decimali e la visualizzazione dei numeri negativi. La categoria Speciale include formati per i numeri che non vengono coinvolti nei calcoli. Questi numeri includono il codice fiscale e il numero telefonico (inadatti al mercato italiano) oltre al codice di avviamento postale. Quest'ultimo deve essere trattato in modo particolare in quanto può iniziare con la cifra zero, come ad esempio Altri tipi di numeri possono essere trattati come sequenza alfanumerica e si può utilizzare la categoria Testo. Copyright di Talento s.r.l. 107

116 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione È possibile togliere la formattazione ai numeri selezionando nel gruppo Modifica della scheda Home, lo strumento Cancella ed infine il comando Cancella formati. IL FORMATO VALUTA È possibile visualizzare i numeri con il simbolo di valuta ( ) ed il separatore delle migliaia (.) usando la categoria Valuta o Contabilità. Per esempio, si vuole che il numero 7496 venga visualizzato come 7.496,00. Per visualizzare correttamente il numero, la categoria Valuta fornisce implicitamente il simbolo valutario, il separatore delle migliaia e 2 cifre decimali. La differenza tra categoria valuta e contabilità consiste nel fatto che, nel primo caso, il simbolo valutario precede immediatamente il numero, mentre nel secondo si allinea alla sinistra della cella. Di conseguenza in una colonna di valori numerici a cui è stata applicata la categoria valuta si vede il simbolo di valuta non allineato se le entità numeriche sono diverse; al contrario risulta allineato se viene applicata la categoria contabilità. È naturalmente possibile applicare diversi simboli di valuta, tra i disponibili, anche nel contesto di un medesimo foglio di lavoro , ,00 Categoria Valuta 123,25 123,25 Categoria Contabilità Attenzione FORMATI NUMERICI È possibile applicare a un intervallo di celle selezionato la categoria Valuta o Contabilità attraverso la scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle. In tale scheda è possibile effettuare delle scelte quali: il numero delle posizioni decimali, il simbolo di valuta che si desidera visualizzare e lo stile di visualizzazione dei numeri negativi. Lo strumento tipi di valuta. Formato numeri contabilità contiene un elenco in grado di definire diversi 108 Copyright di Talento s.r.l.

117 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare la freccia a discesa dello strumento Formato numero disponibile nel gruppo Numeri sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Nell elenco visualizzato selezionare il formato Valuta o il formato Contabilità come necessario. IL FORMATO PERCENTUALE È possibile visualizzare i numeri col simbolo percentuale utilizzando la categoria Percentuale. Per esempio, si desidera che il valore 0,56 venga visualizzato come 56%. La categoria Percentuale moltiplica il valore contenuto nella cella per 100 e aggiunge il simbolo (%), visualizzando il numero senza decimali. Nella Barra della formula appare il simbolo percentuale (%), per distinguere con chiarezza tra valore decimale e valore decimale percentuale. In ogni caso la Barra della formula visualizza interamente la precisione decimale della percentuale, che può essere invece approssimata nel foglio di lavoro. Se, ad esempio, nel foglio di lavoro vediamo 24%, la Barra della formula può riportare 23,8%. Attenzione 24% Categoria Percentuale È possibile applicare la categoria Percentuale a un intervallo di celle selezionato attraverso la scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle. In tale scheda è possibile impostare il numero di posizioni decimali che si desidera visualizzare. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Stile percentuale disponibile nel gruppo Numeri sulla scheda Home della barra multifunzione. IL SEPARATORE DELLE MIGLIAIA È possibile visualizzare i numeri con il simbolo punto (.) come separatore delle migliaia utilizzando lo strumento Stile separatore. Per esempio, si desidera che il numero venga visualizzato come ,00. Formattandolo con Stile separatore, il numero sarà visualizzato con il punto come separatore delle migliaia e con due cifre decimali ,00 Stile separatore Copyright di Talento s.r.l. 109

118 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione È possibile applicare lo Stile separatore ad un intervallo di celle selezionate scegliendo nella finestra di dialogo Formato celle la scheda Numero, la categoria Numero e quindi l'opzione Usa separatore delle migliaia (.). 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Stile separatore disponibile nel gruppo Numeri sulla scheda Home della barra multifunzione. LE POSIZIONI DECIMALI È possibile incrementare o decrementare il numero delle cifre decimali che si intende visualizzare nelle celle con formato numerico. Variando il numero di decimali Excel applica un arrotondamento alla visualizzazione degli stessi sulla base del valore del primo decimale nascosto. Il criterio di arrotondamento è quello utilizzato convenzionalmente. Se il primo decimale nascosto ha un valore compreso tra 0 e 4, l ultimo decimale visibile non subisce variazioni altrimenti viene incrementato di uno. Per esempio, con la visualizzazione di una cifra decimale il numero 34,5462 sarà visualizzato come 34,5. Con due cifre decimali il numero apparirà come 34,55. Incrementando il numero delle cifre decimali varierà solo la visualizzazione del numero. Nei calcoli sarà sempre utilizzato il numero originale 34,5432. Attenzione È possibile incrementare o decrementare il numero delle posizioni decimali di un intervallo di celle selezionato, selezionando la scheda Numero nella finestra di dialogo Formato celle poi la categoria numerica desiderata e quindi nell apposita casella incrementale il numero dei decimali. Nei calcoli si utilizza sempre il numero completo come visualizzato nella barra della formula. La visualizzazione del contenuto delle celle è vincolata al numero delle cifre decimali e soggetta ad arrotondamento, pertanto i risultati nel foglio di lavoro possono sembrare errati. Esempio, sono sommate due celle contenenti i valori 1,25 e 1,45; il risultato sarà 2,7. Formattando le celle per visualizzare una sola posizione decimale si ottiene 1,3 e 1,5 con il risultato della somma 2,7. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Aumenta decimali o Diminuisci decimali come desiderato. IL FORMATO DATA/ORA Excel dispone di un insieme di formati predefiniti per i valori data/ora. Una data può essere rappresentata solo con valori numerici, oppure con il mese in formato alfanumerico, utilizzando i primi 3 caratteri o il nome esteso. La data può essere accompagnata dall'ora espressa nel formato 12 o 24 ore (5.30 PM o 17.30). 110 Copyright di Talento s.r.l.

119 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo 1. Selezionare la cella cui si vuole applicare il formato data/ora, facendo clic con il tasto destro del mouse. 2. Selezionare il comando Formato celle dal menu a scelta rapida. 3. Selezionare la scheda Numero, se necessario. 4. Selezionare la categoria Data o la categoria Ora. 5. Selezionare dall'elenco il formato data/ora desiderato. 6. Selezionare OK. FORMATTARE IL TESTO Le celle che contengono testo possono essere formattate in diversi modi. È possibile cambiare il tipo di carattere per migliorare o enfatizzare il testo, variare la dimensione dei caratteri per controllare lo spazio occupato sulla pagina stampata o per cambiare il rapporto gerarchico con altro testo, applicare il grassetto, il corsivo o entrambi. Oltre alle tre opzioni sopradescritte è possibile anche aggiungere la sottolineatura, il colore ed eventuali effetti speciali tipici del testo. Gli effetti speciali includono l'orientamento del testo, testo a capo, riduci e adatta e unione celle. Per formattare in modo rapido un intero documento è anche possibile applicare un tema del documento, ovvero un gruppo di scelte di formattazione che includono un insieme coordinato di colori, di caratteri (per intestazione e corpo del testo) e un insieme di effetti relativi a linee e riempimenti. Queste opzioni forniscono un notevole arricchimento grafico al foglio di lavoro. Attenzione È possibile togliere la formattazione del testo selezionando nel gruppo Modifica della scheda Home, lo strumento Cancella ed infine il comando Cancella formati. IL TIPO DI CARATTERE L'aspetto grafico delle celle a cui viene cambiato il tipo di carattere si modifica di conseguenza. Per esempio, è possibile cambiare il tipo di carattere da Arial a Times New Roman. La definizione di un tipo di carattere è una caratteristica della cella e non dell'informazione in essa contenuta; pertanto si può definire o cambiare il tipo di carattere prima o dopo la digitazione delle informazioni. Per effettuare la modifica è possibile utilizzare l'elenco Tipo di carattere nella scheda Home della barra multifunzione o l equivalente strumento sulla barra di formattazione rapida. Copyright di Talento s.r.l. 111

120 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 I TIPI DI CARATTERE DISPONIBILI Attenzione Il tipo di carattere implicito dipende dalla personalizzazione iniziale del prodotto. Tale personalizzazione può essere modificata selezionando nella sezione Impostazioni generali delle Opzioni di Excel, una diversa voce dell elenco Usa il tipo di carattere seguente. La modifica sarà operativa solo chiudendo e riavviando Excel. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sull'elenco Tipo di carattere disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Scorrere l elenco osservando l anteprima in tempo reale quindi fare clic sul tipo di carattere desiderato. LA DIMENSIONE DEL CARATTERE La dimensione del tipo di carattere determina l'altezza e la larghezza dei caratteri, ovvero come appariranno nel foglio di lavoro. Maggiore è la dimensione del tipo di carattere e maggiore sarà il carattere visualizzato. Per esempio, tipi di carattere con dimensione 14 appariranno più grandi dei tipi di carattere con dimensione 12. Le dimensioni dei tipi di carattere sono espresse in punti. A titolo di confronto 72 punti equivalgono a 1 pollice in altezza, vale a dire 2,54 centimetri. La definizione della dimensione del tipo di carattere è una caratteristica della cella e non dell'informazione in essa contenuta; pertanto si può definire o cambiare la dimensione del tipo di carattere prima o dopo la digitazione delle informazioni. È possibile utilizzare diverse dimensioni del corpo del carattere per enfatizzare i titoli, le note o per migliorare la leggibilità di un foglio di lavoro. Lo strumento Dimensione carattere nella scheda Home della barra multifunzione o l equivalente strumento sulla barra di formattazione rapida consentono di cambiare facilmente la dimensione del testo selezionato selezionando o scrivendo la dimensione desiderata. Lo stesso risultato è reso possibile dagli strumenti Aumenta dimensione carattere e Riduci dimensione carattere anche se in questo caso sono disponibili solo le dimensioni predefinite. 112 Copyright di Talento s.r.l.

121 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo LE DIMENSIONI DI CARATTERE DISPONIBILI 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sull'elenco Dimensione carattere disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Scorrere l elenco osservando l anteprima in tempo reale quindi fare clic sulla dimensione del carattere desiderata. GRASSETTO & CORSIVO È possibile formattare le celle in Grassetto o in Corsivo utilizzando gli strumenti corrispondenti disponibili nel gruppo Carattere sulla scheda Home della barra multifunzione o gli equivalenti della barra di formattazione rapida. Il grassetto evidenzia i caratteri nelle celle in quanto aumenta i contorni del carattere e la tonalità del colore. Per esempio, si desidera mettere in grassetto il nome dell'azienda. Dopo aver attribuito il formato grassetto ad un insieme di celle selezionate, tutti i caratteri introdotti appariranno in grassetto. Il corsivo (all estero definito Italico) mostra il contenuto delle celle coricando leggermente il carattere verso destra. Per esempio, si desidera mettere in corsivo la colonna o la riga iniziale di un foglio di lavoro. Dopo aver attribuito il formato corsivo ad un insieme di celle selezionate, tutti i caratteri introdotti appariranno in corsivo. Gli effetti Grassetto e Corsivo si possono cumulare. Copyright di Talento s.r.l. 113

122 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Attenzione UN ESEMPIO DELL UTILIZZO DEL GRASSETTO E DEL CORSIVO La prima selezione sugli strumenti Grassetto e Corsivo attiva lo stile. Questo stile sarà attivo fino alla selezione successiva che annullerà l'effetto della prima. Si può applicare rapidamente il Grassetto con la combinazione [Ctrl+G] e il Corsivo con la combinazione [Ctrl+I] (la I sta per Italico). 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sullo strumento Grassetto disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Fare clic sullo strumento Corsivo disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. LA SOTTOLINEATURA È possibile evidenziare parole e numeri nelle celle grazie alla sottolineatura, come nel caso di un titolo o di un'intestazione di riga o colonna. Lo strumento Sottolineato aggiunge una linea singola o doppia sotto i caratteri di una cella e non sotto la cella stessa. Dopo aver attribuito il formato sottolineato ad un insieme di celle selezionate, tutti i caratteri introdotti appariranno sottolineati. A differenza degli strumenti di formattazione del carattere visti sinora, lo strumento Sottolineato non è presente nella barra di formattazione rapida. Attenzione La prima selezione sullo strumento Sottolineato attiva la sottolineatura. La sottolineatura sarà attiva fino alla selezione successiva che annullerà l'effetto della prima. Si può applicare rapidamente la sottolineatura singola con la combinazione [Ctrl+S]. L icona dello strumento Sottolineato muta in accordo con l ultima selezione del suo elenco, apparendo con una S o con una D. 114 Copyright di Talento s.r.l.

123 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo È possibile applicare la sottolineatura Singola, Doppia, Totale o Totale doppia utilizzando le opzioni contenute nella scheda Carattere della finestra di dialogo Formato celle. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sullo strumento Sottolineato disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione o aprire il suo elenco e selezionare una diversa sottolineatura. IL COLORE CARATTERE Il colore evidenzia in modo inequivocabile parole e numeri nelle celle. Per esempio, il colore rosso può essere utilizzato per evidenziare tutte le celle che contengono valori negativi. Ovviamente i colori visibili sullo schermo saranno stampati come tali solo in presenza di una stampante a colori. Se la stampante disponibile è una stampante bianco e nero, i colori saranno riprodotti con un'ampia varietà di sfumature di grigio. È possibile cambiare il colore dei caratteri in una cella o in un intervallo di celle. Dopo aver attribuito uno specifico colore ad un insieme di celle selezionate, tutti i caratteri introdotti appariranno di quello stesso colore. Lo strumento Colore carattere è composto da due parti. La freccia sulla destra apre la tavolozza dei colori per scegliere il colore desiderato. L ultimo colore selezionato resta visibile sullo strumento e, per applicarlo, basta fare clic sullo strumento stesso e il contenuto delle celle selezionate apparirà di quel colore. Attenzione LA TAVOLOZZA DEL COLORE CARATTERE La tavolozza dei colori comprende sia i colori del tema corrente sia i colori standard. Desiderando un maggior grado di personalizzazione la scelta Altri colori aprirà l esagono dei colori e la personalizzazione degli stessi mediante coordinate RGB. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sulla freccia dello strumento Colore carattere disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Scorrere la tavolozza osservando l anteprima in tempo reale quindi fare clic sul colore desiderato. Copyright di Talento s.r.l. 115

124 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 IL COLORE DI RIEMPIMENTO È possibile colorare lo sfondo delle celle utilizzando lo strumento Colore riempimento. Per esempio, si desidera colorare lo sfondo dell'intestazione di colonna per distinguerla dal resto del foglio di lavoro. Ovviamente i colori visualizzati sullo schermo saranno stampati solo in presenza di una stampante a colori. Su una stampante bianco e nero i colori saranno stampati in varie tonalità di grigio. Lo strumento Colore riempimento presenta una freccia a discesa, che consente di visualizzare la tavolozza dei colori disponibili tra cui scegliere il colore desiderato. Il colore scelto viene reso corrente e visualizzato sul pulsante dello strumento. Per applicarlo è sufficiente fare clic sullo strumento. Attenzione LA TAVOLOZZA DEI COLORI DI RIEMPIMENTO DISPONIBILI La tavolozza dei colori comprende sia i colori del tema corrente sia i colori standard. Desiderando un maggior grado di personalizzazione la scelta Altri colori aprirà l esagono dei colori e la personalizzazione degli stessi mediante coordinate RGB. È possibile annullare il colore di sfondo delle celle selezionate scegliendo Nessun riempimento, disponibile nella tavolozza dei colori dello strumento Colore riempimento. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il colore. 2. Fare clic sulla freccia dello strumento Colore riempimento disponibile sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Scorrere la tavolozza osservando l anteprima in tempo reale quindi fare clic sul colore desiderato. LA COPIA DEL FORMATO Lo strumento Copia formato riproduce il formato di una cella o di un intervallo selezionato in un altra cella o intervallo di celle. Questo strumento fornisce un valido aiuto evitando di dover applicare il formato cella per cella, ogni volta che si presenta la necessità. Per esempio, se una cella ha il formato 116 Copyright di Talento s.r.l.

125 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo grassetto, corsivo, sottolineato ed un colore di sfondo è possibile applicare contemporaneamente tutte queste caratteristiche ad altre celle utilizzando lo strumento Copia formato. Lo strumento Copia formato è in grado di riprodurre, in una sola operazione, il formato di una cella su altre non adiacenti. Per formattare celle o intervalli di celle non adiacenti non è necessario selezionare ogni volta lo strumento Copia formato, ma basta attivarlo all inizio dell operazione e disattivarlo alla conclusione. Attenzione Applicando l'opzione Copia formato il formato esistente nelle celle verrà ricoperto. Copiando il formato da una cella contenente del testo e applicandolo a una cella contenente numeri si potrebbe perdere il formato numerico. Se necessario, è possibile utilizzare lo strumento Annulla per ripristinare le condizioni precedenti all'azione Copia formato. Copiare il formato tra celle adiacenti 1. Selezionare la cella o l'intervallo di celle contenenti il formato che si desidera copiare. 2. Selezionare lo strumento Copia formato disponibile sul gruppo Appunti della scheda Home. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il formato. Copiare il formato tra celle non adiacenti 1. Selezionare la cella o l'intervallo di celle contenenti il formato che si desidera copiare. 2. Fare doppio clic sullo strumento Copia formato disponibile sul gruppo Appunti della scheda Home. 3. Selezionare la cella alla quale si desidera applicare il formato. 4. Selezionare le celle addizionali alle quali si desidera applicare il formato. 5. Selezionare nuovamente lo strumento Copia formato o battere [Esc] per disattivarlo. ULTERIORI ELEMENTI SULL ELIMINAZIONE DEI FORMATI È possibile cancellare completamente e contemporaneamente la formattazione di una cella o di un intervallo di celle. Cancellare la formattazione significa togliere tutte le caratteristiche attribuite, incluse quelle riferite alla scheda numero, al tipo di carattere, ai bordi delle celle e al colore dello sfondo. Desiderando cancellare un solo tipo di formato, come ad esempio il grassetto, lo si deve cancellare singolarmente. Lo strumento Annulla aiuta in caso d'errore. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera eliminare i formati. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Nel gruppo Modifica selezionare lo strumento Cancella. 4. Fare clic sul comando Cancella formati. Copyright di Talento s.r.l. 117

126 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 CAMBIARE IL TEMA CORRENTE All interno di Office 2007, in programmi come Word, Excel o PowerPoint è stato introdotto un nuovo potente strumento di formattazione chiamato Tema. I temi dei documenti vengono condivisi dalle applicazioni affinché tutti i documenti di Office possano avere un aspetto uniforme. Un tema è costituito da un gruppo predefinito di colori, caratteri, linee ed effetti di riempimento che, in Excel, è possibile applicare a tutta la cartella di lavoro o a elementi specifici, come grafici o tabelle. Office 2007 è corredato di numerosi temi predefiniti ma è possibile, oltre che molto semplice, creare un tema personalizzato da utilizzare come predefinito per tutti i documenti aziendali. In assenza di personalizzazioni, ogni nuovo documento utilizza il tema Office ma è possibile cambiare il tema del documento applicato per impostazione predefinita, selezionando un altro tema predefinito o personalizzato. Utilizzando per intestazioni e corpo i tipi di carattere del tema e i rispettivi gruppi di colori, alla modifica del tema tutto il documento cambierà aspetto in accordo con i nuovi stili del tema. Attenzione CAMBIARE IL TEMA DEL DOCUMENTO Per personalizzare il tema corrente utilizzare gli strumenti Colori tema, Tipi di carattere tema ed Effetti tema disponibili nel gruppo Tema della scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione, quindi salvare il tema con l apposito comando in calce alla galleria dei temi. 1. Selezionare la scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. 2. Fare clic sullo strumento Temi. 3. Scorrere la galleria osservando l anteprima in tempo reale quindi fare clic sul tema desiderato o fare clic all esterno per rinunciare. 118 Copyright di Talento s.r.l.

127 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo ALLINEARE IL TESTO Digitando le informazioni il testo è allineato al bordo sinistro mentre i numeri sono allineati al bordo destro della cella. In termini verticali il contenuto di una cella è invece allineato al suo bordo inferiore. È possibile modificare l'allineamento del testo e dei numeri per arricchire graficamente il foglio di lavoro. Per esempio, si potrebbe desiderare di allineare a destra l'intestazione di una colonna di numeri per farla coincidere con l'allineamento dei numeri della colonna. Le specifiche di allineamento, orizzontale e verticale, sono proprie della cella e hanno effetto su tutti i dati introdotti in quella cella. Alcune categorie di formati numerici hanno il controllo dell'allineamento orizzontale dei numeri nella cella. Per questa ragione non sarà possibile cambiarne l'allineamento implicito. Per esempio, formattando un numero utilizzando gli strumenti Contabilità o Stile separatore non sarà possibile cambiarne l'allineamento in quanto questi strumenti applicano un allineamento che non può essere modificato. Per le categorie Testo e Numero non ci sono restrizioni e l'allineamento può essere cambiato indipendentemente dalla formattazione. 24% Cella con allineamento a sinistra in basso Attenzione Gen Cella con allineamento al centro in alto 1.942,88 Cella con allineamento a destra al centro La categoria Numero è disponibile nella finestra di dialogo Formato celle. Per accedere a tale formato selezionare il comando Formato Celle del menu contestuale delle celle e quindi la scheda Numero. La scelta dell allineamento verticale può essere fatta nella stessa finestra di dialogo ma nella scheda Allineamento. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione sull'intervallo di celle a cui si desidera modificare l allineamento. 2. Per gestire l allineamento orizzontale, fare clic sullo strumento Allinea testo a sinistra, Centra o Allinea testo a destra disponibile nel gruppo Allineamento della scheda Home sulla barra multifunzione. 3. Per gestire l allineamento verticale, fare clic sullo strumento Allinea in alto, Allinea al centro o Allinea in basso disponibile nel gruppo Allineamento della scheda Home sulla barra multifunzione. CENTRARE UN TITOLO SU PIÙ COLONNE A volte può essere necessario introdurre all'interno del foglio di lavoro un intestazione centrata rispetto a dati organizzati su più colonne. Per ottenere questo risultato, Excel offre due metodi: unire più celle in un'unica cella più larga e quindi centrare il testo nella cella mediante lo strumento Unisci e centra, oppure sfruttare il particolare allineamento orizzontale chiamato Centra nelle colonne. Copyright di Talento s.r.l. 119

128 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 UTILIZZO DELLO STRUMENTO UNISCI E CENTRA Attenzione Lo strumento Unisci e centra consente di unire e centrare il contenuto della cella in un'unica azione. Inoltre, l elenco associato, permette di unire celle in orizzontale o in verticale senza centrare il testo o dividere celle precedentemente unite. In presenza di celle unite e centrate utilizzando nuovamente lo strumento Unisci e centra si determina la rimozione di entrambi gli effetti. Centrare un titolo mediante Unisci e centra 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima che si desidera unire e centrare. 2. Selezionare la scheda Home, se necessario. 3. Nel gruppo Allineamento, fare clic sullo strumento Unisci e centra. Centrare un titolo mediante l allineamento Centra nelle colonne 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima che si desidera centrare in rapporto alla selezione. 2. Fare clic sul pulsante di apertura della finestra di dialogo nel gruppo Allineamento della scheda Home o usare il comando Formato celle del menu contestuale e selezionare la scheda Allineamento, se necessario. 3. Nella sezione Allineamento testo, fare clic sulla freccia di apertura dell elenco Orizzontale e selezionare Centra nelle colonne. TESTO RUOTATO È possibile arricchire graficamente un foglio di lavoro ruotando un testo in una cella per metterlo in evidenza. Il testo può essere ruotato con incrementi di 1 grado in una qualsiasi posizione compresa tra +90 e -90 gradi. È anche possibile disporre il testo verticalmente dall'alto verso il basso. Questo effetto differisce dal testo ruotato di ±90 gradi in quanto le lettere del testo appaiono diritte. Lo strumento Orientamento disponibile nel gruppo Allineamento della scheda Home facilita questa operazione fornendo cinque orientamenti predefiniti e l acceso diretto alla scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle. 120 Copyright di Talento s.r.l.

129 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo UN ESEMPIO DI TESTO RUOTATO Utilizzare lo strumento Orientamentodella barra multifunzione 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sullo strumento Orientamento della scheda Home. 3. Selezionare l orientamento desiderato Utilizzare lo strumento Orientamento della finestra di dialogo Formato celle 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione sull'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sul pulsante di apertura della finestra di dialogo nel gruppo Allineamento della scheda Home o usare il comando Formato celle Allineamento dello strumento Orientamento. 3. Selezionare la casella gradi all'interno del riquadro Orientamento e digitare l'orientamento del testo in gradi come desiderato oppure trascinare il quadratino rosso dello strumento associato fino alla posizione desiderata. 4. Selezionare OK. TESTO A CAPO Sovente la dimensione del testo contenuto in una cella è più ampia rispetto alla larghezza della cella. In questa situazione, è possibile ridimensionare la larghezza della colonna, al fine di consentire al testo di essere contenuto interamente. Questa soluzione però incrementa la larghezza della colonna per tutto il foglio di lavoro, occupando spazio supplementare. In alternativa è possibile utilizzare l'opzione Testo a capo. Questa opzione consente di visualizzare il testo completo nella cella senza alterare la larghezza della colonna. 1. Selezionare la/le cella/e contenente/i il testo da inviare a capo. 2. Fare clic sul pulsante Testo a capo del gruppo Allineamento sulla scheda Home della barra multifunzione oppure fare clic sul pulsante di apertura della finestra di dialogo dello stesso gruppo e selezionare l'opzione Testo a capo disponibile nel riquadro Controllo testo, poi concludere con OK. Copyright di Talento s.r.l. 121

130 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 RIDURRE E ADATTARE È possibile aumentare la larghezza della colonna o l altezza della riga al fine di consentire la corretta visualizzazione del testo che non può essere visualizzato nelle normali dimensioni della cella. Questa soluzione però incrementa le dimensioni del foglio di lavoro, occupando spazio supplementare. In alternativa alla modifica della larghezza della colonna o dell'altezza della riga è possibile utilizzare l'opzione Riduci e adatta. Questa opzione riduce la dimensione del testo quanto basta per riempire completamente la cella senza alterare le dimensioni della colonna e della riga. Ovviamente, se esiste un eccessiva sproporzione tra le dimensioni della cella e la lunghezza del testo la riduzione risulta eccessiva a scapito della leggibilità. L immagine che segue mostra un ingrandimento di alcune celle di un foglio di lavoro con una dimensione carattere di 12 punti confrontato con una cella cui è stato applicata l opzione Riduci e adatta. OPZIONE RIDUCI E ADATTA APPLICATA ALLA CELLA A1 1. Selezionare la cella contenente il testo da adattare. 2. Fare clic sul pulsante di apertura della finestra di dialogo nel gruppo Allineamento della scheda Home o usare il comando Formato celle del menu contestuale e selezionare la scheda Allineamento, se necessario. 3. Selezionare l'opzione Riduci e adatta poi concludere con OK. IL RIENTRO DEL TESTO Excel consente di aumentare il rientro del testo in una colonna. Se necessario, è possibile ottenere fino a 15 livelli di rientro. Per esempio, per enfatizzare il testo in una cella si desidera utilizzare la tecnica dei rientri. Il rientro applicato può essere annullato riducendolo. UN ESEMPIO DI RIENTRO DEL TESTO 122 Copyright di Talento s.r.l.

131 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella contenente il testo al quale si desidera applicare il rientro. 2. Agire sullo strumento Aumenta rientro o Riduci rientro disponibile sulla scheda Home, come necessario. I BORDI DELLE CELLE In un foglio di lavoro i bordi delle celle sono linee di contorno alle celle stesse. Per esempio, si desidera che le intestazioni di colonna e di riga e i totali in un foglio di lavoro vengano evidenziati con dei contorni di maggior spessore. Excel propone diversi stili di bordo con linee di varie forme e spessore. I bordi sono una caratteristica della cella e pertanto indipendenti dal contenuto della cella stessa. Un bordo può essere applicato anche ad un insieme di celle. CELLE BORDATE PER EVIDENZIARNE IL CONTENUTO Lo strumento Bordi presenta una freccia a discesa, che consente di visualizzare l'elenco dei bordi disponibili. Lo stile scelto viene reso corrente e visualizzato sullo strumento. Per applicarlo successivamente è sufficiente fare clic sul pulsante dello strumento. Per applicare uno stile di bordo personalizzato o un bordo diagonale, è necessario ricorrere alla scheda Bordi della finestra di dialogo Formato celle. Tale scheda può essere aperta direttamente selezionando il comando Altri bordi in coda all elenco dei bordi standard. Nella scheda Bordo, gli strumenti Linea e Colore permettono di personalizzare il bordo come desiderato. Copyright di Talento s.r.l. 123

132 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 UTILIZZO DEI BORDI Attenzione Per rimuovere i bordi di una cella o di un insieme selezionato, fare clic sulla freccia accanto allo strumento Bordi e quindi su Nessun bordo. Se si applicano bordi a una cella selezionata, il bordo verrà applicato anche alle celle adiacenti che con essa condividono un lato. 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sulla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il bordo. 2. Fare clic sulla freccia a discesa dello strumento Bordi disponibile nel gruppo Carattere sulla scheda Home della barra multifunzione. 3. Selezionare lo stile bordo desiderato tra i bordi predefiniti. DISEGNARE I BORDI Un metodo alternativo per applicare bordi alle celle consiste nell utilizzo degli strumenti presenti nella sezione Disegna bordi dello strumento Bordi. Questa sezione contiene strumenti dedicati per il disegno di bordi o di griglie con bordi e consente di scegliere il tipo di linea da utilizzare o il relativo colore. Lo strumento Elimina bordo (la gomma) consente inoltre di eliminare, in maniera semplice e intuitiva, gli eventuali bordi creati in eccesso. Selezionando lo strumento Disegna bordo il puntatore del mouse assume la forma di una matita e permette il disegno del bordo. Trascinando la matita sulle celle si ottiene il disegno del bordo in accordo con le seguenti regole: Operazione Disegnare una linea di bordo sulle celle Modalità Fare clic sul bordo della cella con lo strumento di disegno dei bordi e trascinare sulle celle desiderate. 124 Copyright di Talento s.r.l.

133 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo Disegnare un bordo esterno intorno a una riga Disegnare un bordo esterno intorno a una colonna Fare clic al centro di una cella con lo strumento di disegno dei bordi e trascinare sulla riga. Fare clic al centro di una cella con lo strumento di disegno dei bordi e trascinare sulla colonna. Lo strumento Disegna griglia con bordo si utilizza con le stesse modalità ottenendo in più i bordi sulle griglie interne. La figura che segue mostra alcuni particolari della sezione Disegna bordi. LA SEZIONE DISEGNA BORDI DELLO STRUMENTO BORDI Attenzione Tenendo premuto il tasto [Ctrl], si alternano temporaneamente le modalità Disegna bordo e Disegna griglia con bordo; inoltre, si alterna temporaneamente la modalità Elimina bordo tra la cancellazione delle linee dei bordi e quella delle griglie dei bordi. 1. Fare clic sulla freccia dello strumento Bordi. 2. Selezionare il comando Disegna bordo. 3. Fare clic sul bordo della prima cella e mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinare fino all ultima cella per disegnare il bordo desiderato. Per disattivare lo strumento premere [Esc], se desiderato. 4. Fare clic sulla freccia dello strumento Bordi. 5. Fare clic sul comando Stile linea quindi selezionare il tipo di linea desiderato. 6. Fare clic sul bordo della prima cella e mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinare fino all ultima cella desiderata per disegnare la nuova linea. Per disattivare lo strumento premere [Esc], se desiderato. 7. Fare clic sulla freccia dello strumento Bordi. 8. Selezionare il comando Disegna griglia con bordo. 9. Trascinare dal bordo superiore della prima cella al bordo inferiore dell ultima cella desiderata per disegnare bordo e griglia della selezione con l ultimo stile linea impostato. Per disattivare lo strumento premere [Esc], se desiderato. 10. Fare clic sulla freccia dello strumento Bordi. 11. Fare clic sullo strumento Elimina bordo. Copyright di Talento s.r.l. 125

134 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK Trascinare dal bordo superiore della prima cella al bordo inferiore dell ultima cella desiderata per eliminare bordo e griglia della selezione. Per disattivare lo strumento premere [Esc]. ALTRI METODI PER FORMATTARE I DATI Formattando le informazioni contenute nel foglio di lavoro gli si conferisce un aspetto professionale ma è necessario dedicare del tempo a tale attività. Excel include diverse proposte per formattare rapidamente i dati e migliorare la veste grafica delle celle. Oltre all utilizzo dei temi, già analizzato in precedenza, è possibile utilizzare uno stile. Uno stile è un formato predefinito, basato su un tema, che è possibile applicare per modificare l'aspetto di dati, tabelle, grafici, forme o diagrammi. Se gli stili predefiniti non rispondono alle proprie esigenze, è anche possibile modificare uno stile esistente o creare stile personale. Uno stile consente di applicare diversi formati in un solo passaggio e assicura che la formattazione delle celle sia uniforme. Ad esempio, è possibile utilizzare uno stile di cella, per applicare contemporaneamente un insieme definito di caratteristiche di formattazione, quali, tipo e dimensione del carattere, formato numerico, bordi e ombreggiatura delle celle. Sono disponibili altri tipi di stile come ad esempio gli stili di tabella ma richiedono la conversione dei dati nel formato tabella (una tabella è una serie di righe e colonne che include dati correlati gestiti in modo indipendente dai dati nelle altre righe e colonne del foglio di lavoro). La gestione delle tabelle, seppur molto semplice, esula dagli scopi di questo manuale. UTILIZZARE GLI STILI DI CELLA In Excel sono disponibili diversi stili di cella incorporati che è possibile applicare o modificare. È inoltre possibile modificare o duplicare uno stile di cella in modo da crearne uno personalizzato o eliminare uno stile obsoleto. Applicare uno stile esistente 1. Selezionare la scheda Home, se necessario. LA GALLERIA DEGLI STILI DI CELLA 2. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo che si desidera formattare con uno stile specifico. 3. Nel gruppo Stili, selezionare lo strumento Stili cella. 126 Copyright di Talento s.r.l.

135 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo 4. Scorrere con il puntatore dl mouse sulla galleria ed osservare l anteprima in tempo reale dello stile sul documento. Per applicare lo stile fare clic sul nome di quello stile. 5. Ripetere i passi da 2 a 4 per ogni altro elemento da formattare con un diverso stile. Creare un nuovo stile 1. Selezionare la scheda Home, se necessario. 2. Nel gruppo Stili, selezionare lo strumento Stili cella. 3. Fare clic su Nuovo stile cella. 4. Nella casella Nome dello stile digitare un nome appropriato per il nuovo stile di cella. 5. Fare clic sul pulsante Formato. 6. Nelle varie schede della finestra di dialogo Formato celle selezionare la formattazione desiderata e fare clic su OK. 7. Nella sezione Lo stile include (secondo la selezione) della finestra di dialogo Stile deselezionare le caselle di controllo relative alle opzioni di formattazione che non si desidera includere nello stile di cella. Rimuovere l applicazione di uno stile 1. Selezionare la scheda Home, se necessario. 2. Selezionare le celle da cui si desidera rimuovere l applicazione dello stile. 3. Nel gruppo Stili, selezionare lo strumento Stili cella. 4. Nella sezione Valore valido, non valido o neutrale fare clic su Normale. Eliminare uno stile (e la relativa formattazione) 1. Selezionare la scheda Home, se necessario. 2. Nel gruppo Stili, selezionare lo strumento Stili cella. 3. Fare clic sul nome dello stile con il pulsante destro del mouse e scegliere Elimina. Copyright di Talento s.r.l. 127

136 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ESERCITAZIONE Prima parte Formattare i numeri contenuti nelle celle di un foglio di lavoro con Valuta, Stile separatore e Stile percentuale. Incrementare e decrementare le cifre decimali di un numero. 1. Aprire Regioni6Ex. 2. Utilizzare lo strumento Diminuisci decimali per portare il numero delle cifre decimali dell'intervallo B4:E8 a zero. 3. Utilizzare lo strumento Stile separatore per formattare l'intervallo B4:E8 col separatore delle migliaia (.). 4. Utilizzare lo strumento Diminuisci decimali per portare il numero delle cifre decimali dell'intervallo G4:I9 a zero. 5. Utilizzare lo strumento Stile separatore per formattare l'intervallo G4:I9 col separatore delle migliaia (.). 6. Utilizzare lo strumento Valuta per formattare l'intervallo F4:F8 col simbolo valutario e con due posizioni decimali. Se le celle mostrano il simbolo cancelletto (#), significa che non sono sufficientemente larghe per contenere il numero formattato. 7. Utilizzare lo strumento Diminuisci decimali per portare il numero delle cifre decimali dell'intervallo F4:F8 a zero. 8. Utilizzare il formato Contabilità per formattare l'intervallo B9:F9 col simbolo valutario e con una posizione decimale. 9. Utilizzare lo strumento Diminuisci decimali per portare il numero delle cifre decimali dell'intervallo B9:F9 a zero. 10. Utilizzare lo strumento Stile percentuale per formattare l'intervallo J4:J8 col simbolo percentuale (%). 11. Utilizzare lo strumento Aumenta decimali per aumentare il numero delle cifre decimali dell'intervallo J4:J8 a uno. 12. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. Seconda parte Formattare il testo in un foglio di lavoro. Cambiare il tipo di carattere e la dimensione del carattere. Applicare gli stili grassetto, corsivo e sottolineato. Cambiare il colore del testo e successivamente applicare lo stesso colore al testo aggiuntivo. Applicare le seguenti opzioni al testo: Rotazione, Testo a capo, Riduci e adatta, Unione celle. Aumentare e ridurre i rientri. Arricchire graficamente il foglio di lavoro mediante l allineamento delle celle, aggiungendo bordi o sfondo, e centrando il testo su più colonne. 1. Aprire Regioni7Ex. 2. Utilizzare l'elenco Tipo di carattere per cambiare il tipo di carattere, nell'intervallo A1:J8, in Calibri e dimensione carattere 11 punti. 3. Utilizzare l'elenco Dimensione carattere per cambiare la dimensione dei caratteri nell'intervallo A1:J2 in 12 punti. 4. Utilizzare lo strumento Grassetto per applicare lo stile negli intervalli A1:J2 e A3:A8. 5. Utilizzare lo strumento Corsivo per applicare lo stile nell'intervallo J3:J7. 6. Utilizzare lo strumento Sottolineato per sottolineare il contenuto nell'intervallo B7:I Copyright di Talento s.r.l.

137 POWERED BY AULA01 Lezione 7 - Formattare numeri e testo 7. Utilizzare la lista Colore carattere per cambiare il colore dei caratteri nell'intervallo B2:J2 in rosso. Utilizzare lo strumento Colore carattere per applicare il colore corrente al contenuto dell'intervallo A3:A8. 8. Ruotare il testo nella cella A1 di quarantacinque gradi. Ripristinare il testo al formato originale. 9. Applicare Testo a capo nella cella A1. Ripristinare il testo al formato originale. 10. Applicare Riduci e adatta nella cella A1. Ripristinare il testo al formato originale. 11. Applicare Unione celle nell'intervallo A1:J Incrementare il rientro del testo, tre volte, nella cella A8. Decrementare il rientro del testo, due volte, nella cella A Utilizzare lo strumento Centra per centrare il testo negli intervalli A3:A7, B2:J2 e J3:J7 14. Rimuovere la sottolineatura nell intervallo B7:I Ruotare di 45 gradi il testo dell intervallo B2:J Utilizzare lo strumento Bordi per applicare tutti i bordi all'intervallo B2:J Utilizzare lo strumento Bordi per applicare un bordo esterno agli intervalli A3:A7 e B3:J Utilizzare lo strumento Bordi per applicare un bordo superiore e inferiore doppio all intervallo A8:J Utilizzare la lista dello strumento Colore riempimento per colorare di verde chiaro, lo sfondo degli intervalli A1:K1 e A3:A Utilizzare lo strumento Unisci e centra per centrare il testo della cella A1 nello spazio A1:K1. Se necessario regolare la dimensione della colonna K per allinearsi con il bordo inclinato della cella sottostante. 21. Aumentare la dimensione carattere della cella A1 (unita) a 14 punti e colorare il testo di rosso. 22. Applicare agli intervalli B3:E7 e G3:I7 la formattazione Stile separatore. 23. Cambiare il tema corrente (Office) con il tema Mito. 24. Adattare la larghezza delle colonne come necessario in quanto il cambiamento di tema modifica il tipo di carattere. Copyright di Talento s.r.l. 129

138 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK Copyright di Talento s.r.l.

139 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici LEZIONE 8 - I GRAFICI In questa lezione imparerete a: Presentare i dati di un foglio di lavoro mediante un grafico, Creare un grafico di base, Spostare duplicare e ridimensionare un grafico in un foglio di lavoro, Identificare i componenti di un grafico, Modificare il tipo di grafico, Includere, spostare o eliminare la legenda da un grafico, Dare un titolo al grafico, Visualizzare etichette dati, Includere la tabella dati in un grafico, Modificare la Visualizzazione 3D, Formattare un grafico, Modificare la collocazione di un grafico, Modificare l intervallo di dati su cui è costruito un grafico, Eliminare un grafico. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , , , , , I GRAFICI IN EXCEL Un grafico utilizza i valori contenuti in un foglio di lavoro per creare una rappresentazione grafica delle relazioni esistenti tra loro. È possibile utilizzare i grafici per rappresentare importanti cambiamenti, come le evoluzioni sulle tendenze di mercato e confrontare grafici individuali. Per esempio, confrontando l'ammontare delle vendite mediante un istogramma appare in modo molto evidente la differenza tra due o più valori. Utilizzando i grafici in una relazione o in una presentazione si facilita la comprensione da parte dell'uditorio e si dà maggior efficacia al messaggio che si vuol trasmettere. Durante la creazione di un grafico ogni riga o ogni colonna di dati presenti nel foglio di lavoro diventa una serie di dati. Ogni valore individuale nella riga o nella colonna è chiamato punto dati. Il grafico costruito su un insieme di celle può includere l'intestazione di riga e di colonna e queste intestazioni vengono utilizzate per generare le etichette di categoria e la legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel genera le intestazioni implicite. In Excel è possibile includere un grafico in un foglio di lavoro o crearlo su un foglio dedicato che assumerà il nome "Graficon". Un grafico incluso diventa un oggetto grafico nel foglio di lavoro. Asse dei valori Titolo del grafico Serie Smith punto Gennaio Area del grafico Area del tracciato Asse delle categorie Legenda UN ESEMPIO DI GRAFICO Desiderando visualizzare o stampare il grafico e i dati correlati presenti nel foglio di lavoro si deve utilizzare un foglio che li contenga entrambi. Un foglio grafico è un foglio indipendente nella cartella di lavoro e contiene solo il grafico. Volendo utilizzare in una presentazione o in un documento solo il grafico è necessario crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è legato ai dati del foglio di lavoro e sarà aggiornato automaticamente in caso di variazione degli stessi. Copyright di Talento s.r.l. 131

140 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 CREARE UN GRAFICO DI BASE Grazie alla barra multifunzione Excel 2007 ha cambiato profondamente la modalità di creazione di un grafico rispetto alle versioni precedenti. Niente più creazioni guidate; basta un clic, ed un grafico di base è subito pronto! Dopo aver creato un grafico, è possibile aggiungervi facilmente nuovi elementi. È, ad esempio, possibile aggiungere titoli per inserire ulteriori informazioni o modificare il layout degli elementi del grafico Attenzione I SEMPLICI PASSAGGI PER CREARE UN GRAFICO DI BASE È possibile creare un grafico di base semplicemente premendo il tasto funzione [F11] dopo aver selezionato i dati da tracciare. Si noti però che questo metodo porta alla creazione di un foglio grafico e non di un oggetto grafico come nella normale procedura. 1. Selezionare la scheda Inserisci. 2. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella contenente i dati necessari alla realizzazione del grafico. 3. Nel gruppo Grafici, fare clic sul tipo di grafico desiderato. 4. Nella galleria dei tipi disponibili, fare clic sul tipo desiderato. LE SCHEDE CONTESTUALI STRUMENTI GRAFICO Dopo avere inserito il grafico nel foglio di lavoro, vengono visualizzati gli Strumenti grafico, con tre schede contestuali: Progettazione, Layout e Formato. In queste schede sono disponibili i comandi necessari per l'utilizzo dei grafici. Dopo aver completato il grafico, facendo clic sul foglio di lavoro gli Strumenti grafico verranno nascosti. Per riaprirli, basterà un semplice clic all'interno del grafico. LA SCHEDA PROGETTAZIONE DEL SET STRUMENTI GRAFICO 132 Copyright di Talento s.r.l.

141 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici LA SCHEDA LAYOUT DEL SET STRUMENTI GRAFICO LA SCHEDA FORMATO DEL SET STRUMENTI GRAFICO SPOSTARE, DUPLICARE E RIDIMENSIONARE Posizionato il grafico su un foglio di lavoro è possibile spostarlo altrove o farne una copia in un altra posizione. Per esempio, se si è creato un grafico incluso nel foglio di lavoro ma posizionato lontano dai dati, se necessario, lo si può spostare in una posizione più appropriata. Oppure si può duplicare il grafico in un altra posizione qualora si desiderasse poter lavorare in modo differente sui due grafici. Ad esempio si sono raggruppati i dati per colonna e si desidera confrontarli anche per riga. Lo strumento Inverti righe/colonne permette di cambiare questa analisi nel grafico duplicato. Il ridimensionamento di un grafico consente invece di ingrandire o ridurre le dimensioni del grafico stesso. Per esempio, si desidera aumentare le dimensioni di un grafico per migliorare la leggibilità delle etichette. Attenzione DUPLICARE UN GRAFICO INVERTENDO RIGHE E COLONNE Per selezionare un grafico bisogna fare clic su un'area vuota al suo interno. Facendo clic sulla legenda, su una serie dati o sul titolo del grafico, si seleziona solo quell'oggetto e non l intero grafico. Lo spostamento o la duplicazione di un grafico può essere fatta sullo stesso foglio, su un altro foglio della stessa cartella di lavoro o su un altra cartella di lavoro aperta. Un grafico può essere ridimensionato utilizzando gli strumenti del gruppo Dimensioni della scheda contestuale Formato. Spostare un grafico nello stesso foglio di lavoro 1. Selezionare il grafico che si desidera spostare. 2. Puntare l area del grafico o il bordo di selezione e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare il grafico nella posizione desiderata. Copyright di Talento s.r.l. 133

142 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Spostare il grafico in altri fogli o altra cartella di lavoro 1. Selezionare il grafico che si desidera spostare. 2. Selezionare lo strumento Taglia. 3. Fare clic sul pulsante della barra delle applicazioni relativo alla cartella di lavoro in cui si desidera incollare il grafico. Desiderando spostare il grafico in altro foglio della stessa cartella saltare questo passo. 4. Selezionare il foglio di lavoro e la cella a partire dalla quale si desidera incollare il grafico. 5. Selezionare lo strumento Incolla sulla scheda Home. Duplicare un grafico e invertire le serie tra righe e colonne 1. Selezionare il grafico che si desidera copiare. 2. Selezionare lo strumento Copia sulla scheda Home. 3. Selezionare la cella a partire dalla quale incollare il grafico. 4. Selezionare lo strumento Incolla sulla scheda Home. 5. Fare clic sulla scheda Progettazione e selezionare lo strumento Inverti righe/colonne. Ridimensionare un grafico 1. Selezionare il grafico che si desidera ridimensionare. 2. Posizionare il puntatore del mouse su uno dei punti di manipolazione della selezione caratterizzati da tre puntini ed accertarsi che il puntatore assuma la forma di una freccia a due punte (la freccia a 4 punte indica spostamento). 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sul punto di manipolazione desiderato e trascinarlo fino alla dimensione desiderata. COMPONENTI DI UN GRAFICO I grafici di Excel contengono diversi elementi chiamati oggetti. È possibile identificare ogni oggetto del grafico mediante appositi suggerimenti che appaiono al semplice posizionamento del puntatore del mouse. In tali suggerimenti viene visualizzato il nome di ciascun oggetto. La possibilità di identificare ogni oggetto è un valido aiuto durante la fase di creazione o modifica del grafico. Gli oggetti visualizzati in un grafico sono solo gli oggetti correlati a quel tipo di grafico; per esempio in un grafico a torta, gli assi cartesiani non sono visualizzati. I possibili oggetti di un grafico e le relative descrizioni sono elencate di seguito: Oggetti Area del grafico Area del tracciato Asse delle categorie (Asse x) Asse dei valori (Asse y) Titolo del grafico Legenda Descrizione È l'intera area all'interno del grafico bordi inclusi. È l'area nella quale Excel costruisce il tracciato dei dati. È l'asse che contiene le categorie del tracciato, normalmente è l'asse orizzontale o delle x (si inverte con l asse verticale nei grafici a barre). È l'asse che contiene i valori del tracciato, normalmente è l'asse verticale o delle y (si inverte con l asse orizzontale nei grafici a barre). È un testo che descrive il grafico e viene centrato automaticamente nella parte alta del grafico. Descrive la serie dei dati del tracciato. 134 Copyright di Talento s.r.l.

143 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici Oggetti Serie Valori Griglia Descrizione Elemento grafico costituente il tracciato; ad esempio linee o barre. Le etichette degli oggetti visualizzano i nomi delle serie utilizzando i nomi della legenda. Sono gli elementi individuali di una serie di dati. I valori possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta, cerchio, eccetera. I valori sono identificati dalle etichette degli oggetti col nome della serie e il valore effettivo. Sono linee che partono da un asse e attraversano il tracciato fornendo la lettura facilitata dei valori delle serie. UN COMPONENTE IDENTIFICATO Attenzione Se i Suggerimenti sui grafici non sono visibili è sufficiente accedere alle Opzioni di Excel - Impostazioni avanzate Visualizzazione e selezionare l opzione Visualizza nomi degli elementi del grafico al passaggio del mouse. 1. Posizionare il cursore del mouse sopra l'oggetto del quale si desidera visualizzare il suggerimento. TIPI DI GRAFICO Dopo aver creato un grafico è sempre possibile cambiare il tipo di grafico e passare ad un altro tipo tra quelli previsti, quali barre, istogramma, linee, torta, dispersione (XY), area, radar, azionario, superficie, bolle, anello, cilindro, cono o piramide. Cambiare il tipo di grafico vuol dire cambiare la rappresentazione dei dati. Per esempio, se i dati delle vendite vengono rappresentati su un grafico a linee, mostreranno chiaramente l'andamento delle vendite stesse, mentre utilizzando gli stessi dati con una rappresentazione a torta si mostrerà chiaramente la percentuale di ciascun ammontare rispetto al totale delle vendite. Copyright di Talento s.r.l. 135

144 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 I TIPI DI GRAFICO DISPONIBILI 1. Selezionare il grafico al quale si desidera cambiare tipo. 2. Fare clic sullo strumento Cambia tipo di grafico disponibile sulla scheda Progettazione. 3. Selezionare il tipo di grafico da tracciare, nell area di sinistra della finestra di dialogo Cambia tipo di grafico. 4. Selezionare il sottotipo desiderato nell area di destra della finestra di dialogo. 5. Fare clic su OK. LA LEGENDA In un grafico la legenda è utilizzata per referenziare le serie dei dati e viene sempre inserita automaticamente. La legenda può essere eliminata nel caso si necessiti di maggior spazio per il tracciato, si voglia ottenere un grafico più piccolo (a parità di area del tracciato) o si desideri identificare le serie in altro modo. Per esempio, pensando di aggiungere la tabella di origine dati, la legenda diventa ridondante e occupa inutilmente spazio. LE OPZIONI CHE MODIFICANO LA POSIZIONE DELLA LEGENDA 136 Copyright di Talento s.r.l.

145 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici In alternativa all eliminazione, è possibile spostare la legenda in alto, in basso, a sinistra, a destra o nell'angolo del grafico con o senza sovrapposizione al grafico stesso. Implicitamente la legenda è posizionata alla destra del grafico. Cambiare la posizione della legenda può migliorare l'aspetto del grafico. Attenzione Per eliminare la legenda è anche possibile premere [Canc] dopo averla selezionata. La legenda può essere spostata in modo più fine trascinandola esattamente dove la si desidera. Per trascinarla, dopo la selezione, puntare e trascinare il suo bordo. Eliminare la legenda 1. Selezionare il grafico al quale si desidera eliminare la legenda. 2. Selezionare la scheda Layout. 3. Fare clic sullo strumento Legenda e selezionare Nessuna. Spostare la legenda 1. Fare clic direttamente sulla Legenda del grafico. 2. Selezionare la scheda Layout. 3. Fare clic sullo strumento Legenda e selezionare una delle posizioni indicate, oppure selezionare il comando Altre opzioni legenda per altre opzioni di posizionamento e di formattazione. I TITOLI DEL GRAFICO Il grafico di base non contiene un titolo. Se desiderato, il titolo del grafico può essere aggiunto dopo. Il titolo normalmente descrive le informazioni contenute nel grafico e può essere posizionato solo in alto con o senza sovrapposizione al grafico. Inserendo un titolo, Excel crea automaticamente una casella di testo sul grafico con la scritta predefinita Titolo del grafico e ridimensiona l area del tracciato, se necessario. Si possono anche assegnare i titoli agli assi, che si collocano lungo il relativo asse. Per esempio, si vuole aggiungere un titolo all'asse dei valori, per indicare l unità di misura utilizzata (ad esempio migliaia). LE OPZIONI PER IL TITOLO DEL GRAFICO Aggiungere un titolo 1. Selezionare il grafico al quale si desidera aggiungere un titolo. 2. Selezionare la scheda Layout. Copyright di Talento s.r.l. 137

146 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 3. Fare clic sullo strumento Titolo del grafico e selezionare una delle posizioni indicate, oppure selezionare il comando Altre opzioni titolo per accedere alle opzioni di formattazione. 4. Nella casella di testo del titolo selezionare il testo predefinito Titolo del grafico e sostituirlo con il titolo desiderato. 4. Fare clic sullo strumento Titolo degli assi, quindi puntare la voce di menu desiderata: Titolo asse orizzontale principale o Titolo asse verticale principale. 5. Nel sottomenu prescelto selezionare l opzione di posizionamento desiderata. 6. Nella casella di testo accanto all asse, selezionare il testo predefinito Titolo asse e sostituirlo con il titolo desiderato. Eliminare un titolo 1. Selezionare il titolo da eliminare e premere [Canc]. In alternativa aprire l elenco dello strumento relativo al titolo da eliminare e selezionare Nessuno. LE ETICHETTE DATI Ogni serie di dati in un grafico è visualizzata con un colore o un motivo univoco ed è rappresentata nella legenda del grafico. Per aggiungere informazioni a tutte le serie, ad una serie specifica, o ad un singolo punto dati, è possibile aggiungere etichette dati al grafico. Per impostazione predefinita, le etichette dati sono collegate ai valori nel foglio di lavoro e vengono aggiornate automaticamente in caso di modifiche apportate a tali valori. Nelle etichette dati è inoltre possibile visualizzare nomi di serie e nomi di categoria. In presenza di più informazioni, le varie voci dell etichetta vengono separate dal punto e virgola (;) o da altro separatore specificato dall'utente. Per evitare la sovrapposizione delle etichette dati e per facilitarne la lettura, è possibile regolarne la posizione all'interno del grafico. Qualora non sia più necessario visualizzare le etichette dati, è possibile rimuoverle. Per aggiungere le etichette dati si può utilizzare la barra multifunzione o il menu contestuale di una serie, tuttavia la quantità di etichette visualizzata dipenderà dalla selezione corrente. Utilizzando la barra multifunzione la selezione non è necessaria, mentre con il menu contestuale la selezione è implicita. Barra multifunzione Menu contestuale GESTIRE LE ETICHETTE DATI Finestra di dialogo 138 Copyright di Talento s.r.l.

147 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici Attenzione Per aggiungere un etichetta ad un singolo punto dati, invece che ad una serie è necessario fare clic su un elemento della serie (per selezionare tutta la serie) quindi fare ancora clic sul singolo punto dati. Questa tecnica è chiamata sotto-selezione. Dopo aver aggiunto l etichetta nella posizione desiderata (o implicita) con il valore (impostazione predefinita) è possibile aprire la finestra di dialogo Formato etichetta dati ed aggiungere elementi o modificare l etichetta come desiderato. Aggiungere un etichetta con la barra multifunzione 1. Selezionare il grafico, la serie o il punto dati a seconda della quantità di etichette desiderate. 2. Selezionare la scheda Layout, se necessario. 3. Fare clic sullo strumento Etichette dati e selezionare una delle posizioni indicate, oppure selezionare il comando Altre opzioni etichette dati per aggiungere altre informazioni all etichetta o per cambiarne la formattazione. Aggiungere un etichetta dal menu contestuale 1. Selezionare la serie o il punto dati a seconda della quantità di etichette desiderate. 2. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla serie o sul punto dati. 3. Fare clic sul comando Aggiungi etichette dati. 4. Per aggiungere dati o formattare diversamente l etichetta, fare nuovamente clic con il tasto destro del mouse sul punto dati e selezionare il comando Formato etichetta dati e applicare la formattazione desiderata. Rimuovere un etichetta 1. Selezionare l etichetta da eliminare e premere [Canc]. In alternativa, fare clic sullo strumento Etichette dati e selezionare Nessuna. LA TABELLA DATI In precedenza si è appreso come duplicare o spostare un grafico. Spostando un grafico lontano dai suoi dati potrebbe essere necessario visualizzare sotto al grafico la sua tabella dati. La tabella dati riporta i valori del grafico utilizzati per generare il grafico stesso. Normalmente il grafico è utilizzato per fornire una visione di massima dei valori rappresentati, mentre la tabella dati fornisce i valori reali. Per esempio, un grafico che rappresenta le vendite mensili dei funzionari commerciali consente di confrontare facilmente la produttività di ogni individuo. Aggiungendo la tabella dati al grafico si è in grado anche di quantificare nel dettaglio l'ammontare delle vendite nei mesi di riferimento. Per aggiungere o eliminare la tabella dati è possibile utilizzare lo strumento Tabella dati disponibile sulla scheda Layout del set contestuale Strumenti Grafico Attenzione La tabella dati richiede molto spazio nell'area del grafico e l'aggiunta della tabella riduce lo spazio disponibile per il grafico. È possibile raggiungere una situazione di compromesso, ridimensionando la tabella dati o allargando l'area del grafico. Copyright di Talento s.r.l. 139

148 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 LA TABELLA DATI 1. Selezionare il grafico al quale si desidera aggiungere la tabella dati. 2. Selezionare la scheda Layout. 2. Fare clic sullo strumento Tabella dati e selezionare l opzione desiderata. LA VISUALIZZAZIONE 3D Nei grafici tridimensionali è possibile modificare la visualizzazione 3D per conferire un maggior realismo e impatto visivo. La finestra di dialogo Formato elemento selezionato (grafico, tracciato, base, pareti ecc.) permette di modificare molti aspetti dell elemento selezionato. La sezione Rotazione 3D, in modo particolare, permette la modifica della prospettiva, dell elevazione e della rotazione del grafico. L opzione Angolo retto consente di eliminare la prospettiva e, deselezionando Ridimensionamento automatico, di variare profondità e altezza del grafico stesso. Modificare la visualizzazione 3D può migliorare l aspetto del grafico. LA MODIFICA DELLA VISUALIZZAZIONE 3D 140 Copyright di Talento s.r.l.

149 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici Attenzione Le variazioni fatte sulla finestra di dialogo Formato elemento selezionato vengono applicate immediatamente e quindi non richiedono conferma. Volendo eliminare le modifiche apportate è necessario utilizzare lo strumento Annulla della barra di accesso rapido. È possibile accedere rapidamente alle opzioni di rotazione 3D facendo clic con il tasto destro su una zona vuota del grafico e selezionando il comando Rotazione 3D. 1. Fare clic in uno spazio vuoto nell'area del grafico per selezionarlo. 2. Selezionare la scheda Layout o la scheda Formato. 3. Nel gruppo Selezione corrente fare clic su Formato selezione. 4. Selezionare il gruppo Rotazione 3D. 5. Selezionare l opzione Angolo retto, se desiderato. 6. Incrementare il valore della profondità, se desiderato. 7. Apportare ogni altra modifica desiderata. 8. Selezionare Chiudi. LA FORMATTAZIONE DEL GRAFICO È possibile formattare singoli elementi di un grafico, ad esempio l'area del grafico, l'area del tracciato, la serie di dati, gli assi, i titoli, le etichette dati o la legenda per mezzo delle opzioni disponibili nella scheda Formato del set Strumenti grafico. La formattazione cambia l'aspetto del grafico alterando forme, colori, bordi, ombreggiature, sfumature, ecc. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall elemento del grafico selezionato, quindi è importante prestare attenzione a cosa si seleziona. È possibile selezionare un particolare elemento del grafico utilizzando l'elenco associato allo strumento Elementi grafico della scheda Formato o, più semplicemente, facendo clic sull'oggetto stesso. Dopo la selezione lo strumento Formato selezione consente di aprire la finestra di dialogo, già vista in precedenza con le opzioni 3D, con tutte le possibili formattazioni utilizzabili sull elemento selezionato. In aggiunta è possibile utilizzare gli strumenti del gruppo Stili forma o Stili WordArt. UN GRAFICO DOPO LA FORMATTAZIONE Copyright di Talento s.r.l. 141

150 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Cambiare il colore di una serie 1. Selezionare la serie della quale si desidera cambiare la formattazione. 2. Nel gruppo Stili forma, fare clic sullo strumento Riempimento forma. 3. Scorrere sulla galleria e osservare l anteprima in tempo reale, poi fare clic sul colore prescelto. 4. Per applicare una sfumatura ripetere il passo 2 ma selezionare il menu Sfumatura, scorrere la galleria delle sfumature ed applicare quella desiderata. Seguire analogo comportamento per applicare una trama. 5. Per cambiare colore del bordo (se applicabile), selezionare lo strumento Contorno forma, quindi selezionare spessore della linea e colore della stessa. Cambiare colore dello sfondo o delle pareti 1. Selezionare l area del tracciato o le pareti del grafico. 2. Nel gruppo Stili forma, fare clic sullo strumento Riempimento forma. 3. Scorrere sulla galleria e osservare l anteprima in tempo reale, poi fare clic sul colore prescelto. 4. Per applicare una sfumatura ripetere il passo 2 ma selezionare il menu Sfumatura, scorrere la galleria delle sfumature ed applicare quella desiderata. Seguire analogo comportamento per applicare una trama. Per ulteriori opzioni selezionare il comando Altre sfumature. Cambiare il formato di un titolo 1. Selezionare il titolo o il l area del grafico (per agire su tutto il testo). 2. Selezionare la scheda Formato. 3. Nel gruppo Stili WordArt fare clic sul pulsante Altro per aprire la galleria dei formati. 4. Scorrere la galleria ed osservare l anteprima in tempo reale quindi fare clic sull effetto desiderato. In alternativa utilizzare gli strumenti Riempimento, Contorno ed Effetti testo. LA COLLOCAZIONE DEL GRAFICO Utilizzando la finestra di dialogo Sposta grafico è possibile cambiare la collocazione di un grafico. Il grafico può essere collocato su un foglio di lavoro esistente o su un proprio foglio chiamato Graficon. Ad esempio, si desidera utilizzare un foglio di lavoro senza il grafico attualmente presente. Mettendo il grafico su di un foglio Grafico, il grafico farà parte della cartella di lavoro (file) ma non comparirà sul foglio di lavoro. Il foglio grafico viene inserito alla sinistra del foglio di lavoro contenente i suoi dati. Attenzione I grafici sui fogli grafici sono collegati con i dati dei rispettivi fogli di lavoro, pertanto, se i dati correlati vengono aggiornati, verranno aggiornati anche i grafici. Per spostare un grafico è possibile utilizzare lo strumento Sposta grafico della scheda Progettazione nel set contestuale Strumenti grafico. 1. Fare clic con il tasto destro del mouse in uno spazio vuoto nell'area del grafico. 2. Selezionare il comando Sposta grafico. 142 Copyright di Talento s.r.l.

151 POWERED BY AULA01 Lezione 8 - I grafici 3. Selezionare l'opzione Nuovo foglio. 4. Selezionare OK. INTERVALLO DATI Selezionando l'area del grafico, intorno alle etichette e ai dati utilizzati nel grafico compare un bordo di delimitazione colorato. È possibile aggiungere o eliminare dati da un grafico trascinando il bordo che delimita i dati per includere o per escludere una o più serie di dati. Per esempio, desiderando eliminare un funzionario commerciale da un grafico sulle vendite è sufficiente trascinare il bordo di delimitazione dei dati delle vendite in modo da escludere i valori di quel commerciale. È possibile solo ridefinire l'intervallo dei dati per includere o per escludere dati adiacenti. Trascinare questo spigolo verso l alto VARIARE L INTERVALLO DATI 1. Selezionare il grafico al quale si desidera modificare l'intervallo dei dati. 2. Posizionare il puntatore del mouse su uno dei quadratini posizionati negli angoli del bordo di delimitazione dei dati utilizzati nel grafico. Accertarsi che il mouse assuma la forma di una freccia a due punte e non a quattro punte. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il bordo di delimitazione nella posizione desiderata. ELIMINARE UN GRAFICO È possibile eliminare un grafico non più necessario. L'eliminazione di un grafico è limitata solo al grafico stesso: i dati che l'hanno originato rimangono disponibili nel foglio di lavoro. 1. Selezionare il grafico che si desidera eliminare. 2. Premere il tasto [Canc]. Copyright di Talento s.r.l. 143

152 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ESERCITAZIONE Creare un grafico di base incluso in un foglio di lavoro. Formattare e modificare un grafico utilizzando gli strumenti disponibili nella barra multifunzione. 1. Aprire GraficoVenditeRegioniEx. 2. Selezionare A4:D9 sul foglio di lavoro NordEst. 3. Creare un Grafico ad area, sottotipo Area 3D. 4. Inserire nel grafico il titolo Vendite settimanali. 5. Spostare il grafico in modo che l'angolo alto di sinistra sia nella cella A Ridimensionare il grafico in modo da coprire l'intervallo di celle A12:E Utilizzare l'elenco dello strumento Tipo di grafico disponibile sulla barra Grafico per cambiare il grafico in Istogramma (Colonne 3D raggruppate). 8. Ridefinire l'intervallo selezionato escludendo la riga Totale (A9:D9). 9. Impostare la Rotazione 3D ad angolo retto. 10. Ruotare le etichette dell asse orizzontale a 45 gradi (Suggerimento: selezionare le etichette quindi lo strumento Formato selezione della scheda Layout. Sulla finestra di dialogo Formato asse selezionare la sezione Allineamento e quindi nella casella Angolo personalizzato inserire -45). 11. Ridimensionare il grafico in modo da coprire l'intervallo A12:G Spostare la legenda in alto. 13. Invertire le righe con le colonne 14. Applicare al grafico lo Stile Nell asse dei valori eliminare la visualizzazione dei decimali. 16. Mettere in grassetto i nomi lungo l'asse delle categorie 17. Chiudere la cartella di lavoro senza salvarla. 144 Copyright di Talento s.r.l.

153 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa LEZIONE 9 - PREPARAZIONE DEL FOGLIO DI LAVORO E STAMPA In questa lezione imparerete a: Preparare un foglio di lavoro per la stampa utilizzando il Layout di pagina, Modificare i margini, l orientamento e le dimensioni della pagina di stampa, Adattare i dati alla pagina di stampa, Modificare e personalizzare l intestazione e il piè di pagina della pagina di stampa, Visualizzare il foglio di lavoro in anteprima di stampa, Utilizzare l Anteprima interruzioni di pagina, Impostare la stampa della griglia e delle intestazioni di riga e colonna, Modificare l area di stampa, Stampare il foglio di lavoro corrente, più fogli, un intervallo di celle, solo talune pagine, l intera cartella di lavoro, Applicare le opzioni di stampa, Stampare un grafico incluso in un foglio di lavoro o in un foglio grafico. Riferimenti al Syllabus in questa lezione: , , , , , , , , PREPARARE UN FOGLIO DI LAVORO PER LA STAMPA Dopo aver redatto un foglio di lavoro è necessario verificare che tutti i dati desiderati risultino visibili sullo schermo. Ad esempio, se il testo o i numeri sono troppo estesi per essere contenuti in una colonna, il testo stampato verrà troncato e i numeri stampati verranno visualizzati come simboli di cancelletto (##). Per evitare la stampa di testo troncato e di simboli al posto dei numeri, è possibile aumentare la larghezza delle colonne per adattarla ai dati oppure aumentare l'altezza delle righe impostando il ritorno a capo automatico del testo per adattarlo alla larghezza delle colonne e per rendere il testo visibile sullo schermo e sulle pagine stampate. Oltre a ciò è utile riflettere sull impatto che alcuni elementi della formattazione potrebbero avere nel caso venissero stampati. Ad esempio, il testo colorato o l'ombreggiatura delle celle, che sembrano ideali sullo schermo, possono non produrre i risultati di stampa previsti quando si utilizza una stampante in bianco e nero. Se si utilizza testo colorato o celle ombreggiate, è necessario utilizzare colori dal contrasto appropriato anche per la stampa in bianco e nero. È altresì importante accertarsi di aver inserito tutte le formule necessarie e verificato che ogni formula usi correttamente tutti i dati richiesti. L insieme di questi controlli assicura che tutti i dati saranno stampati correttamente e che la distribuzione di queste informazioni sia priva di errori. A questo punto, anche se il foglio di lavoro viene visualizzato correttamente sullo schermo e sembra pronto per la stampa, è comunque possibile risparmiare tempo e carta controllandone il formato e il layout nelle apposite visualizzazioni previste da Excel: Layout di pagina e Anteprima di stampa. Queste visualizzazioni consentono di adottare tutte le misure necessarie ad evitare problemi di stampa prima di stampare il foglio di lavoro. LAYOUT DI PAGINA Excel 2007 ha introdotto una nuova visualizzazione del foglio di lavoro: il layout di pagina. Questa visualizzazione si dimostra particolarmente utile per ottimizzare rapidamente un foglio di lavoro che contiene grandi quantità di dati o grafici prima di stamparlo. In questa visualizzazione è possibile modificare il layout e il formato dei dati così come nella visualizzazione Normale, con il vantaggio tuttavia di poter utilizzare i righelli per misurare la larghezza e l'altezza dei dati, nonché modificare l'orientamento delle pagine, aggiungere o modificare Copyright di Talento s.r.l. 145

154 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 le intestazioni e i piè di pagina, impostare i margini per la stampa e nascondere o visualizzare intestazioni di riga e di colonna. Nella visualizzazione Layout di pagina sono disponibili un righello orizzontale e uno verticale che consentono di misurare in modo accurato celle, intervalli, oggetti e margini di pagina. Utilizzando i righelli è possibile posizionare gli oggetti e visualizzare o modificare i margini della pagina direttamente nel foglio di lavoro. Fare clic qui per nascondere lo spazio vuoto tra le pagine. Attenzione UN DOCUMENTO VISUALIZZATO IN MODALITÀ LAYOUT DI PAGINA Le interruzioni di pagina possono essere regolate in modo più semplice nella visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina e, per verificare con esattezza il modo in cui verranno stampati i dati, è necessario utilizzare l Anteprima di stampa. Per attivare la visualizzazione Layout di pagina è anche possibile utilizzare l omonimo strumento disponibile sulla barra di stato. Un clic sullo spazio vuoto tra le pagine permette di nascondere lo spazio inutilizzato riducendo lo spreco di visualizzazione orizzontale e verticale. Un ulteriore clic ripristina la visualizzazione originale. 1. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione. 2. Nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro fare clic sullo strumento Layout di pagina. I MARGINI I margini delimitano l'area stampabile della pagina dimensionando lo spazio bianco esistente tra il bordo fisico del foglio e i dati stampati sulla pagina. Esistono quattro margini: Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro. I margini sinistro e destro non possono contenere dati, mentre nei margini superiore e inferiore sono disponibili due aree speciali chiamate rispettivamente Intestazione e Piè di pagina 146 Copyright di Talento s.r.l.

155 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa atte a contenere testo o grafica da replicare sull intero documento stampato. Implicitamente, l'unità di misura dei margini è il centimetro. Maggiore è il margine e minore sarà l'area stampabile a disposizione. Excel 2007 ha introdotto un nuovo metodo per l impostazione dei margini: lo strumento Margini presente sulla scheda Layout di pagina della barra multifunzione. Lo strumento contiene una scelta di margini adatti alle più svariate esigenze, ma non preclude la possibilità di creare margini personalizzati in cui l utente può specificare la misura di ogni singolo margine. Scegliendo Margini personalizzati dall elenco dello strumento Margini si accede alla finestra di dialogo Imposta pagina con in primo piano la scheda Margini. Impostando i valori nelle apposite caselle, la sezione di anteprima, seppur in modo approssimativo, si adegua per mostrarne l effetto. Ad una variazione dei margini, Excel ridistribuisce le colonne sull area stampabile e riallinea i salti pagina automatici. Ad esempio, riducendo i margini sinistro e destro e possibile notare nella visualizzazione layout di pagina, uno spostamento di colonna dalla pagina due alla pagina uno del documento. La scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina contiene anche la sezione Centra nella pagina. Le due opzioni disponibili consentono di centrare i dati del foglio di lavoro orizzontalmente e/o verticalmente quando la loro estensione è inferiore all area stampabile. UN ESEMPIO D IMPOSTAZIONE PER I MARGINI DELLA PAGINA DI STAMPA Attenzione Le impostazioni relative a intestazione e piè di pagina dovranno essere minori delle impostazioni relative ai margini superiore e inferiore della pagina e maggiori o uguali al valore minimo gestito dalla stampante in uso. Le impostazioni correnti dei margini personalizzati sono disponibili come opzione predefinita per i margini in Ultima impostazione personalizzata. Usare margini predefiniti 1. Selezionare la scheda Layout di pagina della barra multifunzione. 2. Fare clic sullo strumento Margini. 3. Selezionare il margine desiderato. Copyright di Talento s.r.l. 147

156 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Usare margini personalizzati 1. Selezionare la scheda Layout di pagina della barra multifunzione. 2. Fare clic sullo strumento Margini. 3. Selezionare il comando Margini personalizzati. 4. Nella casella di selezione Superiore inserire la dimensione del margine superiore. 5. Nella casella di selezione Inferiore inserire la dimensione del margine inferiore. 6. Nella casella di selezione Sinistro inserire la dimensione del margine sinistro. 7. Nella casella di selezione Destro inserire la dimensione del margine destro. 8. Fare clic sulle opzioni Orizzontalmente e/o Verticalmente, se desiderato. 9. Selezionare OK. L ORIENTAMENTO DELLA PAGINA In Excel, un foglio di lavoro può essere stampato sia con l'orientamento orizzontale sia con l'orientamento verticale. Con l'orientamento verticale, impostazione implicita, il lato corto del foglio è situato in alto alla pagina, mentre con l'orientamento orizzontale il lato lungo del foglio è situato in alto alla pagina. Quest'ultimo orientamento si adatta a fogli di lavoro di ampie dimensioni. Alla modifica dell'orientamento, Excel riallinea i salti pagina. È opportuno prendere visione dell'anteprima per valutare l'esigenza di inserire salti pagina manuali al fine di raggruppare correttamente i contenuti. Barra multifunzione scheda Layout di pagina Finestra di dialogo Imposta pagina Usare la barra multifunzione 1. Selezionare la scheda Layout di pagina della barra multifunzione. 2. Fare clic sullo strumento Orientamento. 3. Selezionare l'opzione Verticale o Orizzontale. Usare la finestra di dialogo Imposta pagina 1. Selezionare la scheda Layout di pagina della barra multifunzione. 2. Fare clic sul pulsante del gruppo Imposta pagina. 3. Selezionare il pulsante di opzione Verticale od Orizzontale come desiderato. 4. Selezionare OK. 148 Copyright di Talento s.r.l.

157 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa LE DIMENSIONI DELLA PAGINA DI STAMPA La dimensione standard della pagina di stampa per Excel nell installazione italiana è di 21 x 29,7 cm, corrispondenti al formato A4: il formato utilizzato nei comuni documenti. È tuttavia possibile utilizzare formati diversi, ad esempio il formato Lettera USA di 21,59 x 27,94 cm, utilizzato negli Stati Uniti al posto del formato A4. Excel 2007 ha introdotto un nuovo metodo per l impostazione delle dimensioni del foglio di stampa: lo strumento Dimensioni presente sulla scheda Layout di pagina della barra multifunzione. Lo strumento contiene tutte le dimensioni supportate e rende inutile l accesso alla finestra di dialogo Imposta pagina. Scegliendo Altre dimensioni foglio dall elenco dello strumento Dimensioni si accede alla finestra di dialogo Imposta pagina con in primo piano la scheda Pagina. Su questa scheda la casella Formato permette di selezionare le stesse dimensioni dello strumento Dimensioni non essendo presente alcuna opzione per applicare impostazioni personalizzate. La scheda Pagina tuttavia contiene altre importanti possibilità tra cui il pulsante Opzioni che permette l accesso alle proprietà della stampante e quindi anche alla selezione dell alimentazione dei fogli. Quando viene modificata la dimensione del foglio, Excel riallinea i salti pagina automatici. In funzione del risultato che si ottiene in anteprima, può essere necessario introdurre dei salti pagina manuali per riunire correttamente i contenuti. UN ESEMPIO D IMPOSTAZIONE PER LE DIMENSIONI DELLA PAGINA DI STAMPA 1. Selezionare la scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. 2. Selezionare lo strumento Dimensioni. 3. Selezionare la dimensione desiderata. FOGLIO E PAGINA DI STAMPA Per riprodurre in fase di stampa le informazioni contenute nel foglio di lavoro, Excel inserisce automaticamente le interruzioni di pagina orizzontali e verticali necessarie. Se necessario, si può Copyright di Talento s.r.l. 149

158 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 costringere Excel a inserire più informazioni su una pagina stampata, riducendo in stampa la dimensione dei caratteri costituenti le informazioni. Excel fornisce due metodi per adattare le dimensioni del foglio di lavoro alla pagina stampata. Il primo consiste nel ridurre di una percentuale la dimensione originale dei caratteri. La percentuale implicita è 100% che equivale ad utilizzare la dimensione dei caratteri selezionata per rappresentare i dati. Cambiando la percentuale in 75% la dimensione originale dei caratteri viene ridotta di 1/4. Il secondo metodo per adattare il foglio di lavoro alla pagina stampata consiste nello specificare il numero delle pagine di larghezza per pagine di altezza che devono contenerlo. Con questo metodo la stampa viene definita in modo preciso ed Excel selezionerà automaticamente la corretta percentuale di riduzione necessaria per contenere il foglio di lavoro nelle pagine indicate. Attenzione UN FOGLIO DI LAVORO PRIMA E DOPO L ADATTAMENTO La riduzione della dimensione dei caratteri necessaria per adattare il foglio di lavoro alla stampa interessa solo quest'ultima e non altera né la visualizzazione né la formattazione del foglio di lavoro. 1. Selezionare la scheda Layout di pagina della barra multifunzione. 2. Fare clic sul pulsante del gruppo Imposta pagina. 3. Nel riquadro Proporzioni selezionare l'opzione Imposta al o Adatta a, come desiderato. 4. Impostare le opzioni come necessario. 5. Selezionare OK. INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA Nella stampa di un foglio di lavoro potrebbe essere necessario aggiungere un'intestazione e un piè di pagina contenenti un titolo, un logo, informazioni sul file o il numero di pagina. Le intestazioni e i piè di pagina specificati verranno automaticamente stampati su ogni pagina del documento. Excel 2007, rispetto alle versioni precedenti, ha ampliato le possibilità offerte da questa funzionalità aggiungendo inoltre la possibilità di diversificare le intestazioni per la prima pagina o per pagine pari e dispari. 150 Copyright di Talento s.r.l.

159 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa L'intestazione è collocata nel margine superiore della pagina di stampa mentre il piè di pagina è collocato nel suo margine inferiore. Excel offre una raccolta di intestazioni e piè di pagina predefiniti senza precludere la possibilità di personalizzare questi elementi con informazioni personali o scelti tra: il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome (o il percorso del file) o un immagine. Per gestire Intestazioni e Piè di pagina è possibile utilizzare sia la barra multifunzione per mezzo della scheda contestuale Progettazione del set Strumenti Intestazione e piè di pagina, sia per mezzo della finestra di dialogo Imposta pagina come si faceva nelle precedenti versioni. Scheda contestuale Elementi predefiniti Elementi di personalizzazione Testo libero Nome del file Immagine Attenzione UN ESEMPIO DI INTESTAZIONE La numerazione delle pagine è impostata automaticamente per iniziare con il numero 1. Tale numero può essere cambiato sulla scheda Pagina della finestra di dialogo Imposta pagina digitando il numero di inizio desiderato nella casella Numero prima pagina. Selezionando per errore uno degli elementi predefiniti dell Intestazione quando è attivo il Piè di pagina o viceversa si sostituisce il precedente contenuto dell elemento selezionato senza possibilità di fare Annulla. In visualizzazione Normale, lo strumento Intestazione e piè di pagina della scheda Inserisci permette di passare automaticamente in visualizzazione Layout di pagina e di attivare l intestazione. Utilizzo della barra multifunzione per personalizzare Intestazione e piè di pagina 1. Attivare la visualizzazione Layout di pagina, se necessario. 2. Fare clic nella zona dell intestazione in cui si desidera inserire un elemento di personalizzazione (per inserire testo libero digitare direttamente, poi saltare al punto 4) 3. Nel gruppo Elementi intestazione e piè di pagina della scheda Progettazione del set Strumenti intestazione e piè di pagina selezionare l opzione da inserire. Copyright di Talento s.r.l. 151

160 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 4. Ripetere i passi 2 e 3 per le altre zone dell intestazione che si intendono personalizzare. 5. Fare clic sullo strumento Vai al piè di pagina. 6. Fare clic nella zona del piè di pagina in cui si desidera inserire un elemento di personalizzazione (per inserire testo libero digitare direttamente, poi saltare al punto 8). 7. Nel gruppo Elementi intestazione e piè di pagina selezionare l opzione da inserire. 8. Ripetere i passi 6 e 7 per le altre zone del piè di pagina che si intendono personalizzare. 9. Fare clic all esterno dell area Intestazione o Piè di pagina. Utilizzo della barra multifunzione per inserire informazioni predefinite 1. Attivare la visualizzazione Layout di pagina, se necessario. 2. Fare clic nella zona dell intestazione in cui si desidera inserire un elemento predefinito. 3. Nel gruppo Intestazione e piè di pagina della scheda Progettazione del set Strumenti intestazione e piè di pagina fare clic sullo strumento Intestazione quindi selezionare l opzione da inserire. 4. Ripetere i passi 2 e 3 per le altre zone dell intestazione che si intendono personalizzare. 5. Fare clic sullo strumento Vai al piè di pagina. 6. Fare clic nella zona del piè di pagina in cui si desidera inserire un elemento predefinito. 7. Nel gruppo Intestazione e piè di pagina fare clic sullo strumento Piè di pagina quindi selezionare l opzione da inserire. 8. Ripetere i passi 6 e 7 per le altre zone del piè di pagina che si intendono personalizzare. 9. Fare clic all esterno dell area Intestazione o Piè di pagina. Utilizzo della finestra di dialogo Imposta pagina 1. Selezionare la scheda Layout di pagina. 2. Fare clic sul pulsante del gruppo Imposta pagina. 3. Selezionare la scheda Intestaz./Piè di pag. 4. Fare clic sul pulsante Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina a seconda dell elemento che si desidera personalizzare. 5. Nella finestra di dialogo Intestazione o Piè di pagina fare clic in una delle tre zone previste (sinistra, centro, destra). 6. Fare clic su uno o più degli strumenti disponibili aggiungendo testo libero se desiderato. Usare i suggerimenti dei pulsanti o le scritte sulla finestra come guida. I pulsanti relativi alle pagine, alla data e ora, al percorso, al nome del file o al nome del foglio di lavoro inseriscono un campo di automazione (es. &[Data]) che visualizza il suo risultato solo alla chiusura della finestra di dialogo. 7. Fare clic su OK. 8. Fare clic su OK. ANTEPRIMA DI STAMPA La visualizzazione Anteprima di stampa consente di vedere in modo estremamente preciso la veste grafica che il foglio di lavoro assumerà quando sarà stampato, impaginazione inclusa. È quindi utile utilizzare questa funzionalità prima di eseguire la stampa fisica del foglio di lavoro. La visualizzazione implicita della finestra Anteprima di stampa è la pagina intera in quanto il compito di questa visualizzazione è quello di controllare il documento nel suo insieme e non nel dettaglio. Tuttavia, 152 Copyright di Talento s.r.l.

161 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa desiderando osservare un dettaglio, è possibile facilitare la lettura ingrandendo la visualizzazione del foglio di lavoro mediante la funzionalità zoom. Il puntatore del mouse assume la forma di una lente di ingrandimento quando è all'interno del foglio di lavoro. In questa condizione, facendo clic sull'area interessata, si ottiene l'ingrandimento dell area, in modo da poter prendere visione delle informazioni in essa contenute. Facendo nuovamente clic all'interno del foglio di lavoro si annullerà l'effetto ingrandimento e la visualizzazione ritornerà in modalità foglio intero. Se il foglio di lavoro è formato da più pagine si possono utilizzare gli strumenti Pagina successiva e Pagina precedente per vedere l'anteprima di tutte le altre pagine. L opzione Mostra margini consente di visualizzare i margini del foglio di lavoro e i limiti di colonna. Se necessario, trascinando gli appositi quadratini è possibile variare i margini e la larghezza delle colonne leggendo sulla barra di stato le relative misure. Lo strumento Imposta pagina richiama l omonima finestra di dialogo già utilizzata nei paragrafi precedenti e consente di applicare all interno dell anteprima le eventuali variazioni di dimensioni, orientamento, proporzioni, intestazioni, piè di pagina e margini del foglio di lavoro. La finestra di dialogo Imposta pagina richiamata dall anteprima è soggetta ad alcune limitazioni nella scheda Foglio. Attenzione UN ESEMPIO DI ANTEPRIMA DI STAMPA È possibile lanciare direttamente la stampa del foglio di lavoro dalla finestra dell'anteprima di stampa premendo sul pulsante Stampa. L'anteprima di stampa può essere attivata dalla finestra di dialogo Stampa selezionando il pulsante Anteprima. Dopo aver visualizzato un foglio di lavoro, sullo stesso potrebbero apparire delle linee tratteggiate indicanti l'interruzione di pagina. Tale visualizzazione può essere rimossa selezionando nella finestra del pulsante Office: Opzioni di Excel - Impostazioni avanzate Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro e deselezionando l'opzione Mostra interruzioni pagina. A differenza delle versioni precedenti di Excel non è più consentito apportare modifiche ai dati in questa visualizzazione in quanto è stata predisposta l apposita visualizzazione Layout di pagina. L anteprima di stampa può essere richiamata in modo più conveniente personalizzando la barra di accesso rapido o utilizzando la sequenza di tasti [Ctrl+F2]. Copyright di Talento s.r.l. 153

162 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 1. Posizionare il punto d'inserimento nella pagina di cui si desidera visualizzare l'anteprima di stampa. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e puntare il comando Stampa. 3. Nel sottomenu Stampa selezionare Anteprima di stampa. 4. Fare clic sull'area del foglio di lavoro che si vuole ingrandire. 5. Fare clic in un punto qualsiasi del foglio di lavoro per ritornare in modalità pagina. 6. Fare clic sullo strumento Pagina successiva per visualizzare la pagina successiva di un foglio di lavoro suddiviso su più pagine. 7. Fare clic sullo strumento Pagina precedente per visualizzare la pagina precedente di un foglio di lavoro suddiviso su più pagine. 8. Fare clic sullo strumento Chiudi anteprima di stampa. ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA Dopo aver preso visione delle informazioni mediante la finestra Anteprima di stampa o Layout di pagina, potrebbe essere necessario modificare una o più interruzioni di pagina generate in modo automatico. La funzionalità Anteprima interruzioni di pagina consente all'utilizzatore di decidere il punto per l interruzione di pagina. Per esempio, le pagine 1 e 2 di un foglio di lavoro di 7 pagine possono avere delle informazioni correlate. Utilizzando Anteprima interruzioni di pagina si possono comprimere le pagine 1 e 2 su una pagina e le rimanenti pagine stampate secondo la normale veste grafica. Interruzione automatica. Trascinare per variarne la posizione e trasformarla in Interruzione manuale. UN ESEMPIO DI ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA Un interruzione di pagina manuale si può inserire anche nella visualizzazione normale del foglio di lavoro; basta posizionare la cella attiva in modo che il suo spigolo alto di sinistra indichi la posizione 154 Copyright di Talento s.r.l.

163 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa d interruzione, quindi scegliere Inserisci interruzione di pagina dall elenco dello strumento Interruzioni presente sulla scheda Layout di pagina. La stessa tecnica permette di rimuovere un salto pagina già presente nella cella attiva mediante il comando Rimuovi interruzione di pagina. Le interruzioni automatiche sono mostrate con una linea blu tratteggiata mentre quelle manuali sono visualizzate con una linea blu continua. Attenzione Utilizzando la funzionalità Anteprima interruzioni di pagina si apre la finestra di dialogo che ne spiega il funzionamento. È possibile scegliere Non visualizzare questa finestra in futuro in modo da snellire il meccanismo di dialogo. Il comando Reimposta tutte le interruzioni di pagina presente nell elenco dello strumento Interruzioni sulla scheda Layout di pagina annulla ogni variazione apportata ai salti pagina automatici, compreso l adattamento effettuato nel riquadro Proporzioni della scheda Pagina sulla finestra di dialogo Imposta pagina. 1. Selezionare la scheda Visualizza. 2. Nel gruppo Visualizzazioni della cartella di lavoro fare clic sullo strumento Anteprima interruzioni di pagina. 3. Selezionare OK per chiudere la finestra esplicativa. 4. Scorrere la pagina fino al punto di interruzione desiderato. 5. Posizionare il puntatore del mouse sul punto di interruzione della pagina fino a visualizzare una freccia a due punte. 6. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare l'interruzione di pagina fino al punto desiderato. 7. Scorrere il documento e regolare le altre interruzioni automatiche necessarie. 8. Nel gruppo Visualizzazioni della cartella di lavoro fare clic sullo strumento Normale. LA GRIGLIA E LE INTESTAZIONI DI RIGA E COLONNA Un importante elemento da prendere in considerazione prima di procedere alla stampa di un foglio di lavoro è quello di decidere se nella stampa si desidera visualizzare la griglia e le intestazioni di riga e colonna del foglio. Per impostazione predefinita entrambe queste opzioni sono disabilitate, ma grazie alla barra multifunzione sono attivabili molto semplicemente. La stampa di griglia e intestazioni semplificano l identificazione dei dati ma rallentano la stampa su fogli di grande dimensione. Se si sceglie di stampare la griglia e le intestazioni di riga e colonna queste appariranno limitatamente ai dati presenti. Per avere la facilitazione di lettura offerta dalla griglia, senza stampare la griglia anche dove non serve, applicare un Bordo alle aree del foglio di lavoro dove necessario. Attenzione La griglia e le intestazioni di riga non saranno stampati se è selezionata l'opzione Qualità bozza disponibile nella scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina. Copyright di Talento s.r.l. 155

164 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ALCUNE OPZIONI DI STAMPA ATTIVATE 1. Selezionare la scheda Layout di pagina. 2. Nel gruppo Opzioni del foglio selezionare l opzione Stampa della sezione Griglia e/o Intestazioni come desiderato. 3. Per attivare altre opzioni di stampa, nel gruppo Opzioni del foglio fare clic sul pulsante per aprire la finestra di dialogo Imposta pagina sulla scheda Foglio. 4. Attivare o modificare le opzioni desiderate. 5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e applicare le modifiche. ETICHETTE DI RIGA E DI COLONNA Per facilitare la lettura della stampa di un foglio di lavoro distribuito su diverse pagine, si potrebbe desiderare la ripetizione delle etichette di riga e di colonna sui fogli successivi al primo. Per esempio, sul foglio di lavoro i mesi dell'anno sono l'etichetta di riga e il numero delle colonne è tale da non poter essere contenuto in una pagina e si desidera la ripetizione dei mesi su ogni pagina. IMPOSTARE LA STAMPA DI ETICHETTE DA RIPETERE 156 Copyright di Talento s.r.l.

165 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa Si può ripetere in ogni pagina la stampa di etichette collocate alla sinistra delle righe e in testa alle colonne del foglio di lavoro. Excel 2007 definisce queste etichette Titoli. 1. Selezionare la scheda Layout di pagina. 2. Nel gruppo Imposta pagina fare clic sullo strumento Stampa titoli. 3. Fare clic all interno della casella Righe da ripetere in alto. 4. Fare clic sull intestazione di riga contenente l'etichetta che si desidera stampare su ogni pagina, o se necessario, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima riga fino all'ultima riga contenente l'etichetta che si desidera stampare su ogni pagina. 5. Fare clic all interno della casella Colonne da ripetere a sinistra. 6. Fare clic sull intestazione di colonna contenente l'etichetta che si desidera stampare su ogni pagina, o se necessario, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla colonna riga fino all'ultima colonna contenente l'etichetta che si desidera stampare su ogni pagina. 7. Selezionare OK. L AREA DI STAMPA Implicitamente Excel stampa tutto il foglio di lavoro. Se si prevede di stampare frequentemente una parte specifica di un foglio di lavoro, è possibile definire questa zona come area di stampa. In questo modo, ogni volta che si stampa il foglio di lavoro, verranno stampati solo i dati specificati nell'area di stampa. È comunque possibile specificare uno specifico intervallo di celle da stampare senza impostare un area di stampa o stampare tutto il foglio anche in presenza di un area di stampa (si vedano più avanti le opzioni di stampa). UN AREA DI STAMPA A PIÙ INTERVALLI L'area di stampa può contenere più intervalli. Quando si definiscono aree di stampa multiple e non adiacenti, ogni area di stampa verrà stampata su una pagina dedicata e numerata nella sequenza di Copyright di Talento s.r.l. 157

166 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 selezione. Pertanto, utilizzando il meccanismo delle aree di stampa, si può creare uno stampato con le Zone 5 e 6 sulla prima pagina e le Zone 1 e 2 sulla seconda pagina. Utilizzando le aree di stampa è buona norma impostare la ripetizione delle intestazioni di riga e/o di colonna del foglio di lavoro. Si potrebbe anche desiderare la stampa della numerazione di pagina nell'intestazione o nel piè di pagina. La definizione dell'area di stampa viene salvata con la cartella di lavoro. Attenzione Le aree di stampa possono essere definite per ogni foglio di lavoro presente nella cartella di lavoro. Selezionando l'opzione Tutta la cartella disponibile nella finestra di dialogo Stampa, si stampano tutte le aree di stampa definite. L'area di stampa può essere impostata nella scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina o con il comando Imposta area di stampa presente nell elenco associato allo strumento Area di stampa della scheda Layout di pagina. Nella visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina il menu a scelta rapida della selezione corrente contiene oltre al comando per impostare l'area di stampa anche i comandi per aggiungere una nuova area di stampa a un'area esistente o per reimpostare l'area di stampa (eliminarla). Usare la barra multifunzione 1. Selezionare la scheda Layout di pagina. 2. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l intervallo da stampare. Desiderando selezionare aree multiple tenere premuto il tasto [Ctrl] e selezionare le restanti aree. 3. Nel gruppo Imposta pagina fare clic sullo strumento Area di stampa. 4. Nell elenco a discesa dello strumento selezionare il comando Imposta area di stampa. Usare il menu contestuale della visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina 1. Selezionare la scheda Visualizza. 2. Selezionare Anteprima interruzioni di pagina e fare clic su OK per chiudere il messaggio di benvenuto, se necessario. 3. Selezionare l area da includere nell area di stampa. 4. Fare clic col tasto destro del mouse rimanendo nell'area selezionata. 5. Selezionare il comando Imposta area di stampa. 6. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare un'altra area da aggiungere all area di stampa. 7. Fare clic col tasto destro del mouse nell'area selezionata. 8. Selezionare il comando Aggiungi ad area di stampa. 9. Selezionare una cella fuori dall'area di stampa per visualizzare la sequenza di stampa. LA STAMPA DEL FOGLIO DI LAVORO Per stampare velocemente un foglio di lavoro utilizzando le opzioni di stampa impostate, si utilizza il comando Stampa immediata presente nel menu Stampa del pulsante Office. Questo comando stampa l'intero documento sulla stampante predefinita. 158 Copyright di Talento s.r.l.

167 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa IL MENU STAMPA DEL PULSANTE OFFICE Utilizzando invece il comando Stampa (cioè cliccando direttamente la voce di menu o selezionando l omonima voce di sottomenu) è possibile stampare uno specifico intervallo di pagine o anche una singola pagina (impostando allo stesso valore le casella Da e A ). Desiderando stampare una parte del foglio di lavoro che non abbia rapporto con le pagine è necessario selezionare l area (o le aree) da stampare e quindi utilizzare l opzione Selezione. Questa tecnica produce in stampa lo stesso risultato ottenibile con l impostazione di un area di stampa ma senza definirla. Tra le altre opzioni disponibili è da segnalare la possibilità di ignorare la presenza delle aree di stampa, la stampa di più copie con o senza fascicolazione dei fogli oppure la stampa su file. Attenzione LE IMPOSTAZIONI NECESSARIE PER STAMPARE I FOGLI ATTIVI Per stampare impostando le opzioni desiderate, si può anche utilizzare la combinazione di tasti [Ctrl+Maiusc+F12]. Il pulsante Proprietà permette di accedere alle caratteristiche specifiche della stampante. Ad esempio su una stampante a colori è possibile richiedere la stampa monocromatica. Stampa veloce del foglio di lavoro attivo 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e puntare la voce Stampa. 2. Fare clic sul comando Stampa immediata. Copyright di Talento s.r.l. 159

168 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 Stampa di più fogli di lavoro 1. Selezionare il primo foglio di lavoro che si desidera stampare. 2. Tenere premuto il tasto [Maiusc], fare clic sulla linguetta dell'ultimo foglio di lavoro adiacente che si desidera stampare e rilasciare il tasto [Maiusc]. Per selezionare fogli non adiacenti tenere premuto il tasto [Ctrl] e fare clic sulle linguette desiderate, quindi rilasciare il tasto [Ctrl]. 3. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 4. Selezionare la voce Stampa. 5. Nella sezione Stampa attivare l opzione Fogli attivi, se necessario. 6. Selezionare OK. Stampa della selezione 1. Selezionare l area che si desidera stampare. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 3. Selezionare la voce Stampa. 4. Nella sezione Stampa attivare l opzione Selezione. 5. Selezionare OK. Stampa di una o più pagine 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare la voce Stampa. 3. Nella sezione Intervallo selezionare l'opzione Pagine e quindi compilare le casella Da e A. 4. Selezionare OK. Stampa dell intera cartella di lavoro 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare la voce Stampa. 3. Nella sezione Stampa attivare l opzione Tutta la cartella. 4. Selezionare OK. Stampa in più copie 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare la voce Stampa. 3. Introdurre il numero di copie desiderate nella casella Numero di copie. 4. Selezionare OK. Usare una stampante diversa dalla predefinita 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 2. Selezionare la voce Stampa. 3. Fare clic sulla freccia a discesa della casella Nome e selezionare la stampante desiderata. 4. Applicare le opzioni di stampa desiderate. 5. Selezionare OK. 160 Copyright di Talento s.r.l.

169 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa LA STAMPA DI UN GRAFICO I grafici inclusi in un foglio di lavoro sono stampati automaticamente con la stampa del foglio di lavoro. Per stampare solo il grafico è necessario selezionarlo prima della stampa. Attenzione L OPZIONE PER STAMPARE UN GRAFICO La selezione del grafico seleziona automaticamente l'opzione Grafico selezionato disponibile nel riquadro Stampa della finestra di dialogo Stampa. Stampare solo un grafico incorporato 1. Selezionare il grafico da stampare. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 3. Selezionare la voce Stampa. 4. Selezionare OK. Stampare il grafico con il foglio di lavoro 1. Accertarsi di non aver selezionato alcun grafico facendo clic su una cella qualsiasi del foglio di lavoro. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 3. Selezionare la voce Stampa. 4. Nella sezione Stampa attivare l opzione Fogli attivi, se necessario. 5. Selezionare OK. LA STAMPA DI UN FOGLIO GRAFICO Stampare il foglio grafico significa stampare solo il grafico. I restanti fogli di lavoro presenti nella cartella saranno stampati solo se selezionati. 1. Selezionare il foglio contenente il grafico che si desidera stampare. 2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office. 3. Selezionare la voce Stampa. 4. Nella sezione Stampa attivare l opzione Fogli attivi, se necessario. 5. Selezionare OK. Copyright di Talento s.r.l. 161

170 Excel 2007 VERSIONE PERSONALE DI STUDENTE EBOOK01 ESERCITAZIONE Prima parte Visualizzare l'anteprima di stampa e stampare un file di Excel. Stampare: copie multiple, alcune pagine e una parte del foglio di lavoro. Non disponendo di una stampante, aprire la finestra di stampa, impostare le opzioni richieste e quindi premere il pulsante Anteprima per verificare le scelte effettuate. 1. Aprire ZoneEx. 2. Attivare l'anteprima di stampa del foglio di lavoro. 3. Attivare lo zoom della pagina in Anteprima di stampa. Ritornare in modalità di visualizzazione della pagina intera. 4. Chiudere la finestra Anteprima di stampa. 5. Stampare il foglio di lavoro corrente. 6. Selezionare i dati di Zona 1 e 2 da gennaio a giugno (intervallo A4:I16). 7. Stampare due copie dell'intervallo selezionato. 8. Stampare solo le pagine 2 e 3 del foglio di lavoro. 9. Chiudere la cartella di lavoro senza salvare le modifiche. Seconda parte Cambiare i margini, centrare, orientare e visualizzare la griglia di un file. Utilizzare un piè di pagina predefinito. Personalizzare intestazione e piè di pagina. Utilizzare l'interruzione di pagina per selezionare i dati che devono essere stampati su ogni pagina. 1. Aprire nuovamente ZoneEx. 2. Impostare i margini superiore e inferiore a 2 cm, sinistro e destro a 1 cm. 3. Impostare il formato pagina in A4 e centrare il foglio orizzontalmente. 4. Cambiare l'orientamento in orizzontale e adattare il foglio di lavoro per contenere la stampa in 1 pagina di larghezza per 3 di altezza. 5. Selezionare il piè di pagina predefinito Pagina Creare una intestazione personalizzata col titolo Riepilogo vendite per zona posizionato Al centro. 7. Creare un piè di pagina personalizzato col nome del file posizionato A sinistra e la data posizionata A destra. 8. Selezionare le opzioni per avere i mesi dell'anno stampati in testa ad ogni pagina (4 righe). 9. Attivare la visualizzazione Layout di pagina ed osservare il foglio di lavoro. 10. Ripristinare le proporzioni al 100% e notare le differenze. 11. Impostare l'interruzione di pagina orizzontale in modo da ottenere la stampa di solo 5 Zone per ogni pagina. Impostare l'interruzione di pagina verticale in modo da ottenere la stampa dell'ultimo trimestre, con inizio ottobre, su una pagina diversa. (Suggerimento:passare in Anteprima interruzioni di pagina e trascinare l'interruzione verticale a destra della colonna M). 12. Selezionare l'area di stampa per stampare il primo trimestre (Gen, Feb, Mar, Trim1) delle Zone 1-4. Aggiungere un'altra area di stampa per stampare l'ultimo trimestre (Ott, Nov, Dic, Trim4 e il totale annuale per le stesse Zone. 162 Copyright di Talento s.r.l.

171 POWERED BY AULA01 Lezione 9 Preparazione del foglio di lavoro e stampa 13. Attivare l'anteprima di stampa per visualizzare il foglio di lavoro con applicata l area di stampa impostata. 14. Eliminare l area di stampa. 15. Chiudere la cartella di lavoro. Copyright di Talento s.r.l. 163